TEPE AKADEMİ İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri Ders Notları
Konu Konunun genel amacı Öğrenme Hedefleri Konunun alt başlıkları ISO 9000 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri Katılımcıların, iş sağlığı ve güvenliği alanında yaygın olarak kullanılan iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi belgelendirme standartları hakkında bilgi edinmelerini sağlamaktır. Bu dersin sonunda katılımcılar, yönetim sistemlerinin kurulmasını, uygulamaya geçirilmesini ve sürdürülmesini açıklar. ILO OHS 2001, TS OHSAS 18001, BS 8800 TS ISO EN 9000, TS ISO EN 14001 Politika belirleme ve planlama Kontrol ve düzeltici - önleyici faaliyetler Kayıt ve tetkik Kalite Nedir? Kalite kavramının içeriği belirlenirken, farklı referanslarda değişik tanımlarla karşılaşırız. Bazı referanslarda kalitenin içeriğine ilişkin kimi yanları ön plana çıkaracak biçimde, kullanıma uygunluk, amaca uygunluk, veya müşterilerin tatmini, ya da isteklere uygunluk şeklinde tanımlara rastlarız. Bu tanımların eksik ve tek yanlılıkları dikkate alındığı zaman, Kalite Sözlüğü standardının verdiği aşağıdaki tanım esas alınmalıdır: Kalite, bir ürünün veya hizmetin, belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan, özelliklerin toplamı. Diğer tanımların aksine bu tanım, kaliteye ilişkin özelliklerin ya da niteliklerin (karakteristiklerin) somut bütünlüğünden yola çıktığı için, açıklayıcı gücü daha yüksektir. ISO 9000 standartları, girdi malzemeden yan sanayi seçimine, veri kontrolünden veri değerlendirmeye, personel eğitiminden proses kontrolüne, planlamadan denetime, pazarlamadan dağıtıma kadar olan geniş bir yelpazede kalite kavramının ağırlığını hissetmektedir Ürünlerin ve hizmetlerin kalitesi sorunu, kendi içinde kalitenin niceliksel ve niteliksel açıdan ihtiyaçlarla olan ilişkisini gündeme getirmektedir. Kalitenin niceliği, niteliği ve ihtiyaçlarla olan bağlantısı dikkate alındığında, göreli kalite, kalite ölçüsü, kalite düzeyi gibi kavramlardan yararlanılır. Bu kavramlar birer projeksiyon işlevi üstlenerek, ürünlerin ve hizmetlerin mükemmellik derecelerini ve teknik düzeylerini saptamada, açıklayıcı güçlerinden dolayı bize yardımcı olurlar. Kalite, ihtiyaçlarımızın değişkenliğinden etkilendiği gibi, sunulan üründen, üretimin ve hizmetlerin yenilenmelerinden de etkilenir. Bu etkilenmelerden dolayı sürekli olarak değişir ve bu değişme içinde yeni nitelikler kazanarak farklı boyutlarda karşımıza çıkar. Bu da, kalitenin içeriğini oluşturan karakteristikleri çoğaltır, karmaşıklaştırır.
Standartlara uygun olarak üretilen ürünlerden ve yerine getirilen hizmetlerden müşterilerin yeterince memnun olmamasının önemli bir nedeni, kalitenin içerik açısından çeşitli karakteristikleri kapsıyor olmasıdır. Müşterilerin beklentilerine tam olarak cevap verebilen bir ürün ve hizmetin kalitesini belirleyen belli başlı karakteristikler şunlardır: Uygunluk Güvenlik Maliyet Dayanıklılık Servis İmkanları Performans Estetik KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR? Bir organizasyonu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemidir. Kurulacak ve sürekli yürütülecek bu sistem ile beklentilerin karşılanması ve sürekli olarak iyileştirme sağlanması hedeflenmektedir. Neden Kalite Yönetim Sistemi Günümüzde müşterilerin kaliteye yönelik beklentileri, çeşitlilik ve yoğunluk açısından canlı ve hareketli özellikler içermektedir. Bu beklentileri karşılamayı amaçlayan kuruluşların, yüksek ekonomik performansa ulaşabilmesi ve bunu artırarak sürdürmesi gerekir. Bunu başarmanın yolu da, ürünlerin ve hizmetlerin kalitesinde sürekli yenilenmeyi, gelişmeyi gerçekleştirmekten geçer. Kalite, ürünlerin ve hizmetlerin niceliğinde ve niteliğinde çeşitliliği, farklılığı, yeniliği içeren sürekli bir arayış olduğundan, ürünlere ve hizmetlere ilişkin şartnameler ve standartlar tek başına yeterli olmamaktadır. Bu nedenle, ürün ve hizmetlerin kalitesine ilişkin eksikliklerin giderilmesine yönelik olarak, Kalite Güvence Sistemi nin standartları ve kuralları geliştirilip, devreye sokulmuştur. Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al çevrimi kaliteyi iyileştirmek, müşteri memnuniyetini sürekli kılmak ve rekabette öncü olmanın kilit yöntemlerindendir. Kalite Yönetim Sisteminin Yararları Müşteri memnuniyetinin sağlanması Kalite seviyesinin iyileşmesi Müşteri şikâyetlerinin düşürülmesi Standartlara uygunluğun sağlanması Yeni kar alanlarının yaratılması Yeni pazarlara ulaşılması Daha az hata ve daha az yeniden işleme ile maliyetlerin düşürülmesi Verimlilik Rekabet üstünlüğü sağlanması Güvenilirlik Kalitenin herkesin sorumluluğunda olması, çalışanların ve müşterilerin bilinçlenmesi. Çalışma ortamının iyileştirilerek çalışanların mutluluğunun sağlanması Değişen firma imajı olarak kısaca özetlenebilir.
