YABİL Ders Dağıtım Programı İş Adımları Klavuzu Yazılım Bilgisayar ve Elektronik Sistemleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi 6007/13 Sok. No:2 D:1 Karşıyaka / İZMİR Gsm: 0-532-7444599 / 0-545-2533545 / 0-545-2533645 info@yabil.net Kaynak: Bu döküman http://www.yabil.net web sayfasıdır. Düzenleme: 1.Ağustos 2015
İçerik İş Adımları... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. Başlangıç... 4 Yeni Ders Yılının Açılması... 4 Bilgilerin Önceki Yıldan Kopyalanması... 5 Bilgilerin Yeni Ders Yılı İçin Düzenlenmesi... 7 Eski Ders Dağıtımının İptal Edilmesi... 7 Ders Havuzu... 9 Genel Zaman Tablosu... 10 Sınıf Bilgisi... 11 Sınıf Zaman Tabloları... 12 Sınıflara Ders Atama... 13 Öğretmen Bilgileri... 14 Öğretmenlere Ders Atama... 15 Öğretmenlerin Zaman Tabloları... 16 Fiziki Yer Bilgileri... 18 Fiziki Yerlere Ders Atama... 19 Ders Dağıtım İşlemi... 20 Sınırlamalar... 20 Ders Dağıtım Parametrelerinin Düzenlenmesi... 29 Bilgilerin Test Edilmesi... 30 Ders Dağıtım (Öğretmen)... 31 Maaş / Ücret işlemleri... 33 Ücret Programı ile Bağlantının Kurulması... 33 Öğretmenlerin Sınıf Öğretmenliği ve Kulüp Bilgisinin Ataması... 34 Öğretmenlerin Maaş/Ücret işaretlemesi... 36 Listeler... 39 Öğretmen El Programı... 39 Öğretmen El Programlarını e-posta Adreslerine Toplu Olarak Göndermek... 41 Sistem Tarihi Hatası... 43 Sistem Tarihini Düzenleme... 43 YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 2
İş Adımları 1. Yeni ders yılı için yeni çalışma ekleyin. 2. Önceki yılın bilgilerini kopyalayın (Eski Kullanıcılar için). 3. Önceden kalan ders dağıtımını iptal edin. 4. Ders havuzunda haftalık ders saati değişen dersleri düzeltin. 5. Sınıf bilgilerini kontrol edin. Yeni açılacak sınıfları tanımlayın. Fazla olan sınıfları silin. 6. Sınıflara ders havuzundan ders seçerek atayın. Önceden atanmış dersleriniz var ise bunları kontrol edin. Ders havuzunda saatini değiştirdiğiniz dersleri sınıftan silerek ders havuzundan tekrar atamayı unutmayınız. 7. Öğretmenlere ders atama işlemini yapın ve öğretmeni olmayan herhangi bir ders bırakmayın. Sınıf bilgisinin yanında Tamam ibaresi yoksa Atanmamış Dersler butonu ile hangi derslere öğretmen ataması yapmadığınıza bakın. 8. Fiziki mekan atamalarını bitirin. 9. Varsa meslek derslerinizi programa önceden çakın. 10. Ders dağıtımı öncesinde sınırlamalar var ise bunları uygulayın. 11. Dağıtım öncesinde TEST menüsünden Bilgileri test etmeyi unutmayın. (Sınıf/Öğretmen/Fiziki Mekan) 12. Ders dağıtım parametrelerini gözden geçirin. 13. Ders dağıtımını otomatik olarak yapın. 14. Programını beğenmediğiniz öğretmenlerin programlarında istediğiniz değişiklikleri yapın. 15. Öğretmen el programlarını yazıcıdan yazdırın (2 nüsha). 16. Yedek Alın YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 3
Yeni Ders Yılının Açılması Başlangıç Çalışma menüsünden Çalışma Seç kısmına giriniz. Ekle butonu ile yeni bir çalışma açınız. Sizden çalışmanın ismi açıklama olarak istenir. Buraya 2015-2016 benzeri bir açıklama yazmanız uygun olur. Ardından Bu çalışmanın tarihini giriniz. Daha sonra bu açıklamayı ve tarihi değiştirebilirsiniz. Son olarak Tamam butonuna tıklayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 4
Tamam tuşuna tıklayarak ilgili çalışmaya girebilirsiniz. Bilgilerin Önceki Yıldan Kopyalanması Ancak açtığınız yeni çalışma içerisinde herhangi bir bilgi yoktur. Bilgilerin tamamını baştan girebileceğiniz gibi önceki yıldan da kopyalama yapabilirsiniz. Bunun için Çalışma menüsünden Çalışma Kopyala seçimini yapınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 5
