İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU 2015
İçindekiler Tablosu I. GİRİŞ......1 A. MİSYON, VİZYON,...1 B. ORGANİZASYON YAPISI...2 II. İÇ KONTROL DEĞERLENDİRME SORU FORMU SONUÇLARI...3 1. Kontrol Ortamı... 3 2. Risk Değerlendirme......7 3. Kontrol Faaliyetleri...10 4. Bilgi ve İletişim...14 5. İzleme...18 III. DİĞER BİLGİLER...22 1. İç Denetim Sonuçları...22 2. Dış Denetim Sonuçları...22 3. Diğer Bilgi Kaynakları...22 IV. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ...23 V. SONUÇ VE ÖNERİLER...24
I. GİRİŞ A. MİSYON VE VİZYON Araştıran, öğrenen, çözümleyen, öncü, girişimci ve değerlere bağlı bireyler yetiştirmek; bilimsel araştırmaların niteliğini ve yenilikçi özelliğini artırmak; paydaşlara üst düzeyde hizmet sunmaktır. Bilim ve teknolojide yeniliğin, eğitim ve öğretimde niteliğin, hizmette paydaş memnuniyetinin üst düzeyde olduğu, özenilen bir üniversite olmaktır. 1
B. ORGANİZASYON YAPISI 2
II. İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME SORU FORMU SONUÇLARI Üniversitemizde, Kamu İç Kontrol Rehberinde yer alan soru formundan yararlanılarak İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Soru Formu oluşturulmuştur. Toplam 47 birime gönderilen söz konusu soru formu 47 birim tarafından cevaplandırılmıştır. Soru formunda; 21 Adet Kontrol Ortamı, 2 Adet Risk Değerlendirme, 4 Adet Kontrol Faaliyetleri, 6 Adet Bilgi İletişim ve 4 Adet İzleme Bileşeni için olmak üzere toplam 37 soru yer almaktadır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı koordinatörlüğünde birim yöneticileriyle yüz yüze görüşmeler yapılarak doldurulması sağlanan soru formunda, her bir soru için birimlerinin durumuna uygun düşen EVET, HAYIR ve GELİŞTİRİLMEKTE seçeneklerinden birinin işaretlenmesi ve buna uygun açıklamanın yazılması istenilmiştir. 1. KONTROL ORTAMI Kontrol ortamı, iç kontrol sisteminin diğer unsurlarına temel oluşturan genel bir çerçeve sağlamaktadır. Misyonun belirlenmesini, kurum personeline duyurulmasını ve bunlarla uyumlu bir organizasyon yapısının ve kurumsal kültürün oluşturulmasını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır. Kontrol ortamı üzerinde etkili temel unsurlar kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, insan kaynakları yönetimi için yazılı kurallar ve uygulamalar, kurumsal yapı, yönetim felsefesi ve iş yapma biçimi olarak sayılabilir. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin uygulanmasıyla ilgili birimlere gönderilen İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Soru Formu analizi aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. Birimler Kontrol Ortamı Puanı Kontrol Ortamı Puan Yüzdesi(%) Açıklama 19 Mayıs Samsun Devlet Konservatuvarı 27 64 Adalet MYO 30 71 Alaçam MYO 29 69 Ali Fuat Başgil Hukuk Fakültesi 31 74 Bafra MYO 21 50 Bafra Turizm MYO 26 62 3
Bilgi İşlem DB 34 81 Çarşamba Ticaret Borsası MYO 26 62 Diş Hekimliği Fakültesi 22 52 Eğitim Bilimleri Ens. 29 69 Eğitim Fakültesi 27 64 Fen Bilimleri Ens. 29 69 Fen Edebiyat Fak. 27 64 Genel Sekreter 29 69 Güzel Sanatlar Ens. 29 69 Güzel Sanatlar Fak. 27 64 Hav. ve Uzay Bilimleri Fak. 27 64 Havza MYO 28 67 Hukuk Müşavirliği 30 71 İdari ve Mali İ.D.B 28 67 İlahiyat Fakültesi 28 67 İletişim Fakültesi 25 60 İ.İ.B.F 27 64 Kavak MYO 18 43 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. 4
Kütüphane Dök. Daire Başk. 33 79 Mimarlık Fak. 21 50 Mühendislik Fakültesi 40 95 Öğrenci İşleri Daire Başk. 31 74 Personel Daire Başk. 29 69 Sağlık Kültür ve Spor D.B. 19 45 Sağlık Bilimleri Ens. 29 69 Sağlık Bilimleri Fak. 26 62 Sağlık Hizmetleri MYO 26 62 Samsun MYO 21 50 Sosyal Bilimler Ens. 29 69 Sivil Havacılık Yüksekokulu 32 76 Strateji Geliş. D.B. 36 86 Terme MYO 28 67 Tıp Fakültesi 32 76 Turizm Fakültesi 28 67 Veterinerlik Fakültesi 28 67 Yabancı Diller Yüksekokulu 28 67 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 5
