İç Kontrol Standartları EYLEM PLANI (Haziran 2009)
İÇİNDEKİLER AÇIKLAMA. 2 I. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN TEMEL YAPISI VE UYGULAMA ESASLARI. 3 1. İÇ KONTROLÜN TANIMI. 3 1.1. İç kontrolün amaçları 3 1.2. İç Kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları 4 a) Kontrol ortamı 4 b) Risk değerlendirmesi. 4 c) Kontrol faaliyetleri 4 d) Bilgi ve iletişim. 4 e) Gözetim 4 1.3. İç kontrolün Amaçları 4 1.4. İç Kontrolün Özellikleri 4 1.5. İç Kontrolün Temel İlkeleri 4 1.6. İç Kontrol Süreçlerine İlişkin Kontrol ve Yöntemler 6 II. İÇ KONTROL STANDARTLARININ LŞENLERİ 7 1-Kontrol Ortamı Standartları 7 2- Risk Değerlendirme Standartları 7 3- Kontrol Faaliyetleri Standartları 7 4- Bilgi ve İletişim Standartları 7 5- İzleme Standartları 7 III. İÇ KONTROL SİSTEMİNDE SORUMLULUKLAR 8 IV. KURUMUMUZDA İÇ KONTROL SİSTEMİNİN MEVCUT DURUMU BU SİSTEMİN OLUŞTURULMASI İÇİN YAPILACAK ÇALIŞMALAR,ÇALIŞMALARI YÜRÜTECEK GÖREV GRUPLARI VE GERÇEKLEŞTİRME TAKVİMİ 10 EK: EYLEM PLANI 30/130 / 1
AÇIKLAMA 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu da mali yönetim ve kontrol sisteminin daha etkin ve verimli hale getirilmesi için uluslararası standartlara ve Avrupa Birliği Normlarına uygun hale getirilmesi amaçlanmıştır. Kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını, uygulama sonuçlarının değerlendirilerek sürekli iyileşmeye yönelik, yürütülen faaliyetlerde hataların azaltılmasına ve tekrarının önlenmesine yönelik çalışmaların yapılmasını hedeflemektedir. Bu kapsamda Kamu İç Kontrol Standartları; anılan Kanunun 55.maddesinin 2.fıkrası ve İç ve Ön Mali Kontrol Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 5.maddesi gereği Maliye Bakanlığı tarafından Treadway Komisyonu Sponsor Örgütler Komitesi (COSO) modeli, Uluslararası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI) Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde belirlenmiş ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği hazırlanarak, 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Yayınlanan Tebliğde; Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarının en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlanması gerektiği belirtilmiştir. Bu çerçevede, kamu idareleri tarafından görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlerle ilgili belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 Sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve kamu iç kontrol standartlarına uygun olmak ve idareye ilişkin özellikli süreçleri kapsamak zorundadır. Bu doğrultuda İdarelerce gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek Ayrıntılı İç Kontrol Standartları, idarelerin yasal ve idari yapıları, personel ve mali durumları gibi her bir idarenin kendine özgü koşulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen on işgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir. Söz konusu düzenlemeler doğrultusunda bu raporda: 1. İç kontrolün tanımı, 2. İç kontrolün özellikleri 3. İç Kontrolün Genel esasları, 4. İç kontrol alanında Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen standartlar ve 5. İç kontrol sisteminin bileşenleri, 6. İç kontrol sisteminde görevliler ve sorumluluklarına ilişkin genel değerlendirme yapılmaktadır. Ayrıca kurumumuzun iç kontrol sistemi bakımından mevcut durumu ve kurumumuzda kurulacak iç kontrol sistemi standartları ve eylem planı sunulmaktadır. 30/230 / 2
I. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN TEMEL YAPISI VE UYGULAMA ESASLARI 1. İÇ KONTROLÜN TANIMI İç kontrol sistemi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun beşinci kısmında İç Kontrol Sistemi başlığı adı altında tanımlanmıştır. Bu kısımda, iç kontrol sistemine ilişkin olarak; iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve işleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, iç denetim koordinasyon kurulu, iç denetim koordinasyon kurulunun görevleri hususlarına yer verilmiştir. Bu kanun 55-67.maddelerin arasında başlıklar itibariyle iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve isleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi ( ), muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, İç Denetim Koordinasyon Kurulu ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun görevleri hususlarına yer verilmiştir. Kanunun 55.maddesinde iç kontrol; "İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanarak, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemlerin Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemlerin ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenip, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağını, ayrıca Maliye Bakanlığı ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun da sistemlerin koordinasyonunu sağlayarak kamu idarelerine rehberlik hizmeti vereceğini düzenlemiştir. 