ARAÇ TAKĐBĐ II (Muayene & Ceza & Devre Dışı) Versiyon: 3.6.6.x İlgili Programlar : Yakamoz ve Tüm Ticari Paketler Tarih : 23.10.2008 Zorluk Derecesi (1 5) : 3 (Tecrübeli Kullanıcı) GĐRĐŞ Araç Takibi konusu daha önce yayınlanan ilk dokümanda (ARAÇ FĐLO TAKĐBĐ) temel kavramlarla birlikte verilmiştir. Araçlar, şoförler, nakliyeciler, araç tipleri, yakıt tipleri gibi pek çok kavram ve bunlara ilişkin raporların ele alındığı ilk dokümanı incelemenizi öneririz. Filo tanımlamalarıyla birlikte araçların çeşitli durumları hakkında kayıt girmek, raporlar almak ve takip sürecini en üst düzeye getirmek için kullanılacak olan Muayene, Ceza ve Devre Dışı kavramları bu yazıda ele alınmaktadır. Her bir araç için çeşitli muayene tipleri tanımlayıp bunların kontrolü; şoför ve araçlara kesilen cezaların takibi ve farklı nedenlerle araçların devre dışı kaldığı durumları denetim altında tutmak üzere PARALOG ticari yazılımlarının parametrik özelliklerinden biri olan araç takibini inceleyeceğiz. Yeniden hatırlatmak gerekirse Araç Takibi ayrıca lisanslanan bir özellik olup mevcut yazılımınıza bu fonksiyonun ilave edilebilmesi için yetkili satıcınızla irtibat kurabilirsiniz. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 1
GENEL BİLGİLER Filo Takibi dokümanı incelendiğinde her bir aracın şoförlerle ilişkilendirildiği, hangi firmaya ait olduğu, yakıt cinsi, markası, modeli, K1 Belge numarası ve tarihi gibi çeşitli sahalarla ayrıntılı biçimde tanımlandığı görülür. Bu şekilde ayrıntılı olarak tanımlanan araçlar için çeşitli dönemlerde yapılan muayeneler, süreli ve süresiz evraklar, kullanımda olduğu ve kullanılamadığı periyotların (devre dışı) bilinmesi gibi sisteme kaydedilecek pek çok yeni bilgiden söz edilebilir. Ayrıca hem araç hem de şoförleri ilgilendiren çeşitli trafik cezaları da devam eden süreçte izlenebilir olmalıdır. Yukarıda bahsedilen takip mekanizmaları yapılacak çeşitli ön tanımlamalar ve buna bağlı hareket kayıtları ile kontrol altına alınacaktır. Muayene/Ceza bölümünde; - Egzost Ölçümü, Fenni Muayene, Kasko Poliçe, Trafik Sigorta (ve sizin ekleyebileceğiniz her türlü muayene) başlangıç ve bitiş tarihleri ile (ya da süresiz olarak) tanımlanabilir. - Bakımda, Kaza Yaptı, Tamirde (ve kullanıcı tanımlı diğer nedenler) gibi araçların devre dışı nedenleri kodlanarak başlangıç ve bitiş süreleri belirtilebilir. - Sürat, Kırmızı ışık, Hatalı Sollama, Hatalı Park, Evrak Muayene, Araç Eksiği gibi ceza tipleri (ve isteğe bağlı eklenebilecek diğer cezalar) tanımlanarak şoför, kullandığı araç, ceza tarihi, bedeli ve isteğe bağlı açıklama ile birlikte kayıt altına alınır. Tüm bu tanımlamalar ve hareketlerin sonucu çeşitli raporlar ile alınır. - Araç Raporları - Araç Muayene Raporları - Şoför Ceza Raporları bu aşamadaki izlenebilirlik ihtiyacını fazlasıyla karşılayacaktır. PARALOG programları tüm paketlerinde bilgi giriş ve çıkış işlemleri sırasında Excel tablo kullanımını destekler. (Excel de tutulan listeler programa alınabilir, raporlar doğrudan Excel e aktarılabilir!) Böylece daha önce Excel de tutulan araçlarınızı ve şoför bilgilerini doğrudan programa aktarabilir, programdaki işlemlerinizin sonuçlarını da Excel e gönderebilirsiniz. ÖN TANIMLAMALAR Programda muayene, ceza ve devre dışı durumlarının takibi için araç takibi fonksiyonu kullanıma açılmalıdır. PARALOG ticari paketinizde /Genel/Parametreler/Ticari Genel Parametreler adımıyla araç takibi ni etkinleştirebilirsiniz. ARAÇ TAKİBİNİ KULLANIMA AÇMA Ana menüdeyken /Genel/Parametreler/Ticari Genel Parametreler adımıyla ilgili pencereye ulaşılır. Araç Takibi Kullanılır seçimi işaretlenir. Muayene ve Ceza Nedenleri ile Devre Dışı durumlarını kontrol edebilmek için yalnızca araç takibi kullanıma açılabilir. Ayrıca nakliye işlemleri ve yük taşıyan araçlar da takip edilecekse Taşıma İşlemleri Kullanılır seçimi de işaretlenmelidir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 2
