TERMİNOLOJİ GKK: Garanti Kayıt Kartı TTMS : Toyota Türkiye Pazarlama ve Satış A.Ş. TMC : Toyota Japonya TME : Toyota Avrupa TRNet: Toyota Bayi Yönetim Sistemi BUYBACK: TTMS in Mahkeme, Müşteri İlişkileri, TME kararı gibi sebeplerle değişimde bulunduğu araçlardır. PDS: Bayi Teslim öncesi bakım Sayfa 1
1. İÇERİK VE KAPSAM Bu kılavuzda sizlere Garantinin başlatılması konusunda pratik bilgiler içeren, süreç ile ilgili Ne, Neden, Nasıl, Ne zaman, Kim sorularınızın cevaplarını bulabileceğiniz bir kılavuz olarak kullanılması amacıyla hazırlanmıştır. TTMS in satmadığı araçların garantilerinin başlatılması ve garanti kapsamı için TTMS Garanti Birimi nden e-maille onay alınması gerekmektedir. Sayfa 2
2. GARANTİ KAYIT KARTI NEDİR? Garanti Kayıt Kartı (bundan sonra GKK diye bahsedilecektir) Garanti El Kitabının içerisinde üç nüshadan oluşan, aracın garanti başlangıç tarihi ve müşteri bilgilerini kapsayan resmi bir belge olup, hukuki değer taşıyan kıymetli bir evraktır. Dolayısı ile GKK ulaşmayan araçların garantileri tarafımıza ulaşıncaya kadar başlatılamamakta ve Garanti Kleymleri onaylanamamaktadır. 3. GKK NÜSHA VE AÇIKLAMALARI Üç nüsha olarak düzenlenmekte olup, otokopilidir. 3.1 Beyaz Nüsha: Bu nüsha müşteri nüshası olup, Garanti El Kitapçığı ile birlikte müşterimize verilmektedir. Bu nüsha tükenmez kalemle net bir şekilde, eksiksiz, kaşeli, imzaları tamamlanmış, büyük harfle doldurulmuş olmalıdır. Bu nüsha ana nüsha olduğundan, diğer nüshalarda bulunan bilgiler bu nüshadan otokopi ile aktarılmalı, düzeltme yapılmamalı, düzeltme ihtiyacı doğduğunda belge iptal edilerek, yerine yeni belge doldurulmalı, TRNet te de GKK seri no düzeltilmelidir. 3.2 Sarı Nüsha: TTMS kopyası olup, ilgili aracın garantisini başlatabilmek için düzenli olarak kargo yoluyla TTMS e gönderilmelidir. 3.3 Pembe Nüsha: Bayi Nüshası olup, satışı yapan Bayi tarafından 6 yıl süre ile arşivde saklanmalıdır. 4. GKK DOLDURMA VE KONTROL SORUMLULUĞU TTMS tarafından araç içerisine konularak gönderilen Garanti El Kitabı nın mevcut Tüketicin Korunması Hakkında Kanun ve Garanti Belgesi Uygulama Esaslarına Dair Yönetmelik gereğince her satılan araçla birlikte satıcı firma tarafından doldurulması ve tüketiciye teslim edilmesi zorunludur. Garanti belgesinin düzenlenmemesi halinde; İlgili kanunun 56. maddesinde belirtilen yükümlülüklere aykırı hareket eden SATICI (Bayi) hakkında tüketiciye satışı yapılan her bir mal için idari para cezası uygulanır. Bu para cezası 2015 yılı için satılan araç başına 220 TL olarak belirlenmiştir. Bu para cezası her sene en az yeniden değerlendirme oranı kadar arttırılmaktadır. GKK larının doldurulma sorumluluğu satışı yapan bayi personelindedir. Sayfa 3
Eğer aracın teslimatı aracın satış faturasını düzenleyen bayiden farklı bir bayide yapılacaksa evrağı doldurma sorumluluğu teslim eden bayi satış personelindedir. Belgelerin kontrol ve TTMS e gönderilme sorumluluğu aracı teslim eden bayinin Garanti Uzmanındadır. 5. GKK SAKLAMA SÜRESİ VE ARŞİVLENMESİ GKK ları aracı teslim eden bayi tarafından sistematik olarak 6 yıl süresince arşivlenmelidir. 6. BAYİ GKK GÖNDERİMLERİ GKK ları ayda en az iki kez olmak üzere evraktaki tüm bilgiler tamamlandıktan sonra her ay; 1-15 tarihleri arasında teslim edilen araçların GKK ları: İlgili ayın 22 sine kadar, 16-31 arasında teslim edilen araçların GKK ları: Bir sonraki ayın 7 sine kadar TTMS Garanti Birimine ulaşacak şekilde (hafta sonu ve resmi tatile denk geldiğinde bir sonraki işgünü) PDS kontrol listeleri ile birlikte (bknz. 10.16) kargo yoluyla gönderilmelidir. GKK larının daha sık gönderilmesinde sakınca yoktur. 