YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ - KÜRESEL E- İŞLETMELER, - İŞLETMELER BİLGİ SİSTEMLERİNİ NASIL KULLANIR?

Transkript

1 YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ - KÜRESEL E- İŞLETMELER, - İŞLETMELER BİLGİ SİSTEMLERİNİ NASIL KULLANIR?

2 İŞ SÜREÇLERİ VE BİLGİ SİSTEMLERİ İş süreçleri; katma değere sahip bir ürün veya hizmet üretmek için organize ve koordine edilen ve üzerinde çalışılan işleri ifade eder. İş süreçleri, malzeme akışı, bilgi akışı gibi faaliyetler bütünüdür. İş süreçleri, yönetimin işlerini koordine etmesi için seçtiği özgün bilgi ve veri koordinasyonu olarak da tanımlanabilir. Bir işletmenin performansı, iş süreçlerinin ne ölçüde iyi organize ve koordine edildiğine bağlıdır.

3 Siparişin Yerine Getirilmesi Süreci Abdullah NARALAN

4 Bilgi Teknolojileri İş Süreçlerini Nasıl Geliştirir? 1. Var olan süreçlerin etkinliğini arttırarak, 2. İşletmeyi dönüşüme götürecek kapasiteye sahip yeni iş süreçleri geliştirerek. Bugün bilgi sistemleri daha fazlasını yapmaktadır. Yeni teknoloji; karar verme sürecindeki gecikmeleri gidererek, ardışık yapılan işleri paralel yapılır hale getirerek, bilgiyi herkesin erişebileceği şekilde paylaşmayı mümkün kılarak, iş süreçlerini gerçekten değiştirebilir.

5 İŞLETME BİLGİ SİSTEMLERİNİN TÜRLERİ İşletmeler, onlarca hatta yüzlerce farklı iş süreçlerine sahiptir. Çünkü farklı uzmanlık alanlarında, farklı insanlar, organizasyon içinde farklı görevler yaparlar. Farklı işler için farklı bilgi sistemleri vardır. Bir tek bilgi sistemi işletmenin ihtiyaç duyduğu tüm bilgiyi tek başına sağlayamaz. Büyük ve orta ölçekli işletmeler yüzlerce farklı sistemlere ve programlara sahiptir. Hatta küçük bir işletmede bile çok sayıda farklı sistemler bulunabilir.

6 Fonksiyonel Bakış Açısından Sistemler Gelişim sürecine dikkat edildiğinde fonksiyonel sistemler ilk olarak kullanılmaya başlayan sistemlerdir. Bu sistemler işletmenin belirli bölümlerine hizmet veren sistemlerdir. 1. Satış ve Pazarlama Sistemleri 2. Üretim ve İmalat Sistemleri 3. Muhasebe ve Finans Sistemleri 4. İnsan Kaynakları Sistemleri

7 Satış ve Pazarlama Sistemleri Satış ve pazarlama bilgi sistemleri üst yönetime, yeni ürünlerin ve hizmetlerin geliştirilmesinin planlanması, rakip firmaların performanslarının izlenmesi konularında, orta düzey yöneticilere pazar araştırmaları, reklam analizleri, tutundurma çalışmalarının izlenmesi, fiyatlandırma kararları ve satış performansının izlenmesi konularında, Operasyonel yöneticilere ise satışların izlenmesi, siparişlerin hazırlanması, müşteri hizmet desteğinin sağlanması, potansiyel müşterilerin belirlenmesi, çalışanların en uygun çalışma yerlerinin belirlenmesinde yardımcı olur.

8 Satış Bilgi Sistemi Abdullah NARALAN

9 Üretim ve İmalat Sistemleri Üretim ve imalat bilgi sistemleri Üst yönetime uzun dönem üretim hedeflerinden olan yeni fabrikanın nerede olacağı veya yeni üretim teknolojilerine yatırım yapılıp yapılmayacağı gibi konular ile ilgili karar vermekte, Orta düzey yöneticilere üretim ve imalat kaynaklarının ve maliyetlerinin izlenmesi ve analiz edilmesi konusunda, İşlemsel düzey yöneticilere ise üretim durumu ile ilgili bilgi almakta yarar sağlar.

