T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI İç Denetim Birimi Başkanlığı KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI Ocak 2013
BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve kapsam Madde 1 (1) Bu Programın amacı, Bakanlığımızda yürütülen iç denetim faaliyetinin Kamu İç Denetim Standartları, Kamu İç Denetçileri Meslek Ahlak Kuralları ve diğer yasal düzenlemelere uygun ve etkin bir şekilde yürütülmesini, bu suretle kalitesinin güvence altına alınması ve geliştirilmesi konusunda Müsteşar ve bu faaliyetten faydalanan taraflara makul bir güvence sağlamaktır. (2) Kalite Güvence ve Geliştirme Programı, İç Denetim Birimi Başkanlığı bünyesinde yapılacak iç değerlendirmeleri ve Kurul tarafından en az beş yılda bir yapılacak veya yaptırılacak dış değerlendirmelerden oluşur ve danışmanlık hizmetleri dahil iç denetim faaliyetlerinin tüm yönlerini kapsar ve standartlara uygunluğunu sürekli gözler. (3) Üst yönetici, iç denetim yöneticisi ve iç denetçilerin Programa uymaları zorunlu olup, hazırlanması ve uygulanmasından iç denetim yöneticisi sorumludur. Hukukî dayanak Madde 2 (1) Bu Program, Kanun un 65 inci maddesine dayanılarak hazırlanan İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik in 12/g maddesi uyarınca hazırlanmıştır. (2) Bu Programın hazırlanmasında, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından 15 Ekim 2011 günlü, 28085 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programı esas alınmıştır. Tanımlar Madde 3 (1) Bu Programda geçen; a) Kanun: 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu nu, b) Yönetmelik: İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik i, c) Yönerge: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Denetim Yönergesini, ç) Kurul: İç Denetim Koordinasyon Kurulunu, d) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını, e) Bakan: Gümrük ve Ticaret Bakanını, f) Müsteşar: Gümrük ve Ticaret Müsteşarını, g) İç Denetim Birimi Başkanlığı: İç Denetim Birimi Başkanı, başkan yardımcısı ve iç denetçiler ile ihtiyaca göre görevlendirilen büro personelini, ğ) Başkanlık: İç Denetim Birimi Başkanlığını, h) Başkan: İç Denetim Birimi Başkanını, ı) Program: Kalite Güvence ve Geliştirme Programını; i) Kalite Güvence ve Geliştirme Programı: İç denetim birimince ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunca, ilgili kamu idaresinde yürütülen iç denetim faaliyetinin tüm yönleriyle değerlendirilmesi, standartlara ve etik kurallara uygunluğunun izlenmesi ve geliştirilmesine ilişkin programı, Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 1/7
j) Denetim Gözetim Sorumlusu: Her bir iç denetim faaliyeti için Başkan tarafından iç denetim gözetim sorumlusu olarak görevlendirilen iç denetçiyi, k) İç Denetçi: Bu Yönerge ve ilgili mevzuat çerçevesinde iç denetim faaliyetlerini gerçekleştirmekle sorumlu, İç Denetim Birimi Başkanı ve her düzeyde sertifika sahibi iç denetçileri, l) İç Denetim: Bakanlığın çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetini, m) Standartlar: Kamu İç Denetim ve Raporlama Standartları ile Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü tarafından yayımlanan İç Denetim Mesleki Uygulama Standartlarını, n) Kontrol Listeleri: Denetimin ön çalışma aşamasında, denetim sırasında izlenmesi gereken yolu göstermek maksadıyla denetçi tarafından düzenlenen listeyi, o) Etik Kurallar: Uluslararası genel kabul görmüş etik kurallarla uyumlu olarak İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen ve iç denetçilerin uyacakları Meslek Ahlak Kurallarını, ö) Denetim Rehberi: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Denetim Rehberini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM İç