TKGM E-ARŞİV, YETKİ BELGELERİ, VEKALETNAME PROJESİ KULLANIM KILAVUZU Doküman No : 01 Yayın Tarihi : 23 Şubat 2015 Revizyon No : V02 Revizyon Tarihi : 23 Şubat 2015 1
İçindekiler 1) Belgeyi oluşturan kurumun yapması gerekenler...4 2) Elektronik imza kullanımı...14 a) İşlem Esnasında...14 b) Belge Tarama İşlemleri Ekranından...15 c) Arşiv Blege Sorgulama Ekranından...16 3) Belgeyi kullanacak kurumun yapması gerekenler...17 4) ÖNEMLİ NOTLAR...21 a) Belge Tipinin Seçilmesi...21 b) Elektronik İmza ile imzalanmadan işlemlerin sonlanmayacağı...21 c) Düzenleyen Alanına çift tıklanması özelliği...21 d) Diger Müdürlüklerce Taranan belgelerin Görülebilmesi...22 2
Giriş Projenin amacı; TAKBİS üzerinde işlem yapılırken işleme alınan belgelerin 26.05.2014 tarih 2014/6 sayılı genelge kapsamında E-İmza ile imzalanıp arşivlenebilmesi, istenilen belge tiplerine ait belgelerin diğer müdürlükler tarafından da görülebilmesi, işlemde kullanılabilmesi, işlemlere esas belgelerin Başvuru Birimi tarafından sistemden sorgulanıp görüntülenebilmesi ve bu sayede bir belgenin bir defa taranarak iş yükünün azaltılmasıdır. 3
KULLANIM EL KİTABI BELGEYİ OLUŞTURAN KURUM (ÇANKAYA) Taraf ve Kimlik Tespiti aşamasında kamu kurumu, tüzel kişilik v.b. taraf eklendikten sonra temsilcisi gelmiş seçilerek "Belge Seçimi" ekranı açılır. 4
Belge seçimi ekranında, daha öncesinde tapu müdürlüklükleri tarafından girişi yapılarak sisteme kaydedilmiş yetki belgeleri veya vekaletnameler görüntülenir. Kullanıcı seçmek istediği belgeyi ekranda görebiliyorsa ataç butonunu kullanarak belgeye ait belge detay kayıtlarına ulaşabilir, gelen ekandan belgeyi görüntüleyebilir. Eğer belge elektronik olarak imzalanmamışsa o belgenin kurum tarafından seçilmesi engellenir (Aşağıdaki ekran görüntüsünde ki gibi bir hata mesajı verilir.). 5
Hata mesajında belgenin eklendiği kurum, başvuru yılı ve başvuru numarası bilgileri yer alır. Belge bu başvuru ile yapılan işlemde E-İmza ile imzalanmak zorundadır. Bu durumda ilgili müdürlükle irtibata geçilmesi gerekmektedir. 6
Ekranda görüntülenen belgeler arasında seçim yapılmadan yeni belge girişi yapılacak ise "Geri Dön" butonu ile "Yeni Temsil Edilen ve Eden/ler Girişi" ekranı açılır. Ekranda, "Temsil Tipi" seçilerek "Yetki Belgesi" bölümünde Tanımları" ekranı açılır. butonu ile "İşlem Belge 7
"Ekle" butonuna tıklanır ve "Belge Tipi", "Düzenleyen", "Düzenleyen Tip", "Tarih" ve "Sayı" bölümlerinden temsil belgesine ait bilgilerin girişleri yapılır. Ekranda "Düzenleyen" bölümüne giriş yapılabilmesi için Sorgulama" ekranı açılır. butonuna tıklanır, "Düzenleyen 8
Uygun olan kriterler (tüzel kişi vs) seçilerek ve sorgu sözcüğü girilerek sorgulama yapılır. "Düzenleyen Kayıt ve Seçim işlemleri" ekranı açılır, sorgulama sonucu ekranda görüntülenir ve seçilerek çıkılır. 9