Sol tarafta hangi bilgiden kopyalayacağınızı, Sağ tarafta ise nereye kopyalama yapılacağını seçiniz. Nereden Nereye Hangi bilgiyi nereye koplayacağınız açıklama olarak verilmektedir. Kopyala butonuna Tıklayarak işlemi başlatınız. İşleme başlarken tekrar Evet butonu ile onay vermeniz istenir. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 6
Kopyama işlemi bittiğinde mesaj vererek onay istenir. Tüm bilgiler eski çalışmadan yeni çalışmaya kopyalanmıştır. Eski bilgileri bozmadan muhafaza ederek yeni çalışmada istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz. Bilgilerin Yeni Ders Yılı İçin Düzenlenmesi Eski Ders Dağıtımının İptal Edilmesi Eğer bilgileri daha önceki bir çalışmanızdan kopyaladıysanız yeni yıl için bu bilgiler üzerinde bazı değişiklikler yapmanız gerekir. Öncelikle var olan ders dağıtımını iptal etmelisiniz. Bunun için Ders Dağıtımları menüsünden Ders Dağıtımı (Öğretmen) kısmına giriniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 7
Daha Sonra çıkan ekranda Dağıtımı İptal Et tuşuna tıklayınız. Yeni beliren ekranda ise Dağıtımın Tamamn İptal Edilmesi seçeneğini işaretleyerek Tamam tuşunu tıklayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 8
Böylece önceki çalışmadan kalan ders dağıtımı iptal edilmiş olur. Bundan sonra sırasıyla bilgilerin girişi ve eksiklerin giderilmesi gerekir. Ders Havuzu Öncelikle Ders Havuzunu seçerek yeni derslerin girişini veya düzeltmeleri yapmalısınız. Yeni bir ders girecekseniz bu dersin kodunu, adını, ders bloklarının sürelerini ve dersin branşını da seçerek ders bilgisini kaydetmek için Kaydet butonunu tıklamalısınız. Öğrenin: Haftalık 3 saat olan 10.Sınıf Matematik dersi şöyle tanımlanmalıdır. Ders Kodu: MAT10, Ders Adı: MATEMATİK, Ders Blok: 2 1, Branş: Matematik YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 9
Eğer harhangi bir dersin bilgisinde değişiklik yapmak istiyorsanız ilgili ders satırı üzerinde iken çift tıklama yapmanız veya Değiştir butonuna tıklayarak değişiklik ekranını açabilirsiniz. Bilgileri değiştirdikten sonra Kaydet butonuna basarak saklamayı unutmayınız. Ayrıca tablodo işe yaramayan bir ders var ise bunu işaretleyip Sil butonu yardımı ile silebilirsiniz. Genel Zaman Tablosu Okulunuzda haftanın her günü için en fazla ders yapılan saatleri burada işaretlemelisiniz. Bir kısım sınıflarınız pazartesi günü 10 saat ders yaparken diğer sınıflarınızda bu 11 saat ise pazartesi için 11 saat ders yapılabilir şeklinde aşağıdaki tabloda ders saatlerini boş bırakmalısınız. Aşağıda görüldüğü üzere boş olan ders saatlerinde ders yapılabilir anlamını çıkarmalısınız. İlgili Ders saatini açmak veya kapamak istiyorsanız üzerinde iken çift tıklamanız yeterli olur. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 10
Sınıf Bilgisi Okulunuzun sınıf tanımlarını yapmak için ana menünün Sınıflar alt menüsündeki Sınıf Bilgileri kısmına girmelisiniz. Yeni Bir sınıf açmak istiyorsanız sınıf kodunu ve tedrisatını girerek Kaydet butonuna tıklamalısınız. Tedrisat Kodu: Sabah sınıfı için S, Öğleci sınıf için Ö girmelisiniz. Tam gün sınıflar için ise T girmelisiniz. Herhangi bir sınıf bilgisinde değişiklik yapmak için sınıf bilgisi üzerinde çift tıklamanız veya Değiştir butonunu kullanmanız değişiklik ekranını açar. Herhangi bir sınıf tanımını silmek istiyorsanız ilgili sınıf üzerinde iken Sil butonunu kullanınız. Onay almadan herhangi bir silme işlemi yapılmaz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 11
