c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. 5018 sayılı Kanunun yukarıdaki hükümleri ve iç kontrole ilişkin uluslararası standartlardan temel bir çerçeve belge olan COSO raporu bağlamında iç kontrol; Bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırmak amacıyla kullanılan bir yönetim aracıdır. Sadece form, belge ve el kitabı seklindeki çalışmalar değil, teşkilatı, personeli ve yönetim tarzım da içeren, süreklilik arz eden ve sistematik bir nitelik taşıyan uygulamalar bütünüdür. Süreçler içerisinde yerleşiktir ve süreçlerde rol alan görevlilerce uygulanır. Bir olay değil, sürekli ve sistematik bir nitelik taşır. Bir yönetim aracı olarak risk esaslıdır. Makul bir güvence sağlar. Bu durumda; Üniversitemizde kurulacak bir iç kontrol sisteminden beklenilen katma değerin oluşturulabilmesi için gerek uluslararası standart ve uygulamalar gerekse konuya ilişkin yasal ve idari düzenlemeler uyarınca iç kontrolün; Yalnızca mali kontrolü kapsamadığının, mali kontrol ile birlikte Üniversitemiz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler ile birlikte diğer kontrolleri de kapsadığının; Üniversitemizin mali olsun olmasın tüm faaliyet ve işlemlerini kapsadığının, bu noktada iç kontrolün belli mali işlemler üzerinde gerçekleştirilen ön mali kontrole indirgenmemesi gerektiğinin, ön mali kontrolü de içine alacak şekilde geniş kapsamlı faaliyet ve süreçlerin tamamını kapsadığının, Amaç değil amaca giden yol olduğunun, sadece kitapçık ve formlardan değil, Üniversitemizin her s eviyes inde görev yapan kiş ile rden oluştuğunun, Makul ancak kesin olmayan güvence verdiğinin, Süreçlere ilave olarak yapılan işler seklinde algılanmamasının, aksine iç kontrolün süreçlerin bir parçası olarak ele alınması gerektiğinin,

Etkili bir şekilde kurulmasının ancak üniversitemiz çalışanlarının sorumluluklarını ve yetkilerini anladıkları ve etik davranmayı üstlendikleri zaman mümkün olabileceğinin, Sadece kontrol faaliyetlerini değil, karar alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar geçen süreçte izlenen tüm prosedürleri kapsadığının, Üniversitemiz Akademik ve İdari birimlerinde çalışan her personelin iç kontrol sisteminde rol alması gerektiğinin. Üst Yöneticinin sahipliğinde ve gözetiminde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının teknik desteği ve koordinatörlüğünde, harcama birimlerinin uygulamasıyla ve İç Denetim Biriminin danışmanlık desteğiyle oluşturulacağının; kabulü ile Üniversitemiz tüm birimlerinde çalışanlar üzerinde bu hususlarda farkındalığın sağlanması ile kurulabileceği ve etkin bir şekilde işleyebileceği tabiidir. Kurulacak iç kontrol sisteminde süreçlere yerleşik kontroller sadece gerektiği kadar olmalı, fazlası işlerin aksamasına neden olabileceği gibi yetersiz kontrollerde usulsüzlüklerin ortaya çıkmasına neden olabilecektir. Bu haliyle kontroller, gerektiği yer ve zamanda gerektiği kadar yapılacak şekilde süreçlerle bütünleşmiş olmalıdır. Gerekli kontrol mekanizmalarının tesis edilmediği organizasyonlar; yolsuzluğa maruz kalmak, kurum hakkında olumsuz imaj veya açılan davalarla uğraşmak durumunda kalabilmektedir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. Öte yandan, 26.5.2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikle belirlenen geçim takvimi uyarınca, 2008 ve sonraki yıllarda stratejik plan ve performans programı hazırlayacak idareler, hazırlık çalışmalarında bunlara ilişkin standartları da dikkate alacaklardır. Stratejik plan ve performans programı hazırlamayacak kamu idareleri i se bu plan ve programların hazırlanması dışında kalan hususlara uyum sağlayacaklardır. B. İç Kontrol Alanında Standartlar ve İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri İç kontrol alanında uluslararası uygulamalarda esas alınabilecek birden fazla standart bulunmaktadır. Maliye Bakanlığınca çıkarılan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26 Aralık

