ARTSİS KULLANICI EL KİTABI

Transkript

1 ARTSİS KULLANICI EL KİTABI

2 BÖLÜMLER 3 1. TANIMLAMALAR Yeni Araç Kaydı Bakım Firmalar Bakım Firmaları Kayıt Sigorta Şirketi Adı Yakıt Alınan Firmalar Araç S atış / Sil Yakıt Tankeri Tanımlama Sistem Tanımları 9 2. Kayıtlar Araç Tamir İşlemleri 10 RAPORLAR Araçlar işlemler Yakıt Grafikler 17 2

3 BÖLÜMLER Tanımlamalar Kayıtlar Raporlar Çıkış Yardım 1. Tanımlamalar 1.1 Araçlar Yeni Araç Kaydı Araç Tipleri Tanımlama Araç Marka/Model Tanımlama 1.2 Bakım İşlem Tipleri Periyot Tipleri 1.3 Firmalar Bakım Firmaları Kayıt Sigorta Şirketi Yakıt Alınan Firmalar 1.4 Araç Satış/Sil 1.5 Yakı Tankeri Tanımlama 1.6 Sistem Tanımlamaları 1.1 Araçlar Yeni Araç Kaydı Yeni araç kayıt ekranı Şekil 1 de gösterilmiştir. Bu ekrandaki seçilerek girilecek olan genel bilgiler (Marka, Model, Model Yılı gibi ) daha önceden Tanımlamalar altındaki ilgili kısımlardan oluşturulmalıdır. Araç Tipi: Firmanın mevcut filosundaki araç tipleri girilmelidir. (Örnek Forklift, Dorse,Römork vb) Beklenen Ortalama : Gerçekleşen yakıt sarfiyatı ile karşılaştırılacak olan veridir. Gerçekleşen yakıt sarfiyatı bu alanda girilen veriden büyük olması durumunda bu araç ana ekrandaki Fazla Yakan Araçlar alanında listelenecektir. Satınalma bedeli : aracın alındığındaki değeri veya mevcut değeri girilmelidir. Bakım Yapılacak km : Rutin bakım hatırlatmasında kullanılmaktadır. 3

4 Bakım Yapılan km : Son bakım gördüğü km bilgisidir. Bu bilgi daha sonradan Rutin bakım işlemi yapıldıkça program tarafından güncellenecektir. Fren Muayene Tarihi : Son yapılan fren muayene tarihidir. Bu bilgi daha sonradan fren muayene işlemi girişinden sonra program tarafından güncellenecektir. Egsoz Muayene Tarihi : Son yapılan egsoz muayene tarihidir. Bu bilgi daha sonradan egsoz muayene işlemi girişinden sonra program tarafından güncellenecektir. KGS : Araca ait KGS bilgilerinin girildiği alandır. Trafik / Kasko : Trafik ve kasko sigorta bilgilerinin girildiği alandır. Bu bilgiler daha sonradan sigorta işlemi girişlerinden sonra program tarafından güncellenecektir. Dorse Mi? : Tanımlanacak olan aracın dorse mi yoksa normal bir araç mı olduğunun belirtildiği alandır. Tanımlanan aracın dorse olması durumunda bakım ve yakıt hatırlatmalarında bu araç yeralmayacaktır. Yakıt ve Bakım Hatırlatılsın mı? : Bu alan sadece sigortaların ve muayene tarihlerinin hatırlatılmasının istenmesi durumunda kullanılmaktadır. Kaydet : Yapılan girişleri kaydeder. Kapat : Giriş ekranını kapatır. Düzenle : Yapılan girişlerde bir değişiklik yapılacağı zaman kullanılır. Ardından yön tuşları ile ilgili kayda gidilir. Kayıt Bul : girilen bilginin (örnek plaka ) yeraldığı kayda hızlıca ulaşmayı sağlar. Ardından gereken düzenleme işlemi yapılır. 4

