İçindekiler Tablosu BANKA KREDİ KARTI POS VE BANKA HESAP EKSTRESİ AKTARIMI...2 1. KREDİ KARTI POS EKSTRESİ AKTARIMI...2 1.1. Tanımlar ve Ayarlar...2 1.1.1. Logo da Banka Hesapları...2 1.1.2. Excel Ayarları (Formatı)...3 1.1.3. Program Ayarları...5 1.2. Kredi Kartı Pos Ekstresi Aktarımı...6 1.2.1. Kredi Kartı Pos Ekstresinden Kredi Kartı Bilgileri Aktarımı...6 1.2.2. Banka Hesap Ekstresinden Kredi Kartı Bilgileri Aktarımı...8 2. BANKA HESAP EKSTRESİ AKTARIMI... 10 2.1. Tanımlar ve Ayarlar... 10 2.2. Banka Hesap Ekstresi Aktarımı... 17 1
BANKA KREDİ KARTI POS VE BANKA HESAP EKSTRESİ AKTARIMI Bankalardan alınan Excel formatındaki banka ekstrelerinin ve kredi kartı pos ekstrelerinin LOGO ya aktarımını sağlamak amacıyla geliştirilmiş özel bir üründür. 1. KREDİ KARTI POS EKSTRESİ AKTARIMI İnternet bankacılığından alınan Excel formatları ve üye işyeri numarasına göre bankalardan alınan kredi kartı pos ekstrelerinin LOGO ya banka işlem fişi olarak aktarılmasını sağlar. 1.1. Tanımlar ve Ayarlar 1.1.1. Logo da Banka Hesapları Uygulamayı kullanmaya geçmeden önce bazı tanım ve ayarların yapılması gerekmektedir. İlk olarak Logo da dikkat edilmesi gereken banka hesaplarına ait muhasebe hesap kodları ve masraf merkezi bilgileridir. Logo da banka kartları altında Hesaplar seçeneği seçilir. Hesap tanımları yapılırken Hesap Türü ve kredi hesabı olup olmadığına dikkat edilmelidir. 2
Kredi kartı hesap aktarımlarında ticari hesap (TH) kullanılacaksa ve takibi bu hesap üzerinden yapılacaksa, Kredi Kartı İşlemleri seçeneği seçilmelidir. Eğer doğrudan hesap türü KK (Kredi Kartı Hesabı) seçilirse bu alan çıkmayacaktır. Not: Banka hesaplarına ait muhasebe hesap kodları ve masraf merkezlerinin tanımlarının yapılması önerilmektedir. Bu tanımlar yapıldığı zaman uygulama ilgili hesap ve muhasebe kodlarına gerekli verileri aktaracaktır. Örnek; 1.1.2. Excel Ayarları (Formatı) Excel den aktarım yapıldığı için, internet bankacılığından alınan Excel formatlarının çoğu sistemde tanımlanmıştır. Bu formatların örnekleri aşağıda gösterilmiştir. 1-Yapı kredi (İnternet Bankacılığı Hesap Hareketleri Excel Formatı) 2-Garanti (İnternet Bankacılığı Hesap Hareketleri Excel Formatı) 3-Finansbank (İnternet Bankacılığı Hesap Hareketleri Excel Formatı) 4-İş bankası (Üye işyeri hizmetlerinden 0212-4730606 Pos Hesap Özetini Excel formatında ) 5-Akbank (Üye işyeri hizmetleri 4442828 Üye işyeri Pos Hesap Özeti Gün sonu Tarihli ) 6-Kuveyt Türk ( Banka Şube yetkilisinden { Komisyon Vergi } satırlı Pos ciro raporunu mail olarak) 7-HSBC (Üye İşyeri Hizmetleri 0212-3663737 Ödeme Detay Rapor Excel formatında) 3
