Denetim Kurulu Raporu 60.TurkMSIC Nisan Genel Kurulu-İstanbul/Yeditepe 21.04.2012 İçerik: 1-60. TurkMSIC Ekim Genel Kurulu divan kayıtlarının 2-TurkMSIC Olağanüstü Genel Kurul divan kayıtlarının 3. TurkMSIC Denetim Kurulu na ulaştırılan TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğü değişiklik önergelerinin 4-2011-2012 Dönemi TurkMSIC Ulusal Yönetici aylık ve yılsonu raporlarının 5- TurkMSIC 60. Nisan Genel Kurulu Organizasyon Komitesinin tüzük ihlalinin değerlendirilmesi 6-Güneydoğu Anadolu Projesi için İdris Taş ın Koordinatörlüğünün 7-IFMSA 61. Mart toplantısı Ulusal Kurul Raporlarının Değerlendirilmesi 8- TurkMSIC Genel Sekreteri tarafından yapılan tüzük ihlallerinin değerlendirilmesi 9-TurkMSIC üyelerinden gelen çeşitli şikâyet ve isteklerin değerlendirilmesi Ekler: EK 1A Divan Başkanı Selin Bulutla olan yazışmalar EK 1B TurkMSIC 60. Ekim Genel Kurulu Divan Raporu EK 2A Divan Başkanı Almıla Kanatla olan yazışmalar EK 2B TurkMSIC 4 Aralık 2011 Olağanüstü Genel Kurulu Divan Raporu EK 3 TurkMSIC Tüzük ve İçtüzük Değişiklik önerileri ve Alt Komite Tüzükleri EK 4 İdris Taş Mart Ayı Raporu EK 5 TurkMSIC 60. Nisan Genel Kurulu Organizasyon Komitesinin tüzük ihlalinin değerlendirilmesi EK 6-Güneydoğu Anadolu Projesi için İdris Taş ın Koordinatörlüğünün değerlendirilmesi EK 7-IFMSA 61. Mart toplantısı Gana Delegasyon Raporlarının Değerlendirilmesi EK 8- TurkMSIC Genel Sekreteri tarafından yapılan tüzük ihlallerinin değerlendirilmesi EK 9A TurkMSIC Genel Sekreterinin açıklaması EK 9A Yönetim Kurulu ve Akdeniz Yerel Kurulu Arasındaki yazışmalar EK 9B Süleyman Demirel YK EK 9C Hülya Şahin Danışma EK 9D Barsak Kanserine Durde! Projesi Materyalleri ile ilgili yazışmalar Yönetici Takip Tablosu 1-60. TurkMSIC Ekim Genel Kurulu divan kayıtlarının 5.8.1.2. Genel Kurul Toplantısı Divan Raporu nün usulüne uygun hazırlanmasından Divan Heyeti sorumludur. Divan Başkanı, toplantının bitiminden en geç 15 gün sonra raporu Denetim Kurulu na iletmekle yükümlüdür. Denetim Kurulu raporu teslim aldığı tarihten itibaren 15 gün içerisinde raporları Genel Sekreter e iletmekle yükümlüdür.