Değerlendirmeler Sürekli İzleme Denetim politika ve prosedürlerinin oluşturulması Madde 4 (1) Başkanlıkça her bir görevin planlama, saha çalışması ve raporlanmasında standartlara uyumu sağlamak bakımından, yazılı olarak denetim ilke ve amaçları belirlenir; politika ve prosedürler oluşturulur. Bu politika ve prosedürler düzenli olarak gözden geçirilir. Denetim faaliyetlerinin metodolojiye uygun olarak gerçekleştirilmesi Madde 5 (1) İç denetim faaliyetlerinin her aşamasının metodolojiye uygun olarak gerçekleşmesinin kontrolünü sağlamak amacıyla Kontrol Listeleri düzenlenir. alınır. (2) Kontrol listelerin düzenlenmesinde Denetim Rehberinde yer alan hükümler esas (3) Görevler sırasında düzenlenen çalışma kâğıtları Rehber ekinde yer alan Referans Kod Sistemine göre dokümante edilir. Denetim görevlerinin gözetimi Madde 6 (1) Denetim standartlarına uyum sağlanması amacıyla, denetim gözetim sorumlusu olarak görevlendirilen bir iç denetçi tarafından, her iç denetim faaliyeti; a) İç denetçi tarafından hazırlanan bireysel çalışma planının, denetim programında belirlenen hedeflere uygun olup olmadığı, Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 2/7
b) İç denetçi tarafından göreve ilişkin risklerin doğru olarak tanımlanıp tanımlanmadığının ve risklere ilişkin kontrollerin yeterlilik ve etkililiğinin değerlendirilip değerlendirilmediği, c) Denetim sonucunda varılan kanaatleri destekleyecek bulguların yeterli olup olmadığı, değerlendirmelerin sübjektif unsurlar taşıyıp taşımadığı ve ilave inceleme yapılmasına gerek olup olmadığı, ç) Denetim faaliyetinin, sonuçları ve önerileri itibariyle tutarlı olup olmadığı, Yönleriyle gözlenir. (2) Görevler sırasında düzenlenen çalışma kağıtları denetim gözetim sorumluları tarafından düzenli ve dokümante edilmiş bir şekilde düzenli olarak gözden geçirilir. İç denetimin değerlendirilmesi Madde 7 (1) Bireysel denetimler sonrası, iç denetçi tarafından denetlenen birimde denetim değerlendirme anketinin yapılması ve Başkan tarafından denetçi değerlendirme formunun düzenlenmesi esastır. (2) Söz konusu anketten elde edilen sonuçlar iç denetim faaliyetlerinin etkinliğinin artırılması için göz önünde bulundurulur. Başkanın denetim gözetimi Madde 8 (1) Denetim sonucu düzenlenen nihai rapor ve öneriler Başkanın gözetimine tabidir. Denetim sonuçlarının analizi Madde 9 (1) Denetim sonuçları belirlenen performans kriterleri çerçevesinde analiz edilir. Ek-1 de yer alan performans kriterleri iç denetçilerin ortak çalışmaları sonucu Başkanlığın performans kriterleri olarak belirlenmiştir. (2) Başkanlıkça bu kriterler her yıl gözden geçirilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İç Değerlendirmeler Dönemsel Gözden Geçirme Dönemsel gözden geçirme faaliyetleri Madde 10- (1) Başkanlıkça iç denetim faaliyetinin Yönerge hükümleri, Kamu İç Denetim Standartları ve Meslek Ahlak Kurallarına uyumunun değerlendirilmesi ve iç denetim hizmetlerinden faydalanan tarafların ihtiyaçlarının etkin ve verimli bir şekilde karşılanma düzeyinin belirlenmesi amacıyla dönemsel gözden geçirme faaliyetlerinde bulunulur. (2) Dönemsel İç Değerlendirme Sistemi; Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 3/7