Yapı Kredi İşlem Tarihi Açıklama İşlem Tutarı Bakiye 01.08.2013 2634416495X010813310713TAKSİTSATIŞ 4.123,94 490.722,27 01.08.2013 2634416495X010813310713TAKST KOM -9,82 490.712,45 01.08.2013 2634416495X010813310713TAKST BSMV -0,49 490.711,96 01.08.2013 2634416495X010813310713TAKST KPAYI -4,13 490.707,83 01.08.2013 2634416495X010813310713TSEÖDMÜCR -25,14 490.682,69 01.08.2013 2634416495X010813310713TSEÖDMBSMV -1,26 490.681,43 Garanti Tarih Açıklama Tutar Bakiye 01.08.2013 PT3421597 BNSDG 07/31 K: 7,24 593,95 132907,72 01.08.2013 PT3421597 BNSTB 07/31 K: 7,88 647,50 133555,22 01.08.2013 PT3421597 BONUS 07/31 K: 16,05 1317,39 134872,61 Finansbank ISLEMTARIH DESCRIPTION ISLEMTUTARI BAKIYE 01.08.2013 YURT ICI BANKA ISLEMLERI (SATIS) UYE NO :088200000003526 O033-CardFinans POS. 44,00 397780.91 01.08.2013 YURT ICI BANKA ISLEMLERI (SATIS) UYE NO :088200000003526 O033-CardFinans POS. -0,44 397780.47 01.08.2013 PARA PUAN MUHASEBESİ UYE NO: 088200000003526 SATIŞO033-CardFinans POS. -0,09 397780.38 İş Bankası İşyeri No Hesaba Geçiş Tarihi İşlem Tipi İşlem Türü İskonto Hizmet Kom. İşyeri Puan Net Tutar Tutarı Tutarı Katkı Tutarı 270517014 02.08.2013 Satış ISKONTOLU MAXIMUM -12,34-6,23 0,00 1157,13 270517014 02.08.2013 Satış ISKONTOLU MAXIMUM -23,10-11,66 0,00 2165,24 Akbank Üye İşyeri Alt Kart İşlem Tipi Komisyon Tutar Erken Öd.Kesinti Tutarı Net Tutar Valör Tarih 6487 PEŞİN SATIŞ 111,11 0,00 11584,8 6 02..08.201 3 287591 FAİZSİZ TAKSİTLİ 0,00 6,36 238,64 02..08.201 SATIŞ 3 287591 FAİZSİZ TAKSİTLİ 0,00 6,36 238,64 02..08.201 SATIŞ 3 Net Chip 0,00 0,00 0,00 Kuveyt Türk Üye No Hesap No Kart No Bloke Valörü Bloke Valörü Hareket Tipi Tutar Komisyon Vergi 4 Provizyon No 004000000000054 00000125340002 493846******8970 05.08.2013 05.08.2013 SA 110,00 0,87 855280
004000000000054 00000125340002 547244******0685 19.08.2013 19.08.2013 SA 2750,00 21,66 200609 HSBC TERM. NO ISLEM TARIHI ISLEM TIPI A.TIPI TERMINAL TIPI MAGAZA KODU SATIS TUTARI HIZMET UCRETI FON TUTARI BSM V KKDF KDV ODUL TUTARI NET ODENECEK 00999 01..08.2013 POS-SATIŞ 6 Taksit 000 GENEL PNB37285 80 0,40 0,36 0,04 0,00 79,20 01 00999 01..08.2013 POS-SATIŞ 8 Taksit 000 GENEL PNB37285 190 14,74 16,82 1,58 0,00 1856,86 01 GU TA Not: Excel aktarımında dikkat edilmesi gereken detaylardan birisi de; tarih sütununda gördüğünüz tarih formatı bilgisayarınızın bölgesel ayarlarındaki gibi ve tarih formatında olmasıdır. Diğer bir husus da tutar bilgilerinin olduğu sütunlar hücre seçeneklerinden Sayı formatı seçilerek düzeltilmelidir. 1.1.3. Program Ayarları Banka ekstreleri aktarım uygulaması Logo ile entegreli çalışan bir Windows uygulamasıdır. Uygulamaya Logo nun kurulu olduğu dizin altında BankaEkstreAktarimi klasörü içerisindeki BankaEkstreAktarimi.exe çalıştırılarak erişilir. Program açıldığı zaman Logo kullanıcı adı ve şifresi girilir ve firma numarası seçilerek giriş yapılır. Uygulama açıldığı zaman sol üst taraftaki Erişim Paneli kısmından menüye ulaşılır. 5