15-17 Ekim 2011 Tarihinde Kocaeli nde düzenlenen 60.TurkMSIC Ekim Genel Kurulu Divan Raporu 17 Ocak 2012 tarihinde yaklaşık 3 ay gecikmeli olarak Denetim Kuruluna yollanmıştır. Bu gecikme hakkında Genel Kurulun Divan Başkanı Selin Bulut tan yazılı açıklama istenmiştir. Selin Bulut son oturumda divan başkanı olmasından, divan kayıtlarına hakim olmaması nedeniyle ve 2011-2012 Yönetim Kurulu seçiminin sonuçlanamamasından dolayı divan raporunun Denetim Kurulu na iletilmesinde gecikme yaşandığını belirtmiştir. Denetim Kurulu Divan Kayılarını inceledikten sonra 26 Ocak 2012 tarihinde Genel Sekreter e yollamış. Genel Sekreter ise 29 Ocak 2012 tarihinde Genel Kurul Divan Raporunu genel sunucu yoluyla üyelerle paylaşmıştır. İlgili yazışmalar ve Divan Raporunun ilk hali EK 1 de sunulmuştur. 2- TurkMSIC Olağanüstü Genel Kurul divan kayıtlarının 5.8.1.2. Genel Kurul Toplantısı Divan Raporu nün usulüne uygun hazırlanmasından Divan Heyeti sorumludur. Divan Başkanı, toplantının bitiminden en geç 15 gün sonra raporu Denetim Kurulu na iletmekle yükümlüdür. Denetim Kurulu raporu teslim aldığı tarihten itibaren 15 gün içerisinde raporları Genel Sekreter e iletmekle yükümlüdür. 4 Aralık 2011 tarihinde Ankara da Gazi Yerel Kurulu nun ev sahipliğinde gerçekleşen TurkMSIC Olağanüstü Genel Kurulu Divan kayıtları 19 Ocak 2012 tarihinde 3 hafta kadar gecikmeli şekilde Denetim kuruluna ulaştırılmıştır. Bu gecikme hakkında Genel Kurulun Divan Başkanı Almıla Kanat tan yazılı açıklama istenmiştir. Almıla Kanat, bundan sonraki çalışmalarında daha dikkatli ve titiz davranacağını belirtmiştir. İlgili yazışmalar ve Divan Raporunun ilk hali EK 2 de sunulmuştur. Denetim Kurulu Divan Kayılarını inceledikten sonra 26 Ocak 2012 tarihinde Genel Sekreter e yollamış. Genel Sekreter ise 29 Ocak 2012 tarihinde Genel Kurul Divan Raporunu genel sunucu yoluyla üyelerle paylaşmıştır. İlgili yazışmalar ve Divan Raporunun ilk hali EK 2 de sunulmuştur. 3. TurkMSIC Denetim Kurulu na ulaştırılan TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğü değişiklik önergelerinin 6.1. Tüzük ve İç Tüzük değişiklikleri için önerge; bir yerel kurul tarafından önerilmeli ve Başka bir yerel kurul tarafından desteklenmeli ya da bir TurkMSIC Yöneticisi tarafından Önerilmelidir ve değişiklik önergeleri Nisan Toplantısı için 1 Marttan, Ekim Toplantısı için 1 Eylülden önce Denetim Kurulu ne iletilmelidir. Denetim Kurulu son tarihten en geç bir hafta Sonra Tüzük ve İç Tüzük değişiklik önergelerini tüm Yerel Kurullara e-posta ya da posta Yoluyla duyurmalıdır.
1 Mart 2012 Tarihinden önce Denetim Kurulumuza ulaşan Tüzük ve İçtüzük değişiklik önerileri, Alt Komite İç Tüzükleri EK 3 te sunulmuştur. Denetim Kurulu tarafından bu öneriler değerlendirilmiş ve tüzük ve içtüzüğe uygun olan öneriler 7 Mart 2012 tarihinde genel sunucu yoluyla tüm üyelerle paylaşılmıştır. Alt Komite İçtüzükleri ise 20 Mart 2012 tarihinde genel sunucu yoluyla tüm üyelerle paylaşılmıştır. Alt komite tüzüklerinde birçok numaralandırma ve imla hatası olmasından dolayı denetim kurulunun değerlendirme süreci uzamış ve genel sunucuda 2 haftalık bir gecikmeyle paylaşılmıştır. 