İş Planı Rehberi hazırlanması için Teknik Rehber 0. Sunum 1. Genel Bilgi 2. İçerik 3. İş Planı Yapısı 4. Bilgi 5. Sonuç: İş oluşturma süreci
0. Sunum Avrupa İş ve Yenilik Merkezleri (EBN-BICs) Avrupa Birliği Komisyonu tarafından desteklenen, yerel kuruluşlar ve ekonomik birimlerle işbirliği yapan ana amacı yenilikçi KOBİler oluşturmak ve mevcut olanların modernizasyonunu sağlamak olan organizasyonlardır. Bunu yapmak için, girişimcilere ve işletmelere teknik, lojistik ve finansal destekle birlikte eğitim, danışmanlık ve bilgi servisleri de sağlamaktadırlar. İş fikrinin doğuşundan gelecekte planlanmasına kadar, yenilikçi fikirlerin kaynak ve servislerle kendi ayakları üzerinde durabilecek işletmelere aktarılmasını veya KOBİlerin kendi ayakları üzerinde durabilirliğinin güçlendirilmesini önerirler. Destekleyen rakamlar: geçtiğimiz 10 yılda, Kastiya León'daki Avrupa İş ve Yenilik Geliştirme Merkezleri (EBN-BIC CASTILLA Y LEÓN) 370 işletmenin oluşumuna ve modernizasyonuna katkıda bulundu; ayrıca, AB çapında yeni açılan işletmelerin %60'ı henüz 5. yılını doldurmadan kapanırken BICnin desteklediği projelerin sadece %20 si başarısız oldu. BIC nin yöntemine göre, bir işletmenin oluşumu veya modernizasyonundan önce alınan danışmanlık İş Planına veya firmanın pazarlama, teknoloji, insan kaynakları, ekonomik-finansal ve yasal-kurumsal alanlarındaki öngörü analizlerine yansıyor. Bir İş Planı, yeni bir işletme kurmak için gerekmekle birlikte var olan bir işletmenin modernizasyonu veya kârının artırılması amaçlandığında da gereklidir. Sonuç olarak tam İş Planı veya modernizasyon sürecinin her ikisinde de Planın tanımlanması faydalı olmaktadır: Plan üzerinde çalışmalar işletmenin tüm alanları hakkında daha derin bilgi ve planı gerçekleştirmek için daha güçlü bir motivasyon sağlamaktadır.
Bu KLAVUZ; İş planı nedir? Ne içindir? Nasıl yazılır? Kim tarafından yazılır? Hangi yapıyı takip etmelidir? gibi soruları kendine soranlara cevap verir. Bu kılavuz ağırlıklı olarak iş faaliyetine başlamadan önce herşeyi planlamak, belirsizliklerden kurtulmak, firmasını organize etmek isteyen; kısaca iş ve ilgili konularda herşeyi bilmek isteyen girişimcileri hedeflemektedir. İçerik her bir iş projesi için nasıl karar verilmesi gerektiğini öğretemez fakat firmanın karar verme süreci yolunda ilk basamağı oluşturur. Bu yüzden, kılavuz form ve içerik bakımından iş planındaki en önemli yönü tanımlar ve yazım süreci için tavsiyede bulunur. Bu, kullanıcıların iş oluşturma hedefleri hakkında daha tutarlı bir nihai döküman elde etmelerini sağlar. İş Planı Kılavuzu, BICnin işletme planlama ve değerlendirme deneyimini göz önünde bulundurur ve online tavsiye için daha geniş bir projeye entegre eder. CEEi emprende 'nin EBN-BIC CASTILLA Y LEÓN tarafından geliştirilmiş bir Web versiyonuna ve CD-ROM'una ulaşılabilir. Bu Kılavuzun içeriğinin yukarıda belirtilen sistem tarafından eğitim ve tavsiye süreçlerini tamamladığını anlıyoruz 1. GENEL BİLGİ 1.1. Sunum: İş Rehberi Nedir? 1.1.1. Kapsam 1.1.2. Terimlerin Anlamları 1.1.3. Farklı Projeler 1.1.4. Araçlar 1.1.5. Özellikler 1.2. İş Planı Örneği 1.2.1. Tarihçe ve referanslar: çeşitli yazarlar 1.2.2. Avrupa İş ve Yenilik Geliştirme Ağında (EBN) İŞ PLANI
1.2.3. Genel İş Planı Örneği: EBN-BIC Castilla ve León 1.2.4. İş Planının Özellikleri 1. GENEL BİLGİ 1.0. Sunum: İş Rehberi Nedir? Hadi aşağıda belirtilen durumu hayal edelim: Serhat Kaya 27 yaşındadır. Ekonomisttir ve son 3 yıldır düşük dereceli memur olarak özerk bir departmanda çalışmaktadır. Kısa süre önce Murat Yalçın ile tanışır ve onun dinamik, neşeli ve girişimci kişiliğinden etkilenir. Murat ona birlikte bir iş kurmayı teklif eder. Murat turizm sektöründe çalışmıştır ve hep kendi işini kurma düşüncesi onu çok heyecanlandırmıştır. Şu an, ilk iş fırsatına sahiptir ve en sonunda çok iyi bir fikri vardır. İyi geliştirilmiş bu düşüncesiyle, ilgi çekici bir sektöre ulaşıp, kısa sürede kazanç elde edebileceği iyi bir işletme kurabileceğine inanmaktadır. Bu yüzden son haftalarda Murat bu yeni iş fırsatında işbirliği yapabilmek amacıyla Serhat a planlarından ısrarla tekrar tekrar bahsediyordu. Serhat fikri beğendi beğenmesine fakat ona pek net görünmeyen bir kaç nokta vardı. Bir gün, kararlı bir şekilde, Murat, Serhat ı birlikte bankaya gitmek için davet etti çünkü şubenin Ticari Müdürüyle gelecekteki iş planlarını anlatmak ve olası dış finansmanı talebi için bir görüşme ayarlamıştı. Metin Aydın, Murat ve Serhat ın gittiği bankanın ticari müdürü ve aynı zamanda müşterilerin kredi ve borç başvurusunun kararlaştırıldığı Risk Komisyonu biriminin üyesiydi. Bu bankada 15 yıllık bir iş deneyimine sahip, saygın, anlayışlı ve neyin mantıklı ve tutarlı olduğunu unutmadan özel insiyatif kullanabilen bir kişiydi.
Metin onları karşıdı ve ofisindeki küçük toplantı masasına davet etti. Kısa bir girişten sonra, Murat sözü aldı ve durumlarını Metin e açıkladı. Murat anlatmaya devam ederken Metin'in kafasında da soru işaretleri oluşmaya başladı. Murat işini anlatırken, neyi neden yapmak istediğini açıklar fakat bu detaylı bir açıklama değildir ve Metin neyin niçin olduğuna dair daha fazlasını bilmek istemektedir. Aynı zamanda kimin nasıl yapacağını, iş imkanının nerede olduğunu ve esas rekabetçi avantajların hangileri olduğunu bilmek istemektedir. Murat onu seçtiği sektörün iyi bir sektör olduğuna ikna eder fakat kendisini haklı çıkarmak için Metin'in piyasa hacmi veya büyüme oranı, kaç rakibin olduğu ve nasıl oldukları, nasıl rekabet ettikleri, herhangi potansiyel bir firmanın da aynı şartlarda piyasaya girip giremeyeceği, yeni bir firmanın piyasaya başarıyla girişini engelleyen faktörlerin olup olmadığı ve sektörün kazanç üretip üretmediği türdeki sorularına açıklayıcı bir cevap veremez. Murat iş fikrinin iyi olduğunu garanti eder fakat yeterli boyut ve organizasyona sahip midir? İnsan kaynakları ve yönetim ekibi nasıldır? İhtiyaç duyacağı maddi kaynaklar hangileridir? Murat iş fikrinin uygulanabilir olduğunu tekrar teyit eder ancak niçin projenin ekonomik uygunluğu öngörüsüne sahip değildir? Gelir tablosu, dengeler, likit varlık durumu? Yatırımının 180.000 Euro ya mal olacağını belirtir ama bu parayı nereye harcayacaktır? Bu yeterli veya stratejisine uygun bir yatırım mıdır? Murat, son olarak, projeye başlayabilmek için 180.000 Euro ya ihtiyacı olduğunu ve bunun 126.000 Eurosunun banka tarafından sağlanması gerektiğini belirtir; ancak bu paraya gerçekten ihtiyacı var mıdır? Personel ödemeleri, malzeme ve hammadde tedarikçilerinin masraflarından oluşan ilk işlem masraflarını hesaba katmış mıdır?
