SOFTFİNANS UYGULAMASINDA YENİ YILA GEÇİŞ İŞLEMLERİ Bu doküman 2015 yılından 2016 yılına geçiş işlemleri içindir. 20/06/2015 tarih ve 29392 sayılı Resmi Gazete yayımlanarak yürürlüğe giren 454 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında 01/01/2016 ten itibaren E-fatura mükellefi olan işletmeler için 01/01/2016 ten itibaren E-Defter kullanmaları zorunlu hale gelecektir. Bu nedenle mükellef olan şirketleriniz için E-Defter başvurusunun yapıldığını lütfen kontrol ediniz. Geçişin sorunsuz ve kolay bir şekilde olması için dokümanı okuyup, uygulamanız ve daha sonra gereken kontrolleri yapmanız gerekmektedir. İşlemlere başlamadan önce yedekleme yapmayı unutmayınız. Yapılacak işlemler 3 aşamadan oluşmaktadır. 1-31.12.2015 akşamından önce yapılması gereken işlemler 2-31.12.2015 akşamı yapılması gereken işlemler 3-31.12.2015 tarihinden sonra yapılması gereken işlemler 1-31.12.2015 akşamından önce yapılması gereken işlemler: E-defter mükellefi olan müşterilerimiz, E-defter mükellefi oldukları şirket kodlarının 992 nolu, E-defter geçiş tarihi şirket parametre değerini kontrol etmelidir. Bu işlem için Sistem yönetimi uygulamasına girilir. Modül> Şirket Tanımları(G200) adımından mükellef şirket kodu seçilir. Şirket parametreleri butonuna basılır. Parametre No filtresine 992 yazılarak yenileme butonuna basılır. E-Defter yükümlüğünün başladığı tarih olduğu kontrol edilir. Bu parametre sonradan değiştirilemeyeceği için doğru bilgi yazılması önemlidir. Örneğin 2016 Ocak ayından itibaren E-Defter tutma yükümlüsü olan bir şirketin parametre değeri 01/01/2016 olmalıdır. Bu kontrol işlemi tanımlı ve mükellef olan tüm şirketleriniz için aynı şekilde tekrar edilmelidir. Sayfa 1 / 6
2-31.12.2015 akşamı yapılması gereken işlemler: Sistem Yönetimi Uygulamasına girilmelidir. Modül > Bilgi Kopyalama > Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından 2015 yılından 2016 yılına hesap planı oluşturulması işlemleri yapılmalıdır. 2015 yılında kullandıkları hesap planını 2016 yılında kullanmayacak şirketler, 2015 hesap planını 2016 a sadece kebir seviyesinde (1.seviye) kopyalamalı ve daha sonra hesap planlarını oluşturmalıdır. 2015 yılında, 2016 yılı için farklı şirket kodu ile hesap planı çalışması yapmış olan şirketler hesap planı kopyalama işlemini kullanarak farklı şirketten 2016 yılında kullanılacak şirkete hesap planını oluşturabilirler. Masraf yerlerini iş tipine bağlı pozisyon ve araca bağlı pozisyon bazında takip eden firmalar; Masraf yerlerini operasyonel işlemler için pozisyon bazında karlılığı 2016 yılında da takip edecek firmalar; Masraf Yerlerini Yıl + Ay + İş tipi + Pozisyon 2016 yılında masraf yerleri tanımını iş tipi kırılımına kadar açmanız gerekmektedir. Örnek: 15 + 01 + 001 Yıl + ay + iş tipi Masraf yerlerini operasyonel işlemler için araç bazında karlılığı 2016 yılında da takip edecek firmalar; Araçlar + Araç tipleri + Plaka + Pozisyon 2016 yılında masraf yerleri tanımını ilk 3 kırılıma kadar Sistem yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama, Muhasebe kopyalama işlemleri adımından masraf yerinin kopyalanması işlemine girerek yapabilirsiniz. Sayfa 2 / 6
Masraf yerlerini Kar merkezli ve masraf merkezli yapıda takip eden firmalar; 1- Masraf yerlerini 2016 yılında da aynı şekilde kullanmak için Sistem yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından masraf yerinin kopyalanması işlemini 2015 masraf yerlerini 2016 yılına kopyalayarak yapabilirler. 2-2015 yılında kullandıkları masraf yerlerini 2016 yılında farklı kullanacak şirketler Masraf yeri tanımlarını kopyalamamalı elle girişlerini yapmalıdırlar. 3- Yıla Bağlı Masraf Yeri Dağıtım Tabloları için yapılması gerekenler; 2015 yılında kullandıkları masraf yerlerini 2016 yılında da kullanacak firmalar Sistem Yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından Yıla Bağlı Masraf Yeri Tablo Tanımları seçeneğini işaretleyerek 2015 yılından 2016 yılına kopyalanmalıdır. 