Ticari genel parametrelerden yapılan seçim sonrasında /Hizmet/Araç menüsü ve araç takibi kavramına ilişkin tüm komutlar resimde görüldüğü gibi eklenmiş olacaktır. Araç takibi fonksiyonu kapatıldığında ilgili menü adımları da program tarafından otomatik olarak kaldırılır. Yazıda Genel başlığı altındaki Nakliyeciler, Şoförler, Yakıtlar, Araç Tipleri ve Araç Markaları adımlarına ilişkin tanımlamalardan daha önce söz edilmişti. Bu yazıda menüde kalan diğer adımlar (evraklar, Ceza Nedenleri, Devre Dışı Nedenleri) incelenecektir. EVRAKLAR /Hizmet/Araç/Genel/Evraklar adımından sigorta, bakım, egzost ölçümü gibi muayene evrak tanımlarına ulaşılır. Burada önemli olan kavramlardan birisi de evrakın Geçerlilik Süresi dir. Geçerlilik Süresi Belirsiz olarak işaretlenen muayene evraklarında süre kontrolü yapılmaz. Muayene evraklarına Lastik Değişimi, Yağ Kontrolü, Su Kontrolü, Akü Kontrolü, Rot Balans Far Ayarı, Trafik Ceza Kontrolü gibi belli aralıklarla takip edilebilecek muayeneler de eklenebilir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 3
CEZA NEDENLERİ Trafik cezaları ile varsa diğer tipteki cezaların tanımlanabileceği bölümdür. Erişmek için /Hizmet/Araç/Genel/Ceza Nedenleri adımı kullanılır. Tanımlayacağınız yeni ceza nedenlerini tanımlarken kesilecek muhtemel cezanın aracın kendisiyle mi, Araç Evraklarıyla mı Şoförle mi ilgili olduğunu tanımlarda belirtebilirsiniz. Buradaki kodları daha da çeşitlendirerek daha ayrıntılı bir takip yöntemi oluşturabilirsiniz. DEVRE DIŞI NEDENLERİ Aracın devre dışı kaldığı durumları açıklamak ve bu konuda bir standart oluşturmak üzere /Hizmet/Araç/Genel/Ceza Devre Dışı Nedenleri adımı kullanılır. Devre dışı nedenleri listesine araçların kullanılamadığı dönemlere ilişkin daha ayrıntılı bir kodlama ile giriş yapılması, ileride alınacak raporlar için oldukça yarar sağlar. Rastgele girilmiş açıklama biçiminde neden kodu girmek yerine gerekçeleri belli başlıklar altında toplamak bu konu ile ilgili alınacak raporların da daha detaylı alınabilmesine yardımcı olacaktır. MUAYENE/CEZA/DEVRE DIŞI KAYIT İŞLEMLERİ Araçlara ait muayene ve ceza kayıtları ve devre dışı olacağı dönemleri belirtmek üzere /Hizmet/Araç/Muayene&Ceza adımındaki komutlar kullanılır. Daha önce tanımlanan araçlar, muayene türleri, ceza nedenleri, devre dışı nedenleri gibi bilgiler bu bölümde yapılacak hareket kayıtlarında kullanılacaktır. İhtiyaç durumunda bulunduğunuz pencerelerden ayrılmadan yeni bir araç, şoför, evrak, devre dışı nedeni, ceza nedeni gibi önceden kaydedilmiş olması gereken bilgiler tanımlanabilir, hatalı kayıtları düzeltilebilir ve silinebilir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 4
MUAYENE KAYITLARI /Hizmet/Araç/Muayene&Ceza/Evrak Muayeneleri adımıyla Araç Muayene Listesi ne ulaşılır. Bu listeden araçlara ait muayene işlemleri tanımlanabilir ve yeni muayeneler işlenebilir. Muayene başlangıç ve bitiş tarihleri tanıma uygun olarak ekrana gelecektir. Geçerlilik Süresi Belirsiz olarak tanımlanmış evraklarda Muayene tarihi ile Bitiş tarihi aynıdır. Buradaki amaç muayenenin en son ne zaman yapıldığını bilmektir. Aynı muayene istenilen sayıda tekrarlanabilir. Yeni muayene tanımlama sırasında evrak, araç ve muayene tarihi seçilir. Süre tanımı (ay) daha önce belirlendiğinden bitiş tarihi otomatik olarak verilecektir. Örneğimizde şirket araçlarından birinin trafik cezası ya da vergi borcu olmadığına dair Taşıtlar Vergi Dairesi nden alınan belgenin takibi amaçlanmıştır. Evrak tanımında