ALIM VE SATIŞLARDA TEKLĐF ĐŞLEMLERĐ

ALIM VE SATIŞLARDA TEKLĐF ĐŞLEMLERĐ Versiyon : 3.6.8.x ve üstü İlgili Programlar : Tüm Ticari Paketler ve Bumerang Tarih : 23.09.2009 Doküman Seviyesi (1 5) : 3 (Tecrübeli Kullanıcı) GĐRĐŞ Mal alımı ve/veya satışı yapan işletmelerin gelecekte yapacakları alım veya satışlara hazırlık amacıyla teklif mekanizması devreye alınabilir. Bu düzenek, alım veya satış öncesinde bir teklif sunulması, söz konusu teklifle ilgili görüşmelere bağlı olarak miktar ve tutarların revize edilmesi ve nihai olarak onaylanan teklifin siparişe dönüştürülmesi aşamalarını kapsar. Bahsi geçen teklif yöntemleri hem alım hem de satış işlemleri için kullanılabilmektedir. Özellikle yüklü miktar ve bedellerde mal alımı yapan ve alım işlemleri sırasında ilgili malların tedarikçileriyle fiyat, ödeme şekli, teslim süreci vs. kavramlar üzerinde ayrıntılı görüşmeler yapıp bu bilgileri saklayan ve her iki tarafın da onayından sonra alım sürecini başlatan işletmeler için başarılı bir çözümdür. Bu süreç, satış yapan işletmeler için de aynen geçerlidir ve tedarikçi durumundaki bir işletme, müşterilerine çeşitli satış teklifleri verebilir, bu tekliflerin geçirdiği revizyonları izleyebilir ve onaylanmış teklifleri siparişe, oradan irsaliye ve faturaya dönüştürerek satış faaliyetlerini sürdürebilir. Teklif süreci, sipariş öncesi hazırlık aşaması gibi değerlendirilebilir. Tedarikçi ile müşteri arasında bu süreçte yapılan görüşmelerin kayıt altına alınmasına yardımcı olur. Kullanıcı, herhangi bir teklifin geçirdiği değişiklikleri (fiyat, miktar, teslim tarihi ) ve bu değişiklikler sırasında alınmış notları (açıklamalar) izleyebilir ve ilgili teklif hakkında daha detaylı bilgiye kavuşur. Birden çok teklif eş zamanlı olarak izleniyor olabilir. Gruplanabilir nitelikteki teklifler (Aynı tedarikçiden aynı stokun birden çok teklifle istenmiş olduğu durumlar gibi) onaylama sürecinde birleştirilebilir. Teklifte belirtilen bir stok, önceden kararlaştırılmış zaman aralığı ve teslim miktarlarına göre parçalı olarak siparişe dönüştürülebilir. Bu yazıda belirtilmiyor olsa dahi şirket içi departmanlardan üretimde kullanılmak üzere veya işletme faaliyetlerinde sarf edilmek üzere çeşitli hammadde, malzeme veya ürün talepleri alınabilir ve onay mekanizmasından sonra tekliflere dönüştürülebilir. NOT: Bu yazıda açıklanan ve tekliflerle ilgili düzeneklerin mevcut ticari programlarınızda geçerli olabilmesi için Talep/Teklif modülünün lisanslanmış olması gerekir. Lisanslama işlemleri için yazılım destek hizmeti aldığınız iş ortağımız ile görüşünüz. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 1

HAZIRLIKLAR Teklif adımlarını kullanmaya başlamadan önce aşağıda belirtilen başlıklardan hangilerine gereksinim duyuluyor ise açıklanan yönteme göre ilgili özellik devreye alınır. Teklif işlemleri için hazırlık aşamasında verilen bu başlıkların tümüne ihtiyaç duyulmuyor olabilir. Teklif işlemlerinin alım/satış işlemlerinin hangisi veya hangilerinde kullanılacağı, word belgesi dökümü alınıp/alınmayacağı, alım ya da satışlarda döviz kullanılıp kullanılmadığı gibi faktörlere göre aşağıda belirtilmiş olan seçimlerden uygun olanlar işaretlenir ya da boş geçilebilir. ALIM TEKLİFİ VE ALIM SİPARİŞİ DÜZENEKLERİNİ KULLANIMA AÇMAK Alımlara ilişkin teklif bilgilerinin girilebilmesi ve gerekli onaylama/red işlemleri sonrasında alım siparişine dönüştürülmesini sağlayacak adımların kullanıma açılması için alım parametrelerinde aşağıdaki işaretlemeler yapılır. Alım Parametreler Alım Genel Parametreleri Bu işaretleme sonrasında şekilde gösterilen menü adımları devreye girer. İlgili parametrenin açıklaması aşağıda verilmiştir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 2

WORD DÖKÜM İŞLEMLERİNİ KULLANIMA AÇMAK Teklif ve siparişlerin Word dökümü yapılacak ise Word dökümlerinin bulunduğu disk ana bölümü ve teklifler sırasında kullanılacak olan örnek Word belgesi belirtilmelidir. Genel Parametreler Ticari Genel Parametreler Burada belirtilen adresler ana bölümdür. Eğer bir işletmede çok sayıda kullanıcı bulunuyor ve bu bilgilerin ortak bir adresten erişilebilir olması isteniyorsa bu durumda ana makine üzerinde PARALOG paketinin kurulduğu dizin altında yeni bir dizin oluşturulur ve paylaşım verilir. Kullanıcılar ilgili teklif dosyalarını (Word belgesi) okuyabilir, düzenleyebilir ve yeni teklif dosyaları oluşturdukça bu adreste saklayabilirler. NOT: Ana makine üzerinden verilecek paylaşımlar için varsayılan olarak P: sürücüsü tanımlanmıştır. Ana makine üzerinde PARALOG adıyla paylaşılan dizin altında Teklif isminde bir alt klasör oluşturulur ise ana makineye ağ üzerinden erişen tüm kullanıcılar bu alt klasöre P:\Teklif şeklinde erişebilir. Word dosyalarına erişmesi istenen kullanıcılara yetki verilir ve bu kullanıcılar için Word Döküm Ana Bölümü: P:\Teklif girilirse söz konusu kullanıcıların herhangi biri tarafından oluşturulmuş Word belgesi biçimindeki teklifler diğer kullanıcılar tarafından da görülebilecektir. NOT: Bu şekilde verilecek bir paylaşımla tekliflerle birlikte siparişler ve diğer word dökümlerinin de ilgili kullanıcılara açılmış olacağı unutulmamalıdır. Teklif Word Dökümü Teklifler bir word belgesi olarak dökülecek ise bu dosyanın adı aşağıdaki gibi belirtilir. Alım Parametreler Talep&Teklif Parametreleri Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 3