İç denetim faaliyetleri, planlanması ve yönetiminin iç denetim mevzuatı, hukuk kuralları, Bakanlık amaç, hedef ve politikalarına uygunluğu, İç denetim süreçlerinin meslek standartları ve Etik Kurallarına uygunluğu, İç denetim faaliyetlerinin Bakanlığımız iç kontrol sistemi, risk yönetimi ve yönetim süreçleri ile faaliyetlerini geliştirilmesine katkı seviyesi, İç denetim görevi sonuçlarının izlenmesinde sağlanan etkinlik, Denetim Rehberi ve eklerinin güncelliğinin sağlanması, Müsteşar, birim amirleri ile diğer kurumlardan gelen geri bildirimler ve yönetim isteklerinin sayısı, En iyi uluslar arası iç denetim uygulamalarına uyum ve iç denetim faaliyetlerini geliştirme çabaları konularında gösterilen yeterlilik, Sürekli mesleki gelişim için yapılan faaliyetler, Başkanlığın ana hedefleri ve belirlenen amaçlarına ulaşma oranı, Denetim kaynağı planlama, uzmanlaşma ve personel verimliliği; denetim sürecinin maliyet etkinliğindeki artış, Denetim hakkında şikâyetlerin sayısı, İç denetimin yetkinliği, yenilik, Performans göstergelerinin gerçekleşme oranları, İç denetim faaliyetleri sonuçlarının raporlanması, Unsurlarını içerir. (3) Dönemsel gözden geçirme faaliyeti, görevlendirilen kıdemli iç denetçiler tarafından gerçekleştirilir. Aynı iç denetçi iki yıl üst üste dönemsel gözden geçirme faaliyetinde görevlendirilemez. Kurum içerisinde iç denetim uygulamaları ve Standartları konusunda yeterli mesleki tecrübeye sahip personel varsa, iç denetim yöneticisinin teklifi ve Müsteşarın onayıyla bu kişi de dönemsel gözden geçirme yapmak üzere görevlendirilebilir. Yapılacak görevlendirmede; Tarafsızlık düzeyi Standartlar ve Meslek Ahlak Kuralları hakkında bilgi seviyesi Teknik bilgisi Mesleki sertifikasyonu Kurum faaliyetleri hakkındaki bilgi seviyesi İç değerlendirme görevine istekliliği İnsan ilişkileri becerisi İletişim becerisi Muhakeme kabiliyeti Analiz yapma ve iyileştirme önerisi sunma becerisi Raporlama becerisi Kriterleri göz önünde bulundurulur. Dönemsel gözden geçirme değerlendirmeleri yılda en az bir kez olmak üzere her yıl Aralık ayı içerisinde yapılır. İç denetim faaliyetinin büyüklüğü, gözden geçirmenin planlanan tamamlanma tarihi, çalışmanın kapsamı gibi Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 4/7
faktörler de dikkate alınmak suretiyle yıllık iç denetim programlarının hazırlanması sırasında toplam denetim kaynağının en az on iş günü dönemsel gözden geçirme faaliyetlerine ayrılır. (4) Dönemsel gözden geçirme saha çalışmasında; belge inceleme, görüşme yapma, anket düzenleme gibi araştırma teknikleri kullanılarak uygunluk kriterlerine uyum düzeyi hakkında kanıtlar elde edilir ve yapılan çalışmalar, çalışma kağıtlarıyla kayıt altına alınarak iç değerlendirme dosyasında muhafaza edilir (bu konuda Kamu İç Denetim Rehberi ekinde yer alan örnek formlardan faydalanılabilir). (5) Çalışmalar kapsamında üst yöneticiler ile görüşmelerde bulunulur. Yapılacak görüşmelerde (Ek-2) de yar alan Örnek Sorular dan yararlanılır. (6) Saha çalışmalarında iç denetim faaliyetinin standartlar ve meslek ahlak kurallarına uyum düzeyi hakkında değerlendirmeler yapılır. Bunun yanı sıra iç denetim faaliyetinin yasal düzenlemelere ve iç denetim yönergesine uyumu ile katma değer sağlayacak etkin bir performansa sahip olup olmadığı da değerlendirilmelidir. Yapılacak bu değerlendirmelerde (Ek-3) te yar alan Uygunluk Kriterleri göz önüne alınır. (7) Her denetim faaliyetine ilişkin denetlenen birimlere gönderilen anket sonuçları, gözden geçirmekle görevli kişi tarafından değerlendirilerek paydaşların iç denetim faaliyetinin performansına ilişkin görüşleri öğrenilmelidir. Denetim sonuçlarına ilişkin anket uygulamasının yapılmamış olması halinde, gözden geçirmeyi yapan kişi, son bir yıl içerisinde denetime tabi tutulmuş veya danışmanlık hizmetlerinden yararlanmış birim yöneticilerine anketler uygulayarak memnuniyet düzeyleri hakkında geri bildirim alır. (8) Yapılacak dönemsel gözden geçirmede İç Denetim Birimi Başkanlığının mevcut durumu; 1) Organizasyon Yapısı 2) İnsan Kaynakları 3) İş Yapma Biçimi 4) Bilgi Teknolojileri 5) İletişim ve Raporlama 6) Performans Değerlendirmesi Ana konuları kapsamında ortaya konulur. (9) Dönemsel gözden geçirme sürecinin görevlendirme bildirimi, saha çalışması, raporlama aşamalarında Kamu İç Denetim Standartları, İç Denetim Yönergesi, İç Denetim Rehberi ve Kurul un İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programı nda yer alan metodoloji esas alınır. Çalışmalarda uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri gözetilir. (10) Başkanlık tarafından gerçekleştirilecek izleme faaliyetleri ile kalite güvence ve geliştirme politikalarının doğru bir şekilde uygulanması sağlanır. Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 5/7