1.1. İç kontrolün amaçları: Kanunun 56.maddesinde aşağıdaki gibi tanımlanmıştır; - Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, - Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, - Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, - Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, - Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir. Kanunun 57.maddesinde ise, kamu idarelerinin mali yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve mali hizmetler ile ön mali kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; - Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, - Mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, - Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, - Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, - Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması, bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür. Ayrıca 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56, 57 ve 58.maddelerine dayanılarak hazırlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar 31.12.2005 tarihli ve 26040 sayılı 3.mükerrer Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Yönelmeliğin "İç kontrol standartları" başlıklı 5.maddesinde; iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir. 30/330 / 3
1.2. İç Kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları Yönetmeliğin 7.maddesinde bu unsurlar ve genel koşullar beş ana başlıkta aşağıda belirtildiği gibi yer almıştır. a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. 1.3. İç kontrolün Amaçları - Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, - Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, - Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, - Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, - Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. 1.4. İç Kontrolün Özellikleri İç kontrol, mali iş ve işlemlerle sınırlı değildir. En üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının sorumluluğundadır. İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yönetim sorumludur. İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumluluğu aynı değildir. İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir. Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder. 1.5. İç Kontrolün Temel İlkeleri İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. 30/430 / 4
İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. Bu kapsamda; kurumumuzda oluşturulacak olan bir iç kontrol sistemiyle hedeflerimize ve amaçlarımıza ulaşmak için gerek uluslararası standart ve uygulamalar gerekse konuya ilişkin yasal ve idari düzenlemeler uyarınca iç kontrolün; Yalnızca mali kontrolü kapsamadığının, mali kontrol ile birlikte Kurumumuz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler ile birlikte diğer kontrolleri de kapsadığının, Kurumumuzun mali olsun olmasın tüm faaliyet ve işlemlerini kapsadığının, İç kontrolün belli mali işlemler üzerinde gerçekleştirilen ön mali kontrole indirgenmemesi gerektiğinin, Ön mali kontrolü de içine alacak şekilde geniş kapsamlı faaliyet ve süreçlerin tamamını kapsadığının, Amaç değil amaca giden yol olduğunun, sadece prosedür, talimat ve formlardan oluşan doküman yığının değil, kurumumuzun her seviyesinde görev yapan kişilerinde faaliyetlerini kapsayan bir sistem oluştuğunun, Yönetime hedeflere ulaşmaya dair mutlak güvence vermediğinin, sadece ne ölçüde başarılabileceği konusunda makul güvence sağladığının, Süreçlere ilave olarak yapılan işler seklinde algılanmamasının, aksine iç kontrolün süreçlerin bir parçası olarak ele alınması gerektiğinin, Etkili bir şekilde kurulmasının ancak kurumumun çalışanlarının sorumluluklarını ve yetkilerini anladıkları ve etik davranmayı üstlendikleri zaman mümkün olabileceğinin, Sadece kontrol faaliyetlerini değil, karar alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar geçen süreçte izlenen tüm prosedürleri kapsadığının, Kurumumuzun bütün birimlerinde çalışan her personelin iç kontrol sisteminde rol alması gerektiğinin, Üst Yöneticinin sahipliğinde ve gözetiminde, Biriminin teknik desteği ve koordinatörlüğünde, harcama birimlerinin uygulamasıyla ve İç Denetim Biriminin danışmanlık desteğiyle oluşturulacağının, kabulü ile kurumumuz tüm birimlerinde çalışanlar üzerinde bu hususlarda farkındalığın sağlanması ile kurulabileceği ve etkin bir şekilde işleyebileceğinin mümkün olacağı kanısındadır. Ayrıca yönetimimiz: Kurum hedefleri ile politika ve prosedürleri herkes tarafından doğru biçimde bilinmiyor olmasının, Görevler ayrılığı doğru biçimde yapılmamış olmasının, Varlıklara erişimin sınırlandırılması doğru yapılmamış olmasının, Özden çok şekle önem verilmesinin, Kontrollerin çiğnenmesinin, Yapısal kısıtların Bu sistemin etkin işlememesine sebep olacağı bilincindedir. Kurumumuz bünyesinde kurulacak olan iç kontrol sisteminde, süreçlere yerleşik kontroller sadece gerektiği kadar olmalı, fazlası işlerin aksamasına neden olabileceği gibi yetersiz kontroller de usulsüzlüklerin ortaya çıkmasına neden olabilecektir. Bu haliyle kontroller, gerektiği yer ve zamanda gerektiği kadar yapılacak şekilde süreçlerle bütünleşmiş olmalıdır. Gerekli kontrol mekanizmalarının tesis edilmediği organizasyonlar; yolsuzluğa maruz kalmak, kurum hakkında olumsuz imaj veya açılan davalarla uğraşmak durumunda kalabilmektedir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. 30/530 / 5