STANDARDİZASYON NEDİR? Standardizasyon, belirli bir faaliyetle ilgili olarak ekonomik fayda sağlamak üzere bütün ilgili tarafların yardım ve işbirliği ile belirli kurallar koyma ve bu kuralları uygulama işlemidir. STANDART NEDİR? Standardizasyon çalışması sonucu ortaya çıkan belge, doküman veya eserdir. KALİTE Kaliteyi; Bir mal ya da hizmetin bir gerekliliği karşılayabilme yeteneklerini ortaya koyan karakteristiklerin tümü şeklinde veya belirli bir malın veya hizmetin, tüketicinin isteklerine uygunluk derecesi olarak tanımlayabiliriz. Kalite kavramı zaman içerisinde çeşitli değişiklikler geçirmiştir. Bu değişimleri dört aşamada inceleyebiliriz: 1) Muayene 2) İstatistiksel Kalite Kontrol 3) Toplam Kalite Kontrol 4) Toplam Kalite Yönetimi. Kalitede kimlik değişimi aşağıdaki Çizelge de özetlenmiştir.
Çizelge: Kalitede Kimlik Değişimi BELİRLEYİCİ ÖZELLİKLER MUAYENE İSTATİSTİKSEL KALİTE KONTROL TOPLAM KALİTE KONTROL TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Temel İlke Meydana çıkarma Kontrol Eşgüdüm, İşletme Süreç ve insan odaklılık: sürekli gelişme Kaliteye Bakış Açısı Çözülmesi gereken bir problem Çözülmesi ve izlenmesi gereken bir problem Tasarım aşamasında yaratılan unsur, kalitesiz ise ortaya çıkmadan önlenmesi gereken problem Koşulsuz müşteri tatmini Vurgu Standart ürün Muayenenin azaldığı standart ürün Tüm üretim hattında, Tasarımdan pazarlamaya tüm hatlarda fonksiyonel gruplarda kalitesizliğin önlenmesi Başta yönetim süreçleri olmak üzere tüm süreçlerde Kalite nin paylaşılan vizyon olması ve birey kalitesinin arttırılması Yöntem Örnekleme ve ölçme İstatistiksel araçlar ve teknikler Programlar ve sistemler Yönetim anlayışı ve sistemi Kalite uzmanlarının rolü Muayene Sorunu saptama ve istatistiksel yöntemlerin uygulanması Kalitenin ölçümü, planlanması ve programı Kalitenin oluşturulmasında sinerjinin sağlanması Kalite sorumlusu Muayene bölümü Üretim ve mühendislik bölümü Üst yönetim, tüm bölümler Üst yönetim, tüm bölümler ve işletmedeki tüm bireyler Temel yaklaşım Kalitede muayene Kalitede kontrol Kalitede yapılanma Yaratılan kalite ISO NEDİR? Uluslararası Standardizasyon Teşkilatı International Standardization Organization 1947 yılında Cenevre de kurulan ISO; teşkilat, madde, mamul, usul, hizmet ve deneylerle ilgili standartlar hazırlayıp yayınlayan bir kuruluştur. ISO 9000 NEDİR? ISO 9000, gerek bir kalite sistemi oluşturmak, gerekse mevcut bir kalite sistemini değerlendirmek amacıyla kullanılabilen bir kalite yönetim sistemi modelidir. ISO 9000 SİSTEMİNİN KURUMA KATKILARI Karlılığı ve verimliliği artırır Etkin bir yönetim sağlar. Tüm faaliyetlerde geniş izleme ve kontrol sağlar.
ISO 9000:2008 2000 yılında yapılan revizyonla 1994 yılında belirlenen standartlar geliştirilerek tek bir standart oluşturulmuştur. ISO 9000:2000 kalite yönetim sisteminin şartlarını belirleyen bu standart kuruluşlar tarafından sistem kurmak amacıyla kullanılmaktadır. Son olarak 2008 yılında revize edilen standartta küçük çaplı değişiklikler yapılarak, 14001 ve TS (OHSAS) 18001 standartları ile uyumu artırılmaya çalışılmıştır. ISO 9000:2008 standardının özellikleri: Uygulama ön planda tutulmuştur Süreç yaklaşımı esas alınmıştır Hizmet sektörüne de yer verilmiştir Çevre yönetim standardıyla uyum sağlanmıştır. ISO 9000:2008 standardının 8 ana başlığının açılımı: 1)- Kapsam 2)- Referanslar 3)- Terim ve tanımlar 4)- Kalite yönetim sistemi 5)- Yönetim sorumluluğu 6)- Kaynakların yönetimi 7)- Ürün (hizmet) gerçekleştirme 8)- Ölçüm, analiz ve iyileştirmedir Standardın Uygulama Sistematiği: Yaptığını Söyle/Yaz...Doküman (Prosedür ve Talimat) Söylediğini/Yazdığını Yap...Uygulama Yaptıklarını Kaydet...Gerçekler (Form, Rapor, Yazışma) Sonuçları Kontrol Et...Gözden Geçirme Farklılıklar İçin Harekete Geç...Düzeltici Faaliyet Şeklinde ifade edilebilir. Standartta temel alınan 8 kalite yönetim prensibi: 1- Müşteri odaklılık 2- Liderlik 3- Çalışanların katılımı 4- Süreç yaklaşımı 5- Sistem yaklaşımı 6- Sürekli iyileştirme 7- Gerçeklere dayalı karar verme 8- Tedarikçilerle çıkar ortaklığına dayalı ilişki Standartta yer alan 8 kalite yönetim prensibi içerisinden önemli görülen; müşteri odaklılık, liderlik, çalışanların katılımı, süreç yaklaşımı kavramları aşağıda açıklanmıştır.