5 Şekil 1 : Yeni araç tanımlama ekranı Araç Tipleri Tanımlama: Ekran Şekil 2 de gösterilmiştir. Araç tipi: ekranda göründüğü gibi, filomuzda hangi tip araçlar var ise giriş yapıp kaydet tuşuna basılır. (Dorse, Römork, Özel araç, Forklift vb) Araç Takip Sistemi, Yeni Araç kaydında Kaydettiğimiz verilere ve yakıt alışta yaptığımız manuel girişlere göre tüm hatırlatmaları yapan bir sistemdir. Bu nedenle her girişi olan araç için tüm hatırlatmaların olmaması gerekmektedir. gerek isteğe göre, gerek zorunlu şartlar sebebi ile araç tipi ve hatırlatma butonları tanımlanmalıdır. Örneğin Dorse tipi, motoru olmayan vasıtaların sadece kasko, fren muayene tarihi gereklidir. Bunun haricindeki hiçbir hatırlatma yapmaması gerekir. Ve ona göre şekilde görüldüğü gibi işaretlenir. mevcut filonuzdaki araç çeşidine ve kendi isteğinize göre tüm tanımlamalar yapılabilir. Düzeltme 5

6 yapılacağı zamanda gitmek istediğiniz veriye alttaki yön tuşlarından kullanarak gerekli düzeltme yapılabilir. şekil2: araç tipi tanımlama ekranı Araç markalar:yeni araç marka ve modellerin girildiği bölümdür. Bu veri Yeni Araç Kaydında marka ve model kısmında seçmeli olarak gelir. Yeni Marka seçerek ilk tanımlanacak araç markası girilir. Bunun alt modelleri de Yeni model butonu kullanılarak giriş yapılır. Var olan bir markanın altına model tanımlanacaksa ilk önce marka seçilir. Onun altına yeni model tanımlanır. Şekil 3 de gösterilmiştir. Şekil 3: Yeni Marka Kayıt 6

7 1.2 Bakım İşlem Tipleri : araçlar üzerine uygulanan işlemlerdir.bu veri, araca hangi işlem yapıldı ise verilere daha kolay ulaşılabilmesi ve gruplanması için girilmelidir. ( Genel Bakım, Yağ Değişimi, Lastik tamiri v.s) yeni kayıtla isteğe göre tanımlar girilip kaydet tuşuna basılır. Hatalı girişte düzenle tuşuyla düzeltme yapılabilir. daha sonra Kayıtlar da bu başlıkların altında araca ne tip işlemler uygulandı ise açıklama kısmına ayrıntıları girilebilir. Şekil 4 de gösterilmiştir. şekil: Periyot tipleri: her aracın periyodik hatırlatma tipi vardır örnek (yıl, gün, saat, km vs) buna göre bu tanımlar aşağıdaki gibi kaydedilir. 1.3 Firmalar Bakım Firmaları Kayıt Araçların servis ve bakım işlemlerinin yapıldığı firmaların girildiği bölümdür. Araç İşlemleri girişinde buraya girilen firmalar seçmeli olarak ekrana gelir Sigorta Şirketi Adı Araçların Trafik ve Kasko poliçelerin yapıldığı sigorta şirketlerinin girildiği bölümdür. Yeni Araç Kaydında tanımlanan firmalar seçmeli olarak gelir. 7

8 1.3.2 Yakıt Alınan Firmalar Yakıt alınan firmaların girildiği bölümdür. Firmada tanker kullanılıyorsa, toplu alım yapılan firmaların adı girilmelidir. 3 tip uygulama için firma kaydı modülü şekil 6 daki gibidir. 1.4 Araç Satış / Sil... Firmada satılan araçların kaydının girildiği bölümdür. 1.7 Yakıt Tankeri Tanımlama Yakıt Tankeri Tanımlama şekil 7 de gösterilmiştir. Buraya yapılacak girişler 1 kez yapılır. Tanker numarası: firmada birden fazla tank varsa onun numarasını gösterir İlk okunan pompa sayacı: ilk kullanıma başlamadan önce tanker sayaç verisinin girildiği bölümdür. Pompadaki yakıt miktarı: tankere mevcut konulan yakıt miktarı bir defaya mahsus lt olarak girişi yapılır. Daha sonra her yakıt alışında bu veri alınan yakıta göre otomatik düşer. Ve bu veri ana ekranda kalan yakıt miktarını görmek için güncel haliyle görüntülenir. Şu anki sayaç: ilk giriş yapıldığında bu veri girilmez. Yakıt alışda her araca yakıt alındıkça Açıklama: birden fazla tank varsa isteğe göre tanımlama adı girilir. 8