1.6. İç Kontrol Süreçlerine İlişkin Kontrol ve Yöntemler 5018 Sayılı Kanunun 55.maddesinin ikinci fıkrasında: Görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standart ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, İç denetime ilişkin standart ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir hükmü yer almaktadır. Buna göre, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun 20.11.2006 tarihli ve (12) sayılı kararı ile Kamu İç Denetim Standartları belirlenmiş bulunmaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları ise İç Kontrol Modeli (COSO), Uluslararası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI) Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiştir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5.maddesinde, İç Kontrol Standartlarının merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine göre, Kamu idareleri tarafından görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin olarak belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye münhasır spesifik süreçlere ilişkin olmak zorundadır. İdarelerce gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek İdare Ayrıntılı İç Kontrol Standartları, idarelerin yasal ve idari yapıları ile personel ve mali durumları gibi her bir idarenin kendine özgü koşulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen 10 işgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilmesi gerektiği belirtilmektedir. İlgili tebliğde; kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Ayrıca, Kamu idarelerinin hazırlamış oldukları stratejik plan ve performans programı hazırlık çalışmalarında iç kontrol standartlarını da dikkate almaları gerektiği belirtilmiştir. 30/630 / 6
II. İÇ KONTROL STANDARTLARININ LEŞENLERİ İç kontrol alanında uluslararası uygulamalarda esas alınabilecek birden fazla standart bulunmaktadır. Maliye Bakanlığınca çıkarılan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26 Aralık 2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Söz konusu tebliğ uluslararası standartlardan COSO ve INTOSAI iç kontrol standartlarını esas almıştır. Diğer bir ifade ile Türkiye de kamu mali yönetim ve kontrol sistemini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını öngörmektedir. Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli genel şartlar belirlenmiş bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; 1-Kontrol Ortamı Standartları (4 adet standart) Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri 2- Risk Değerlendirme Standartları (2 adet standart) Standart: 5. Planlama ve Programlama Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3- Kontrol Faaliyetleri Standartları (6 adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri 4- Bilgi ve İletişim Standartları (4 adet standart) Standart: 13. Bilgi ve iletişim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 5- İzleme Standartları (2 adet standart) Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. İç denetim şeklindedir. 30/730 / 7
III. İÇ KONTROL SİSTEMİNDE SORUMLULUKLAR Kurumumuz bünyesinde kurulacak olan iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluklar: Üst yönetim, Harcama Yetkilileri, Birimi, Standartların takip ve kontrolünü yapacak komisyonlardır. 5018 sayılı Kanunun 11.maddesi ile üst yöneticilere, idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetim ve izlenmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi düzenlemelerin yapılması görevleri verilmiş ve Üst Yöneticiye bu hususlarda Bakana karşı hesap verme sorumluluğu yüklenmiştir. Üst yönetici bu sorumluluğun gereklerini, harcama yetkilileri, ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecektir. İç kontrolün temel ilkelerinin sayıldığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların; 6.maddesinde, iç kontrol faaliyetlerinin idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütüleceği, iç kontrole ilişkin sorumluluğun, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsayacağı, 8.maddesinde ise, üst yöneticilerin; iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkililerinin; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden sorumlu olacağı, İdarelerin mali hizmetler birimlerinin ( Müdrülüğü); iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapacağı ve ön mali kontrol faaliyetini yürütecekleri, Muhasebe yetkililerinin; muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olacakları, Ayrıca üst yöneticilerin, harcama yetkililerinin ve diğer yöneticilerin, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olmasından, mali yetki ve sorumlulukların gerekli yeterliliğe sahip personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacakları belirtilmiştir. Diğer taraftan; yukarıda yer alan hükümler dahilinde üst yöneticinin 5018 sayılı Kanunla getirilen sorumluluğunu yerine getirebilmesi için kendisine makul bir güvence verecek etkin bir iç denetime ihtiyaç duyacağı, iç denetimin ise etkin olabilmesi için Kurumumuzda iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulmasıyla mümkün olabileceği açıktır. 5018 sayılı Kanunun 63 ve 64.maddelerinde ise; iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin kurulması bakımından; Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde ve zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır. denilmektedir. 30/830 / 8