Müşteri Odaklılık: Mal ya da hizmet alan herkes müşteridir. İç Müşteri: Kurumun her birimi birbirinin müşterisidir. Üst yönetim müşteri memnuniyetinin arttırılması amacına yönelik, müşteri şartlarının belirlenmesi ve yerine getirilmesini sağlamalıdır. Bu bağlamda; Müşterinin hoşnut edilmesi Müşterinin hedeflerinin bilinmesi Müşteriyle düzenli olarak bir araya gelinmesi Müşterilerle kuruluş hedeflerinin paylaşılması ve sürekli iyileştirilmesi Tasarımdan başlayarak müşterinin beklentilerinin araştırılması Çalışanların tümünün müşteriye sunulan hizmet veya ürünün kalitesinden sorumlu olması Müşteri memnuniyetinin düzenli olarak ölçümlenmesi Müşteri odaklılığın sağlanması durumunda pazar payının artması, müşteri için nasıl değer üretileceğinin açık bir biçimde anlaşılması ve uzun vadeli başarı sağlanabilir. TKY nin esaslarından biri müşteri memnuniyetinin ve beklentilerinin karşılanmasıdır. Kuruluşların hizmet sunduğu kişileri (müşteriyi),verdikleri kamu hizmetinin nihai değerlendiricisi olarak kabul ederek ihtiyaçlarını, beklentilerini doğru algılamaları gerekir. Hizmet sunulan kişilerin beklentilerini anlamak, sunulan hizmetten memnuniyetlerini tespit etmek için; öneri ve şikâyet kutuları, anketler, başvuru masaları, vs. araç olarak kullanılabilir. Üst Yönetimin Rolü (Liderlik ve Amacın Tutarlılığı) TKY yaklaşımlarında yönetimin çok büyük sorumluluğu vardır. Başarılı bir TKY uygulaması, üst yönetimin bu konuda kararlı ve ciddi olduklarını göstermeleriyle başlar. Genel Müdür Yardımcıları, Daire Başkanları, müdürler gibi yöneticiler de bu mesajın kuruluşun tüm kademelerine etkin bir şekilde yayılması yönünde kilit rol oynayacaktır. Kurumun en üst yöneticisi (Bakan, Kurum Başkanı, Genel Müdür vb.) TKY uygulamasının her aşamasında faaliyetlere bizzat katılmalıdır. Bu katılım sadece yeni anlayışa geçildiğini ve değişim sürecinin bağladığını vurgulayan bir bildiri yayınlamaktan ibaret kalmayacak, TKY konusundaki uygulamalara katılarak ve gerekli kaynakları sağlayarak bu konudaki inançlığını kararlı bir biçimde sergileyecektir. Bu tür bir yaklaşım tüm çalışanları TKY konusunda heveslendirecek ve sürece katılımlarını kolaylaştıracaktır. Değişim sürecinde çalışanların katılımını sağlamak için bir kurum vizyonu oluşturulmalıdır. Lider vizyonu belirledikten sonra bunu etkin bir şekilde başta çalışanlar olmak üzere tüm paydaşlara aktarmalı ve sahiplenmelerini sağlamalıdır. Bu da ancak bireylerin kuruluşun vizyonu çerçevesinde kendi bireysel vizyonlarını yaratabildikleri, vizyonun kendi gelişimlerine sağlayacağı katkıyı görebildikleri sürece mümkün olur. Bu nedenle lider, paydaşların gelecekteki beklentilerini doğru olarak anlamalı ve vizyonun bu beklentileri nasıl karşılayacağını açıkça anlatmalıdır.
Çalışanların Gelişimi ve Katılımı TKY uygulamasının temel gereklerinden biri tüm çalışanların bu sürece katılımının sağlanmasıdır. TKY sürecine katılım demek, çalışanlara yaptıkları işle ilgili gerekli yetki ve sorumluluğun verilmesi, çalışanların iş kararlarının verilmesinde ve kalite geliştirme prosesinde yer almasıdır. Çalışanların motivasyonunu artırmada kullanılan en etkin yöntemlerden biri tanıma takdir ve ödüllendirmedir. Ödüllendirme sistemi sadece çalışanların memnuniyetini artırmada değil, aynı zamanda çalışanların performansının ölçümünde bir gösterge olarak da kullanılmaktadır. Süreç Yaklaşımı: Süreç, amaçlanan bir çıktıyı elde edebilmek için kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetlerdir. Kaynakları kullanarak girdileri çıktılara dönüştüren her faaliyet bir süreçtir. Süreçleri yapılarına göre, operasyonel süreçler ve yönetsel/destek süreçler olarak iki gruba ayırabiliriz. Operasyonel süreçler kuruluşların kuruluş amaçlarını gerçekleştirmek üzere yaptıkları politika üretme, işsizleri işe yerleştirme, sağlık yardımı yapma, emekli maaşı bağlama gibi faaliyetleri kapsar. Yönetsel süreçler ise aşağı yukarı tüm kuruluşlarda bulunabilen ve operasyonel süreçleri yerine getirebilmek için yapılması gereken personel, muhasebe, idari işler gibi faaliyetleri kapsar. Süreç yaklaşımı, süreçlerin tanımlanmasını ve birbirleri ile etkileşimlerinin gösterilmesini, yönetilmesini ve birlikte süreç sisteminin uygulanmasını kapsar. Bir kuruluşta süreç yönetimine geçilebilmesi için herşeyden önce süreçlerin tanımlı olması gerekmektedir. Süreçlerin tanımlı olması ise; Süreç sahiplerinin kim olduğunun belli olması, Süreçler için süreç akış şemalarının mevcut olması, Sürecin sınırlarının ve etkileşimlerinin belirli olması, alt ve detay süreçlerinin tanımlanmış olması, Sürecin performans göstergelerinin (zaman, işin doğruluğu vb.) neler olduğu ve bu performans göstergelerinin kuruluş tarafından nasıl ölçüleceğini belirleyen bir sistemin tanımlanmış olması demektir. Süreç geliştirme çalışmalarında öncelikle süreçler tanımlanmalı, değişkenlikler ölçülmeli, bu değişkenliğin normal olup olmadığı saptanarak, gerekiyorsa düzeltici faaliyetler uygulanarak süreç geliştirilmelidir. Süreç Yönetimi, Sürekli iyileştirmede yaygın olarak kullanılan araçlardan biri PUKÖ döngüsüdür. Planlama, uygulama, kontrol etme ve önlem alma aşamalarından oluşan çevrimle ulaşılan seviye standartlaştırılır ve başa dönülerek daha ileri seviyelere ulaşmak için çevrim tekrarlanır, böylece sürekli gelişme sağlanır.