7. GKK SİPARİŞİ Her yeni aracın GKK PDI tarafından aracın torpido gözüne konularak tarafınıza araçla birlikte sevk edilmektedir. Aksi bir durumda eğer araç sevkiyatı ile birlikte tarafınıza ulaşmazsa; araç irsaliye ve tutanağında eksiği bildiriniz ve temini için Satış ve Lojistik Planlama Birimimiz ile sevkiyat@toyota.com.tr e-mail adresi üzerinden iletişime geçiniz. GKK nın daha sonra bayi stoğundaki araçlarda kaybolması veya araç müşteriye satıldıktan sonra müşterinin kaybetmesi / ikinci el müşterimizin sahip olmaması gibi durumlarda temin edilebilmesi için Yedek Parça Departmanımıza TSF01055 koduyla ücretli olarak sipariş edebilirsiniz. 8. GARANTİNİN BAŞLATILMASI Aracın garantisi müşteriye teslim edilmesiyle başlar. Sayfa 4
9. ÖZEL DURUMLAR 9.1 İhale Araçları 9.1.1 Buyback Araçlar Bu araçlar için TTMS tarafından Garanti Uzmanı dikkatine Özürlü Ürün kaşeli boş bir Garanti El Kitabı gönderilir. 9.1.2 İkinci El Araçlar İhaleden alınan aracın garantisi devam ediyorsa; aracı almaya hak kazanan bayinin Garanti Uzmanı dikkatine Garanti Kapsamı Sınırlıdır kaşeli boş bir Garanti El Kitabı gönderilir. Bu belgeler bayiliğinizden satın alan müşteri adına doldurulur ve teslim esnasında müşteriye imzalatılır. Sarı nüshası ise araç teslimini takip eden 3 iş günü içerisinde TTMS Garanti Birimi dikkatine gönderilir. Aracın garanti süresi dolduysa; bu araçlara Garanti El Kitabı ayrıca düzenlenmez. 9.2 Buyback Sonrası Verilen Yeni Araçlar Bu araçlar TTMS in mahkeme, Müşteri İlişkileri, TME kararı gibi sebeplerle değişimde bulunduktan sonra müşteriye teslim edilen yeni araçlardır. TRNet garanti başlangıçları TTMS Garanti Birimi tarafından yapılır. Bu araçların GKK ları aracı teslim eden bayi tarafından doldurulur. Garanti başlatılabilmesi için taratılan GKK, durumu açıklayan e-maille birlikte TTMS Garanti Birimi ne gönderilir. Evrağı da ayrıca kargo yoluyla gönderilir. 9.3 Filo Kiralama Araçları Aracın filo kiralama şirketine teslimi ile garantisi başlatılır. Filo kiralama şirketinin kendi müşterisine teslimi ile karıştırılmamalıdır. Sayfa 5
9.4 Sergi Amaçlı Kullanılan Araçlar Sergi amaçlı kullanılan araçların garantisi TTMS veya Bayiden sevkiyatı yapıldığı anda başlatılır. Garanti başlangıç tarihinin tanımlanması için TTMS Garanti Birimine durumu açıklayan e-maille başvurunuz, evrağı da ayrıca kargoyla gönderiniz. 9.5 Promosyon Araçları Filo kiralama araçlarında olduğu gibi olup, ilgili firmaya teslimi ile başlar. (Örneğin; Alış-Veriş Merkezinin müşterisine çekilişle verdiği aracın garantisi, Alış-Veriş Merkezi yetkilisine teslimi ile başlar) 9.6 Test Araçları Test araçlarının garantileri bayinin aracı kullanımına aldığı anda başlar. 9.7 Yurtdışı araçlar Prensip olarak araçlar TMC tarafından satılacakları ülkelere göre dizayn edilerek üretildikleri için sadece satıldıkları ülkelerde garanti verilir. Bu araçlara Garanti El Kitabı verilmeyecektir. 9.8 Teslim Süresi 1 Ayı Geçen Araçlar (Satış Fatura tarihi ile Teslim Tarihi Farkı) Bu tip araçların garantilerini başlatabilmemiz için TME tarafından kanıt niteliğinde bazı evraklar istenmektedir. Bu belgeleri onaylamak tamamen TME yetkisindedir. İstenen belgeler: Temel belgeler: - Araç Satış Faturası - Araç Teslim Belgesi - GKK - Ruhsat Sayfa 6