Öncelikle Kredi kartı ekstresi aktarımı tanımları için Banka Üye İş Yeri Tanımları kısmından gerekli tanımlar yapılmalıdır. Üye İşyeri No : Bankadan ilgili hesap için verilen müşteri numarasıdır. Fişlerin ve bakiyenin doğru aktarılması için bu numaranın doğru yazılması gerekmektedir. İşyeri - Bölüm : Logo da oluşacak banka fişlerinin işyeri ve bölüm kodu seçilmelidir. Masraf Merkezi: Logo da oluşacak olan banka fişlerinin masraf merkezi buradan da seçilebilmektedir. Burada seçilen masraf merkezi kodu, oluşturulmuş fişe ait muhasebe kodlarının masraf merkezini etkiler. Eğer buradaki masraf merkezi boş bırakılırsa, oluşan fişlerde, Logo daki banka hesapları tanımlarında seçili olan masraf merkezleri gelir. Yeni bir üye işyeri tanımı yapmak için aşağıdaki adımlar izlenir. 1- Banka alanından ilgili banka seçilir. 2- Banka Hesabı alanından bu bankaya ait hesaplar listelenir. Tanım yapılması gereken banka hesabı seçilir. 3- Ekle butonuna basılır. 4- Alt kısımda yeni açılan hücrelerde ilgili alanlara Üye İşyeri No, İşyeri, Bölüm ve Masraf Merkezi bilgileri yazılır. Tanımlı bir işyeri hesabını silmek için ilgili satır seçilerek Sil butonuna basılır. 1.2. Kredi Kartı Pos Ekstresi Aktarımı 1.2.1. Kredi Kartı Pos Ekstresinden Kredi Kartı Bilgileri Aktarımı Bankalardan alınan Excel formatındaki ekstrelerin Logo ya aktarılması için aşağıdaki adımlar izlenmelidir. 6
1- Erişim Paneli nden Banka KK Ekstresi Logo Banka Fişi Aktarımı seçeneği seçilir. 2- Açılan sekmede ilgili alanlar doldurulur. Banka : Kredi Kartı aktarımı yapılacak olan banka seçilir. Tarih : Ekstrenin içerisinde tarih filtresi için kullanılır. İki tarih aralığı verilerek sadece o tarih arasında olan kayıtların gelmesi sağlanır. Excel Dosyası : Bankadan alınan Excel formatındaki dosyanın yolu seçilir. 3- Kayıtları Göster butonuna basılır. 4- Ekrana aşağıdaki gibi bir liste gelir. Üst tarafta seçilmiş olan tarih aralığındaki tüm kayıtlar listelenir 5- Alt tarafta ise bu ekstredeki seçilen satırın Logo da oluşacak detayına ait bir önizleme gösterilir. 6- Seç kolonundan aktarılmak istenen kayıtlar seçilir. Eğer tüm kayıtlar aktarılacaksa Hepsini Seç butonuna basılır. 7- Aktarımı Başlatmak için Seçilen Kayıtları Logo ya Aktar butonuna basılır. 8- Aktarımın başlatılacağına dair verilen uyarıda Evet seçeneği seçilir. 9- Aktarımın tamamlandığına dair bir uyarı mesajı gelecektir. Bu uyarıda bilgi olarak aktarılan kayıt sayısı da gösterilir. Bu işlem bittiği zaman Logo da banka fişleri otomatik olarak oluşur. Kontrol için Logo da Finans / Hareketler / Banka Fişleri açılır. 7
Aktarım uygulamasından gelen tüm kayıtlar listelenir. Bu kayıtlar banka işlem fişi olarak oluşturulur ve o güne ait döviz kuru varsa döviz olarak da hesaplamasını yapar. Program ayarlarında yapılan bölüm ve işyeri bilgileri de seçilen bilgilere göre aktarılır. Aktarılan fişlerde fiş detayına girildiğinde muhasebe kodları tanımlanmış olan hesap kodlarına aktarıldığı da görülür. 1.2.2. Banka Hesap Ekstresinden Kredi Kartı Bilgileri Aktarımı Banka hesap ekstresinden aktarım yaparken Excel formatı değiştiği için Banka alanında seçim yapılırken Hesap Ekstresi yazan seçenek seçilmelidir. Not : Bankalar hesap ekstresi için farklı, kredi kartı ekstresi için farklı Excel şablonu gönderdikleri için böyle bir ayrım yapılmaktadır. 8