AlımTeklif.doc ismindeki dosya Microsoft Word ile düzenlenebilir ve şirket logosu ve iletişim adresi gibi bilgiler eklenerek o işletmeye özel bir form şekline getirilebilir. Oluşturulacak her yeni teklif, burada belirtilen dosya esas alınarak oluşturulacaktır. Sipariş Word Dökümü Teklifler siparişe dönüştürülüyor ve dönüşüm sonrası siparişin bir Word dökümü alınıyorsa bu dosyanın adı aşağıdaki gibi belirtilir. Alım Parametreler Talep&Teklif Parametreleri Sipariş Word dosyası da Microsoft Word programı ile düzenlenerek şirkete özel bir form hazırlanabilir. Detay Tablo No sahası ilgili Word belgesinin birden çok tablo içermesi durumunda kaçıncı tablonun detay bilgiler için kullanılacağını belirtir. Varsayılan sipariş Word dosyasında sadece bir tane tablo bulunduğundan ilk tablonun kullanılacağını belirtmek üzere Detay Tablo No = 1 olarak atanmıştır. Word belgesinde birden çok tablo olsaydı ve detayların yazılacağı yukarıdan aşağı üçüncü sırada olsaydı Detay Tablo No = 3 verilecekti. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 4

SATIŞ TEKLİF, SİPARİŞ ADIMLARI İLE WORD DÖKÜMLERİNİ KULLANIMA AÇMAK Satış işlemleri sırasında teklif oluşturma ve tekliften siparişe dönüşüm yöntemleri kullanılacak ise teklif bilgilerinin girilebilmesi ve onaylanan tekliflerin satış siparişine dönüştürülmesini sağlayacak adımlar kullanıma açılır. Satış Parametreler Satış Genel Parametreleri İlgili parametrenin açıklaması aşağıda verilmiştir. Bu işaretleme sonrasında şekilde gösterilen menü adımları devreye girer. Teklif parametreleri bölümünde ise Teklif Dosyası belirlenir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 5

İSTEĞE BAĞLI DİĞER EK ÖZELLİKLER Döviz, Takip No ve Plasiyer gibi özellikler de teklif ve sipariş işlemlerinde kullanılabilir. Dövizli İşlemler, Takip No ve Plasiyer Kullanımı Genel Parametreler Ticari Genel Parametreler Bu işaretlemelerle birlikte dövizli alınıp satılan mallar için satırda döviz tipi seçilebilir, Takip Numarası belirtilebilir. Siparişlere dönüşen teklifler için plasiyer seçimi yapılabilir. Alt Hesap Kullanımı Cari hesaplarla çalışırken farklı alt hesaplar arasından seçim yapmak, aynı cari hesap için hem TL hem de dövizli işlemler yapabilmek gibi çeşitli kolaylıklar devreye girer. Alt Hesap, teklif ve sipariş ekranlarında fiş başlığında seçilebilmektedir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 6

Stok Ek Özellikleri (Hareket Detayı, LOT No, Seri No, Ambalaj Cinsi, Model, Renk ) Stok Parametreler Stok Genel Parametreleri Stoklara ait yukarıda belirtilen ek özelliklerin bazıları (ambalaj cinsi, model, renk, en, boy, yükseklik gibi) teklif sırasında belirtilmesi gerekebilecek türden bilgiler arasındadır. Fakat diğer ek özelliklerin birçoğu teklif aşamasındaki stoklar için anlamlı değildir. Örneğin LOT numarası veya Seri No bilgisinin teklif sırasında belirtilmesi gerektiği düşünülse dahi henüz bu malların üretimine başlanmamış, ithal edilen bir ürün ise sevkiyat, gümrük vb. işlemler nedeniyle henüz satıcının eline dahi geçmemiş olabilir. Buna benzer özelliklerden biri de araç şasi numarası bilgisidir. Henüz teklif aşamasında bulunan bir araç alım/satım işleminde hangi şasi numaralı araç için teklif verildiğinin bir önemi yoktur. Burada sayılan ek özelliklerin birçoğu siparişe dönüşüm aşamasından itibaren anlam kazanır. ÇOKLU ŞUBE ve LOG KULLANIMI Genel Parametreler Stok Genel Parametreleri Bir işletmenin birden fazla şubesinin bulunduğu durumlarda her bir şubenin teklif ve siparişlerinin diğer şubelerden bağımsız olarak izlenmesi istenir. Bununla birlikte hangi kullanıcının hangi kayıtları oluşturduğu, değiştirdiği veya sildiği gibi bilgilerin de programda izlenebilmesi amacıyla LOG kullanımı da açılabilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 7

