Bilgi sistemi, organizasyonda kontrolü ve koordinasyonu sağlayarak karar almada kullanılmak üzere bilgiyi toplamak, işlemek, saklamak ve dağıtmak için oluşturulan ilişkisel elemanlar kümesidir. Bilgi sistemi bunların dışında problemlerin analizinde, yeni ürünlerin oluşturulmasında ve karmaşık nesnelerin canlandırılmasında da hem yöneticilere hem çalışanlara yardımcı olur. Bilgi sistemlerinin girişini oluşturan veri, organizasyon ya da fiziksel çevrede oluşan olayları temsil eder ancak hiçbir şekilde kullanılabilir bir anlam ifade etmez. Ancak bir gözlem veya işlem sonucunda ortaya çıkan verilerin birbirleriyle ilişkilendirilmesi ile elde edilen bilgi kullanılabilir anlamlıdır. 1
İşlemsel Bilgi Sistemleri (TPS: Transaction Processing System) Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS: Management Information System) Ofis Otomasyon Sistemleri (Office System) Karar Destek Sistemleri (DSS: Decision Support System) Üst Yönetim Bilgi Sistemleri (EIS: Executive Information System) Bilgi Tabanlı İş Sistemleri (KWS: Knowledge Work System) Diğer bilgi sistemi tiplerine giriş ve temel oluşturmak amacıyla işlenmiş veriyi sınıflayan, saklayan, bakımını yapan, değiştiren, güncelleştiren ve geri çağıran bilgisayar destekli sistemdir. Satış izleme, envanter düzenleme, fatura hazırlama sistemleri gibi rutin işlemleri hızlı ve doğru gerçekleştiren sistemler işlemsel bilgi sistemi örnekleridir. Girdi İŞLEM Çıktı Veri Toplama Veri Hazırlama Veri Girişi Saklama Geri Çağırma Sınıflama Sıralama Güncelleme Raporlar Sorgulama Cevaplama Diğer Bilgi Sistemlerine Girdi Ürün 2
YBS, bir kurum içinde planlama, kontrol etme ve karar vermeyi desteklemek üzere yöneticilere bilgi sağlayan işlemler dizisidir. Günümüzde bir kurumda sadece bir bilgi sistemine sahipse, o sistem YBS dir. Karar destek sistemi ve ofis otomasyon sistemi YBS kapsamındadır. YBS, işlem, yönetim ve işlev olmak üzere üç boyutu birleştiren bir model ile açıklanabilmektedir: İşlem Boyutu Uygulama tabanı, işlemler, veri tabanı yönetim sistemi ve veri tabanını kapsar. İşlemsel bilgi sistemleri ile birlikte hesaplama, özetleme ve iletişimden oluşmaktadır. Yönetim Boyut Farklı organizasyon seviyelerindeki yöneticilerin bilgi özelliklerini dikkate almaktadır. Alt yönetim işlemsel kontrol aktivitesini Orta yönetimin yönetim kontrollü kaynak paylaşımını Üst yönetimin stratejik planlama ve hedefleri belirlemesini İşlevsel Boyut Üretim, pazarlama, finans ve personel gibi kurumsal işlevler için gereken bilgi farklılığını inceler 3
OOS, büro işlemlerinin elektronik olarak gerçekleştirilmesini sağlayan çok işlevli bütünleşik bilgisayar destekli sistemlerdir. Kelime işlemciler, yazı hazırlama, kopyalama, saklama, düzenleme, yazdırma gibi işlemlerde sekreter, diğer büro çalışanları ve yöneticilere kolaylık sağlamaktadır. OOS, kelime işleme, tablolama, grafik çizimi paket programlar, elektronik posta, faks, telekonferans gibi bilgisayar temelli iletişim sistemleri, kişisel bilgisayarlar ve büyük yer kaplayan belgelerin saklanması ve kolay geri çağrılması için mikro grafik birimlerini kapsamaktadır. KDS, planlanmış ya da planlanmamış karar verme görevlerini desteklemek için kullanıcının veri ve