Murat açıklamasını tamamladığında, Metin e ne düşündüğünü ve bankanın onlara parayı verip vermeyeceğini sorar. Metin biraz düşünür ve : Murat, seni uzun yıllardır tanıyorum ve senin girişimcilik anlayışını biliyor ve bundan şüphe duymuyorum ama yine de sana sorduğum açıklayıcı sorulara rağmen, cevap bekleyen ve tartışılması gereken pek çok soru var. Ortaya attığın fikri beğendim fakat karar verilmesi ve tayin edilmesi gereken pek çok nokta var. Sen bankadan para istiyorsun ve banka da bu paranın nereye yatırılacağını bilmek durumunda. Sana, iş fikirlerini tamamıyla özetleyen ve ekonomik uygunluğu açıklayan bir döküman hazırlamanı tavsiye ediyorum. Analiz edip uygulanabilirliğini kontrol ettikten sonra, şartları ve kredi garantisi konuşacağız. Murat ve Serhat bankadan çıktıklarında, Serhat: Metin haklı, bir İş Planı hazırlamamız gerekiyor. Bunu yaparken, ben de bu projeye seninle birlikte dahil olup olmak istemediğimi daha açık görmüş olurum der. Bu basit durum bir İş Planının sınırlarının ne olduğu, ne tür avantajlarının olduğu hakkında çeşitli örnekler sunması açısından yararlıdır ve önceki örnekte belirtilen soruların ve fikirlerin her birini açıklar. Bu İş Planı Rehberini girişimcilere yardımcı olması açısından öneriyoruz. Bu dökümanla girişimcilere projelerini yazmaları için metodolojik ve pratik tavsiyeler sunuyoruz. Doğru bir şekilde kullanabilmek için İş Planı teriminin bir döküman ve Plan ın hazırlık aşaması şeklindeki her iki anlamını da dikkate almak gerekir. Bu yüzden İş Planı Kılavuzu şu şekilde de kullanılabilir: - Girişimcilerin gerekli bilgiyi toplaması, çalışması ve farklı kararlar alması ve projelerini hayata geçirmeleri için gerekli programlar oluşturmaları açısından yardımcı bir araç.
- Okuyucuların beklediği cevapları veren İş Planının sunum ve yazılımına yardım eden bir kılavuz. Kılavuz İş Planı yazarken dikkat edilmesi gereken yapı ve içeriğin unsurlarını açıklar. Bu Kılavuzun temel özellikleri şunlardır: -İş Planının her bir maddesinin neden önemli olduğu ve neden üzerinde çalışılması gerektiğini açıklar. -Teorik veya pratik açıklamalar, tanımlar ve örnekler vb. yoluyla her bir unsur hakkında belirli bir bilgi birikimi sağlar. -Girişimcilerin kendilerine sormaları gereken veya İş Planı okuyucusunun sorması muhtemel soruları ortaya atar. -Bu soruları cevaplamak için metodolojik unsurlar (hesaplama yöntemleri bilgi kaynakları...) sunar. 1. GENEL BİLGİ 1.1 İş Planı 1.1.1 Kapsam 1.1.2 Terimlerin Anlamları 1.1.3 Farklı Projeler 1.1.4 Araçlar 1.1.5 Özellikler 1.1.1. Kapsam Geniş anlamda, bir İş Planı; pazarlama, operasyon ve/veya üretim, insan kaynakları, mali, hukuki ve kurumsal açılar gibi bir işin farklı alanlarının, şimdiki ve gelecekteki stratejileri ve müdahale planları ile birlikte tanımı ve koruyucu analizidir.
1.1.2. Terimlerin Anlamları Bir girişimcinin karşılaşabileceği ilk zorluklardan biri İş Planının doğru kullanımı bilmek ve ondan nasıl avantaj sağlanacağını öğrenmektir. Bu yüzden, başlangıçtan itibaren, kavramın iki anlamı açıklanmaktadır: dökümanın kendisi ve hazırlık süreci. Bir İş Planı, öncelikle, onunla farklı amaçlarla çalışacak ve okuyacak çeşitli kişileri hedef alan bir dökümandır. Plan işin destekleyicileri tarafından veya onlarla işbirliği içinde veya onların koordinasyonu altında hazırlanmalı ve yazılmalıdır. Bununla birlikte, İş Planı kavramı bir grup görevi yerine getirmeyi amaçlayan dağıtılması muhtemel bir dökümanın oluşturulma sürecine de işaret eder. Bu süreç iki aşamadan oluşur: -Birincisi, tüm bilgiyi toplama ve Plan içeriğini araştırma, tavsiye, analiz ve karar verme yöntemine göre açıklama süreci. -İkincisi ise, birinci aşamaya paralel olan yazma sürecidir. En önemli aşama birinci aşamadır fakat neredeyse tüm girişimciler İş Planlarını hazırlamanın kalem kağıt alıp yazmaya başlamak olduğunu düşünür. Bu ayırım EBN-BIC CASTILLA ve LEÓN için çok önemlidir çünkü bir İş Planının oluşturulması uygulanmakta olan Girişimcilik Programı diye adlandırılan daha geniş bir projenin bir yöntemidir. Program, uygulanabilir bir iş olan basit bir fikir yoluyla dört aşamadan oluşan bir dizi faaliyetler bütününü içerir: -Girişimci fikirlerin seçimi: Fikir, proje ve destekleyicilerin belirlendiği teşvik, rehberlik ve motivasyon faaliyetlerini içerir. -Fikrin tanımı ve İş Planının formüle edilmesi:
Proje sahiplerinin fikirlerini açıklayıp öğrendiği ve firmanın gelecekteki yönetimi hakkında bilgi edinip hazırlandığı analiz ve karşılıklı işbirliği sürecidir. Aşağıda belirtilen faaliyetleri içerir: a) İşletmenin birçok teknik ve idari alanlarında eğitim görmek b) Bilgi: veri tabanlarına erişim; konferans, seminer ve görüşmelere katılım; işletme ziyaretleri veya çalışma deneyimleri; deneyim değişimi için bölgeler veya ülkeler arası faaliyetler c) İş Planının tamamlanması için tavsiyeler -İşletmenin oluşturulması: a) İşletmenin yasal yapısı hakkında öneriler b) Finansal kaynakların yönetimi c) İşletmenin kurulması hakkında tavsiyeler: kayıt, mali, iş gücü, vb. işlemler d) BIC lerle veya diğer olası önerilecek yerlerle uyumun sağlanması -İşletmenin gelişimi: İşletmenin ilk ayları için tavsiyeler ve takip 1.1.3. Farklı projeler Dikkate alınması gereken ikinci bir sorun ise İş Planının mevcut firmalara KOBİ kalkınma projelerinde - uygulanması ile yeni kurulan firmalara uygulanması arasındaki kalite farkıdır. İş Planı, var olan bir işletme tarafından uygulanacaksa, bu Planlama modeli olacaktır. Bu durumda, işletmenin mevcut durumunu teşhis etmek, gelecek alternatiflerini değerlendirmek ve en avantajlı ve kazançlı seçenek için karar vermek çok önemlidir. Bu anlamda Plan, takip ve yönetim kontrol aracı açısından iki kat daha yararlıdır ve diğer taraftan, raporlar ve bütçeler için bilgi kaynağı olarak kullanılacaktır.
