OFİS SÜREÇLERİNDE YALINLAŞMA 05.10.2013 Onur ARTIIŞIK Organizasyonel Gelişim Uzmanı İnsan Kaynakları Direktörlüğü 1 20 Novembre, 2010 Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Yalınlık Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Ofis Kaizen Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Yalın HEIJUNKA KAIZEN 5S BULT-IN-QUALITY HOSHIN KANRI KANBAN KAIKAKU TPM YAMAZUMI SMED ONE PIECE FLOW YOKOTEN JUST-IN-TIME OOBEYA JIDOKA GENCHI GENBUTSU VSM MILK-RUN POKA YOKE A3
Yalın Genel
Yalın Az Görsel Basit Dengeli Gerçek İhtiyaç
Basitlik Zordur! Okundu mu? Anlaşıldı mı? İçselleştirildi mi? Uygulandı mı? Alışkanlık haline geldi mi?
Yalın = Gerçek İhtiyaç Genel
Yalın (Lean) Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Yalınlık Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Ofis Kaizen Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Ofis süreçlerindeki israfları belirleyerek ortadan kaldırmak ve sadece katma değer yaratan işleri yapmak. Bütün prosesler arasında bilgi akışını sağlamak. Proses Proses Proses
Değer Değer, müşterinin istediği (ödemeye razı olduğu) şeyi doğru zamanda, doğru kalitede, doğru miktarda ve doğru şekilde sunmaktır.
İsraf Türleri Üretim Süreçlerindeki İsraflar Aşırı Üretim Bekleme Aşırı İşlem Aşırı Envanter / Stok Düzeltme Gereksiz Çalışan Hareketi Gereksiz Taşıma Ofis Süreçlerindeki İsraflar Aşırı Veri Üretimi Bekleme Aşırı İşlem Aşırı Envanter Düzeltme Gereksiz Çalışan Hareketi Gereksiz Veri Taşıma
İşin 3 Boyutu Mevcut Durum Tedarikçi Proses Müşteri Proses
Akış İdeal Durum Tedarikçi Proses Akış Müşteri Proses
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma İyileştirme Metotları Genel Problem Proses Proses Proses OFİS Problem Çözme OFİS Değer Akışı İyileştirme KAİZEN VSM Ofis Kaizen Majör Ofis Kaizen (Değer Akışı Haritalama)
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Genel
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Yalınlık Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Ofis Kaizen Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma İyileştirme Metotları Genel Problem Proses Proses Proses OFİS Problem Çözme OFİS Değer Akışı İyileştirme KAİZEN VSM Ofis Kaizen Majör Ofis Kaizen (Değer Akışı Haritalama)
PUKÖ Çevrimi (Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al) P U Ö K
PUKÖ Çevrimi P Ö U K P Ö U K P Ö U K Standartlaştırma (takoz)
Ofis Kaizen P Problem Tanımı Kök Neden Analizi Hedef U Karşı Tedbir Açıklaması Ö Standartlaştırma Yayılım? K Sonuçların Doğrulanması
Problem Tanımı Genel
Problem Tanımı Genel
Ofis Kaizen (Kapsam) Üretim dışı operasyonlar (beyaz yaka) Ofis ortamı
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Yalınlık Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma Ofis Kaizen Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)
Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma İyileştirme Metotları Genel Problem Proses Proses Proses OFİS Problem Çözme OFİS Değer Akışı İyileştirme KAİZEN VSM Ofis Kaizen Majör Ofis Kaizen (Değer Akışı Haritalama)
Değer Akışı Değer akışı, bir ürünü veya hizmeti başlangıcından sonuna kadar tamamlamak için gerekli değer yaratan ve yaratmayan bütün adımlardır. Tedarikçi Proses Müşteri Proses
Detay Seviyesi Operasyonel Ekip İçi Birim İçi Birimler Arası Değer Zinciri
Ofis Süreçlerinde Değer Akışı Haritalama P 1. Sürecin Belirlenmesi QCD 2. Proje Takımının Belirlenmesi 3. Mevcut Durum Analizi - Mevcut Durum Haritası - İsraf/Değer Ayrımı - Problemler QCD 4. Hedef QCD - Gelecek Durum Haritası (beklenen) ICE U 5. Uygulama Planı - İyileştirmeler Ö 7. Önlem/Standartlaştırma - Dokümantasyon - Eğitim/Bilgilendirme - Sonraki Adımların Planlanması QCD K 6. Sonuçların Kontrolü - Gelecek Durum Haritası (gerçekleşen)
ICE Analizi Önceliklendirme Endeksi Skala Etki (I) Maliyet (C) Yapılabilirlik (E) Sonuç 3 Yüksek Ucuz Kolay 2 Orta Orta Orta 1 Az Pahalı Zor I x C x E 0 Yok Çok Pahalı İmkansız
Sürecin Belirlenmesi Seçilen proje bir süreç mi?! Proses Proses Proses
Sürecin Belirlenmesi Süreç Tanımı Süreç Kapsamı Müşteri/Değer Tanımı Süreç İndikatörleri (QCD)
Sürecin Belirlenmesi Süreç İndikatörleri Sürecin sağlıklı işlediğinden nasıl emin olursunuz? QCD Süreç İndikatörü İndikatör-1 Kalite İndikatör-2 İndikatör-3 Maliyet Süreç Maliyeti (adam.saat) Proses Süresi (P/T) Süre Temin Süresi (L/T) % Değer Yaratan Süre (% VAT)
Mevcut Durum Haritası Taraflar Ana Proses Adımları Bilgi Akışı Kullanılan Teknoloji Platformları İndikatörler Genel
Y Birimi X Birimi Müşteri Mevcut Durum Haritası Taraflar Sürecin müşterisi ile birlikte değer akışına temas eden taraflar Genel
Mevcut Durum Haritası Ana Proses Adımları Tarafların gerçekleştirdiği operasyonlar sırasıyla proses kutuları şeklinde haritaya eklenir. Proses Genel
Müşteri Y Birimi X Birimi Genel Mevcut Durum Haritası Ana Proses Adımları Talep Veri İşleme Raporlama Onay
Mevcut Durum Haritası Bilgi Akışı Prosesler arasında gerçekleşen bilgi akışı türüne göre oklar şeklinde haritaya eklenir. Bilgi Akışı Doküman (Kâğıt) Akışı Elektronik Bilgi Akışı İş Akışı Genel
Müşteri Y Birimi X Birimi Genel Mevcut Durum Haritası Bilgi Akışı Talep Veri İşleme Raporlama Onay
Mevcut Durum Haritası Kullanılan Teknoloji Platformları Her bir proseste kullanılan elektronik sistemler proses kutusunun sol alt köşesine not edilir. Süreçte verinin çok fazla platformdan geçmesi bir sorun teşkil etmektedir! (gereksiz veri taşıma ve aşırı işlem israfı) Proses Excel Genel
Müşteri Y Birimi X Birimi Genel Mevcut Durum Haritası Kullanılan Teknoloji Platformları Talep SAP Veri İşleme Raporlama Excel Excel Yazıcı Onay
Mevcut Durum Haritası İndikatörler P/T (Process Time - Proses Süresi) D/T (Delay Time - Gecikme Süresi) L/T (Temin Süresi - Temin Süresi) %C/A (% Complete & Accurate - % Tamamlanma ve Doğruluk Oranı)