Süreçlerle ve Verilere Yönetimi, Gelişmenin belirgin kanıtlarını görebilmek için TKY sürecinin etkin bir şekilde verilerle izlenmesi ve somut göstergelerle ölçülmesi gereklidir. Mükemmelliğe ulaşma yolunda gerçekleştirilen iyileştirme faaliyetleri ancak, paydaşların eğilimlerini de dikkate alan, güvenilir bilgilendirmeye ve sağlam temelli verilere dayandırıldığında başarıya ulaşabilir. TKY de etkin bir ölçme için öncelikle mevcut durumun saptanması yani başlangıç noktasının belirlenmesi ardından da ilerlemenin uygun göstergelerle izlenmesi gerekir. TKY sürecinde ölçüm niçin gereklidir sorusunun cevapları şu şekilde sıralanabilir; Hizmet alanların beklentilerinin karşılandığından emin olmak için Somut hedefler koyabilmek ve bu hedeflerin ne kadar gerçekleştiğini görebilmek için Çalışanların kendi performanslarını izleyebilmeleri için Kalite problemlerini belirgin hale getirebilmek ve önceliklendirebilmek için Kalitesizlik maliyetlerini ortaya çıkarabilmek için Kaynakların etkin kullanılıp, kullanılmadığını anlayabilmek için İyileştirme çabalarının etkinliği hakkında geribildirim alabilmek için ISO 9000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN ŞARTLARI Kalite yönetim sistemleri, kuruluşları müşteri tatminini arttırmak için desteklerler ISO 9001:2008 standardında Kalite Yönetim Sistemi Şartlar başlığı altında şu konular ele alınmaktadır: Yönetim Sisteminin genel şartları nelerdir? Dokümantasyonun şartları nedir? Kalite el kitabı nedir? Dokümanların kontrolü nasıl yapılır? Kayıtların kontrolü nasıl yapılır? ISO 9000 Kalite Yönetim Sisteminin Genel Şartlar: Kuruluş ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi Standardının öngördüğü şartlara uygun olarak bir kalite yönetim sistemi oluşturmalı, dokümante etmeli, uygulamalı, sürekliliğini sağlamalı ve bunun etkinliğini sürekli iyileştirmelidir. Kalite sistemini geliştirmek ve uygulamak için bir yaklaşım aşağıdaki basamaklardan oluşur: Müşterilerin (hizmet alanların) ve diğer ilgili tarafların ihtiyaçlarını ve beklentilerini tayin etme Kuruluşun kalite politikasını ve hedeflerini oluşturma Kalite hedeflerine ulaşmak için gerekli olan proses ve sorumlulukları tayin etme Kalite hedeflerine ulaşmak için gerekli olan kaynakları belirleme ve sağlama Her prosesin etkinliğini ve verimliliğini ölçmek için metotları oluşturma Bu metotları her prosesin etkinliğini ve verimliliğini ölçmek için uygulama Uygunsuzlukları önlemek ve bunların sebeplerini yok etmek için araçları tayin etme Kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için bir proses oluşturma ve uygulama
Dokümantasyon Şartları: Dokümantasyon, bir işle ilgili bilgi ve belgelerin bir sistem ve düzen içinde kayda geçirilmesidir. Başka bir deyişle kalite sistemi işleyişinin yazılı ifadeleridir. Kuruluşun iletişim ve faaliyetlerinin her zaman aynı biçimde yapılmasını mümkün kılmak amacını taşır. Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; Kalite politikası ve kalite hedefleri ile ilgili dokümante edilmiş beyanları, Kalite el kitabını, Bu uluslar arası standardın gerektirdiği (dokümanların kontrolü, kayıtların kontrolü, iç denetim, uygun olmayan hizmetin kontrolü, düzeltici faaliyet, önleyici faaliyet) dokümante edilmiş prosedürleri, Kurumun hizmetleri ile ilgili proseslerin etkin planlaması, uygulanması ve kontrolünün güvence altına alınması için ihtiyaç duyulan dokümanları, Bu uluslararası standardın gerektirdiği kayıtları içermelidir. Dokümante edilmiş prosedür prosedürün oluşturulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmış ve muhafaza edilmiş olduğu anlamına gelir. Kalite yönetim sisteminde kullanılan doküman tipleri şunlardır: A) Kalite El Kitapları: B) Kılavuz C) Prosedür D) Kayıt E) Talimat F) Şartname Kalite El Kitabı: Kalite El Kitabı Kalite Politikasını içerir, genel istemi göz önüne serer, gözden geçirilmesine yardımcıdır. Prosedürlere referans verebilir ya da prosedürleri içerebilir. Kalite Yönetim Sisteminin etkin uygulanabilmesi için gerekli olan prosesleri (süreçleri) ve etkileşimlerini açıklar. Kalite Yönetim Sistemi elemanlarının tanıtımı ve ilişkilerini kapsar. Sözleşme gereğince müşteriye verilebilir. Operasyonlara, yöntemlere dair detay bilgi taşımamalıdır. ISO 9000:2008 in tüm gerekliliklerini karşılayacak şekilde kolay izlenebilir bir yapısı olmalıdır. Kalite Yönetim Sistemi prosesleri ve ilişkileri tanımlanmış olmalıdır. Kısa ve öz olmalıdır. Kalite ile ilgili aktivitelerdeki sorumlulukları ve yetkileri, öz olarak ve referans standardı karşılamak üzere göstermelidir. Kapsam dışı bırakmalar için haklı gerekçeler de Kalite El Kitabında açıklanmalıdır. Kalite El Kitabının Amacı: İşletmenin bölümleri ve kişiler arasındaki iletişimi geliştirir. Kalitenin kuruluşta nasıl yönetildiğini açıklayarak çok değerli bir eğitim desteği sağlar. Belirsizlikleri ortadan kaldırarak, sistemi tanımlayarak, sorumlulukları ve sorumluları belirleyerek çalışanların işlerini daha etkin olarak yerine getirmelerini sağlar.