İş Planı yeni kurulan firmalar için kullanılacaksa, en önemli bölüm işin uygulanabilirliğiyle birlikte piyasa ve sektör analizidir. Bu teknik kılavuzda ikinci yaklaşıma odaklanmak, yani, İş Planını yeni firmaların oluşumu için kullanmak niyetindeyiz. Yeni kurulacak firmalar için İş Planı, İş girişimleri analiz edildikten sonra niyetlerini gösterecek bir yol olacaktır. Bu yüzden İş Planı, bir yandan bilgi toplamalı diğer yandan firmayı oluşturabilmek için ihtiyaç olan ilgili tüm unsurları (ürün, müşteriler, piyasa, rekabet, teknoloji, finans gibi) firmanın Pazarlama, Operasyon, Üretim, İnsan Kaynakları, Ekonomik, Finansal ve Kurumsal alanları ile birlikte analiz etmeli ve değerlendirmeyi sağlamalıdır. İş Planını yazarken girişimciler bu dökümanın yatırımcılar, müşteriler, tedarikçiler, rakipler, personel, bankalar, danışmanlar ve kamu kurumları tarafından da okunabileceğini göz önünde bulundurmalıdırlar. İş Planını yazan kişi, yani girişimci açısından, yazma sürecinin kapsam ve değerlendirmesini doğru vermelidir. Dökümanın en son şekline sahip olmak önemlidir fakat ona giden yol daha da önemlidir. İş projesinin bilgi araştırması, çalışma, analiz ve değerlendirme süreci olmalıdır. Girişimcilerin karşılaşabilecekleri üçüncü bir problem ise, sanayi veya hizmet faaliyeti olmasına bağlı olarak İş Planının çeşitli yönlerine ulaşmak için var olan farklı yollardır. Bu kılavuzda, iki durum arasında farklılıkları ve problemleri çok farklı açılardan ele almanın neden önemli olduğunu gösterdik. 1.1.4. Araçlar İşletmenin kuruluşunda faaliyete başlamadan önce ve sonra olarak iki önemli aşamaya göre İş Planı için farklı araçlar göz önünde bulundurulabilir.
Pratik bir bakış açısıyla, faaliyetlerin başlaması öncesi, İş Planı üç temel araca sahiptir: 1. Planlama kılavuzu ve işi yönetme 2. Üçüncü parti finansman için kullanılan araçlar; kamu veya özel kurumlara işbirliği, yardım veya finansal destek başvurusu yapıldığında Planın bir iş kartı haline gelmesi 3. Yeni stratejilerin ve faaliyetlerin geliştirilmesi Bu üç araç veya hedef sadece eğer İş Planı yazılırken, girişimciler kendi yaklaşım ve fikirlerinin hata ve kusurlarıyla birlikte tüm önemli noktalarını görmeye gayret ettiler ise girişimci projenin uygunluğunun sağlanmasına yardım eder ve fikrin üçüncü şahıslar önünde savunulmasına yardımcı olur. Firma kurulduktan sonra, İş Planı firmanın kurulum anından itibaren gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler için de bir rehber olarak kullanışlı olmalıdır. Bu dakikadan itibaren, girişimciler birçok problemle karşı karşıya kalacaklar ve müşteriler, tedarikçiler, bankacılar, personel, danışmanlar vb. gibi kişilerle ilgilenmekle meşgul olacaklardır. Bu yüzden tüm planlama işletmenin kurulmasından önce olmalıdır. Firmanın faaliyetleri başladığında her ay gerçekleştirilecek faaliyetlerin kontrol listesi şeklinde bir referans dökümanın bulunması Girişimciler için çok faydalı olur. İş Planı eğer sadece bu bakış açısıyla tasarlanırsa ve mümkün olduğunca ayrıntılı bir faaliyet planı uygulanırsa bu önemli rolü oynayabilir. 1.1.5. Özellikler: Plan aşağıda belirtilen gereksinimleri karşıladığı sürece yararlı olacaktır: 1. Bilgi kalitesi: dökümanın bilgi ve stili açık, az ama öz, doğru ve doğrulanabilir olmalıdır 2. Güncel bilgi: Plan güncel bir döküman olmalıdır
3. Kapsamlı bilgi: Planın tam olması için iş faaliyetinin tüm alanları plana dahil edilmelidir 4. Bakış açısı bütünlüğü: girişimcilerin şahsi ürünleri olmalıdır. Bu, okuma ve kavrama sürecini daha kolay hale getirir. Genellikle, Plan kaybedecek çok az zamanı olan kişiler tarafından okunacaktır (80 sayfayı geçmemesi tavsiye edilir) 1. GENEL BİLGİ 1.2. İş Planı Örneği 1.2.1. Tarihçe ve referanslar: çeşitli yazarlar 1.2.2. Avrupa İş ve Yenilik Geliştirme Ağında (EBN) İŞ PLANI 1.2.3. Genel İş Planı Örneği: EBN-BIC Castilla ve León 1.2.4. İş Planının Özellikleri 1.2.1. Tarihçe ve Referanslar: Çeşitli Yazarlar İş Planı kavramının kökeni Amerikan İş literatüründen gelmektedir. Bu konunun içerik ve yapısı hakkında çeşitli yöntemler vererek söz söyleyen pek çok yazar vardır. Yine de hepsi bir Plan içersinde iki temel bölümün varlığından bahsetmişlerdir: - İş faaliyetinin ayrıntılarının analiz edildiği birinci bölüm. - İşletme tarafından oluşturulacak kâr veya mal beklentisini ve aynı zamanda mali ihtiyaçları hesaplama amaçlı Finansal Planın detaylandırıldığı ikinci bölüm. Bu basit ve temel çerçeve tüm yazarlar tarafından kabul edilmiştir. Her bir yönünü geliştirip detaylandırmalarına rağmen, İş Planı içersindeki temel noktaları numaralandırmak gerektiği konusunda hem fikirlerdir. Üç Kuzey Amerikalı (Bryan: 'Road Map to Credit / Kredi için Yol Haritası', King: 'Developing a Business Plan / Bir İş Planı Geliştirmek', ve Burch: 'Entrepreneurship / Girişimcilik') ve iki İspanyol yazarın (Manuel Ludevid and Montserrat Ollet: 'Cómo crear su propia empresa / Kendi İşinizi Nasıl Kurarsınız') İş Planı unsurlarının yapısını gösteren tablolar ekledik.