2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Söz konusu tebliğ uluslararası standartlardan COSO ve INTOSAI iç kontrol standartlarını esas almıştır. Diğer bir ifade ile Türkiye'de kamu mali yönetim ve kontrol sistemini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını öngörmektedir. Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli genel şartlar belirlenmiş bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; 1- Kontrol Ortamı Standartları (4 adet standart) Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri 2- Risk Değerlendirme Standartları (2 adet standart) Standart: 5. Planlama ve Programlama Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3 -Kontrol Faaliyetleri Standartları (6 adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri 4-Bilgi ve İletişim Standartları (4 adet strandart) Standart: 13. Bilgi ve iletişim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 5-İzleme Standartları (2 adet standart) Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. İç denetim şeklindedir.

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile belirlenen (5) bileşen ve her bileşen altındaki toplam (18) standart aşağıdaki gibi de şematik edilebilir. İÇ KONTROL STANDARTLARI ŞEMASI KONTROL RİSK KONTROL İZLEME ORTAMI DEĞERLENDİRME FAALYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI Elik Değerler ve Dürüstlük Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi K ontrol Stratejileri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmes Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Planlam a ve Program lam a Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilme R aporlam a İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı G örevler Ayrılığı Kayıt ve Dosyala etki evri H iyerarşik K ontroller Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri C. İç Kontrol Sisteminde Görevliler ve Sorumlulukları Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk; Üst Yönetici, Harcama Yetkilileri, süreç sahipleri, Kontrol Standartlarının oluşturulması için oluşturulacak komisyonlar, Kalite Koordinatörlüğü ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İç Denetim Birimidir. 5018 sayılı Kanunun 11 inci maddesi ile üst yöneticilere, idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetim ve izlenmesi, iç kontrol sisteminin bir

gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi düzenlemelerin yapılması görevlen verilmiş ve Üst Yöneticiye bu hususlarda Bakana karşı hesap verme sorumluluğu yüklenmiştir. Üst yönetici bu sorumluluğun gereklerini, harcama yetkilileri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecektir. Esasların; İç kontrolün temel ilkelerinin sayıldığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve 6 ncı maddesinde, iç kontrol faaliyetlerinin idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütüleceği, iç kontrole ilişkin sorumluluğun, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsayacağı, 8 inci maddesinde ise, üst yöneticilerin; iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkililerinin; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumlu olacağı, idarelerin mali hizmet birimlerinin ( Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı); iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapacağı ve ön mali kontrol faaliyetini yürütecekleri, muhasebe yetkililerinin; muhas ebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olacakları, ayrıca üst yöneticilerin, harcama yetkililerinin ve diğer yöneticilerin, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olmasından, mali yetki ve sorumlulukların gerekli yeterliliğe sahip personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacakları belirtilmiştir. Diğer taraftan; yukarıda yer alan hükümler dahilinde üst yöneticinin 5018 sayılı Kanunla getirilen sorumluluğunu yerine getirebilmesi için kendisine makul bir güvence verecek etkin bir iç denetime ihtiyaç duyacağı, iç denetimin ise etkin olabilmesi için Üniversitemizde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulmasıyla mümkün olabileceği açıktır. 5018 sayılı Kanunun 63 ve 64 üncü maddelerinde ise; iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin kurulması bakımından; Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu

BİTLİS EREN ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI -» ' s,» - v «, »»1, çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde ve zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır. denilmektedir. Açıklanan tüm hususlar sonucunda; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu uyarınca; Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk bakımından aktörlerin; Üst Yönetici; iç kontrol sistemini kurma ve gözetim altında bulundurulmasından, Harcama Yetkilileri; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari - mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı; iç kontrol sisteminin kurulması ve standartların uygulanması çalışmalarında teknik destek ve koordinasyon ile ön mali kontrol hizmetlerinden, İç Denetim Birimi; kurulmuş iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ve denetiminden, Personel: iç kontrolü yaşama geçirerek katkıda bulunurlar. Personel, işlemleri yürüten, gözden geçiren ve yanlış uygulamaları düzelten ön cephedeki kişiler olup görevlendirmelerin gerçekleşmesinde kontroller aracılığıyla sorunları tespit ederler. Faaliyet sorunları, sosyal davranış kurallarına aykırılıklar ve politika ihlalleri ile ilgili raporlamadan, sorumlu oldukları görülmektedir. Ayrıca Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar" uyarınca üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından iş ve işlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanı her yıl düzenlenerek idareye ait faaliyet raporuna eklenecektir. Üst yönetici tarafından verilecek güvence beyanında Üniversitemize tahsis edilmiş kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı, Üniversitemizde uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı ve üretilen bilgilerin doğruluğu hususları yer alacaktır. Üst Yöneticinin tüm bu görevlerinden dolayı 5018 sayılı Kanun kapsamında hesap verme sorumluluğu ve yönetim sorumluluğu bulunmaktadır.

Oluşturulması İçin Yapılacak Çalışmalar, Çalışmaları Yürütecek Görev Grupları ve Gerçekleştirme Takvimi: A. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. çalışmalar; 1.1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. 1.1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. 1.1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. 1.1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. 1.1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. 1.1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Etik Değerler ve Dürüstlük Standardı Genel Şartlarını karşılamak üzere Üniversitemizce yapılacak 1- İç kontrol sisteminin kurulmasında öncelikle; çalışmalara uygun tutum takınmaları ve destek vermeleri için Akademik ve İdari birim yöneticileri ve tüm personel. Üniversitemizde uygulanacak ıç kontrol standartları konusunda bilgilendirilerek, bu çalışmaların bir proje disiplini içerisinde ve ilgili komisyonların bilgi ve gözetiminde, tüm çalışanların katılımı ile yürütülmesi sağlanacaktır. 2- M 76 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve 2004/27 nolu Başbakanlık Genelgesi gibi, kamu etik kültürü konusunda yapılan yasal ve idari düzenlemeler gereği, Üniversitemiz misyonu da göz önüne alınarak hazırlanacak olan, Bitlis Eren Üniversitesi Etik Kuralları'nın tüm akademik ve idari personel tarafından bilinmesi sağlanacak; Etik Sözleşmesi, tüm personel tarafından imzalanarak şahsi dosyalarına konulacaktır. Bu konuda personel davranışları periyodik olarak

birim sorumluları tarafından izlenecek ve etik davranış ilkelerine uygun davranmaları sürekli gözlenecektir. Üniversitemiz Etik Kurulu, personelin etik kültürü konusunda bilgilendirilmesini sağlamak üzere yılda bir defa, Rektörlük tarafından belirlenecek tarihlerde eğitim çalışmaları yapacaktır. Birim sorumluları tarafından. Üniversitemiz Etik Kuralları, personelin çalışma ofislerinde görebilecek şekilde panoda bulundurulacaktır. (Bilgilendirmeler için e-mail, bilgi notu, Intranet...gibi yöntemler.) 3- Her kademedeki birim yöneticilerinin görev tanımları doğrultusunda işi sahiplenerek alt çalışanlarına örnek tutum ve davranış içerisinde olması sağlanacaktır. Birim faaliyetlerinin yerine getirilmesinde TKY anlayışıyla (Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al Döngüsü İçerisinde Yaptığım Kaydet, Kaydettiğini Sakla) faaliyetlerin şeffaf, saydam ve hesap verilebilirliğinin sağlanmasına yönelik tedbirler alınacaktır. Tanımlanmış önemli mali karar ve işlemlerin sonuçlarının web sitesinde açıklanması sağlanacak. 4- Tüm paydaşlara eşit ve adil hizmet verilmesi sağlanacak. Bunun için çalışma saatlerine uyumun etik hale getirilmesi ve personelin sosyal alanlardan ast-üst ayrımı yapılmadan eşit şekilde faydalanması sağlanacaktır. 3- Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri almakla birim yöneticileri sorumludur. Birim yöneticileri hiyerarşik kontrolleri sağlayarak, faaliyetlerin otomasyondan yürütülmesine yönelik çalışmaları yapacaklardır. Standart-2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 1.2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benim senmesi sağlanmalıdır. 1.2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 1.2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