Bu işlemler sonrasında fiş giriş ekranlarında kullanıcıdan şube seçmesi istenecektir. Kullanıcılar, yetkileri çerçevesinde ilgili fişin hangi şube için oluşturulacağını belirler. Fiş listelerinde ilgili fiş hareketlerinin oluşturulması, düzenlenmesi, silinmesi gibi eylemlerin hangi kullanıcılar tarafından ve ne zaman gerçekleştirildiği bilgisini sorgulamak üzere LOG bilgilerine erişim butonu sağlanır. Kullanıcı Yetkileri Program menülerinden Ayarlar/Güvenlik/Kullanıcılar komutu verildiğinde kullanıcı tanımlama ekranına ulaşılır. Ayrıca kullanıcıların hangi adımlara girebileceği, hangi aralıktaki verilere erişebileceği de Ayarlar/Güvenlik/Roller seçeneği ile belirlenebilmektedir. Kullanıcı tanımlama ekranında normal bir kullanıcı için hangi şubeye bağlı olarak çalışacağı, diğer şubelere ait verilere erişip erişemeyeceği ve çeşitli adımsal ve içeriksel kısıtlamalardan hangilerine tabi olacağı belirlenir. Bu kısıtlamalardan biri de Tekliflerde Onaylama Yapamaz seçeneğidir. İşaretlendiğinde ilgili kullanıcı, teklifleri görebiliyor olsa dahi onaylama işlemi yapamaz. Bu bölüme kadar bahsedilen parametre ayarlarından bazıları işletmenin çalışma biçimine ve gereksinimlerine göre kullanılabilir ve ihtiyaç duyulmayan parametreler kapatılabilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 8

TEDARİKÇİLER Alım teklifleri oluşturma işlemi sırasında stokların hangi tedarikçiden temin edilebileceği bilgisi programa girilir. Tedarikçi, teklifte belirtilen stokların satıcısı olan firmadır. Programda cari hesap olarak tanımlanmış firmalardan seçim yapılabileceği gibi ayrıca bir tedarikçi listesi de oluşturulabilir. Alım Tedarikçiler Stok Tedarikçileri Bu rapor, hangi stokların hangi tedarikçilerden temin edilebileceğinin dökümünü verir. Hangi stokların hangi tedarikçilerden temin edilebileceği bilgisi raporlanmıştır. Rapor sahaları arasına planlamaya ilişkin sahalardan ilgili tedarikçinin karşılama yüzdesi, temin süresi, en az tedarik edilebilecek miktar ve kayıt sayısı gibi bilgiler de eklenebilir. NOT: Tedarikçisi olmayan stokları raporlamak üzere Tedarikçi Durumu seçeneği değiştirilebilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 9

Eğer programda ilk defa tedarikçi kavramı kullanılmaya başlanmış ise tedarikçi bilgileri toplu olarak işlenebilir veya Excel den yüklenebilir. Bu amaçla geliştirilmiş Stok-Tedarikçi Toplu Eklemesi ve Stok-Tedarikçi Excel Yüklemesi adımlarına ilişkin ekran görüntüleri aşağıda verilmiştir. Tedarikçi Stok Eklemesi Bu pencerede yapılacak veri girişleri ile sol bölmede listelenen tedarikçilerden sağ bölmede listelenen stokların temin edilebileceği belirtilmiş olur. Tedarikçi ekleme işlemine ait açıklama ekranı aşağıdaki gibidir. Yükle butonu kullanılarak cari hesaplardan ve stoklardan seçim yapılarak grid sahaya bilgi girişi yapılabilir. Örneğin, STOK 1,STOK 3,STOK 8 ve STOK 9 un satın alınabileceği tedarikçiler Tedarikçi 2, Tedarikçi 3 ve Tedarikçi 5 firmalarıdır şeklinde bir tanımlama yapılarak kaydedilebilir. (Birden çok stok için birden çok tedarikçi bilgisi girilebilir.) İşlem tamamlandığında toplam kayıt adedine (3 tedarikçi x 4 stok = 12 kayıt) bağlı olarak 12 adet kayıt yazıldı şeklinde bir bilgi mesajı gösterilecektir. NOT: Tedarikçiler programda tanımlanmış cari hesaplardır. Eğer cari hesaplar için grup kodu kullanılmış ve tüm tedarikçiler için örneğin TED gibi bir grup kodu verilmiş ise Yükle butonundan sonra açılacak cari hesap listesinde Seçimler bölümüne giderek grup kodu TED olanlar gösterilsin denilebilir. Bu durumda yalnızca tedarikçi cari hesapların listesi ekrana gelecek ve seçim yapma işlemi kolaylaşacaktır. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 10

Excel den Yükleme (Stok Tedarikçileri) Excel den toplu bilgi yüklemesi için kullanılan ekran ise aşağıdadır. İçinde Stok kodu, tedarikçi kodu, karşılama oranı, temin süresi ve en az sipariş miktarı gibi bilgiler içeren bir Excel çalışma kitabı var ise bu çalışma kitabındaki bilgiler toplu olarak programa işlenebilir. NOT: Excel den yapılacak yükleme işleminde, ilgili Excel çalışma kitabında bulunan cari hesaplar ve stok kodlarının programda daha önce tanımlanmış olmaları gerekmektedir. Burada yapılacak toplu yükleme işlemine benzer biçimde cari hesap listesi veya stok kod sıralı listeye gidilerek ilgili cari hesaplar ya da stok tanımlamaları Excel den toplu olarak yüklenebilir. GENEL BĐLGĐLER Teklif işlemleri alım ve satış teklifi olmak üzere ikiye ayrılır. Kullanım şekli itibariyle benzerlikler içeren alım ve satış teklifleri, onaylandıktan sonra bağlı bulunduğu türden bir siparişe çevrilir. (Alım teklifi alım siparişine, satış teklifi ise satış siparişine dönüştürülür.) Teklifler için çeşitli durum kodları söz konusudur. Beklemede, Onaylandı ve Reddedildi gibi çeşitli kodlama türlerinden istenilen sayıda oluşturulabilir ve her bir teklif için bir durum belirlemesi yapılabilir. Bir teklif çeşitli nedenlerden dolayı birkaç kez revize edilebilir. Teklifte geçen stokların miktarları, teslim tarihleri ve ödeme şekli gibi unsurlar değiştirildiğinde önceki hali de görülebilecek şekilde revizyon bilgileri saklanır. Teklifler sadece yetki verilen kullanıcılar tarafından onaylanabilir, beklemeye alınabilir, reddedilebilir ve siparişe dönüştürülebilir. Tekliflerde toplam miktarın tek seferde sevk edilmesi yerine belirli zaman aralıklarıyla parçalı olarak tedarik edileceği belirtilebilir. Teklifler devre dışı bırakılabilir/aktifleştirilebilir, kapatılabilir/açılabilir, kontrol tarihi verilerek belli bir tarihten önceki teklif kayıtlarının yanlışlıkla değiştirilmesi veya silinmesi önlenebilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 11

