T.C. İZMİR VALİLİĞİ İL DERNEKLER MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 T.C. İZMİR VALİLİĞİ İL DERNEKLER MÜDÜRLÜĞÜ

2 İnternet tarayıcınızın adres satırına adresini yazınız. Dernekler Dairesi Başkanlığı'nın web sayfası açılınca DERBİS butonuna Daha sonra, açılan penceredeki DERBİS GİRİŞ butonuna tıklayınız. tıklayınız.

3 Sistem sizi, Kullanıcı Girişi ekranına yönlendirecektir. Bu pencerede TC Kimlik no ekranına dernek başkanının TC kimlik no bilgisi, şifre ve parola girerek giriş butonuna tıklayınız.

4 Derbis sistemine başarıyla giriş yaptınız. Görüldüğü gibi sistemin sol kenarında menüler yer almaktadır. Genel kurul sonuç bildirimini girmek için Bildirimler menüsüne tıklayınız. Bildirimler menüsünün altında açılan alt menüden Genel Kurul Sonuç Bildirimi menüsünü tıklayınız.

5 Genel Kurul Sonuç bildirim ekranı yukarıdaki gibidir. Bu ekranda genel kurul periyodu gibi bazı bilgiler otomatik olarak ekrana yansımaktadır. Bu ekranda bilgiler sırası ile girilir. İlk olarak genel kurulun niteliğini giriniz.

6 DERBİS; örnek derneğimizin olağan genel kurulunun ne zaman yapılacağını ekrana bu şekilde yansıtmış. Siz de kendi derneğinizin olağan genel kurul zamanını kontrol etmeyi unutmayın Dernek tüzüğünüzde yer alan Genel kurul periyoduna göre genel kurul toplantınızın olağan yada olağanüstü oluşuna göre tercihinizi yapınız. Not: Ekrandaki örnek derneğin genel kurul periyodu 2 yılda bir mayıs ayıdır. Son olağan genel kurulunu 2013 yılında yapmış olan bu dernek; 2013 mayıs, 2015 mayıs, 2017 mayıs... tarihlerinde olağan genel kurulunu yapacaktır. Derbis sistemi olağan genel kurulunuzun ne zaman yapılacağını size göstermektedir. Yukarıdaki örnek derneğin olağan genel kurulunun 2015 yılı mayıs ayı içerisinde yapılacağı DERBİS sistemince ekranın en üst bölümüne yansıtılmaktadır. Bu örnek dernek 2015 mayıs ayı dışında bir ayda genel kurul yaparsa toplantının niteliği olağan değil olağanüstü olacaktır. Bu nedenle sisteme giriş yaptığınızda derneğinizin yapması gerekli olduğu olağan genel kurul peryodunu kontrol ediniz. Sistemdeki ve tüzüğünüzdeki genel kurul periyodunu dikkate alarak olağan ya da olağanüstü genel kurullardan hangisi olduğunu hesap edip tercih yapınız. Daha sonra toplantının ertelenip ertelenmediği yönündeki tercihinizi yapınız.

7 Eğer toplantı ertelenmediyse hayır seçeneği seçilir (normal halde salt çoğunluk aranır, ancak tüzük değişikliği halinde dernek üye sayısının üçte ikisinin katılımı aranır). Çoğunluk sağlanamaması halinde ise evet seçeneği seçilir (ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz ancak, toplantıya katılan üye sayısı yönetim ve denetim kurulu asil üye sayısının toplamının iki katından az olamaz) Örneğin; 40 üyesi bulunan bir derneğin ilk toplantı yeter sayısı en az 21 kişidir. Eğer tüzük değişikliği yapılacak ise bu sayı üçte iki çoğunluk olan 27 kişidir. Her iki durumda çoğunluk sağlanamamışsa toplantı ertelenir. Bu erteleme süresi 7 günden az 60 günden fazla olamaz. Üye sayısı 40 olan bu derneğin ikinci toplantı için toplantı yeter sayısını bulmak için yönetim kurulu asil ve denetim kurulu asil üye sayıları toplanıp 2 ile çarpılır. Örnek verecek olursak bu derneğin yönetim kurulu asil üye sayısı 5, denetim kurulu asil üye sayısı 3 olsun. Bu durumda bu derneğin ikinci toplantı yeter sayısı (5+3)x2=16 'dan az olamaz. Toplantı ertelendiyse yandaki şekilde görülen alana birinci ve ertelenen toplantı tarih bilgisini giriniz.

8 Daha sonra toplantı hangi tarihe ertelendiyse o tarih bilgisi giriniz (erteleme 7günden az 60 günden fazla olamaz). Bildirim tarihi bölümü otomatik olarak gelir, giriş yaptığınız günü baz alır ve değiştiremezsiniz.bu bölümü atlayarak bir sonraki adıma geçiniz.

9 Derneğinize kayıtlı toplam üye sayısını belirtilen alana giriniz. Yeterli çoğunluk sağlanarak gerçekleştirilmiş olan genel kurula kaç üye katıldığını giriniz.

10 Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılıp yapılmadığını giriniz. Eğer genel kurulda tüzük değişikliği yapıldı ise daha önceki sayfalarda anlattığımız toplantı yeter sayılarına dikkat ediniz.

11 Genel kurul toplantısını üyelere duyurmak amacıyla hangi yolu izlediğinizi girmek için Çağrı Usulü başlığının karşısındaki alana tıklayınız. Genel kurul çağrı şekillerinden hangisini kullandıysanız seçiniz. Birden fazla seçenek işaretlenebilir.

12 Tüzüğünüzde yönetim kurulu ve denetim kurulu haricinde zorunlu olmayan kurullar var ise (disiplin kurulu, danışma kurulu gibi) bu alanı EVET olarak işaretleyiniz. Yok ise HAYIR seçili olmalıdır. Son Genel Kurul Üyeleri Yüklensin mi? seçeneği HAYIR seçili olarak otomatik gelmektedir. Bu bölüm EVET olarak seçilir ise sistemde kayıtlı en son genel kurul sonuç bildirimindeki kişiler liste halinde bir alta yansıyacaktır. Eğer aynı kişiler genel kurulda tekrar seçildiyse bu EVET seçeneği kolaylık sağlayacaktır. Diğer durumda HAYIR seçeneği önerilir. Kişiler ve görevlerin kontrol edilmesi hatayı önleyecektir.

13 Yönetim kurulu başkanının cep telefonu numarasını bu alana başında sıfır olmadan yazınız. Gerekli bilgiler girildikten sonra artık dernek organlarına seçilen kişileri girebilirsiniz. Bunun için şekilde gösterilen alanı tıklayarak sistemde kayıtlı kişilerin listesinin bulunduğu yeni pencere açılıncaya kadar bekleyiniz.

14 Açılan pencereden kişileri bulmak için sayfalar arasında gezinebilir ya da üye sorgulama bölümüne aranan kişinin adı/soyadı yazılıp sorgulama yaparak bulabilirsiniz. Bulduğunuz üyeleri isminin sol tarafında yer alan kutucuğu seçerek işaretleyiniz. Seçtiğiniz kişileri seç butonuna basarak listeye eklemeyi unutmayınız. Aradığınız kişileri bu bölümde bulamadıysanız bir sonraki anlatımımıza geçiniz.

15 Genel kurulda seçilen üyeleri sistemde bulamadıysanız, yanda işaretlenmiş alanı kullanarak üye kaydı yaptıktan sonra listeye ekleyebilirsiniz. Yeni üye eklemek için bu kişinin TC kimlik numarasını, adını, soyadını ve doğum yılını girerek DOĞRULA butonuna basınız.

16 Sorgulama sonucu bilgiler kontrol edilerek kaydet butonuna basılıp kişinin listeye eklenme işlemi tamamlanır. Genel kurulda seçilenler belirlenip listeye eklendiyse şimdi de bu kişilerin hangi organa ve hangi göreve seçildiklerinin sisteme girişinin nasıl yapıldığını görelim.

17 Öncelikle ilgili kişinin bulunduğu sütunda yer alan ve şekilde gösterilen Organ Tür alanına tıklanır. Açılan alt menüden ilgili kişi hangi organa seçildi ise o organ seçilir.

18 İlgili kişinin hangi organa seçildiği girildiyse şimdi de görevini girelim. Bunun için ilgili kişinin bulunduğu sütunda yer alan ve şekilde gösterilen Görev alanına tıklayarak, açılan alt menüden görevini seçelim.

19 Giriş işlemi tamamlandıysa artık işlemimizi KAYDET butonuna basarak tamamlayabiliriz. Yukarıda örnek derneğimizde görüldüğü gibi bildirimler, tarihe göre listelenecektir. Eğer son girdiğiniz genel kurul ile ilgili olarak hata yaptıysanız ya da eksik kalan bölümler var ise yeniden bütün bilgileri en baştan girmeden güncelleme yapabilirsiniz. Güncelleme yapmak için şekilde görülen çubuğu, GÜNCELLE butonu görülünceye kadar sağ tarafa doğru sürükleyiniz.

20 Daha sonra GÜNCELLE butonuna tıklayınız ve gerekli değişiklikleri yapınız. Güncelleme işlemi tamamlanınca KAYDET butonuna basmayı unutmayınız. Web: Telefon: Facebook: e-posta: info@izmirdernekler.gov.tr

21