9 şekil Sistem Tanımları Sistem tanımları şekil 8 de gösterilmiştir. Araç takip sistemi, ana ekranda göründüğü gibi tüm araçların günü geldiğinde trafik sigortası, kasko sigortası, egsoz muayenesi fren muayenesi ve bakım km sı hatırlatır.bu veri değişken dir. hatırlatmanın ne kadar zaman önce yapılması isteniyorsa şekilde göründüğü gibi isteğe göre giriş yapılır. Nereden? Kısmında da yakıt alışta her aracın aldığı yakıt miktarı girilir. Genelde yakıt tankerden alınıyorsa tankerden kısmı kalması uygundur. Arada farklı bir yerden yakıt alındığında yoldan işaretlenir (ayrıntısı Yakıt Alışta) şekil:8 şekil 3 9

10 2. Kayıtlar 2.1 Araç Tamir İşlemleri 2.2 Bakım/Muayene Kayıt 2.3 Sigorta kayıt 2.4 Yakıt Gelen mazot Yakıt Alış 2.1 Araç Tamir İşlemleri Araçlara yapılan işlemlerin firma, tarih ve km bilgisi nin girildiği veri giriş ekranıdır. İlk açılışta karşımıza çıkan tablodan plaka seçilip yeni kayıt yapılır ve altta şekil 9 de ekran çıkar şekil:9 Araç: işlem gören plaka seçilir. İşlem tipi: Tanımlamalar (1.1 işlemler bkz) kısmında anlatılan kendi tanımladığımız işle tipi seçilir. İşle yapılan km: işlem yapılan km bilgisi girilir. Araç garanti kapsamında ise garanti tıkalnır ve süresi işlenir. Firma: (1.4 işlem firmaları kayıt bkz) tanımladığımız firma seçilir. Açıklama: araca genel işlem tipinin altında ne tip değişiklikler olmuşsa elimizde var olan ayrıntılı bilgiler işlenir. Bu bilgileri istediğimiz şekilde raporlarda kullanabiliyoruz. 2.2 Bakım/Muayene Kayıt 10

11 Fren, Egsoz muayenesi ve bakımı gelen araçların, yeni muayeneleri ve bakımları olduğunda tarih ve km girişi bu ekrandan yapılmalıdır. Bu verilerin girişi olduğunda sistemde yeni araç kaydında girdiğimiz verilere göre sistem zamanı geldiğinde gerekli uyarıları yapmaktadır. 2.3 Sigorta Kaydı Kaskosu ve Sigortası yenilenen araçların yeni bilgi girişleri yapılır. 2.4 Yakıt Gelen Mazot Tankere alınan yakıt lt sinin girildiği bölümdür. Yakıt alış tarihi,alınan yakıt lt, litre fiyatı ve firma girişi yapılır. Mevcut yakıt miktarı sistem otomatik var olan ile yeni girişi topluyor. Bu bölüme giriş yapılmıyor. Sayaç da; mevcut son sayaç no görünmektedir. Buraya da giriş yapılmaz Yakıt Alışları Yakıt alışları şekil 10 de gösterilmektedir. şekil 10 Araç: yakıt alan seçilir. Yakıt alınan km: yakıt aldığındaki km girişi yapılır. Alınan yakıt miktarı (litre): yakıt lt girişi yapılır. Tarih: yakıt alınan tarih girilir. Fiş no: araca manuel olarak yakıt verildiğinde bunun kaydının daha sağlıklı tutulabilmesi için firmaların kendi isteğine göre yakıt fişi olması tavsiye edilir. varsa fiş no girişi yapılır. Bu işlemi yapıp kaydettiğimizde sistemde otomatik olan işlemler: Tanktaki kalan mazot miktarı güncellenir. 11