Ek belgeler: Teslimin gecikmesine neden olan ek belgelerdir. Örneğin; - Vasi kararı / varsa ek karar - Müşteri geç ödeme yaptıysa resmi nitelik taşıyan dekontlar /makbuzlar. Geç teslim sebebi TRNet Araç Kartı Garanti sekmesi Notlar alanında (bknz. 11.9) açıklanmalıdır. Belgeleri TRNet e yüklemeden önce (bknz. 11.10) evraklardaki tarihlerin birbirleriyle uyumlu olduğundan emin olunuz. Bu belgeler TRNet e yüklenirken aşağıdaki hususlar göz önüne alınmalıdır; - *pdf formatında tek bir dosyada olmalı - Dosya ismi aracın şase numarası olmalı - 1 MB dosya büyüklüğünü aşmamalı - Geç teslim sebebi araç kartı notlar kısmında belirtilmelidir. Belgeler TME nin sistemine TTMS Garanti Birimi tarafından, araç kartında belirttiğiniz geç teslim sebebi açıklaması ile birlikte yüklenir, ardından TRNet e tanımlanır. Geç teslim sebebini onaylama yetkisi TME dedir. Geç teslim sebebi belge olarak TME ye sunulamıyorsa; aracın garantisi başlatılamayıp, kleym ödemeleri yapılamamaktadır. Sayfa 7
10. GKK AÇIKLAMALARI İlk baskıyla birlikte GKK ları aşağıdaki şekilde olacaktır. Mevcut kullanımdaki GKK ları, stoklar bitene kadar kullanılmaya devam edecektir. Sayfa 8
10.1 Model: Aracın detaylı olarak model bilgisi yazılmalıdır (Örneğin: AURIS 1.4 D-4D ADVANCE M/M) 10.2 Model Kodu: Aracın Model1 ve Model2 bilgileri yazılmalıdır (Örneğin: NDE180L-DELNXW) 10.3 Şasi No: Aracın 17 haneli şase numarası yazılmalıdır. 10.4 Seri No: GKK üzerinde yazan seri numarası dır. GKK ve TRNet e yazılan seri no su aynı olmalıdır. 09.11.2015 tarihinden itibaren TRNet Garanti sekmesinde aracın garanti başlangıcı yapılırken zorunlu alan olarak doldurulmaya başlanacaktır. İlk baskı ile birlikte seri no formatı 15-000001 olarak başlayıp, numerik olarak devam edecektir. 15: Kitapçığın basıldığı yılı ifade eder (Kitapçığın 2015 yılında basılması 2016 da kullanılmayacağı anlamı taşımaz, stoklar bitene kadar kullanılacaktır). 000001 ise belgenin seri no su anlamına gelmektedir. 10.5 Araç Sahibi Adı ve Soyadı: Müşterinin Adı & Soyadı veya satın alan firmanın Ticari ünvanı yazılmalıdır. 10.6 Teslim Yeri: Aracı teslim aden bayinin adı yazılmalıdır (Örneğin:Toyota Plaza XXXX Otomotiv). 10.7 Plaka no: Aracın plaka no su yazılmalıdır. Sayfa 9
10.8 Satış Tarihi (Fatura): Aracın Satış Faturasının düzenlendiği tarih Gün / Ay / Yıl formatında yazılmalıdır. 10.9 Araç Sahibinin Adresi: Müşterinin açık adresi yazılmalıdır. Telefon bilgileri doldurulmalı, varsa ikinci telefon numarası eklenmelidir. 10.10 Satıcı Firma: Aracı teslim eden bayi tarafından kaşelenmelidir. Kaşede; teslim eden bayinin ticari ünvanı, açık adresi ve telefon numarası olmaldır. Teslim eden bayi yetkilisi tarafından imzalanmalıdır. 10.11 Teslim Alan Ad Soyad: Teslim alan müşteri veya temsilcisinin adı & soyadı yazılmalıdır. 10.12 Teslim Tarihi: Aracın teslim edildiği tarih Gün / Ay / Yıl formatında yazılmalıdır. GKK üzerinde yazan Teslim tarihi ile TRNet Garanti Başlangıç Tarihi ve Araç Teslim Belgesindeki tarih ile aynı olmalıdır. 10.13 İmza: Teslim alan müşteri veya temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. Bunun dışındaki kalan kişiler kesinlikle imzalamamalıdır. İmzanın eksik olması, müşterinin kendi veya temsilcisinin dışında kalan kişilerce belgenin imzalanması durumunda belge geçersiz sayılmaktadır. 10.14 Barkod Etiketi: Araç Kabul belgesi ile birlikte iki adet gönderilen barkod etiketinin biri GKK üzerine zımbalanıp, müşteriye verilir. Diğer barkod etiketi ise Toyota Kopyası nın (sarı nüsha) alt kısmına, barkod çizgileri okunacak şekilde (etiket kesinlikle barkod çizgilerinden katlanmamalıdır, sol kısımdan katlanabilir) evrağın en alt kısımına yatay olarak zımbalanarak TTMS e gönderilmelidir. Barkod çizgilerinden zımbalandığında barkod okuyucu okuyamadığından barkod çizgileri haricinde bir yerden zımbalayınız. Sayfa 10
