Resmi Defterlerin Basılması 15 Mart 2013

Transkript

1 19 Aralık 2012 tarihinde yayınlanan numaralı tebliğ doğrultusunda Resmi Defterlerin basımına ilişkin kullanım dokümanı Resmi defterlerin hangi tarihten itibaren yeni formatta basılacağına ilişkin iki görüş bulunmaktadır: Bunlardan birine göre defterler 19 Aralık 2012 tarihinden itibaren yeni formatta basılacak olup, o tarihe kadar eski format kullanılacaktır. Diğer görüşe göre 2012 yılı resmi defterleri eski formata göre basılacak, yeni format 1 Ocak 2013 tarihinden itibaren kullanılacaktır. Şirketinizde yeni formatın geçerli olacağı tarihi müşavirinize danışarak belirledikten sonra aşağıdaki adımları sırası ile uygulamanız gerekmektedir. Yeni formatın 2013 yılı başından itibaren geçerli olmasına karar verildiğinde, 31 Aralık 2012 kadar kontrol ve sağlama işlemlerini gerçekleştirdikten sonra defterlerinizi bastırıp noterden kapanış tasdiki yaptırınız. Yeni formatın tebliğ yayınlandığı 19 Aralık 2012 tarihinden itibaren geçerli olmasına karar verildiğinde ise, kontrol ve sağlama işlemlerini 31 Aralık 2012 tarihine kadar gerçekleştirdikten sonra defterleri son tarih olarak 18 Aralık 2012 tarihini vererek eski formatta bastırınız. Sonrasında sıra ile açıklanan işlemler yapılmalıdır yılından itibaren uygulama içindeki kontroller nedeni ile eski formatta defter basılamayacaktır. Böyle bir gereksinim olduğunda mutlaka SOFT ile iletişime geçiniz. 19 Aralık 2012 ve sonrasının defterlerinin yeni formatlar ile dökülebilmesi için; 1- Yeni formatın yüklenmesi; 120 numaralı SOFTFİNANS Genel paketi hatasız olarak açılmalıdır. Paket açıldığında hata verirse, ya da şüpheye düşerseniz Yardım Masası ile iletişime geçiniz. Paket açıldıktan sonra defterlerin yeni formatları aktif olacaktır. Eğer 2012 yılını yazdırmadıysanız paketi açmayınız. Eski formatla defter dökeceğiniz tarihe kadar defter döktükten sonra paket açılmalı ve aşağıdaki işlemeler yapılmalıdır. SOFTTRANS Uygulaması kullanılıyor ise, 405 numaralı SOFTTRANS genel paketi de açılmalıdır. 2- Mahsuplaştırma (yevmiye madde numarası verme işlemi) (M410); i- Mahsuplaştırma butonuna basılır. Standart kontroller ek olarak yevmiye belge türü de kontrol edilir. Eğer boş belge türlü kayıt var ise sistemin belge türünü kesinlikle bulabileceği kayıtlar için atama yapması için kullanıcıya soru soracaktır. Sayfa 1 / 5

2 ii- Hala Yevmiye belge türü boş kayıtlar varsa bu kayıtlara belge türü yazabilmek için yukarıdaki görüntüde yeşil ile çerçevelenmiş buton kullanılmalıdır. Butonu kullanacak kullanıcılarımıza XMHW0010 Menü yetkisi ile MYBT Özel yetkisi verilmelidir. Yevmiye Belge Türü Değiştirme ekranı üst tabloda verdiğiniz tarih aralığında fiş satırlarını belge tarihi ve belge numarasına göre gruplayarak vermektedir. Örneğin, 1 numaralı fişte fatura numarası 23 olan bir belgeye ait 2 satır ile Perakende Satış Fişi No: 654 olan 3 satır bulunsun. Üst tabloda 1 numaralı fiş için belge numarası 23 ve belge numarası 654 olan 2 satır göreceksiniz. Alt tablo seçilen belgenin fiş içindeki satırlarını göstermektedir. Belge türü doldurmak için belge türü dolduracağınız satırın belge türü alanını tıkladığınızda açılacak seçeneklerden birini seçmelisiniz. Yapılan seçimler anında kayıtlara yazılmamaktadır. Bu şekilde bir veya daha fazla belge için Belge Türü doldurulduktan sonra bu bilgilerin muhasebe hareketlerine yazılması için kaydetme butonuna basılmalıdır. Kaydetme butonuna basmadan çıkıldığında kayıtlar güncellenmez, dikkat edilmelidir. Ekran filtrelerinde bulunan açıklama, tüm açıklama (aynı belgelerin tüm açıklamalarında arama yapmak için kullanılır), kebir, tüm kebir (aynı belgeli satırların kebirleri yan yana eklenmiştir) ve özel kod alanları belli gruptaki kayıtlarınızı filtreleyerek hızlı sonuç almanızı sağlayabilir. Bu şekilde bir birine benzer çok sayıda kaydınıza topluca belge türü seçmek için kayıtlarınızı seçebilir ve kaydet butonunun sağındaki Belge Türü seçeneği ve Mavi Ok resimli buton ile doldurma işlemi yapabilirsiniz. Kontrol ettikten sonra muhasebe kayıtlarına işlemek için kaydet butonuna basılması unutulmamalıdır. Tüm boş belgeli kayıtlar tamamlandıktan sonra mahsuplaştırma işlemi tekrarlanmalıdır. Mahsuplaştırma tekrar kontrol yapacak, uygunsa madde numarası verecektir. Sayfa 2 / 5

