YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 2016 YILI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 YAZI İŞLERİ 2016 YILI FAALİYET RAPORU

2 YAZI İŞLERİ 1. KARARLAR ŞEFLİĞİ BELEDİYE MECLİSİ Belediye Meclisimizce 2016 yılında 24 adet toplantı yapılmış olup bu toplantılarda toplam 184 adet Meclis Kararı alınmıştır. Bu karlardan 177 adedi ilgili Komisyonlarca incelenerek raporlanarak düzenlenip karar alınmıştır yılında Meclis Başkanlığına verilmiş olan ve Başkanlık makamına havale edilen 28 adet Önergelerin tamamı cevaplandırılmıştır yılında yapılan meclis toplantılarının ilan,duyuru,kayıt iş ve işlemlerin çözümlemesi yapılmıştır YILI MECLİS KARARLARI RAPORU NO 1 YAZI İŞLERİ İMAR VE ŞEHİRCİLİK EMLAK VE İSTİMLAK İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM PARK VE BAHÇELER MALİ HİZMETLER DESTEK HİZMETLERİ SOSYAL YARDIM İŞLERİ PLAN VE PROJE KÜLTÜR VE SOSYAL İŞLER FEN İŞLERİ STRATEJİ VE GELİŞTİRME ZABITA KÜTÜPHANE ÖZEL KALEM HUKUK İŞLERİ HALKLA İLİŞKİLER MUHTARLIK İŞLERİ 19 BİLGİ İŞLEM 0 19 Meclis Üyeleri Tarafından Verilen Teklif 2 2 TOPLAM % ORANI %13,59 %50,54 %11,96 %3,26 %3,26 %3,26 %2,72 %2,72 %2,17 %1,63 %1,09 %1,09 %0,54 %0,54 %0,54 %0,00 %0,00 %0,00 %0,00 %1,09 % 100

3 BELEDİYE ENCÜMENİ Belediye Encümenimizce 2016 yılı içerisinde 98 adet toplantı yapılmış ve bu toplantılarda toplam 1732 adet Karar alınmıştır.kararlar ilgili müdürlüklere gönderilmiştir YILI ENCÜMEN KARARLARI RAPORU NO KONU / YAZI İŞLERİ PLAN ve PROJE EMLAK VE İSTİMLAK / YILI TOPLA M ZABITA YAPI KONTROL MALİ HİZMETLER RUHSAT VE DENETİM İMAR VE ŞEHİRCİLİK STRATEJİ VE GELİŞTİRME TOPLAM YÜZDE ORANI %22,17 %41,86 %22,11 %10,05 %2,31 %1,21 %0,12 %0,06 0,12 % YAZI İŞLERİ ŞEFLİĞİ a) MÜDÜRLÜK KALEMİ Yazışmalar 1) müzce Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilgili her türlü yazışmalar yapılmaktadır. 2) Belediyemiz KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) İşlemleri gerçekleştirilmektedir. 3) Yeni ve eski mühürlerin yenilenmesi ile ilgili talepler doğrultusunda gerekli işlemler yapılmaktadır. 4) Belediyemize Orman İşletme Müdürlükleri, İcra Daireleri vb. Kamu Kurum ve Kuruluşlarından gelen 870 adet ihale vs. evrakın İLAN yazısı yazılmıştır. 5) Üyesi olduğumuz Birlik, Dernek ve Yurtdışı Kardeş Belediyelere yapılan Teknik İnceleme Gezisi ile ilgili gerekli yazışmalar yapılmıştır. 6) Aile Cüzdanı alımı ile ilgili gerekli yazışmalar yapıldı. 7) Posta Pulu Alımı ile ilgili gerekli yazışmalar yapıldı. 8) Resmi gazete aboneliği ve Müdürlüklere bildirimi yapılmaktadır. 9) İlçe Brifingleri, İl Koordinasyon, İç Göç Uygulama Planı (yılda 2 kez) ile ilgili gerekli yazışmalar yapılmaktadır.

