T.C. KAĞITHANE BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 2015 YILI FAALİYET BİLGİLENDİRME SUNUMU f f ) \ M S 01 Ş U B A T 2016 f * * KAĞ ITHANE BELEDİYESİ
YÖNETİM ŞEMASI *0 ^ m utlu yu m 444 23 00 wwnwjt*qittı*ne.be<.tr Yazı İşleri Müdürlüğü
PERSONEL DURUMU Belediye Başkanı Fazlı KILIÇ Başkan Yardımcısı Kemal ÇAVUŞ Yazı İşleri Müdürü Hüseyin KOYUN Yazı İşleri ve Karar Organları Muamelat Servisi Emel APARANOĞLU (İşçi) Zeynep DOĞRU (İşçi) Neşe KOÇ (Firma Elemanı) Genel Evrak Servisi Aytekin AKPINAR (İşçi) Hasan AK (Firma Elemanı) Ebru AKKOYUN (Firma Elemanı) Nihat OKUR (Firma Elemanı) Selahattin KARAR (Firma Elemanı) Evlendirme Memurluğu Abuzer TUĞLA (Evlendirme Memuru) Oğuz KARACA (Evlendirme Memuru) Zeliha AYDIN (Kayıt Memuru) E.Sertan DOĞANCI (Firma Elemanı)
MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ S Kuruma gelen evrakları kabul etmek, tarama, kayıt ve tasnif işlemlerinden sonra ilgili birimlere teslim etmek S Kurumun diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yazışmalarını takip etmek S Dış kurumlardan gelen duyuruları ilan ederek ilgili kurumlara bildirmek. S İl ve İlçe Koordinasyon Kurullarına kurumsal raporları hazırlamak S Kurumsal teftişleri takip etmek, gerekli cevabi yazıları kurum adına hazırlayarak ilgili makamlara göndermek. S Başkanlık düzeyinde vekalet ve görevlendirme işlemlerini yürütmek S Kurum adına Evlendirme, Basın - İlan, posta ve kurye işlerini yürütmek S Belediye Karar Organlarının sekreterya işlerini yürütmek «anu*c'd ^ /»U TLU Y U M / 444 23 00.»githane.bei.tr Yazı İşleri Müdürlüğü İ 5
MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ S Karar organlarının (Encümen ve Meclis) toplantı gündemlerini hazırlamak, Toplantılarla ilgili duyuru ve tebligatları zamanında yapmak. S Karar organlarının düzenli toplanması için gerekli tedbirleri almak. S Birimlerden gelen dosya ve tekliflerin tasnifleri yapılarak ilgili karar organının gündemine almak. S Alınan kararları usulüne uygun yazmak, imza ve diğer işlemlerinin takipleri yapılarak uygulanması için ilgili birimlere teslim etmek. S Karar organlarınca (Meclis-Encümen) alınan kararları arşivlemek. S Karar organları üyelerinin puantaj ve özlük işlemlerini takip etmek. S Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak gibi görevlerden oluşmaktadır. İ 5
FAALİYET BİRİMLERİ YAZI İŞLERİ SERVİSİ KARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ (BELEDİYE MECLİS VE ENCÜMENİ) GENEL EVRAK SERVİSİ EVLENDİRME MEMURLUĞU münumt'oe^ m m uyum Yazı İşleri Müdürlüğü İ 5
YAZI İŞLERİ SERVİSİ > Müdürlük yazışmalarının düzenli olarak takipleri yapılmış yıl içersinde herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır. > Başkanlığımızdan gelen emir, yönetmelik, yönerge, genelge ve tebliğat gibi işler problemsiz yürütülmüştür. > Kurum içi ve kurum dışı gelen yazışmaların takipleri düzenli olarak yapılmıştır. > Basın-llan, Bilgi Edinme,Salon Tahsis, Ücretsiz Nikah gibi hizmetlerin takipleri düzenli olarak yapılmış, gerekli yazı,onay ve kararlar alınmıştır. > Belediyemiz ve diğer Kamu kurum ve kuruluşlarına ait duyuruların ilanları zamanında yapılarak ilgili birim ve kurumlara bilgi verilmiştir. > İl ve İlçe Koordinasyon Kurullarına kurum adına gerekli raporlar hazırlanmıştır. > Müdürlüğümüze gelen ve üretilen belgeler kayıt ve taranarak arşivlenmiştir. rnsmumt'de^ UTUJYUM