1.2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. 1.2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebılırlık ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. 1.2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. 1.2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standardı Genel Şartlarını karşılamak üzere üniversitemizce yapılacak işlemler; 1-Öncelikle Kamu İç Kontrol Standartlarından birisi olan misyon, organizasyon yapısı ve görevler standardı uyarınca kurulacak iç kontrol sisteminin sağlıklı işlemesi bakımından Üniversitemizin mevcut teşkilat yapısının, amaçlarına uygun olup olmadığı tespit edilecektir. Üniversitemiz teşkilat analizi yapılarak bu analiz sonucunda teşkilat yapısında değişiklik ve reorganızasyon yapılması gerekliliğinin ortaya çıkmasına paralel olarak; kadroların nitelik ve nicelik olarak belirlenmesi gerekecektir. Oluşturulacak teşkilat şemasının alt birimleri de içerecek şekilde yapılması sağlanacaktır. Bu teşkilat analizi yapılırken Üniversitemizin organizasyon yapısının temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmasına dikkat edilecektir. 2-Ünıversıtemızde iç kontrol sisteminin kurulması aşamasında süreç analizleri yapılırken süreç yönetimi bazlı görev tanımlamalarının da yapılarak her bir görevde istihdam edileceklerin ış analizlerine dayalı olarak nitelik ve sayısal bazda belirlemesi yapılacaktır. Üniversitemizde idari birimler için norm kadro çalışmaları yapılacak olup, bu çalışmalar yemden gözden geçirilerek, revize edilmesine ihtiyaç duyulanlar yeniden değerlendirilecek, tüm akademik birimlerimizde de görev tanımları yapılarak norm kadro benzeri bir çalışma yapılacaktır. 3-Görev tanımlamalarında sorumluluk, hesap verebilme ve raporlama ilişkisi belirtilecek ve süreç içerisinde rol alan her bir görevlinin görevlerinin kendilerine açık, net ve anlaşılır şekilde yazılı olarak verilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde Üniversitemiz içinde tüm kademelerdeki personelin, iç kontrol süreci içindeki rolünü anlaması ve bu sürece dahil olması sağlanacak ve süreçlerin belirlenmesini müteakip uygun yazılımlar ile süreçler içerisinde kontrol ortamının kurulması da sağlanacaktır.

4- Üniversitemiz misyonu ve vizyonu ile birimlerin misyon ve vizyonlarının, personel tarafından benimsenmesini sağlamak için; Üniversitemizin web sayfasının ilgili bölümünde yayımlanacaktır. Birim yöneticileri hizmet içi eğitimlerde bu konuları da eğitim kapsamında değerlendireceklerdir. 5- Üniversitemizin tüm birimleri görev tanımlarına ilişkin yönergelerini hazırlayarak Üst yöneticinin onayına sunacak ve Üst Yönetici onayını müteakip çalışanlara tebliğ edecektir. Birimler, birim faaliyetlerine ilişkin çalışanların üstlendikleri görev ve sorumlulukları yazılı olarak belirleyecek, bu yazılı prosedürler birim yöneticisi tarafından onaylanacak, buna ilişkin görev dağılım çizelgesi ve tanımları çalışanlara yazılı olarak tebliğ edilecektir. Hassas görevlere ilişkin prosedürler aşağıdaki hususlar çerçevesinde belirlenerek personele duyurulacaktır. Hassas pozisyonların dökümü yapılacak, Hassas pozisyonları dolduran çalışanların listesi oluşturulacak, Bir çalışanın bu tür bir pozisyonda ne kadar süreyle görev yapacağı belirlenecek, Hassas pozisyonların dökümünde, kontrol etkinliklerinin bitiminden sonra bile görev alanlar hassas pozisyonlar olarak değerlendirilir. Çalışanların rotasyonundan sonra çalışanların yerlerinin değiştirilmesinde, hassas pozisyonların direkt bir etkisi vardır. Aynı zamanda personelin yer değiştirmesine bağlı olan etkinliklerin, çalışanların yanı sıra kamu kurumu üzerinde yapacağı etkinin minimum düzeyde olması için koşullar yaratılacaktır. 6- Üniversitemizde her düzeydeki yöneticinin verilen görevlerin sonucunu görmesine yönelik mekanizmalar oluşturulacak ve hesap verilebilirliliği oluşturulması sağlanacaktır. sağlayacak raporlama sistemlerinin Standart-3:Personelin Yeterliliği ve Performansı İdareler. personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. l.3.l. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