HIZLI TUR ALIM TEKLİFLERİ Alınması planlanan stoklarla ilgili süreci izlemek üzere programda oluşturulmuş tekliflerdir. Alım Teklifi Kaydı Yeni bir alım teklifi oluştururken gerekli olan stok tanımı ve bu stokun alımıyla ilgili teklifin iletileceği tedarikçiler programda tanımlı olanlar arasından seçilir. Eğer henüz tanımlanmamış bir stok veya sistemde kaydı bulunmayan bir tedarikçi için teklif oluşturulması gerekiyorsa bu bilgiler teklif oluşturma işlemi sırasında da tanımlanabilir. Bu kullanım tekniği Derece Yazılım ürünlerine esneklik kazandırmaktadır. Alım Teklif Teklifler Teklifler programda fiş hareketi olarak girilmektedir. Listede görünen kaydın oluşturulduğu ekran aşağıdadır. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 12

Görüldüğü gibi teklif ilk kez oluşturulurken minimum miktarda bilgi girilebilmektedir. Bu bilgiler sonradan tamamlanabilir ya da önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapılabilir. Yapılacak bu bilgi ekleme ve değişiklik işlemlerine revizyon denilmektedir. Revizyon Sayısı = 1 olması bu teklifin ilk defa oluşturulan yeni bir teklif olduğunu gösterir. Alım Teklifi Revizyonu Daha önce girilmiş olan bir teklif üzerinde çeşitli değişiklikler yapılmış ise bu değişikliklerin ilk girilmiş olan orijinal teklifte bulunan bilgileri ezmemesi amacıyla revizyon kavramından yararlanılır. Revizyon, ilgili teklif üzerinde değişikliğe neden olur fakat önceki halinin de saklı kalmasını sağlar. Böylece bir teklifin geçirdiği aşamalar geri dönük olarak takip edilebilir. Önceden kaydedilmiş bir teklif seçilir ve değiştir butonuna basılırsa aşağıda görüldüğü gibi ilgili teklife önceden girilmiş bilgiler ekrana gelir. İlk kayıt sırasında fiş başlığında bulunmayan bir onay kutusu da görülmektedir. Yapılan bu değişiklik, teklif değerlendirme ekranında aşağıdaki gibi görünecektir. Alım Teklif Bekleyen Teklif Değerlendirmesi Teklif değerlendirme ekranında stoklar bazındaki listeden ilgili tedarikçi satırı seçildiğinde Tüm Revizyonlar bölümüne göz atılırsa bu teklifin geçirdiği değişimler görülebilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 13

Revize edilebilecek bilgilerin Miktar, Teslim Tarihi, Fiyat, Neden bilgisi ve Açıklama gibi sahalardan oluştuğu görülmektedir. Tedarikçi, Stok kodu veya fiş başlığında bulunan diğer sahalarda yapılacak değişiklikler ise revizyon olarak kabul edilmemektedir. Örneğin fiş başlığında bulunan tedarikçi yerine farklı bir tedarikçi seçilmiş ise bu fişte geçen tüm stokları etkiler. Bu bir revizyon olmaktan çok fişin tamamen değişmesi anlamına gelir. Revizyon sadece teklif fişinin değiştirilmesi şeklinde yapılmaz. Değerlendirme sırasında da revizyon gerekiyor olabilir. Bu durumda Tekil Değiştir, Fiş Değiştir butonları ile ilgili teklif satırı veya bu satırın geçtiği teklif fişi düzenlenebilir. butonuna basıldığında aşağıdaki ekran açılır. Kullanıcı, bu ekranda miktar, teslim tarihi, fiyat, neden kodu ve açıklama gibi sahalarda değişiklik yapabilir. butonuna basılarak ilgili kaydın bulunduğu fişe erişilebilir. Kullanıcı, bu pencerede gerekli değişimleri yapar ve bu değişiklikler bir revizyon olarak saklanacak ise Yeni Revizyon olarak Kaydet seçeneğini işaretler ve kaydı tamamlar. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 14

Teklif Nedenleri Tekliflerin değerlendirilmesi sırasında çeşitli durum kodları kullanılarak bir tür etiketleme işlemi yapılır. Bu etiketlere bakılarak teklif hala bekliyor ise bunun nedeni anlaşılabilir. Programda bu amaçla geliştirilmiş olan neden kodlarından yararlanarak hangi teklifin ne amaçla beklemede olduğu (satıcıdan teslim tarihi onayı bekleniyor, fiyat indirimi talep edildi, diğer tekliflerle karşılaştırılacak, anlaşma imzası eksik ) kodlanabilir. Teklif nedeni oluşturma penceresi aşağıda verilmiştir. Açıklamada da belirtildiği gibi tanımlanan neden kodları hem alım hem de satış tekliflerinde ortak olarak kullanılabilmektedir. ALIM TEKLİFLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Kaydedilen tekliflerin değerlendirmesinin yapıldığı bölümdür. Alım Teklif Bekleyen Teklif Değerlendirmesi Bekleyen Teklif Değerlendirmesi ekranına girildiğinde başlangıçta pencere boş olarak gelir. Bekleyen tekliflerden hangilerinin ekrana getirileceğini Seçimler butonu belirler. Kullanıcı, herhangi bir seçim aralığı belirtmeden Başlat butonuna basacak olursa o anda beklemede olan tüm teklifler ekranda listelenir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 15