KREDİ İÇİN YOL HARİTASI BİR İŞ PLANI GELİŞTİRMEK GİRİŞİMCİLİK -Açıklama -Ürün veya hizmet planı -Pazarlama Planı -Çalışma Planı -Organizasyon - Finansman -Özet -Piyasa çalışması -Ürün -Pazar Planı -Yönetim ve Organizasyon -Mali Plan -Kapsam: -Girişimciler -İşletme İsmi -Niyet beyanı -İşletme: Tanım Pazar Rakipler Konum Yönetim Kadrosu Başvurular Özet -Mali Bilgi Fonların kaynağı ve Kullanımı Sermaye ve Dengeler Gelir Durumu Kara Geçiş Noktası Nakit Akışı -Ekler: KENDİ İŞİNİZİ NASIL KURARSINIZ -Yeni girişimcinin özgeçmişi: eğitim, uzmanlık ve yönetim deneyimi. -Ürünün veya servisin tanımı -Pazarlama Planı a. İş Sınırları b. Pazar Analizi c. Ticari Politika
- Çalışma Planı a. İşletmenin Konumu b. Çalışma Planının Tanımı c. Stok Yönetimi d. Sabit Sermaya Yatırımları - OrganizasyonPlanı - Finansal Plan - Yasal Durum - Sonuç 1.2.2. Avrupa İş ve Yenilik Geliştirme Ağında (EBN) İş Planı Avrupa İş ve Yenilik Geliştirme Merkezleri (EBN-BIC) Avrupa Komisyonu Bölgesel Politika Genel Müdürlüğü ile birlikte BICler arasında bilgi ve deneyim değişimi sağlayan bir ağ olarak tasarlanmıştır. 1984 yılında, ilk BICler kendilerini Avrupa İş ve Yenilik Geliştirme Ağı (EBN) olarak adlandırılan özel bir ağa dahil etmişlerdir. Risk almadan bir iş kurma veya yeni bir faaliyet çalışmasına başlamak imkansız olmasına rağmen, başarı olasılığının özenli bir İş Planı ile artırılabildiği kanıtlanmıştır. Yeni işletme veya faaliyetlerin oluşturulmasındaki başarısızlık oranının ardında yatan iki muhtemel ana sebep Kalite Eksikliği veya İş Planı yetersizliğidir. BIC nin amacı, talepte bulunan girişimcilere İş Planı hazırlığı hakkında etkili tavsiyelerde bulunarak başarısızlık oranını azaltmaktır. EBN nin BIClere sağladığı kaynaklar arasında, aşağıda belirtilen kendi İş Planı modelini bulabiliriz: KOBİler için İş Planı KOBİLER İÇİN İŞ PLANI (EBN MODELİ) PLAN BÖLÜMLERİ ÖNEMLİ NOKTA veya DURUMLAR
1. Ürün veya Hizmet Belirtilen ürün alanında mevcut durum ve teknolojik gelişim perspektifleri - Piyasadaki rakip firmanın ürünü ile piyasaya sürülecek ürünün karşılaştırmalı çalışması *Somut avantajlar ve dezavantajlar *Potansiyel müşteri talebinin göz önünde bulundurulması *Yayılma perspektifi (çokyönlülük, yükselme olasılığı,vs.) dayanıklılık - Gerekiyorsa, geçerlilik lisansı ve teknik bilgi kullanım kontratı ve yasal koruma (patent) - Çabaların değerlendirilmesi ve ar-ge masrafları sürecin başında öngörülmüş olmalı - Maliyet bedeli: * Maliyet bedelinin tahmini * Belirtilen etkenlerin maliyet üzerine etkisi: üretilmiş veya toplanmış (mevcut ise) miktarlar: maliyet bedelini oluşturan unsurların maliyetinin gelişimi (hammadde ve/veya birleştirilecek parçalar; taşeronlar, amortisman, finansal engeller, genel masraflar) - Daha genel anlamda, konseptin / ürünün bugünkü ve gelecek uyarlanma derecesi ve ürünün bugünkü ve gelecekteki rekabet ilişkisi - Ürünün dikkate alındığı yeni firmanın kırılganlık derecesi 2. Çevre İşletmenin imkan ve gelişimini etkileyebilecek çevresel faktörler (yasal düzenlemeler, sektörün kanunlara uyumu, ayrıcalıklı muamele, vb.) - Vasıflı eleman bulunabilirliği - Çevresel faktörlere kırılganlık derecesi 3. Piyasa - Her bir müşterinin potansiyel talebi ve ihtiyaç bölümlerine göre global pazarın (coğrafi hedefler göz önünde bulundurularak) hacim ve değer tanımı
- Ürünlerin özelliklerine göre belirlenen fiyat seviyelerinin oluşturulmasının sağlanması - Mevcut ya da potansiyel rekabet araştırması: * ihtiyaçlar ve talebin gelişimi (kalite ve miktar açısından) * teklifin gelişimi (kalite ve miktar açısından) * ticari kullanım etkisi ve fiyat seviyeleri (komisyon, iskonta, ödeme koşulları) -Piyasa ve rekabet gelişimine göre yeni firma için risk değerlendirmesi 4. Ürün / Piyasa - Ürün / pazar eşleşmesinin tanımlanması 5. Hedefler ve strateji - İşletme felsefesinin tanımı - Beş yıl içinde amaçlanan hedeflerin ve bir çok alternatif üzerinde çalışıldıktan sonra uygulanacak olan politika ve genel stratejinin oluşturulması 6. Ticarileştirme - Yeni firmanın ticari politika ve stratejisi - Fiyat politikası - Üç yıllık zaman zarfında ulaşılması amaçlanan somut ve sayısal hedefler: * Hacim ve değer olarak piyasa kotası * Her bir müşteri tipi ve mevcut ise her bölge için gelir tahmini beklentisi - Strateji ve promosyon/iletişim planı - Satış teknikleri, satış organizasyonu, öz varlıklar (miktar, nitelik). Mevcut ise, dağıtım kanalları, bütçeler - Benimsenen politikalar ve ticari stratejiler ile kullanılabilir bütçenin ilişkisi, kaynaklar ve rakiplerin öngörülen tepkileri göz önünde bulundurularak yeni firmanın risk değerlendirmesi 7. Satın alma - Üretim - Depolama - Satınalma politikası (taşeronlar dahil), satınalma görevinin organizasyonu (mal kabul ve kalite kontrolü dahil), bütçe
- Nakliye - Tedarik kaynaklarının varlık veya yokluğu (kırılganlık) - Mülkler / dükkanlar, donanım, üretim teknikleri, üretim organizasyonu ve kontrol (verim, iş planlama, randıman, zaman, performans ve kalite kontrol, vb.) bütçe - Depolama sistemi ve stok yönetimi; bütçe - Taşıma hizmet ve teknikleri; bütçe - Bakım bütçesi (iç bakım hizmeti dahil ya da hariç) - Ticari hedeflerin gözetildiği üç yıllık maliyet fiyatı tahmini - Genel olarak, firma için hayati öneme sahip ürüne (veya ürünün bir parçasına) bağlı risk değerlendirmesi 8. Yönetim - Ana departmanlar 9. Finans - Yönetsel kontrol - İşletme yasası - Personel yönetiminin organizasyonu (sürekli eğitim dahil) ; bütçeler - Yasal yardım; bütçeler - Sekreterlik ve ana departmanlar; bütçeler - Sigorta; bütçeler - Finansal yönetim ve yönetim kontrolü: * Organizasyon ve tahakkuk teknikleri (muhasebe, maliyet muhasebesi ve maliyet bedeli hesapları; hazine yönetimi; bütçe planlama ve kontrol; IT kullanımı; mali yönetim) * Bunlar için bütçeler - Kaynaklar ve finansal performans: * Üç yıllık finansal performans hedefleri * Gerekli olan öz kaynaklar ve işletme sermayesi * Yatırım fonları ve işleyen fonlar (uzun ve kısa vadede) * Gelir ve giderlerin detaylı analiziyle birlikte üç yıllık kazanç planı, sıfır kâr noktasının kurulumu, geri ödeme, finansal oranların kurulumu * Hazine bütçesi - Finansal riskler * Hazine seviyesinde güvenlik açığı endeksi
* Finansal performans seviyesinde güvenlik açığı endeksi 10. Organizasyon - Yapı 11. Özet ve genel sonuçlar - Her bir bölüm için organizasyon / personel şeması - Görevlerin tanımı, sorumluluklar ve yöneticilerin profili - Yetkililer - Başarı anahtarı - Bu kilit unsurlara bağlı zayıf ve güçlü yanlar - Genel eylem planı - Olası planlar 1.2.3. Genel İş Planı Örneği: EBN-BIC Castilla ve León EBN-BIC CASTILLA ve LEÓN bu temel noktaların sayımını kabul etmekte fakat yine de, kendi İş Plan Modelini şekillendirerek kendi yapı ve metodolojisini sunmaktadır. EBN-BIC CASTILLA ve LEÓN un önerisi genel model içinde özel planlar haline gelen aşağıda belirtilen dokuz temel noktada özetlenebilir. İŞ PLANI (EBN-BIC CASTILLA ve LEÓN) 0. Giriş 1. Pazarlama Planı 2. Faaliyet / Üretim Planı 3. İnsan Kaynakları Planı 4. Yatırım ve Lokasyon Planı 5. Ekonomik-Finansal Plan 6. Yasal Yapı 7. Proje tamamlama takvimi 8. Özet ve değerlendirme Her bir girişimcilik projesinin farklı olduğu ve içerikte bulunan belirli ihtiyaçlara cevap vermesi gerekliliğinin akılda tutulması önemlidir. Bu yüzden belirli bir