Açıklanan tüm hususlar sonucunda; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu uyarınca; Kurumumuzda kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk bakımından aktörlerin; Üst Yönetici; iç kontrol sistemini kurma ve gözetim altında bulundurulmasından, Harcama Yetkilileri; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari-mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden, ; iç kontrol sisteminin kurulması ve standartların uygulanması çalışmalarında teknik destek ve koordinasyon ile ön mali kontrol hizmetlerinden, İç Denetim Birimi; kurulmuş iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ve denetiminden, Personel; iç kontrolü yaşama geçirerek katkıda bulunurlar. Personel, işlemleri yürüten, gözden geçiren ve yanlış uygulamaları düzelten ön cephedeki kişiler olup görevlendirmelerin gerçekleşmesinde kontroller aracılığıyla sorunları tespit ederler. Faaliyet sorunları, sosyal davranış kurallarına aykırılıklar ve politika ihlalleri ile ilgili raporlamadan, sorumlu oldukları görülmektedir. Ayrıca Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar" uyarınca üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından iş ve işlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanı her yıl düzenlenerek idareye ait faaliyet raporuna eklenecektir. Üst yönetici tarafından verilecek güvence beyanında Kurumumuza tahsis edilmiş kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı, Kurumumuzda uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı ve üretilen bilgilerin doğruluğu hususları yer alacaktır. Üst Yöneticinin tüm bu görevlerinden dolayı 5018 sayılı Kanun kapsamında hesap verme sorumluluğu ve yönetim sorumluluğu bulunmaktadır. 30/930 / 9
IV. KURUMUMUZDA İÇ KONTROL SİSTEMİNİN MEVCUT DURUMU BU SİSTEMİN OLUŞTURULMASI İÇİN YAPILACAK ÇALIŞMALAR, ÇALIŞMALARI YÜRÜTECEK GÖREV GRUPLARI VE GERÇEKLEŞTİRME TAKVİMİ 5018 Sayılı kanun kapsamında kurumumuzda yürütülecek olan iç kontrol faaliyetlerinin her bir standart maddesine göre kurumumuzdaki mevcut yapı ek de verilen eylem planında ki Mevcut Durum sütununda tanımlanmıştır. Hazırlamış olduğumuz eylem planından da görüleceği üzere yürütülecek olan iç kontrol faaliyetleri birbirine bağlı, birbirini kontrol ve takip eden, raporlama, kayıt ve kontrol esasına dayanan bir sistematik yapı üzerine oturtulmuştur. Sistemimiz sürekli iyileşeme, sürekli gelişme ve kurum performansını artırırken çalışan verimliliğini de artırmaya dayalı bir yapıya sahip olacktır. İç kontrollerde de görüleceği gibi objektif delillere dayalı ölçülebilir ve izlenebilir, makul hedefleri oluşturma temel ilkesi ile çalışamalırımız planlanmış bulunmaktadır. Kurumumuz bünyesinde İç kontrol faaliyetleri bir ana komisyon, ayrıca her bir birimden katılımın sağlandığı genel komisyondan, birkaç komisyon üyesinin bir araya geldiği alt komisyonlardan oluşan bir yapıda yürütülecektir. Bu komisyonlar, komisyonların çalışma ilkelerini tanımlayan prosedür doğrultusunda belirlenen periyotlarda toplanarak Gözden Geçirme ve Değerlendirme toplantıları yapacaklardır. Toplantı sonucunda alınan kararlar üst yönetime rapor edilerek ilerlemeler konusunda bilgi alış verişi yapılacaktır. Yürütülecek faaliyetlerin en alt kademelere kadar iletilmesi için rutin olarak birim bazında bilgilendirme eğitimleri ve toplantıları yapılacaktır. Standartların her bir maddesinin etkinliği ve uygulanması düzenli olarak ilgili komisyon üyeleri ve üst yöneticiler tarafından takip ve kontrol edilecektir. 30/1030 / 10
1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma İşbirliği grubu üyeleriyapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. 1.İç Kontrol Sisteminin işleyişi hakkında eğitim ve bilinçlendirme. 2.Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında sorumluluk verilecek Eğitim Dokümanla rı ve ay sonu işlem sonuçları 1.İç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında Eğitim prosedürüne takvimine göre yönetici ve personele eğitimler düzenlenecektir. 2.Sahiplenmenin sürekliliğinin sağlanması için iç kontrol faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında üst düzey yönetici ve çalışanlara sorumluluk verilecektir. 