4- Masraf Yeri Hesap No Bağlantısı için yapılması gerekenler; 2015 yılında kullandıkları Masraf yeri ve Hesap Planını, 2016 yılında da aynı şekilde kullanacak firmalar Masraf Yeri Hesap No Bağlantısı için Sistem Yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından Masraf Yeri-Hesap Numarası bağlantıları seçeneğini işaretleyerek 2015 yılından 2016 yılına kopyalanmalıdır. Bu işlemler bitirildikten sonra aşağıdaki işlemlere devam edilmelidir. 5- KDV tanımları, Iskonto tanımları, Tevkifat Tanımları; 2015 Hesap planını yeni yılda da aynı kullanacak şirketler Sistem Yönetimi Uygulamasına girilmeli, Bilgi kopyalama, Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından KDV Tanımları, İskonto Tanımları ve Tevkifat Tanımlarını işaretleyerek 2015 yılından 2016 yılına kopyalama işlemleri yapılmalıdır. CARİ HESAP YÖNETİMİ Cari Hesapların yeni yıla devir işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Bunun için Cari Hesap Modülünde bulunan Kodlu Bilgiler Bakımı altındaki Cari Devir İşlemi (C930) programının çalıştırılması yeterli olacaktır. Cari devir işleminden sonra cari hesaba eski yıla ait bir cari hareket girilirse o cari hesaba Cari Devir İşlemi adımı tekrar uygulanmalıdır. Devir işlemi yapılırken döviz kodu hepsi iken açılış fişinin döviz kartı bilgisi Cari dövizi ile aynı seçilir. AKARYAKIT SATIŞ YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılında Akaryakıt Satış Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2016 yılında bu modülü kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama, Akaryakıt kopyalama işlemleri (AK475) adımından Satış parametrelerini, Mahsuplaştırma tanımları ve Fatura altı kalemleri 2015 yılından 2016 yılına kopyalamalısınız. Sayfa 3 / 6
3-31.12.2015 ten sonra yapılması gereken işlemler GENEL MUHASEBE UYGULAMASI 2015 yılı kapanış işlemleri yapılana kadar kasa, banka hesapları gibi devir değerlerine ihtiyaç olan hesaplar için Genel muhasebe günlük işlemlerinden fiş tipi Açılış seçilerek devir değerleri girilebilir.2015 yılı kapanışı yapılıp bu kapanış fişinden açılış fişi oluşturulduktan sonra bu geçici açılış silinmelidir. Geçici açılış genel muhasebe raporlarının devirlerinden başka, nakit kasa ve banka modülü raporlarında 01/01/2016 devir değerlerinin gelmesini sağlayacaktır. ÇEK/SENET YÖNETİMİ UYGULAMASI Yeni yıla geçişte herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılının 12. Ayına ait tüm işlemleri bitirdikten sonra 12.ayın ay sonu kapanışını yapmanız 2016 yılına ait bir kısım bilgilerin hazırlanması için yeterlidir. Bunun dışında 2016 yılına ait gelir vergisi dilimlerinin girilmesi gerekmektedir. Ayrıca yeni yılda yeni hesap planı kullanacak şirketler personel mahsup tanımları, departman üzerindeki hesap no, ücret üzerindeki hesap no, kesinti tanımlarındaki hesap no, banka bilgileri hesap no ve masraf yerleri, yeni hesap planı ve masraf yeri tanımlarına göre güncellenmelidir. 8001, 8002 ve 8004 numaralı işyeri parametreleri yıla bağlı parametrelerdir. Mahsup için bu parametreleri kullanıyorsanız yeni yıl içinde tanımlamalısınız. Asgari geçim indirimi hesaplaması için Genel Kod Bilgilerine 2016 kaydı açılmalıdır. Dikkat!!! Aşağıdaki örnek 2012 yılı içindir. Sistem Yönetimi Uygulamasına yetkiniz yok ise yetkili kişiye başvurunuz. Sayfa 4 / 6