Öncelikli olarak yaptığımızı söylediğimiz şeyi yapıyor muyuz sonra da sistem halen ihtiyacımızı karşılıyor mu sorularının belirlenmesinde periyodik tetkik ve gözden geçirmeler için temel sağlar. Kuruluşun müşterilerine, belgelendirme kuruluşlarına ve ortaklarına kalite sisteminin sistematik bir tarzda planlanmış olduğunu gösterir. Kuruluşun uluslararası iş gereksinimlerini karşılama yönündeki çabalarını gösteren bir pazarlama aracı olarak kullanılabilir. ISO 9000:2008 standardına göre, kuruluş, aşağıdakileri içeren bir Kalite El Kitabı oluşturmalı ve sürekliliğini sağlamalıdır: Kalite El Kitabını yazmaya başlamadan önce karar verilmesi gereken üç önemli nokta vardır: Dosyalama Sayfa Düzeni Dokümantasyon Kontrol Kalite El Kitabında Neler Yer Alır? Kapak: Kuruluşun adı, yayın numarası, tarihi, kopya numarası, onay, sahibinin adı, kontrol durumu İçindekiler Giriş: Kuruluş hakkında kısa bilgi, faaliyet alanı, tarihçesi, yerleşim, adresler, KEK in gizli bilgi içerip içermediği, kurum dışına verilip verilemeyeceği Dağıtım: Dağıtım listesi, dağıtım formu Kalite yönetim sisteminin kapsamı ve varsa kapsamdan çıkarmalar ve gerekçeleri Kalite yönetim sisteminin yapısı Politika ve hedefler Kuruluş, yetki ve sorumluluklar: Kuruluş şeması, kaliteyi etkileyen faaliyetleri yöneten fonksiyonların görev yetki ve sorumlulukları Kamu Yönetim Sistemi prosesleri ve birbirleri ile etkileşimleri Standardın gerekliliklerini karşılayacak şekilde kuruluşun fonksiyonlarının tanımlanması Dokümanların Kontrolü: Kalite Yönetim Sisteminin gerektirdiği dokümanlar kontrol edilmelidir. Kayıtlar özel bir tür doküman olup, kalite yönetim sisteminin işlediğinin ispatıdır. Bu sebeple oluşturulmalı ve devam ettirilebilmelidir. Kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması, tekrar ulaşılabilirliği, saklama süresi ve elden çıkarılabilmesi için dokümante edilmiş prosedürler oluşturulmalıdır. Kontrollü dokümanlarda; Hazırlayan Kontrol eden Yayın tarihi Değişiklik numara ve tarihi Başlık Sayfa no Bölüm no tanımlanmış olmalıdır.
Prosedür Nedir? Bir işin nasıl yapılacağının anlatıldığı dokümanlardır. Kalite sistem prosedüründe şunlar yer almalıdır: Ne yapılacak? Neden yapılacak? Nerede kontrol edilecek? Kim faaliyetten/kontrolden sorumlu? Nasıl yapılacak/kontrol edilecek? Ne zaman yapılacak/kontrol edilecek? Prosedür; Bir faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirlenen yoldur. İş sırasını ve sorumlulukları tanımlayan kuruluş kurallarını içerir. Kalite politikası ve standart şartlarını sağlar. Etkin olarak uygulanması gerekir. Kontrollü dokümanlardır. Prosedür Hazırlığı: Dokümantasyon yapısı ve yazım esasları belirlenmeli Kontrol yöntemi, formatı, numaralandırma sistemi belirlenmeli Yazılacak prosedürlerin adları, içerikleri belirlenmeli ve yazım sorumlularına dağıtılmalı Prosedür Yazımında Temel Yaklaşım: Yaptığını söyle Söylediğini yaz ve yap Yaptığını ve yaptığın işin sonuçlarını kaydet Uyum ve etkinlik için denetle (iç denetim) Bilgi akışını sağla ve devamlı geliştir. Prosedür Uygulama Sistematiği: Hazırlık...İlgili Bölüm Kontrol...İlgili Bölüm Onay...Yönetim Temsilcisi Yayın...Yönetim Temsilcisi Dağıtım...Yönetim Temsilcisi Değişiklik...İlgili Bölüm / Yönetim Temsilcisi Talimatlar: Prosedürlerde tanımlanan faaliyetlerin her biri için gerekli ve uygun olan durumlarda hazırlanan, kontrollü, o spesifik işin nasıl yapılacağını tanımlayan dokümanlardır. Kalite sistem prosedürleri işin nasıl yapıldığını gösteren çalışma talimatlarına atıf yapmalıdır.