VSM İkonları Proses Kutusu Envanter/Inbox Gecikme Süresi Müşteri/Tedarikçi Bilgi Akışı Elektronik Bilgi Akışı Çalışan Doküman (Kâğıt) Akışı Genel İş Akışı Gereksiz Veri İletimi: Zorunlu iş Problem P/T = 15 dk D/T = 5 dk %C/A = %95 Melih Veri Kutusu
Mevcut Durum Haritası İndikatörler P/T 10 dk 15 dk 5 dk L/T 30 dk 25 dk 1 saat 2-4 saat 5 dk
Mevcut Durum Haritası Değer Akışı Metrikleri Değer Akışı Metrikleri P/T = 30 dk L/T = 4-6 saat
Mevcut Durum Haritası İsraf/Değer Ayrımı Tip 2 İsraf İsraf Değer Değer Yaratmayan Zorunlu İş Tip 1 İsraf
Mevcut Durum Haritası İsraf/Değer Ayrımı Proses Proses Değer İsraf Proses Zorunlu İş
Mevcut Durum Haritası İsraf/Değer Ayrımı P/T 10 dk 15 dk 5 dk L/T 30 dk 25 dk 1 saat 2-4 saat 5 dk
Mevcut Durum Haritası % VAT (% Değer Yaratan Süre Oranı) Proses % VAT = P/T Toplam L/T 25 dk = = % 7-10 4-6 saat
Mevcut Durum Haritası Değer Akışı Metrikleri Değer Akışı Metrikleri P/T = 30 dk L/T = 4-6 saat % VAT = % 7-10
Microsoft Visio ile Ofis VSM Genel
Değer Akışı Haritası (Örnek) İK Raporlama Süreci (Mevcut Durum) Rapor Talep Edenler Müşteri Gereksiz Veri Taşıma: İtme Sistemi Aylık rapor talebi Raporlar Veri Çekimi Oracle P/T = 15 dk D/T = 0 Ana Şablona Kopyalama Excel Gereksiz Veri P/T Taşıma: = 60 dk Zorunlu iş D/T = 0 Hesaplamalar Excel P/T = 30 dk D/T = 0 Raporlara Veri Girişi L/T 15 dk 60 dk 30 dk 60 dk 3-4 gün, 5 dk 15 dk Excel Aşırı İşlem P/T = 60 dk D/T = 0 Toplam L/T = 3-4 gün, 185 dk Teyit Direkt-Endirekt BY-MY Daimi-Geçici, İştr. IN Excel 2-3 gün Bekleme: Farklılaşan P/T = 5 dk ihtiyaçlardan D/T dolayı, = 1 gün hazırlık IN Raporların Gönderimi Outlook P/T = 15 dk D/T = 0 Melih, Nadir, Melih Melih Melih Melih aşamasında Melih Muzaffer «rework» Rework: Contact Group olmaması
Değer Akışı Haritası (Örnek) İK Raporlama Süreci (Gelecek Durum) Rapor Talep Edenler Müşteri Aylık rapor talebi Raporlar Veri Çekimi Oracle Ana Şablona Kopyalama Excel Hesaplamalar Excel Ana Veri Tablosu Raporlara Veri Girişi Excel Raporların Gönderimi ve Ortak Veri Teyit İşlemini Outlook Ortadan Kaldırma P/T = 15 dk P/T = 60 dk P/T = 30 dk P/T = 30 dk P/T = 5 dk D/T = 0 D/T = 0 D/T = 0 D/T = 0 D/T = 0 L/T 15 dk 60 dk 30 dk 30 dk 15 dk Toplam L/T = 150 dk
Değer Akışı Haritası (Örnek) Genel
Değer Akışı Haritası (Örnek) BEDELSİZ İHRACAT SÜRECİ İndikatör İyileşme Proses Süresi (P/T) % 16 Temin Süresi (L/T) % 55 % Değer Yaratan Süre (VAT) % 100 Süreç Maliyeti (adam.saat) % 43
Değer Akışı Haritası (Örnek) KAMPANYA KARAR SÜRECİ İndikatör İyileşme Proses Süresi (P/T) % 28-44 Temin Süresi (L/T) % 23-49 % Değer Yaratan Süre (VAT) % 33 Süreç Maliyeti (adam.saat) % 33-60
Değer Akışı Haritası (Örnek) KALİTE KPI YÖNETİMİ SÜRECİ İndikatör İyileşme Proses Süresi (P/T) % 83 Temin Süresi (L/T) % 88 % Değer Yaratan Süre (VAT) 66 kat Süreç Maliyeti (adam.saat) % 83
Kaynak Önerileri Genel
OFİS SÜREÇLERİNDE YALINLAŞMA 05.10.2013 Onur ARTIIŞIK Organizasyonel Gelişim Uzmanı İnsan Kaynakları Direktörlüğü 59 20 Novembre, 2010 Genel