SABİT KIYMET YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılının yıl sonu kapanış işlemi yapılmalı, raporları alınmalı, amortisman mahsupları yapılmalıdır. STOK KONTROL UYGULAMASI 2016 yılına ait stok hareketlerini işleyebilmeniz için Modül Dönem Sonu İşlemleri(ST300) Geçici Yılsonu Kapanışı(ST335) programını çalıştırmalısınız. Bu program miktarsal stok devrini yapmaktadır. 2015 yılının 12.ayının dönem kapanışı yapıldıktan sonra kesin yılsonu kapanışını yapabilirsiniz. Kesin yılsonu kapanışı (ST340) programı hem miktarsal hem tutarsal devir gerçekleştirilecektir. SATINALMA YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılında Satın alma Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2016 yılında bu modülü kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Satın alma kopyalama işlemleri (SA995) adımından Satın alma Parametreleri ve Fatura Altı Kalemleri 2015 yılından 2016 yılına kopyalamalısınız. Kopyaladıktan sonra, 2016 çalışma yılına girerek Satın alma parametrelerinde(sa910) Cari Entegrasyon işaretini kontrol ediniz. Hesap planını değiştirmiş iseniz gerekli hesap numarası değişikliklerini yapmalısınız. SATIŞ YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılında Satış Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2016 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Satış Kopyalama İşlemleri (SS695) adımından Satış Parametrelerini, Mahsuplaştırma tanımları ve Fatura altı kalemleri 2015 yılından 2016 yılına kopyalamalısınız. Kopyaladıktan sonra, 2016 çalışma yılına girerek Satış parametrelerinde(ss610) Cari Entegrasyon Yapılsın işaretini kontrol ediniz. AMBAR YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılında Ambar Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2016 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Ambar Yönetimi kopyalama işlemleri (AY695) adımından Satış Parametrelerini ve Ambar Parametrelerini 2015 yılından 2016 yılına kopyalamalısınız. Lojistik Hizmet Alan firmaya özel palet numarası uygulanıyorsa yıl geçişi sonrası bu firmalar için ilk giriş palet numaraları kontrol edilmelidir. BÜTÇE YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılında Bütçe Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2016 yılında bu uygulamayı aynı şekilde kullanabilmek için Bütçe Yönetimi Uygulamasında Kodlu Bilgiler Bakımı adımında bulunan Bütçe kopyalama (BT980) ile 2015 bütçe tanımlarını 2016 Bütçe tanımlarına kopyalayınız. Konsolide Bütçe veya Farklı Şirket Konsolide Bütçesi kullanıldı ise yine Kodlu Bilgiler Bakımı adımından Konsolide Bütçe kopyalama (BT990) ile 2015 yılı konsolide bütçelerini 2016 yılına kopyalayabilirsiniz. BAKIM YÖNETİMİ UYGULAMASI Sayfa 5 / 6
Yeni yıla geçişte herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. SERVİS & BAKIM YÖNETİMİ UYGULAMASI Yeni yıla geçişte herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. BANKA HESAP YÖNETİMİ UYGULAMASI Yeni yıla geçişte herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. ÜRETİM YÖNETİMİ UYGULAMASI 2015 yılında Üretim Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2016 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Üretim kopyalama işlemleri (UR690) adımını kullanarak Mahsuplaştırma tanımları nı 2015 yılından 2016 yılına kopyalamalısınız. OPERASYONEL ARAÇ-FİLO KİRALAMA UYGULAMASI 2015 yılında Operasyonel Araç Filo Kiralama Uygulamasını kullanmış iseniz 2016 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama, (Araç Filo Kiralama) kopyalama işlemleri (FK970) adımından Satış Parametrelerini, Mahsuplaştırma tanımları ve Fatura altı kalemleri 2015 yılından 2016 yılına kopyalamalısınız. SATINALMA İZLEME UYGULAMASI (MPS ENTEGRASYONU) Satınalma İzleme ana ekranında İşlemler menüsü altında Yıllık MPS Hesap No Kopyalama adımına girilir. Kopyası Alınacak Yıl 2015, Kopyalanacak Yıl 2016 yazılarak Tamam butonuna basılır. Satınalma İzleme ana ekranında İşlemler menüsü altında Entegrasyon Tanımı adımına girilir. Ekrandaki seçenekler aşağıdaki duruma getirilip sol üstteki kopyala butonuna basılır. Şirket Kodu ve yeni yıl bilgisi dolu gelecektir. Kontrol edip tamam butonuna basılır. Sayfa 6 / 6