KAYIP VE BULUNMUŞ EŞYA Misafirlerin konaklama sırasında veya ayrılırken odalarda ve genel alanlarda unuttukları her türlü eşya kayıp eşya olarak kabul edilmektedir. Kayıp eşyaların saklanması ve talep edildiğinde misafire geri verilmesi işlemlerinin düzenli bir biçimde yapılması Housekeeping yani Kat Hizmetleri bölümünün sorumluluğu altındadır.
Kayıp ve bulunmuş eşya konuklarla iletişim ve işletme açısından önem taşımaktadır. Konuklar tarafından unutulmuş her eşya maddi değerine bakılmaksızın Kat Hizmetleri bölümüne teslim edilmelidir. Kayıp ve bulunmuş eşyaların saklanması, izlenmesi ve konuğa geri iade edilme süreci titizlikle ele alınması gereken bir konudur. Kayıp ve bulunmuş eşyaların takibi için bir form oluşturulmalıdır. Bu forma eşyanın cinsi, bulunduğu yer, bulan kişi, bulunduğu tarih ve saat yazılır. Bu form doldurulduktan sonra eşya bir torbaya konulmalı ve form üzerine yapıştırılmalıdır.
Bulunan giyecek eşyası ise temizlendikten sonra saklanmalıdır. Hap, uyuşturucu, silah, mermi gibi şeylerin bulunması durumunda işletmenin güvenlik bölümüne tutanakla teslim edilmelidir. Kaybolan eşyaların tesis tarafından korunduğunun bilinmesi misafirlerin güvenini kazanmada büyük önem taşır. Sahibine ulaşılamayan yada sahibi tarafından alınmayan, gönderim şartları kabul edilmeyen eşyalar saklama süresinin sonunda, bulan personele verilir.
Değerli Eşyalar Altın, gümüş, değerli takı, para, kredi kartı kıymetli evrak, Pasaport ve aksesuarlar Saat ve değerli gözlük gibi aksesuarlar Fotoğraf makinesi, elektronik sözlük vs.
Az Değerli Eşyalar Kimlik, ehliyet,uçak bileti Düzgün kıyafet ve ayakkabılar. Parfüm, özel krem vs. cilt bakım ürünleri. Bebek arabaları, değerli oyuncaklar. Kaliteli havlular, şapka ve diğer aksesuarlar.
Değersiz Eşyalar Kullanılmayacak durumdaki kıyafet ve ayakkabılar. Bitmek üzere olan ya da değersiz vücut bakım ürünleri. Değersiz oyuncaklar.
Kayıp Eşya Saklama ve Dağıtma Değerli Eşyalar Bulunan değerli eşyalar Kat Hizmetleri ofisine zaman geçirilmeden getirilir. Kat hizmetleri ofis sorumlusu (order taker) teslim alınan değerli eşyayı bilgisayardaki kayıp-bulunan eşya programında kayıt altına alır. Ayrıca kayıp eşya defterine girişini yapar. Eşyayı bulan personelin adı, soyadı, eşyanın bulunduğu tarih, mekan ve özellikler kayıp eşya formuna yazılarak bulunan eşyayla birlikte poşetlenir.
Değerli eşya, Muhasebede ana kasada tutulur. Misafir odada uçak bileti, para, kredi kartı vs. eşyalarını unutmuşsa acil olarak tutanakla birlikte misafir ilişkileri departmanına teslim edilir ve misafirin aranması sağlanır. Değerli eşyanın bulunduğu tarihin üzerinden bir yıl geçtikten sonra genel müdürün bilgisi dahilinde bulunan personele veya onun müdürüne eşya çıkış formu doldurularak teslim edilir.
Az Değerli Eşyalar Bulunan değerli eşyalar Kat hizmetleri ofisine zaman geçirilmeden getirilir. Kat hizmetleri ofis sorumlusu teslim alınan değerli eşyayı bilgisayardaki kayıp bulunan eşya programında kayıt altına alır. Ayrıca kayıp eşya defterine girişini yapar. Eşyayı bulan personelin adı, soyadı, eşyanın bulunduğu tarih, mekan ve özellikler kayıp eşya formuna yazılarak bulunan eşyayla birlikte poşetlenir.
Bulunan az değerli eşyalar ofisin durumuna göre en fazla bir gün sonrasında kayıp eşya deposuna kaldırılır. Az değerli eşyalar altı ay sonra veya depodaki doluluğun durumuna göre daha kısa süre zarfında Kat hizmetleri müdürünün inisiyatifi ve Genel Müdürün bilgisi dahilinde bulan personele veya ihtiyacı olan bir personele eşya çıkış formu doldurularak teslim edilir.
Değersiz Eşyalar Bulunan değersiz eşyalar kat hizmetleri ofisine zaman geçirilmeden getirilir. Kat hizmetleri ofis sorumlusu (order taker) teslim alınan değerli eşyayı bilgisayardaki kayıp bulunan eşya programında kayıt altına alır. Ayrıca kayıp eşya defterine girişini yapar.
Eşyayı bulan personelin adı, soyadı, eşyanın bulunduğu tarih, mekan ve özellikler kayıp eşya formuna yazılarak bulunan eşyayla birlikte poşetlenir. Bulunan değersiz eşyalar en fazla bir ay kayıp eşya deposunda bekletildikten sonra Housekeeper ın inisiyatifi ve Genel Müdürün bilgisi dahilinde bulan personele veya ihtiyacı olan bir personele eşya çıkış formu doldurularak teslim edilir. Bulunan yiyecek içecek maddeleri forma kayıt edilerek en az 3 gün süreyle saklanmalıdır.
Hediye Edilen Eşyalar; Personele verilen hediye eşyalarda, hediye eden misafir tarafından misafirin adı, soyadı ve oda numarasını belirten bir yazı alınması gereklidir. Bu belgeyle birlikte eşya çıkış formu doldurulur. Eşya çıkış formunun aslına misafirden alınan yazı zımbalanarak ofis kayıtlarına alınır. 2. Nüsha personele verilir. 3. Nüsha personel eşyayı çıkartırken kapı güvenliğe verilir.
Bulunan Eşyanın Kat Hizmetleri Ofisine Teslim Edilmesi Otel içerisinde 08:00 ile 24:00 saatleri arasında bulunan her türlü eşya Housekeeping ofisine teslim edilmelidir. Ofis teslim aldığı eşya için kayıp ve bulunan eşya formu doldurur. Formun bir nüshası eşya üzerine takılmalı, bir nüshası form koçanında kalmalı son nüshası ise eşyayı bulan personele verilmelidir.
Çalışan almış olduğu nüshayı dosyalanmak üzere departman müdürüne verir. Eşya 24:00 ile 08:00 arasında bulunmuşsa tutanak karşılığında resepsiyona teslim edilir, resepsiyon konudan Gece Müdürünü haberdar eder ve eşyayı sabah housekeeping ofisine teslim eder.
Eşyanın Sahibine Teslim Edilmesi Misafir otelde konaklıyorsa, eşya tutanakla birlikte resepsiyona teslim edilir. Resepsiyon görevlisi misafire, eşyayı teslim ederken misafirle ilgili bilgileri (ad, soyad, oda numarası ve imza ) tutanağa işler. Misafir otelden ayrılmışsa Misafir İlişkileri departmanı sorumluları misafiri arayarak kaybetmiş oldukları eşyanın iade edilmesi için gerekli ön şartları aktarmalıdırlar (kargo ücreti vs.). Eşya karşı tarafa ödemeli olarak gönderilir.