T.C KONYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI Kuruluş Görev ve Çalışma Esasları YÖNETMELİĞİ AMAÇ : MADDE 1- Bu Yönetmelik Konya Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığının her türlü çalışma hizmet ve işlemlerini, yasalarda belirtilen şekil ve süre içinde düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlayacak genel ilkelerini ve bu görevleri yürütecek Şube Müdürlerinin çalışma koşullarını görev, yetki ve sorumluluklarını düzenler. KAPSAM : MADDE 2- Bu Yönetmelik Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığının kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile hizmet ilişkilerini, çalışma kural ve ilkelerini ve personelin nitelikleri ile diğer esasları kapsar. HUKUKSAL DAYANAK : MADDA 3- Bu Yönetmelik, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 5272 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesinin Yönetimi hakkında Kanun ile bu kanunlara dayalı olarak çıkarılan tüzük ve yönetmeliklere göre hazırlanmıştır. TEŞKİLAT YAPISI : MADDE 4- Daire Başkanlığına bağlı Birimler. A) Kararlar Şube Müdürlüğü B) Yazı İşleri Şube Müdürlüğü DEYİMLER VE TANIMLAR : MADDE 5- -Belediye : KONYA Büyükşehir Belediyesi, -Başkanlık : Büyükşehir Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı, -K.Ş.M. : Kararlar Şube Müdürlüğü -Y.İ.Ş.M. : Yazı İşleri Şube Müdürlüğü -K.Ş.M. Personeli : Kararlar Şube Müdürlüğünde görevli tüm personeli, -Y.İ.Ş.M. Personeli : Yazı İşleri Şube Müdürlüğünde görevli tüm personeli, -MECLİS : KONYA Büyükşehir Belediye Meclisini, -KOMİSYON : Büyükşehir Belediyesi İhtisas Komisyonları, -ENCÜMEN : KONYA Büyükşehir Belediyesi Encümenini belirtir. MADDE 6- YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞININ YETKİ VE SORUMLULUKLARI: a) Bu Yönetmelikte belirtilen Şube Müdürlüklerinin ve hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini kontrol eder.
- 2 - b) Büyükşehir Belediyesi bünyesinde Daire Başkanlıklarından gönderilen evrakın yasa, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlar. c) Meclis toplantı gündemlerini Büyükşehir Belediye Başkanının emirlerine göre hazırlanması için ilgili Şube Müdürüne konu hakkında gerekli talimatı verir. d) Encümen gündeminin hazırlanmasında ve gündemin tespiti için gerekli talimatı verir. e) Daire Başkanı Belediyenin görev ve amaçlarının en etkin bir biçimde gerçekleştirilmesine olanak sağlayacak önerilerde bulunmaya ve bir raporla Genel Sekreter kanalı ile Büyükşehir Belediye Başkanına bildirmeye yetkilidir. f) Genel evrakın zamanında işleme konulmasını sağlar. Belediyeye gelen yazı ve mesajlardan gerekenlerin Belediye Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarına sunulmasını sağlar. g) Müdürlüklerinin kişisel ve gizli sicillerinin düzenlenmesi ve Şube müdürlüklerinin her türlü özlük ve sosyal haklarının takibi Daire Başkanının yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Genel evrak ve arşivin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek, yürütmek, 1) Daire Başkanı görev ve hizmetlerinden ötürü Büyükşehir Belediye Başkanına karşı j) Belediye Meclis Üyelerine ve ilgililerine talepleri halinde Meclis Tutanakları ve Kararlarını vermek. MADDE 7- ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİ VE GÖREVLERİ : Yazı İşleri ve kararlar Daire Başkanlığı Şube Müdürlüklerinin görev-yetki ve sorumlulukları şunlardır. a) Bu yönetmelikle belirtilen Şube Müdürlüklerinin hizmetlerinin Daire Başkanının direktifleri doğrultusunda düzenli bir şekilde yürütülmesinde Daire Başkanına yardımcı olur. b) Daire Başkanı tarafından verilen diğer görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlar. c) Görev ve hizmetlerinden ötürü Daire Başkanına karşı MADDE 8- KARARLAR ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREV VE YETKİLERİ: Belediye Meclisi Çalışmaları ile ilgili Görevleri: Belediye Meclisi ile ilgili hizmetler aşağıdaki şekilde yürütülür. a) Belediye Meclisince alınan tüm kararlar için yasalarda gösterilen şekil ve süre içinde gerekli işlem yapılır. b) Toplantı günleri yasada belirtilen şekilde Büyükşehir Belediye Başkanının emir ve imzası ile hazırlanır. Duyuru Çağrı kağıdı ile birlikte Meclis Üyelerinin adreslerine kapalı zarf içinde gönderilir.
