Erma Yazılım EBYS Sistemi (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve Dijital Arşivleme Otomasyonu
ERMA YAZILIM ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ EBYS Otomasyonumuzun genel özellikleri; Kaysis web servislerinden kurumları otomatik aktarma Taranan belgeleri otomatik olarak yazıya çevirme Otomatik belge akıllandırma Kullanıcı anketleri oluşturma. Server-client mimarisi Windows arayüzü Apple Mobile arayüzü Anroid Mobile arayüzü Windows Mobile arayüzü Web Tarayıcı Arayüzü (Internet Explorer,Firefox,Chrome,Opera ve diğerleri) Entegre belge doğrulama web sayfası Google tarzı belge arama (Full Text Search) 500.000 belge içinden saniyeler içinde belgeleri getirebilme Dijital imza (Kamu,E-Güven ve E-Tuğra) Entegre fax gönderme Bilinen tüm tarayıcıları destekleme (Wia,Twain) Wizard tarzı belge oluşturma Windows Web ve Mobile belge oluşturma Dahili OCR ile diğer programları bağlantısız OCR özellikleri E-İmha süreçlerinin otomatik tesbiti ve Raporlanması Bilinen tüm yazı programlarına veri aktarımı (PDF,Doc,Odt,Xls,Xml) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS),teşkilatımızda yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, Local Intranet ve Internet üzerinde çalışan bir bilgisayar yazılımıdır. EBYS nin Getirileri * Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır. * Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. * Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar. * Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır. * Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. * Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür. EBYS İle Ne Yapılabilir? * Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir. * Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir. * Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir. * Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir. * Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar. * Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir. * Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir. * İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir. * Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir. * Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar. * İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır. * Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır. EBYS İle Amaçlanan Nedir? EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak; * Yazışmaların standartlaşması, * Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, * Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, * Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir. TSE 13298 Nedir? Kurumların faaliyetlerini kayıt altına alması ve bu bilgileri paydaşları ile paylaşması kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler bu hedefi gerçekleştirecek olgunluğa ulaşmıştır ve her geçen gün daha da gelişmektedir. Son yıllarda sıkça duyduğumuz e-ticaret ve e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin bir sonucudur. E- kurum yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır. Kurumlarca üretilen bilgi ve belgelerin verimliliğinin arttırılması için ortak standard ve politikaların belirlenmesi göz ardı edilemez bir gereksinimdir. Böyle bir çalışma kullanımı kolay, erişimi hızlı, güvenilir, ucuz, sürekli ve sağlam "elektronik kurum" yapısının oluşumuna katkı sağlayarak genelde "e-toplum"a geçiş sürecini hızlandıracaktır. E-kurum faaliyetleri sonucu oluşan elektronik dokümanların belge vasfının korunması, onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı aşamasında ele alınmalarını gerekli kılmaktadır. Belge kavramının sistem tasarımcıları ve kullanıcılar tarafından iyi algılanması ve belge yönetimi gereksinimlerinin uygulanması gerekmektedir. Elektronik belge yönetimi son derece geniş ve karmaşık bir alandır. Bu alan bir sistem yaklaşımı ile ele alınmalı ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli önlemler alınmalıdır. Sistemi oluşturan öğelerin başında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımı gelmektedir. Elektronik belgeyi yönetmeye talip her kurum bu konuda uzmanlaşmış bir
yazılıma ihtiyaç duyacaktır. Bir EBYS yazılımı hiç şüphesiz kurum ERP yazılımlarının bir parçası olarak üretilebilir ya da kurum fonksiyonlarını elektronik ortamda yürütmek için kullanılan diğer yazılımlarla entegre çalışabilen bağımsız bir paket de olabilir. Bu standard bir EBYS yazılımında bulunması gereken asgari fonksiyonel özellikleri tanımlamaktadır. Sistemi oluşturan bir diğer öğe kurumsal politika ve prosedürlerdir. Kurum bilgi ve belge yönetimi prosedürleri EBYS için bir girdi olarak düşünülebilir. Kurumsal belge yönetimi politika ve prosedürlerini henüz geliştirme aşamasında olan kurumlar, bu standardı bir referans kaynağı olarak kullanabilirler. Bu standard, üç bölüm halinde tasarlanmıştır. Bu bölümler kendi içerisinde alt bölümlere ayrılmış ve bu alt bölümler altında da sistem gereksinimleri sıralanmıştır. Bu standard içinde yer alan bölümler şunlardır: Sistem kriterleri: Sistem tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için gerekli olan gereksinimlerin ele alındığı bölüm. Belge kriterleri: Elektronik belge özellikleri, sayısal görüntüleme sistemleri ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölüm. Üst veri elemanları: EBYS ne ait üst veri gereksinimlerinin tanımlandığı bölümüst veri elemanları: EBYS ne ait üst veri gereksinimlerinin tanımlandığı bölüm OTOMASYONUMUZDAN BAZI EKRAN GÖRÜNTÜLERİ;