geçerlilik süresi 6 ay verildiğinden bitiş tarihi otomatik olarak 6 ay sonrasını göstermektedir. DEVRE DIŞI KAYITLARI Devre dışı kodlarını daha önce tanımlamıştık. Bu bölümde hangi tarihler arasında hangi nedenlerle aracın devre dışı olduğunu ayrıntılı biçimde belirtebiliriz. Seyahatte, Kiraya verildi, Ödünç verildi gibi pek çok devre dışı nedeni tanımlanabilir ve bu tipler de yeni kayıtlarda kullanılabilir. Açıklama kısmına yazılacak detay bilgiler devre dışı ile ilgili raporlarda görüntülenir. Doldurulması faydalı olacaktır. CEZA KAYITLARI /Hizmet/Araç/Muayene&Ceza/Şoför Cezaları bölümüne girildiğinde hangi şoförün hangi tarihte hangi nedenle ceza aldığı takip edilebilir. Bu bölümde tanımlanan cezalar şoför kusurlarından kaynaklanabileceği gibi araç kusuru ya da aracın evraklarıyla ilgili denetimde tespit edilen bir kusur da cezanın konusu olabilir. Ceza tanımı yapılırken şoförün kullandığı araç, ceza nedeni, ceza bedeli ve isteğe bağlı açıklama girilebilir. Yeni bir ceza nedeni tanımlanacak ve trafik cezası tanımlarında kullanılacaksa ceza nedeni alanında ilgili listeye ulaşarak oluşturulabilir. Bu özellik PARALOG programlarının tüm modüllerinde ve pencerelerinde faydalanılabilen esnek bir kullanım tekniğidir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 5
RAPORLAR Derece Yazılım PARALOG ticari paketlerinde raporlar son derece esnek yapılıdır. Hem rapor ana ekranında hem de detay tanımlama bölümlerinde kullanıcıya sağlanan araçlarla farklı fonksiyonlara sahip yeni raporlar türetilebilir. Sözkonusu araçlar kullanıcıya yapısal ve görsel olarak her türlü müdahale imkanı sunar. Böylece kullanıcıların oluşturabileceği kombinasyonlarla sonsuz sayıda yeni rapor elde edilebilir. Ekrana (Sayfalı) Yazıcı Seç Dosyaya Yaz Başı -> Sonu, Özellik Sakla / Çağır Ekrana Yazıcıya Excel e Gönder Özet Tablo Temizle Yardım Vazgeç Resimde görülen butonlar rapor penceresinden alınmıştır. Söz konusu butonlar kullanılarak raporun çıktısı ekrana, ön izleme penceresine (Ekrana Sayfalı), yazıcıya veya Excel e gönderilebilecektir. Sıkça kullanılan rapor ön tanımlamaları kaydedilerek sonraki rapor alma süreçlerinde yeniden çağrılarak kullanılabilmektedir. Bu konuyla ilgili daha fazla bilgi için ekrandaki [?] açıklama kısmından yararlanılabilir. Rapor penceresindeki sahalarda F4 (Koduna göre) ya da F6 (Adına göre) seçim yaparak çeşitli kısıtlamalar oluşturulabilir. Sahaların başında veya sonunda bulunan ve butonları kullanılarak açılan listelerden CTRL ve Mouse tıklamaları ile sadece belli karakterler işaretlenebilir. FARKLI YÖNTEMLERLE ALINMIŞ RAPORLAR Araçlarla ilgili alınacak raporlara ilişkin aşağıda örnek görüntüler verilmiştir. Ekrana alınan araç raporu Bu raporla bilgiler son derece süratli biçimde ekrana alınır. Sonsuz bir sayfada tüm bilgiler topluca görüntülenir. Uzun sayfalardan oluşan raporlar için kaydırma çubuklarını kullanabilirsiniz. Gerekli açıklamalar [?] butonuyla verilmiştir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 6
Ekrana sayfalı olarak alınan araç raporu (Print Preview) Rapor yazıcıya gönderilmeden önce kağıt üzerindeki yerleşiminin görülebilmesini sağlar. Ekranda görülen biçimiyle püskürtmeli veya lazer yazıcıdan çıktı alınabilir. Excel programının yüklü olduğu sistemlerde rapor Excel e doğrudan gönderilebilmektedir. Rapor gönderimi sırasında Excel çalışıyor ise program kullanıcıya hangi kitabın hangi çalışma sayfasına ve hangi hücreden başlayarak raporun aktarılacağını sorar. Rapor, gerekli görülmesi halinde Txt dosya biçiminde de alınabilir. Ayıraç, sütunlara ait bilgileri birbirinden nasıl ayrılacağını belirtir. ARAÇ MUAYENE RAPORLARI Seçimler ekranında kısıtlama verebileceğiniz sahaları görebilirsiniz. Evraklar ve Araç Tipleri için ekranda görülen Hepsi onay kutularının işareti kaldırıldığında evrak ya da araç tipleri için de kısıtlama verilebilir. Kalan Gün Sıralı Göster seçimi işaretlendiğinde ise hangi muayene için kaç gün kaldığına göre sıralı bir liste alınır. Rapor sekmesinde sadece hareket bilgileri için değil araç tanımlamalarına ait diğer sahaların da raporda görüntülenmesi isteniyorsa, açılır liste kutusundan Araç Bilgileri satırı seçilebilir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 7