Diğer adımlar Kredi kartı aktarımı ile aynıdır. Sadece ekranda görülecek başlıklarda değişiklik olacaktır. Oluşan fiş ve kayıtlarda herhangi bir değişiklik olmayacaktır. Banka ekstrelerinde sadece kredi kartlarına ait detay yoktur. Diğer banka işlemleri de bu listede yer alır. Uygulama bu kayıtlar arasından sadece kredi kartı bilgilerini okur ve bu kayıtları Logo da oluşturmak üzere ekranda gösterir. 9
2. BANKA HESAP EKSTRESİ AKTARIMI Banka ekstresi aktarımı, bankalardan alınan Excel formatındaki ekstrelerin belirli kriterlerle Logo ya aktarılmasını sağlar. 2.1. Tanımlar ve Ayarlar Uygulamayı kullanmaya geçmeden önce bazı tanım ve ayarların yapılması gerekmektedir. Banka ekstresi aktarımı için öncelikle bankaların Excel formatlarına göre şablonu hazırlanması gerekmektedir. Bu tanımın kullanıcılar tarafından yapılması nedeniyle sınırsız sayıda bankaya ait ekstre aktarımı yapılabilir. Banka hesapları ve muhasebe kodları, Kredi Kartı Ekstresi Aktarımı başlığı altında anlatıldığı gibi tanımlanması gerekir. 2.1.1. Banka Ekstresi Excel Ayarları Banka ekstresi aktarımında her bankaya ait Excel formatı kullanıcılar tarafından oluşturulabilir. Daha sonra oluşturulan bu şablon vasıtasıyla aktarım sağlanır. Ekstrede aktarım yapılması için kullanılacak başlık kolon numaralarının programa tanımlanması gereklidir. Banka Banka Hesabı : Şablon tanımı yapılacak banka : Şablon tanımı yapılacak bankaya ait hesap 10
Başlangıç Satır No : Bankadan alınan Excel formatındaki ekstrenin hangi satırdan başladığı Yukarıdaki örnekte bu değer 8 olmalıdır. Tarih Sütun No : Ekstrede tarih bilgisinin bulunduğu sütun numarasıdır. Yukarıdaki örnekte tarih kolonu A da bulunmaktadır. Yani 1. kolondadır. Tarih sütun no ya yazılacak değer 1 dir. Açıklama Sütun No : Ekstrede açıklama bilgisinin bulunduğu sütun numarasıdır. Yukarıdaki örnekte Açıklama B de bulunduğu için yazılması gereken değer 2 dir. Borç Sütun No : Ekstrede borç bilgisinin bulunduğu sütun numarasıdır. 11
Yukarıdaki örnekte borç bilgisi tutar sütununda görülüyor. Y kolonu A dan başlayarak sayıldığı zaman 25. Sıraya denk gelmektedir. Burada yazılması gereken değer 25 olacaktır. Alacak Sütun No : Ekstrede alacak bilgisinin bulunduğu sütun numarasıdır. Yukarıdaki örnekte alacak bilgisi Islemtutarı sütunundadır. Bu da 3. Kolona denk gelmektedir. Yazılması gereken değer 3 olacaktır. B/A veya +/- Sütun No :Birçok banka ekstresinde borç alacak aynı sütunda yer alır. Başlık bilgisi genelde İşlem Tutarı, Tutar, Net Tutar gibi isimlendirilir. Bu bilginin borç veya alacak olduğunu belirten birkaç detay vardır. 1- Tutar bilgisinde alacak bilgisinin - (eksi) olarak gösterilmesi. 2- Ayrı bir sütunda - veya + olarak gösterilmesi. Alacak -, borç + olarak gösterilir. 3- Ayrı bir sütunda B ve A olarak gösterilmesi. Alacak A, borç B olarak gösterilir. 12