4-2011-2012 Dönemi TurkMSIC Ulusal Yönetici aylık ve yılsonu raporlarının 4.1.5. Yöneticiler; d) Her ayın ilk 7 günü içinde Formlar Kılavuzu nda yer alan formatta aylık rapor sunmalıdır. Belirtilen tarihlerden önce herhangi bir nedenle 2 rapor sunmayan Yöneticinin bütçesinde %50 kesintiye gidilir, 4 rapor sunmayan yönetici ise görevini Yerine getirmemek sebebiyle denetim kuruluna sevk edilir. Bu maddeye göre TurkMSIC Denetim Kurulu tarafından, TurkMSIC Ulusal Yöneticilerinin Rapor takibi yapılmıştır. Ekim ve Kasım Ayı Raporlarının takibi o tarihlerdeki Denetim Kurulu üyesi Demet Alay tarafından yapılmıştır. Bu takibe ilişkin veriler Yönetici Takip tablosunda sunulmuştur. Aylık Raporlar: Yayın Direktörü Barçın Barı nın 2011 Ekim ayına ait raporunu 10 Kasım 2011 tarihinde gönderdiği, Staj Değişimi Alt Komitesi Direktörü Ozan Taylan Dursun un 2011 Kasım ayına ait raporunu yollamadığı, Mali Koordinatör Hulusi Korucan ın 2012 Mart ayına ait raporunu yollamadığı, Dış İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı İdris Taş ın 2012 Mart ayında database.turkmsic.net teki raporunda çalışmalarını belirtmediği ve çalışmalarını içeren raporunu 7 Nisan 2012 tarihinden önce Denetim Kuruluna e-posta yoluyla ulaştırdığı tespit edilmiştir. İdris Taş ın raporu EK 4 tedir. Yarıyıl Raporları: Tüm ulusal yöneticiler yarıyıl raporunu doldurmuştur. 5- TurkMSIC 60. Nisan Genel Kurulu Organizasyon Komitesinin tüzük ihlalinin 3.2.3.3. Genel Kurul Toplantısına ev sahipliği yapacak organizasyon komitesi tüm yerel kurullara, Ekim Toplantısı için 15 Ağustos, Nisan Toplantısı için 15 Subat tan önce asağıda belirtilenleri:
a) Kayıt formu, b) Ücret ve ödeme bilgileri ( Erken ve geç kayıt ücretleri ), c) Yolculuk ve konaklama bilgileri, d) Ek bilgiler (yemek, çalıstay, sosyal program vb.) içeren bir davet paketi yollamak durumundadır. 60. Nisan Genel Kurulu davet paketi genel sunucu yoluyla tüm üyelere 5 Mart 2012 tarihinde gönderilmiştir. 60.TurkMSIC Nisan Genel Kurulu Organizasyon Komitesine yazılı uyarı yapılmıştır. Konuyla ilişkili yazışmalar EK-5 te sunulmuştur 6-Güneydoğu Anadolu Projesi için İdris Taş ın Koordinatörlüğünün 4.2.1.3. Yönetim Kurulu üyelerinin TurkMSIC içerisinden baska bir görev alması söz konusu değildir. TurkMSIC Proje ve Girişimler Direktörü Hülya Şahin tarafından, Dış İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı İdris Taş ın yönetim kurulu görevine eş zamanlı olarak Güneydoğu Anadolu Projesi koordinatörlüğünü yürüterek, ilgili maddeyi ihlal ettiği Denetim Kuruluna bildirilmiştir. Denetim Kurulu bu hatırlatma üzerine İdris Taş tan savunma istemiştir. İdris Taş savunmasında Proje nin henüz TurkMSIC tarafından kontrolsüz bir şekilde yürütülecek olgunluğa erişmediğini, görevi bırakması halinde projenin sekteye uğrayıp sona ereceğini belirtmiştir. Denetim Kurulu tarafından bu konuyla ilgili kararın TurkMSIC Genel Kurulu tarafından verilmesi uygun görülmüştür. İlgili yazışmalar EK 6 da belirtilmiştir. 7-IFMSA 61. Mart toplantısı Ulusal Kurul Raporlarının Değerlendirilmesi: 4.1.5. Yöneticiler; h) TurkMSIC ın temsil edildiği dış toplantılarda, toplantının bitiminden en geç bir ay içerisinde Genel Sekreter e bir dış toplantı raporu sunmalıdır TurkMSIC Ulusal Kurulu 11 üyesiyle 3-9 Mart 2012 tarihlerinde Gana da düzenlenen IFMSA 61. Mart toplantısına katılım göstermiştir. Yukarıdaki içtüzük maddesine göre bu toplantıya katılan yöneticilerin en geç bir ay içerisinde TurkMSIC Genel Sekreterine rapor sunmaları gerekmektedir. 