Rapor No: 2010-12 28.04.2010 TOPLU YAPI DENETİM KURULU Nilüfer Hasanağa 2.Etap Toplu Konutları 2010 Yılı 1.Çeyrek Denetleme Raporu Gerekçe : Toplu Konut İdaresi Başkanlığının Bursa İli Nilüfer İlçesi Hasanağa 2.Etap Toplu Konutları 150 ada 16 Parsel Toplu Yapı Yönetim Planı, 31.maddesinde Görev Yetki ve Sorumlulukları uyarınca 2010 Yılı 1. Denetiminin yapılması Denetim Konusu : Toplu Yapı Yönetim Kurulunun 01.01.2010-31.03.2010 tarihleri arasında yaptığı tüm iş ve işlemlerin, yasalar ve yönetim planı çerçevesinde yapılıp yapılmadığının kontrolü. Denetime konu olan başlıca evraklar: 1. Karar Defteri 2. Gelir-Gider Defteri (İşletme Defteri) 3. Harcama Evrakları (Faturalar, Gider Pusulası, Banka Dekontları vb.) ve bu evrakların.txt/.xls dosya formatında liste dökümleri 4. Aylık Banka ekstreleri 5. Aylık Mizanlar 6. Harcamaların şekli(nakit, çek veya talimat gibi) 7. Ücretler(Toplu Yapı Yönetim Kurulu,Toplu Yapı Denetleme Kurulu,Kapıcı, Güvenlik,Muhasebeci, Avukatlık gibi hizmet alımları ve diğer yönetimde çalışanlar) 8. Yapılan sözleşmeler 9. Gelen-Giden evrak kayıt defteri 10. Demirbaş kayıt defteri 11. 31.03.2010 itibariyle Kasa Sayım Durumu 12. Site Yönetimi Hukuk İşlemleri Dosyası 2009-3./2009-4 Denetlemesindeki Tespitlerin Değerlendirilmesi: Tespit Edilen Eksiklikler / Tavsiyeler Yapılmamış Devam Ediyor Tamamlanmış / Uygulanıyor Kiracılarımıza 01.08.2009 da yapılması gereken gecikmeli ÜFE Zammının X yapılması Personel Tazminatları Kalemine Aktarım Yapılması ve Bankada Hesap Açılması X Personel Tazminatları Hesabının Hesap Planında Gösterilmesi X Ortak İnternet Ödemeleri İçin Hesap Planında Hesap Açılması X 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesi gereğince Tutulması Gereken Evrakların X Eksikliği Asansör Firmasından Fazla Kesilen Fatura Kaleminin İadesi X Evrakların İncelenmesi: Karar Defteri: Uygulamaya alınan ve sözlü ifade edilen 2 konuya ait karar defterlerinde herhangi bir karara rastlanmamıştır. Bunlar; 1. Ortak internet kullanımında daire başına 2 den fazla kullanıcı oluşması durumunda her abonelik için ücretlendirme yapılması, 2. Site Elektirikçimize Şubat 2010 dan itibaren her ay Brüt 176,48 TL (Net 150 TL) fazla mesai ödenmesi Gelir Gider Defteri (İşletme Defteri) : Gelir ve giderlerin muhasebe programına düzenli işlendiği görülmüştür. Harcama Evrakları: Harcama evraklarının kanuni defterlere işlendiği, Faturalar üzerinde genelde kullanım yeri bilgisi girildiği görülmüştür. Aylık Banka Ekstreleri: Aidat takibi için Halk Bankasında açılmış 2 adet hesaptan 31.03.2010 tarihine kadar olan ekstreler alınmış ve muhasebe kayıtları ile karşılaştırıldığında herhangi bir hata olmadığı tespit edilmiştir. Aylık Dokümanlar: Aylık dokümanların düzenli olarak tutulduğu görülmüş ve istenen belgeler alınabilmiştir. Harcamaların Şekli: Toplu Yapı Denetim Kurulunca yapılan harcamalarda genellikle nakit veya avans şeklinde işlemlerle yapıldığı. Çekle ödeme yapılmadığı, ayrıca elektrik, su, doğalgaz ödemelerinin banka hesabından otomatik ödeme ile yapıldığı tespit edilmiştir. SSK ödemeleri için Talimat kullanılmaktadır. Ücretler: Toplu Yapı Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelerinin ücretlerinin bütçede olduğu, Toplu Yapı Temsilciler Kurulu karar defterinde yazılı olduğu, iş sözleşmesi ile alınan elemanlara aylık ücretlerine bordronun düzenlendiği ve maaş ödemelerinin internet bankacılığı üzerinden yapıldığı görülmüştür. Gelen Giden Evrak Defteri: TOKİ ile muhtelif tarihlerde kamuoyunca da bilinen Yeni Cami ve Yeri konusu hakkında yazışmalar yapıldığı görülmüştür. D1 Blok sakinlerince Bloklarının bodrumuna özellikle kış mevsimlerinde akan/sızan su ile ilgili önlem alınmasına ait talep dilekçesi görülmüştür. Demirbaş Kayıt Defteri: Demirbaş kayıt defterinin incelemesi yapılmıştır. Yapılan inceleme sonunda Ortak Internet projesine ait ekipmanların tamamının ve Güvenlik Kamera Sistemine ait ekipmanlardan Kameraların demirbaş defterine kayıt edilmediği görülmüştür. Kasa: Kasa sayımı yapılmış, muhasebe programı ile kasa değerinin uyuştuğu görülmüştür.