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. İç Kontrol Sisteminin işleyişi hakkında eğitim ve bilinçlendirme Üst Yönetici Yöneticiler İç Kontrol Sistemi Üst Yönetici kontrolleri 1.Yöneticilerin iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri için bilgilendirme toplantıları düzenlenecektir. Toplantı gündemi ve toplantıda alınan kararlar kayıt altına alınacaktır. 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Personelin imzaladığı Etik Davranış Sözleşmele ri 1.Bütün personele Etik Davranış Kuralları hakkında ilgili kanun ve tüzük ve yönetmelikler doğrultusunda ve hazırlanacak olan yıllık planlı eğitimler doğrultusunda eğitimler verilecek verilen eğitimlerin etkinliği, Eğitim Etkinlik Değerlendirme sistemi doğrultusunda personelin etik davranış kurallarını anlayıp anlamadıkları ölçülecektir. 2.Etik Davranış Sözleşmesi personele imzalattırılacak. 3. Etik kurallar her birimde personelin rahatça göreceği yerlere asılacak. 4.Üç ayda bir etik kuralları uyum değerlendirme toplantısı yapılacaktır.5.etik kuralların uygulanması takibi ve kontrolü için ayrıca en az 3 kişilik etik komisyon oluşturulmuştur. 30/11
1.Kurumumuz bünyesinde yürütülen faaliyetlerde personele sürekli dürüstlük ilkeleri doğrultusunda çalışmaları yönünde bilgilendirmeler yapılacak. 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. 2.Faaliyetlerin yürütülmesi esnasında bütün işlem adımları doğru tanımlanarak izlenebilirliği ve kontrolü sağlanarak saydamlık sağlanacak. 3.Ayrıca her işlem adımında kontrol mekanizmaları işletilerek, yapılan faaliyetlerle ilgili bilgi belge ve kayıtlarının düzgün tutulması sağlanarak her an hesap verilebilirlik sağlanacaktır. 1. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranmalarının sağlanması için idarecilere "İletişim ve Motivasyon" konularında eğitim verilecek. 1.5 2005 yılı itibarı İdarenin personeline ve hizmet ile verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. uygulanmaktadır 2. İdarecilerin adil ve eşit davranma konularındaki performansları performans değerlendirme sistemi ile ölçülecek 3.Çalışan personele anketler yapılarak personelin bu konudaki görüş ve önerileri alınacak. 4.Etik komisyonunun hizmetten yararlananların şikayet ve önerilerinin değerlendirileceği bir sistemin geliştirilmesi sağlanacaktır. 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İşlemler bu çerçevede yürütülmektedir. 1 Kurumumuzda yürütülen faaliyetler kapsamında ve yasal şartlar doğrultusunda var olan ve hazırlanacak olan Görev Yetki ve Sorumluluklar etkinlik ve verimlilik açısından gözden geçirilip doğruluğu ve güvenilirliği sağlanacaktır. 2.Hazırlanan tüm Görev Yetki ve Sorumluluklar ilgili personele dağıtılarak yapılacak olan iç kontrollerde bunlara uygun faaliyetler sürdürülüp sürdürülmediği tespit edilecektir. 3.Faaliyetler sürdürülürken her bir işlem adımında yetkililerce yapılacak kontrollerle bilgi ve belgelerin doğruluğu, tamlığı ve güvenilirliği sağlanacaktır. 30/12
2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. 1.Kurumumuzun var olan organizasyon yapısı yeniden gözden geçirilip güncellenerek bu yapıya uygun bir şekilde bütün birimlerin yasal şartlar çerçevesinde Görev Yetki ve Sorumlulukları oluşturularak ilgili personele imza karşılığı verilecektir. 2.Bu belgelerin güncelliği kurumumuzda oluşturulacak olan Dokümantasyon birimi tarafından takip ve kontrol edilecektir. 3.Kurumumuzun oluşturulmuş olan misyonunun bütün birimlere duyurulması sağlanacak, ayrıca bütün personel eğitim planımız doğrultusunda misyonumuzun içeriği ile ilgili eğitimler verilerek ortak görüş sağlanacaktır. 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 1.Kurumumuzun misyonunun gerçekleşmesi için bütün idari ve alt birimlerin Görev Yetki ve Sorumluklarında bu kapsamda yürütülecek faaliyetler teker teker tanımlanacak, iç kontroller sırasında misyonumuzun gerçekleşmesine yönelik faaliyetlerin hangi aşamada oldukları ölçülecektir. 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. 1.İl Özel İdaresi Yetki Devri Genelgesi hazırlanmış ve tüm çalışanlarca uygulanmaktadır. 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. 2005 itibarı ile İdarenin Teşkilat Şeması oluşturulmuş 1.Kurumumuzun idari teşkilat şeması güncellenip son şekli verilerek daha etkin hale getirilecektir. 2.Teşkilat şemasının yapısına uygun fonksiyonel görev dağılımları yasal şartlar doğrultusunda güncellenecek ve uygulanabilir hale getirilecektir. 30/13