9 Nisan Tarihine kadar toplantıya katılan 10 TurkMSIC Yöneticisi raporunu genel sekretere ulaştırmıştır. İdris Taş ın belirtilen tarihlerde dış toplantı raporunu yollamadığı TurkMSIC Genel Sekreteri tarafından Denetim Kuruluna bildirilmiştir. Denetim Kurulu İdris Taş tan savunma istemiştir. İdris Taş ailevi sebeplerinden dolayı raporu yazamadığını belirtmiştir. İlgili yazışmalar EK 7 de sunulmuştur. 8- TurkMSIC Genel Sekreteri tarafından yapılan tüzük ihlallerinin 6.3. Genel Kurul toplantısı için resmi davet mektupları ve toplantının geçici gündemi
Yönetim Kurulu tarafından, aday üyeler, yedek üyeler ve onur üyeleri de dahil olmak üzere tüm üyelere ve resmi iliskiler içerisinde olunan kuruluslara Ekim Toplantısı için 1 Eylül, Nisan Toplantısı için 1 Mart tarihlerinden önce gönderilmelidir. TurkMSIC Genel Sekreteri tarafından, 60. Nisan Genel Kurulu Davetiyeleri genel sunucu yoluyla tüm üyelere 20 gün gecikmeli olarak 22 Mart 2012 tarihinde gönderilmiştir. Denetim Kurulu olarak TurkMSIC Genel Sekreterinden yazılı açıklama istenmiştir. TurkMSIC Genel Sekreteri Demet Alay tarafından, Organizasyon komitesinin davet paketini geç yollaması, yönetim kurulunun belirtilen tarihte IFMSA 61. Mart Toplantısında bulunması, genel kurul gündemine yeni olarak eklenen eğitimler, bölge oturumları ve mezunlar söyleşisi dolayısıyla davet paketlerinin geç yollandığı tarafımıza bildirilmiştir. Gerekli Belgeler EK 8 te sunulmuştur. 9-TurkMSIC üyelerinden gelen çeşitli şikâyet ve isteklerin A) TurkMSIC 2. Sempozyumunun Şubat 2012 de gerçekleşmemesinin 3.3.1.1. TurkMSIC Sempozyumları yılda bir defa şubat ayında gerçekleştirilir. 3.3.3.2. Sempozyum programının hazırlanmasından yönetim kurulu sorumludur. 3.3.3.4 Sempozyum programında yer alacak TurkMSIC Yılın Enleri ödül töreni için, Yılın Enleri kategorileri ve adayları, 15 Aralık a kadar TurkMSIC Ulusal Kurulu tarafından belirlenmelidir. Takibinde www.turkmsic.net internet sitesi üzerinde, oylamanın 3 hafta süreceği bir anket açılır. Belirlenen ödül sahipleri www.turkmsic.net internet sitesi üzerinden duyurulmalıdır. TurkMSIC 2. Sempozyumu, Yönetim Kurulu nun geç seçilmesi, bu sebepten dolayı program hazırlıklarının gecikmesi, sempozyumla ilgili enlerin belirleneceği anketin web sitesinden açılmaması, Ekim Kasım aylarında Yönetim Kurulunun akıbeti belli olmadığından dolayı Akdeniz Yerel Kurulu nun sempozyum hazırlıklarını dondurmasından dolayı bu sene gerçekleşememiştir. Ev sahibi yerel kurulun sempozyum yapmamayı önermesi üzerine 2011-2012 döneminde sempozyum yapılmaması kararı TurkMSIC Yönetim Kurulu tarafından alınmıştır. TurkMSIC Genel Sekreterinin açıklaması ve TurkMSIC Yönetim Kuruluyla TurkMSIC Akdeniz Yerel Kurulu nun yazışmaları EK 9A dadır. B) TurkMSIC Süleyman Demirel Yerel Kurulunun Delegasyon seçimi hakkında gelen şikayetin
4.3.2.1. Denetim Kurulu, mevzuat içerisinde yer verilen TurkMSIC isleyişine dair her turlu prosedürü denetlemekle yükümlüdür. TurkMSIC Süleyman Demirel Yerel Kurulu Başkan Yardımcısı, kendi yerel kurulu delegasyonun belirlenmesinde usulsüzlük olduğunu ve bu usulsüzlüğü kendi denetim kuruluna şikayet ettiğini ve kendi denetim kurulundan cevap alamayınca TurkMSIC Denetim Kuruluna başvurduğunu söyledi. Gönderilen Belgeleri inceleyen Denetim Kurulu inceleme sürecinde TurkMSIC Süleyman Demirel Yerel Kurulu nun Genel Kurul için delegasyonunu hakları saklı kalmak şartıyla