Yapılan Sözleşmeler: 21.01.2010 tarihinde Güvencem Ltd.Şti. ile Güvenlik Kamera Projesi ile ilgili sözleşme imzalandığı görülmüştür. Sözleşmenin içeriğinde Saha Kazı ve Kablo masraflarının olmadığı, maliyetleri azaltma düşüncesi ile ihtiyaç duyulan kabloların Yönetim tarafından alındığı, Saha kaza çalışmalarının ise Karar Defterinde alınan karar doğrultusunda çalışanlarımıza yaptırılmış, bu şekilde ~%50 lik bir işçilik maliyet tasarrufu sağlandığı görülmüştür. Ayrıca proje kapsamında Yönetimden ve Doğu Kapısından kameraların görüntülerini anlık olarak izlemek için 22 2 adet LCD televizyon alındığı görülmüştür. Teklifler aşağıdaki gibidir; Firma Teklif Tarihi Güv. Kameraları & Ekstra Malzemeleri DVR Cihazı ve Ekstra Ekipmanları Toplam Toplam TL Açıklama Güvencem 21.01.2010 6.383,79 TL 6.498,26 TL 12.882,05 TL 12.882,05 TL Sözleşmenin imzalandığı firma ASR Güvenlik 15.01.2010 7.310 TL - 7.310 TL 7.310,00 TL DVR Teklifinde Bulunmamıştır 3D İdea Net Güvenlik 23.01.2010 6.000 TL 6.470 TL 12.470 TL 12.470,00 TL HG Security System 11.01.2010 13.824,29 TL Kamera ve DVR Teklifini tek olarak sunmuştur. Efe Net 24.12.2009 15.989 USD 23.441,47 TL Not: Kur çevriminde 21.01.2010 tarihinde Güvencem firması ile yapılan sözleşmedeki USD kuru kullanılmıştır. (1.4661),Tekliflere KDV Dahildir. Araç Plaka Tanıma Sistemi ile ilgili teklif alınma çalışmalarına başlandığı belirtilmiştir. Araç Plaka Tanıma Sisteminin iki bölge yönetiminin ortak çalışması ile kurulmasının daha sağlıklı olacağı düşüncesindeyiz. Ancak bu konuda henüz iki bölge site yönetimi arasında bir yazılı bir mutabakat oluşmadığı görülmüştür. Diğer Konular / Tespit / Öneriler : Mali Konular : 9 Aylık genel bütçe özeti (aidat + avans bütçesi) aşağıda sunulmuştur. ÇEYREK BAZLI YILLIK GİDER TOPLAMI (2009-2010) 1.ÇEYREK FİİLİ TOPLAMI 2.ÇEYREK TOPLAMI 3.ÇEYREK TOPLAMI 9 AYLIK FİİLİ TOPLAMI 9 AYLIK AYRIŞTIRILMIŞ FİİLİ METRE KARE PAYLI GİDERLER 26.477 TL 30.226 TL 21.375 TL 78.078 TL 77.642 TL EŞİT PAYLI GİDERLER 69.591 TL 69.169 TL 83.658 TL 222.418 TL 219.919 TL AVANS (YENİLİK VE İLAVELER) 690 TL 40.293 TL 18.564 TL 59.547 TL 44.660 TL GENEL TOPLAM 96.758 TL 139.688 TL 123.597 TL 360.043 TL 342.221 TL 9 AYLIK BÜTÇE DURUMU (2009-2010) YILLIK PLANLANAN 9 AYLIK PLANLANAN 9 AYLIK FİİLİ 9 AYLIK AYRIŞTIRILMIŞ FİİLİ METRE KARE PAYLI GİDERLER 107.100 TL 80.325 TL 78.078 TL 77.642 TL EŞİT PAYLI GİDERLER 316.241 TL 237.180 TL 222.418 TL 219.919 TL AVANS (YENİLİK VE İLAVELER) 50.501 TL 37.875 TL 59.547 TL 44.660 TL GENEL TOPLAM 473.842 TL 355.380 TL 360.043 TL 342.221 TL 2 Kiracımız ile sözleşmelerin yenilendiği ve ÜFE Kaynaklı zammın kiracılarımıza yansıtıldığı görülmüştür. Ancak 01.08.2009 dan itibaren arttırılması gereken kiranın ~7 aylık bir gecikme ile uygulamaya alındığı görülmüştür. 