1.2.7 ORGANİZASYON ve SÜREÇ PERFORFORMANS YÖNETİMİ 6. Gün : Performans Yönetimi ve Aktörlerin Rolleri 7 Şubat 2011 Tapio Laamanen 1
Performans Yönetiminde İlgili Bakanlık Aktörleri (İstihdam ve Ekonomi Bakanlığı -İEB) (Maliye Bakanlığı; gelişim süreciyle ilgili genel sorumluluk sahibi kurum) İEB nin yönetici birimi (İstihdam ve Ekonomi Bakanlığı) Bakanlık ve Ajans Bakanın temsilciliğinde bakanlık, daimi müsteşar, idari kurul, departmanlar ve mali birim. Bakanlık İcra Kurulu Ajans yönetimleri Bakanlık Daimi Sekreter ve her bir departman ve birim Bireyler Yönetici ve çalışanlar 2
İstihdam ve Ekonomi Bakanlığı-Organizasyon Devlet Bakanı Mali İşler Bakanı Çalışma Bakanı Devlet Bakanı Daimi Müsteşar Strateji ve planlama Kurumsal Strateji Stratejik Projeler Araştırma ve Planlama Kurum yönetimi Yönetimsel birimler ELY Merkezlerinin Yönetimi Bilgi Yönetimi ve İdaresi Endüstriyel Politika Koordinasyonu ve Özel Finansman Bölgesel Gelişim Bölgesel Strateji Ulusal Gelişim Programları Yapısal Fon Politikası Yapısal Fon Yönetimi AS İstihdam ve Girişimcilik Departmanı Girişimciliğin Gelişimi ve Yatırımın Desteklenmesi İş gücü piyasasının ve iş olanaklarının faal hale getirilmesi. = Ekonomi Bakanlı, Mauri Pekkarinen AS = Çalışma Bakanı, Anni Sinnemäki Çalışma ve Ticaret Departmanı düzenlemeler Çalışma ve yatırım Hizmetleri. Ara iş gücü piyasası ve istihdam edilebilirlik İnovasyon Departmanı Çalışma ortamının Bilgi temelli düzenlenmesi yenilikler. Çalışma hayatının Talebe bağlı niteliği yenilikler Rekabet Politikası İç Pazar ve tüketici Yeniliklerle ilgili çevreler politikası İş Hukuku Daha iyi Büyüme teşebbüsleri İşletmelerin ve İhracatın Uluslar arası hale gelmesi Maden Politikası Enerji Departmanı Temel Enerji Üretimi Enerji Pazarları Enerji Verimi ve Teknoloji Yenilenebilir Enerji AS AS MEDYA VE İLETİŞİM İNSAN KAYNAKLARI VE YETERLİLİK GELİŞİMİ MALİYE AB VE ULUSLAR ARASI GELİŞTİRME BİRİMİ ULUSAL ARABULUCU OFİSİ İLİŞKİLER KOORDİNASYONU AS YÖNETİM DENETLEME AS 3
Yurtdışında 60 tan Fazla ofis (Finpro, Tekes, Inovasyon (Yenilik) Merkezleri FinChi ve FinNode) Devlet Nükleer Atık Yönetim Fonu Enerji Piyasası Kurumu Finlandiya Turizm Kurulu Finpro Finnvera plc Ulusal Patent ve Tescil Kurulu İEB Birimleri Finlandiya Yatırım Kurumu Finlandiya Rekabet Kurumu Tekes Teknoloji ve İnovasyon Finans Ajansı VTT Finlandiya Teknik Araştırma Merkezi Bölgesel ELY Merkezleri (15) Diğerleri Metroloji ve Akreditasyon Merkezi Finlandiya Jeoloji Kurumu Yerel İstihdam Ofisleri (70) Tüketici Ajansı Girişim Hizmetleri (50) Ulusal Tüketici Araştırmaları Merkezi Ulusal Acil Durum Kaynak Ajansı Finlandiya Endüstri Yatırım Ltd. Yurtiçi Ofisleri yaklaşık 300 4
ULUSLARARASI İŞLETİM ORTAMI İEB Kurumsal Yönetim Modeli - İEB ve yan ajanslarına ilişkin ULUSAL İŞLETİM ORTAMI Stratejinin izlenmesi, raporlanması ve değerlendirilmesi Stratejik planlama Yönetim metotları Stratejinin uygulanması İDARİ SEKTÖRDE KURUMSAL YÖNETİM İdari sektörün kurumsal stratejisi Performans yönetimi İdari sektörün operatör grupları Hükümet Programı İşletim ortamının analizi Stratejik niyet ve hedef politikaların tanımı Kurumsal işletim modeli Stratejiler Mevzuat yönetimi Bilgi yönetimi Gelişim operasyonlarının yönetimi Yönetim Kurulu nda çalışmalar 1 2 3 4 Ortaklar ve şebekeler Müşteriler 5 5