Sınıf Zaman Tabloları Kayıtlı olan sınıflarınızın haftanın hangi günlerinde kaç saat dersi olacağını her sınıfa ait sınıf zaman tablosunda düzenlemek zorundasınız. Her sınıfın kendine ait zaman tablosu ilgili ders saatinin boş veya dolu olarak düzenlenmesini gerektirir. Boş olan ders saatleri açık demektir. Başka bir deyişle bu saatlerde ders olabilir. Burada dikkat etmeniz gereken husus, ilgili sınıf için boş bıraktığınız ders saatleri toplamı sınıfın derslerinin saat toplamından küçük olamasıdır. Eğer sınıf için bıraktığınız açık ders saati sayısı 30 ise ve sınıfa atadığınız derslerin saat toplamı 39 ise, derslerin tamamı için yeteri derecede yer olmadığından sınıfın dağıtımı yapılamaz. Her sınıf için zaman tablosunu ayrı olarak oluşturmalısınız. Daha hızlı hareket etmek amacıyla bir sınıfın zaman tablosunu kopyalayıp benzer olan diğer sınıflara yapıştırabilirsiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 12
Sınıflara Ders Atama Sınıflara ait dersleri ana menünün Sınıflar alt menüsünde yer alan Sınıflara Ders Atama kısmından yapabilirsiniz. İlgili ekran üç ayrı tablodan oluşmaktadır. Ekranın sol tarafında bulunan tablo sınıf tablosudur. Burada sınıf tanımı, tedrisatı ve sınıfa atanmış derslerin saat toplamı vardır. Sınıf Tablosu Sınıfa Atanmış Dersler Ders Havuzu Eğer sınıfa yeni bir ders atamak istiyorsanız önce en sol taraftan sınıf seçiniz ve daha sonar ders havuzundan ilgili dersi bulup çift tıklayınız. Eğer bir sınıfta tanımlı olan bir dersi silmek istiyorsanız seçtiğiniz sınıfın ilgili dersi üzerinde çift tıklamanız yeterli olur. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 13
Öğretmen Bilgisi Yeni bir öğretmen girişi inin ekranın üst kısmında bulunan yeri kullanın. Yeni öğretmen bilgisini girerken öğretmen kodu olarak adının ilk iki harfi ile soyadının ilk iki harfinin arasına nokta koyarak oluşturun. Örneğin: Ahmet Tankul için AH.TA kodunu kullanabilirsiniz. Silmek istediğiniz öğretmeni seçerek Sil butonuna tıklayınız. Eğer öğretmene atamak istediğiniz Branş branş tablonuzda yok ise ekranı kapatmadan menüden branş bilgisini açarak yeni branşın girişini yapıp tekrar kaldığınız yerden devam ederek öğretmen kaydını tamamlayabilirsiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 14
Öğretmenlere Ders Atama Bu aşamada tüm sınıfların dersleri yüklenmiş olup bu derslere hangi öğretmenlerin gireceğini tanımlanmalıdır. Ö.S. sütunu derse atanmış öğretmen sayısıdır Öğretmenler Sınıflar (Tamam ise Sınıfa ait tüm derslere öğretmen atanmıştır) Sınıfın Dersleri İlgili Dersin Öğretmeni Öğretmene atanan Dersler Öğretmene ders atamak için ilgili öğretmeni seçin, ardından sınıfı seçerek ilgili sınıfın dersi üzerine çift tıklayın. Eğer öğretmenden dersi almak istiyorsanız, bu sefer ilgili öğretmeni seçin, öğretmene atanan dersler tablosundan ilgili ders üzerine çift tıklayarak dersi çıkarın. Bu işlem sonunda ortada bulunan Sınıf tablosunun Atama sütununda her sınıf için Tamam ibaresi olmalıdır. Bu durum sınıfın tüm derslerine öğretmen atandığını söyler. Öğretmeni atanmamış derslerin listesini verir YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 15
Öğretmene atanmış olan tüm dersleri silmek için öğretmeni seçtikten sonra Tüm Dersleri Öğretmenden Sil butonuna tıklayın. Öğretmenlerin Zaman Tabloları Sınıflarda olduğu gibi öğretmenler için de zaman tablosu vardır. Önceki yıldan bilgi kopyaladıysanız tüm öğretmenlerin zaman tablolarını temizlemelisiniz. Öğretmenin dersinin olmasını istemediğiniz saatlerini veya gününü buradan kapatabilirsiniz. Öğretmen belli günlerde başka bir okulda ders verecekse bu günleri kapatmalısınız. Okul idarecilerinin haftanın tüm günlerinde ilk iki saatlerini kapatarak bu saatlerde derslerinin olmamasını isteyebilirsiniz. Belli bir günde sürekli olarak tedavi zorunluluğu olan öğretmenin ilgili gününü kapatabilirsiniz. Yüksek lisans yapan öğretmenin dersinin olduğu günleri de dikkate almalısınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 16