3 Bu yazıdan önce 19 Aralık 2012 tarihinden sonraki dönemin mahsuplaştırmasını yaptıysanız, belge türü doldurma işlemlerinin yapılabilmesi için mahsuplaştırmayı 19 Aralık 2012 tarihine kadar geri alıp, güncellemeler tamamlandıktan sonra tekrar yapınız. 3- Yevmiye Defteri (M430); i- Mahsuplaştırmayı (yevmiye madde numarası verme işlemi) daha önceden yapmış olup belge türü doldurma işlemlerini yapamamış olan şirketlerin yanlışlıkla yevmiye defteri çekmemeleri için kontrol vardır. Sizi uyarabilir. Bu durumda mahsuplaştırmayı geri alıp tekrar yapmanız yeterlidir. ii- Geniş kağıt seçeneğinde yer olduğu için Belge Türü son sütun olarak eklenmiştir. Belge türü olmayan eski kayıtlar için bir şey basmayacaktır sonrası belge türlerini basacaktır. iii- Dar Kağıt seçilerek defter basılıyor ise Yevmiye Belge türü Alt Satırda basılsın Seçeneği görünür hale gelecektir. Müşterilerimizin ne tür yazıcılar kullandıklarını bilemediğimiz için belge türü sütun olarak eklenmiştir, defterin kağıda sığmadığı durumlarda Belge Türü Alt Satırda Basılsın seçeneği seçilerek kullanılmalıdır. Bu açıdan resmi defter basacağınız yazıcıya önce tasdiksiz kağıt takarak bir günün formatı denenmelidir. Sayfa 3 / 5

4 Lazer yazıcılardan basılmak üzere kağıt tasdiki yapıldı ise, Belge Türü alanını alt satıra basmadan tek satıra sığdırmak için aşağıdaki işlemler yapılabilir. Bunun için defter basacak kullanıcının SOFTFİNANS yazıcı tanımı geçici olarak değiştirilmelidir. Muhasebe hesap ekstresine girilir. Yazıcı seçeneğinden Com3 seçilir. Gelen Kullanıcı Yazıcı Tanımları Ekranında Defter dökülecek HP yazıcı bulunur. Yazıcı tipi aşağıdaki görüntüde görüldüğü gibi KMN seçilir. Sayfa 4 / 5

5 Defter yazdırılırken bu yazıcı seçilir. Lazer yazarken daha küçük bir font kullanılacaktır. Belge türü alanının lazer yazıcıda aynı satırda basılarak sığıp sığmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Kontroller yapılırken yazdırma işlemleri tasdiksiz kağıtla yapılmalıdır. 4-Büyük Defter (M440); Nihai Hesap kodu ya da Hesap Adının basılması şirketinizin vereceği bir karardır. Müşavirinize danışarak hareket gören hesabın kodunun ya da adının yazılmasına karar vermelisiniz. Nihai Hesap Kodu-Adı basıldığında Sürekli forma sığmaktadır. Lazer yazıcıdan basacak müşterilerimiz kontrol ederek basabilir, sığmıyor ise, 3-Yevmiye Defteri başlığında açıklanan yazıcı tanımını KMN yapma işlemlerini uygulayıp basabilir. 01 Ocak 2013 tarihinden sonra Nihai Hesap kodu ya da Nihai Hesap adı seçimi zorunludur. Bu nedenle özet seçeneği kullanılamayacaktır. Sayfa 5 / 5