4 Üretilen Evrak Kararlar Şefliği 581 adet evrak, Müdürlük Kaleminde 1457 adet evrak, Asker Aile Yardımında 375 adet evrak olmak üzere toplam 2413 adet evrak üretilmiştir. Bilgi Edinme, Cimer ve Bimer Başvuruları Bilgi edinme kapsamında 915 adet Müracaat gelmiş ve ilgili Müdürlüklere yönlendirilmiş olup tamamı cevaplandırılmıştır. CİMER başvurusu kapsamında 110 adet müracaat gelmiş ve ilgili Müdürlüklere yönlendirilmiş ve tamamı cevaplandırılmıştır. BİMER başvurusu kapsamında 551 adet müracaat gelmiş ve ilgili müdürlüklere yönlendirilmiş olup tamamı cevaplandırılmıştır. Bilgi edinme kapsamda toplam 1576 adet başvuru gelmiş olup tamamı cevaplandırılmıştır. 551 adet Bimer Başvurusunun Müdürlüklere Göre (755 adet ) dağılımı. Sıra No Gönderilen Müdürlük Adet 1 Zabıta Yapı Kontrol İmar ve Şehircilik 95 4 Fen İşleri 89 5 Sosyal Yardım İşleri 51 6 Ruhsat ve Denetim 39 7 Plan ve Proje 39 8 Emlak ve İstimlak 38 9 İnsan Kaynakları ve Eğitim Park ve Bahçeler Özel Kalem Mali Hizmetler Temizlik İşleri Bilgi İşlem Basın Yayın 7 14 Halkla İlişkiler 6 15 Kültür ve Sosyal İşler 6 16 Kütüphane 2 17 Teftiş Kurulu 1 18 Destek Hizmetleri 1 19 Hukuk İşleri 1 Genel Toplam 755

5 2016 YILI BELEDİYEMİZ BİLGİ EDİNME İŞLEMLERİ TABLOSU (TÜM MÜDÜRLÜKLERİMİZİ kapsamaktadır.) Sancaktepe Belediyesi Birimlerinin Yılı Bilgi Edinme Hakkının Kullanımıyla İlgili Yıllık Rapor Bilgi Edinme Başvurusu Toplamı Olumlu cevaplanarak bilgi veya belgelere erişim sağlanan başvurular Kısmen olumlu cevaplanarak kısmen de reddedilerek bilgi ve belgelere erişim sağlanan Strateji Geliştirme Ruhsat Ve Denetim Halkla İlişkiler Hukuk İşleri Yapı Kontrol İnsan Kaynakları Ve Eğitim Plan Ve Proje Emlak Ve İstimlak Fen İşleri Basın Ve Yayın Kütüphane İmar Ve Şehircilik başvurular 420 Reddedilen başvurular toplamı Gizli ya da sır niteliğindeki bilgiler çıkarılarak veya ayrılarak bilgi ve belgelere erişim sağlanan başvurular Diğer Kurum Ve Kuruluşlara yönlendirilen başvurular Başvurusu reddedilenlerden yargıya itiraz edenlerin toplam sayısı Sosyal Yardım İşleri Teftiş Kurulu Mali Hizmetler Muhtarlık İşleri Kültür Ve Sosyal İşler Bilgi İşlem Temizlik İşleri Park Ve Bahçeler Destek Hizmetleri Yazı İşleri Özel Kalem Zabıta TOPLAM

6 Posta İşlemleri AYLAR APS İADELİ TEBLİGAT ADİ POSTA ÖDEME ELDEN EMRİ TESLİM OCAK ŞUBAT MART NİSAN MAYIS HAZİRAN TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL EKİM KASIM ARALIK TOPLAM % % % % % %3 Toplam adet posta işlemi gerçekleştirilmiştir. B) GENEL EVRAK BÜROSU Gelen Evrak Diğer Kamu Kurumlarından Belediyemize gelen adet gelen evrak taranarak ilgili Müdürlüklere toplam evrak olarak gönderilmiştir.