amaca yöneltecek esnek ve özenli bir yöntem tavsiye etmeyi denedik: iş, piyasa ve firma hakkında derinlemesine bir bilgi ile İş Planını yazmalısınız. 1.2.4. İş Planının Özellikleri İş Planının her bir bölümünün ve ele alınan her konunun göreceli önemi farklı projelere göre çeşitlilik gösterecektir ve her konu için tek bir plan modeli zorunluluğu getirilmesi önerilmez (ürünler için bu kadar sayfa, pazar için bu kadar, gibi). Bunun yanısıra, İş Planında ele alınması gereken temel açılarla birlikte, sanayi ve hizmet iş projeleri arasında farklılığı göz önüne alan bir tablo öneriyoruz. Yüzden fazla yatırımcının katıldığı girişimcilikte uzman olan üç Avrupa ticaret okulu (Cranfield, Esade, Esc Lyon) tarafından hazırlanan bir çalışma, iş oluşum sürecinin her bir önemli unsuru hakkında daha fazla bilgi vermektedir. İlk aşamada, birçok yatırımcı proje değerlendirmesinde belirli bir yöntemin olması gerektiğini belirtiyor (İspanya da %69). Bu yöntem dört ana bölümden oluşur: - İş Planı - Girişimci kişi ile görüşme - Uzman tavsiyesi - Girişimci hakkında bilgi araştırması Ankette belirtilen İş Planının altı esas maddesinde, yatırımcılara değerlendirmenin ana unsurunu ve bunun yanısıra değerlendirilmesi en zor faktörlerin neler olduğunu sorduk. Sonuçlar şöyledir: EN ÖNEMLİLER Fransa İngiltere İspanya Girişimci 53% 38% 59% Kadro 37% 48% 23%
Ürün 8% 3% 4% Piyasa 25 8% 10% Finansal öngörüler 0% 1% 9% Kriz 0% 1% 0% DEĞERLENDİRİL MESİ EN ZOR FAKTÖRLER Fransa İngiltere İspanya Girişimci 26% 22% 27% Kadro 25% 21% 4% Ürün 8% 10% 4% Piyasa 17% 34% 43% Finansal öngörüler 9% 4% 12% Kriz 10% 9% 0% Bu iki tablo girişimci ve ekibinin yatırımcıların kararlarında oynadığı rolün önemini gösteriyor. Ürüne, piyasaya ve finansal tahminlere gösterilen sınırlı ilgi biraz şaşırtıcıdır. Yine de, bunlar yatırımcıların değerlendirmeyi çok zor bulduğunu gösteren faktörlerdir ve bu yüzden bunları İş Planında doğru olarak açıklamak çok önemlidir. 2. İŞ PLANI İÇERİĞİ 2.0. Giriş: İş Rehberi Nedir? 2.0.1. Firma: Tanımlama 2.0.2. Girişimci
2.0.3. Çevre 2.1. Pazarlama Planı 2.1.1. Tanımlama ve iş sınırlaması 2.1.2. Bilgi ve Analiz 2.1.3. Hedefler ve Strateji 2.1.4. Ticari faaliyet planı 2.2. Operasyon/Üretim Planı 2.3. İnsan Kaynakları Planı 2.4. Yatırım ve Yerleşim Planı 2.5. Finansal ve Ekonomik Plan 2.5.0. Giriş 2.5.1. Ekonomik Plan: faaliyet kârı planı 2.5.2. Finansal Plan: Denge. Finansal pozisyon 2.5.3. Ekonomik ve Finansal analiz 2.6. Yasal Yapı 2.7. Proje Takvimi 2.8. İş Özeti ve Değerlendirme 2. İŞ PLANI İÇERİĞİ 2.0. Giriş: İş Rehberi Nedir? 2.0.1. Firma: Tanımlama 2.0.2. Girişimci 2.0.3. Çevre 2.0.1. Firma: Tanımlama İş Planının Kapağı şöyle tasarlanmalıdır; Girişimcinin adı, Firmanın adı, iş için bir referans. Birinci sayfada uygun bir grafik ve yatırım miktarı, iş oluşturma, satış beklentisi, kârlılık beklentisi, sermaye yapısı gibi projenin en önemli bilgilerine özel başvuru olabilir.
İş Planının farklı bölümlerinin listelendiği her bir bölüm ve kısmın sayfa numaraları ile ilişkilendirilmiş bir özet veya indeks de bulunması gereklidir. Bu sunumun içeriği; tüm ilgili bilgileri içeren ve işin içeriğinin ne olduğu açıklığa kavuşturan bir veya iki sayfada kısa bir şekilde özetlenmiş olmalıdır. Bu bölümün sonunda, normalde kaybedecek vakti olmayan insanlar okunduğunda projeyi anlamalı ve ilk sayfayı okuduktan sonra okuyanların ne tür bir iş ile ilgilenmekte olduklarını kesin olarak kavramaları esastır. Döküman onların dikkatlerini çekmeli, neyin niçin olduğu açık ve basit bir yolla anlatılmış olmalıdır. Sunum üç bölüme ayrılmalıdır: Firma, girişimci ve çevre. 2.0.2. Girişimci Firmanın isim, adres, vergi no, telefon, faks, sermaye payı, ana ortağın adı gibi kimlik bilgileri belirtmelidir. Kurucuların girişimcilik geçmişi, firmanın oluşumu ardındaki motivasyonları (sahip oldukları yenilikçi fikirler, dış deneyimleri taklit etme isteği) ile birlikte eğitim ve yeterlilikleri (organizasyon becerileri, yenilikçilik, risk alabilirlik...)'nden bahsedilmelidir. Girişimcilerin CV'lerinin ek olarak konmasıda uygundur. 2.0.3. Çevre Firmanın yakın çevresini, süreci etkileyebilecek ama firmanın değiştiremeyeceği unsurları belirterek tanıtmak önemlidir. Bu unsurlar sosyal, ekonomik, teknik ve kurumsal olabilir.
2. İş Planının İçeriği 2.1. Pazarlama Planı 2.1.1. Tanımlama ve iş sınırlaması 2.1.2. Bilgi ve Analiz 2.1.3. Hedefler ve Strateji 2.1.4. Ticari faaliyet planı Her alan için belirli planların yazım sürecinde daima planın çift anlamı göz önüne alınmalıdır: Birincisi, dökümanın kendisi diğeri onun yazım süreci. Dökümana göre, dört ana bölüme ayrılabilir: 1. Tanımlama ve işin sınırlanması 2. Bilgi ve analiz 3. Hedefler ve strateji 4. Ticari faaliyet planı Döküman hazırlama sürecine göre Pazarlama Planına başlamadan önce bir piyasa araştırması yapmak ve iş fırsatları hakkında düşünmek ve değerlendirmek, pek çok soru ve şüpheyi cevaplamak zorunludur. 2.1.1. Tanımlama ve İş Sınırlaması Ne, niçin, kiminle ve nasıl yapmak niyetinde olduğumuzun ayrıntılı tanımının yapılması, ana rekabetçi avantajların belirtilmesi... Bir iş yapmanın bir ürün, bir piyasa ve belirli bir teknolojinin toplamı olduğunu hatırlayın. Ürüne gelince, piyasada mevcut bütün ürün ve hizmetler, işlevleri, özellikleri ve müşterilerin kullanım alışkanlıkları belirtilerek, ayrıntılı tanımlanmalıdır. Piyasaya gelince, hedef müşteri çeşidi ve piyasanın coğrafi sınırlamaları sayılmalıdır. 2.1.2. Bilgi ve Analiz Bu bölüm üç farklı parçaya ayrılmıştır:
-Birincisi Pazar Araştırmasına ayrılmıştır. Çalışma sektördeki en ilgili bilgiyi araştırır. Bu bilgi dökümanları ve kaynakçaları incelemenin yanı sıra müşteriler ve rakiplerle direk ilişki ile de sağlanır. Sektörü bizzat bilmek önemlidir. Bu direk veya dolaylı olarak katılınan araştırmalardan daha iyidir. Bu çalışma müşterilemizin ne istediğini, pazarın durumunun ne olduğunu ve rekabetimizin ne şekilde olacağını derinlemesine anlamamıza yardım edecektir. Bu iki temel sebepten dolayı gereklidir: - Bir iç bakış açısından; böylelikle girişimciler kendilerini ikna edebilirler, çünkü Pazar Araştırmasının sonuçları strateji ve hedeflerin tutarlılığının firmaya uyarlanmasını garantiler ve alınması zorunlu olan belirli kararları destekler. - Bir harici bakış açısından ise, pazar çalışması Planı okuyanı ikna etmeye yeterli olmalıdır. Piyasada piyasa araştırmasından bahsedildiğinde, normalde piyasa hacmi, firmanın paylaşıma katılımı gibi gerçekleri teyid eden bir tekniğe işaret edilir. Perakende fiyatı veya dağıtım ve tanıtımla ilgili bilgileri de bilmek gereklidir. Bir piyasa unsurunun niçin bir yönde veya diğer yönde olduğunu bilmekte durumu tanılayabilir. Piyasaların teknik araştırmasını yapmak çok zor olabilir ve normalde uzmanlaşmış dış firmalardan satın alınabilir. Bizim durumumuzda -KOBİlerin-, ekonomik ve zaman kaynaklarının sınırlılığından dolayı, bu kadar uzun boylu işlere kalkışmak gerekmez. Bu yüzden, nasıl bir yol izlenmeli? Ve bir piyasa çalışması nasıl yapılmalı? Market araştırmasının amacı girişimcileri sokağa çıkarmaktır böylece çevreyi doğrudan analiz edebilir, potansiyel müşterilerle, rakiplerle vs. konuşabilirler ve firmaları için faydalı bilgiler elde edebilirler.