karar modellerine kolay erişimini sağlayan etkileşimli bir sistemdir. Karar ve modellere erişim karmaşık bir yazılım sistemi ile desteklenmektedir. KDS araçları veya KDS üreticileri ile yaratılmaktadır. KDS üreticileri kullanım kolaylığı olan bir yazılım paketinde KDS için önemli olan olanaklar dizisini birleştirmektedir. Bu olanaklar: İşlemsel olmayan programlama dili Tahmin İstatistiksel analizler Finansal analizler Optimizasyon analizleri Ne Eğer (what if)analizi Olasılık analizleri Hedef Arama Veri tabanı yönetimi Rapor üretimi Grafik gösterim Gizlilik 4
Veri Karar Modelleri Karmaşık Yazılım Sistemi Kullanıcı Organizasyonların stratejik seviyesinde kullanılır ve işletme dışı verileri kapsar Yönetim bilgi sistemleri ve karar destek sistemlerinden işletme içi bilgileri alır ÜBS, üst yönetimin, işletmenin performansının ve rakiplerin aktivitelerinin takip edilmesini; ileriye dönük tahminler yapabilmeyi sağlar. Bu işlevi yerine getirirken de hem işletme içinden hem de dışından verileri değerlendirir. 5
İşletme İçi Veri İBS YBS Veriler Finansal Veriler Ofis Sistemleri Modelleme Analizi İşletme Dışı Veri Rakipler Borsa Yasal Düzenlemeler ÜBS Uçbirimi Grafikler Arayüzler Rapor ve Ekranlar BTİS araştırmacının yerini almaz Sadece araştırmanın sonuçlarını bilgi sistemiyle birleştirerek daha verimli kullanılmasını sağlar. Bilgisayar destekli dizayn araçları gibi (Computer Aided Design-CAD) 6
İşlemsel Bilgi Sistemleri Alt düzeydeki yöneticilerin satışlar, faturalar, ödemeler ve ham madde kullanımı gibi işlemlerin takip edilmesini sağlar Karar destek sistemleri ve yönetim bilgi sistemlerine girdi göndererek temel oluşturur. Yönetim Bilgi Sistemleri Önceden belirlenmiş ve sistem içinde yapılandırılmış konular hakkında bilgi sağlar. YBS nin bu eksikliğini karar destek sistemleri ve üst yönetim bilgi sistemleri tamamlarlar. Karar Destek Sistemleri İstatistik analiz ve simulasyon gibi gelişmiş modeller kullanılır. Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Kurum içi ve kurum dışı bilgileri alır Önceden tahmin edilemeyen değişken anlık sorunlara cevap bulan ileriye dönük bir tahmin yapmayı sağlar. 7
Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Üst Yönetim Bilgi Sistemleri (ÜBS) Karar Destek Sistemleri (KDS) Bilgi Sistemleri (BTİS ve OOS) İşlemsel Bilgi Sistemleri (İBS) Sistem geliştirme yaşam döngüsü içinde farklı konumlardaki bireyler birarada çalışmaktadırlar. Birlikte çalışanların sayısı ve görevleri projenin büyüklüğüne ve türüne göre farklılık gösterse de genel olarak bir bilgi sisteminin tarafları: Kullanıcı Yönetici Programcı Bilgi sistem destek personeli Sistem analisti 8
Bir sistem, kullanıcılar tarafından kullanıldığı sürece varlığını sürdürebileceği için kullanıcı, sistemin en önemli parçası durumundadır. Bu nedenle geliştirilen sistem, kullanıcının ihtiyaçlarını karşılayabilmelidir. Sistem analizi süresince kullanıcıların (kullanıcı burada müşteridir) sistemden beklentileri tam olarak belirlenmeli ve sistemin nasıl başarıya ulaşacağı tespit edilmelidir. Sistem analistleri ve tasarımcıları tarafından genel bir yanılgı ile bütün müşteriler aynı kategoriye konulmamalıdır. Her kullanıcının bilgisayar bilgisi ve deneyimi