geçici olarak dondurdu. Bunun üzerine Süleyman Demirel Yerel Kurulu, yönetim kurulu toplantısı yaparak uygun karar aldıklarını TurkMSIC Denetim Kuruluna bildirdi. Mert Sakarya nın şikayetini geri alması üzerine TurkMSIC Denetim Kurulu, TurkMSIC Süleyman Demirel Yerel Kurulunun delegasyonunun dondurulmasını kaldırdı. İlgili yazışmalar EK 9B dedir C) Proje ve Girişimler Direktörü Hülya Şahin ve Halk Sağlığı Direktörü Bahar Aktaş ın danışma talebi : Yukarıda bahsedilen TurkMSIC Yöneticileri, Scoph Yaz Okulu Projesinin koordinatör atamasında yönetim kurulu tarafından usulsüzlük yapıldığını ve bu konuda ne yapmaları gerektiğini Denetim Kuruluna danışmışlardır. Denetim Kurulumuz eğer adaletsiz ve taraflı atama yapıldığı tespit edildiği anda ilgili kararın durdurulacağını kendilerine bildirmiştir. Denetim Kuruluna bu konu ile ilgili herhangi bir bilgi ve belgeye ulaşamamıştır. Yazışmalar EK 9 C dedir. D) Bağırsak Kanserine Dur De! Projesinin Kaybolan Materyalleri: 4.3.2.1. Denetim Kurulu, mevzuat içerisinde yer verilen TurkMSIC isleyişine dair her turlu prosedürü denetlemekle yükümlüdür. TurkMSIC Bağırsak Kanserine Dur De! projesiyle ilgili, Begüm Çalım tarafından Denetim Kurulumuza ulaşan şikayete göre; Bağırsak Kanserine Dur De projesi için Kanserle Savaş Dairesi ne bastırılan TurkMSIC ın ihtiyacını, tahmini olarak 5 yıl süreyle karşılayacak miktarda olan materyaller Hülya Şahin tarafından Hacettepe Yerel Kurulunun kulüp odasına konulmuştur. Ankara ve Gazi Yerel Kurullarının üyesi olan iki TurkMSIC gönüllüsü, Aralık 2011 tarihinde etkinlik yapmak için ilgili yerel kuruldan materyal istemeye gittiklerinde, materyallerin kulüp odasında olmadığı ve atıldığı söylenmiştir. Denetim Kurulu olarak bu konu hakkında araştırma başlatılmış olup, konuyla ilgili aşağıda ismi belirtilen kişilerden gerekli savunma istenmiştir:
Selin Bulut- TurkMSIC Yönetim Kurulu Başkanı Hülya Şahin- TurkMSIC Proje Destek Birimi Direktörü Berkay Yanık- Ege Yerel Kurulu Almıla Kanat- Gazi Yerel Kurulu Burçak Aydın- Hacettepe Yerel Kurulu Selin Bulut : İlgili kişilerle (Burçak Aydın, Hülya Şahin ) yaptığı görüşmelerin kayıtlarını Denetim Kuruluna ulaştırmıştır. Bu görüşmeleri incelediğimizde odada materyallerin bulunduğuna dair herhangi bir belgeye rastlanmamıştır. Hülya Şahin: Materyalleri kulüp odasına bırakırken, Hacettepe Yerel Kurulu Yönetimini sözlü olarak bilgilendirdiğini, daha sonra materyallerin odada bulunamadığını belirtmiştir. Berkay Yanık: Kendisine konuyla ilgili iki defa e-posta atılmasına rağmen Denetim Kuruluna geri dönüş yapmamıştır. Almıla Kanat: Aralık 2011 tarihinde Hacettepe Yerel Kuruluna materyalleri almaya gittiklerinde sadece afiş ve el ilanı bulabildiklerini ve Hacettepe Yerel Kurulu üyelerinin diğer materyalleri yer kapladıkları için attıklarını söylediklerini belirtmiştir. Burçak Aydın : Attığımız her e-postada ısrarla hangi materyallerden bahsettiğimizi, ne zaman, kim tarafından, kimden yazılı izin alınarak materyallerin odaya konulduğunu gibi soruları Denetim Kuruluna yöneltmiştir. İlgili materyallerin Hacettepe Yerel Kurulunda olduğuna dair hiçbir resmi belgeye ya da evraka rastlanamamıştır. Bu sebepten dolayı Denetim Kurulu resmi belgelere göre, materyallerin kaybolması ile ilgili Hacettepe Yerel Kurulunun hatasının olmadığına karar vermiştir. İlgili Yazışmalar EK 9D dedir.