1.3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 1.3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. 1.3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 1.3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. 1.3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. 1.3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. 1.3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük haklan gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personelin Yeterliliği ve Performansı Standardı Genel Şartlarını karşılamak üzere üniversitemizce yapılacak işlemler; 1-Birim hizmetlerinde görevli yönetici kademesindeki personel ile diğer personelin görevlerinin etkin ve etkili bir şekilde yönetilmesi amacıyla kişisel gelişiminin sağlanması için gerekli tedbirler alınacak ve tüm çalışanlar en üst düzeyde bilgi donanımı, deneyimi ve yeteneğine kavuşturulacaktır. Bunun için çalışanların görevleriyle ilgili hangi eğitimin gerçekleştirilmesi gerektiği saptanarak personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilmeleri için ihtiyaç duyulan alanlarda öncelikle hizmet içi eğitime ağırlık verilerek personelin yeterliliği, bilgi ve deneyimi geliştirilmeye çalışılacak. Eğitimlerin sürekli olması için eğitim faaliyetleri her yıl planlanacak ve hizmet içi eğitimlerde eğitim müfredatının güncellenmesi sağlanacaktır. Personele verilen eğitimlerin istatistik sonuçları çıkarılacaktır. Çalışanların organizasyon içerisinde işi yaparken eğitimini sağlayacak veya çalışanların kendi kendilerini geliştirmelerini teşvik edici yeni yöntemler araştırılacaktır. 2-Her kademe yönetici/personel için asgari bilgi/yetenekleri belirleyen bir çizelge hazırlanarak her görev için uygun personelin seçilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulacaktır. Naklen gelen personelin deneyimleri dikkate alınarak bilgili ve deneyimli

olduğu alanda görevlendirilmesi, göreve yeni başlayanların ise ilgi alanlarına (mezun olduğu bölüm, daha önce yaptığı görevler vb.) göre görevlendirme yapılması sağlanacaktır. 3-Personel değerlendirme kriterleri belirlenecek ve personelin işini yaparken ke ndisinin hangi kriterlere göre değerlendirileceğini bilinmesi sağlanarak yılda en az bir kez memnuniyet anketi düzenlenecek ve anketin değerlendirilmesi yapılacaktır. Performansın ölçülemediği durumlarda, ölçülebilir anlamlı performans göstergeleri belirlenmesine çalışılacaktır. 4-Birim çalışanlarının yönetimi, idarenin Stratejik Planında belirlenen amaç ve hedeflerin gerçekleşmesi için personelin belirlenen görev, yetki ve sorumlulukları Stratejik Planda belirlenen amaç ve hedefler ilişkisinin kurulmasını sağlayacaktır. 5-Üniversitemizde yapılacak norm kadro çalışmaları sonucu personel ihtiyacı belirlenerek, Üniversitemiz birimlerinin ihtiyaçlarına göre Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığından personel talep edilecek, norm kadroda belirtilen ancak Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığından atanacak personelin 12.11.2005 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Yüksekogretım Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlan Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliğine göre yükseltilmeleri sağlanacaktır. Standart -4: Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 1.4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. 1.4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. 1.4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 1.4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 1.4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki Devri Standardı Genel Şartlarını karşılamak üzere Üniversitemizce yapılacak