İlgili öğretmeni seçerek zaman tablosunu değiştirebilirsiniz. Herhangi bir kayıt tuşu yoktur. Yaptığınız her değişiklik otomatik olarak kaydedilir. Herhangi bir saati kapatmak veya açmak için ilgili ders saatine öift tıklamanız yeterlidir. Çoklu hücre işlemleri için önce hücreleri işaretleyiniz ve ardından aşağıda bulunan Aç / Kapat butonlarına tıklayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 17
Fiziki Yer Bilgileri Eğer ders dağıtımında Fiziki Mekan da kullanmak istiyorsanız bu mekanların kayıtlarını da yapmalısınız. Bunlar Fizik, Kimya, Bilgisayar Laboratuarları vb. mekanlardır. Bazı durumlarda çözüm gereği fiziki mekan türetebilirsiniz. Örneğin aynı saatte bahçede en fazla iki sınıfın beden dersi olmasını istiyorsanız, Bahçe1 ve Bahçe2 adında iki farklı mekan oluşturmalısınız. Yine sınıfların beden dersleri için bu fiziki mekanları kullanmalısınız. Ders dağıtımının otomatik yapımında aynı mekanda aynı saat için birden fazla ders olamayacağı bu durumda Bahçe1 ve Bahçe2 için bahçede gün içinde en fazla iki beden dersi birarada olacaktır. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 18
Fiziki Yerlere Ders Atama Eğer bir derse fiziki mekan atamak istiyorsanız bunun için önce fiziki mekanı tıklayınız, Ardından sınıfı bulup tıklayın ve en son olarak ilgili sınıfın dersine çift tıklayınız. Eğer bir dersi fiziki mekandan çıkarmak istiyorsanız öncelikjle fiziki mekanı bulup tıklayın ve ardından fiziki mekan dersi üzerinde çift tıklayarak dersin fiziki mekandan çıkarılmasını sağlayın. Y.S Ders Atanan Fiziki Mekan Sayısı Fiziki Mekanlar Sınıflar Sınıfa ait Dersler Fiziki Mekana Atanan Dersler YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 19
SINIRLAMALAR Ders Dağıtım İşlemleri Aynı Güne Gelmesi İstenmeyan Dersler Aynı günde olması istenmeyen dersler belirlendikten sonra otomatik ders dağıtımı veya elle çakma esnasında bu kural mutlaka korunur. Elle çakma esnasında isteyerek bu dersleri aynı güne getirmeye çalıştığınızda bu kuralın mesajı çıkar ve devam etmek için onay ister. Önce Ekle butonuna tıklayarak yeni bir tanım eklemek istediğinizi bildirin. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 20
Çıkan tabloda aynı günde yapılmasını istemediğiniz dersler ve sınıfları işaretleyebilirsiniz. Kaydet tuşuna tıklayarak bu koyduğunuz tanımı saklayabilirsiniz. Genel olarak fen derslerinin aynı güne gelmesini istemeyen yöneticiler bu tanımları eklemektedir. Ancak unutmamanız gereken mesele şudur ki; ne kadar fazla tanımlama ile kural koyarsanız o denli programın yapımını kısıtladığınızdan işleri zora sokabilirsiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 21
Tanımladığınız bu kural Aktif sütununda işaret var ise otomatik ders dağıtımı ve elle ders çakma esnasında kesinlikle uygulanır. Kuralı devre dışı bırakmak istiyorsanız Aktif işaretini kaldırın veya tanımı silin. Aynı Güne Gelmesi İstenmeyan Dersler (Sınıf Öğretmen) Aynı öğretmenin aynı sınıfa girdiği farklı derslerin aynı güne gelmemesi için bu sınırlama türü kullanılır. Örneğin bir sınıfa Türk Dili ve Edebiyatı dersine giren öğretmen aynı zamanda sınıfın Dil ve Anlatım dersini de veriyorsa bu derslerin aynı günde olması pek istenmez. Bu durumu kontrol altına almak için bu sınırlama türü kullanılır. Yine Ekle butonu ile yeni tanımama girebilirsiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 22