12 Pompa sayaç no güncellenir ( sayaç no nun normal şartlarda sistemdeki ile gerçekteki aynı olması gerekir. Aynı değilse arada kayıtsız yakıt var demektir. Bunun kontrolü de girilen tarih ve fiş nosuna göre yapılabilir) Yakıt alan aracın yaptığı km ye göre yüzde yakma oranı hesaplar.yakıt sarfiyatı 1 de görünür. Bir önceki seferdeki yakıt oranı da yakıt sarfiyatı 2 de görünür. Aracın bakım takibi için ayrı bir km girişi yapılmaz. Veriyi buraya girdiğimiz km bilgisinden alır ve tüm hesaplamaları yapıp ana ekranda bakım uyarısı verir. Tankerden ve yoldan işaretlemesi yapıldığında yoldan alım girildiğinde aracın yakıt ortalaması hesaplanır,tankerden lt miktarı düşmez. Tankerden alımda da ortalama hesaplanır ve tankerden lt otomatik düşer. Tank birden fazla ise hangi tanktan verildi ise o işaretlenir. Raporlar 2.1 Araçlar 2.2 İşlemler 2.3 Yakıt Son Tur Ortalamaları Yakıt Alışları Tankerden Yakıt Alışları Yoldan Yakıt Alışları Tümü Yakıt Pompa Girişleri 3.4 Grafikler 3.1 Araçlar Bu bölüm Yeni Araç Kaydında girdiğimiz verilerin raporlar halinde kullanıcıya sunuş biçimidir. Buradan 4 farklı rapor yapılabilir. Şekil 11 da gösterilmiştir.. Araçlar: bu bölümden istediğimiz rapor şekline göre; mevcut, satılan veya tümü kullanılabilir. Araç Tipleri: Bu raporlar isteğe bağlı olduğu için buradan istediğimiz araç tipini seçerek rapor oluşturabiliriz. Kilit: Yeni Araç kaydında girdiğimiz eksik veri var ise, buradan da düzeltme yapılabilir. Bunun için kilitli tuşu değil de düzenle seçilir. düzeltme yapılacak aracın üzerine gelerek gerekli düzeltme yapıp tekrar kilitle seçilmelidir. Rapor seç: 4 tip rapor yapılabilir. Şekil 12, şekil 13 şekil 14 şekil 15 te gösterilmiştir Bu raporlar excel formatından da alınabilir. 12

13 şekil 11 Araç Listesi: Araçlara ait Fren Muayenesi, Egsoz Muayenesi, Trafik Sigortası, Kasko sigortasının yapıldığı tarihleri gösteren bir rapordur. Şekil 12 şekil 12 Sigorta Poliçeleri: Araçlara ait Kasko ve Trafik sigortaların poliçe no, yapıldığı şirket ve tarihi ile birlikte sunulduğu rapordur.rapor; sigorta şirketinizi değiştirmek istediğinizde veya teklif alma durumunda faydalı olabilecek bir rapordur. şekil 13 13

14 Kgs Listesi: paralı geçiş sistemi olan karayollarında kullanılan kgs kartların girişi yeni araç kaydında yapılmaktadır. Tümünü listelenmiş şekilde bu raporda görebiliriz. şekil 14 Araç Bedeli: mevcut araçlarınızın piyasa değerini görebileceğiniz rapordur. şekil işlemler Şekil 16 de gösterilmiştir. bu bölümden 2 çeşit rapor alınır. Araç için yapılan tamir işlemlerin bulunduğu rapor Araçların km de yaktığı yakıt oranların göründüğü rapordur. En sık kullanılan raporlardan bir tanesidir. Bir aracın tüm seferlerdeki yakıt oranlarının tümünün göründüğü listedir. Araç seçimi yaptıktan sonra araç işlemleri veya yakıt alışları seçilerek listele ile raporlar alınır. Örnek şekil 17 ve şekil 18 de gösterilmiştir. 14

15 şekil 16 şekil 17-Araç İşlemleri şekil 18-Yakıt Alışları 3.3 Yakıt Bu bölümde araçların yakıtları ile ilgili raporlar mevcuttur. 15

16 Şekil 19 -Son Tur Ortalamaları Tankerden yakıt Alışları:bu rapor tankerden her mazot alındığında tanker sayac no sunun, aracın aldığı km ve lt sinin bulunduğu rapordur. Kayıtsız yakıt alışı olduğunda bulmak için kullanılabilir. Örneğin x araç 100 lt yakıt alımı yaptığında tanker sayaç no 100 değil de farklı bir rakam artışında oldu ise bu aradaki kayıt hangi zaman dilimine rastlıyorsa o aradaki yakıtı alan araç tespit edilir ve gerekli düzeltme yapılabilir. Şekil 20-Tankerden Yakıt Alışları Yoldan Yakıt Alışları:Araçların yoldan aldığı yakıt litresinin ve km bilgisinin göründüğü rapordur. Şekil 21- Yoldan Yakıt Alışları Tanker İçin Yakıt Alışları:Tankere alınan yakıtın hangi firmadan, kaç lt ve birim fiyatının göründüğü rapordur. 16

17 Şekil 22- Tanker İçin Yakıt Alışları 3.4 Grafikler Şekil 23- Haftalık Bazlı Masraflar Şekil 24-Araç Gruplu Haftalık Masraflar 17

18 Şekil 25-Yakıt Alınan Firmalar (Pasta Dilimli) Şekil 26-Yakıt Fiyat Alımları Değişimi Şekil 27-Bakım Masrafları-Şirket Şekil-28 Bakım Masrafları-Araç 18