İdari Birimde Operatör Gruplar OPERASYON LARIN ÖZELLİĞİ Gelişim ve iş Resmi görevler 1. Operatör grubu ELY Merkezleri (bölgesel, 15) Tekes Finnvera plc Finpro Finlandiya Endüstri Yatırım Ltd. Finlandiya Teknik Araştırma merkezi, VTT Finlandiya Jeoloji Kurumu (GSF) 3. Operatör grubu Ulusal Patent ve Tescil Kurulu (PRH) Metroloji and Akreditasyon Merkezi (MIKES) Güvenlik Teknolojileri Kurumu (TUKES) Ulusal Tüketici Araştırmaları Merkezi 2. Operatör grubu Finlandiya Yatırım Vakfı Finlandiya Standartlar Kurumu (SFS) Finlandiya Turizm Kurulu (MEK) Finlandiya ya Yatırım vakfı Fintra SME Vakfı Çalışma Enstitüsü Finlandiya Tasarım Forumu Bunun yanında devlet yardımına uygun bir dizi diğer örgüt 4. Operatör grubu Finlandiya Rekabet Kurumu Ulusal Tüketici Ajansı Enerji Piyasası Kurumu Ulusal Acil Durum Kaynak Ajansı Yaygın görevler/operasyonlar sahası OPERASYONLARIN KAPSAMI Uzmanlaşmış görevler/operasyon lar sahası 6 7
Yukarıdan Aşağıya Aktörler Bakanlık İcra Kurulları İcra Kurulu aşağıda özetlenen konularda karar alıcı ve uygulayıcıdır. Kurum Stratejisi(özellikle 4-6 hedef politikalar) Bütçe tekliflerinde öncelikli politika hedefleri Bakanlığın hedeflerin ajanslarda nasıl ele alındığıyla ilgili toplumsal açıklamaları. açıkça söylersek, icra kurulları karar vermezler fakat bakanın kendisi, eğer yüksek seviyeli bürokratlar yetkili değillerse karar verici konumundadır. 7
Yukarıdan Aşağı Aktörler Bakan Performans yönetimi, süreç ve hedeflerle ilgili temel noktalar. Bakan genellikle icra kurullarında kendi gücünü kullanmaktadır. Performans yönetiminin gelişiminin bir amacı siyasi aktörlere daha iyi hizmet verebilmek onlara kullanabilecekleri daha iyi bir araç sağlamaktır. Performans yönetimi süreci günlük siyasi bakış açısıyla bakıldığında çok yavaş işliyor ve hedefleri çok uzakta kalıyor gibi görülebilir. Bakan bir ajansa direk olarak bazı görevler verebilir. Görevler anlaşmanın hedefleriyle çelişiyor olabilir. Ya da ajans kaynaklarını öncelendirmekte hem bakanın isteklerini karşılamak hem de anlaşmanın hedeflerine ulaşabilmek anlamında sorunlar yaşıyor olabilir. 8
Yukarıdan Aşağı Aktörler Daimi Müsteşar Yönetimsel birimin işleyişi ve gelişimiyle ilgili genel sorumluluk. Matrix organizayonun (bakanlık) görüşlerini koordine eder. Kurum yönetim biriminin önemli bir destekleyicisidir. En öncelikli ajanslarla (operatör grup 1) yapılan anlaşma müzakerelerinde eğer görev müsteşara verilmediyse başkanlık görevini üstlenir. Kurum yönetimi kurulun performans yönetiminde yeni bir birim olarak yer almaktadır. Başkanlık görevini yürüten daimi müsteşar. Katılımcılar: Bakanlığın birim başkanları ve operatör grup 1 ajanslarının yöneticileri. 9
Yukarıdan Aşağı Aktörler Müsteşar Kurum yönetim biriminin başkanıdır. Birimin performans yönetimi hedeflerinin uygulanmasıyla genel sorumluluk. En öncelikli ajanslarla (operatör grup 1) yapılan anlaşma müzakerelerinde eğer görev daimi müsteşara verilmediyse başkanlık görevini üstlenir. Performans hedeflerinin hazırlanması noktasında oldukça etkindir. Özellikle kurum stratejisi temel hedefleriyle ilgili konularda etkilidir. Kurum yönetim grubunun başkan yardımcısıdır. Departmanlarla eşgüdüm içerisinde performans yönetim sürecini geliştiren birimin bir parçasıdır. Bakanlıkta yeni bir aktördür. 10