İstediğiniz dersi sol taraftan seçtiğinizde bu dersi aynı sınıfta başka bir ders ile birlikte veren öğretmenler otomatik olarak sağ taraftaki tabloda işaretlenir. Tanımı kaydettiğinizde ilgili ders ile başka bir dersi aynı sınıfa veren aynı öğretmenin dersleri artık aynı güne yerleştirilmez. İşaretlileri Kaydet butonuna tıklayarak tanımı kaydedin. Burada bir başka hususu da açıklamamız gerekir. Rehberlik dersinin bu kuralın dışında kalması için lütfen YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 23
Rehberlik Dersini Belirle butonuna tıklayın ve rehberlik dersini belirleyin. Sınıfın rehberlik dersine giren öğretmenin aynı sınıfa vereceği rehberlik dersi ile diğer dersinin aynı güne gelmesinin normal bir durum olduğunu da unutmayınız. Buna benzer tanımları ayrı olarak kaydedebilirsiniz. Öğretmenin Sabahçı ve Öğleci Sınıf Dersleri Aynı Güne Gelmesin Eğer öğretmene hem sabahçı hem de öğleci sınıflardan ders ataması yaptıysanız öğretmenin ders programında bir gün içerisinde sadece sabahçı veya öğleci sınıfların derslerinin olması istenir. Otomatik dağıtım esnasında program bu kuralı korumaya çalışır. Ancak imkansızlık durumunda haftanın bir gününü seçerek sabah ve öğle derslerini birbirlerine yakın olarak yerleştirmeye çalışır. İlgili Seçenegi tıklayarak programa girin. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 24
İstediğniz öğretmenleri seçerek sol taraftaki tabloya geçirin. Otomatik Ders Dağıtımı Seçtiğiniz öğretmenlerin sabah ve öğeci sınıflara olan dersleri aynı güne gelmeyecektir. Ancak öğretmenin derslerini otomatik yerleştirirken hiçbir şekilde olmuyorsa. İlgili öğretmenin sadece bir gününü seçip ilgili gündeki sabah ve öğle derslerini aynı gün içinde aralarında boşluk olmayacak şekilde yerleştirmeye çalışır. Aynı Zamanda Yapılacak Dersler Bazı durumlarda birden fazla sınıfın aynı derslerinin aynı zamanda yapılması istenir. Örneğin 9/A ve 9/B sınıflarının Beden Eğitimi dersinin aynı gün ve saatte olması istenebilir. Bu derste her iki sınıfın erkek öğrencileri Erkek öğretmen ile kızlar ise Bayan öğretmen ile ders yapabilirler. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 25
Ekle butonuna tıklayarak işe başlayınız. Önce soldaki tabloda sınıf seçin, ardından sınıfın dersini seçin. Daha sonra bu seçtiğiniz ders ile bir başka sınıf ve ders seçin. Bu kombinasyon iki, üç veya daha fazla sınıfın derslerini kapsayabilir. Yeni oluşturduğunuz bu tanım için seçimleriniz tamamlandıktan sonra Kaydet tuşu ile tanımı saklayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 26
Oluşturduğunuz bu sınırlamanın devre dışı kalmasını istiyorsanız aktif iaretini kaldırmanız yeterli olur. Öğle Arası ile Bölünmesi İstenmeyen Dersler Otomatik dağıtım esnasında bazı derslerin öğle arasında bölünmesi istenmez. Örneğin iki saatlik bir Matematik dersinin bir saatinin öğle tatilinden hemen önce ve diğer saatinin ise öğleden sonraya sarkması genelde istenmez. Aynı şekilde Beden Eğitimi dersinin de bu şekilde bölünmesi istenmeyebilir. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 27
İlgili dersleri seçerek bu sınırlamanın hangi sınıflar için uygulanacaksa işaretleyip kaydet tuşu ile saklayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 28