2.5 2.6 2.7 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Görevler personelce Prosedürler yazılı bilinmekte, olarak personele ancak yazılı bildirilecektir. ortamda bulunmamaktadır Birim Yöneticiler i Yazılı Dokümanlar 1.Kurumumuzun inde yürütülen faaliyetler net ve açık bir şekilde tanımlanacağından, kontrol noktaları belirleneceğinden, sorumluluk ve yetkilerin daha etkin kullanılması sağlanacağından, organizasyon yapısı ve görev dağılımında, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olacaktır. 1.Kurumumuzda yürütülen faaliyetlerle ilgili kritik noktalar tespit edilip bu noktalarda görev yapacak personel belirlenecek, o noktalarda yapılacak işlemlerle ilgili Prosedürler yazılıp görevlendirilecek personele iletilecektir. 1.Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izleyebilmeleri için her bir birimde "İzlenebilirlik ve Kontrol" sistemi kurulup, verilen görevlerin sonucunu ölçebileceklerdir. 3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1 kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 1.Kurumumuz insan kaynakları planlamasını yasal şartlar doğrultusunda, yürütmektedir. 2.Kurumumuzda işe yeni işe başlayan personel için Oryantasyon programı uygulanarak yeni personelin kısa sürede adaptasyonu ve idarenin amaç ve hedeflerine uygun çalışma yapmaları sağlanacaktır. 3.Kurum içinde her kademede yürütülen faaliyetlerle ilgili hizmet içi eğitimler düzenlenerek personelin, idarenin hedef ve amaçlarına yönelik çalışmaları sağlanacaktır. 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 1.Yönetici ve personel atamalarında liyakat mekanizması esas alınacaktır. 2.Mevcut çalışan personelin bilgi, deneyim ve yeterlilik açısından periyodik aralıklarla değerlendirmeleri yapılacak, eksikliği olan personeller için uygulamalı eğitimler yaptırılacaktır. 3.Yönetici ve personel hizmet içi eğitim süreçleri yenilenebilir ve çağın gereklerine uygun olacaktır. 30/14
3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. 1.Kurumumuz bünyesinde çalışan bütün personelin bulunduğu görevle, mesleki yeterliliği, eğitimi ve yetkileri açısından "Personel Yeterlilik Değerlendirme Formu" oluşturulacak. Değerlendirmeler yönetimin belirleyeceği periyotlarda yapılarak, sonuçlar üst yönetime sunulacaktır. 2.Sonuçlara göre her görev için görevlendirilen personelin mevcut durumu ortaya konacak, yeni alınacak personeller için ise daha dikkatli davranılması sağlanacaktır. 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 1.Yönetmelik Gereği İşlem Yapılmaktadır. 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. 30.12.2009 1.Her görev için ihtiyaç duyulan eğitimler, hazırlanacak olan Eğitim Prosedürüne göre uygulanacak yöntemle tespit edilip, yıllık eğitim planı oluşturulup ilgili birimlere yazılı olarak duyurulacaktır. 2.Her eğitimin sonunda eğitim etkinlikleri değerlendirilip gerekirse eğitimlerin yeniden verilmesi sağlanacaktır. 3.Ayrıca halen yürütülen işlemlerle ilgili eğitimler verilmekte, değişen mevzuatla ilgili konular hakkında eğitim aldırılmaktadır. 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Birim Yöneticiler i Birim Personeli ve Kayn. ve Eğ. Müd. Her yılın Haziran ve Aralık ayı içinde 1.Kurumumuzda öncelikle "Personel Performans Değerlendirme" sistemi kurulacak. 2.Bu sistem yılda en az bir kez tüm personele yapılacak şekilde uygulamaya konacak. 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. 1.Performansı düşük personeller için kurum içi ve kurum dışı uygulamalı eğitimlere tabii tutulacak ve eğitim sonuç değerlendirmeleri yapılarak üst yönetime sunulacak.2.yüksek Performans gösteren personeller için kurulacak olan ödüllendirme sistemine göre ödüllendirmeleri sağlanacaktır. 30/15
3.8 4 4.1 4.2 4.3 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 30.01.2006 tarihinde yetki devri yapılmış, İş Akış Şemaları Mevcut değildir. İş Akış Şemaları Yetki devri çerçevesinde hazırlanacaktır. İş Akış Şemaları İlan Edilecek ve Uygulanaca ktır 1.Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar halen bütün personele yazılı olarak bildirtmektedir. 2.Bütün personel yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi konularla ilgili kanun, tüzük ve yönetmelikler hakkında ve uygulamalar hakkında eğitim verilecektir. 1.İl Özel İdaresi Yetki Devri Genelgesi de dikkate alınarak iş akış şemaları hazırlanacaktır. 2.Ayrıca iş akışına göre imza ve Onay mercileri bir plan doğrultusunda personele duyurulacaktır. 1.Yetki Devri yazılı olarak belirlenmiş ve duyurulmuştur. 2.Yetki Devrinin sistematik bir yapıya oturtulması için bir "Yetki Devri Prosedürü" yazılıp uygulamaya konacaktır. 1.Yetki Devrinde, Yetkiyi veren Makamca gerekli hassasiyet gösterilmiş ve yeterlilik göz önünde bulundurulmuştur.2.bundan sonraki yetki devirleri Yetki Devri Prosedürüne göre yapılacaktır. 4.4 4.5 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. 1.Yetki Devrinde, Yetkiyi veren Makamca gerekli hassasiyet gösterilmiş ve yeterlilik göz önünde bulundurulmuştur. 2.Bundan sonraki yetki devir işlemlerinde yetki devredilen personelin yeterliliği açısından değerlendirmeye tabii tutularak yetki devri yapılacaktır. 1.Yetki devri yapan makama istenildiğinde bilgi verilmektedir. 2.Yetki Devri Prosedürüne göre yetki devredenle yetki devredilen arasında ki hiyerarşik ilişki, bilgi aktarımı ve istenmesi gibi durumlar tanımlanacaktır. 30/16