Bu durumda Borç ve Alacak sütun numarası verilirken aynı değer yazılmalıdır. Bu durumda sistemin borç veya alacak bilgisini ayırt edebilmesi için B/A veya +/- Sütun No alanına ekstrede yer alan bu bilginin kolon numarası yazılır. Aşağıdaki örnekte bu değer 5 dir. Kod Sütun No : Bazı ekstrelerde işlem tipi tanımları yer almaktadır. İşlem tipleri gelen havale, gönderilen havale/eft, virman fişi, banka işlem fişi gibi işlemleri tanımlamakta kullanılır. Her ekstrede bulunmamakla beraber aşağıdaki ekstrede görünmektedir. Bu ekstrede işlem tipi 2 hangi işlemi (havale/eft, virman fişi) ifade ediyorsa Banka İşlem Tipi Tanımları başlığı altında anlatılacak olan kuralların da belirlenmesi gerekecektir. Burada yapılması gereken Kod Sütun No alanında ilk kutuya İşlem tipinin excelde kaçıncı kolonda olduğu bilgisinin yazılmasıdır. Borçlu-Alacaklı IBAN No: Bazı bankalar ekstre gönderdikleri zaman borçlu ve alacaklı IBAN bilgilerini de dahil edebilir. Bu durumda ilgili alanlara kolon numaraları yazılır. Bu bilginin sadece buraya yazılması yeterli değildir. Logo da cari hesap kartlarında Banka Hesap Bilgileri sekmesindeki IBAN bilgisinin yazılması gerekir ve banka ekstresindeki IBAN numarası ile aynı olmalıdır. 13
2.1.2. Banka İşlem Tip Kodu Tanımları Bazı bankalar hesap ekstrelerinde yapılan işlemi tanımlamak için kullandığı kodu da gönderir. Bu tanımlar program içerisinde de yapılırsa banka işlem fişi oluştururken işlem türü de seçili olarak gelecektir. Yukarıdaki örnekte ekstrede İşlem Kodu alanında 2 kodunu gördüğü zaman program bu fişin Virman fişi olduğunu ve virman yapılan karşı hesabın da Garanti USD olduğunu otomatik olarak algılar. Kod Fiş Tipi Detay İşlem Türü : Ekstredeki işlem kodu : İşlem koduna karşılık Logo da oluşacak fiş türü : Logo da oluşacak fiş türüne ait Detay Bilgisi : Logo da oluşacak fişe ait işlem türü Cari/Banka Hesap Kodu: Bu koda ait sabit bir cari hesap / banka hesabı bilgisi varsa o bilgi seçilir. Genel kullanım: Birçok firma bu tanımları ekstredeki açıklama sütununu seçerek işlem yapmaktadır. Bu işlem, aynı cari hesap veya bankaya çok sayıda işlem yapılıyorsa bu fişlerin otomatik seçilmesini sağlamak içindir. Örneğin eğer bir müşteriye sürekli havale gönderiyorsanız açıklama hanesini Kod kısmına yazıp gerekli ayarları yaptığınızda, program o satıra ait fişi başka bir işlem yapmanıza gerek kalmadan dolduracaktır. Örnek: Sarı renkli olarak işaretlenmiş alanda yapılan açıklamada Mare Yazılım a bir EFT yapıldığını belirtmektedir. Bu bankadan gelen tüm ekstrelerde, Mare Yazılım a yapılan EFT ler için aynı açıklama yazılacaktır. Bu kod İşlem Tip Kodu olarak tanımlanıp, Kod Sütun No ya açıklama kolon numarası yazılırsa bu satır için her seferinde işlem türü, cari hesap bilgisi ve diğer bilgilere gerek kalmadan fiş oluşturulacaktır. 14
Ayrıca bu tanımlamalara içerisinde geçen kelimeler ile eşleştirme yaparak işlemleri daha pratik hale getirmek mümkündür. Mesela banka ekstresinin aşağıdaki gibi olduğu varsayılırsa; Açıklama kısmında bazı kısaltmalar mevcuttur. Bu kısaltmalardan banka işleminin ne tür bir işlem olduğu ortalama olarak bellidir. Örneğin, HVL ile başlayan satırlar gelen havaleyi gösteriyorsa, işlem tip kodu tanımlarında aşağıdaki gibi bir tanım yapılabilir. Uygulama, açıklama içerisinde HVL gördüğü kayıtları otomatik olarak Gelen Havale olarak işaretleyecektir. Eğer ekstrede IBAN numaraları bulunursa havale/eft bilgisini de otomatik olarak ilgili cari karta oluşturacaktır(ekstrede bulunan IBAN numaralarının Logo da cari hesap kartına tanımlanmış olması gerekmektedir). Ekstrede IBAN numarası bulunmuyorsa bile, işlem tip kodu tanımlarında şöyle bir tanımlama yaparak da aynı sonuca ulaşılır. İşlem tip kodu tanımlarında * ifadesinin kullanım şekilleri *HVL*: Açıklama içerisinde HVL geçen kayıtlar *HVL : Açıklaması HVL ile başlayan kayıtlar HVL* : Açıklaması HVL ile biten kayıtlar 15
Ayrıca Excel Ekstre Ayarları kısmında da Açıklama hanesi ile Kod Sütun No hanesinin aynı olması gerekmektedir.. 16
2.2. Banka Hesap Ekstresi Aktarımı Banka hesap ekstresi aktarımı ile ilgili ayar ve tanımlar yapıldıktan sonra ilgili ekstrenin aktarımının yapılması için aşağıdaki adımlar izlenmelidir. 1- Erişim panelinden Banka Ekstresi Logo Banka Fişi Aktarım seçeneği seçilir. 2- İlgili alanlar doldurulur Banka Banka Hesabı Muh. Kodu : Aktarım yapılacak banka : Aktarım yapılacak banka hesabı : Hangi muhasebe koduna bağlanacağı Masraf Merkezi : Hangi masraf merkezine bağlanacağı D.Türü Tarih Excel Dosyası İşyeri Bölüm : Döviz türünün hangi para cinsinden olacağı : Ekstredeki bilgilerin hangi tarih aralığında alınacağı : Ekstrenin dosya yolu : Oluşacak fişlerin hangi işyerine ait olarak oluşturulacağı : Oluşacak fişlerin hangi bölüme ait olarak oluşturulacağı 3- Bilgiler girildikten sonra Kayıtları Göster butonuna basılır. 17
4- Ekrana gelen listede İşlem Kodu tanımları yapılan satırlar verilen parametrelere göre otomatik düzenlenmiş olarak gelir. Ancak diğer satırlar için, işleme ait verilen elle girilmesi gerekmektedir. 5- Detay bilgisi olmayan satırlara ait veriler elle düzenlenir. 6- Kayıtların hepsini ya da sadece seçili olanları aktarmak mümkündür. Seç sütunundan ilgili satırlar seçilebilir ya da Hepsini Seç seçeneği ile tüm satırlar seçili hale getirilebilir. 7- Seçilen Kayıtları Logo ya Aktar seçeneği seçilir. Logo da aktarılan fişlerden birine ait fiş detayı 18