7 NO KURUMLARA GÖRE GELEN EVRAK DAĞILIMI 1 Mahkemelerden Gelen Evrak İstanbul Büyük Şehir Belediyesi İstanbul Valiliği Sancaktepe Kaymakamlık ve Birimleri İski İgdaş Enerjisa Ayedaş Rıhtım Diğer Kurumlardan Gelen Evraklar Bimer 551 Genel Toplam GELEN EVRAKLARIN MÜDÜRLÜKLERE GÖRE DAĞILIMI NO MÜDÜRLÜKLER EVRAK TOPLAM 1 Yazı İşleri İmar ve Şehircilik Yapı Kontrol Plan ve Proje Hukuk İşleri Zabıta Mali Hizmetler Emlak ve İstimlak Destek Hizmetleri Fen İşleri İnsan Kaynakları ve Eğitim 12 Ruhsat ve Denetim Sosyal Yardım İşler Kültür ve Sosyal İşler Temizlik İşleri Bilgi İşlem Park ve Bahçeler Basın Yayın Kütüphane

8 20 Muhtarlık İşler Özel Kalem Teftiş Kurulu Strateji Halkla İlişkiler GENEL TOPLAM Kurye hizmetleri Kurum İçi Gerçekleştirilen Kurye Hizmeti adettir. Kurum Dışı Gerçekleştirilen Kurye Hizmeti adettir.

9 YILI YAZI İŞLERİ EVRAK KAYIT RAPORU Yılında Yazı işleri şefliği olarak yukarıdaki tablolardaki evrak işlemleri aşağıdaki gibi dağıtımı gerçekleştirilmiştir. müzce üretilen evrak adet Bilgi edinme,cimer ve Bimer başvuruları adet Tüm müdürlüklere gelen Bilgi edinme başvurusu adet Posta işlemleri adet Kurumlardan gelen evrak sayısı adet Kurum içi evrak dağıtım adet Kurum dışı evrak dağıtım adet Toplam müzce adet evrak dağıtım işlemleri gerçekleştirilmiştir. C) ASKER AİLE YARDIMI 4109 sayılı Kanun Kapsamında 2016 yılında Asker aile Yardımı almak üzere Belediyemize müracaat eden 430 adet ailenin Encümen Kararı çıkmış olup (394 adeti olumlu-36 adeti olumsuz) Asker Aile Yardımı için ,00 TL ödeme yapılmıştır. AYLAR KARARI ÇIKAN ÖNCEKİ AYDAN DEVAM EDEN RED OLUNAN ÖDENEN KİŞİ SAYISI ÖDENEN TUTAR OCAK ,00 ŞUBAT ,00 MART ,00

10 NİSAN ,00 MAYIS ,00 HAZİRAN ,00 TEMMUZ ,00 AĞUSTOS ,00 EYLÜL ,00 EKİM ,00 KASIM ,00 ARALIK ,00 TOPLAM , YILI ASKER AİLE YARDIMI ,84 58,53 64, ,79 54, ,98 35, ,12 28, , ,20 37, KARARI ÇIKAN 430 ÖDEMELERİ YAPILAN 551,405,00 3)AR-GE VE DIŞ İLİŞKİLER ŞEFLİĞİ Kardeş şehir ilişkisi kurulan yurt dışı ve yurt içi belediyeler ile üye olunan Uluslar arası ve Ulusal birliklere ait iş ve işlemlerinin takibi yapılmaktadır. İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel nce yürütülen Yerel Bilgi Projesinin iş ve işlemlerinin takibi ve Müdürlüklerle koordinasyonu devam edilmektedir. Filistin Ulusal Devleti Yerel Yönetimler Bakanlığı Refah Belediyesinin şehir merkezine yakın bir nokta olan Shohadda (Şehitler-Şüheda) Meydanına Türk İşbirliği ve Koordinasyon Ajansı (TİKA) aracılığı ile sosyal ve kültürel tesis yapılması için Belediyemizce Meclis kararı alınmış ve Projenin TİKA aracılığı ile gerçekleştirilmesinin takibi yapılmaktadır.