2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı RD 5 RD 5.1 RD 5.2 RD 5.3 RD 5.4 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Mevcut Durum 2007-2010 Yıllarını kapsayan stratejik plan bulunmaktadır. Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma İşbirliği grubu üyeleriyapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Yöneticiler k Plan Performans Planı Tamamlanma Tarihi 30.10 2009 01.07.2009 Açıklama 1.İdarenin misyon, vizyonuna uygun olarak k Plan hazırlanmıştır. 2. İyileşme ve gelişme kapsamında k planımız revize edilecektir. 1.Kurumumuzca yürütülecek olan program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlanmış, yeniden gözden geçirme çalışmaları yapılacaktır. 1.Kurum Bütçesi, hazırlanan stratejik plan ve performans planlarına uygun hazırlanmıştır. 1.Kurumumuzda yürütülen bütün faaliyetler ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak düzenlenmiş ve takibi yapılmaktadır. 2.Kurumsal bütçesinin uygulanması, gerçekleşmesi, stratejik plan ve performans planları doğrultusunda uygulanmaktadır. RD 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Yöneticiler Genel Sekreterlik 1. birim yöneticileri görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefler bilgilendirme toplantıları ile ve yazılı olarak personele duyurulacaktır. 30/17
RD 5.6 RD 6 RD 6.1 RD 6.2 RD 6.3 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. İdare, gerek bütçenin uygulanması, izlenmesi gerekse işlemlerin yürütülmesi bakımından yasalarca belirlenen ölçü ve sürelere uymaktadır. Belirlenen amaç ve hedeflere yönelik oluşabilecek riskleri değerlendirmekt edir. Belirlenen riskler gözden geçirilecektir Riskler analiz edilmemektedir. Risklere karşı önlemler alınmış, eylem planı mevcut değil Belirlenen hedeflerin bu günkü geldiği nokta analiz edilerek risklere karşı alınan önlemler gözden geçirilecektir. Belirlenen risklerin hedeflere etkisi kontrol edilerek oluşmuş yeni risklere karşı önlemler alınacaktır. Risklere karşı alınan önlemler belirli süreçlere bağlanacak, kontroller yapılacaktır. Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik Kontrol sonuç raporları Kontrol sonuç raporları 1.İdaremizin ve bağlı alt birimlerin hedefleri, her birime özgü, ölçülebilir, izlenebilir ve ulaşılabilir hedefler olarak belirlenmiş ve stratejik planları oluşturulmuştur. 1.İdarenin stratejik planı, faaliyet planı, performans planının uygulanmasında gelinen noktanın belirlenen hedefin neresinde olduğu analiz edilecektir. 2.Ayrıca her yıl amaç ve hedeflere yönelik risk analizleri yapılıp, riskli kritik noktalar tespit edilip, bu noktalar için önleyici işlemler başlatılacaktır. 1.Risk Analiz Yönetimiyle belirlenen risklerin etkileri, önlemlerin yeterliliği, yeni oluşabilecek riskler ve öngörülmeyen riskler belirlenecektir.2.belirlenen riskler için alınan tedbirler ve yapılan önleyici işlemler gözden geçirilecektir. 1. birimlerin stratejik planı esas alarak her yıl sistemli bir şekilde, projelerinin süreçlerini de dikkate alarak risklere karşı alınacak önlemleri belirleyecek, bu riskler içine eylem planları oluşturulacak. 30/18
3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 7 7.1 7.2 7.3 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut Durum de yapılan işlemlerde her bir işlem için işlem öncesi ve işlem sonrası kontroller yapılmaktadır de yapılan işlemlerde her bir Kontroller, gerekli hallerde, işlem işlem için işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem öncesi ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. sonrası kontroller yapılmaktadır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Kontroller günlük, aylık ve yıllık olarak yapılmaktadır Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma İşbirliği grubu üyeleriyapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi 30/19 /Des tek Hizm. Md. Açıklama 1.Kurumumuzun her birimi faaliyet alanları ve riskler ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol mekanizmaları oluşturacak bunların uygulanmasını sağlayacaklardır. 2.Her birim kontrol strateji planlarını oluşturacak, bu plana göre kontrol işlemlerini yürütecek personelleri belirleyecek, periyodik aralıklarla bilgilendirme toplantıları yaparak, son durumları ile ilgili rapor hazırlayarak üst yönetime sunacaklardır. 3.Ayrıca her bir faaliyet için uygulanacak kontrol ve takip yöntemi her birim için kendi çalışma prosedüründe tanımlanacaktır. 1.Halen yürütülen faaliyetlerde birimler yürüttükleri işlemlerle ilgili olarak işlemin sonuçlanmasına kadar geçen süreçte gerekli kontrolleri yapmaktadırlar. (Mali işlemlerde; Ödenek kontrolü, işlem onayı, komisyonlar, ihale işlemleri, ihale sonucu, yer teslimi veya ürün teslimi, taşınır kayıtları) 2.Kurumumuzda yürütülen faaliyetlerin amacına uygun yürütülmesi ve herhangi bir yanlışlık ve zaman kaybına neden olmadan sonuçlanabilmesi için; işlem öncesinde, işlem sırasında ve işlem sonrasında kontrolü sağlayacak bir proses kontrol sistemi oluşturularak uygulamaya konacak. 1.Ödenek kontrolleri, banka mevcudu kontrolleri günlük, ambar kayıtları yılsonunda kontrol edilmektedir. 2.Bundan sonra yapılacak kontroller proses kontrol mantığı ile yürütüleceğinden varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliği prosesin her aşamasında otomatik olarak yapılacaktır.