YAZI İŞLERİ SERVİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU ^ Müdürlüklerden Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı ^ 817 Dış Kurumlardan Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı H 132 Bilgi Edinme Yasasına Tabi İşlem Yapılan Evrak Sayısı H 113 Müdürlükçe Üretilen Evrak Sayısı 725 Nikah Salonu Tahsisi İşlem Sayısı 77 Kurumsal Basın - İlan İşlemleri Takip Sayısı H 223 İl ve İlçe Koordinasyon Kuruluna Hazırlanan Raporlar Bu Serviste işlem Gören Toplam Evrak Sayısı 2.092 U T U JY Uİ M S Yazı İşleri Müdürlüğü o
YAZI İŞLERİ SERVİSİ ÜÇ YILIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET KONULARI ı ı Ik ı ı \ w iiv u m v ı FAALİYET YILLARI 2013 2014 2015 Müdürlüklerden Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı 797 468 817 Dış Kurumlardan Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı 332 374 137 Bilgi Edinme Yasasına Tabi İşlem Yapılan Evrak Sayısı 10 28 113 Müdürlükçe Üretilen Evrak Sayısı 419 365 725 Nikah Salonu Tahsisi işlem Sayısı 122 151 77 Kurumsal Basın - İlan İşlemleri Takip Sayısı 19 45 223 Bu Serviste işlem Gören Toplam Evrak Sayısı 1.699 1.431 2.092
YAZI İŞLERİ SERVİSİ ÜÇ YILIK FAALİYET GRAFİĞİ msnhâm *D S,
KARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ o Belediye Encümen ve Meclis toplantılarının düzenli olarak yapılabilmesi için gerekli tedbirler alınmış, bu sayede yıl içersinde herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır. o Yıl içersinde Belediye Encümeni 96 kez düzenli olarak toplanmış, bu toplantılarda 1.695 dosya görüşülerek karara bağlanmıştır. o Belediye Meclisi yılın (Ağustos ayı hariç) 11 ayı toplanarak 33 birleşim yapılmıştır. Bu toplantılarda 104 karar alınmıştır. o Birimlerden gelen teklif dosyaları eksiklikleri tamamlanarak Encümen veya Meclis gündemine alınmaya devam edilmiştir. o Belediye Encümen ve Meclis toplantı gündemleri hazırlanarak ilan ve duyuruları zamanında yapılmıştır. ^nutfc OC^ UTLUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü * 3
KARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ o Belediye Encümen kararları düzenli olarak yazılarak takipleri yapılmış, uygulanmak üzere ilgili birimlere gönderilmiştir. o Meclis kararları yazılarak imar ve bütçe konularını içeren kararlar onanmak üzere İBB ye gönderilmiştir. o İşlemleri tamamlanan Meclis Kararları uygulanmak üzere ilgili birimlere ve İlçe Kaymakamlığına gönderilmiştir. o Meclis birleşimlerine ait 28 adet kaset yazılı tutanak haline getirilmiştir. o Encümen ve Meclis Üyelerine ait aylık puantajlar düzenli olarak takip edilmiştir. o Belediye Encümen ve Meclis kararları düzenli şekilde arşivlenmekte, belirli periyotlar halinde kitap haline getirilmektedir. o Meclisten komisyonlara havale edilen işlem dosyalarının komisyon raporları yazım kayıt, çoğaltma ve dağıtımlarının yapılmasına devam edilmiştir.
BELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET BİRİM LERİ Toplantı Sayısı Karar / Rapor Sayısı Belediye Encümeni 96g 9 1.695f j H j j Belediye Meclisi 33 104 Meclis Komisyonları 212 ^ ^ g 88 Denetim Komisyonu 44 1 İmar Komisyonu 78 12 Plan Bütçe Komisyonu 5 4 Hukuk Komisyonu 71 61 Tarife Komisyonu 14 10 muthamt'oe'^' B u jyum Yazı İşleri Müdürlüğü
BELEDİYE ENCÜMENİ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ 'DE*> / U M S
BELEDİYE MECLİSİ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ 25 22 20 17 15 10 5 0 9 10 8 i 3 0 0 3 3 3 / S s / / / / ^ S / ' V* Aylık Toplantı Sayıları Alınan Karar Sayıları * 5
BELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET BİRİM LERİ 2 0 1 3 Y IL I 2014 YILI 2015 YILI Toplantı Karar/Rapor Toplantı Karar/Rapor Toplantı Karar/Rapor Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Belediye Encümeni ^ 136 2.168 2.566 96 1.695* 5! Belediye Meclisi 33 115 33 104 33 104 Meclis Komisyonları 2 7 3 2 2 2 2 3 9 1 60 2 1 2 8 8 Denetim Komisyonu 42 1 44 1 44 1 İmar Komisyonu 139 129 75 ^ 78» 2 Plan Bütçe Komisyonu 34 34 34 22 5 4 Hukuk Komisyonu 45 M ÜT45 54 54 71 61 Tarife Komisyonu 13 13 32 32 14 10 rnsmiam l'oe^ huyluyum
m^rhjju DE»ımuYU BELEDİYE ENCÜMEN KARARLARININ ÜÇ YILLIK DAĞILIM TABLOSU SIRA i BİRİM MÜDÜRLÜKLERİ KARAR YILLARI 2013 2014 2015 1 Mali Hizmetler Müdürlüğü 40 31 32 2 Strateji Geliştirme Müdürlüğü 116 209Ü2S 159 3 Çevre Koruma Ve Kontrol Müdürlüğü 24 32 21 4 İmar Ve Şehircilik Müdürlüğü 242 211 221 5 Fen İşleri Müdürlüğü 7 6 33 6 Plan Ve Proje Müdürlüğü 685 843 İ8 İS 296 7 Ruhsat Denetim Müdürlüğü 3 7 3 8S I Emlak İstimlak Müdürlüğü 776 1.085 837 9 Destek Hizmetleri Müdürlüğü 3 2 4 10 Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 12 - - 11 İşletme Müdürlüğü 16 5 8 12 Yazı İşleri Müdürlüğü 8 5 6 13 Zabıta Müdürlüğü 236 130 74 14 Spor İşleri Müdürlüğü - - 1 B elediye Encüm en Kararları Yıllık Toplam ı 2.168 2.566 1.695
BELEDİYE MECLİS KARARLARI ÜÇ YILLIK DAĞILIM TABLOSU SIRA BİRİM MÜDÜRLÜKLERİ KARAR YILLARI NO 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 5 1 Özel Kalem Müdürlüğü 1-2 " 2 Mali Hizmetler Müdürlüğü 9 S 3 5 5 3 Strateji Geliştirme Müdürlüğü 5 6 3 4 Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü - 3 - ' 5 İmar ve Şehircilik Müdürlüğü - 2 1 6 Fen İşleri Müdürlüğü 3 2 4 7 Temizlik İşleri Müdürlüğü 1 3 2 8 Plan Ve Proje Müdürlüğü 49 22 30 9 Ruhsat Denetim Müdürlüğü 2 1 1 10 Emlak İstimlak Müdürlüğü 21 S ^ ^ 18 11 Destek Hizmetleri Müdürlüğü - 4-12 İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 4 13 Sağlık İşleri Müdürlüğü 2 3 2 14 Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 1-15 Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü - 1 - ". 16 İşletme Müdürlüğü 1 2 3 17 Yazı İşleri Müdürlüğü 3 5 11 18 Zabıta Müdürlüğü 5 P 3 1 19 Spor İşleri Müdürlüğü - - 5 20 Teklif ve Öneri Şeklinde Alınan Kararlar 8 15 10 B elediye M eclisi K ararları Yıllık Toplam ı 115 1# A /» I T U 1 04 A A I F D r 1 1 0 4 r n ı v r c ı
BELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ 2,566 3.000 2.500 2.000 1.500 1,000 88 500 0 Encümen Kararları Encümen Toplatılan Meclis Kararları 2 2 2 160 2013 2014 2015 Meclis Toplantıları Komisyon Raporları muniamt O E ^ BULUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü
GENEL EVRAK SERVİSİ Kurumun gelen ve giden evrak akışının sağlandığı ve takiplerinin yapıldığı servisimizdir. Yıl içersinde kurumun genel evrak hizmetleri problemsiz şekilde yürütülmüş, herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır. Kuruma gelen evraklar kabul edilmiş, tarama, kayıt ve tasnif işlemlerinden sonra ilgili birimlere teslimi sağlanmıştır. Dış kurumlara gönderilecek evraklar kayda alınarak kurye veya posta ile ilgili kurum ve kuruluşlara teslimi sağlanmıştır. rnsmuml'oe'^ UTLUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü
GENEL EVRAK SERVİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU Kuruma Gelen Toplam Evrak Sayısı 16.290 Kuruma Gelen Dilekçe Sayısı 1.196 Kuruma Gelen Posta Sayısı 15.094 Kurumdan Giden Toplam Evrak Sayısı 31.238 Kurumdan Giden Posta Sayısı 30.106 Kurumdan Kurye ile Giden Evrak Sayısı 1.132
GENEL EVRAK SERVİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET rrarali ı t ı ı\v KONULARI /iıulmiai FAALİYET YILLARI 2013 2014 2015 Kuruma Gelen Toplam Evrak Sayısı 17.625 16.187 16.290 Kuruma Gelen Dilekçe Sayısı 225 442 1.196 Kuruma Gelen Posta Sayısı 17.400 15.745 15.094 Kurumdan Giden Toplam Evrak Sayısı 49.125 44.830 31.238 Kurumdan Giden Posta Sayısı 45.525 41.854 30.106 Kurumdan Kurye ile Giden Evrak Sayısı 3.600 2.976 1.132 munuyum Yazı İşleri Müdürlüğü
GENEL EVRAK SERVİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ 50.000 44,830 31,238 40.000 30.000 20.000 17,625 10,000 0 Kurye Dağıtım «o n u / O TLU YUM S
EVLENDİRME MEMURLUĞU Kurum adına evlendirme işlemlerinin yürütüldüğü birimimizdir. Yıl içerisinde evlendirme hizmetlerinde herhangi bir sıkıntı yaşanmadan işlemler yürütülmüştür. Evlenecek çiftlerin nikahları zamanında kıyılmaktadır. Evlenecek çiftlere istekleri halinde izin belgesi düzenlenmektedir. Mernis bildirimleri İlçe Nüfus Müdürlüğüne düzenli olarak gönderilmektedir. Yazı İşleri Müdürlüğü
EVLENDİRME MEMURLUĞU YILLIK FAALİYET TABLOSU Nikah İşlemi için Müracaat Eden Çift Sayısı 4.662 Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 4.042 İzin Belgesi Verilen Çift Sayısı ^ h 492 İzin Belgeli Nikahı Kıyılan Çift Sayısı ^ h 559 Yabancı Uyruklu Nikahı Kıyılan Çift Sayısı ^ 185 Nikahı Ücretsiz Kıyılan Çift Sayısı ^ m 18 Nikahı İptal Edilen Çift Sayısı 52 Nikahı 2016 Yılına Devreden Çift Sayısı ^ h 76 am 'D E '
EVLENDİRME MEMURLUĞU ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET KONUSU FAALİYET YILLARI 2013 2014 2015 Nikah İşlemi için Müracaat Eden Çift Sayısı 4.579 İ Ü4.520 4.662 Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 3.959 3.960 4.042 İzin Belgesi Verilen Çift Sayısı M İ 520 470 492 İzin Belgeli Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 559 525 559 Yabancı Uyruklu Nikahı Kıyılan Çift Sayısı 145 128 Ü 185 Nikahı Ücretsiz Kıyılan Çift Sayısı 4 9 18 Nikahı İptal edilen Çift Sayısı 41 80 52 * İ Nikahı Sonraki Yıla Devreden Çift Sayısı 59 10 76
M ÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİ EVLENDİRME MEMURLUĞU ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ 5.000 4.500 4,520 4,579 4,662 3,960 4.000 3.500 3.000 2.500 2.000 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 5 1.500 1,000 500 0 Toplam Müraacat Kıyılan Nikah 520 470 492 559 525 559 m ııı İzin Belgesi Verilen 145 128 4 9 18 41 52 59 10 76 İzinli Gelen Yabancı Uyruklu Ücretsiz Nikah İptal Nikah Devreden Nikahlar m an u H fjpem UTLUYUM
2016 YILI HEDEFLERİMİZ Müdürlüğümüz görevlerinin iş süreçlerine bağlı kalarak yürütülmesine devam edilecektir. Kurumsal yazışmalar ve raporların zamanında hazırlanarak ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmesine devam edilecektir. Belediye Encümenine gelen dosyaların aynı gün gündeme alınması, kararların yazılması, takiplerin yapılması, taranması ve kitap haline getirilerek arşivlenmesine devam edilecektir Belediye Meclisine gelen dosyaların gündeme alınması kararlarının yazılması, takiplerin yapılması, taranması ve kitap haline getirilerek arşivlenmesine devam edilecektir. Kurumsal genel evrak ve kurye işlerinin düzenli olarak yürütülmesine devam edilecektir. Nikah İşlemlerinin düzenli şekilde belirlenen gün ve saatte yapılmasına devam edilecektir. Evlenecek çiftlerin mernis bildirimlerinin her hafta İlçe Nüfus Müdürlüğüne gönderilmesine devam edilecektir. Başkanlığımızca verilecek diğer görevlerin yerine getirilmesine devam edilecektir. Yazı İşleri Müdürlüğü