10 Bir Stok Kontrol Sistemine Bakış Abdullah NARALAN

11 Muhasebe ve Finans Sistemleri Üst yönetim, işletmenin uzun dönem finansal performansının tahmini ve uzun dönem yatırım hedefleri oluşturmak için bu sistemleri kullanır. Orta düzey yöneticiler, işletmenin finansal kaynaklarının kontrol edilmesi için bu bilgi sistemini kullanır. İşlemsel düzey yöneticiler ise fon akışını gözlemlemek, işletmenin tüm işlemlerini izlemek, faturalandırma, satıcı ödemeleri ve ücret ödemeleri gibi konuları izlemek için bu sistemi kullanır.

12 Alacak Hesap Sistemi Abdullah NARALAN

13 İnsan Kaynakları Sistemleri Bu bilgi sistemi üst yönetime, uzun dönem işletme planlarının gerçekleştirilmesi için gerekli iş gücü kaynağının eğitim, yetenek ve maliyetlerinin belirlenmesinde, Orta düzey yönetime, işçilerin işe alımı, yerleştirilmesi, ücretlendirilmesinin incelenmesi ve izlemesinde, işlemsel düzey yöneticilere ise çalışanların performanslarını izleme, sosyal durumlarını inceleme, gelişim programlarına ihtiyaçlarını belirleme konularında yarar sağlar.

14 İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Abdullah NARALAN

15 Kullanıcı Bakış Açısından Sistemler Fonksiyonel açıdan bilgi sistemlerinin belirli fonksiyonlara nasıl hizmet ettiğini bilmek yararlı olmakla birlikte bu bakış açısı, yöneticilerin işletmeyi yönetmelerine bu sistemlerin nasıl yardımcı olduğu konusunda bir fikir vermemektedir. Bu nedenle yönetim düzeylerindeki karar almaları desteklemek için sistemleri sınıflandırmak gerekir.

16 1- Veri İşleme Sistemleri İşlemsel düzey yöneticilerin işletmedeki malzeme akışı, kredi kararları, çalışan ödemeleri, nakit durumları, faturalama, satışlar gibi günlük aktivitelerin kayıtlarının tutulması ve izlenmesi için ihtiyaç duydukları sistemlerdir. İşlemsel düzeyde görevler, önceden belirlenmiş ve son derece biçimseldir. Bir müşteriye kredi kullandırma kararı önceden belirlenmiş kriterlere göre yönetici tarafından verilebilir. Veri işleme sistemleri aynı zamanda diğer bilgi sistemlerinin temel veri kaynağını oluşturur.

17 Yönetim Bilgi Sistemleri Organizasyonun Veri İşleme Sisteminden Nasıl Veri Elde Eder? Abdullah NARALAN

18 2- Yönetim Bilgi Sistemleri Orta düzey yöneticiler idari faaliyetleri kontrol, izleme ve karar verme amacıyla bazı sistemlere ihtiyaç duyarlar. Yönetim Bilgi Sistemleri, orta düzey yöneticilere hizmet eden özel bilgi sistemleridir. Bu sistemler orta düzey yöneticilere, işletmenin hali hazırdaki durumu ve performansı ile ilgili raporlar sağlar. Bu bilgiler işletmenin gelecekteki performansını tahmin etmek ve işletmeyi kontrol etmek için kullanılır.

19 Yönetim Bilgi Sistemi Rapor Örneği Abdullah NARALAN

20 Yönetim Bilgi Sistemleri Yönetim bilgi sistemleri genellikle cevapları önceden tanımlanmış olan rutin sorulara cevaplar sağlar. Örneğin; yönetim bilgi sistemleri bir işletmedeki belirli bir periyottaki bir ürünün toplam satışlarını verebilir veya bir ürünün planlanan satışı ile gerçekleşen satışın karşılaştırılması için satış rakamları sunabilir. Birçok yönetim bilgi sistemi karmaşık istatistiksel teknikler yerine basit özetleme ve karşılaştırma gibi yordamlar kullanır.

21 3- Karar Destek Sistemleri Karar destek sistemleri orta düzey yöneticiler için rutin olmayan karar vermelerinin desteklenmesinde yardım eder. Karar destek sistemleri önceden tam olarak tanımlanmayan bir sorunun çözümüne ulaşmak, hızlı değişen çevreye uyum sağlamak için rutin olmayan problemlere odaklanır. Örneğin bir fabrikanın kuruluşu 5 ay gecikirse yatırım geri dönüşüne nasıl bir etki yapacaktır? gibi sorulara cevap bulmaya çalışır.