7.4 8 8.1 8.2 8.3 9 9.1 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamaktadır Belirlenmiş yazılı prosedürler mevcut değil Güncel Mevzuat personel tarafında bilinmekte ve kolayca ulaşılabilmektedir İşlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi farklı kişilerce yapılmaktadır. ce yürütülen faaliyetlere ilişkin prosedürler hazırlanacak 1.Kontrol işlemlerinin tamamı sistem içerisinde yürütüleceğinden, eğitim, bilimsel ve bilgi desteği maliyeti dışında bir maliyet teşkil etmeyeceğinden, elde edilen fayda oluşacak maliyetin çok çok üzerinde olacaktır. 1.ce yürütülen faaliyetlere ilişkin prosedürler Yazılı Prosedürler belirlenecek, işlemlerin kimler tarafından yürütüleceği yazılı talimat haline getirilecektir. 1.Oluşturulacak talimat, prosedür, plan ve prosesler faaliyet ve mali kararlara ilişkin tüm aşamaları kapsayacaktır. 1.Prosedür ve ilgili dokümanlar kurumumuzda oluşturulacak olan "Dokümantasyon Sistemi" kapsamında; anlaşılabilir, ulaşılabilir bir şekilde hazırlanıp, güncelliği sürekli sağlanacak ve bu yapının işleyişi ile ilgili bütün personele bilgi verilecektir. 1.Kurumumuzda her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri organizasyon yapısı çerçevesinde, iş akış planlarına göre uygulayan, kontrol eden ve onaylayanların ayrı ayrı olmasına dayalı bir sistem oluşturulmuştur. 30/20
9.2 10 10.1 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin Gerekli tam olarak uygulanamadığı idarelerin düzenlemeler yöneticileri risklerin farkında olmalı ve mevcuttur. gerekli önlemleri almalıdır. Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Gerekli kontroller yapılmaktadır. Yöneticiler 1. Personel yetersizliği olan birimlerde çapraz görevlendirme sistemi uygulanarak olası risklerin ortadan kaldırılması sağlanacak. 2.Halen bu tür risklere karşı gerekli kontroller yöneticiler tarafından yapılmaktadır. 1.Yöneticilerin prosedürlerin etkili bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını kontrol edebilmeleri için Kontrol Listeleri oluşturularak, bunların periyodik aralıklarla kontrol edilerek doldurulup değerlendirilmesi sağlanacaktır. 10.2 11 11.1 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yapılan işlemler yöneticiler tarafından izlenmekte ve gerekli talimatlar verilmektedir. Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Mevcut Personel yetersizliği, geçici veya çalışanların sürekli olarak görevden ayrılma, yeni birim tarafından bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya yürütülen mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü hizmetlere ilişkin durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini genel anlamda etkileyen nedenlere karşı gerekli bilgi sahibi önlemler alınmalıdır. olmaları sağlanmaktadır. Yöneticiler 1.Yöneticilerin prosedürlerin etkili bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını kontrol edebilmeleri için Kontrol Listeleri oluşturularak, bunların periyodik aralıklarla kontrol edilerek doldurulup değerlendirilmesi sağlanacaktır. 2.Yapılan değerlendirmelerde çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetler başlatılıp gerekli tedbirlerin alınması sağlanacaktır. 1.de görevli çalışanlar, kendiişleri dışında da diğer çalışanlar tarafından yürütülen görevlere kısa ayrılmalar (izin, rapor) gibi durumlarda bakmakta ve bilgi sahibi olmaktadırlar. Personelin yeterli olduğu birimlerde aynı görevi yürüten birden fazla personel görevlendirilmeye özen gösterilmektedir. 2. faaliyetleri esnasında personel ayrılması, görevlendirme, yeni mevzuata geçilmesi veya beklenmedik olağanüstü durumlara hazırlıklı olacaklardır. 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Gerekli görevlendirmeler yapılmaktadır. 1.İzin, rapor vs. gibi durumlarda görevi yürütecek personel görevlendirmesi yapılmaktadır. 2.İdaremizde yürütülen görevlere asaleten atama koşulu bulunmayan durumlarda personel mevzuatında belirtilen koşullara haiz olanlar arasından usullere uygun olarak vekil personel görevlendirilecektir. 30/21