Yapı İşleri Teknik D:B 29 69 Yaşar Doğu Spor Bilimleri Fak. 27 64 Yeşilyurt Demir Çelik MYO 30 71 Vezirköprü MYO 28 67 Güçlü Yönler Birimlerde Kamu İç Kontrol Standartlarının bilinmesi Kamu görevlilerine ilişkin etik davranış ilkeleri ve etik davranış ilkelerine uyulmaması durumundaki yaptırımların bilinmesi Birimlerdeki tüm iş ve işlemlerle ilgili çıktılara personelin erişimi Birimlerde personelin ile hizmet alanların öneri ve sorunlarını bildirebilecekleri uygun mekanizmaların bulunması Birimlerin ile birimdeki her düzeydeki yönetici ve çalışanların görev tanımlarının belirlenerek personele bildirilmesi Birimlerin organizasyon şemalarının hesap vermeye uygun raporlama kanallarını göstermesi Birim Yöneticilerinin verilen görevleri izlemesine yönelik uygun mekanizmaların bulunması Birimlerimizin iş akış süreçlerini oluşturması ile iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerini belirlemiş olması Geliştirilmesi Gerekli Alanlar Birimlerimizdeki yönetici ile personele İç Kontrol Sistemi ve İşleyişi ile ilgili farkındalık ve sahiplenilmesine yönelik eğitimlerin verilmesi Birimlerimizde vatandaşa doğrudan sunulan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda Kamu hizmet Standartlarının geliştirilmesi ve web sayfalarında yayınlanmasının sağlanması Üniversitemizdeki hassas görevlerin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması Eğitim, ödüllendirme, cezalandırma ve birim çalışanlarının performansı v.b. insan kaynakları yönetimine ilişkin kurumsal düzenlemelerin yapılması Yetki devrine yönelik birimlerdeki farkındalığın artırılmasına yönelik düzenleme ve eğitimlerin yapılması 6
2. RİSK DEĞERLENDİRME Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu bölüm idari birimlerin, risk algısı ve riskle başa çıkabilme kapasitesini ölçmeyi hedeflemektedir. Kontrol ortamı bileşeni etkin hale getirilene kadar diğer bileşenlerin tam anlamıyla etkinliği sağlanamayacağından, iç kontrol standartlarına uyum eylem planındaki eylemler öncelikle kontrol ortamını etkin hale getirmek üzere planlanmıştır. Bu nedenle, risk değerlendirme bileşenine yönelik 2 soru yöneltilmiştir. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin uygulanmasıyla ilgili birimlere gönderilen İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Soru Formu analizi 2 soru üzerinden verilen cevaplar değerlendirilerek aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. (Risk Değerlendirme bileşeninin tüm sonucunu yansıtmamıştır.) Birimler 19 Mayıs Samsun Devlet Konservatuvarı Risk Değerleme Puanı Risk Değerleme Puan Ortalaması (%) 3 75 Açıklama Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Adalet MYO 4 100 Alaçam MYO 2 50 Ali Fuat Başgil Hukuk Fakültesi 4 100 Bafra MYO 4 100 Bafra Turizm MYO 2 50 Bilgi İşlem DB 2 50 Çarşamba Borsası MYO Ticaret 2 50 Diş Fakültesi Hekimliği 3 75 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Eğitim Bilimleri Ens. 4 100 7
Eğitim Fakültesi 3 75 Fen Bilimleri Ens. 4 100 Fen Edebiyat Fak. 3 75 Güzel Sanatlar Ens. 4 100 Güzel Sanatlar Fak. 3 75 Genel Sekreterlik 3 75 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Hav. ve Uzay Bilimleri Fak. 4 100 Havza MYO 3 75 Hukuk Müşavirliği 2 50 İdari ve Mali İ.D.B 2 50 İlahiyat Fakültesi 4 100 İ.İ.B.F 3 75 İletişim Fakültesi 4 100 Kavak MYO 2 50 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Kütüphane Dök. Daire Başk. 4 100 Mimarlık Fak. 2 50 8
Mühendislik Fakültesi 4 100 Öğrenci İşleri Daire Başk. 2 50 Personel Daire Başk. 2 50 Sağlık Kültür ve Spor D.B. 2 50 Sağlık Bilimleri Ens. 4 100 Sağlık Bilimleri Fak. 4 100 Sağlık MYO Hizmetleri 4 100 Samsun MYO 2 50 Sivil Havacılık YO 2 50 Strateji Geliş. D.B. 2 50 Sosyal Bilimler Ens. 4 100 Terme MYO 2 50 Tıp Fakültesi 4 100 Turizm Fakültesi 2 50 Veterinerlik Fakültesi 4 100 Vezirköprü MYO 3 75 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 9