22 Karar Destek Sistemleri Karar destek sistemleri, veri işleme sistemleri ve yönetim bilgi sistemlerinden elde edilen iç bilgileri kullanmasına rağmen, rakiplerin ürün fiyatları, borsadaki işletme değeri gibi bilgiler için dış kaynaklardan da bilgi sağlar. Bu sistemler çok büyük miktardaki verileri, karar vericilerin analiz edebileceği şekle sokmak ve analiz etmek için farklı modeller kullanır. Karar destek sistemleri, kullanıcıların doğrudan kullanabilecekleri kullanıcı dostu ara yüzlere sahip olarak tasarlanırlar.

23 Sevkiyat Değerlendirme Karar Destek Sistemi Abdullah NARALAN

24 4- Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Üst yönetim bilgi sistemi, çözüme ulaşmak için üzerinde anlaşmaya varılmış bir yöntem bulunmadığı için, muhakeme, değerlendirme ve görüş gerektiren yapısal olmayan kararları destekler. Üst yönetim bilgi sistemleri, değişik problem alanlarına uygulanmak üzere genelleştirilmiş bir analiz ve hesaplama yeteneği sağlar.

25 Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Üst yönetim bilgi sistemi, rakiplerin durumu veya yeni vergi oranları gibi dış olaylar ile ilgili bilgileri birleştirmek için tasarlanırlar. Ayrıca bir üst yönetim bilgi sistemi, işletme içinden karar destek sistemleri veya yönetim bilgi sistemlerinden özetlenmiş bilgileri de düzenler. Bu sistemler üst yönetim için büyük öneme sahip olan kritik verileri izler, filtreler, özetler ve görüntüler.

26 Üst Yönetim Bilgi Sistemi Modeli Abdullah NARALAN

27 Sistemler Arasındaki İlişkiler Sistemler birbiri ile ilişki içindedirler. Veri işleme sistemi genel olarak diğer sistemlerin temel veri kaynağı iken, üst yönetim bilgi sistemleri alt seviye sistemlerin bilgilerinin alıcısı durumundadır.

28 Sistemler Arasındaki İlişki Abdullah NARALAN

29 KURUMSAL GENİŞLİKTE SİSTEMLER Farklı türlerde sistemlere sahip bir işletme nasıl yönetilebilir? Farklı türlerdeki bu sistemlerin birlikte kullanılma maliyeti nedir? Bu sistemler arasında bilgi paylaşımı nasıl olacaktır? İşletmeler doğal olarak veya başka şirketleri satın alarak büyürler. Şirket satın alma ile büyüyen işletmeler, farklı sistemlerin bir birleşimi haline gelmekte ve alınan işletmedeki sistemler ile kendi sistemlerinin iletişiminde zorluk yaşamaktadır. Çözüm?

30 Kurumsal Uygulamalar Çözümlerden birisi; bütün yönetim düzeylerini kapsayan, bütün işletme fonksiyonlarına cevap veren, işletmeyi bir uçtan bir uca kuşatan kurumsal uygulamalar kullanmaktır. Kurumsal uygulamalar yöneticilere iş süreçlerini koordine etmekle esneklik ve verimlilik sağlamada, işletme kaynaklarını ve müşteri hizmetlerinin daha iyi koordine edilmesinde yardım eder.

31 Kurumsal Uygulamalar Dört farklı kurumsal uygulama vardır. 1. Kurumsal sistemler 2. Tedarik zinciri yönetim sistemi 3. Müşteri ilişkileri yönetim sistemi 4. Bilgi yönetim sistemi

32 Kurumsal Mimari Abdullah NARALAN

33 1- Kurumsal Sistemler Kurumsal Sistemler, kurumsal kaynak planlama (ERP) olarak da bilinirler. Bu sistemler işletmenin fonksiyonel alanları olan satış ve pazarlama, üretim ve imalat, muhasebe finans ve insan kaynakları gibi alanlardan elde edilen bilgileri tek bir noktada toplamakla, verilerin dağıtık sistemlerden elde edilme güçlüğünü çözer.