1- Üniversitemizde oluşturulacak iç kontrol sisteminin, süreç bazlı yönetimi gerekli kıldığından ve bu çalışmalar sırasında süreç analizleri yapılacağından, iş akış şemaları çıkarılarak ihtiyaç duyulan yeniden yapılanmanın toplam kalite yönetimi uygulamasını da mümkün kılacak şekilde süreç bazlı yapılanmayı esas alması sağlanacaktır. 2- İç kontrol sisteminin kurulmasında toplam kalite yönetimi çalışmaları ile paralellik ve koordinasyonun sağlanmasına yönelik düzenlemelerde bulunulmasının ve ortak alanların belirlenmesinin hem mükerrer çalışmanın önüne geçilmesi, hem de daha etkin bir çalışma ortamının sağlanması bakımından önemlidir. Bu amaçla Üniversitemizin tüm faaliyet ve işlemlerinin en riskli alanlardan başlanarak (mali veya yönetsel nitelikte tüm faaliyet ve işlemlerinin) yazılı olarak süreç akış semaları ile belirlenecek, bu şemalar kitap halinde ve kod numaraları verilerek tasnif edilecek ve belgelenecektir. Hazırlanacak süreçler Üst Yönetici onayından sonra, tüm personelin erişebileceği şekilde duyurularak, personelin süreçleri bilmesi sağlanacaktır. Süreç analizleri çıkarılırken; Süreçlerin tanımlanmasına, Süreç sahiplerinin belirlenmesine, süreçler arası ilişkilerin çözümlenmesine, Süreç performansını ölçmek için kriter ve standartların belirlenmesine, Süreç sahipleri tarafından anlaşılır olmasına dikkat edilecek. 4- Hazırlanacak süreç analizlerindeki imza ve onay mercilerinin de belirlenmesi için imza Yönergesi hazırlanacaktır, 5- Üniversitemizde Üst yönetici devredilecek yetkileri tamimle bildirecektir. Bu tamimde; yetkiler ve yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı o lmas ına ve yetki devrinde yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek hazırlanacaktır. A. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart-5: Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmak, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

2.5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. 2.5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. 2.5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. 2.5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. 2.5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. 2.5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Planlama ve Programlama Standardı Genel Şartlarını Karşılamak Üzere Üniversitemizce yapılacak Çalışmalar; 1 -Bilindiği üzere, akademik ve idari birimlerin doğrudan katılımıyla, Üniversitemizin amaç/hedeflerini, faaliyet önceliklerini ve stratejilerini belirleyen; politikaları ve kaynak kullanım kararlarını yönlendiren bir yapı getiren yaklaşımla Üniversitemiz 2009-2013 Yılları Stratejik Planı hazırlanmıştır. Söz konusu stratejik plan, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik in 7 nci maddesindeki unsurların oluşması halinde, hazırlanırken olduğu gibi katılımcı yöntemlerle revize edilerek mis yon, vizyon ve amaçlar değiştirilmeden hedeflerde nicel değişiklikler yapılacak ve stratejik planın güncel kalması sağlanacaktır. 2-Harcama birimlerimiz yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programlarını ilgili yıl için öngörülen öncelikli stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlayacak ve uygulayacaklardır. Harcama Birimlerince hazırlanan faaliyet raporları sonuçları incelenerek stratejik planla uyumluluğu araştırılacak, uyumsuzluk olması halinde nedenleri tespit edilerek bir sonraki dönemde bu eksiklerin giderilmesi sağlanarak stratejik planda yer alan amaç ve

hedeflerin zamanında sonuçlanması için revizyon yapılması gerekiyorsa bunun yapılması sağlanacaktır. Standart-6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 2.6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. 2.6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. 2.6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi standardı genel şartlarım karşılamak üzere Üniversitemizce yapılacak işlemler; 1 -Üniversitemizin kurumsal hedeflerine ulaşılmasına yönelik katılımcı yöntemlerle ve sürekli risk değerlendirmesi yapılarak tespit edilecek risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç bazlı çalışmalarda uygun kontrol noktalarının oluşturulmasıyla risklerin gerçekleşmesi önlenmeye çalışılacaktır. Üniversitemiz tüm Harcama Birimlerinde; aşağıda tanımı yapılan yapısal (doğal) risk kriterleri göz önüne alınarak risk analizi yapılacaktır. 1-Bütçe Büyüklüğü: Kamu idaresine bütçeyle verilen kaynakların büyüklüğü veya yetersizliği kayıp ve zararların gerçekleşme olasılığını ya da işlemlerin gerçekleştirilememe riskini arttırır. 2-PersoneIin Yetkinliği: İdarenin faaliyetlerinde görev alan personelin yetkin olmaması bilgi düzeyinin düşük olması hata ihtimalini artırır. 3-Faaliyetlerin Çeşitliliği: İdarenin faaliyetlerinin karmaşıklığı, kontrollerin uygulanmasını zorlaştırarak hata yapılma ihtimalini artırabilir. 4-İşlem Hacmi ve Personel Sayısı: İşlem hacminin büyüklüğü karşısında personel sayısının yetersizliği hata yapılma olasılığını artırarak idareyi riskli bir konuma getirebilir. 5-İmaj ve İtibar Riski: Kurumun yapmakta olduğu işlerin yeterince anlatılmaması kamuoyu önündeki imajını ve itibarını etkileyecek nitelikte olması riski artırır.