Ders Dağıtım Parametrelerinin Düzenlenmesi Otomatik dağıtım esnasında yazılımın dağıtım ayarlarıdır. Aşağıdaki ekranda yer alan değerler otomatik ders dağıtım sürecinin genel ayarlarıdır. Sadece Öğretmene 1 Günde Verilebilecek En Fazla Ders Süresi Toplamı her okula göre değişebilir. Diğer değerler aiağıdaki ekranda verildiği gibi olabilir. -Dağıtım için Tarama Sayısı değeri mutlaka 5 ile başlayınız. Bu sayı artırılır ise dağıtım daha iyi ancak daha uzun sürecektir. -Öğretmenlere Boş Gün Vermek İçin Tarama Sayısı değeri ancak üst tarafta yer alan Öğretmenlere Boş Gün Verilmeye Çalışılsın değeri Evet ise 4 veya 5 verilmelidir. Aksi durumda boş bırakınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 29
-Öğretmen Ders Boşluklarının (Karnıyarık) Azaltılması için Tarama Sayısı değeri başlangıç olarak 4 veya 5 olarak verilmelidir. Tabii ki üst taraftaki kısımda bu konudaki onay Evet olarak işaretlendi ise. -Sınıf Ders Boşluklarının (Karnıyarık) Azaltılması için Tarama Sayısı değeri başlangıç olarak 4 veya 5 olarak verilmelidir. Tabii ki üst taraftaki kısımda bu konudaki onay Evet olarak işaretlendi ise. Bilgilerin Test Edilmesi Otomatik dağıtım öncesinde Öğretmen, Sınıf ve Fiziki Mekanlara atanan derslerin dağıtımlarının münferiden yapılıp yapılmadığını var ise basit problebleri otomatik dağıtım öncesinde tesbit edebilirsiniz. Sırasıyla tüm tesleri yapınız. Eğer test sürecinde hata veriyorsa bunun nedenini bulup düzeltmelisiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 30
Ders Dağıtım (Öğretmen) Otomatik dağıtımın öğretmen bazında yapılması. Otomatik dağıtım işlemi genelde öğretmen bazında yapılır. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 31
Öğretmenin istediğiniz bir dersini tıklayarak işaretleyiniz ve ardından ilgili dersi çakacağınız gün ve saat başlangıcına gidip çift tıklayınız. Böylece istediğiniz ders ilgili gün ve saate çakılmış olur. Otomatik dağıtım esnasında bu ders asla yerinden oynamaz. Ancak Çk işareti kaldırılırsa ders sonraki işlemler sırasında yer değiştirebilir. Ders dağıtımını otomatik olarak yapmak istiyorsanız ekranın sağ tarafınfda bulunan Dağıtım Yap butonuna tıklayınız. Dağıtım sonlandıktan sonra Kaydet tuşu ile kayıt yapmayı unutmayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 32
Maaş / Ücret İşlemleri Ücret Programı ile Bağlantının Kurulması Ders dağıtımını bitirdikten sonra öğretmen programında maaş/ücret işaretlemelerini yapmalısınız. Bunun için önce Ücret programı ile bağlantının kurulması gerekir. Bunun için Sabitler menüsünden Ücret Programı Bilgileri programına giriniz. Bu ekranda Ücret Programı Bağlantısı kutucuğunu işaretlenmelisiniz. Ardından ücret programının yolunu belirlemek için Seç butonunu tıklıyarak Ücret programınınklasörünü göstermelisiniz. Son olarak Çalışma seçimi yapmalısınız. Bunun için yine Seç butonuna tıklayıp seçim yapabilirsiniz. Eğer ücretleri haftanın günlerine eşit olarak dağıtmak istiyorsanız Haftalık Tabloda Önce Aylık Karşılığı Olan Dersleri İşaretleyiniz kutucuğunu boş bırakınız. Bu kutucuk işaretlendiğinde otomatik maaşücret işaretlemesinde öncelikle maaş karşılığı olan dersleri haftanın ilk günlerine koyar. Ardından en son gün ve saatlere ücret karşılığı olan dersleri işaretler. Eğer meslek lisesi değilseniz işletmelerde meslek eğitimi ve planlama bakım onarım seçeneklerinin kutucuklarını boşaltın. Çünkü bu seçenekler ancak meslek liseleri için vardır. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 33