Bunu yapmanın iki yolu vardır: biri, dış bilgi kaynakları (ticaret odaları, kaynakçalar, rehberler, yayınlar, kurumlar ); ve diğeri, müşterileri, aracıları, ticari kurumları ve tedarikçileri hedefleyen yapılandırılmış anketlerdir. Anketler kısa olmalıdır, iki sayfadan fazla olmamalı, ve kapalı sorular olmalıdır (seçeneklerden birini seçin veya 1 den 10 a puan verin gibi). Toparlanan tüm dökümantasyondan (listeler, istatistik, raporlar, anketler vs), girişimciler ihtiyaçları olan bilgiyi ayıklayacaklar ve sonuçlarla birlikte Pazarlama Planı dökümanını yapılandıracaklardır. Genelde, bu bilgi şunlara cevap vermelidir: - Piyasa tanımı: geçerli talep nedir (pazar büyüklüğü, hacim, uzmanlık ve belirleyici faktörler) ve beklenen büyüme oranına göre gelecekteki talebin öngörüsü; açılım mı veya daralma mıdır?; firmanın gelişimini etkileyebilecek çevre faktörleri hangileridir; mevcut ve gelecekteki piyasaya giriş engelleri hangileridir, vs... - Müşteri: özellikle, ürün veya hizmetle karşılanmaya çalışılan ihtiyaçların hangileri olduğunu, satın alma alışkanlıkları ve satın almayı en çok etkileyen faktörleri bilmek. İhtiyaçların incelenmesinden ürün veya hizmetimizin nasıl olması gerektiğini öğrenmeliyiz. - Rekabet: piyasanın davranışı nasıldır; rakipler kimlerdir; ne çeşit firmalar (konum, satış hacmi, kârlılık, güçlü ve zayıf noktalar); karşılaştırıldığında, hangi fiyatlarımız ve hizmetlerimiz, hangi avantajlarımız onlarınkilerden iyidir; yeni rakiplere nasıl tepki verirler; liderler hangileridir? - Firmamızı konumlandırmak: Hedef pazarın sınıflandırmasına, müşteri gruplarına ve satın alma davranışlarına göre hangi pazar segmentinde rekabetçi olabiliriz. Başlangıçta karar verebilmek için pazar çalışması planı hazırlamak önerilir, bir yandan, elde etmek istediğimiz bilgi ve veri nelerdir ve başvuru kaynaklarımız (dökümanlar veya anketler) hangileridir; ve diğer yandan eğer anketleri kullanacaksak, hedef grup hangisidir, kaç tanesi (müşteriler, tedarikçiler,
aracılar) katılacaktır ve nasıl gerçekleştirilecektir (röportaj, mektup, faks veya telefon). - Firmanın kendisi için bir çalışma. Burada, en önemli nokta firmamızın bilinen amacının özetle analiz edilmesi ve sektörde rekabetin karşılaştırılmasıdır. - Analiz ve tanı için bir üçüncü bölüm. Önceki iki bilgi fazından sonra, bu bölüm firmanın ana rekabet avantajlarını ve varsayılan riskleri ortaya koyar. Firma sektörle (fırsatlar ve tehditlerle) birlikte stratejik olarak (güçlü ve zayıf yönleri) SWOT analizi olarak bilinen yöntemle analiz edilir. 2.1.3. Hedefler ve Strateji Bir kere bilgi toplama ve analiz safhası bitmiştir, girişimciler iş stratejisinin formülasyonunu ortaya koymaya hazırdır. Firmanın nerede konumlanacağını ve niyetlendikleri hedefin ne olduğu ayrımını ve buna ulaşmak için takip edilmesi gereken yolun ne olduğunu bilirler. 2.1.4. Ticari Faaliyet Planı Girişimciler sektörde firmanın nasıl konumlanacağını ve ürün veya hizmetin kime satılacağını bilirler. Böylece, en önemli kararlar Pazarlama karışımının dört noktasında ayrıntılandırılmış olacaktır: Ürün, Fiyat, Yer ve İletişim (reklam ve tanıtım) Pazarlama Planı hakkında daha ayrıntılı bilgi için BICs CASTILLA Y LEÓN tarafından hazırlanan Guía Técnica CEEI Emprende-Márketing dökümanını kontrol edin. CEEI Emprende-Márketing 'in uygulaması olan bilgisayar programını da kullanmanız tavsiye edilir. * Ön Değerlendirme ve kişisel değerlendirme anketi başarmanıza yardımcı olacaktır. 4. Bölüme bakınız 2. İŞ PLANININ İÇERİĞİ 2.2. Operasyon/Üretim Planı
Ürün veya verilen hizmetlerin ayrıntılarıyla ilgili tüm teknik ve yönetimsel konular bu bölümde listelenmiştir. Dökümanın bakış noktasından, üç bölüm ortaya çıkar: 1. Ürünler ve hizmetler: Ürün ve hizmetlerin teknik özelliklerinin sağlayacakları avantaj ve en önemli vasıfların açıkça gösterilerek tanımlanması. 2. Süreçler: Mal veya hizmetlerin üretim süreçlerinin planlama ve takvimleme açısından en önemli durumlarının tanımlanması, özellikle ürün süreçlerinin, kullanılacak teknolojilerin ve insan kaynaklarının kapasitelerinden bahsedilmesi. 3. Tedarik ve Stok yönetimi: Satın alma ve tamamlanmış ürün ve malların stoklanması politikasının gerekçelendirilmesi. Tedarik ve stok yönetiminin (satınalma planı) nasıl yapılacağının ayrıntılı tanımlanması. Üretim Planının oluşturulması ve hazırlanması sürecine gelince, şu noktaları cevaplaması ve incelemesi gerekecektir: -Üretim sürecinin organizasyonu ve tanımı. -Geçici üretim programı: üretilecek miktarlar, günlük çalışma saatleri, yıllık çalışma günleri, her bir çalışanın üretim kapasitesi, etkin üretim, üretim çıktısı ve kullanım derecesi. -Taşeronların belirlenmesi: toplu üretim veya şipariş. Kalite kontrol tanımlamaları. -Mal ve üretim teknolojileri: üretim sürecinde ekipman ihtiyacı ve özellikleri, satınalma, kapasite, tahmini fiyat, öngörülen ömür ve yıllık yıpranma. -Üretimin yasal durumu: kendinize ait veya satın alınmış lisans, teknoloji transferi. -Ürünlerin yasal durumu: endüstriyel modeller, faydalı modeller ve patentler. Sertifikalandırma ve resmi izinler. -İhtiyaç duyulan bina ve arazi metrekareleri, yer, genişleme kapasitesi, kullanım kapasitesi, bakım masrafları, kat dağılımı, inşaat ihtiyacı ve bedeli. -Personel ihtiyacı, üretim yapısı, sorumluluklar, piyasa eğitimi ve bedeli, diğer kurum ve araştırma merkezleri ile işbirliği. -Ham madde ihtiyacı. Stok ihtiyacı beklentisi ve maliyeti ve bunların döngüsü.