İş Talimatları Uygulamanın detaylarını tanımlar Prosedürlere göre daha sık değişir Ana prosedürü destekler Çoğunlukla sadece bir bölüme yöneliktir Kısa, basit, anlaşılabilir şekilde yazılır Görsel olabilir Prosedürlere göre daha düşük hiyerarşik seviyede onay gerektirir Yerel dilde yazılır. KALİTE HEDEFLERİ: Üst yönetim, ürünün şartlarının yerine getirilmesi için gerekli olanlar da dahil olmak üzere, kalite hedeflerinin organizasyonun ilgili fonksiyon ve seviyesinde oluşturulmasını sağlamalıdır. İlgili fonksiyon ve seviyelerde Ölçülebilir Kalite politikası ve sürekli iyileştirme taahhüdü ile tutarlı Ürün ile ilgili gereksinimlerin karşılanmasını da içeren kalite hedefleri belirlenmelidir. Kuruluşun hedefleri konulurken, Mevcut ve gelecekteki gereksinimleri Pazar, rakip ve sınıfında en iyi kuruluşların performans analizi Yönetimin gözden geçirme sonuçları Mevcut ürün ve süreç performansları ve diğer göstergeler İlgili tarafların tatmin düzeyleri dikkate alınır. ISO 9000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNDE ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME Kurumların, sundukları hizmetin uygunluğunu göstermek, KYS standartlarına uygunluğunu sağlamak, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek için ihtiyaç duyacağı, izleme, ölçme, uygun olmayan hizmetin (ürünün) kontrolü, analiz ve iyileştirme süreçlerini planlaması ve uygulamasını ifade eder. İzleme ve ölçme, hizmet alanların kamu hizmetinin sunumundan duydukları memnuniyetin (Müşteri memnuniyeti), Kalite Yönetim Sisteminin planlanmış düzenlemelere, ISO 9000 standardınca belirlenen şartlara uyup uymadığının, etkin uygulanıp uygulanmadığının ve devamlılığının sağlanıp sağlanmadığının ( İç Tetkik), Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinin izlenmesini ve mümkün olduğunda uygun araçlarla ölçülmesini ( Proseslerin Ölçüm ve İzlemesi), hizmetin sunumu için belirlenmiş şartların karşılandığının doğrulanması için hizmetin izlenmesini ve izleme kayıtlarının muhafaza edilmesini (Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi) Uygun Olmayan Hizmetin (Ürünün) Kontrolü Kurumlar tarafından hizmetin tasarlanması ve sunumu için belirlenmiş şartlara uymadığı anlaşılan hizmetlerin tespit edilmesi ve uygulanmamasını sağlamak üzere kontrol altına alınmasını,
Verilerin Analizi, Kurumların KYS nin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek, sistemin etkinliğini sağlamak üzere iyileştirmelerin nerede yapılabileceğini değerlendirmek için uygun verileri belirlemesini, toplamasını ve analiz etmesini, İyileştirme ise Kurumların, kalite politikası, kalite hedefleri, iç tetkik sonuçları, veri analizi, düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve yönetimin gözden geçirmelerini kullanmak suretiyle KYS nin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini, ifade eder. İyileştirme Faaliyetleri: a) Düzeltici Faaliyet: Organizasyon, tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini ortadan kaldıracak düzeltici faaliyetleri başlatmalıdır. Düzeltici faaliyet karşılaşılan uygunsuzluğun etkilerine uygun olmalıdır. Dokümante edilmiş prosedür; Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (müşteri şikayetleri dahil olmak üzere) Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi Uygunsuzlukların tekrarlanmamasını sağlamak için faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması Başlatılan faaliyetin sonuçları ve kayıtları Başlatılan düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi için şartları tanımlamak için oluşturulmalıdır. b) Önleyici Faaliyet: Organizasyon, oluşmasını önlemek amacıyla potansiyel uygunsuzlukların nedenlerini ortadan kaldırmak için önleyici faaliyeti belirlemelidir. Önleyici faaliyetler potansiyel problemlerin etkilerine uygun olmalıdır. Dokümante edilmiş prosedür; Potansiyel uygunsuzlukların ve sebeplerinin tanımlanması Uygunsuzlukların olmasını önlemeye yönelik faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları Başlatılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesi için şartları tanımlamak için oluşturulmalıdır. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Toplam Kalite Yönetimi-TKY, sadece ürün ve hizmet kalitesi ile ilgili olmayıp günümüzün çağdaş bir yönetim anlayışıdır. TKY, müşteri beklentilerini her şeyin üzerinde tutan ve müşteri tarafından tanımlanan kaliteyi, tüm faaliyetlerin yürütülmesi sırasında ürün ve hizmet bünyesine oluşturan bir yönetim biçimidir. En basit açıklaması ile TKY; TOPLAM = Herkesin katılımı, KALİTE = Müşteri gereksinim ve beklentilerinin tam olarak karşılanması, YÖNETİM =Kaliteli ürün ya da hizmet için bütün koşulların sağlanması.
TKY nin başlıca özelliği, kalitenin geleneksel yaklaşımda olduğu gibi sadece bir bölümün değil, kurumun bütün bölümlerinin, bütün personelinin görevi olduğudur. Bu, kurumların en üst amirinden Daire Başkanı, Şube Müdürü, Şef ve memurlara kadar Kurumun tüm personelini ve hizmet verdiğimiz vatandaşları ve mal ve hizmetlerimizi aldığımız tedarikçileri de içeren bütüncül bir süreçtir. TKY inde kalite, kontrol ile değil, üretim ile elde edilmektedir. Hataların kontrol ile ayıklanması yerine ilk seferinde doğru yap temel ilkesi ve hataların çıkmadan önlenmesi yaklaşımı benimsenmektedir. TKY de en önemli konulardan biri de çalışanlar ile çift yönlü ve sağlıklı iletişimin kurulmasıdır. Özellikle işletmenin vizyon ve misyonunun tüm çalışanlarca bilinmesi hedefe ulaşmada oldukça etkilidir. Sağlıklı bir iletişimin kurulabilmesi için yalın organizasyona geçilmeli, hiyerarşi yok edilmeli ve açık kapı politikaları uygulanmalıdır. TKY felsefesi sürekli gelişme anlayışına dayanmaktadır. Tüm süreçler yeniden gözden geçirilip nasıl daha iyi olunabilir, nasıl daha hızlı olunabilir diye sorgulamak ve sürekli iyileştirme yapmak gerekmektedir. Bunun için ekip çalışanlarına, çalışanların önerilerine gereksinim vardır. TKY de iç ve dış müşteriler belirlenmeli ve onların beklentileri karşılanmalıdır. TKY nin felsefe ve ilkeleri aşağıdaki çizelgede de gösterilmiştir. ANA ÖĞELER Müşteri Odaklılık Süreçlerin Yönetimi İnsan Kaynakları Yönetimi Tam Katılım Pazarın Yönlendirdiği Kalite Süreç İyileştirme Önce İnsan Anlayışı Takım Çalışması İLKELER Kalite Öncelikli Yönetim Süreçlerin Denetimi Birey Kalitesi Üst Yönetimin Liderliği TS EN ISO 14001: 2005/2010 ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİ Her geçen gün daha da küçülen ve globalleşen dünyamızın kaynaklarının sonsuz olmadığı, ürün ve üretim süreçlerine ait tüm faaliyetlerin çevreye yönelik etkilerinin yerel ve bölgesel kalmayıp, global olduğu malumdur ve bu görüş artık tüm dünyaca da kabul edilmiştir. Artık global pazarda var olabilmek insana ve çevreye verilen değer ile ölçülmektedir. Ekosistem içinde, madde ve enerji döngülerinin bozulmasına canlı ve cansız çevrenin doğal olmayan kaynaklar tarafından olumsuz yönde etkilenmesine ÇEVRE KİRLİLİĞİ diyoruz. Çevre kirliliği, yaşadığımız çevrede ortaya çıkan canlı yaşamını olumsuz yönde etkileyen fiziksel ve kimyasal olayların bir bütünüdür.