aynı olmadığı gibi görev ve sorumlulukları sonucu kullanacakları sisteme yaklaşımları da farklı olacaktır. Geliştirilen sistemin büyüklüğüne göre yöneticiyi; Proje yöneticisi Büyük ölçekli projelerde, projenin uzun vadede başarılı olması için gerekli kriterlerin belirlenmesinden ve proje ekibinin idaresinden sorumludur Üst düzey (işletme) yöneticisi Sistemin geliştirilmesi için gerekli olan kaynağı sağlar Bilgi sistemine olan yaklaşımı sistemi kullanacak olan kullanıcılar üzerinde etkili olur 9
Yapısal analiz ve tasarımın ilk yıllarında analist, sistem için gerekli verileri toplayarak sistemi geliştirip kodlayan programcı olarak değerlendiriliyordu. Zaman içinde analist ve programcının sistem geliştirme yaşam döngüsündeki görevleri tam olarak ayrılmıştır. Zamanla yarışan ve giderek daha karmaşık yapıya sahip olan programların söz konusu olduğu günümüzde ise daha çok CASE (Computer Aided Software Engineering, Bilgisayar Destekli Yazılım Mühendisliği) araçları kullanarak kodun büyük bölümü otomatik olarak üretilmektedir. Ancak CASE araçlarının programcının yerini tam olarak aldığı söylenemez. Kod üreticileri sayesinde programılar, zamanlarını optimizasyon ve üretilen kodların sisteme entegrasyonuna ayırmaktadırlar. Sistemin sürekliliğini sağlamak amacıyla destek sağlar: Ağ iletişimi Donanım ve veri güvenliği İlgili bilgisayar programlarının çalışması Çıktıların düzenlenmesi 10
Sistem geliştirme projesinin kilit üyesidir. Sistem analisti, sistemin tarafları arasında anahtar rolü üstlense de sistemin başarılı olması tek başına sistem analistine bağlı değildir. Hem işletme yönetimi hem de bilgi sistemleri konusunda bilgi sahibi olması beklenir. Böylece sistem analisti, işletmenin karşılaştığı sorunları ve karşılaştığı iş fırsatlarını fark ederek bilgi sistemindeki ihtiyaçların belirlenmesini ve iş akışının oluşturulacak bilgi sistemine yansımasını kolayca sağlamaktadır. Sistem analistleri, işin ihtiyaç ve sorunlarını ortaya koyarak, işin gelişmesi için bilgi teknolojilerini kullanarak bilgi sisteminin nasıl kullanılacağına karar verir. Sistem analistinin öncelikli görevi, mevcut problemleri fark edip problem çözümüne yönelik en uygun metodolojiyi kullanmaktır. 11
1. Problemi araştırmak ve anlamak 2. Problemin çözümünün maliyetine karşılık sağlayacağı faydaları belirlemek 3. Çözümün ihtiyaçlarını belirlemek 4. Alternatif çözümleri belirlemek 5. En iyi çözümü belirlemek 6. Seçilen çözümün ayrıntılarını belirlemek 7. Çözümü uygulamak 8. İstenilen sonuçların elde edildiğinden emin olmak için izlemek Sistem analisti, çözümü ortaya koyarken müşterinin ihtiyaçlarını ve isteklerini belirlemelidir. Bütün bu işlemleri gerçekleştirmek için sistem analistinin yararlandığı kaynaklar arasında; teknolojinin son durumu, mevcut pazar ve bu pazardaki rekabet koşulları, üretim ihtiyaçları, mali ve zaman kısıtları yer almaktadır. Ancak bu kaynaklardan verimli şekilde yararlanmak için sistemi analiz eden ve tasarlayanın, teknik ve iş bilgisinin yanısıra analitik düşünme ve insan ilişkilerinde başarılı olması gibi farklı kabiliyetlere de sahip olması gerekmektedir. Geliştirilecek olan bilgi sisteminin bireyler tarafından kullanılacağı düşünülürse sistem analistinin, kullanıcıların işlerini nasıl yaptıklarını ve davranış biçimlerini tespit etmesi gerekmektedir. 12