11 Türk Dünyası Belediyeler Birliği aracılığıyla Bosna Hersek Doboj Köprü Projesi ve Kırgızistan Oş Issık Göl de yapılacak Cami Projesi için birlik üyelerinden destek alınması kararlaştırılmıştır. Bu kapsamda her iki proje için ayrı ayrı maddi destek yapılmıştır. Bosna Hersek Gornji Vakuf Uskoplje Belediyesinin Spor kompleksi inşaatı için destek kararı alınmış ve Türk İşbirliği ve Koordinasyon Ajansı (TİKA) aracılığı ihale yapılması ve sonrasındaki inşaat yapım süreçleri takip edilerek Spor Kompleksi tamamlanmış olup açılışa hazır hale gelmiştir Mayıs Tarihleri arasında Kardeş Belediyemiz Nalayh Belediyesine (Moğolistan) ziyarette bulunuldu. Türk Dünyası Belediyeler Birliğinin Mayıs tarihlerinde Bosna Hersek de yapılan Yönetim Kurulu toplantısına Belediye Başkanımız katılım sağlamıştır. TDBB Yönetim Kurulu toplantısı Belediyemizin ev sahipliğinde 25 Yurt içi ve yurt dışı belediye başkanı ve yerel yönetim temsilcilerinin katılımı ile Çarşamba gerçekleştirilmiştir. Şanlıurfa Belediyesinin ev sahipliğinde Kasım 2016 tarihleri arasında UCLG-MEWA Yönetim Kurulu ve Konsey Toplantısına belediyemiz adına Belediye Başkanımız,Başkan yardımcılarımız ve ilgili müdürler katılım sağlanmıştır. Polonya nın Gniezno Belediyesi ile Belediyemiz arasında Kardeş Şehir ilişkisi kurulmasına karar verildi. Buna ait çalışmaların takibi ve gereği yapılmaktadır. Türk Dünyası Belediyeler Birliği nin talebi, Bosna Hersek te kardeş şehri bulunan Birlik üyelerinin işbirliği ile kardeş şehir olan Gronji (Gornyi) Vakuf-Uskoplje Belediyesi nde bulunan orta dereceli devlet okullarında Türkçe Sınıfı oluşturulması ile ilgi maddi destek olunmasına karar verilmiştir. Makedonya Üsküp te yaşanan sel felaketi nedeniyle TDBB ve Türk Kızılay işbirliği ile maddi yardım yapılması sağlanmıştır. Belediye Meclisimizin kararı ile Van Tuşba Belediyesi ile Kardeş Şehir anlaşması yapılmasına karar verilmiştir. Üye Olduğumuz Yerel Yönetim Birlikler Belediye olarak, aşağıda isimleri zikredilen 5 yerel yönetim birliğine üyeliğimiz bulunmaktadır. 1-UCLG-MEWA ( Birleşmiş Kentler ve Yerel Yönetimler - Orta Doğu ve Batı Asya Bölge Teşkilatı) 2-Tarihi Kentler Birliği 3-Marmara Belediyeler Birliği 4-Türk Dünyası Belediyeler Birliği 5-Türkiye Belediyeler Birliği Sancaktepe Belediyemiz halen farklı ülkelerden 7 adet belediye ile kardeş belediye anlaşması imzalamış bulunmaktadır. Bu belediyeler, aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