6-Yapısal, İşlevsel ve Teknik Değişiklikler: Yeni birim ve faaliyetler, yeniden yapılandırma projeleri, organizasyon ve insan kaynaklarındaki önemli değişiklikler yüksek risk içerdiğinden öncelikli risk alanları olarak alınması gereklidir. 7-Yasal Düzenlemelerin Yoğunluğu: Kamu idaresinin faaliyet alanını ilgilendiren çok sayıda yasal düzenlemenin olması mevzuatın doğru bir şekilde anlaşılmasını güçleştirebileceğinden, faaliyetlerin düzenlemelere uygun yapılamama riskini arttırabilir. Her birim kendi yapacağı risk değerlendirmesine göre risk alanları belirleyecek, risk kriterlerinin ve değerlendirme ölçeğinin tanımlanmasını yaparak birimde yürütülen her bir işin risk kriterleri, katsayıları ve ağırlığına göre risk analizi yapacaklardır. Değerlendirme sonucunda risklerin % ağırlığı tespit edilerek yapısal risk düzeyleri belirlenecektir. B. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart-7:Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 3.7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb. ) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. 3.7.2. Kontroller, gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. 3.7.3.Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağ 1 anmasını kapsamalıdır. 3.7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Kontrol stratejileri ve yöntemleri değerlendirilmesi standardı genel şartlarını karşılamak Üzere Üniversitemizce yapılacak işlemler; 1- Üniversitemizde kurulacak iç kontrol sisteminde ele alarak düzenleme yapacağımız: Süreç yönetimi bazlı görev tanımları yapılması,

Her bir görevde istihdam edileceklerin iş analizlerine dayalı olarak nitelik ve sayısal bazda belirlenmesi, Norm kadro uygulaması, Süreç içerisinde rol alan her bir görevlinin görevlerinin kendilerine açık, net ve anlaşılır şekilde yazılı olarak verilmesinin sağlanması, Risk değerlendirme ve analiz yapılması, Kurum içinde tüm kademelerdeki personelin, iç kontrol süreci içindeki rolünü anlaması ve bu sürece dahil olmasının sağlanması, Süreçlerin belirlenmesini müteakip uygun yazılımlar ile desteklenmesi, gibi çalışmalarımız sonucunda iç kontrol faaliyetlerinde sorumluların ve sorumluluklarının açık ve net olarak belirlenmesi sağlanacak ve kontrol noktalarının olmadığı ancak kontrollerin yapılmasının gerekli olduğu alanlara; Onaylar (muvafakat, izin), Yetkilendirmeler (yetki ve izin), Teyitler (doğrulama), Mutabakatlar, Faaliyet ve performansın gözden geçirilmesi, Varlıkların güvence altına alınması, Fiziksel kontroller, Kayıt ve bilgilerin muhafaza edilmesi, Kayıtlara erişim yetkisi üzerindeki kontroller. Görev ve yetkilerin ayrıştırılması (görevler ayrılığı ilkesi) Süreç ve eylemlere yönelik inceleme, İşlemlerin belgelendirilmesi, gibi çeşitli aktivite ve mekanizmalardan uygun olan önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol noktalan yerleştirilecektir. 2-İhtiyaç duyulan alanlardaki kontroller işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolü de kapsayacak şekilde hazırlanacaktır. 3-İdarenin taşınırlarının belli zamanlarla kontrolü sağlanacaktır. Standart-8: Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunulmalıdır. 3.8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. 3.8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. 3.8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel taralından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi standardı genel şartlarını karşılamak üzere Üniversitemizce yapılacak işlemler; 1-Üniversitemiz faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürler ve dokümanlar mevzuata uygun, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir olacak şekilde hazırlanarak bir dizi pusulası halinde personelin erişimine sunulacak ve güncel kalması sağlanacaktır. Yapılan her bir işlemin yapıldığına dair belge üretilecektir. 2-Üniversitemizde belirlenen tüm prosedürler ve dokümanların, intranet ortamında yetkilendirilecek personelin erişimine açık bir şekilde bulundurulması sağlanacak, internet ortamında bulunan bilgilerin güncelleme ve revizyon işlemlerinden ilgili birimler sorumlu olacaktır. İntemet ten alman çıktıların bir süre sonra güncel olmayabileceği, güncel bilgilerin her zaman İnternet'te olacağının tüm personel tarafından bilinmesi sağlanacaktır. Standart-9: Görevler Ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 3.9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