- 3 - c) Toplantılar süresince yapılan Meclis toplantıları gündeminin hazırlanmasındaki esaslar şöyledir. Başkanlık yazıları gündemin ilk maddelerini oluşturur. Meclis Komisyonları raporları: Bu raporların gündeme alınması için komisyonu oluşturan üye tam sayısı çoğunluğunca imzalanmış olması gerekir. d) İlgili Daire önerileri yasa tüzük ve yönetmelik esaslarına uygun olmalıdır. e) Yasa Tüzük yönetmelikleri uygun olarak ilgili Dairelerden gönderilen evrakın, yasadaki şekil ve sistemlere uygun olarak ve belirlenmiş sürede sonuçlandırılması için gerekli çaba ve özen gösterilir. f) Mecliste görüşülmesi gereken konular önce, talebi yapan Daire Başkanlığının bağlı olduğu Genel Sekreter Yardımcısının incelenmesine sonra Genel Sekreter ve daha sonra Büyükşehir Belediye Başkanına sunularak Evrak Daha Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığına gönderilir. Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı da konuyu Büyükşehir Belediye Başkanına iletir. Büyükşehir Belediye Başkanının emirleri ile Kararlar Şube Müdürlüğüne gönderilen evrak yine Başkanının emirlerine göre Meclis için hazırlanır. g) Meclise gönderilecek yazılar Meclis Başkanlığı adına yazılı Başkanın havalesi ile Meclise sunulur. h) Meclis çalışmalarını belirleyen tutanak ve tutanak özetleri ayrı bir dosyada saklanır ve incelemeye hazır bulundurulur. Bütçe ödeneği bulunduğu takdirde kitap haline getirilir. i) Meclis Üyelerine meclise devamlarını belirlemek üzere Meclis Başkanlığınca tutulan Yoklama cetveli saklanır. Meclisin her toplantısından evvel yoklama cetveli Meclis Başkanına teslim edilir. j) Meclis imza cetvelindeki imzalara göre hakkı huzurların puantajı hazırlanır. k) Daire Başkanlığı yazılan yasa, tüzük, yönetmelik gibi ilgili mevzuat açıkça belirtilmiş ilgili emir ve genelgeler iliştirilmiş olarak hazırlanmış olmalıdır. Belediye Encümeni çalışmaları ile ilgili görevler : MADDE 9- Encümen Çalışmaları ile ilgili hizmetler aşağıdaki şekilde yürütülür. a) Encümene Büyükşehir Belediye Başkanı ve tayin edeceği şahıs Başkanlık eder. b) Başkan veya Genel Sekreter tarafından gönderilen evraklar ancak Encümende görüşülebilir. c) Encümene gönderilecek yazılarda silindi, kazıntı olmaması asıldır. Çıkıntı, düzeltme ve çizinti varsa üzerleri mühürlenmiş ve imzalanmış olmalıdır. d) Encümen gündemi, çoğaltılarak encümen üyelerine dağıtılır.