-Tedarikçilerin listesi, diğer alternatif tedarikçi kaynakları ve konumları. Kaynak ve ödeme durumları (indirimler, toptan satış iskontoları vs). -Üretimin ve/veya ham madde kaynaklarının mevsimsel durumları. Üretim Planı yazılırken arazi, bina yatırımları ile ilgili konular hesaba katılmalı ve inşaat ve ekipman Yatırım Planı dökümanında gösterilmelidir. Aynı şekilde, üretim personeli konusu İnsan Kaynakları Planında gösterilmelidir. 2. İŞ PLANININ İÇERİĞİ 2.3. İnsan Kaynakları Planı: düzenleme, organizasyon, yönetim ve eğitim Döküman yazılırken, insan kaynakları (düzenleme, organizasyon ve yönetimi) ile ilgili bilgi şu yapıyı takip etmelidir: 1. Personel Yapısı 2. Yönetici 3. Yönetim Ekibi 4. Geri kalan personel 5. Uzmanlaşma ve Eğitim 6. Eğitim Planı 7. Dış danışmanlık Yeni oluşturulacak firmanın başlangıç sürecinin ilk aşamasında, insan kaynaklarının planlanması ve yönetimi ile ilgili girişimciyi endişelendirmesi gereken dört ana konu vardır. Yinede, girişimciler halihazırda faaliyette olan herhangi bir firmanın insan kaynaklarının yönetiminin geniş bir insan kaynakları stratejik planı (insan kaynakaları seçim politikası, uyumlaştırma ve geliştirmeeğitim politikası, kariyer planları, ücret politikası, planlama ve organizasyon pozisyon ve değerlendirmelerin tanımlanması, kontrol politikası vb...) içinde bütünleştirilmiş olduğunu unutmamalıdırlar.
KOBİlerin oluşturulmasına destek veren İş ve Yenilik Geliştirme Merkezlerinin deneyimleri yeni bir firma veya faaliyet başlatacak olanların incelemesi gereken en endişe verici noktaların şunlar olduğunu gösteriyor: 1. Yeni işe başlamak için zorunlu minimum organizasyon yapısı nedir? Amaç firmayı her seviyede hayata geçirmek için zorunlu personel sayısını hesaplamaktır. Küçük firmalarda, birden fazla rol üstlenilmesi dikkate alınması gereken önemli bir faktördür: aynı kişi birden fazla görevi üstlenebilir. Firmanın oluşturulması gereken bölümlerinin her birinde fonksiyon ve sorumlulukların paylaştırılmasında gerekli görülen farklı pozisyonlar için farklı çalışanların işe alınması ve bunların arasında iç iletişim kanalları kurulması. Organizasyon Şeması bir firmanın yönetiminin netleştirilmesine yardım edebilen bir araçtır. Firmalarda yerine getirilen çeşitli fonksiyonlar onların sorumluları ve isteniyorsa, bölüm veya fonksiyonda görevli birkaç çalışan ile birlikte belirlenir. Firma için oluşturulmuş hedef ve startejiler daima bu minimum yapıyı saptayacaktır. 2. Firmaya katılım profili ne şekilde olacaktır? Firmaya katılmayı hakedenlerin profilini tanımlamak için iki nokta hesaba katılmalıdır: a. Firma. Belirli bir kişinin seçilmesinden önce, firma ve girişimcinin genel kültürü oluşturulmalıdır. İnsan kaynakları alanında alışkanlıkların bilinmesi de önemlidir. b. Pozisyon. Gerekli teknik yeterlilikler ilgili pozisyonlar için kişisel kapasitelerle birlikte belirlenmiş olmalıdır.
Bu noktaların doğru değerlendirilmesi organizasyon içinde belirli bir pozisyona alınacak kişinin profilinin tanımlanmasına yardımcı olacaktır. 3. Firmanın insan kaynaklarını bağlayacak bağlantılar ne çeşit olacaktır? Firmada bir işi yerine getirecek bir kişi ile firma arasında tüm ilişkiler gerekli değildir ve bahsedilen firma iş ilişkileridir (iş kontratı). Bağların veya ilişkilerin çeşidi yerine getirilecek işin çeşidi tarafından belirlenecektir. Bir yasal, piyasa veya mali danışmanlık işi, bir makine kullanımında hergün sekiz saat harcayan bir çalışanın sürekli işi ile aynı olmayacaktır. Bu durumda uzmanlaşmamış veya yapılmaya hazır olmayan türdeki faaliyetler için taşeron kullanımı tavsiye olunur. İstenen ilişki çeşitlerinin karara bağlanmasında dikkate alınması gereken diğer belirleyici unsur alternatiflerin gerçek maliyetlerinin analiz edilmesidir. 4. Birkere işletme faaliyette iken, insan kaynakları politikasının hangi noktaları kontrol altında olacaktır? İnsan kaynakları planlamada herşey önemlidir. Bununla beraber, küçük ölçekli firmalar bazı önceliklerin oluşturulmasında etki altında kalırlar. Deneyimler gösteriyor ki firmalar çoğunlukla küçük ve belirli özellikteki ortaklar (aile veya arkadaş ilişkisi, ortakların aynı zamanda çalışan olması vs..) arasında kuruluyor. Bu gibi durumlarda, sorumlular arasında karşılıklı uyum ve yönetici ortaklar ile çalışanların geri kalanı arasında iletişim ve bilginin belirli seviyelerinin korunması önemlidir. Bu firmanın hayatiyetinin oluşturulmasını ve dinamizmini koruyacaktır. Bir firmanın dinamizmini geliştirmeye yardım edecek diğer faktörler halihazırdaki beceriler ve eğitim yoluyla insan kaynaklarının geliştirilmesidir.
İnsan faktörü, post-kapitalist toplumumuzda, değişmez tek kaynak olmuştur ve aynı zamanda geri kalan verimli kaynaklarla değiştirilebilir. Ekonomik sistemlerin rekabet edebilirliği temelde bilgi işçilerinin verimliliğine bağlıdır. Bununla birlikte, bilgi verimlilik faktörü tabanlı, yeniliğe ve yeni teknolojilere açık KOBİler girişimcilik başarısını hedeflemiştir. Bu durumla karşılaşıldığında, KOBİler kendi firmalarının insan kaynaklarının geliştirilmesi ve bilginin yaygınlaştırılmasında olumlu ölçüleri açıkça belirtilmelidir. 2. İŞ PLANININ İÇERİĞİ 2.4. Yatırım Planı ve Yer Bir firmada yatırım kararı belirli bir üretim prosesinin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynağın nasıl temin edileceğini açıklayacaktır. Bu kaynaklar hem insan kaynakları hemde sürecin yerine getirilmesi için gerekli materyaller gibi sabit aktifler olabilir. Bir yatırım planından bahsettiğimiz zaman, özellikle bir firmanın parçalarından biri olan küresel yatırım bölümünde (genelde) Sabit Kaynaklar olarak isimlendirdiğimiz finansal-muhasebe açısından görülen alanı kastederiz. Bu firmanın tipik uzun vadeli yatırımıdır ve üretim sürecine katkısı amortisman adı altında gelir durumuna eklenecektir. Sabit Kaynakların yatırımında alınacak ilk karar firmanın coğrafi konumu olacaktır. Bu çoğu durumda firmanın finansal kapasitesi için hayati olacak dikkate alınması gereken ve gelecekte girişimcilik projesinin tüm gelişim durumunu etkileyecek stratejik bir karardır. Çoğu durumda, faaliyetin ve üretilecek ürün veya yerine getirilecek hizmetin çeşidine bağlı olarak, girişimciler yeni firmalarının yer seçiminde zorluklarla yüz yüze kalmayacaktır. Diğer gerekçeler, bir ürünün teknik özellikleri, hizmetin doğası, ihtiyaç duyulan teknoloji ve pek çok diğer sebepler yer seçiminde firmanın geleceği için önemli
bir problemdir. Bazen, firmanın yerinin seçimi Yönetim kararlarından (kamu teşvikleri, altyapı) biridir. Yer faktörlerinin arasında şunlar daima dikkate alınmalıdır: - Hedef piyasaya yakın olup olmadığı. - Ham madde kaynaklarına uzaklığı. - Taşıma maliyetine uzaklığın etkisi ve ürün veya hizmetin tavsiye edilen nihai maliyeti. - Bölgedeki kalifiye işgücünün arzı. - Potansiyel yerel pazarın büyüme beklentisi. - Tüm piyasaya (ulusal veya uluslararası) kolaylıkla erişim için yakın iletişim yollarının mevcudiyeti. - Bölgedeki enerji, telefon ve su gibi hizmetlere erişim imkanı. - Gerektiğinde belirli görevlerin çevredeki yardımcı firmalara yaptırılması imkanı. - Gelecekte tesislerin kapasitesinin arttırılması amacıyla fiziki ve yasal durumlar. Firmanın yeri bir kez seçildiğinde, faaliyetlerin gelişiminin ardından gereken sabit varlıkların özellikleri ve doğasının oluşturulması önemlidir. Sabit varlıkların yatırımına ilişkin karar iki yaklaşım içerir: - En uygun ekipman veya teknik yaklaşımın seçilmesi. Firma normalde sadece bir yatırım alternatifi ile karşı karşı kalmaz, farklı özelliklerde birkaç tane olur. Seçim problemi genellikle teknik özelliklerin, satın alma maliyetinin, kullanım ömrünün vs bir analizini içerir. - Bahsedilen yatırımların veya finansal yaklaşımın planlanması. Mali yılın amortisman payı ekipmanın kullanım ömrünü belirler ve bu sebeple, bahsedilen yıpranma yüzünden ekipmanın yenilenmesi için imkan veren yedek akçe bunun yapılmasına olanak sağlar. Finansman, görülebileceği gibi yatırım bahsinin diğer konusudur, ekipmanın ömrünün taksitlendirilmesine de uyumlu olmalıdır. 'Kullanım veya teknik ömür' ile 'ekonomik ömür' arasındaki farkı gözetmekte faydalı olacaktır.