2009-2010 Bütçe Döneminde ilk defa bütçemize eklenen Personel Tazminatları hesabına Bütçe dönemi sonuna kadar aktarılması gereken 10.000 TL nin tamamının Halk Bankasında Vadeli bir hesaba aktarıldığı görülmüştür. Oluşan taşmalarla ilgili görüşlerimiz aşağıda sunulmuştur. 1. Telefon Gideri : Bu dönemde 819 TL lik toplam harcamanın 246,80 TL sinin İş Tcell Mesajları kaynaklık olduğu görülmüştür. İlk 3 dönem toplamında 1511 TL nin (624,20+640,00+246,80), yönetimin asli görevi olan borç bildirimleri, toplantı davetleri gibi toplu bildirimlerin yanı sıra, direkt görevi olmayan sosyal içerikli bayram, kandil mesajlaşmaları olduğu da görülmüştür. Ayrıca telefon maliyetlerinin azaltılması açısından kurumumuz menfaatine en uygun tarifelerin sürekli takip edilmesi ve geçiş yapılmasının uygun olacağı düşüncesindeyiz. 2. Ulaşım Gideri(Benzin) : 600 TL lik yıllık bütçe ayrılmasına karşılık, ilk 9 ayda 970 TL lik harcama yapıldığı görülmüştür. 3. Güvenlik Gideri : Bu dönemde bu kalemde taşma olduğu görülmüştür. Bunun sebebi olarak bütçe oluşturulurken bu giderin 1.Yönetim ile ortak karşılanacağı düşünülmüş, şu an ise %100 bizim tarafımızdan karşılanmaktadır. 4. Personel Gideri : Bu dönemde kalemde taşma olduğu görülmüştür. Bunun sebebi olarak askeri ücretteki artış ve mesailer olduğu görülmüştür. İlk 9 ay boyunca çalışanlarımıza 2.924,40 TL fazla mesai ödendiği görülmüştür. Üretim yapmayan bir kurum olmadığımızı ve herhangi bir kar kalemimiz olmadığı düşünüldüğünde yaşanan ekonomik krizi de bunlara ilave ettiğimizde bu rakam yüksek bulunmuştur. Çalışanlarımızın emeklerine saygılı olmakla birlikte bu pek çok kurumca uygulanan bütçeye yük getirmeyecek farklı uygulamaların kurumumuzca da uygulanması gerektiği düşüncesindeyiz. Ayrıca zorunlu mesai verilmesi gereken durumlar için önümüzdeki bütçe döneminde ayrı bir kalem oluşturulması gerektiği düşüncesindeyiz. Internet projesinin devreye alınması ile birlikte yıllık olarak internet kullanıcılarından tahsil edilen tutarın hesap planımıza yansıtıldığı görülmüştür. Ayrıca bu paranın değerlendirilmesi için Halk Bankasına vadeli hesap açıldığı görülmüştür. Daha önce sadece Haziran sonları itibariyle yapılan hesap devir işlemlerinin mali müşavirimizin talebi doğrultusunda yıl başlarında da yapılmasına karar verilmiş ve uygulamaya alınmıştır.