- 4 - e) Gündemdeki konular, gündeme açık ve öz olarak yazılır. f) Gündeme alınan konular, gündemdeki sırasına göre encümen karar defterine kaydedilir. g) Encümen kararına katılmayan üyelerin, karara katılmayış nedenleri, karar metnine ve karar defterine aynen yazılır ve üyelerce imzalanır. h) Encümende verilen kararlar anında Encümen karar defterine yazılır. Encümen Başkanı ve üyeler tarafından derhal imzalanır. i) Encümende verilen kararlar memurlar tarafından metin haline getirilir ve karar metni Encümen Başkanı ve üyeler tarafından paraf edilir. j) Encümen önceden belirtilen gün ve saatte veya çoğunluk olmaması nedeni ile toplanamaz veya çoğunlukla bir karar oluşturamazsa, durum encümen karar defterine yazılır. Karar Encümen Başkanı ve bulunan üyeler tarafından imzalanır. k) Encümen toplantılarına katılmayan üyeler için Encümen Başkanınca karar defterindeki ilgili yere (bulunmadı) veya (izinli deyimleri yazılır ve imzalanır.) MADDE 10- KARARLAR ŞUBE MÜDÜRÜNÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI: a) Bu yönetmelikte belirtilen K.Ş.M.lüğü hizmetlerini zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlar. b) Şube Müdürlüğüne bağlı şefliklerin çalışmalarını planlı ve programlı bir şekilde düzenler. Personel arasında işbirliği kurulmasını sağlar. c) Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığınca gönderilen evrakın yasa, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlar. d) Meclis toplantı gündemlerini başkanın emirlerine göre hazırlar ve imzasını sunar. İmzalı gündemin zamanında meclis üyelerine dağıtılmasını sağlar. e) Meclis veya Encümene gönderilecek dosyaları inceler. Usul ve Esas yönünden noksanlarını tamamlattırır. f) Personelin kişisel ve gizli sicillerinin düzenlenmesi ve personelin her türlü Özlük ve Sosyal haklarının takibi Müdür yetki ve sorumluluğunda yürütülür. g) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığına karşı MADDE 11- MECLİS İŞLERİ ŞEFİNİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI: a) Meclise ait yazıları hazırlar.
- 5 - b) Gündemde bulunan dosyaları düzenler. Gündem sırasına göre numaralar imza kartonu içine sırayla yerleştirilir ve meclis başkanlığına sunar. c) Meclis Üyelerine ait yoklama cetvelini oturumdan önce Meclis başkanına teslim eder ve oturumdan sonra teslim alır. Cetveli saklı tutar. d) Meclise ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlemlerini tamamlatır. Meclis kararlarını Valiliğe gönderir ve sonucu takip ederek ilgili Daire Başkanlığına bilgi verir ve son işlemleri yerine getirir. e) Meclis karar özetlerini ve yazılarını süresi içinde ilgili birime gönderilmek üzere hazırlar. f) Meclise ait kararlar ve tutanak dosyalarını bu iş için ayrılmış dolaplarda dosyalama esasına göre saklar. g) Meclis üyelerince Meclis Başkanlığına verilen önerge suretlerinin ilgili müdürlüğe gönderilmesini, gelen yanıtların Büyükşehir Belediye Başkanlığına sunuluşundan sonra önerge sahibine iletilmesini takip eder. h) Meclis üyelerinin huzur haklarının tahakkukunu ve zamanında ödemeyi sağlar. i) Görev ve hizmetin yürütülmesinde her türlü evrakın kaybından ötürü müdürlüğe karşı MADDE 12- ENCÜMEN İŞLERİ ŞEFİNİN GÖREV-YETKİ VE SORUMLULUKLARI: a) Yazılan encümen kararlarını imzaya sevk ettirilir. İmzaların gecikmesinden ötürü b) Encümene gelen evrakın karar defterine kaydedilmesini sağlar. c) Encümen karar defterini düzenli bir şekilde tutturulur. Defterdeki imzaların tamam olmasına, eksik imzaların nedeninin yazılmış olmasına özen gösterir. d) Gündemin Encümen üyelerine zamanında dağıtılmasını sağlar.
e) İmzası tamamlanan kararın ilgili Daire Başkanlığına gecikmeksizin gönderilmesini sağlar. - 6 - f) Encümen karar örneği almak isteyen ilgililere makbuz karşılığında karar örneğini Müdürüne bilgi vererek verir. g) Encümen karar asıllarının Müdürlükçe saptanmış yöntemle muntazam dosyalanmasında ve saklanmasında dikkat ve özen gösterir. h) Encümen kararlarının zamanında hatasız yazdırılmasını sağlar. Encümen kararı tek sayfaya sığmıyorsa, imza bloğu ile Encümen kararının aynı sayfaya yazılmasına dikkat eder. MADDE 13- EVRAK ŞEFİNİN GÖREV-YETKİ VE SORUMLULUKLARI: a) Müdürlüğe gelen tüm evrakları; Müdürlükçe saptanacak yönteme göre evrak kayıt defterine kayıt ettirir ve evrakın en son gördüğü işleme kadar kayıtlarının işlenmesini izler. b) Evrak memurunun imza karşılığı alacağı evrakın eksiksiz ve doğru olduğunu incelettirir. Teslim aldırır ve gelen evrakın havalesini yaptırarak ilgili memura zimmetle verilmesini takip eder. c) Müdürlüğe gelen ve giden evrakın kayıt işlemlerini noksansız takip eder. d) Geciken evrakın kimlerde kaldığının defteri zaman içerisinde tetkik ederek geciken evrakların neden geciktiğinin ilgiliden sorularak Müdürlüğe bilgi verilmesinden MADDE 14- YAZMAN ŞEFLİĞİNİN GÖREV-YETKİ VE SORUMLULUKLARI: a) Encümene girecek evrakı gündem sırasına göre karar defterine işler ve sıra numarası verir. b) Oluşan kararı anında öz olarak ve duyurarak ilgili sütuna işler ve altına Encümen Başkanı ve üyelere imzalattırır. c) Karara karşı olan üyelerin karşıt görüşleri açıkça ve aynen karar defterine yazılır ve anında üyenin imzası alınır. d) Encümende bulunmayan üyeler için Encümen Başkanının emri ile (Bulunmadı) veya (İzinli) deyimlerini yazar.
MADDE 15- YAZI İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREV VE YETKİLERİ: - 7 - a) Daire Başkanlığı tarafından verilen hizmetleri yapmak, bunlara ait yazışmaları yürütmek, dosyaları düzenlemek ve muhafaza etmek. b) Daire Başkanlığından gelen yazıları ilgili şubelere göndermek, c) Daire Başkanlıklarından gelen yazıları ait oldukları yerlere göndermek veya postalamak. d) İşi biten dosyaları arşivde saklamak. e) Daire Başkanlığına verilen genel nitelikleri teftiş ve denetleme raporlarının, ilgili birimlerin mütalaasını almak suretiyle topluca cevaplandırılmasını sağlamak. MADDE 16- YAZI İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRÜNÜN GÖREV-YETKİ VE SORUMLULUKLARI: a) Bu yönetmelikte belirtilen Yazı İşleri Müdürlüğü hizmetlerin zamanında verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlar. b) Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığından gönderilen evrakın yasa, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlar. c) Şefliklerin planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenler, personel arasında işbirliği kurulmasını sağlar, çalışmaları izler ve denetler. d) Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün çalışmaları konusunda ilgili kişilerle iş birliği yapar ve yetkili üst makamlara gerekli bilgileri verir. e) Personelin kişisel ve gizli sicillerinin düzenlenmesi ve personelin her türlü özlük ve sosyal haklarının takibi Müdür yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Müdür görev ve hizmetlerinden dolayı Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığına karşı MADDE 17- YAZI İŞLERİ ŞEFLİĞİNİN GÖREV-YETKİ VE SORUMLULUKLARI: a) Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması, genel bakım ve onarımının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlar. b) Kendisine bağlı personelin çalışmalarını düzenler. c) Bilgisayarda yazım işlemlerinin temiz, düzgün ve zamanında yapılmasında özen gösterir. d) Müdürlüğün vereceği diğer görevleri yapar, görev ve hizmetin yürütülmesinde, her türlü evrakın yürütülmesinde, her türlü evrakın kaybında Müdürüne karşı