34 Kurumsal Sistemler Abdullah NARALAN

35 Kurumsal Sistemler. Kurumsal sistemler işletmeye sadece siparişin yerine getirilmesini sağlayacak kadar stok ve üretim sağlarken, müşteri ihtiyaçlarına hızlı cevap vermek için esneklik sağlar. Bilgilerin zamanlı ve doğru bir şekilde sistemde yer alması, maliyetleri minimize, müşteri tatmini maksimize eder.

36 2- Tedarik Zinciri Yönetim Sistemleri Tedarikçiler ile ilgili ilişkileri yönetmede işletmelere yardımcı olur. Bu sistemler; siparişler, üretim, stok düzeyleri ile ilgili bilgileri, lojistik şirketleri ve dağıtıcı işletmeler ile paylaşarak, ürün ve hizmetlerin etkin bir şekilde üretilmesi için tedarikçilere bilgiler sağlar. Temel amacı, en düşük maliyetle, en kısa zamanda ve doğru miktarda ürünü tüketim noktasında hazır bulundurmaktır.

37 Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi Bu sistemler organizasyonun sınırları ötesinde bilgi akışını otomatikleştirdiği için organizasyonlar arası bir sistemdir. Bir ürün siparişi verildiğinde, siparişin nakliye durumu kargo gönderi şirketlerinin sistemlerinden kolaylıkla takip dilebilir. Çünkü sistemler arasında bilgi akışına izin verilmiştir.

38 3- Müşteri İlişkileri Yönetim Sistemleri Bu sistemler işletmelere müşterileri ile ilişkilerini yönetmede yardımcı olur. Müşteri ilişkileri yönetim sistemi tüketiciler ile ilgili satış, pazarlama, müşteri tatmini, müşteri bağlılığı gibi işletme süreçlerinin koordine edilmesi için bilgiler sağlar. Bu bilgiler işletmeye en karlı müşterilerin tanımlanması, mevcut müşterilere daha iyi hizmet sağlanması ve satışların arttırılması ile ilgili yardımcı olur.

39 Müşteri İlişkileri Yönetim Sistemleri. Müşteri ilişkileri yönetim sistemi, e-posta, telefon, perakende satıcılardan veya web gibi farklı kanallardan elde edilen bu bilgileri birleştirerek soruna çözüm bulmaktadır. Müşterilerin detaylı ve doğru bilgilerine sahip olmak, müşterilere yönelik pazarlama kampanyalarının etkinliğinin arttırılmasına ve yüksek kaliteli müşteri hizmeti ve desteği sağlanmasına yardım eder.

40 4- Bilgi Yönetim Sistemleri Bilgi Yönetim Sistemleri, organizasyonların uzmanlıklarının, bilgi ve deneyimlerinin ele geçirilmesi, uygulanma süreçlerinin daha iyi yönetilmesini sağlayan sistemlerdir. Bu sistemler; işletmenin ilgi alanındaki bilgi ve deneyimleri toplayarak, yönetimin karar vermesine ve iş süreçlerinin geliştirilmesine ihtiyaç duyulduğu yerde ve zamanda bilgiyi hazır etmeye yarar. Dış kaynaklara da bağlantı kurarak bilgi elde edebilir.

41 İntranetler ve Ekstranetler İntranet ve ekstranetler belirli bir uygulama olmaktan çok bir teknoloji platformu ve işletmenin tedarikçileri ve müşterileri ile işletme içindeki bilgi akışını hızlandırmak ve bütünleştirmek için kullandıkları araçlarından biridir. İntranetler ve iç ağlar, internet evrensel protokolleri ve iletişim standartlarının aynısını kullanır. Ekstranet; işletmenin intranetinin dışarıdaki yetkilendirilmiş kullanıcılara açılmasıdır.

42 E-İşletme E-işletme; işletmenin temel iş süreçlerinin yerine getirilmesinde internet ve dijital teknolojisinin kullanılması ifade eder. E-işletme, tedarikçileri ve diğer işletme ortakları ile koordinasyonu ve işletmenin yönetimi için gerekli faaliyetleri içerir. Aynı zamanda e- ticareti de içerir.

43 E-Ticaret E-Ticaret, internet üzerinden ürün ve hizmetlerin satılması ve alınması ile ilgili bir e-işletme faaliyetidir. E-ticaret, pazarlama, reklam, satış, ödeme, teslimat, güvenlik, müşteri desteği gibi faaliyetleri de içine alır.