Asansörlerin Yedek Parça Değişimi bütçe kaleminde, 2009/4. denetlemede rulman olarak geçen kalemde 1 adet rulman fiyatının 65,00 TL olarak belirtilmiş arıza nedeniyle çıkan rulman incelendiğinde rulmanın fiyatı yüksek görülmüş ve yüklenici firma ile görüşülmesi, bir yanlışlık olup olmadığının araştırılması istenilmiş, yapılan incelemede rulman fiyatının yanlış yazıldığı tespit edilmiştir. 14.12.2009 tarihli faturada 2 adet rulmanın KDV hariç 130,00 TL olarak yazıldığı görülmüş, bunun fazla olduğu Yüklenici firma yetkilisince de kabul edilmiştir. Bir sonraki faturada düzeltmenin iskonto olarak yapılacağı firma yetkililerince belirtilmiştir. Ancak bu durumun 31.03.2010 tarihi itibariyle düzeltilmediği görülmüştür. Blok Zeminlerinin İyileştirilmesi -Fizibilite Çalışması için ayrılan 1.500 TL nin kış döneminde değerlendirilmediği görülmüştür. Konunun TYTK da değerlendirilmesi gerektiği düşüncesindeyiz. Güvenlik Hizmetleri: Güvenlik noktasında ve yönetimde ilgili kanun gereği bulundurulması gereken evrakların incelemesi yapılmış. Bazı evrakların mevcut olduğu görülmekle birlikte aşağıda belirtilen evrakların bulunmadığı gözlemlenmiştir (her ikisinde yada sadece birinde eksiklik mevcut). Bunlar ; Güvenlik Şirketi Faaliyet izin belgesi / Site Koruma Planı / İşyeri Bildirgesi / Mali Mesuliyet Sigortası / Personel Bilgi Listesi / Güvelik Sözleşmesi (Firma -2.Etap Toki) / Kıyafet Albümü / Personel belirli süreli iş sözleşmesi. Nöbet Devir Teslim Defterinde ~10 gündür motorun kilometresinde bir artış olmadığı ve kullanılmadığı görülmüştür. Personel yetkigörev ve sorumlulukları ile ilgili sorulan sorulara olumlu cevap vermişler mesleki yeterliliklerinin yerinde olduğu gözlemlenmiştir. 16.03.2009 tarihinde Eski Hasanağa Belediye Başkanımız Sn. İbrahim SİNCANLI, Yönetimlerimiz ve Yüklenici firma tarafından Sitemiz içi ve Hasanağa Merkezini kapsayan bir 30.500 TL lik Güvenlik Kamera Sistemi anlaşması tekrar değerlendirilmiş ve bahse konu sözleşmenin gereklerinin tam yerine getirilmedi görülmüştür. 1.Yönetime bu malzemelerin akıbeti sorulmuş, kendileri de malzemeleri kısmen teslim aldıklarını belirtmişlerdir. Ek-4 de 1.Yönetim ile yapılan yazışmalarımız mevcuttur. Gelinen bu aşamanın sitemizin kuruluşu aşamasında ciddi emekler harcayan Hasanağa Belediyesi ve Başkanı Sn. İbrahim SİNCANLI nın bu iyi niyetinin yüklenici firma tarafından su-i istimal edildiği sonucunu doğurmaktadır. Teslim alınamayan malzemeler 2.Etap ın Güvenlik Kamera projesinde maliyetlerin artışına sebep olmuştur. Aidat Borç/Alacak Durumu: 31.03.2009 tarihinde tahsil edilemeyen aidat ve avans toplamının 62.006,57 TL olduğu görülmüştür. Halen tahsil edilemeyen borç miktarının dağılımı ise şöyledir; 30.06.2009 30.09.2009 31.12.2009 31.03.2010 Toplam Kişi Yüzdelik Toplam Kişi Yüzdelik Toplam Kişi Yüzdelik Toplam Kişi Yüzdelik Alacak Adet Dilim Alacak Adet Dilim Alacak Adet Dilim Alacak Adet Dilim 0-10 TL 120,02 66 0,06 118,70 65 0,18 190,79 109 0,28 230,52 100 0,37 11-120 TL 10205,32 180 20,72 14283,79 219 21,48 12027,61 206 17,65 12214,58 195 19,70 121-320 TL 19463,76 98 39,52 24741,14 123 37,2 20920,42 103 30,70 21674,39 111 34,95 321-500 TL 6652,87 17 13,51 11066,77 27 16,64 13329,21 34 19,56 12520,13 31 20,19 501-.. TL 12930,51 14 26,25 16299,44 17 24,51 21668,06 24 31,80 15366,95 13 24,78 Genel Toplam 49252,46 375 100 66509,84 451 100 68136,09 476 100 62006,57 450 100 Yapılan incelemede borcu 1000 TL den fazla olan 6 kişinin toplan borcunun 10.518,09 TL olduğu, bununda toplam alacağımızın ~%17 sini oluşturduğu görülmüştür. Yapılan incelemede avukatımızla İcraya verilecek kat malikleri konusunda resmi yazışma yapılmadığı, bu konunun bir Excel dosyası üzerinden takip edildiği görülmüştür. Kurumsal hafızamız niteliğinde olan bu konunun resmi yazışma ile takibin yapılması önerimiz ilgililere iletilmiştir. Ayrıca Borcunu ödemeyen/geciktiren komşularımız hakkında izlenecek yöntemin yeniden gözden geçirilerek bir prosedür haline getirilmesinin uygun olacağı önerimiz ilgililer ile paylaşılmıştır. Hukuk İşlemleri Dosyası: Yönetimimizde bu konuya ait bir dosyaya rastlanmamıştır. Avukat ile yapılan işlemlerimizin yazışma ile yapılmadığı görülmüştür. Avukatımız ile yapılan tüm işlemlerimizin resmi yazışma ile yapılması gerektiği düşüncesindeyiz. Böylelikle Yeni oluşabilecek TYYK,TYDK ve TYTK ları geçmişe ait kim icraya ne zaman verilmiş, kim bizi mahkemeye ne zaman vermiş sonucu ne olmuş vb. sorulara resmi evrak üzerinden erişebilecektir. Halen bu durum mevcut değildir. İnsan Kaynakları ve Yönetimi: Çalışan personellerimizin özlük dosyaları 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesi ve şirketlerde genel olarak uygulanan evrak listeleri doğrultusunda incelenmiş, daha önce eksikliği tespit edilen belgelerin henüz tamamlanmadığı belirtilmiştir. Personel izinlerinin oluşturulan İzin Talep Formu ile takibine başlandığı görülmüştür.
Sözleşmeler incelendiğinde içeriklerinin güncel olmadığı, çalışanlarımıza yaptırılan bazı işler ve çalışanlarımızdan sözlü istenen bazı isteklerin sözleşme metninde olmadığı görülmüş, oluşabilecek hukuki bir işlemde tüzel kişiliği zor durumda bırakmayacak şekilde güncellenmesi gerektiği görülmüştür. Sözlü yapılan değerlendirmelerde çalışanlar ile ilgili bazı şikayetler dile getirilse de, yazılı uyarıların yapılmadığı görülmüştür. Çalışanlarımıza Mart 2010 da İletişim konulu bir eğitim verilmiştir. Yapılan bu tip çalışmaları önemsiyoruz. Çalışanlarımıza uyguladığımız ücret sisteminde bütçemize yük getirecek uygulamalardan kaçınılması, gerektiği düşüncemiz ilgililer ile paylaşılmıştır. Çiçek ve Ağaç Budama İşlemleri: 2010 kış sonu/ilkbaharında yapılan çiçek ve ağaç budama işlemlerinin 2009 yazında Halk Eğitim Merkezlerinde Bahçıvanlık Kursuna katılan çalışanlarımızca yapıldığı görülmüştür. Böylece sitemiz verilen eğitimin ilk meyvesini bu sene almıştır. Emeği geçen personelimize teşekkür ederiz. Blok Temizlik ve Asansör Bakım Hizmetleri: Blokların genel temizliğinin ve personelimizin kılık kıyafet ve davranış olarak iyi düzeyde olduğu görülmüştür. Asansörlerin Periyodik Bakımı: Asansörlerin periyodik bakımlarının yapıldığı görülmüş, hurda olarak niteleyebileceğimiz malzemelerin ayrı bir depoda bulundurulduğu görülmüştür. Ancak bu ambarda bulunan malzemelerin nitelikleri ve miktarları hakkında yönetimin bilgi sahibi olmadığı, burasının kontrolünün tamamen Yüklenici firma personelinde olduğu görülmüştür. Ambarda bulunan bu hurda malzemelerin hangi tarihte ne zaman ambara girildiğine dair net ve hızlı bilgiye ulaşılamamıştır. Bu müphemliği ortadan kaldıracak gerekli çalışmaların planlanması gerektiği düşüncesindeyiz. Yüklenici firma tarafından gönderilen Yedek Parça Değişim Faturalarının yeterli ayrıntıyı içermediği görülmüştür. Örneğin 2 farklı tip ve birim fiyata ait rulmanın faturalar üzerinde Rulman olarak tek kalemde takip edildiği görülmüştür. Yüklenici firmadan fatura kalemlerinin ayrıntılandırılması (ebat, markası ve cinsinin) talebinde bulunulması gerektiği düşüncesindeyiz. Ayrıca her 3 ayda bir biriken hurda malzemenin satılmasının hem takip kolaylığı hem de gelir kalemi oluşturacağı belirtilmiştir. Son üç aylık dönemde 4 adet asansörde Alarm kumanda kartı takıldığı, 3 adet kabin butonunun, 5 adet kontaktörün, 3 adet kabin sert paten plastiğinin 12 adet rulman değiştirildiği faturalarda ve çıkan parçalarda görülmüştür.
Sonuç: a. Muhasebe evraklarının düzenli olarak tutulduğu, istenilen evrakların verildiği görülmüştür, b. Güvenlik Kamera sisteminin uygulamaya başlandığı görülmüştür. Sitemize hayırlı olmasını dileriz. c. Personel tazminatları hesabına yıl sonuna kadar yatırılması gereken toplam 10.000 TL nin dönem sonunu beklemeden bütçe döneminin 3. çeyreğinde yatırılmıştır, d. İlk 9 aylık aidat bütçesinin planlanan sınırlar içinde gerçekleştirildiği görülmüş olup bunda en önemli faktörün bütçe planlamasında bütçemize eklenen ancak daha sonra hizmet alımından vazgeçilen Sivil Memur kalemi olduğu gözlemlenmiştir, e. İlk 9 aylık avans bütçesinin ise 6.785 TL aşıldığı gözlemlenmiştir. Bunda bütçenin 8 kamera ve ekipman üzerinden planlanmasına rağmen 10 kamera ve ekipmanı üzerinden sözleşme imzalanmasının etkili olduğu görülmüştür, f. Bütçede yer alan Sivil Memur kaleminin uygulamaya alınmamasından dolayı bütçe dönemi sonunda ~27.416 TL lik olumlu bir etki yapması beklenmektedir. Önümüzdeki dönem bütçe hesaplamalarında bu tutarın dikkate alınması gerektiği düşüncesindeyiz. g. Eski Hasanağa Belediyesince finanse edilecek Güvenlik Kamera Sisteminin malzemelerinin Teslim alınamamasından dolayı 2.Etap ın Güvenlik Kamera projesinde maliyet artışına sebep olduğu görülmüştür. Her iki Yönetimce Teslim alınan ve alınacak malzemelerin hakkaniyetli paylaşımını bekliyoruz. h. Yönetimimizde Hukuk İşlemleri dosyasının olmaması ve avukatımızla yapılan işlemlerinin resmi yazışma dışı yapılmasının ciddi bir eksiklik olduğu değerlendirilmiştir, i. Yapılan inceleme sonunda Ortak Internet projesine ait ekipmanlarının tamamının ve Güvenlik Kamera Sistemine ait ekipmanlardan Kameraların demirbaş defterine kayıt edilmediği görülmüştür. j. Asansör Hurda malzemelerinin bulunduğu ambarda mevcut malzeme listesinin yönetimde olmadığı görülmüştür. Bize ait olan Hurda ambarı fiilen Yüklenici firmanın kontrolündedir. Bu açık ileride farklı soru işaretlerinin oluşmasına sebep olabilecektir. k. Asansör firmasının Aralık 2009 da kestiği faturanın fazla olduğu Denetim Kurulumuz tarafından tespit edilmiştir. Bunun düzeltilmesinin 3 ay geçmesine rağmen Mart 2010 sonu itibariyle halen yapılmadığı görülmüştür. Tüzel kişiliği temsil eden kişilerin sitemiz menfaatine olan her türlü maddi konuda ivedilikle hareket etmesi gerektiği düşüncesindeyiz. l. Üretim yapmayan ve kar elde etmeyen bir kurum olduğumuz düşünüldüğünde, İnsan Kaynakları yönetiminde fazla mesai ödemesi uygulamasından vazgeçilerek, özel sektörde uygulanan farklı yöntemlerin tercih edilmesi gerektiği düşüncesindeyiz. Fazla mesai verilmesinin şart olduğu durumlar için bütçe dönemi başında ayrıca bütçe kalem planlaması yapılması gerektiği düşüncesindeyiz. m. Çalışanlarımıza İletişim konulu bir eğitim verilmesi olumlu karşılanmış, 2010 yazında 2009 da yapıldığı gibi çalışanlarımızın sitemiz menfaatine (Bahçıvanlık, Sıhhi Tesisat vb.) olan Halk Eğitim Merkezlerince yapılan kurslara gönderilmesinin faydalı olacağını belirtmek isteriz. Kısaltmalar: TYTK: Toplu Yapı Temsilciler Kurulu / TYYK: Toplu Yapı Yönetim Kurulu / TYDK: Toplu Yapı Denetim Kurulu Ekler: Ek-1: 01.01.2010 31.03.2010 3 Aylık Fiili Bütçe Ek-2: 01.07.2009 31.03.2010 9 Aylık Fiili Bütçe Ek-3: Ocak-Şubat-Mart 2010 Aylık Mizanları, 3 Aylık Mizan Ek-4: Hasanağa Toki Konutları 1.TYYK ile yapılan Güvenlik Malzemeleri Sözleşmesi Hk da Yazışma İş bu denetim raporu tarafımızdan oy birliği ile imzalanmıştır. Melih MUTLU Özkan KOÇ Ferruh TUFAN Denetim Kurulu Başkanı Denetim Kurulu Üyesi Denetim Kurulu Üyesi Dağıtım : Toplu Yapı Yönetim Kurulu Üyeleri / Toplu Yapı Temsilciler Kurulu Üyeleri / Blok İlan Panoları
Ek-1 / 2010 1.Çeyrek (3 Aylık)Bütçe Durumu
Ek-2 / 2009-2010 9 Aylık Bütçe Durumu BURSA NİLÜFER HASANAĞA TOKİ KONUTLARI II. BÖLGE SİTE YÖNETİMİ ORTAK GİDER İŞLETME BÜTÇESİ YILLIK 9 Aylık Planlanan 1.Çeyrek Gerç. 2.Çeyrek Gerç. 3.Çeyrek Gerç. 9 Aylık Gerçekleşen Fark Açıklama 12 AYLIK M 2 PAYLI GİDERLER TOPLAMI ( 01.07.2009-30.06.2010 ) 107.100 TL 80.325 TL 26.479 TL 30.226 TL 21.375 TL 77.462 TL Bütçe İçi 1 ORTAK ALAN SİGORTA GİDERLERİ 2.500 TL 1.875 TL 0 TL 2.471 TL 0 TL 2.471 TL Bütçe Dışı Yıllık Yapılan bir harcama kalemidir ilk 9 aylık bütçe yansıması 1853 TL'dir Hesaplamalarda 1853 TL' dikkate alınmıştır. 2 YÖNETİM BİNASI GİDERLERİ (ELEKTRİK SU DOĞALGAZ VB.) 2.000 TL 1.500 TL 89 TL 444 TL 468 TL 1.001 TL Bütçe İçi 3 TELEFON GİDERİ 2.000 TL 1.500 TL 1.276 TL 1.340 TL 819 TL 3.435 TL Bütçe Dışı 4 BÜRO GİDERLERİ (KIRTASİYE TONER MATBAA) 3.000 TL 2.250 TL 984 TL 183 TL 375 TL 1.542 TL Bütçe İçi 5 ULAŞIM GİDERİ (BENZİN) 600 TL 450 TL 419 TL 329 TL 222 TL 970 TL Bütçe Dışı 6 DİĞER ÇEŞİTLİ GİDERLER ( TEBLİGAT PTT WEB SİTESİ NOTER VE DİĞER GİDERLER) 5.400 TL 4.050 TL 2.208 TL 1.085 TL 784 TL 4.078 TL Bütçe Dışı 7 ORTAK ALAN AYDINLATMA GİDERLERİ (ASANSÖR HİDROFOR AYDINLATMA) 35.000 TL 26.250 TL 11.715 TL 8.554 TL 8.168 TL 28.437 TL Bütçe Dışı 8 OTOMATİK SULAMA SİSTEMİ ELEKTRİK GİDERİ 10.000 TL 7.500 TL 2.898 TL 545 TL 0 TL 3.443 TL Bütçe İçi 9 PEYZAJ GİDERLERİ ( İLAÇ GÜBRE BENZİN TOPRAK ) 4.000 TL 3.000 TL 735 TL 644 TL 1.407 TL 2.786 TL Bütçe İçi 10 TEMİZLİK MALZEME GİDERLERİ ( DETERJAN ÇÖP POŞET ELDİVEN KOVA VB.) 6.000 TL 4.500 TL 2.621 TL 2.144 TL 221 TL 4.987 TL Bütçe Dışı 11 KAPICI DAİRELERİ GİDERLERİ (ELEKTRİK SU DOĞALGAZ KULLANIM) 12.600 TL 9.450 TL 1.088 TL 2.602 TL 4.976 TL 8.666 TL Bütçe İçi 12 ELEKTRİK SIHHİ TESİSAT MALZEME VE BAKIM GİDERİ 5.000 TL 3.750 TL 802 TL 2.227 TL 2.740 TL 5.769 TL Bütçe Dışı 13 OLAĞANÜSTÜ GİDERLER 4.000 TL 3.000 TL 0 TL 1.593 TL 0 TL 1.593 TL Bütçe İçi 14 MEKANİK ARIZA VE YEDEK PARÇA (HİDROFOR+SU TANKLARI) 5.000 TL 3.750 TL 1.401 TL 1.715 TL 633 TL 3.748 TL Bütçe İçi 15 ÇATI BAKIM ONARIM 5.000 TL 3.750 TL 50 TL 717 TL 