Temsil belgesinin tarih ve sayı bilgilerininde girişleri yapılır, kaydet ve uygula butonları ile temsil belgesi seçilerek ekrandan çıkılır. "Yeni Temsil Edilen ve Temsil Eden/ler Girişi" ekranına dönülür ve ekranın alt bölümünde bulunan "Temsil Eden Bilgileri" kısmında temsilci girişi yapışır, uygula butonu ile sisteme kaydedilerek çıkılır. 10
Temsilci vekalet vermiş ise "İşlem Taraf Tamsil Ağacı" ekranında vekaletname bilgilerinin girişi için de aynı adımlar tekrarlanarak vekil girişi yapılır. "İşlem Taraflarının Belirlenmesi" ekranında taraf girişleri tamamlanarak kimlik tespitleri yapıldıktan sonra "Uygula" butonu ile sisteme kaydedilir. 11
İşleme devam edilerek "Arşiv" aşamasına gelinir, "Arşiv / Belge Tarama" ekranında "Belge Tara" veya "Taranmış Doya Yükle" butonları ile E-İmzasız olarak belge yüklenebilir. Sistemde yüklenmiş bir dosya var ise "Elektronik İmzalı Olarak Yükle" seçeneği ile imzalanabilir. 12
İşlem tamamlanmak istendiğinde yüklenen yetki belgeleri elektronik imza ile imzalanmamış ise yukarıda gösterilen ekran görüntüsündeki hata mesajı alınarak sistem işlemi sonlandırmaya izin vermez. 13
Elektronik İmza İle İmzalamak E-İmza ile imzalama işlemi 3 farklı yerden yapılabilir: 1.İşlem Esnasında Taranmış olan belge "Arşiv/Belge Tarama" ekranında "Elektronik İmzalı Olarak Yükle" butonuna basılarak imzalanabilir. "Elektronik İmzalı Olarak Yükle" butonuna tıklandığında öncelikle tarınmış belge ekrana getirilir. 14
Taranmış belgeden çıkıldığında "Lütfen Pin Kodunu Giriniz" yazılı küçük ekran görüntülenir. Bu ekrana E-İmza şifresi girilerek belge imzalanır. 2. Belge Tarama İşlemleri Ekranından İstenirse eğer ekranda görüldüğü gibi "Tarama İşlemini Başlat" butonuna basılarak belge taranıp (Elektronik Olarak İmzala ve Kaydet Butonu) ile imzalanabilir. 15
3. Arşiv Blege Sorgulama Ekranından Kullanıcılar İşlemleri üzerlerine almadan E-İmza ile imzalamak için "Arşiv Blege Sorgulama " ekranınıda kullanabilirler. Belge seçilip İşaretli olan alandan "Elektronik İmzalı Olarak Yükle" seçeneğinden aynı şeklide elektronik olarak imzalanabilir. 16
BELGEYİ KULLANACAK KURUM (ÇUBUK) Yetki belgeleri elektronik imza ile imzalanmamış ise belgenin başka bir kurum tarafından seçilmesi engellenir. Ekran görüntüsünde ki gibi yetki belgesinin sisteme eklendiği kurum, başvuru yılı ve başvuru numarası bilgilerini de gösterir hata mesajı alınır. Hata mesajında yer alan kurum tarafından ilgili başvuruda belge E-İmza ile imzalanmadığı takdirde seçilemez. "Belge Seçimi" ekranında, daha öncesinde tapu müdürlüklükleri tarafından girişi yapılarak taranmış ve e imza ile imzalanmış yetki belgeleri, vekaletnameler v.s. görüntülenir. Kullanıcı seçmek istediği belgeye ait belge detay kayıtlarına ataç butonunu kullanarak ulaşabilir. 17
Açılan "Belge Ayrıntı" ekanında belgenin bilgileri görüntülenir, ataç butonuna tıklanır. Ekranda, taranıp E-İmza ile imzalanan belgenin indirildiği mesajı görüntülenir. 18
Açılan ekranda E-İmza ile imzalanan belgeye ait imzalayan, imzalandığı tarih v.b. bilgilerin yer aldığı detay kayıtları görüntülenir. "İlgili Dosyayı Görüntüle" butonuna tıklanır. "İlgili Dosyayı Görüntüle" Butonuna basıldıktan sonra belge ekranda görüntülenir. 19
Görüntülenen ve doğruluğu kontrol edilen belge veya belgeler seçilerek çıkılır. 20
ÖNEMLİ NOTLAR: 1. Belge Tipinin Seçilmesi: Özel Hukuk ve Kamu Tüzel Kişilerinin yetki belgelerinin girilmesinde belge tiplerinden sadece Yetki Belgesi, İmza Sirküleri ve Vekaletname belge tipleri seçilmeli başkaca belge tipi seçilmemelidir. Örnegin Atama Mazbatası ve Mühür Onayı, En Büyük Mülki Amirlikten Yetki Belgesi, Sanayi ve Tic.Bak.Yetki Belgesi, Tarım Bakanlığı Yetki Belgesi, Ticaret Sicil Memurluğu Yetki Belgesi, TOBB Yetki Belgesi, Valilikten Yetki Belgesi girilirken belge tiplerinden sadece Yetki Belgesinin seçilmesi, Konsolosluk Vekaletnamesi, Vekaletnamelerin girilmesinde belge tiplerinden sadece Vekaletnamenin seçilmesi, yetki Belgesi ve imza sirküleri birlikte var ise yetki belgelerini yetki belgesi tipinde imza sirkülerini ayrı olarak imza sirküleri belge tipinde girilmesi gerekmektedir. 2. Elektronik İmza ile imzalanmadan işlemlerin sonlanmayacağı: İşlem içerisinde eğer aşağıdaki listede yer alan belgelerden biri var ise bunların Elektronik imza ile imzalanması gerekmektedir. Belge imzalanmadığı sürece işlem bitirilemeyecektir. Bu durum yanlızca aşağıdaki belgeler için geçerlidir. Atama Mazbatası ve Mühür Onayı En Büyük Mülki Amirlikten Yetki Belgesi Konsolosluk Vekaletnamesi Sanayi ve Tic.Bak.Yetki Belgesi Tarım Bakanlığı Yetki Belgesi Ticaret Sicil Memurluğu Yetki Belgesi Ticaret Sicil Memurluðu Yetki Belgesi ve İmza Sirküleri TOBB Yetki Belgesi Valilikten Yetki Belgesi Vekaletname Yetki Belgesi Yetki Belgesi ve İmza Sirküleri 3. Düzenleyen Alanına çift tıklanması özelliği: Aşağıdaki ekranda gösterildiği gibi, kullanıcılar tarafından Belediyeler ve İller Bankası A.Ş. girilirken istege baglı özel bir durum olup, ekle butonuna basıldıktan sonra ekranda belge tipi seçilmeyip, düzenleyen alanına çift tıklandığında manuel girme ve açılır sekmelerden seçim yapılarak giriş yapılma imkanı bulunmaktadır. 21
4. Diger Müdürlüklerce Taranan belgelerin Görülebilmesi: TSUY programında kullanılmakta olan "Belge Sorgula" ekranında yapılan değişiklik ile kullanıcıların işlem dışında "Belge Sorgulama" ekranı kullanılarak diğer müdürlükler tarafından taranan belgeleri görebilmeleri sağlanmış olup kullanımı aşağıda ekranlarıyla anlatılmıştır. 22
Kullanıcı "Tüm Müdürlüklerin Görebileceği Belge/Belgeler Kayıtlarında Ara" kutusunu işaretlediği zaman Sayı, Belge Başlangıç Tarihi, Belge Bitiş Tarihi alanlarını doldurmalıdır. Gelen kayıtlar içerisinden görüntülemek istediği belgeyi seçerek "Ataç" butonuna tıklayarak belgeyi görüntüler. 23