SATIġ ve DAĞITIM SAP- SD SĠPARĠġ 1/67
SATIġ BELGELERĠNĠN YARATILMASI VE GENEL YAPILARI Her satış dokümanı bir satış alanı içinde yaratılır. SipariĢ Yaratma: Satış siparişi fatura belgesine referansla veya herhangi bir belgeye gerek kalmadan da yaratılabilir. Ancak referansla yaratmak her zaman daha makuldür. Çünkü veriler bir belgeden diğerine kopyalanır ve bu da sistemin performansını arttırır. 2/67
SAP da siparişin türleri vardır. Sipariş hangi türde yaratılıyorsa, uyarlama kısmındaki o türün özelliklerine göre davranır. Aşağıdaki şekilde bu sipariş türlerinden bazıları gösterilmiştir. 3/67
Farklı sipariģ süreçleri satıģ türlerine göre ifade edilir. Örneğin Standart sipariģ türü faturalanabilen ve belli termin satırlarına sahip sipariģler için uygundur. Acil satıģ ve peģin satıģ direk üretim tesisi veya dağıtım tesisinden yaptığımız satın alımlar için uygundur. Fatura mal alınır alınmaz direk kesilir. Bedava sipariģler belli tarihlerde gerçekleģen ve herhangi bir fatura gerektirmeyen satıģlar için idealdir. Palet örneği bu duruma uygundur. Geri dönen mallarınız içinse bir geri dönüģ sipariģi yaratılabilir. 4/67
Ayrıca istediğiniz özelliklere sahip olması gereken bir sipariş türünü kendinizde yaratabilir ve satışlarınızı yarattığınız sipariş türünden yapabilirsiniz. SAP de satış süreci satıģ öncesi aktivitelerle başlar. Satış öncesi aktivitelerin sağlam bir zeminde yürümesi için müşteri ilişkiler yönetiminin iyi derecede yapılandırılması gerekir. 5/67
SatıĢ öncesi aktiviteler öncelikle telefondan, mailden, fuarlardan veya internetten müşterilere duyurulan ürün ve ürün kampanyalarıyla başlar. Sonra müşteri alacağı ürün için bir teklif talebi (inquiry) sunar. Bu teklif talebinin belli bir periyodu vardır ve yasal bir zorunluluğu yoktur. Yani müşteri istediği an bu tekliften vazgeçebilir. Teklif talebini alan işletme bu talebe referansla teklif sunma dökümanı (quotation) yaratır ve müşteriye bunu gönderir. Bu teklif sunma belgelerinin belli bir periyodu vardır ve yasal olarak ta bağlayıcıdırlar. Teklif sunma belgesi bir inquiry e referansla yaratılmak zorunda değildir. Yani müşteriden herhangi bir teklif almadan direk bir quotation yaratılabilir. 6/67
Müşteri ürün için yapılan teklifi kabul ederse, sistemden bu teklife referansla sipariş yaratılır. 7/67
TEKLİF TALEBİ (INQUIRY) Araştırma yapmak amacıyla müşterinin gönderdiği ürün talebinin sisteme girilmesidir. Örneğin müşteri ile telefon görüşmesi yapılır veya faxla bazı ürünlerden isteyebileceklerini belirtirler. 8/67
TEKLİF TALEBİ (INQUIRY) Müşteri teklif belgesi adından da anlaşılacağı gibi bir teklif belgesidir. İşletmenin ilk müşterisi veya devamlı müşterisi için bu belge hazırlanabilir. Örneğin işletmenin devamlı müşterisi işletmeyi arayarak; geçen sene işletmeden t- as106 kodundaki motosiklet ön farı satın aldığını, üründen memnun kaldığını ve yeni sipariş için bir fiyat teklifi istediğini belirtir. İşletmede müşteri teklifini müşteri teklif sunumu belgesine girerek bir satış dokümanı yaratır. Aşağıdaki şekilde teklif sunumunun giriş ekranı görülmektedir 9/67
10/67
Teklif Talebi Yaratma Ekranı Teklif yaratma ekranında elle siparişi vermek isteyen müşteri (sold-to party) ve satın alma numarası başlık kısmına girilir. Enter tuşuna basıldığında ise müşteri kartından ürünü teslim alan (ship-to party), ödeme vadesi (payment terms), incoterms, satış alanı, doküman para birimi otomatik olarak müşteri kartından gelir. Bütün bunlar başlık (header) seviyesinde gerçekleşir. 11/67
Şekilde görülen başlık butonuna basıldığında başlıkla ilgili diğer tablarda ayrıntılı olarak görünür. Başlık kısmında üzerinde durulması gereken konu ise requested delivery date (müşterinin malı istediği tarih) in dokümana otomatik olarak gelmesidir. Bu tarih ise dokümana uyarlama tarafında teklif sunumu tipi (inquiry type) nden gelir. Ayrıca bu teklifin hangi aralıklarda geçerli olacağını yaratma ekranından girebiliriz. Bu tarihlerin bir yasal bağlayıcılığı yoktur. Kalem (item) kısmına ise malzeme numarası ve istenilen miktar girilir. Enter tuşuna basıldığında sistem otomatik olarak malzemeden fiyatı getirir. 12/67
13/67
Logistics Sales and distribution Sales- Inquiry VA11-Create PO Number: Müşteri ile iletişimde kolaylık sağlar.örneğin, müşteri talebiyle ilgili fax çekmiştir ve de kendi sisteminde buna bir numara vermiştir.) PO date: İstenilen tarih girilir. Valid from ve valid to bölümünde;firmanın uyguladığı geçerlilik süresi girilir. Örneğin bir haftalık geçerlilik süresi... Sipariş miktarı ve adedi girilir.enter a basıldığında malzemelerin tanım kısımlarına sistem tarafından giriş yapıldığı ve bazı verilerin hesaplandığı görülür. Ayrıca net value kısmına veri atandığı gözlenir. 14/67