3.9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin ta m olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır Görevler ayrılığı standardı genel şartlarını karşılamak iizere Üniversitemizce yapılacak işlemler; 1-Hata, eksiklik, yanlışlık ve usulsüzlükleri önlemek için işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve incelenmesinin farklı kişilerce yapılması sağlanarak kontrol sorumluluğunun dağıtılması sağlanacak, böylece karşılıklı kontrol ve dengeleme etkinliği sağlanmış olacaktır. Yeterli sayıda personelin olmaması halinde personelin birimler arası ve birimler içinde rotasyona tabi tutulması sağlanarak personelin bir işlemin tüm yönleriyle uğraşması engellenmeye çalışılacaktır. 2-Mali işlemlerle (Ör: ihale işlemi) ilgili düzenlemeler ve görevlendirmelerde görevler ayrılığı standardına ilişkin düzenlemelere dikkat edilerek komisyonların oluşturulması sağlanacaktır. (Ör: satın alma işlemi ile muayene ve kabul işlemlerinde aynı personelin görevlendirilmemesi.) Standart-10: Hiyerarşik Kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 3.10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. 3.10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Hiyerarşik kontroller standardı genel şartlarını karşılamak üzere Üniversitemizce yapılacak işlemler; 1 -İş akış sürecinde görevliler faaliyet raporlarını ve çıktıları bir üst yöneticiye verecektir. 2-Harcama Birimlerinde Süreç kontrolü yapılacak, mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlanacak ve üst yönetici onayı alınacaktır. 3-Kritik alanlarda üst düzey yöneticiler bir alt yönetici tarafından iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır. Standart-11: Faaliyetlerin Sürekliliği

İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 3.11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. 3.11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. 3.11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele verilmesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Faaliyetlerin sürekliliği standardı genel şartlarını karşılamak üzere Üniversitemizce yapılacak işlemler; 1- İşin sürekliliğini sağlamak için yönerge hazırlanacaktır. Bu yönergede hastalık, izin, vekâlet, emeklilik vb. nedenlerden dolayı işin aksamaması için boşalan görevin asgari gereklerinin o görevi yapacak personelde aranması gereken hususlar belirlenecektir. 2- Hastalık, izin vb. nedenlerden dolayı işin aksamaması için her personelin yerine bakabilecek yedek personel çizelgesi hazırlanmalı ve çizelgenin standart formu hazırlanan yönergenin ekinde yer almalıdır. 3- Geçici veya sürekli nedenlerle boşalan görevleri yapacak personeldeki nitelikler, yeterlilikler yönergede belirtilmişse de personele yapacağı iş ile ilgili güncel doküman ve gerekli bilgiler, görevi yürütecek personele ayrılan personel tarafından iletilmesi yönetici gözetiminde sağlanarak, hastalık gibi devredilemeyecek durumlarda da her personelin yedekleri görev alarak personelin göreve başladığında işin aksamasının önüne geçilecektir. Personelin izin dönüşünde de aynı süreç uygulanacaktır. Standart-12: Bilgi Sistemleri Kontrolleri İdareler. bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 3.12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.