MADDE 18- GENEL EVRAK ŞEFİNİN GÖREV-YETKİ VE SORUMLULUKLARI: - 8 - a) Başkanlığa kendi teşkilatımızdan veya diğer kuruluşlardan gelen ve giden evrakın kayıt, dağıtım ve havale yerlerine gönderilmesini, postalama ve dosyalanmasını sağlar. b) Kendisine bağlı personelin çalışmalarını düzenler. c) Zarflardan çıkan yazılar ve varsa ekleri kontrol edildikten sonra üzerine alındı tarih ve genel kayıt sıra numarası ile tarih, damga izindeki yerine yazılır. Bu numaralar her yıl birden başlamak suretiyle yıl sonuna kadar devam eder. İmzasız yazılar, imzalatılmak üzere iade edilir. Yazı ve eklerindeki noksanlıklar yazı üzerinde not olarak belirtilir. d) Gelen yazıların nereye havale edildiğini belirler ve ilgili kuruluşlara gönderilmesini sağlar. e) Konusu itibariyle birkaç servisi ilgilendiren yazıların suretlerini çıkarttırarak asıl, iş ile ilgili olan servise, suretleri diğerlerine, aslının alındı genel kayıt sıra numarası ile gönderir. Asıl ve suretler üzerinde gönderildiği yerler gösterir. f) Gelen evrak, özel defterine kayıt olunur ve zimmet defterinde işlenerek ilgili yerlere en kısa sürede teslimini sağlar. Kayıtlar muhafaza edilir. g) Konusu itibariyle önemli ve ivedi görülen evrakı derhal Müdürüne getirir, Müdürün havalesine veya havale emrine göre işlem yapar. h) Gizlilik dereceli yazılar yalnız Daire Başkanı tarafından açılır. Havalesi yapıldıktan sonra tekrar zarflanır. Zarf üzerine kaydı yapılarak ilgili yere gönderilir. i) Belediye Başkanlığından alınan olurlar gelen yazı gibi kayda geçirildikten sonra asıl, havalesi istenen servise gönderilir. j) Belediye Başkanının görmesi gereken yazıları, büro şefliği ayırt eder ve Daire Başkanının görüşüne sunar. k) Belediye Başkanlığından gönderilen her çeşit yazı Genel Evrak Şefliği ve Belediye Kuruluşlarında ise Yazı İşleri Servisindeki ilgili personel tarafından; dosya çıkış numarası ve tarih konularak sevk edilmesini sağlar.
- 9 - MADDE 19- PERSONELİN ÇALIŞMA İLKELERİ: a) Tüm personel tetkik işlerini, göreve gidecek yerlerini, yaptıkları ve yapacakları işleri gizli tutarlar. b) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit muamele yapılır. c) Görevleri ile ilgili doğrudan doğruya veya dolayısıyla, ilgili kimselerin hizmet ve ikramlarını kabul edemez ve bunlarla alış verişte bulunamazlar.bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç da veremezler. d) Meclis, Encümen ve Başkanlık yazılarını ve kararlarını açığa vuramaz ve yetkiler dışında kimseye bilgi veremez. e) Belediye Meclisi, Meclis Komisyonları ve Belediye Encümeninin mesai dışında yürüttükleri çalışmalarında personelinde mesai saati dışında çalışmış oldukları kabul edilir. f) Tüm personel mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitlerler. g) Her türlü evrakı muhafaza ile şahsen mükellef olan memurlar vs. sebepler ile vazifelerinden ayrılması halinde muhafaza altında bulunan çeşitli evrakları kendilerinden sonra gelecek memura devrederler. h) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin ahenkli olarak yürütülmesi ve alınması gereken uygun tedbirlerin görüşülerek sağlanması amacıyla Müdürlük bünyesi içindeki ayda bir defa toplantı yapılır. MADDE 20- SAKLI HAKLAR: Bu Yönetmelik Yürürlüğe girdiği tarihte Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığında çalışan tüm personelin maddede belirtilen nitelikler aranmaksızın görevlerindeki her türlü özlük hakları saklıdır. MADDE 21- YÜRÜRLÜK: Bu Yönetmelik Büyükşehir Belediye Meclisinin onayından ve yerel gazetede yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer. MADDE 22- YÜRÜTME: Bu Yönetmelik hükümlerini Konya Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür.