DİCLE ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU YILI 2015 HAZİRAN, 2015- DİYARBAKIR
İÇİNDEKİLER 1. GİRİŞ...1 A.Misyon ve Vizyon...3 B. Organizasyon Yapısı...3 2. İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU SONUÇLARI...4 2.1. Kontrol Ortamı...4 2.2. Risk Değerlendirme...7 2.3. Kontrol Faaliyetleri...11 2.4. Bilgi ve İletişim...14 2.5. İzleme...17 3. DİĞER BİLGİLER...22 3.1. İç Denetim Sonuçları...22 3.2. Dış Denetim Sonuçları...22 3.3. Diğer Bilgi Kaynakları...22 3.3.1. Ön Mali Kontrole İlişkin Veriler...22 4. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ...23 5.SONUÇ VE ÖNERİLER...31 5.1. Güçlü Yönler...31 5.2. İyileştirmeye Açık Alanlar...31 5.3 Eylem İçin Öneriler...31
1. GİRİŞ Yeni kamu mali yönetim sisteminin kamu kurum ve kuruluşlarında tesisini öngördüğü iç kontrol standartlarına ilişkin yasal düzenleme temel olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda yer almakta olup, anılan Kanunun İç Kontrolün Tanımı başlıklı 55 inci maddesinde yer alan; İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir hükmü gereğince, Maliye Bakanlığı tarafından Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği hazırlanarak, 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi 1
Gazetede yayımlanmıştır. Üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır. Üniversitemizde yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından üst yönetici ile diğer yöneticilerimizin görev, yetki ve sorumlulukları göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli düzenlemelerin yapılması amacıyla; Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planımız hazırlanmış bulunmaktadır. İç Kontrol Uyum Eylem Planımızdaki gereklerin yerine getirilmesi için çalışmalarımız kararlılıkla devam edecektir. Prof. Dr. Ayşegül Jale SARAÇ Rektör 2
A. Misyon ve Vizyon MİSYONU Toplumun ve ekonominin ihtiyaçlarına duyarlı, paydaşlarıyla etkileşim içerisinde olan, ürettiği bilgiyi ürüne, teknolojiye ve hizmete dönüştüren, akademik, idari ve mali açıdan özerk üniversite modeli çerçevesinde küresel ölçekte rekabetçi bir üniversite haline gelinmesi hedeflenmektedir. VİZYONU Evrensel ve çağdaş değerleri kendine ilke edinmiş, araştırma, eğitim, öğretim, sağlık, bilgi ve sanat alanlarında kaliteyi sürekli arttıran, sanayi ve toplum ile bütünleşik, ulusal ve uluslar arası alanda saygın ve öncü bir üniversite olmaktır. B. Organizasyon Yapısı 1966 yılında Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi bünyesinde öğrenime açılan Diyarbakır Tıp Fakültesi, bugünkü Dicle Üniversitesinin temelini oluşturmuştur. 1969 yılında öğrencilerini Diyarbakır'a naklederek Ankara Üniversitesine bağlı bir fakülte olarak faaliyetini sürdürmüş ve 1974 yılında Fen Bilimleri Fakültesinin de açılması ile Diyarbakır Üniversitesi fiilen kurulmuştur. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun yürürlüğe girmesinden sonra 20.07.1982 tarihinde çıkarılan 41 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 32.maddesi uyarınca Diyarbakır Üniversitesi olan adı Dicle Üniversitesi olarak değiştirilmiştir. Üniversitemiz bünyesinde bugün fiilen öğretim yapılan 14 Fakülte, 12 Meslek Yüksekokulu, 4 Yüksekokul, 1 Devlet Konservatuarı ve 4 Enstitü ile 25 Uygulama ve Araştırma Merkezi ve 1408 yataklı bir Eğitim ve Araştırma Hastaneleri yer almaktadır. 3
2. İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU SONUÇLARI 2.1.1. Kontrol Ortamı Kontrol ortamı, iç kontrol sisteminin diğer unsurlarına temel oluşturan genel bir çerçeve sağlamaktadır. Misyonun belirlenmesini, kurum personeline duyurulmasını ve bunlarla uyumlu bir organizasyon yapısının ve kurumsal kültürün oluşturulmasını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır. Kontrol ortamı üzerinde etkili temel unsurlar kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici 4
tutum, insan kaynakları yönetimi için yazılı kurallar ve uygulamalar, kurumsal yapı, yönetim felsefesi ve iş yapma biçimi olarak da tanımlanmaktadır. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin uygulanmasıyla ilgili birimlere gönderilen soru formu analizi aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. Tablo 1 BİRİMLER Kontrol Ortamı Puanı TIP FAKÜLTESİ 31 64,58 DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ 41 85,41 FEN FAKÜLTESİ 41 85,41 EDEBİYAT FAKÜLTESİ 28 58,33 MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ 41 85,41 MİMARLIK FAKÜLTESİ 37 77,08 VETERİNER FAKÜLTESİ 29 60,41 ZİRAAT FAKÜLTESİ 47 97,91 Z.G.EĞİTİM FAKÜLTESİ 44 91,66 HUKUK FAKÜLTESİ 48 100,00 İKTİSADİ VE İDARİ BİL.FAK. 45 93,74 İLAHİYAT FAKÜLTESİ 38 79,16 İLETİŞİM FAKÜLTESİ 24 50,00 ECZACILIK FAKÜLTESİ 43 89,58 Kontrol Ortamı Puan Ortalaması (%) Açıklama Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 5
D.Ü. HASTANELERİ 47 97,91 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 28 58,33 SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 32 66,66 EĞİTİM BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 42 87,50 BEDEN EĞİTİMİ Y.O 32 66,66 ATATÜRK S.Y.O. 36 75,00 YABANCI DİLLER Y.O 46 95,83 SİVİL HAVACILIK Y.O 28 58,33 DİYARBAKIR TEKNİK BİL. MYO 47 97,91 DİYARBAKIR SOSYAL BİL. MYO. 27 56,25 DİYARBAKIR TARIM MYO. 29 60,41 ATATÜRK S.H.Y.O.M. 28 58,33 BİSMİL M.Y.O 32 66,66 ÇERMİK M.Y.O. 39 81,25 ÇÜNGÜŞ M.Y.O. 32 66,66 ERGANİ M.Y.O. 36 75,00 KULP M.Y.O. 29 60,41 SİLVAN M.Y.O. 39 81,25 ADALET M.Y.O. 31 64,58 DEVLET KONSERVATUARI 24 50,00 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak 6
HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ 43 89,58 PERSONEL DAİRE BAŞK. 48 100,00 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞK. 48 100,00 S.K.S.DAİRE BAŞKANLIĞI 33 68,75 KÜTÜPHANE VE DÖK. D. BŞK. 44 91,66 BİLGİ İŞLEM DAİRE BŞK. 43 89,53 YAPI İŞLERİ VE TEK.DAİRE BŞK 25 52,08 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİ.BŞK 44 91,66 STRATEJİ G.DAİRE BAŞKANLIĞI 30 62,50 GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM 34 70,83 Üniversite Geneli 80,15 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 2.2. Risk Değerlendirme Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu bölümde idare, risk algısı ve riskle başa çıkabilme kapasitesini ölçmeyi hedeflemektedir. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin uygulanmasıyla ilgili birimlere gönderilen soru formu analizi aşağıdaki Tablo 2 de gösterilmiştir; 7
Tablo 2 BİRİMLER TIP FAKÜLTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ FEN FAKÜLTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ MİMARLIK FAKÜLTESİ VETERİNER FAKÜLTESİ ZİRAAT FAKÜLTESİ Z.G.EĞİTİM FAKÜLTESİ HUKUK FAKÜLTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİL.FAK. İLAHİYAT FAKÜLTESİ İLETİŞİM FAKÜLTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ D.Ü. HASTANELERİ Kontrol Ortamı Puanı Kontrol Ortamı Puan Ortalaması (%) 13 40,62 19 59,37 20 62,50 10 31,25 6 18,75 21 62,62 21 65,62 0 0,00 26 81,25 18 56,25 26 81,25 0 0,00 11 34,37 19 59,37 28 87,50 Açıklama çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 8
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ EĞİTİM BİLİMLER ENSTİTÜSÜ BEDEN EĞİTİMİ Y.O ATATÜRK S.Y.O. YABANCI DİLLER Y.O SİVİL HAVACILIK Y.O DİYARBAKIR TEKNİK BİL. MYO DİYARBAKIR SOSYAL BİL. MYO. DİYARBAKIR TARIM MYO. ATATÜRK S.H.Y.O.M. BİSMİL M.Y.O ÇERMİK M.Y.O. ÇÜNGÜŞ M.Y.O. ERGANİ M.Y.O. KULP M.Y.O. 0 0,00 5 15,62 23 71,87 0 0,00 21 65,62 21 65,62 14 43,75 32 100,00 0 0,00 19 59,37 0 0,00 2 6,25 28 87,50 22 68,75 21 65,62 21 65,62 İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 9
SİLVAN M.Y.O. ADALET M.Y.O. DEVLET KONSERVATUARI HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ PERSONEL DAİRE BAŞK. ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞK. S.K.S.DAİRE BAŞKANLIĞI KÜTÜPHANE VE DÖK. D. BŞK. BİLGİ İŞLEM DAİRE BŞK. YAPI İŞLERİ VE TEK.DAİRE BŞK İDARİ VE MALİ İŞLER DAİ.BŞK STRATEJİ G.DAİRE BAŞKANLIĞI GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM Üniversite Geneli 0 0,00 10 31,25 0 0,00 21 65,62 22 68,75 26 81,25 14 43,75 5 15,62 23 71,87 24 75,00 14 43,75 19 59,37 32 100,00 50,75 İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak 10
2.3. Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetleri, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Tablo 3 BİRİMLER TIP FAKÜLTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ FEN FAKÜLTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ MİMARLIK FAKÜLTESİ VETERİNER FAKÜLTESİ ZİRAAT FAKÜLTESİ Z.G.EĞİTİM FAKÜLTESİ HUKUK FAKÜLTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİL.FAK. İLAHİYAT FAKÜLTESİ İLETİŞİM FAKÜLTESİ Kontrol Ortamı Puanı Kontrol Ortamı Puan Ortalaması (%) 16 66,66 20 83,33 21 87,50 19 79,16 21 87,50 14 58,33 13 54,16 22 91,66 20 83,33 10 41,66 23 95,83 16 66,64 16 66,66 Açıklama Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak 11
ECZACILIK FAKÜLTESİ D.Ü. HASTANELERİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ EĞİTİM BİLİMLER ENSTİTÜSÜ BEDEN EĞİTİMİ Y.O ATATÜRK S.Y.O. YABANCI DİLLER Y.O SİVİL HAVACILIK Y.O DİYARBAKIR TEKNİK BİL. MYO DİYARBAKIR SOSYAL BİL. MYO. DİYARBAKIR TARIM MYO. ATATÜRK S.H.Y.O.M. BİSMİL M.Y.O ÇERMİK M.Y.O. 20 83,33 24 100,00 4 16,66 11 45,83 23 95,83 9 37,50 18 75,00 12 50,00 12 50,00 24 100,00 12 50,00 14 58,33 9 37,50 16 66,66 21 87,50 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 12
ÇÜNGÜŞ M.Y.O. ERGANİ M.Y.O. KULP M.Y.O. SİLVAN M.Y.O. ADALET M.Y.O. DEVLET KONSERVATUARI HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ PERSONEL DAİRE BAŞK. ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞK. S.K.S.DAİRE BAŞKANLIĞI KÜTÜPHANE VE DÖK. D. BŞK. BİLGİ İŞLEM DAİRE BŞK. YAPI İŞLERİ VE TEK.DAİRE BŞK İDARİ VE MALİ İŞLER DAİ.BŞK STRATEJİ G.DAİRE BAŞKANLIĞI GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM ÜNİVERSİTE GENEL 15 62,50 21 87,50 21 87,50 22 91,66 12 50,00 10 41,66 20 83,33 24 100,00 24 100,00 20 83,33 23 95,83 23 95,83 18 75,00 24 100,00 24 100,00 24 100,00 77,97 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır 13
2.4. Bilgi ve İletişim Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve iç kontrole ilişkin sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak uygun bir bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsamaktadır. Tablo 4 BİRİMLER TIP FAKÜLTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ FEN FAKÜLTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ MİMARLIK FAKÜLTESİ VETERİNER FAKÜLTESİ ZİRAAT FAKÜLTESİ Bilgi ve İletişim Puanı Bilgi ve İletişim Puan Ortalaması 19 86,36 21 95,45 19 86,36 22 100,00 22 100,00 13 59,09 17 77,27 18 81,81 (%) Açıklama uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı gerektiği uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. Z.G.EĞİTİM FAKÜLTESİ 17 77,27 uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. 14
HUKUK FAKÜLTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİL.FAK. İLAHİYAT FAKÜLTESİ İLETİŞİM FAKÜLTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ D.Ü. HASTANELERİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ EĞİTİM BİLİMLER ENSTİTÜSÜ BEDEN EĞİTİMİ Y.O ATATÜRK S.Y.O. YABANCI DİLLER Y.O 18 81,81 22 100,00 16 72,72 10 45,45 14 63,63 21 95,45 4 18,18 5 22,72 16 75,72 13 59,09 20 90,90 19 86,36 uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. 15
SİVİL HAVACILIK Y.O DİYARBAKIR TEKNİK BİL. MYO DİYARBAKIR SOSYAL BİL. MYO. DİYARBAKIR TARIM MYO. ATATÜRK S.H.Y.O.M. BİSMİL M.Y.O ÇERMİK M.Y.O. ÇÜNGÜŞ M.Y.O. ERGANİ M.Y.O. KULP M.Y.O. SİLVAN M.Y.O. ADALET M.Y.O. DEVLET KONSERVATUARI HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ PERSONEL DAİRE BAŞK. 11 50,00 22 100,00 15 68,18 15 68,18 13 59,09 16 72,72 14 63,63 15 68,18 20 90,90 15 68,18 21 99,45 10 45,45 11 54,54 15 68,18 22 100,00 İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı gerektiği gerektiği gerektiği gerektiği gerektiği gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. gerektiği gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı 16
ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞK. S.K.S.DAİRE BAŞKANLIĞI KÜTÜPHANE VE DÖK. D. BŞK. BİLGİ İŞLEM DAİRE BŞK. YAPI İŞLERİ VE TEK.DAİRE BŞK İDARİ VE MALİ İŞLER DAİ.BŞK STRATEJİ G.DAİRE BAŞKANLIĞI GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM Üniversite Geneli 16 72,72 15 68,18 22 100,00 19 86,36 13 59,09 16 72,72 16 72,72 18 81,81 77,76 gerektiği gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. gerektiği gerektiği gerektiği uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. 2.5. İzleme İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesi gereken dinamik bir süreçtir. Bu nedenle, iç kontrol sisteminin; değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla izlenmesi gerekir. Etkili ve verimli bir izlemenin temelinde idarenin hedefleri ile ilgili, anlamlı, risklere yönelik önemli kontrollerin değerlendirildiği izleme prosedürlerinin tasarlanması ve uygulanması yatar. İzleme, doğru tasarlanıp uygulandığında, idarelere iç kontrol sisteminin etkinliği hakkında doğru ve ikna edici bilgi sağlar, iç kontrol aksaklıklarını zamanında tespit eder ve düzeltici önlem alacak kişilere ve gerektiğinde üst yönetime iletir. Böylece, kontrol sürecinde 17
karşılaşılan aksaklıkların idarenin hedeflerine önemli bir zarar vermeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Tablo 5 BİRİMLER İzleme Puanı İzleme Puan Ortalaması (%) Açıklama TIP FAKÜLTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ FEN FAKÜLTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ MİMARLIK FAKÜLTESİ VETERİNER FAKÜLTESİ ZİRAAT FAKÜLTESİ Z.G.EĞİTİM FAKÜLTESİ HUKUK FAKÜLTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİL.FAK. 7 50,00 8 57,14 13 92,85 8 57,14 7 50,00 9 64,28 8 57,14 13 92,85 13 92,85 10 71,42 12 85,71 İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak gerektiği gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı gerektiği uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. 18
İLAHİYAT FAKÜLTESİ İLETİŞİM FAKÜLTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ D.Ü. HASTANELERİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ EĞİTİM BİLİMLER ENSTİTÜSÜ BEDEN EĞİTİMİ Y.O ATATÜRK S.Y.O. YABANCI DİLLER Y.O SİVİL HAVACILIK Y.O 12 85,71 7 50,00 7 50,00 14 100,00 3 21,42 7 50,00 11 78,57 4 28,58 11 78,57 14 100,00 7 50,00 uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak 19
DİYARBAKIR TEKNİK BİL. MYO DİYARBAKIR SOSYAL BİL. MYO. DİYARBAKIR TARIM MYO. ATATÜRK S.H.Y.O.M. BİSMİL M.Y.O ÇERMİK M.Y.O. ÇÜNGÜŞ M.Y.O. ERGANİ M.Y.O. KULP M.Y.O. SİLVAN M.Y.O. ADALET M.Y.O. DEVLET KONSERVATUARI HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ 14 100,00 6 42,85 10 71,42 4 28,57 8 57,14 10 71,42 7 50,00 12 85,71 11 78,57 13 92,85 7 50,00 0 0,00 13 92,85 İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak gerektiği gerektiği İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin düşük seviyede olduğunun göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı 20
PERSONEL DAİRE BAŞK. ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞK. S.K.S.DAİRE BAŞKANLIĞI KÜTÜPHANE VE DÖK. D. BŞK. BİLGİ İŞLEM DAİRE BŞK. YAPI İŞLERİ VE TEK.DAİRE BŞK İDARİ VE MALİ İŞLER DAİ.BŞK STRATEJİ G.DAİRE BAŞKANLIĞI GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM Üniversite Geneli 14 100,00 14 100,00 11 78,57 10 71,42 13 92,85 9 64,28 14 100,00 14 100,00 10 71,42 73,30 İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı İç kontrol sisteminin gelişiminin en yüksek seviyede en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, 21
3. DİĞER BİLGİLER 3.1. İç Denetim Sonuçları İç kontrol ile ilgili iç denetim sonuçları bulunmamakla birlikte üniversitemizin iç kontrol çalışmaları doğrultusunda kurulların oluştuğu hedeflerin belirlendiği ve İç kontrol sisteminin yerleşme aşamasında olduğu müşahede edilmiştir. verilmemiştir. 3.2. Dış Denetim Sonuçları Sayıştay Başkanlığının 2014 yılı Denetim Raporunda İç Kontrol ile ilgili bulgulara yer 3.3. Diğer Bilgi Kaynakları 3.3.1. Ön Mali Kontrole İlişkin Veriler Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi tarafından İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Dicle Üniversitesi Ön Mali Kontrol Yönergesi ile Üst Yönetici tarafından cari yılda uygulanacak ön mali kontrol limitleri dahilinde ön mali kontrol işlemleri yürütülmektedir. Ayrıca birimlerde uygulamada birlik sağlamak ve ön mali kontrol sürecinin ilgili kanun ve yönetmelikle uygun olarak işlemesini sağlamak amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız tarafından Dicle Üniversitesi Mali İşlemlerin Süreç Akış Şeması hazırlanmıştır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi tarafından 2014 yılında harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için 1.000.000,00 TL, yapım işlerinde 2.000.000,00 TL yi aşan 25.896.416,00 TL tutarında 5 adet taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı ile yan ödeme cetvelleri gelmiş olup; İç kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi tarafından kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür. 2015 yılında ise harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için 1.000.000,00 TL, yapım işlerinde 3.000.000,00 TL yi aşanlar ön mali kontrole tabi tutulmuş olup, 30.06.2015 tarihine kadar bu tutarları aşan taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları gerçekleşmemiştir. 2015 yılında kadro dağılım cetvelleri ve geçici işçi vize cetvelleri gelmiş olup; İç kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi tarafından kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür. 22
4. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesi ve Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelik çerçevesinde; Strateji Geliştirme Birimleri idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten sorumlu kılınmış olduğundan, sorumluluğun gereklerini yerine getirmek ve Üniversitemizin iç kontrol sisteminin, kamu iç kontrol standartlarına uyumun sağlanması amacıyla, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında çalışmalar Ocak 2014 tarihinde çalışma grubu oluşturulmasıyla başlatılmıştır. Uyum Eylem Planı Çalışma Grubu aşağıda gösterilen şekilde oluşturulmuş ve çalışmalarını sürdürmüştür. Adı Soyadı Unvanı Birimi Hasan YAVUZ Genel Sekreter Yrd. Genel Sekreterlik Tayfur SELVİTOPU Şube Müdür V. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Mehmet DEMİREZER Daire Başkanı Personel Daire Başkanlığı Necim ÇELİK Daire Başkanı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Abdullah GETİREN Daire Başkanı Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı Aziz ERTEM Daire Başkan V. Bilgiişlem Daire Başkanlığı E. Murat ATEŞAL Daire Başkanı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Serfiraz ATABEY Hastane Müdürü D.Ü. Araştırma ve Uygulama Hastanesi Selahattin ŞERO Mühendis Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Şeyhmus DEMİR Şube Müdürü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ahmet Hilmi OCAK Hukuk Müşaviri Hukuk Müşavirliği Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu 20/01/2014-24/02/2014 arasında toplam 8 (sekiz) defa toplanmış ve İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağını/ Çalışmasını tamamlamıştır. Resmi Gazetenin 31/12/2005 tarih ve 26040 (3.Mükerrer) sayısında yayınlanarak yürürlüğe giren İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin usul ve Esaslar ile Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği doğrultusunda Üniversitemiz İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 17/07/2014 tarih ve 31534 sayılı yazı ile oluşturulmuştur. İzleme ve Yönlendirme Kurulu Prof. Dr. Aslan BİLİCİ başkanlığında (20/10/2015-51432 tarihli güncelleme ile İzleme ve Yönlendirme Kurulu Prof. Dr. Sabri EYİGÜN başkanlığında çalışmalarına devam etmektedir.) ve harcama birimlerimizin yöneticilerinin katılımıyla toplantılar 23
düzenlemiştir. Yapılan toplantılarda İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Taslağı, her bileşen ve içerdiği standartlar üzerinde yapılan değerlendirmeler sonucu son halini almıştır. Kontrol Ortamı Standartları Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük Standart 2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Standart 3: Personelin Yeterliliği ve Performansı Standart 4: Yetki Devri Risk Değerlendirme Standart 5: Planlama ve Programlama Standartları Standart 6: Risklerin belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Faaliyetleri Standart 7: Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Standartları Standart 8: Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Standart 9: Görevler Ayrılığı Standart 10: Hiyerarşik Kontroller Standart 11: Faaliyetlerin Sürekliliği Standart 12: Bilgi Sistemleri Teknolojileri Bilgi ve İletişim Standartları Standart 13: Bilgi ve İletişim Standart 14: Raporlama Standart 15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İzleme Standartları Standart 17: İç Kontrolün Değerlendirilmesi Standart 18: İç Denetim Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı 02.08.2014 tarih ve 40758 sayılı yazı ile Rektörlük Makamının (Üst Yönetici) Onayına sunulmuştur. Üst Yönetici Onayı alan İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Üst Yönetici imzasıyla 08/09/2014 tarih ve 8957 sayılı yazı ile Maliye Bakanlığına iletilmiştir. Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı onaylandıktan sonra 15/09/2014 tarih ve 43973 sayılı yazı ile Tüm Birimlerimize, Planda öngörülen eylemlerin belirtilen Tamamlanma Tarihi ne kadar yerine getirilmesi amacıyla gönderilmiştir. 24
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından eylem planı çerçevesinde iç kontrol süreçleri ile ilgili iç Kontrol Sistemi ve işleyişin tüm personel tarafından sahiplenmesi ve desteklenmesini temin amacıyla bilgilendirme faaliyetleri yürütülmüştür. Bu doğrultuda Harcama Birimimizle İç Kontrol Standartları bilgilendirme toplantıları yapılmıştır. 20.10.2014-12.11.2014 tarihleri arasında her Harcama Birimine önceden öngörülmüş bir takvim doğrultusunda gidilerek Bilgilendirme Toplantısı gerçekleştirilmiştir. Yapılan toplantılarda İç Kontrol Sistemi ve Uyum Eylem Planı ile ilgili istişareler yapılmış, birimlerimizin iç kontrol sistemini sahiplenmesi ve bu çerçevede Eylem Planının uygulanmasını sağlamaları amaçlanmıştır. Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında öngörülen eylemlerin sorumlu birim veya çalışma grubu üyeleri tarafından eylem planında öngörülen tamamlanma tarihine (30.11.2014) kadar yerine getirilmesi öngörülmüştür. Üniversitemiz Harcama Birimleri ile İç Kontrol çalışmaları çerçevesinde Her Harcama Birimi bünyesinde İç Kontrol Standartları Çalışma Grubu oluşturulması sağlanmıştır. Bu sayede her harcama birimi içerisinde iç kontrol çalışmalarının sağlıklı ve zamanında yürütülmesi ve koordinasyonun sağlanması amaçlanmıştır. Uluslararası düzeyde kabul gören iç kontrol, kurumun hedeflerine ulaşması için makul güvence sağlamak üzere tasarlanmış olan bir sistemdir. İç Kontrol yönetsel sorumluluğa ve hesap verebilirliğe dayalı mali yönetim ve kontrol (MYK) sistemi sunmaktadır. İç Kontrol bu yönüyle süreç kontrolü sağlar ve devamlılık üzerine kuruludur. Başka bir deyişle bitirilip sona eren değil devamlılık içerisinde kendini sürekli üreten bir yapıyı işaret etmektedir. İç Kontrol çalışmaları çerçevesinde Üniversitemizde uyum eylem planı ve sistemin yerleştirilmesinde karşılaşılan sorunların görüşülmesi amacıyla bilfiil görev yapan Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/ Enstitü Sekreterleri ile Hastane Müdürleri ve Daire Başkanları ile sorumlu Şube Müdürlerinin katılımı ile 24/11/2014 tarihide Rektörlük Senato Odasında toplantı düzenlenmiştir. Üniversitemiz İç Kontrol Standartları İzleme ve Yönlendirme Kurulu (İKİYK); Üst Yöneticimizin (Rektör) çağrısıyla iç kontrol uyum eylem planı uygulama sonuçlarını değerlendirmek üzere 16.12.2014 tarihinde Rektörlük Senato Odasında Kurul Başkanı Prof. Dr. Sabri EYİGÜN ün başkanlığında toplanmıştır. İKİYK, Birimlerin İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı bağlamında eksiklerini gidermeleri ve gereken güncellemeleri yapmaları; 25
Risk ve Değerlendirme konusunda Birim Risk Koordinatörlerini (BRK) belirlemeleri; Faaliyet raporlarının yasal süresi içerisinde ve belirlenen kriterleri sağlayacak şekilde hazırlamaları yönünde karar almıştır. Üniversitemiz Kurumsal Risk Yönetimi çalışmaları kapsamında Rektörlük Makamının Onayıyla (18/12/2014-65816) Strateji Geliştirme Daire Başkan vekili Tayfur SELVİTOPU İdare Risk Koordinatörü (İRK) olarak görevlendirilmiştir. İç Kontrol çalışmaları çerçevesinde, Üniversitemiz birimlerinin risk analizlerinin yapılabilmesi, birim risklerinin tespit edilebilmesi, tedbirlerin alınması ve olası durumlarda sorumluların belirlenebilmesi amacıyla İdare Risk Koordinatörümüz (Tayfur SELVİTOPU) tarafından çalışmalar başlatılmıştır. Bu doğrultuda İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında birimlerimizce yapılan çalışmalardaki bazı sorumluluk alanlarında ilgili mevzuatla uyumsuzluk tespit edilmiştir (124 Sayılı KHK). Oluşabilecek olumsuzluklar ve meydana gelebilecek risklerin bertaraf edilmesi amacıyla Ocak-Şubat 2015 dönemlerinde idari birimlerimizin teşkilat yapısının 124 Sayılı KHK doğrultusunda yeniden gözden geçirildiği toplantılar gerçekleştirilmiştir. Bu çerçevede; 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 28. Maddesi'nin b bendi "Kalorifer, kazan dairesi, soğuk oda, jeneratör, havalandırma sistemleri ile telefon santralı, çevre düzenleme ve araç işletme, asansör bakım ve onarımı ile benzer işleri yürütmek" hükmü gereğince Üniversitemiz Taşıt İşletme Şube Müdürlüğü ve Çevre ve Ağaçlandırma Şube Müdürlüğü birimlerinin Üniversitemiz Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı bünyesine alınması; 36. Maddesi'nin d bendi "Sivil savunma, güvenlik ve çevre kontrolü işlerini yürütmek" hükmü gereğince Üniversitemiz Sivil Savunma Uzmanlığı ve Koruma ve Güvenlik Amirliği birimlerinin Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının bünyesine alınmaları yönünde Rektörlük Onayı (01/04/2015-23037) alınmıştır. İdare Risk Koordinatörünün çağrısıyla 24/03/2015 tarihinde Birim Risk Koordinatörlerinin katıldığı ve risk stratejisi belgesinin belirlenmesi amacıyla toplantı yapılmıştır. Bu süreçle birlikte birimlerimiz kendi risklerini ve bunlara verecekleri cevapları katılımcı şekilde ortaya koyabilecek ve nihayet bir bütün olarak Üniversitemiz Risk haritası belirlenmiş ve bu risklerle mücadelede izlenecek yollar tespit edilmiş olacaktır. 26
İdare Risk Koordinatörümüz tarafından Üniversitemiz birimlerinde uygulama birliği sağlanması amacıyla Risk Yönetimi Yönergesi hazırlanarak yürürlüğe girmiştir. Süreç içerisinde atama ve görevlendirmelerdeki değişimler göz önüne alınarak Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Çalışma Grubu yeniden gözden geçirilmiş ve katılımcı bir bakış açısıyla yeniden oluşturulmuştur (18/12/2014-65913). İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Çalışma Grubu yaptığı çalışmada/ toplantıda (23/12/2014) Eylem Planı üzerinde kimi güncellemeler yaparak özellikle Kurumsal Risk Yönetimi çerçevesinde (RDS 6.1-6.2,6.3) değişikler öngörmüştür. Yine idari teşkilatlanmada hiyerarşik değişiklerin eylem planına yansıtılması yönünde kararlar alınmıştır (örneğin Emlak Müdürlüğünün Genel Sekreterlik bünyesine dahil edilmesi). Üniversitemiz iç kontrol standartları çalışmaları kapsamında yürütülen iş ve işlemlerde uyum ve eşgüdümün sağlanması amacıyla Harcama Birimlerince uygulanmak üzere Mali İşlemlerin Süreç Akış Şeması hazırlanarak Rektör/ Üst Yöneticinin Onayını (23/02/2015-13633) müteakip uygulamaya konmuştur. Mali iş ve işlemlerin mevzuata uygun ve anlaşılır bir bütün olarak bir araya getirilerek uygulamada birlik ve bütünlük oluşturmak amacıyla hazırlanan Mali İşlemlerin Süreç Akış Şeması Tüm Birimlerimize gönderilmiştir (26/02/2015-14424). İç Kontrol Sisteminin esas olarak yapılan iş ve işlemlere ek bir bürokratik yapı ve süreçleri arttırmaktan ziyade zaten yürütülmekte olan iş ve işlemlere uyum, standartlaşma ve kontrol imkanı sağladığını belirtmek gerekmektedir. Nitekim Mali İşlemlerin Süreç Akış Şeması örneğinde olduğu gibi süreç içerisinde Tüm Birimler tarafından yürütülen iş ve işlemlere/ hizmetlere ilişkin uyum ve standartlaşma sağlamak mümkün olacaktır. Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında (2) Risk ve Değerlendirme bileşeni kapsamında RDS 5.3.2 Kurum kaynaklarının artırılmasına ilişkin çalışma grubunun oluşturulması eylemi öngörülmüştür. Bu amaçla idarenin gelir arttırıcı yönde perspektif geliştirilmesine yönelik çalışma grubu/ kurul oluşturulmuştur. 2015 Nisan içerisinde ilk toplantısını yapması hedeflenen çalışma grubu/ kurul Üniversitemizde gelir arttırıcı, kaynak yaratmaya dönük çalışmalara öncülük etmeyi hedeflemektedir. Kurum kaynaklarının arttırılmasına ilişkin çalışma grubu sorumlu Rektör Yardımsının (Prof Dr. Sabri EYİGÜN) başkanlığında birim yöneticilerinin katılımıyla (02.04.2015) ilk toplantısını gerçekleştirmiştir. Bu kapsamda kurum kaynaklarının arttırılması ve kaynakların 27
kullanılmasında verimlilik ve tasarruf konularının görüşüldüğü ilk toplantıda Çalışma Grubunun işleyişine yönelik stratejiler ve ilerleyen süreçte izlenecek yöntemler görüşülmüştür. BİRİMLER AD/SOYAD GÖREVİ TARİH SAAT İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Prof. Dr. İdris KADIOĞLU Dekan 1.6.2015 16.00-16.30 Veteriner Fakültesi Prof. Dr. Cengiz YALÇIN Dekan 2.6.2015 16.00-16.30 Ziya Gökalp Eğitim Fakültesi Prof. Dr. Sait YÜCEL Dekan 3.6.2015 16.00-16.30 İlahiyat Fakültesi Prof. Dr. Abdulkerim ÜNALAN Dekan 4.6.2015 16.00-16.30 Fen Fakültesi Prof. Dr. Berrin ZİYADANOĞLU Dekan 5.6.2015 16.00-16.30 Bilim ve Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezi Prof. Dr. Hamdi TEMEL Müdür 5.6.2015 16.00-16.30 Diş Hekimliği Fakültesi Prof. Dr. Ali İhsan ZENGİNGÜL Dekan 8.6.2015 16.00-16.30 Hukuk Fakültesi Prof. Dr. Hasan TANRIVERDİ Dekan 9.6.2015 16.00-16.30 Mühendislik Fakültesi Prof. Dr. Sedat HAYALİOĞLU Dekan 10.6.2015 16.00-16.30 Mimarlık Fakültesi Prof. Dr. S. Özgür DEĞERTEKİN Dekan 11.6.2015 16.00-16.30 Ziraat Fakültesi Prof. Dr. Bekir BÜKÜN Dekan 12.6.2015 16.00-16.30 Diyarbakır Teknik Bilimler MYO Prof. Dr. Davut KARAASLAN Müdür 15.6.2015 16.00-16.30 Yabancı Diller Yüksekokulu Yrd. Doç. Dr. Süleyman BAŞARAN Müdür 16.6.2015 16.00-16.30 Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Prof. Dr. Aslan BİLİCİ Müdür 17.6.2015 16.00-16.30 Sağlık Bilimleri Uygulama ve Araştırma Merkezi Prof. Dr. Serdar KEMALOĞLU Müdür 18.6.2015 16.00-16.30 Sürekli Eğit. Uyg. Ve Araş. Merkezi Yrd. Doç. Dr. Ahmet ÇOBAN Müdür 19.6.2015 16.00-16.30 Kariyer Planlama Uygulama ve Araştırma Merkezi Doç. Dr. Bahar BURTAN DOĞAN Müdür 22.6.2015 16.00-16.30 Üniversitemiz akademik ve idari birim temsilcilerinin katılımı ile birimler arası iletişim, ihtiyaçların karşılanması, mesai saatlerine riayet, şikayet, başvuru ve önerilerle ilgili düzenlemeler, merkezi arşiv çalışmaları gibi konularda işbirliği ve eşgüdümün sağlanması amacıyla toplantı gerçekleştirilmiştir (23/02/2015). Üniversitemizde yürütülen İç Kontrol Standartları çalışmaları kapsamında sistemin tanıtılması, bilinirliğinin sağlanması ve sahiplenilmesi amacıyla hizmet içi eğitim programlarına dahil edilerek Personel Daire Başkanlığı ile işbirliği yapılmaktadır (05/03/2015-16831). Bu çerçevede eğitim/seminer programının 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun yaptığı ayrım çerçevesinde ''Harcama yetkilileri'', ''Gerçekleştirme görevlileri'' ve diğer personelleri kapsayacak şekilde üç ayrı kategoride organize edilmesi ve gerekli çalışmaların yapılması amacıyla Personel Daire Başkanlığımızın 28