12 1-Ciudad Bolivar Belediyesi (Kolombiya) 2- Gornji Vakuf Belediyesi (Bosna Hersek) 3- Bogodogo Eyaleti (Burkina Faso) 4- Rafah Belediyesi (Filistin) 5- Kenitra Belediyesi (Fas) 6- Cibuti Belediyesi (Cibuti Cumhuriyeti) 7-Nalayh Belediyesi (Moğolistan) 4) ARŞİV ŞEFLİĞİ Kurum Arşivleri, Kamu Kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin yürürlükteki mevzuat ve standartlar çerçevesinde kontrol altında tutarak ihtiyaç halinde bu belgelere hızlı bir şekilde erişimi sağlamaktadır Yılı içerisinde arşiv şefliğinde evrak akışı aşağıdaki tabloda görülmektedir. Kurum Arşivine İşlemden Dönen Dosya Sayısı Kurum Arşivinden İşleme Gönderilen Dosya Sayısı Kurum Arşivine Müdürlüklerden Dosyasına Takılması İçin Gönderilen Belge Sayısı Taranan Belge Sayısı Proje Tarama İndekslenen Belge Sayısı Exper inceleme raporu adet adet adet adet metre adet adet Yıl içerisinde Kurum Arşivinde İmar ve Şehircilik, Yapı Kontrol, Yazı İşleri, Plan Proje, Emlak ve İstimlak ne ait toplam 1.316,639 evrak 4.253,568 sayfa taranmıştır. Kurum Arşivinde 2016 yılı içerisinde Müdürlüklere göre Evrak hizmet dağılımı İŞİN TÜRÜ Birimlerden Gelen Evrakların Dosyalarına yerleştirilmesi Dosya Sorgulama (Birimlerden gelen evrakların dosyalarının sistemden sorgulanması) İmar - Yapı Kontrol Mali Hizmetler Emlak Tahakkuk Şefliği Plan Proje Müdürlüğ ü Emlak ve İstimlak Toplam adet adet Eksper İnceleme raporu adet

13 Birimlere Teslim Edilen Dosya Sayısı Arşive Teslim Edilen Dosya Sayısı (Yerlerine yerleştirilen) adet adet Çıkarılan Proje Sayısı adet CD Hazırlanması (Mahkemeye gönderilmek üzere dosyanın dijitalinin hazırlanması) Diğer Bİrimlere Gönderilen Belgeler Taranan Belge Sayısı İndekslenen Belge Sayısı Birimlerden Gelen Dosyaların Kayıt ve Barkodlama İşlemi Not: Karne numarası verilenler Birimler Arası Dosya Akışı Diğer Arşive Teslim edilen dosya sayısı Birimlere teslim edilen dosya sayısı Exper inceleme Dosya sorgulama Seri 1 KURUM ARŞİVİNDE BULUNAN DOSYA DAĞILIMI KURUM ARŞİVİNDE BULUNAN KLASÖR ADEDİ Basın Yayın ve Halkla İlişkiler 13 KURUM ARŞİVİNDE BULUNAN DOSYA ADEDİ Destek Hizmetleri 61 Plan Proje Fen İşleri 1663 Hukuk İşleri 15 Emlak ve İstimlak İmar ve Şehircilik

14 Kültür ve Sosyal İşler 40 Mali Hizmetler Özel Kalem 53 Park ve Bahçeler 34 Ruhsat Denetim Sosyal Yardım İşler 156 Temizlik İşleri 54 Yazı İşleri Zabıta 416 GENEL TOPLAM Emlak ve İstimlak ; 7337; 3% Diğer Birimler; 2505; 1% KURUM ARŞİVİNDE BULUNAN DOSYA DAĞILIMI Yazı İşleri ; 21856; 11% imar ve Şehircilik müdürlüğü; 25463; 11% Plan Proje ;23514; 8% imar ve Şehircilik müdürlüğü Mali hizmetler Plan Proje 66% Mali hizmetler Yazı İşleri Emlak ve İstimlak Diğer Birimler 5)EVLENDİRME ŞEFLİĞİ müz 1 ve 2 nolu Evlendirme Memurluğu toplam 2710 adet nikah işlemi (2440 adet iç nikah 270 adet dış nikah )gerçekleştirilmiş, 320 adet izin belgesi verilmiştir. EVLENDİRME MEMURLUĞU 2016 YILI FAALİYET RAPORU ALINAN MÜRACAAT AÇIKLAMA ADET TOPLAM İZİN KAĞIDIYLA GELEN İLÇE İÇİ İKAMETLİ KIYILAN NİKAH İZİN KAĞIDIYLA GELEN