Birincisi ekipmanın fonksiyonunu normal olarak yerine getirebileceği zamanın öngörüsüdür. Aşılması daha yüksek bakım ve onarım masrafı anlamına gelir. Bir yatırımın ekonomik ömrü yatırılan kaynağın sermaye değerinin maksimizasyonudur. Birinci konsept teknik doğaya sahiptir. İkinci konsept ekonomik doğaya. Bu bölümde verilecek bir diğer karar yeni, az kullanılmış veya kullanılmış demirbaşların satın alınması kararı olacaktır. Bir karar vermek için, şu üç faktör dikkate alınmalıdır: Demirbaşların satınalınması için fiyat, kullanım durumu ve devlet sübvansiyonu imkanı (çoğunlukla kamu ödenekleri, sadece yeni demirbaş alımını subvanse eder). Aynı sezi ile, varlığın belirli konseptini satınalmak mı en iyisidir, kiralamak mı sorusu ortaya atılmalıdır. Bu son kararlar mali tabiatın gözönüne alınacağı özel ekonomik-mali yapıya sahiptir. Bir yanda, ortaya çıkan seçeneklerin maliyeti değerlendirilmektedir. Bazı durumlarda, her seçenek gelir durumumuzda açık öneme sahip, kullanılan seçeneğe bağlı farklı maliyetler anlamına getirir. Mali açıdan bakıldığında, bu seçeneklerin herbiri yol açabildikleri nakit akışını değerlendirmek için önemlidir. Hepsinden önce, mevcut mali kaynaklara göre yapılabilecektir. Demirbaş yatırımı ile varlıkların toplamı arasındaki ilişki üzerinde çalışmak için uygundur. Yeni başlayan firmalarda bu ilişki genellikle çok yüksektir ve firmanın günlük faaliyetleri için işletme sermayesi finansmanı için yeterli fon olmadığından bırakılabilir.
Son olarak, ne zaman mallara veya sadece onların kullanım haklarına sahip olmalıyız sorusunun kararının da stratejik bir bileşen olduğunu unutamayız. Avantajlar ve bu kararların herbirine işaret eden olumsuzluklar, bahsi geçmiş olan diğer etkenlerle birlikte, girişimci projenin gelecekteki gelişim durumu üzerinde nihai bir karara yol açacaktır. Firmanın demirbaşlarının yapısı, yeni veya kullanılmış olmasına bakılmaksızın şöyledir: 1. Maddi Demirbaşlar - Arazi - Binalar ve tesisler: - Planlama çalışmaları, proje mühendisliği ve seçenek yönetimi. - İletim ve kaynak bağlantısı. - Kentleşme ve dış işler. - Ofisler ve laboratuarlar. - Sosyal hizmetler ve personel için sıhhi malzemeler. - Hammadde stokları. - Üretim binaları. - Endüstriyel hizmet binaları. - Tamamlanmış ürünlerin depolanması. - Diğer yapılar. - Tesisler: - Genel ve özel elektrik tesisleri (yüksek gerilim hatları, trafo merkezleri, vs). - HVAC (ısıtma, havalandırma ve iklimlendirme) tesisleri, LPG jenaratörleri, vs. - Genel ve özel su tesisleri (su depolama, arıtma, vs., binalarda zaten bulunan sıhhi tesisatı dikkate almadan). - Güvenlik ve hijyen tesisleri. - Ölçme ve kontrol sistemleri.
- Diğer iç tesisler. - Makine ve araçlar. - Üretim makineleri. - Araç ve ekipmanlar. - İç taşıma hizmetleri. - Mobilya ve ekipmanları. - IT cihazları ve bilgi işleme sistemleri. - Taşıma unsurları. - Diğer somut demirbaşlar. 2. Maddi olmayan sabit varlıklar - Araştırma ve geliştirme - İdari imtiyazlar - Patent hakları - İtibar - IT Uygulamaları - Diğer soyut demirbaşlar 3. Ertelenen harcamalar - İlk kuruluş - Ayarlama giderleri - Diğer ertelenen masraflar Bu üç bölüm şu yolla açıklanabilir; Maddi demirbaşlar: yeni firma tarafından yapılacak ve maddi personel varlıkları ve satılamayacak veya taşınamayacak emlak yatırımları. Bir yıl sürecek ve yıpranma veya üretim sürecine katkısı yıllık amortisman yoluyla olacaktır (arazi hariç).
Maddi olmayan sabit varlıklar: yatırımlar veya yeni firmanın ihtiyacı olan ve ekonomik değere sahip olabilen sabit tabiatlı soyut mallar. Normalde amorti edilemezler çünkü etkin bir yıpranmaya maruz kalmazlar. Ertelenen harcamalar: bu masraflar faaliyetin başlangıcında yapılır ve temel olarak kuruluş ve başlangıç masraflarıdır. Bunlar uzun vade harcamaları olarak göz önüne alınır ve bu sebeple her yıl amortismana tabidirler. Bunlar firmanın yasal kuruluşu ile ilgili avukat, noter, kayıt, vs masraflarıdır. İlk kuruluş masrafları firmanın faaliyete geçebilmesi için zorunlu oluşurlar. Herhangi bir alım yapılıyorsa daha güvenilir bilgi vermek amacıyla, proforma fatura ve yapılacak yatırımların her biri için ekonomik bütçe doğrulama tahminleri eklemek uygun olacaktır. Bu bölümde, bir Amortisman Grafiği ile firmanın zorunlu tüm maddi ve maddi olmayan sabit varlıkları detaylı olarak açıklanacaktır. Bunda, unsurların kullanım ömürleri, tahmini artık değerleri, varlığın yıpranmaya başlayacağı tarih ve her bir unsurun yıllık amortisman payı ile birlikte gösterilecektir. Amortisman kavramı başlangıçta anlaşılması çok zor gelebilen bir terimdir, bu sebeple küçük bir açıklama gerekiyor. Amortisman ister maddi ister maddi olmayan sabit varlıkların farklı kavramlarının kullanımı kaynaklı giderlerdir. Bu gider bir varlığın kullanım ömrüne göre belirlenmektedir. Bu sebeple, kişisel bir bilgisayarın kullanım ömrü tahmini beş yıl ise, yıllık amortisman masrafı yatırımın fiyatının beşe bölünmesi ile hesaplanacaktır. Bahsedilen grafikte, girişimciler varlık, kıymet veya satınalma masrafı, kullanım ömrü ve yıllık amortisman kavramını kavrayacaktır. Yatırım planı oluşturulduğunda zaman faktörünü de hesaba katmak önemlidir. Yatırımınların geliştirilmesi iki öneme sahiptir: