BURSA ESKİŞEHİR BİLECİK KALKINMA AJANSI TAŞINIR MAL KAYIT VE KULLANIMI HAKKINDA YÖNERGE BURSA-HAZİRAN 2014
Amaç ve Kapsam BİRİNCİ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER Madde 1. Bu yönergenin amacı, Ajansa ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımına ilişkin esas ve usulleri belirlemektir. Bu yönerge, Ajansın merkez ve yatırım destek ofislerinde ile Ajansa ait veya Ajans tarafından kiralanmış olan taşıtlarda kullanılan tüm taşınır malları kapsar. Tanımlar Madde 2. Bu esaslarda geçen; a) Ajans: T.C. Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansını, b) Demirbaşlar: Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tâbi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, çeşitleri ile kod numaraları 255 hesap detayında izlenen taşınırları, c) Hurda: Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan veya tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırları, d) Makine ve cihazlar: Çeşitleri ile kod numaraları 253 hesap detayında yer alan, üretim ve hizmet amacıyla kullanılan her türlü makine, cihaz ve aletleri, e) Rayiç bedel: Taşınırların değerleme günü ve yerindeki normal alım ve satım değerini, f) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi: Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri, g) Taşıtlar: Yolcu ve yük taşımacılığında kullanılanlar ile özel amaçlı kullanımlar için muhtelif cihazlarla donatılmış bulunan ve çeşitleri ile kod numaraları 254 hesap detayında gösterilen taşıtları, h) Tüketim malzemeleri: Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen malzemeleri, ifade eder. Sayfa 2
İKİNCİ BÖLÜM TAŞINIRLARIN KAYIT VE KONTROLÜ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Madde 3. Taşınır kayıt ve kontrol yetkili(ler)si, Genel Sekreter tarafından, çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönergede belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir. a) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları muhafaza etmek, almak, etmek, b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim c) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim d) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak, e) Çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, f) Kullanımda bulunan makine ve cihazlar, demirbaşlar ve taşıtları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, g) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Belge ve Cetveller Madde 4. Satın alınan makine ve cihazlar, demirbaşlar ve taşıtlar muhasebede ilgili bilanço hesaplarına kaydedilir. Bunların kaydı için gerek görüldüğünde ayrıca bir demirbaş defteri tutulabilir. Kişisel kullanıma verilen makine ve cihazlar, demirbaşlar ve taşıtlar zimmet tutanağı tutularak kişiye zimmetlenir. Zimmet fişi düzenlenmesinde insan kaynakları sorumlusu ile koordineli olarak hareket edilir. Makine ve cihazlar, demirbaşlar ve taşıtlar kaybolması, çalınması gibi herhangi bir nedenle yok olması; yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi; hurdaya ayrılması gibi nedenlerle kayıtlardan düşülmesini sağlamak amacıyla kayıttan Sayfa 3
düşmek için oluşturulacak üç kişilik bir komisyon marifetiyle bir tutanak düzenlenir ve Genel Sekreter tarafından onaylanır. Kayıttan çıkarma işlemi muhasebe yetkilisine bildirilir. Taşınırların Kaydı Madde 5. Ajansın bütün taşınırlarının ve bunlara ilişkin işlemlerin muhasebeleştirilmesi esastır. Ancak bunlara ilişkin ayrıca bir taşınır işlem fişi tutulma zorunluluğu yoktur. Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış Madde 6. Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer tarafından bildirilen taşınırlar, harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirilir. Komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılması uygun görülmeyen taşınırlar hakkındaki gerekçeli karar harcama yetkilisine bildirilir. Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için ise tutanak düzenlenir. Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar Genel Sekreterin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. Birinci fıkraya göre harcama yetkilisince oluşturulacak komisyon tarafından ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna karar verilen taşınırlar, harcama yetkilisinin onayı ile imha edilir. İmha, komisyon veya komisyonun gözetiminde uzman kişiler tarafından yapılır. Bu işleme ilişkin ayrıca bir imha tutanağı düzenlenir. Hurdaya ayrılan veya imha edilen taşınırlar tutanak düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Kayıttan çıkarma işlemi muhasebe yetkilisine bildirilir. Makine ve Cihazlar, Demirbaşlar ve Taşıtların Numaralandırılması Madde 7. Giriş kaydı yapılan makine ve cihazlar, demirbaşlar ve taşıtlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz. Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, demirbaş defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur. Sayfa 4
Kayıtların Elektronik Ortamda Tutulması Madde 8. Bu yönerge ile tutulması zorunlu kılınan defterler, elektronik ortamda tutulabilir. Elektronik ortamda tutulan defterler; Genel Sekreter veya İç Denetçinin talebi halinde ve her halükarda yıl sonlarında dökümü yapılarak taşınır mal kayıt ve kontrol yetkilisince paraflanır ve imzalanır. Muafiyetler Madde 9. Kalkınma Ajanslarının Taşınır Mal Yönetmeliği nin 2. maddesinde tanımı yapılan genel yönetim kapsamındaki kamu idaresi olmaması sebebi ile Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine tabi değildir. Yürürlük ÜÇÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Madde 10. Bu Yönerge Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarih itibariyle yürürlüğe girer. Yürütme Madde 11. Bu Yönerge hükümleri Genel Sekreterlik tarafından yürütülür. Yönergenin eki olan evrakın değiştirilmesi veya yeniden düzenlenmesi yetkisi Genel Sekretere aittir. OLUR 26/06/2014 Güngör Azim TUNA Eskişehir Valisi Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansı Yönetim Kurulu Başkanı Sayfa 5