Teklifler öncelikli olarak stok kodlarına göre gruplandırılmış biçimde ekrana gelir. Aynı stok için farklı tedarikçilere verilen teklifler ise bir alt seviyede gösterilir. Stok kodu ve tedarikçisi aynı olsa dahi teslim tarihleri birbirinden farklı olan teklifler de ayrı satırlarda gösterilecektir. (Bkz. STK002) NOT: Eğer model, renk gibi çeşitli ek özellikler belirtiliyor olsaydı her bir stokun farklı modeli ve rengi için ayrı ayrı satırlar listelenecekti. Teklif satırlarından seçili olanının hangi revizyonlardan geçtiği ise aynı pencerenin alt bölümünde gösterilmektedir. Revizyon işlemi, miktarın değiştirilmesi, fiyatın belirlenmesi veya değiştirilmesi, teslim tarihinin öne veya ileri alınması ya da durum kodu değiştirilerek bir açıklama girilmesi şeklinde olabilir. DİKKAT Bu pencerede listelenen teklifler henüz bekleme aşamasında olan tekliflerdir. Onaylanmış ya da reddedilmiş olan teklifler bu pencerede listelenmeyecektir. Teklif Değerlendirme İşlemi Bir teklif müşteri ile tedarikçi arasında ardı ardına yapılan görüşmelere bağlı olarak birçok kez revize edilebilir. Hala beklemede olan tekliflerin hangi aşamada olduğu ve bekleme nedeni de bilgi olarak işlenebilmektedir. ÖRNEK STOK 1 için Tedarikçi 5 ten fiyat alınmış fakat henüz teklif onaylanmayıp imza bekliyor olsun. PROGRAM ÇÖZÜMÜ Öncelikle teklif listesinde bulunan seçimler butonuna basılarak STOK 1 ve Tedarikçi 5 seçilir. Seçim aralığı değiştirilerek yeniden liste alındığında aranılan teklif satırı ekrana gelir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 16

Seçilen teklif satırı için Tekil Değiştir butonuna basılır. Tedarikçi tarafından bildirilen birim fiyat, Fiyat sahasına girilir. Son fiyatın 0,00 TL olması bu teklif için daha önce hiç fiyat verilmediği anlamını taşır. Neden Kodu sahasına ise teklifin imzalı onayının beklendiğini belirtmek üzere uygun bir teklif nedeni seçilerek getirilir. NOT: Eğer daha önce tanımlanmamış bir teklif nedeni yazılacak ise Neden Kodu sahasındayken Teklif Nedenleri listesine F6 tuşu ile erişilebilir, yeni kayıt oluşturulur, seçilerek yeniden bu ekrana dönülebilir. Eğer ihtiyaç duyuluyorsa son girilen açıklama da değiştirilebilir. Bu değişiklik sadece yeni revizyonu etkiler. Daha önce girilmiş olan bilgiler sistemde saklı tutulacaktır. Rev. 1 (Yeni revizyon yapılacak ) ifadesi, bu teklifin daha önce sadece 1 kez revizyon numarası aldığını (ilk kayıt sırasında) ve bu ekranda yapılacak değişiklikler kaydedildiğinde yeni bir revizyon numarası (2 olacaktır) ile saklanacağını belirtmektedir. Bilgiler kaydedilir ve değerlendirme ekranına dönülürse sonuç aşağıdaki gibi olacaktır. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 17

ÖRNEK 2 Aynı teklif satırında bu kez fiyat, teslim tarihi, bekleme nedeni ve açıklama bilgilerinin tümü değişsin. Bu bilgiler kaydedildiğinde; Yeni bir revizyon satırı oluşur. NOT: Revizyon sayısına sınırlama getirilmemiştir. Kullanıcı, ihtiyaca göre dilediği sayıda revizyon yapabilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 18

TEKLİFLERİN YAZDIRILMASI Revizyonlarla son şeklini almış olan bir teklif artık onaylanmak üzere tarafların bilgisine sunulacaktır. Teklifi veren ve kendisine teklif sunulan her iki taraf da ortada yazılı bir sözleşme olmasını isteyebilir. Bu ihtiyacı karşılayacak belge, Word dökümü biçiminde programdan alınabilir. Teklifleri Word belgesine çevirmek üzere aşağıda görülebileceği gibi Alım Teklifi Listesi nin görev bölmesinde, Yazdır başlığı altında bulunan Teklif Word Dökümü komutundan yararlanılır. İlgili Word belgesi, Genel/Parametreler/Ticari Genel Parametreler adımında Diğer sekmesinde bulunan Word Döküm Ana Bölümü sahasında belirtilmiş olan klasördeki AlimTeklif.doc adındaki şablon dosyanın program tarafından verilerle doldurulması sonucunda elde edilecektir. Örnekte görülen AlimTeklif.doc dosyasında #...# işaretleri arasında belirtilmiş olan isimler program tarafından verilerle doldurulur. Teklif verilen firmanın kodu ve adı birleştirilerek #BIRUNVAN# sahasına yazdırılırken, teklifin detaylarında bulunan stok kodu, adı, miktarı, birimi, fiyatı ve bedeli ile bunlara ait toplamlar ilgili tabloya gelecektir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 19

Teklifin dökümünü almak üzere görev bölmesindeki ilgili komuta tıklandığında aşağıdaki ekran açılır. Bu ekranda bulunan [?] açıklama butonu şu bilgileri içermektedir: Başlık, detay bilgiler ve dip kısım olarak adlandırılabilecek belge bölümlerine hangi sahaların yazılabileceği açıklamada verilmiştir. Örneğin fiş başlığında nakliye şeklinin de gösterilmesi isteniyorsa AlimTeklif.doc dosyası Microsoft Word programı ile düzenlenerek nakliye şeklinin belgede nereye yazdırılacağı belirtilir ve ardından program tarafından oluşturulacak veri için belgenin içinde uygun bir bölüme Nakliye Şekli: gibi bir başlık atılır. Ardından, program tarafından ilgili tekliften okunarak belgeye aktarılacak olan nakliye şekli bilgisinin yazılması istenen yere de #NAKLIYESEKLI# saha adı girilir. Hangi sahaların ne anlama geldiği açıklama butonunda verilmiştir. Yazdırma sonrası oluşan teklif formu şekildeki gibidir. #...# işaretleri arasında bulunan özel saha isimlerinin her biri program tarafından okunarak uygun verilerle değiştirilmiştir. AlimTeklif.doc dosyası işletmenin kendine özgü tasarlayabileceği, içeriğinde hangi verilerin ne şekilde görüneceğini belirleyebildiği örnek bir dosyadır. Bu dosya yeniden tasarlanarak işletmeye ait bir logo, ayrıntılı adres bilgileri, telefon ve faks numaraları gibi pek çok bilgi eklenebilir. Sabit yazılar ve program tarafından doldurulacak olan değişkenlerin yazıtipi, hizalama ve efekt gibi özellikleri değiştirilebilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 20

TEKLİFLERİN ONAYLANMASI / REDDEDİLMESİ Herhangi bir teklifin onaylanmış bir teklif haline dönüşebilmesi için tarafların (tedarikçi ve müşteri) her ikisinin de kabulü gerekir. Bu süreçte yazılı evrak kullanımı yaygındır. Programda elde edilen word dökümü bu amaçla kullanılabilir. Müşteri tarafından hazırlanarak tedarikçiye gönderilen Word dökümünde ilgili stok, miktarı, fiyatı, teslim tarihi gibi bilgilerin alt kısmı taraflarca konulacak ek maddelerle birlikte kaşelenip imzalanarak bir sözleşmeye çevrilebilir. Bekliyor, Onaylandı, Red Onaylama sürecinde birden çok yöneticinin kabulü gerekiyor olabilir. Bu durumda son onay verilinceye kadar ilgili teklif hala beklemede demektir. Buna göre, ara seviyelerdeki her bir yönetici onayı için teklif nedenleri tanımlanır ve bu teklif nedenlerinin tümü Bekliyor tipinde olacaktır. Son onayı verecek olan yönetici için açılacak teklif nedeni Onaylandı tipinde olmalıdır. Eğer ara seviyedeki yöneticilerden herhangi biri için oluşturulacak teklif nedeni Bekliyor değil de Onaylandı tipinde olursa program ilgili teklifi değerlendirme ekranına almayacağından onay zinciri tamamlanamamış olur. Satın Alma Şefi (B) Finans Md. (B) Genel Koord.(B) Genel Md. (O) Satınalma Şefi, Finans Müdürü ve Genel Koordinatör programda Bekliyor tipinde tanımlanmış onay kodlarını kullanırken Genel Müdür, programda Onaylandı tipindeki kodu kullanır. Ara seviyelerdeki yöneticilerden her biri ve son değerlendirme yapan yönetici de dahil olmak üzere ret cevabı için tek bir teklif nedeni kullanabilir. Bu teklif nedeni Red tipinde olacaktır. Eğer reddedilme nedenleri de çeşitli şekillerde sınıflandırılabiliyor ise bu durumda Red tipinde birden çok teklif nedeni tanımlanabilir ve değerlendirme yapan yönetici neden reddettiğine dair bilgiyi de bu yolla ifade etmiş olur. Satın Alma Şefi (B) (R) Finans Md. (B) (R) Genel Koord.(B) (R) Genel Md. (O) (R) (B: Bekliyor, R:Reddedildi, O:Onaylandı anlamındadır.) Tekil Onay/Red Değerlendirme ekranındaki teklif satırlarından sadece biri seçilir ve Tekil Değiştir butonu ile neden kodu verilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 21

Teklifin Neden Kodu listesine girilir. Listeden, tipi Onaylandı veya Red olan kodlardan biri seçilir. Kabul edildi isimli teklif nedeni Onaylandı tipinde tanımlanmıştır. Bu işaretleme sonrasında teklif değişikliği kaydedilerek geri dönüldüğünde onaylanan veya reddedilen teklifin artık listede bulunmadığı görülür. Onaylanan veya reddedilen teklifleri görmek için teklif listesine bakılır. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 22

Çoklu Onay/Red Değerlendirme ekranındaki teklif satırlarından topluca onaylanacak veya reddedilecek olanlar Ctrl ve fare tıklamaları ile işaretlenir. Ardından, Çoklu Onay/Red butonuna basılır ve kod seçilir. PARALOG, seçilmiş olan satırlardaki teklifler hangi fişlerde bulunuyor ise ilgili fişlerdeki onay sahasına, seçilen kodu işler. Bu örnekte 3 adet teklif satırı bulunmaktaydı. Bu teklif satırlarının iki tanesi aynı fişte bulunuyor olduğundan program 2 adet fişin değiştirildiğini bildirdi. İşlem başlatıldığında seçilen neden kodu, işaretlenen tekliflerin tümüne birden uygulanır. NOT: Listeden seçilecek olan onay kodu RED veya KABUL tipinde olmalıdır. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 23

Bu örnekte reddetme işlemi yapılmıştır. Reddedilen teklifler ekranda kırmızı renkle gösterilir. Onay veya iptal edilmiş olan teklifler bulundukları fişlerde aşağıdaki gibi görünürler. Burada verilen yöntemler, son onay veya red işlemleri için geçerlidir. KADEMELİ ONAY Birden çok yönetici tarafından onaylama yapılacak ise daha önce de açıklandığı gibi son onay öncesindeki tüm seviyeler için ana tipi Bekliyor olan neden kodları kullanılır. Sadece son seviyedeki onay için tipi Onaylandı olan neden kodu kullanılır. SATIŞ TEKLİFLERİ Satış tekliflerinin oluşturulması, word dökümünün alınması, bekleyen teklif değerlendirme işlemleri ve onay mekanizmasının yürütülmesi aşamaları alım tekliflerinde belirtilen usullere göre yürütülür. Satış tekliflerinde alım tekliflerinden farklı olarak tedarikçi yerine müşteri seçimi yapılır. Satış teklifini veren firma tedarikçi konumunda olacağından satış menüsünde Tedarikçi adımı kaldırılmıştır. Satış tekliflerinde şirket içinde onay mekanizması yine kademeli olarak işletiliyor olabilir. Bir teklifte geçen stoklar, fiyatları, miktarları ve teslim tarihleri satış departmanı tarafından yapılan ön çalışma ile oluşturulduktan sonra, üretim şefi, planlama müdürü, muhasebe ve finans müdürü gibi çeşitli birimlerin sorumluları tarafından farklı açılardan değerlendirmeye tabi tutulabilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 24

Üretim şefi, böyle bir stokun üretiminin yapılıp yapılmayacağını; planlama müdürü, belirtilen tarihe yetiştirilip yetiştirilemeyeceğini, muhasebe ve finans müdürü ise bu müşterinin cari hesap risk durumunu, geçmiş dönemden sarkan borcu olup olmadığını inceler ve görüş bildirebilir. Tüm bu ön onaylar alındıktan sonra müşteriyle yapılan görüşmeler sonucunda ortaya çıkan yeni revizyonlara göre teklif değerlendirmesi süreci yinelenebilir. Müşterinin talep etmesi durumunda satış sorumlusunun yetkilerini aşan oranda bir iskonto yapılması söz konusu olduğunda bu teklifin daha yetkili bir yönetici tarafından değerlendirilmesi de gerekebilir. KADEMELİ ONAY olarak nitelendirilebilecek bu süreçlerin tümü için alım tekliflerinde de anlatıldığı gibi BEKLİYOR tipinde teklif nedenlerinden yararlanılabilir. Hangi kullanıcıların teklif onaylama yetkisinin olduğu ya da olmadığı programda belirlenebilmektedir. SATIŞ TEKLİF GİRİŞİ Satış Teklif Teklifler Satış temsilcisi, yukarıda görüldüğü gibi müşteriye yeni bir teklif hazırlayarak gönderebilir. Satış tekliflerinde de tıpkı alım tekliflerinde olduğu gibi Takip No, Model, Renk, En, Boy, Yükseklik gibi kavramlar kullanılıyor olabilir. Bu bilgiler daha sonra siparişe ve oradan da daha üst seviyedeki irsaliye ve faturaya kadar transfer edilerek gidecektir. Satış tekliflerinde LOT numarası ve Seri Numarası gibi bilgilerin girilmesi anlamsızdır. Bu nedenle grid sahadan bu kolonlar çıkarılmıştır. Eğer müşteriye belli bir LOT numarası, Seri No veya Şasi Numarasına sahip stokun rezervasyonu yapılacak ise bu işlem için sipariş adımları kullanılmalıdır. Teklifler stok rezervasyonu için kullanılamaz. TEKLİFİN DÖKÜMÜNÜN ALINMASI Alım tekliflerinde anlatıldığı gibi programda hazırlanan teklifler Word belgesi olarak dökülebilir. Şablon olarak kullanılacak Word belgesinin adı SatisTeklif.doc olup Genel/Parametreler/Ticari Genel Parametreler adımı Diğer sekmesinde bulunan Word Döküm Ana Bölümü sahasında belirtilen adrestedir. Tüm kullanıcıların ortak bir adresten tekliflere erişebilmesi isteniyorsa ana makine üzerinde ortak kullanılan bir adres verilebilir. Teklifler listesindeyken görev bölmesinden Teklif Word Dökümü komutu verildiğinde şekildeki pencere açılır. Kullanıcı, Word dökümünü çalıştırdığında aşağıdakine benzer bir Word Belgesi program tarafından oluşturulur. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 25

Program, teklif oluştururken aşağıdaki gibi bir dosyadan yararlanır. Bu dosyada belirtilen #...# sahalarına programdan alınan değerler otomatik olarak aktarılır. Teklifin doldurulmuş şekli aşağıdaki gibi görünecektir. Kullanıcı, oluşan bu teklif dosyasını bilgisayarına kaydederek saklayabilir. NOT: Đlgili teklif, yazıcılar listesinden PDF seçilir ve PDF e dönüştürülür ise e-posta yolu ile de müşteriye iletilebilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 26

SATIŞ TEKLİF DEĞERLENDİRMESİ Satış Teklif Bekleyen Teklif Değerlendirmesi Bu adımda beklemekte olan satış tekliflerinin değerlendirmesi yapılır. Seçimler butonudur. Teklif listesinde beklemede olanlardan hangilerinin gösterileceğini belirler. Aşağıdaki gibi bir ekran açılır ve kullanıcı bu ekrandan seçim aralığını belirler. Başlat butonu. Seçimler butonunda belirtilen kısıtlamalara uygun olan teklif kayıtlarını ekrana çağırır. Seçimler ekranındayken de kullanılabilir. Teklif değerlendirme ekranına ilk kez girildiğinde bu ekran boştur. Herhangi bir seçim aralığı verilmeksizin Başlat butonuna basılırsa bekleyen tüm teklifler gösterilir. Bir ya da birden çok satırın işaretlenerek onaylanmasını veya reddedilmesini sağlar. Kullanıcı, işaretlenen teklifler için onaylama veya reddetme işlemini kod seçerek yapar. Kademeli onay var ise her yönetici kendisi için tahsis edilmiş onay kodunu kullanır. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 27

Seçilen satırdaki teklifi revize etmek için kullanılır. Kullanıcı, ekrana gelen bu pencerede teklifle ilgili çeşitli değişiklikler yapar ve açıklama girer. Bu bilgiler kaydedildiğinde aynı teklif için yeni bir revizyon olarak saklanır. Seçilen teklifin bulunduğu fişi açar ve kullanıcı bu fiş üzerinde değişiklik yapabilir. Eğer yapılan değişikliklerin teklifin önceki halini bozması istenmiyorsa Yeni Revizyon Olarak Kaydet seçeneği işaretlenerek kayıt gerçekleştirilir. Teklifler, birçok kez revize edilebilir, onaylanabilir veya reddedilebilir. Tüm bu çalışmalar sonucunda asıl ulaşılmak istenen hedef teklifin SİPARİŞE dönüştürülmesidir. Bir teklifin siparişe dönüşmesi, satış sürecinin başladığı anlamına gelir. Aşağıda, tekliflerin siparişe dönüştürülmesi konusu anlatılmaktadır. SİPARİŞE DÖNÜŞÜM İster alım teklifleri, ister satış teklifleri olsun her iki tür teklifin de sadece onaylanmış olanları siparişe dönüştürülebilir. ALIM TEKLİFLERİNİN SİPARİŞE DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Alım tekliflerinden onaylanmış olanlar siparişe dönüştürülür. Bu işlem iki şekilde yapılabilir. Alım Teklif Onaylanan Tekliflerin Siparişe Dönüşümü Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 28

Teklifler için seçim aralığı verilir. Seçim aralığı verilmediği taktirde tüm teklifler görüntülenecektir. Tekliflerden hangisi veya hangileri siparişe dönüştürülecek ise işaretlenir. İşaretleme sırasında CTRL ve SHIFT tuşları ile fare kullanılabilir. Siparişe dönüştür butonu, seçili durumdaki teklif satırlarını siparişe çevirir. İşlem tamamlandığında oluşan siparişler bilgi olarak gösterilir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 29

Eğer Word Döküm Yap seçeneği işaretlenirse, teklifler siparişe dönüştükten sonra siparişin Word dökümü alınır. Burada AlimSiparis.doc dosyasındaki tanımlamalara göre bir döküm oluşur. Sipariş tarihi, teklifin siparişe dönüştürülmesiyle birlikte sipariş fişine girilmesi istenen tarihtir. Teklifte geçen diğer bilgiler aynen siparişe aktarılmış olacaktır. NOT: Kullanıcı, tekliften siparişe dönüşüm yaptıktan sonra da ilgili siparişleri elle değiştiriyor olabilir. Siparişlerin değiştirilmesi, tekliflerde olduğu gibi revizyon kaydı oluşturmaz. Bu nedenle onaylanmış bir teklifin siparişe çevrilmesinden sonra kaydın elle değiştirilmesini önleyecek tedbirler (Kontrol tarihi girilmesi gibi ) alınmalıdır. Siparişe dönüşmüş olan tekliflerin görünümü ise aşağıdaki gibi olacaktır. Teklif listesinde, siparişe dönüşmüş olan tekliflerin Sip. No kolonunda sipariş numaraları gösterilmeye başlanır. Bu tür fiş kayıtları artık düzenlenemez fakat izlenebilir. Kullanıcı ilgili fişi değiştirmek istediğinde aşağıdaki gibi bir uyarı alır. İlgili sipariş silinirse bu kez teklif yeniden düzenlenebilir duruma dönüşecek ve kullanıcı, teklif üzerinde istediği değişiklikleri yapabilecektir. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 30

Görev Bölmesini Kullanarak Tekliflerin Siparişe Çevrilmesi İkinci yöntem, görev bölmesinde bulunan ve tekliflerin siparişe dönüştürülmesini sağlayan Siparişe Dönüştür komutunu kullanmaktır. Siparişe dönüştür komutu, seçili olan teklif fişini siparişe dönüşebilecek durumda ise dönüştürür. Bir teklifin siparişe dönüşebilme kuralı, içinde en az bir stok için teklif onayı bulunmasıdır. O halde ekran örneğinde de görülen teklif fişindeki iki stok satırından yalnızca onaylanmış olan (reddedilmiş olan satırlar alınmaz!) stok için alım siparişi oluşacaktır. Alım sipariş detaylarında yalnızca teklif aşamasındayken onaylı olan stoklar bulunacaktır. Reddedilmiş olan stoklar için alım teklifi oluşturulamaz. SATIŞ TEKLİFLERİNİN SİPARİŞE DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Onaylanan tekliflerin siparişe dönüşümü için iki ayrı seçenek bulunur. - Satış/Teklif/Onaylanan Tekliflerin Siparişe Dönüşümü adımı - Teklif Listesi ekranında görev bölmesindeki Siparişe Dönüştür komutu Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 31

Onaylanan Tekliflerin Siparişe Dönüşümü Satış Teklif Onaylanan Tekliflerin Siparişe Dönüşümü Satış teklifleri onaylandıktan sonra teklife dönüştürülürken aşağıdaki ekran kullanılır. Kullanıcı, bu ekranda öncelikle hangi teklifleri siparişe dönüştüreceğini belirler. Bu amaçla Seçimler butonundan yararlanır. Seçim aralığı verilir ve filtre çalıştırılır. Ekrana gelen listeden uygun teklif satırları işaretlenir. İşaretleme sırasında CTRL veya SHIFT gibi tuşlar kullanılabilir. Siparişe Dönüştür butonuna basılır. Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 32

Siparişe dönüştürülmüş teklif sayısı bilgi mesajı olarak ekranda gösterilir. NOT: Siparişe dönüşüm işleminde sipariş tarihi, kullanıcının belirleyeceği tarih esas alınarak atanır. Siparişe Dönüştür Komutu Diğer bir yöntem ise teklif listesinde görev bölmesinden Siparişe Dönüştür komutunun çalıştırılmasıdır. Bu adımda, seçilen satış tekliflerinden onaylı olanlar siparişe dönüştürülür. ÖZET Alım ve satış işlemlerinde sipariş adımından önce teklif adımları kullanılabilir. Teklifler çeşitli neden kodları ile işaretlenerek her bir teklifin hangi aşamada olduğu izlenebilir. Teklifler, Word belgesi şeklinde döküm alınarak tedarikçi ya da müşteriye gönderilebilir. Bekleyen teklifler, revize edilir, onaylanır veya reddedilir. Onaylanan teklifler siparişe dönüştürülebilir. Bir teklif üzerinde hangi kullanıcıların ne tür revizyonlar yaptığı programda takip edilebilir. Siparişlerde, ilgili kalemlerin hangi tekliften geldiği görülebilir. NOT: Teklif işlemlerinden önce iç departmanlardan gelen talepler de kullanılabilmektedir. Talep konusu bu yazıda ele alınmamıştır. DERECE YAZILIM HĐZMETLERĐ TĐCARET A.Ş. (Eylül 2009) Derece Yazılım 2009 Teklif Đşlemleri 33