Öğretmenlerin Sınıf Öğretmenliği ve Kulüp Bilgisinin Ataması Maaş-ücret işaretlemesinin otomatik yapılabilmesi için öğretmenin Sınıf ve hangi kulüpte görev alacağını belirlemelisiniz. Öğretmenliği Her öğretmen için kulüp çalışması varsa bunu tanımlamalısınız. Çünkü öğretmen her kulüp çalışmasından her hafta iki saat ücret alacaktır. (ÖSKH-Öğrenci Sosyal ve Kişilik Hizmetleri) Eğer öğretmen herhangi bir sınıfın sınıf öğretmenliği görevini almış ise bu her hafta öğretmene iki saat Rehberlik ücreti verilecek demektir. Aynı öğretmene hem sinif öğretmenliği hem de kulüp ataması yaparsanız program sadece sınıf öğretmenliğinden dolayı haftada iki saat rehberlik işaretlemesini yapar. Öğretmenlere verilen Rehberlik derslerinden dolayı her öğretmene hangi sınıfın verildiğini yine aynı ekrandan bütün öğretmenler için ayrı ayrı tanımlayabilirsiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 34
Ama daha iyi ve garantili olanı sınıf öğretmenliklerini programın kendisine buldurup işletmektir. Bunun için ekranda bulunan Rehberlik Dersini Belirle tuşuna tıklayın ve aşağıda gördüğünüz ekranın sağ tarafında yer alan ders havuzundan rehberlik dersini çift tıklayarak sol tarafa aktarınız. Eğer sınıflar için birden fazla farklı Rehberlik dersi tanımladıysanız bunların hepsini sol tarafa geçirmelisiniz. Rehberlik derslerini belirledikten sonra Çıkış tuşu ile bu ekranı kapatınız. Öğretmenlere tanımlı sınıf öğretmenlikleri var ise önce topluca bunu temizleyin. Bunun için ekrandaki Sınıf Öğretmenliklerinin Tümünü Temizle butonuna tıklayın ve onay verin. Tüm sınıf öğretmenlikleri aşağıda görüldüğü gibi temizlenir. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 35
Daha sonra Sınıf Öğretmenliklerini Otomatik Doldur butonuna tıklayarak tüm öğretmenlerin sınıf öğretmenliklerini otomatik olarak bulunuz. Aynı öğretmene hem sınıf öğretmenliği ve kulüp işlerseniz maaş-ücret işaretlemesi yapılırken sadece sınıf öğretmenliği dikkate alınır. Öğretmen Şef ise (Alan/Atölye) bu öğretmene sınıf öğretmenliği veya kulüp işlemiş olsanız da otomatik maaş-ücret işaretlemesinde bu konuda herhangi bir ücret işaretlemesi olmayacaktır. Öğretmenlerin Maaş/Ücret işaretlemesi Öğretmenlerin Kulüp ve Sınıf Öğretmenliği tanımlamaları bittikten sonra öğretmenlerin ders programı üzerindeki derslerin maaş-ücret isaretlemesini yapmalısınız. Bunun için menünün Öğretmenler kısmından Öğretmen Maaş- Ücret İşlemleri programına giriniz. İşe başlamadan önce yapmanız gereken bir kontrol vardır. Bu, işaretli öğretmen üzerindeyken ekranın sağ tarafında öğretmenin Ücret Programındaki bilgilerinin de ekrana geliyor olmasıdır. Bu bize Ders dağıtım programımızın Ücret programı ile bağlantısının kurulu olduğunu gösterir. Bu bağlantıya olan ihtiyacımız öğretmenin ücret programındaki tanımlarından dolayıdır. Hangi öğretmen yönetici? Hangisi Rehber YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 36
öğretmen? Formatör Öğretmen Hangisi? Alan şefi hangisi ve bu tanımlara özgü ücret hesaplama özellikleri tamamen Ücret programından alınarak hesaplanacağındandır. Sonuç olarak öğretmenin bilgisi ekranın sağ tarafında ÜCRET PRG.BİLGİLERİ kısmında çıkmıyorsa ya Ücret programı bağlantı bilgilerinde ya da bu öğretmenin isim eşleştirmesinde hata var demektir. Ekranın sağ tarafında bulunan Otomatik İşaret Sabitleri tuşu ile daha önce anlattığımız Ücret Programı Bağlantı Bilgilerini tekrar kontrol edebilir ve düzenleyebilirsiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 37
İstediğiniz bir öğretmen için ekranın sol alt tarafında bulunan Otomatik İşaretle butonuna tıklayarak sadece bir öğretmenin otomatik işaretlemesini yapabilirsiniz. Ancak Tümünü Otomatik İşaretle butonu ile tüm öğretmenlerin maaş-ücret işaretlemesini topluca yaptırabilirsiniz. Tüm öğretmenlerin toplu işaretleme işlemi bittiğinde bazı öğretmenlerin Branş kolonunda kırmızı nokta görebilirsiniz. Bu ilgili öğretmenin işaretlemesi yapılırken uygun olmayan bir durum hasıl olduğunu gösterir. Bunun için ilgili öğretmeni tıklayınız ve İşaretleri Kontrol Et butonuna tıklayınız. Böylece problemin nereden kaynaklandığını öğrenebilirsiniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 38