ÖRNEK RAPORLAR (ARAÇ MUAYENE RAPORLARI) Bu kısımda farklı tipte raporların nasıl alınabileceğine dair örneklere yer verilmektedir. Önce raporla ilgili alanlara ilişkin tanımlamalar ve ardından rapora ait çıktının örneği resimlerle gösterilmektedir. Örneklerde çıktı olarak Ekrana butonunun kullanılmasıyla oluşan görüntülere yer verilmiştir. Verilen örnekler sayfalı olarak ekrana ya da Excel e de aktarılabilecektir. Aşağıdaki gibi tasarlanan bir rapor sonrasında elde edeceğiniz çıktının örneğini görebilirsiniz. Rapordaki Text ve Kırılma satırlarına dikkat ediniz. Bu türden satırlar eklemek için rapor tanımlama ekranında aşağıda gösterilen butonlar kullanılır. açıklama düğmesinden yardım alınabilir. Butonların kullanımına ilişkin bilgi almak üzere [?] Raporun sonucuna ilişkin örnek çıktı: Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 8
Kalan gün kırılımlı bir rapor hazırlamak istersek; Son raporda tüm muayene tipleri için kalan günler listelenmiştir. Örneğin kışa girmeden önce araçların lastik değişimi için bütçe ayrılması planlıyorsa sadece Lastik Değişimi tipinde olan muayeneler için seçim yapılabilir. Süresi yaklaşan ve geçenler için ayrıca kısıtlama oluşturarak Kalan Gün Sıralı onay kutusunu işaretlenerek alınan raporda kasko, fenni muayene gibi satırlar görünmeyecektir. Görüldüğü gibi rapor tanımlarında yapılabilecek değişimlerle farklı varyasyonlar elde edilebilmektedir. Ayrıca verilecek kısıtlamalarla raporlar farklı amaçlara göre yönetilebilecektir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 9
ŞOFÖR CEZA RAPORLARI Şoförlerin hangi araçla hangi tarihte hangi nedenle trafik cezası aldığı ve tutarının topluca görülebileceği bir rapordur. Önceki raporlarda da belirtildiği gibi kısıtlama sahalarındaki butonlar ve rapor alınma biçimine ilişkin yapılacak değişikliklerle ceza raporları da çeşitlendirilebilir. ÖRNEK RAPORLAR (CEZA RAPORLARI) Bu rapora araçlarla ilgili Tonaj, Araç Adı, Nakliye Firması, Araç Tipi gibi pek çok saha eklenerek farklı kırılımda raporlar hazırlanabilir. Ceza raporlarının araçlar, sürücüler ya da evrak eksikliği nedeniyle oluşabileceği daha önce belirtilmişti. Bu ayrıma göre kırı lımlı bir rapor alınarak cezaların dağılımı incelenebilir. Bazı raporları Excel e atarak özet tablo (Pivot Table) biçiminde görmek ve üzerinde çalışmak gerektiği durumlarda rapora Kayıt Sayısı sahası da eklenir. Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 10
Raporla ilgili düzenlemeler yapılır ve türden raporlara bir örnek verilmiştir. Özet Tablo butonuyla rapor doğrudan Excel e aktarılır. Aşağıda bu Son satırda yer alan Kayıt Sayısı sahası bu raporun Excel e özet tablo olarak gönderildiğinde işlem adetlerini de takip edebilmeyi sağlar. DİĞER CEZA RAPORLARI Rapor sekmesine geçildiğinde kullanıcılar için hazırlanmış ceza raporları ve analizlerine ulaşılabilir. Araç Cezaları ve Özet Ceza Analizi, değişik tasarımlarıyla kullanılabilecek farklı tipteki ceza raporlarıdır. Özet Ceza Analizi ne ilişkin alınan bir rapor örneği. Araç Cezaları seçilerek alınmış bir rapor örneği. DERECE YAZILIM HĐZMETLERĐ TĐCARET A.Ş. (Ekim 2008) Derece Yazılım 2008 ARAÇ TAKĐBĐ - II (Muayene&Ceza&Devre Dışı) 11