518 TL 1.284 TL Bütçe İçi 16 BOYA BADANA İNŞAAT GİDERLERİ (GENEL RUTUŞ) 5.000 TL 3.750 TL 193 TL 3.634 TL 45 TL 3.872 TL Bütçe Dışı 12 AYLIK EŞİT PAYLI GİDERLER TOPLAMI 316.241 TL 237.181 TL 69.592 TL 69.169 TL 83.658 TL 219.919 TL Bütçe İçi 1 GÜVENLİK GİDERLERİ (1584 PAYLI ORTAKLIK) 1600 4 34.909 TL 26.182 TL 10.178 TL 0 TL 17.497 TL 27.675 TL Bütçe Dışı 2 SİTE GİRİŞ KAPILARINA SİVİL DANIŞMA 1000 7 38.182 TL 28.637 TL 0 TL 0 TL 0 TL 0 TL Bütçe İçi 3 PERSONEL GİDERİ (11 PERSONEL) 125.000 TL 93.750 TL 32.209 TL 34.144 TL 33.810 TL 100.163 TL Bütçe Dışı 4 PERSONEL TAZMİNATI 10.000 TL 7.500 TL 0 TL 0 TL 10.000 TL 10.000 TL Bütçe Dışı Yıllık sonuna kadar planlanan tutarın tamamı 9. ay sonunda yatırılmıştır. 9 aylık bütçe yansıması 7500 TL'dir Hesaplamalarda 7500 TL' dikkate alınmıştır. 5 PERSONEL İŞ ELBİSESİ GİDERİ (10 PERSONEL) 2.000 TL 1.500 TL 0 TL 1.048 TL 50 TL 1.098 TL Bütçe İçi 6 AVUKAT MUHASEBE MÜŞAVİRLİK HİZMETLERİ 3.500 TL 2.625 TL 4.258 TL 750 TL 750 TL 5.758 TL Bütçe Dışı 7 YÖNETİM KURULU VE DENETİM KURULU GİDERLERİ 29.700 TL 22.275 TL 7.286 TL 9.464 TL 5.472 TL 22.222 TL Bütçe İçi 8 YÖNETİCİ ÜCRETLERİ (BLOK YÖNETİCİLERİ) 5.000 TL 3.750 TL 1.257 TL 1.290 TL 1.282 TL 3.828 TL Bütçe Dışı 9 ASANSÖR YILLIK BAKIM GİDERİ 41.000 TL 30.750 TL 9.690 TL 12.920 TL 9.690 TL 32.300 TL Bütçe Dışı 10 ASANSÖR YEDEK PARÇA ALIMI 15.000 TL 11.250 TL 2.681 TL 5.483 TL 3.230 TL 11.393 TL Bütçe Dışı 11 BLOK GİRİŞLERİNDEKİ YAĞMUR GİDERİNE OLUK YAPILMASI (23X50 TL) 1.150 TL 863 TL 0 TL 2.099 TL 470 TL 2.569 TL Bütçe Dışı 12 BLOKLARI HAŞERE KARŞI İLAÇLAMA (ÇATI VE SIĞINAK) 1.500 TL 1.125 TL 6 TL 220 TL 4 TL 230 TL Bütçe İçi 13 TEL ÇİTİN DİBİNE BETON ATILMASI 4.000 TL 3.000 TL 1.584 TL 372 TL 1.404 TL 3.360 TL Bütçe Dışı 14 BİNA GİRİŞİ VE MERDİVENLERE KORKULUK YAPILMASI + MEVCUT KAMELYALARIN 3.000 TL 2.250 TL 443 TL 1.381 TL 0 TL 1.824 TL Bütçe İçi 15 ÇİM MOTORU ALINMASI (1 ADET) 800 TL 600 TL 0 TL 0 TL 0 TL 0 TL Bütçe İçi 16 BLOK ZEMİNLERİNİN İYİLEŞTİRİLMESİ İÇİN FİZİBİLİTE ÇALIŞMASI 1.500 TL 1.125 TL 0 TL 0 TL 0 TL 0 TL Bütçe İçi Toplam : 423.341 TL 317.506 TL 96.071 TL 99.395 TL 105.033 TL 297.381 TL Bütçe İçi AVANS (YENİLİK VE İLAVELER) 50.501 TL 37.876 TL 690 TL 40.293 TL 18.564 TL 44.660 TL Bütçe Dışı 1 ORTAK ALTYAPI NETWORK(İNTERNET,HABERLEŞME, GÜVENLİK KAMERASI PLAKA TANIMA SİSTEMİ) 36.000 TL 27.000 TL 690 TL 40.293 TL 0 TL 40.983 TL Bütçe Dışı Yıllık Yapılan bir harcama kalemidir ilk 9 aylık bütçe yansıması 30.737 TL'dir Hesaplamalarda 30.737 TL' dikkate alınmıştır. 2 GÜVENLİK KAMERASI (8 ADET ÇEVRE KAMERASI) 10.000 TL 7.500 TL 18.564 TL 18.564 TL Bütçe Dışı Yıllık Yapılan bir harcama kalemidir ilk 9 aylık bütçe yansıması 13.923 TL'dir Hesaplamalarda 13.923 TL' dikkate alınmıştır. 3 PLAKA TANIMA SİSTEMİ 4.500 TL 3.375 TL 0 TL Bütçe İçi 4 BLOKLAR ARASI VE SİTE KAPISI İLE HABERLEŞME SANTRALİ 1 TL 1 TL 0 TL Bütçe İçi
Ek-4