Listeler Öğretmen El Programı Öğretmen el programlarını yazıcıdan yazdırmak için menün Listeler kısmından Öğretmen El Programı programına giriniz. El programını yazdırmak istediğiniz öğretmenleri işaretleyiniz ve yazdırınız. Toplu olarak tüm öğretmenlerin programlarını yzdırbileceğiniz gibi branş bazında da toplu el programlarını yazdırabilirsiniz. El programında ders isimleri de bulunsun istiyorsanız bunu seçenek olarak ekrandan işaretleyiniz. Eğer bir sayfaya iki öğretmenin programını yazdırmak istiyorsanız bu durumda program üzerinde derslerin çıkışını iptal etmelisiniz. Ayrıca ekrana çıkan listede yukarıda yer alan Sayfa butonuna tıklayın ve üst boşluğu 300 olarak ayarlayıp kaydedin. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 39
YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 40
Öğretmen El Programlarını e-posta Adreslerine Toplu Olarak Göndermek Öğretmenlerin kendi el programlarını e-posta adreslerine gönderebilmek için her öğretmenin e-posta adresini programa kaydetmelisiniz. Bunun için menünün Öğretmenler kısmında Öğretmenlerin e-mail Adresleri programına giriniz. Öğretmenlerinizin e-posta adreslerini girerek sonunda Kaydet butonu ile ekranı terk ediniz. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 41
Daha sonra Menüden Listeler kısmından Öğretmen El Programları programına giriniz. Bu ekranda öncelikle e-posta gönderme ayarlarını kontrol ediniz. E-mail bilgileri ekranında yabil.net kullanılarak gönderilsin seçeneğini işaretleyiniz. Daha sonra her öğretmen gönderilecel elektronik posta başlığını ve içerik yazısını istediğiniz şekilde düzenleyip Kaydet butonuna tıklayarak kaydedin ve çıkın. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 42
Sistem Tarihi Hatası Sistem Tarihini Düzenleme Programlarımız içinde tarih ile ilgili hesaplar yapılırken hatalar ortaya çıkıyorsa bunun nedeni hatalı tarih formatınızdandır. Bu hatayı anlamak için ekranınınızn sağ alt tarafındaki tarih kısmına bakınız. Eğer ay kodu 1-9 arasında ise bu hatayı görüntülenen tarihe bakarak doğrudan anlayabilirsiniz. Tarih format hatalı. 23.07.2015 olmalıydı. Düzeltmek için tarih bilgisi üzerine tıklayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 43
Ayarları değiştirmek için tıklayınız. Değişiklik için tıklayınız YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 44
Takvim Ayarlarını Değiştirmek için tıklayınız. gg.aa.yyyy olan formatı seçin. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 45
Uygula butonunu tıklayınız. Tamam butonunu tıklayınız. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 46
Taman butonunu tıklayınız. Tamam butonunu tıklayınız Tamam butonunu tıklayınız YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 47
Doğru Tarih Formatı Ekranın sağ alt köşesindeki tarih artık değişmiştir. Uygun olan format budur. Ancak ilk bakışta görülemeyecek tarih format hatası içinde bulunulan ay bilgisinin iki haneli olan aylar içindir. Bunlar 10. 11. Ve 12. aylardır (ekim-kasım-aralık). Tarih formatının hatalı olması program içinde tarih ile ilgili işlemlerin hatalı veya işlem hatasına sebebiyet vermektedir. Bu sebeple bilgisayarınızda tanımlı tarih formatını başlangıçta mutlaka kontrol ediniz. Özellikle yeni formatlanan bilgisayarlarda tipik olarak raslanılan bir hata türüdür. YABİL Ltd.Şti. Okul Yönetimi Yazılımları Karşıyaka - İzmir 48