Barkod etiketi ile doldurduğunuz belge üzerinde belirtilen şase numarasının bire bir aynı olduğundan emin olunuz. 10.15 PDS Kuponu (Bayi Satıcı Sevkiyat Öncesi Kontrol Kopyası -Mavi Nüsha): Gerekli kontroller yapıldıktan, üzerindeki bilgiler doldurulduktan sonra imzalanmalı ve ilgili aracın sarı nüshasının arkasına zımbalanmalıdır. 10.16 PDS Kontrol Listeleri: Aşağıdaki menüleri takip ederek alınan rapor, GKK evraklarıyla birlikte kargo yoluyla gönderilmelidir. Sayfa 11
11. TRNet ARAÇ KARTI GARANTİ SEKMESİ AÇIKLAMALARI 11.1 Garanti Tipi: Binek araçlarımızda: F: 3 yıl / 100.000 km.-3 YIL BOYA 12 YIL KAROSER seçilmelidir. Ticari araçlarımızda: G: 3 yıl / 100.000 km.-3 YIL BOYA 6 YIL KAROSER seçilmelidir. 11.2 Garanti Başlangıç & Bitiş Tarihleri Garanti başlangıç tarihi teslim eden bayi tarafından tanımlanmalıdır. Tab tuşuna basıldığında garanti bitiş tarihi otomatik olarak gelmektedir. 11.3 GKK Seri No: GKK üzerinde yazan seri numarası dır. TRNet e yazılan seri no su GKK üzerindeki seri no su ile birebir aynı olmalıdır. 09.11.2015 tarihinden itibaren TRNet Garanti sekmesinde aracın garanti başlangıcı yapılırken zorunlu alan olarak doldurulmaya başlanacaktır. 11.4 Yardım Pdf Garanti Kayıt Kartı Kılavuzu na kolay ve hızlı bir şekilde erişim olanağı sağlar. 11.5 Onaylandı: TTMS tarafından tarihin onaylandığı anlamına gelmektedir. Bu alan işaretlendiği andan itibaren kayıtta herhangi bir değişiklik yapılamaz. 11.6 Satan Bayi: Aracı faturalayan Bayidir. Satış Faturası kaydından otomatik olarak taşınmaktadır. Bu alan salt okunurdur. Sayfa 12
11.7 PDS Bayi: Teslimat öncesi bakımı yapan bayidir. İşemrinden otomatik olarak taşınmaktadır. Bu alan salt okunurdur. 11.8 Garantiyi Başlatan Bayi: Aracı teslim eden bayidir. Garanti başlangıcı aracın teslimatıyla başladığı için, fatura eden değil, teslim eden bayi tarafından başlatılmış olur. Bu alan seçimlidir. 11.9 Notlar Araç satış bilgileri, teslimat gecikmesi nedenleri vb. durumlarında araçla ilgili not yazabileceğiniz alandır. 11.10 Araç Medya Dosyaları Garanti sekmesine eklenecek belgeler sadece geç teslim edilen araç evraklarını TME nin sistemine yüklemek amacıyla oluşturulmuştur (bknz. 9.8). Geç teslim sebebi ayrıca Araç Kartı Garanti sekmesi Notlar alanında belirtilmelidir. c Sayfa 13
12. GKK İADELERİ Evrakların hatalı / eksik doldurulması ve / veya TRNet te hatalı giriş yapılması / hiç yapılmaması, evrak ve TRNet e girilen bilgilerin uyumsuzluğu gibi sebeplerle GKK ları tarafınıza üzerine not eklenerek iade olmaktaydı. Yeni uygulama ile birlikte TTMS tarafından tarafınızdan göderilen GKK larının onaylanması aşamasında yapılacak iadeler, ilgili bayinin servis1 ve garanti uzmanı adreslerine aşağıda örneği verilen bir e-maille bildirilecektir. Evrak ayrıca hatası düzeltilmek üzere aynı gün kargoyla tarafınıza iletilecektir. Yeni 13. SORULARINIZ VE ÖZEL DURUMLAR Sorularınız ve tüm bahsedilen durumlar dışında kalan özel bir durumla karşılaşırsanız Garanti Uzmanınız aracılığı ile TTMS Garanti Birimi nden destek alabilirsiniz. Sayfa 14