15 İLÇE İÇİ İKAMETLİ VERİLEN İZİN BELGESİ 320 HAFTA İÇİ HAFTASONU İÇ NİKAH DIŞ NİKAH TOPLAM Toplam adet Nikah işlemi gerçekleştirilmiştir. 6)KENT KONSEYİ HİZMETLERİ Sancaktepe Kent Konseyi 2. Dönem 3. Olağan Genel Kurul toplantısı 20 Şubat 2016 Cumartesi günü Sarıgazi Kültür Merkezinde gerçekleştirilmiştir. Genel Kurul toplantısında 17 adet Proje oy birliği ile kabul edilmiştir. Sancaktepe Kent Konseyi 2. Dönem 4. Olağan Seçimli genel kurul toplantısı 22 Ekim Cumartesi Günü Samandıra Kültür Merkezinde yapılmıştır. Toplantıda 20 adet proje oy birliği ile kabul edilmiştir. Belediye Başkanımız Sayın İsmail ERDEM beyin ev sahipliğinde yeni yönetimle tanışma ve kaynaşma toplantısı gerçekleştirilmiştir. Merkez yürütme kurulunun STK ziyaretleri devam etmektedir. Merkez yürütme kurulu 19 toplantı yapmıştır. Kadın meclisi, 16 toplantı yapmıştır. Emekliler meclisi, 6 toplantı yapmıştır.

16 Gençlik meclisi, 5 toplantı yapmıştır. Engelliler meclisi 3 toplantı yapmıştır. Çocuk meclisi 2 yürütme kurulu toplantısı yapmıştır. Gençlik meclisinin düzenlediği 2. Osmanlı haftası etkinliği bu yıl yapılmıştır. Sancaktepe Halk Eğitim müz tarafından ortaklaşa açılan Arıcılık kursu düzenlenmiş olup toplam 165 kişiye sertifikaları verilmiştir. Ünüversiteler ile karşılıklı protokol hazırlanarak evliliklerle ilgili bilimsel proje hazırlıkları yapılmıştır. Meslek edindirme kursları ile ortak çalışma yapılarak Emlak danışmanlığı, Kosgep girişimcilik kursları tüm STK lara verilmiştir. AFAD İstanbul İl ve Sancaktepe Kent Konseyinin koordinesi ile tüm STK lara Güvenli Yaşam Semineri eğitimleri verilmiştir. Sancaktepe Kent Konseyi Çocuk Meclisinin Projesi Olan Peyganberime Mektup adlı yarışmada dereceye giren mektuplar kitap haline getirilerek okullara dağıtımı yapılmıştır. 15 Temmuz da yaşadığımız hain darbe girişimin sonunda Sancaktepe de birlik ve beraberlik içinde yaptığımız Demokrasi nöbetlerine Kent Konseyi Başkanlığımız tarafından tüm STK lara duyurular yapıldı. Yürütme kurulumuz,meclislerimiz ve çalışma guruplarımız ile katılım sağlanmıştır. Belediyemiz Kültür müdürlüğü ile Kent Konseyi ortaklaşa 1.halk koşusu tertip edilmiş ve yoğun katılım sağlanmıştır. Murarrem ayında tüm cem evleriyle birlikte programı tertip edilip konferans düzenlenmiştir. Kent konseyi çalıştayı ve kaynaşma programı için il dışında program düzenlenmiştir.programa yoğun katılım sağlanmıştır. Sancaktepede yapılan hizmetlerin yerinde görülmesi için programlar tertip edilmiş ve Sancaktepenin tanıtılması sağlanmıştır.