ilgili birimleriyle koordinasyon sağlanmaktadır (10/03/2015-17818). Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan Kamu İç Kontrol Rehberinde (2014) de ifade edildiği gibi Çalışanlar kurumun günlük faaliyetlerini detaylı olarak bildiklerinden, mevcut kontrol faaliyetlerine rağmen ortaya çıkan sorunları çok çabuk ve kolay tespit edebilmektedir. Bu nedenle çalışanların sorumluluğu kendi görevlerini yürütürken iç kontrol sistemini de izlemek ve bir sorun tespit ettiğinde yöneticisini durumdan haberdar etmektir. (s.100) Çalışanlar ayrıca iç kontrol sisteminin değerlendirme sürecine de katkıda bulunmalıdır. İç Kontrol Standartları/ Çalışmaları kapsamında Üniversitemizde iş, işlem ve faaliyetlerle ilgili uygulamada birliği esas alan akış şeması ve yönergelere özel bir alan açılmıştır. Eylül 2014 de Harcama Birimlerimize gönderilen Uyum Eylem Planında insan kaynakları, mali işlemler, bilişim/ internet kullanımı, bütçe ve performans programı işlemleri, taşınmazlar ve hizmet içi eğitim gibi konularda standartlaşma ve uygulama birliği sağlanması yönünde ilgili birimlerimizle koordinasyon oluşturulmuştur. Anılan yönerge ve süreç akış şemaları tamamlanmış ve harcama birimlerimizle paylaşılmıştır. KOD NO KOS 3.4.1 KOS 3.5.1 KOS 3.7.1 KOS 3.8.1 KOS 4.1 Uyum Eylem Planında Öngörülen Çalışma/ Yönerge/ Akış Şeması Her görev için somut ve anlaşılabilir performans kriterleri belirlenmesi. Eğitim Biriminin kurularak, hizmet içi eğitim yönergesinin hazırlanması Performans, ödül ve teşvik yönergesi ve standart değerlendirme formunun hazırlanması. İnsan kaynakları yönetimine ilişkin yönergenin hazırlanarak, web ortamında paylaşılarak tebliğ edilmesi. Birim içi ve birimler arasında gerekli koordinasyonun sağlanması için iş akış süreçleri doğrultusunda imza ve onay mercileri ile ilişkilendirilmesi.(iç yazışma yönergesi ile İmza yetkileri ve yetki devri yönergesi) Sorumlu Birim(ler)/ Çalışma Grubu Üst Yönetim-Personel Daire Başkanlığı Üst Yönetim-Personel Daire Başkanlığı Üst Yönetim-Hukuk Müşavirliği- Personel Daire Başkanlığı Üst Yönetim-Personel Daire Başkanlığı- Hukuk Müşavirliği Üst Yönetim-Hukuk Müşavirliği- Personel Daire Başkanlığı 29
RDS Performans programı hazırlanmasına ilişkin 5.2.1 kılavuz niteliğinde bir yönergenin hazırlanması KFS Taşınmazlar üzerinde proje ve/veya 7.3.2 uygulama değişikliği gerektirecek faaliyetlere ilişkin prosedürleri kapsayan yönergenin çıkarılması 12.1.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak hiyerarşik kontrole elverişli yetkilendirmeleri içeren kapsamlı bir yönergenin oluşturulması. KFS Mali İşlemlerin Süreç Akış Şeması 7.1.1 RDS Birimlerin amaç ve hedeflerine yönelik 6.1.1 riskleri belirlemelerinde yol haritası olması açısından risk yönetimi yönergesinin çıkarılması. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yapı İşler ve Teknik daire Başkanlığı- Genel Sekreterlik (Emlak Müdürlüğü) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı (TÜM BİRİMLER) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesinde kurulan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi koordinasyonunda iç kontrol çalışmalarının izleme ve değerlendirme amacıyla İç Kontrol Sistemi Soru Formu birimlerin kendi durumlarıyla ilgili tespitlerin yapılabilmesi amacıyla gönderilmiştir (03/03/2015-15741). Üniversitemizde İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi amacıyla tasarlanan İç Kontrol Sistemi Soru Formu (harcama) birimlerimizin sisteme sahip çıkma, uyum ve katılımlarıyla ilgili bir objektif analiz ve izleme imkanı sunmaktadır. Soru formu birimlerimizin iç kontrol süreçleri doğrultusunda durumlarıyla ilgili bir projeksiyon çizilmesinde de yardımcıdır ve izleme ve değerlendirme yapılabilmesini sağlamaktadır. Bu sayede iç kontrol sisteminin değişen koşullar, kaynaklar ve riskler bağlamında hedeflere ulaşmayı ne derece kolaylaştırdığını belirlemek de mümkün olacaktır. Soru formunu cevaplandıranların sorulara verecekleri gerçekçi yanıtlar büyük önem taşımakta olup iç kontrol sisteminin idaredeki gelişmişlik düzeyini belirlemek amacıyla kullanılacaktır. Birim yöneticileri kendi birimlerinde iç kontrol sisteminin işleyişini ayrıntılı olarak değerlendirerek bu soru formunun doldurulmasından sorumludurlar. 30