Çevre sorunları, nüfus artışı, kentleşme ve sanayileşmenin sonucu olarak ortaya çıkmıştır. İnsanın çevredeki doğal kaynakları değerlendirmesi olağan bir süreçtir. Ancak kaynakların düzensiz ve kötü kullanımı endüstriyelleşme adına çevreye önem verilmemesi sonucu doğa kendisini yenileyemez ve dengesini koruyamaz hale gelmiştir. İnsanların sadece kendilerini ve bugünü düşünmeleri sonucu gelecek nesillere yeterli kaynak ve temiz bir çevre kalmayacaktır. Tarih boyunca insanlığın tüm uğraşısı varolan yaşam kalitesini yükseltmek olmuştur. Ama yapılan uygulamaların çevre açısından bu şekilde olmadığı açıkça gözlemlenebilmektedir. Çevre; insanların ve diğer canlıların yaşamları boyunca ilişkilerini sürdürdükleri ve karşılıklı olarak etkileşim içinde bulundukları fiziki, biyolojik, sosyal, ekonomik ve kültürel ortamların bir bileşkesidir. Bir başka ifade ile çevre, bir organizmanın var olduğu ortam ya da şartlardır ve yeryüzünde ilk canlı ile birlikte var olmuştur. Sağlıklı bir yaşamın sürdürülmesi ancak sağlıklı bir çevre ile mümkündür. Bir ilişkiler sistemi olan çevrenin bozulması ve çevre sorunlarının ortaya çıkması, genellikle insan kaynaklı etkenlerin doğal dengeleri bozmasıyla sanayi devrimi ile birlikte başlamıştır. İnsan yaşamı çeşitli dengeler üzerine kurulmuştur. İnsanın çevresiyle oluşturduğu doğal dengeyi meydana getiren zincirin halkalarında meydana gelen kopmalar, zincirin tümünü etkileyip, bu dengenin bozulmasına ya da zedelenmesine sebep olmakta ve çevre sorunlarını oluşturmaktadır. Çok yakın bir geçmişte bizlere gelecekte ülkemizde su satışının para karşılığı yapılacağını söyleselerdi, neler düşünürdük. Şöyle bir düşünelim! Olmaz böyle şey derdik değil mi? Çünkü biz suyu çocukluğumuzda damacanadan değil, musluktan içerdik. Ama geçmişte bizlerce yapılan hatalardan ötürü şu anda çocuklarımız suyu musluktan değil, damacanadan içiyorlar. Aynı şey şu anda soluduğumuz hava içinde geçerli. Düşünelim, gelecekte bizi ve çocuklarımızı neler bekliyor? Bugünün tüketicisi beklenti ve ihtiyaçlarının en üst düzeyde karşılanmasının yanı sıra, kendisi ile yaşadığı çevreye de değer verilmesini ve saygı gösterilmesini talep etmektedir. Dolayısı ile rakiplerimizin önünde olabilmek ve tercih edilebilirliğimizi arttırabilmek için kuruluşumuzda ISO 14001: 2005 ÇYS in olması bize rakiplerimiz karşısında büyük fayda sağlayacaktır.
Çevre kirliliğinin sınıflandırılması: Hava Kirliliği Su Kirliliği o Deniz Kirliliği o Göl Kirliliği o Akarsu Kirliliği o Yer Altı Suları Kirliliği o İçme Suyu Kaynakları Kirliliği Gürültü Kirliliği Toprak Kirlenmesi Tarım Topraklarının Yok Edilmesi Toprak Erozyonu Katı Atıklar -Çöpler Orman Doğal Bitki Örtüsü ve Yeşil Alanların Yok Edilmesi Asit Yağmurları Radyoaktif Kirlenme Çarpık Kentleşme Görsel kirlilik olarak özetlenebilir. İnsanların çevre açısından karşı karşıya kaldığı başlıca problemler: 1. Hava, su ve topraklarımızın her geçen gün artan oranlarda kirlenmesi ve önemli bir kısmının kullanılamaz hale gelmesi, 2. Özellikle Büyükşehir ve sanayi bölgelerinin çevre kirliliği sebebiyle yaşanamaz hale gelmesi, 3. Ozon tabakasının delinmesi, 4. Yerkürenin giderek ısınması, 5. Kanser ve benzeri hastalıkların artması, 6. Doğal kaynakların hızla tüketilmesi vb gibi, ISO 14001: 2004 Nedir?: İşletmelerin çevreye verdikleri veya verebilecekleri zararların sistematik bir şekilde azaltılması ve mümkün ise ortadan kaldırılabilmesi için geliştirilen ve ürünün, hammaddeden başlayıp nihai ürün haline getirilerek müşterilere sunulmasına kadar geçen sürecin her aşamasında çevresel faktörlerin belirlenmesi ve bu faktörlerin gerekli muayeneler ve önlemler ile kontrol altına alınarak çevreye verilen zararın en aza
indirilmesini sağlayan bir sistemin kurulmasını tarif eden ve Uluslararası Standartlar Organizasyonu ( ISO ) tarafından yayınlanmış olan bir standartlar serisidir. ISO 14001: 2004 bir ürün standardı değil sistem standardıdır ve ne üretildiğinden ziyade, nasıl üretildiği ile ilgilenir. Çevre performansının izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi prensibine dayanır. Çevre faktörlerine ilişkin olarak ilgili mevzuat ve kanunlar tarafından tanımlanmış koşullara uymayı şart koşar. ISO 14001: 2004 ile ilgili bazı tanımlar Sürekli gelişme: Kuruluşun, çevre politikasına uygun olarak genel çevre icraatında gelişmeler sağlamak için kuruluş çevre yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesidir. Çevre: Bir kuruluşun faaliyetlerini içinde yürüttüğü, hava, su, toprak, tabii kaynaklar, bitki