44 E-devlet E-işletme teknolojisi kamu sektöründe benzer bir değişimi de getirmiştir. Devletler bütün düzeylerde internet teknolojisi kullanarak, vatandaşlarına, çalışanlara ve işletmelere hizmet sunmaktadır. E- devlet; vatandaşların, işletmelerin ve diğer devlet kurumlarının devlet veya diğer devlet kurumları ile ilişkilerini elektronikleştiren, internet ve ağ teknolojisini ifade eder.

45 İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMİ FONKSİYONU İşletmeler çalışabilmek için bilgi sistemlerine ihtiyaç duymakta ve birçok farklı sistemler kullanmaktadırlar. Bu sistemlerin çalışmasından ve organizasyonundan ve donanım, yazılım ve diğer bileşenlerinin düzgün bir şekilde çalışmasından ve güncellenmesinden kim sorumludur? Bilgi Sistemleri Ünitesi, işletmelerde bilgi teknoloji hizmetlerinden sorumlu bir birimdir. Bu birim, işletmenin bilgi teknolojileri altyapısından, ağlar ve veri saklamadan, yazılım ve donanımının sürdürülmesinden sorumludur.

46 Bilgi Sistemleri Birimi Programcılar, bilgisayarlar için komutlar yazan yüksek eğitimli kişilerdir. Sistem Analisti, bilgi sistemi grubu ile işletmenin diğer kısımları arasında bir aracı görevi gören kişidir. Sistem analistinin görevi, işletme problemleri ve gereksinimlerini sistem gereksinimlerine dönüştürmektir. Bilgi Sistemleri Yöneticisi, programcıların, analistlerin, proje yöneticilerinin, fiziksel birim yöneticilerinin, iletişim yöneticilerinin ve veri tabanı uzmanlarının lideridir.

47 Bilgi Sistemleri Birimi Birçok işletmede bilgi sistemleri biriminin başı, işletmenin bilgi teknolojilerinin kullanımını denetleyen bir üst yöneticidir. Bilgi Sistemleri Grubu Başkanı (Chief Information Officer: CIO) olarak bilinir. Son Kullanıcılar, bilgi sistemlerini geliştiren ve uygulayan grup dışında kalan kişilerdir. Son kullanıcıları son zamanlarda bilgi sistem tasarım ve geliştirme çalışmalarında giderek artan bir rol oynamaktadır.

48 Bilgi Sistemleri Fonksiyonunun Düzenlenmesi Çok farklı işletme türleri ve bunların da çok farklı bilgi sistemi ünitesi organizasyonu vardır. Yüz kişiden az çalışana sahip küçük bir işletmede bilgi sistemi ünitesi doğal olarak olmayacaktır. Bir veya iki çalışan, sistemin sürdürülmesini sağlayabilir veya sistem işleri için danışmanlık görevi yapabilir. Peki ya büyük işletmeler?

49 Bilgi Sistemleri Fonksiyonunun Düzenlenmesi. 1. Alternatif Bazı işletmelerde her bir fonksiyonel ünitenin kendi bilgi sistemi grubuna sahip olması gibi merkezden uzak yapılanma görülebilir. Her bir ünite yöneticisi, üst yönetime veya Bilgi Sistemleri Grup Başkanına rapor verir.

50 Bilgi Sistemleri Fonksiyonunun Düzenlenmesi. 2. Alternatif Çok bölümlü ve çok büyük işletmeler, kendi bölüm ve fabrikalarının bilgi sistemlerini bağımsızca kurarak yapılandırırlar.

51 Bilgi Sistemleri Fonksiyonunun Düzenlenmesi. 3. Alternatif Diğer bir düzenleme bilgi sistemi fonksiyonunun diğer işletme fonksiyonları gibi ayrı bir birim olarak yapılandırılmasıdır. Bu yaklaşımda bilgi işlem ünitesinin kendi personeli, orta düzey yöneticileri ve bir üst düzey yöneticisi olacaktır. Birçok işletmede bu tür yapılanma görülmektedir.

52 Kaynakça Laudon K. C, J. P. Laudon, «Management Information System: Managing The Digital Firm», Pearson International Edition, Çeviri Abdullah NARALAN, Atatürk Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü, Erzurum b05e4edfd0c54a9582.pdf (Laudon 10. Baskı Türkçe Ders Notu)