Net Value: Sistem gerekli hesaplamaları yapar. Expected order value: Gerçekleşmesi beklenen sipariş anlamına gelmektedir.sistem içerisinde daha önceden alınan taleplerin satış olarak gerçekleşme oranlarının net value daki miktar ile çarpılmasıyla elde edilir. Örneğin talep tutarı 1000 Euro ve siparişe dönme oranı % 40 olsun. Bu durumda 1000 X 0.4 =400 Euro olur. Birden çok malzeme varsa her biri için gerçekleşme oranları ayrı ayrı hesaplanır ve toplanır. 15/67
TEKLĠF SUNUMU YARATMA (QUOTATION) Teklif sunumu belgesi bir teklife referansla yaratılabileceği gibi, herhangi bir dokümana referansa gerek duymadan da yaratılabilir. Ama en doğrusu eğer varsa bir teklife referansla yaratmaktır. MüĢteri iģletmeye almak istediği ürünü teklif halinde gönderir göndermez, iģletmedeki ilgili personel bu teklife o anki stok değerlerine ve fiyatlandırmaya bakarak bir teklife uygun bir quotation ı müģteriye gönderirler. 16/67
Teklif Sunumunu Referansla Yaratma Teklif sunumu (quotation) yaratırken VA21 işlem kodu kullanılır. Teklif sunumu belgesi bir satış dokumanıdır ve dokuman tipi QT dir. Bu ekranda üstteki çubukta referansla yarat (create with reference) tuşuna basıldığında şekildeki küçük ekran açılır. Bu ekranda göründüğü gibi inquiry tabı seçili gelir. Bu ekranda teklif numarası girilir ve ardından alttaki kopyala (copy) tuşuna basılarak quotation dokümanının içine girilir. 17/67
Quotation (Teklif Sunumu) Yaratma Ekranı VA21 18/67
Bu aşamadan sonra teklif yaratma ekranına veriler Inquiry den kopyalanmış olarak gelir. Teklif geçerlilik süresi girmek için Valid from ve Valid to kutucukları tıklanır. Teklif hazır hale gelmiştir ve kaydedilir. 19/67
SĠPARĠġ YARATMA (SALES ORDER) Bir standart sipariş aşağıdaki bilgileri içerir. Müşteri ve malzeme bilgileri Fiyat bilgileri Sevkiyat tarihleri ve miktarları ile ilgili bilgiler Sevkiyat süreci ile ilgili bilgiler Faturalama ile ilgili bilgiler 20/67
Bir satış siparişi başlık (header),kalem (item) ve termin satırı (schedule line) olmak üzere üç kısımdan oluşur. Herkısım belli verilerden oluşur. Satış dokümanı başlığı Bütün dokümanı ilgilendiren verileri içerir. Müşteri ilişkili veriler burada bulunur. Satış dokümanı kalemi Genelde malzemeye ait verilerin bulunduğu kısımdır. Siparişteki her kaleme özgü veriler burada saklanır. Termin satırı Bu kısımda ise siparişin zaman çizelgeleme bilgileri ve sevk edilebilecek miktarın olduğu bilgiler vardır. Mesela malzeme hazır tarihi, yükleme tarihi,mal çıkış tarihi ve malın müşteriye ulaşacağı tarih buradadır. 21/67
SipariĢ Belgesinin Genel Yapısı 22/67
SĠPARĠġ YARATMA (SALES ORDER) Sipariş yaratmanın işlem kodu VA01 dir. Sipariş yaratma giriş ekranına gelindiği zaman, sipariş teklif sunumuna referansla yaratılacağı için referansla yarat tuşuna basılarak çıkan küçük ekranda teklif sunumu numarası girilerek quotation daki bilgilerin kopyalama kuralına göre siparişin içine geçmesi sağlanır. Sipariş türü alanına OR (standart sipariş) girilir. Bu alana çeşitli sipariş türleri girilebilir. Örneğin; peşin satış, acil sipariş türleri bu alana sipariş türü olarak girilir. Sipariş belgesi belli işlemlerde girilen sipariş türüne göre hareket eder. Örneğin; müşterinin malı istediği tarih, fatura türü, sevkiyat türü, kullanılabilirlik kontrolü, zaman çizelgeleme gibi daha bir çok hareket sipariş türüne göre belirlenir. 23/67
SipariĢ Yaratma Ekranı (VA01) 24/67
SAP işlem ekranı sekmeler Başlık Sekme madde detayı Sekme maddesi 25/67
Sipariş sürecinde sistem iki şeyi daha yapar. Bunlardan ilki sistem istenilen malzemenin istenilen tarihte olup olmadığını kontrol etmek için bir kullanabilirlik kontrolü (availability check) çalıştırır. Sipariş içi gerekli yerler tamamlandıktan sonra ekranın sol alt köşesinde availability check tıklanır ve onaylanır.availability check carried out (mevcudiyet durumu kontrol edilmiştir) ibaresi belirir. Diğeri ise malzeme yönetimine bir transfer ihtiyacı gönderir. Bundan kasıt malzeme yönetimine şu maldan bu sipariş için şu kadar lazım emrini vermektir. 26/67
Yine ekranın sol alt köşesinde items conditions tıklandığında alınan siparişteki ürün fiyatı detayları,vergiler ve de varsa müşteriye ait iskontolar görülebilir. 27/67