topluluğu (flora) hayvan topluluğu (fauna), insanlar ve bunlar arasındaki ilişkileri içinde alan ortamdır. Çevre boyutu: Kuruluşun, faaliyetlerinin, ürünlerinin veya hizmetlerinin çevre ile etkileşime giren unsurlarıdır. Çevre etkisi: Çevrede, kısmen veya tamamen kuruluşun faaliyet, ürün ve hizmetleri dolayısıyla ortaya çıkan, olumlu veya olumsuz her türlü değişikliktir. Çevre politikası: Kuruluşun, genel çevre icraatı ile ilgili niyet ve prensiplerini açıklamak, faaliyet, çevre amaç ve hedeflerle çerçeve teşkil etmek üzere yaptığı beyandır. Kirlenmenin önlenmesi: Kirlenmeyi önlemek, azaltmak veya kontrol altında tutmak amacıyla yeniden devreye sokmayı, başka işleme tabi tutmayı, işlemde değişiklik yapmayı, kontrol mekanizmalarını, kaynakların etkin kullanımını, malzeme ikamesini içine alabilen her türlü işlem ve uygulamaya başvurulması, malzeme veya ürün kullanılmasıdır. Sürdürülebilir kalkınma: Kısaca, mevcut ihtiyaçları gelecek nesillerin kendi ihtiyaçlarını karşılayabilmelerine engel olmadan karşılayarak kalkınmaktır. Hayat boyu değerlendirme: Bir mal ve hizmet sisteminde belirli bir malzeme ve enerjiden elde edilen mal ve hizmetlerle bu sistemin hayat dönemince ortaya çıkan ve doğrudan doğruya sisteme
atfedilebilen çevre etkilerine ait bilgilerin toplanması ve gözden geçirilmesiyle ilgili bir usuller bütünüdür. TS EN ISO 14001: 2005 standardı şu ana başlıklardan oluşmaktadır. 1. Kapsam 2. Atıf Yapılan Standartlar 3. Tarifler 4. Çevre Yönetim Sisteminin Şartları Ve Başlıca Unsurları 1. Genel Şartlar 2. Çevre Politikası 3. Planlama 1. Çevre Boyutları 2. Kanuni Ve Diğer Şartlar 3. Amaç Ve Hedefler 4. Çevre Yönetim Programı Veya Programları 4. Uygulama Ve İşlem 1. Bünye (Yapı) Ve Sorumluluk 2. Eğitim, Bilinç Ve Ehliyet 3. İletişim 4. Çevre Yönetim Sistemi İle İlgili Belgeye Bağlama İşlemleri 5. Belge Kontrolü 6. İşlem Kontrolü 7. Acil Hal Hazırlığı Ve Bu Hallerde Yapılması Gereken İşler 5. Kontrol Ve Düzeltici Faaliyet 1. İzleme Ve Ölçme 2. Riayetsizlik, Düzeltici-Önleyici Faaliyet 3. Kayıt 4. Çevre Yönetim Sistemi Şartları Denetimi 6. Yönetimin Gözden Geçirmesi ISO 14001: 2004 ün Kısaca Yararları Nelerdir? 1. Şirket faaliyetlerinin çevreye olan etkisi ve çevre riskleri belirlenerek kontrol edilebilir ve bu sayede çevreyi olumsuz etkileyen unsurlar azaltılır. 2. Hammadde ve enerji kullanımındaki azalma ve atık giderim maliyetlerindeki düşüşle beraber toplam maliyetin azalması, çevre etkilerinden kaynaklanan maliyetler düşer.
3. Çevre ile ilgili yasalara ve mevzuata uyum sağlanır. 4. Uygunsuzluklar ve riskler önlenir, 5. Acil durumlarda meydana gelebilecek çevre etkileri azaltılır veya tamamı ile ortadan kaldırılır. 6. Proses veriminin artması sağlanır. Yasal kurumlara karşı, mevzuat ve yönetmeliklere uyulduğu dokümante edilmiş çevre yönetim sistemi ve ISO 14001: 2004 Belgesi ile gösterilebilir. 7. Gerek ulusal, gerekse uluslararası arenada tanınmışlık sağlanarak kuruluşa prestij kazandırır. 8. Şirket personeline verilen eğitimler sayesinde çalışanlarda çevre bilinci artar. 9. Çevreye zarar vermeyen bir işletmede çalışmak, çalışanları motive eder. 10. Tüketicinin çevre ile ilgili beklentilerine cevap verilir ve bilinçli tüketicilere erişebilme ve onları kazanma sansı artar. 11. Kaynaklar etkin kullanılır (enerji, su, vb. tasarrufu sağlanır). 18001(OHSAS) İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ İşyerlerinde çalışanlar açısından 2 temel risk söz konusudur; İş kazası ve meslek hastalığı Bu risklerden korunabilmek üzere işyerlerinde değişik çalışmalar yapılmaktadır. Elde edilecek başarı bir yandan çalışanın sağlığını ve güvenliğini korurken bir yandan da işyerlerinin daha iyi rekabet koşullarına ulaşabilmesini ve üretimde verimliliği artıracaktır. Kalite, Çevre ve ISG konularına etkinlik ve verimliliği artırmak amacıyla Yönetim Sistemleri dendiğinde akla ilk gelenler: TS EN ISO 9001-2008 Kalite Yönetim Sistemi TS EN ISO 14001-2005/2010 Çevre Yönetim Sistemi TS (OHSAS) 18001-2008 ISG Yönetim Sistemi Her üç yönetim sisteminde de esas alınan ortak prensipler şunlardır; Gerçeklere Dayalı Karar Verme ISO 9001 VE ISO 14001 gibi Standartlar kalite ve çevre yönetimleri üzerine yoğunlaşmış, dolayısıyla kuruluşlarda iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması ve sürekli iyileştirilerek korunabilmesi için ayrı bir standarda ihtiyaç duyulmuştur. İş sağlığı ve güvenliğinin önem arz ettiği işyerleri için İngiliz Standart Enstitüsü (BSI) tarafından, tüm dünyada kabul görmüş ve risk analizine dayalı OHSAS