Yukarıdan Aşağı Aktörler Genel Müdür Bakanlık departman başkanları Politika sektörünü temsil eder Kaynaklar ve uygulamalar Mevzuat 2, 3 ve 4 numaralı operatör gruplarına dahil olan ajanslarla yapılan anlaşma toplantılarına başkanlık eder. Ayrıca 1 numaralı operatör grubuna dahil olan ajanslarla yapılan müzakerelerde güçlü bir aktördür. Performans yönetimi personeli hem departmanlara hem de departmanların alt birimlerine bağlı olarak çalışır. Geleneksel olarak güçlü bir pozisyondur. 11
Performans Yönetimi Personeli Resmi ve uygulamaya dönük bir role sahiptir. Performans yönetimi personeli ilgili ajansa ait hazırlıklardan sorumludur. Bakanlık ve ajans arasında uzman seviyesinde sürekli iletişim sağlar. Performans yönetimi personelinin özellikleri: Yeterlilik Uzmanlık Yetki 12
Performans Yönetimi Personeli Görevleri Bakanlık ve ajans arasında devam eden sürece ev sahipliği yapar. Performans anlaşmasının hazırlığıyla ilgilenir. İlk brifinge başkanlık eder ve müzakereler sırasında yöneticilik yapar. Yöneticiye rapor sunar. Ajansın önemli projelerine katılır. Gayri-resmi iletişimden sorumludur. Rolü Hedef ve stratejilerin koordinatörü ve uygulayıcısıdır. Ajansı bakanlıkta temsil eden ses olmaktan daha çok Yönlendirici role sahiptir, Bakış açısına öncelik verir Gelişimsel yaklaşım 13
Performans Yönetimi Personelinin İşinin İyileştirilmesi Ortak terminoloji Ortak araçlar Ortak kural ve uygulamalar Yatay bakış açısı Network / Ağ Desteği Eğitim Programı 14
Yukarıdan Aşağı Aktörler Finansal Birim Yönetim biriminin kaynak ve yaklaşımlarının genel sorumluluğu Harcama limitleri finans birimine güçlü bir rol sunar. Verimlilik programı hem kısıtlama hem de yeni yatırımlar yapma anlamında olanaklar sunar. Bütçe sürecine ev sahipliği yapar. Bütçe teklifinde öncelikli hedefleri belirler. Ekonomik olarak uygun olan yolu temsil eder. 15
Çok Aktör Tek ses? Amaç: Bakanlık performans yönetiminde tek bir görüşle temsil edilir Hayati Nokta: Müzakereler Başkan sadece kendi departmanını/birimini değil tüm bakanlığı temsil eder. Bakanlık tarafının aktörleri görüşlerini başkana önceden sunarlar. Amaç nasıl gerçekleştirilir? Mükemmel bir biçimde değil. Çok fazla aktör, çok fazla rol ve çok ayrık projeler. İşi basite indirge, Matrix i koru(yatay hareket yöntemi) Aktörler kadar süreçleri de bir araya getir. Strateji birimi + kurum yönetim birimi+finansal birim? 16
Ajansın Aktörleri Ajans Başkanı Çoğunlukla genel müdürler seçilir Daimi müsteşar/müsteşar/bakanlık departmanının genel müdürü/performans yönetimi personeli ve ajans başkanı arsında daimi iletişim vardır Uygulamalar değişkenlik gösterebilir. Ajans başkanına yakın pozisyonda olan eşgüdümden sorumlu personel Performans yönetimi personelinin muadilidir Sürekli iletişimden sorumludur Performans anlaşmasının taslağından sorumludur. Gelişim sürecinde etkin rol oynar. Bakanlık ve ajans arasında sürekli temas vardır. 17