Sistemin Hedefleri Kalite Faktörleri Üretim İhtiyaçları Sistem Analisti Maddi ve Zaman Kısıtı Pazar ve Rekabet Teknoloji Sistem geliştirme yaşam döngüsü, problemin tanımıyla başladığı için, sistem analistinin öncelikle problemi tam olarak belirleyip tanımlayabilmesi gerekmektedir. Büyük resmi kaybetmeden sistemin parçalarını inceleyip aralarındaki ilişkileri ortaya koymak tamamıyla analistin başarısına bağlıdır. Sistem analistinin görevi sadece problemi belirlemekle sınırlı değil, çözüm alternatiflerini belirleyerek en uygununun seçilmesini sağlamak ve bilgi teknolojilerini kullanarak sisteme uyarlayabilmektir. 13
Hiç kimsenin teknolojinin her alanında bilgi sahibi olması beklenemez ancak bilgi sistemi geliştirecek bir sistem analisti aşağıdaki konuların temeli hakkında bilgi sahibi olmalıdır: Donanım Programlama dilleri İşletim sistemleri Veri tabanı yönetim sistemleri Haberleşme protokolleri Sistem içinde yer alacak farklı teknolojilerin ne için, nasıl kullanılacağının ve sisteme nasıl uyum sağlayacağının bilinmesi gerekir. Ayrıca sistem analistinin, sistem geliştirme için kullanılan araçlar ve teknolojiler hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Bunlardan bazıları: CASE araçları (Rational Rose, Visual Analyst, vb.) Sistem geliştirme için kullanılan yazılım paketleri (MS Access, VisualAge, PowerBuilder, vb.) Bütünleşik geliştirme ortamları (Integrated Development Enviorenments-IDE, Sun Forte Java, MS Visual Studio, vb.) 14
Bu araçlar, program üretimi, test, konfigürasyon yönetimi, yazılım kütüphanesi yönetimi, dokümantasyon desteği ve proje yönetimini sağlamaktadır. Sistem analistinin, sistem geliştirme projesini nasıl planlanıp yönetileceği, sistem analizinin ve tasarımının, projeyi gerçekleştirmenin ve test işlemlerinin nasıl yapılacağı bilgisine de sahip olması gerekmektedir. Mevcut sistemdeki sorunların tam olarak anlaşılabilmesi için sistem analistinin işin işleyişine ve organizasyon yapısına hakim olması gerekmektedir: Kurumun çalıştığı sektör, hedefleri, iş stratejileri ve planları, kurum kültürüne bağlı olarak değerleri sistem analisti tarafından anlaşılmalıdır. Sistem analisti aşağıdaki yönetim bilgi ve becerilerine sahip olmalıdır: Kaynak yönetimi Proje yönetimi Risk yönetimi Değişim yönetimi 15
Sistem analistleri, işletmenin diğer çalışanları ile bir ekip çalışması içindedirler. Çalışanlara, onların becerilerine ve bilgi teknolojilerine karşı yaklaşımlarına dair fikir sahibi olmalıdır ki yeni sistemin adaptasyonunda karşı bir dirençle karşılaşmasın. Dolayısıyla sistem analisti, insanlarla rahat iletişim kuran, onları dinleyerek sorunlarını ve ihtiyaçlarını tam olarak ortaya koyma yeteneğine sahip olmalıdır. Bilişim sistemi kuran bir kişinin elinden birçok mahrem bilgi gelip geçecektir. Kurulan sistem bir okul da olsa, bir hastane de olsa, bir banka da olsa, insanları ilgilendiren mahrem konular önünüzden gelip geçecektir. Bu bir öğrencinin notu da olabilir, bir bankadaki hesap bilgisi de, hastayla hekim arasında kalması gereken bir bilgi de olabilir. Bu anlamda etik çok önemlidir. 16