Raporlama Madde 11- (1) Yapılan dönemsel gözden geçirme çalışmalarının sonuçları Başkanlığa raporlanır. Raporda uygunluk kriterleri çerçevesinde iç denetim faaliyetinin genel bir değerlendirmesi yapılır ve varsa geliştirilmesi gereken alanlar için önerilerde bulunulur. İç değerlendirmelerde, önceki iç değerlendirmeler kapsamındaki önerilerin hayata geçirilip geçirilmediği de belirlenir. Raporlamada Rapor Yazım Yönergesi nin 6 numaralı ekini teşkil eden iç değerlendirme raporu şablonu kullanılır. (2) Başkanlık tarafından, iç denetçiler de sürece dahil edilerek, raporda yer alan her bir bulgu ve öneri için yapılacak işlem, sorumlu olacak kişi ve uygulama takvimini içeren bir eylem planı hazırlanır. Herhangi bir düzeltici işlemin öngörülmemesi halinde, bunun nedeni açıkça ortaya konulur. Başkanlıkça eylem planında alternatif düzeltici işlemlere yer verilebilir. Rapor, eylem planı ile birlikte, Müsteşarlık Makamı onayına sunulur. (3) İç denetim plan ve programları hazırlanırken, iç değerlendirme kapsamında yapılan öneriler ve düzeltici eylemler dikkate alınır. (4) Çalışma sonuçlarına yıllık faaliyet raporlarında yer verilir. (5) İç değerlendirme raporları ile eylem planının bir örneği bir ay içerisinde Kurul a gönderilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Dış Değerlendirmeler Dış değerlendirme faaliyetleri Madde 12- (1) İç denetim faaliyetinin, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarına uygunluğunun, başarılı uygulama örneklerini kullanım düzeyinin, faaliyetlerin etkinliğinin ve verimliliğinin belirlenmesi amacıyla en az beş yılda bir, İDKK tarafından idare dışından belirlenen nitelikli ve bağımsız bir gözden geçirme uzmanı veya ekibi tarafından dış değerlendirme yapılması zorunludur. (2) Dış değerlendirme faaliyetleri Kurul tarafından yayımlanan İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programı çerçevesinde yerine getirilir. (3) Dış değerlendirme raporu Başkanlık tarafından Bakanlık Makamı ve Müsteşarlık Makamına sunulur. (4) Dış değerlendirme sonucunda uyumlu sonucunun çıkması halinde bir sonraki dış değerlendirmeye kadar denetim raporlarında Kamu İç Denetim Standartlarına Uygundur ibaresi kullanılabilir. Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 6/7
(5) Değerlendirme sonucunun kısmen uyumlu çıkması durumunda; beş yıllık süre beklenilmeksizin Başkanlığın talebi veya İDKK nın gerekli görmesi halinde daha kısa bir süre içerisinde tekrar dış değerlendirme yapılabilir. (6) İç denetim plan ve programları hazırlanırken, dış değerlendirme önerileri ve düzeltici eylemleri dikkate alınır. (7) Dış değerlendirme faaliyeti sonuçlarına, yıllık faaliyet raporlarında yer verilir. BEŞİNCİ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Programın gözden geçirilmesi Madde 13- (1) Başkanlıkça Program yılda en az bir defa gözden geçirilir. İhtiyaçlar doğrultusunda yapılan değişiklikler Müsteşarlık Makamının uygun görüşüne sunulur ve Kurula gönderilir. Yürürlük Madde 14 (1) Bu Program, Müsteşarın imzasıyla yürürlüğe girer. Yürütme Madde 15 (1) Bu Program hükümleri Müsteşar tarafından yürütülür. Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 7/7