Yabancı Diller YO 4 100 Yapı İşleri ve Teknik D:B Yaşar Doğu Spor Bil. Fak. Yeşilyurt Dem. Çel. MYO 4 100 3 75 4 100 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Ziraat Fakültesi 4 100 Güçlü Yönler Üniversitemiz birimlerinde yürütülen faaliyetlerin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle uyumunun sağlanması Birimlerimiz tarafından görev alanları çerçevesinde Üniversitemizin hedeflerine uygun özellikli hedefler belirlenmesinin sağlanması Geliştirilmesi Gerekli Alanlar Kurumumuzda Risk Değerlendirmesi Çalışmalarının tamamlanabilmesi için mevzuat düzenlemeleri beklenmektedir. (İç Kontrol Bileşenlerinden Risk Değerlendirme ile Kamu İç Kontrol Rehberindeki Risk Yönetimi bileşeninin netlik kazanması) 3. KONTROL FAALİYETLERİ Kontrol faaliyetleri, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Kontrol ortamı ve risk değerlendirme bileşenleri etkin hale getirildikten sonra Kontrol Faaliyetlerindeki genel şartların tamamı üzerinde değerlendirme yapılacağından, Kontrol Faaliyeti bileşenine yönelik 4 soru yöneltilmiştir. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin uygulanmasıyla ilgili birimlere gönderilen İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Soru Formu analizi aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. 10
Birimler 19 Mayıs Samsun Devlet Konservatuvarı Kontrol Faaliyetleri Puanı Kontrol Faaliyetleri Puan Ortalaması (%) 5 63 Adalet MYO 7 88 Alaçam MYO 6 75 Açıklama göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Ali Fuat Başgil Hukuk Fakültesi 7 88 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Bafra MYO 2 25 Bafra Turizm MYO 8 100 Bilgi İşlem DB 6 75 İç kontrol sisteminin gelişiminin en düşük seviyede olduğunun göstergesi. Biraz farkındalık olmakla birlikte iç kontrol mekanizmalarının henüz idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için acil rehberlik ve yönlendirmede bulunulması gereklidir. göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Çarşamba Ticaret Borsası MYO Diş Hekimliği Fakültesi 6 75 5 63 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Eğitim Bilimleri Ens. 5 63 Eğitim Fakültesi 4 50 Fen Bilimleri Ens. 5 63 Fen Edebiyat Fak. 4 50 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların 11
Güzel Sanatlar Ens. 3 38 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Genel Sekreterlik 6 75 Güzel Sanatlar Fak. 5 63 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Hav. ve Uzay Bilimleri Fak. 7 88 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Havza MYO 6 75 Hukuk Müşavirliği 8 100 İdari ve Mali İ.D.B 8 100 İlahiyat Fakültesi 5 63 İletişim Fakültesi 5 63 İ.İ.B.F 4 50 Kavak MYO 6 75 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Kütüphane Dök. Daire Başk. 8 100 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Mimarlık Fak. 3 38 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Mühendislik Fakültesi 7 88 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı 12
Öğrenci İşleri Daire Başk. 6 75 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Personel Daire Başk. 6 75 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Sağlık Kültür ve Spor D.B. 7 88 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Sağlık Bilimleri Ens. 5 63 Sağlık Bilimleri Fak. 6 75 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Sağlık Hizmetleri MYO 7 88 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Samsun MYO 5 63 Sivil Havacılık YO 6 75 Strateji Geliş. D.B. 8 100 Sosyal Bilimler Ens. 5 63 Terme MYO 6 75 Tıp Fakültesi 5 63 Turizm Fakültesi 5 63 Veterinerlik Fakültesi 3 38 Vezirköprü MYO 6 75 Yabancı Diller YO 4 50 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 13
Yapı İşleri ve Teknik D:B Yaşar Doğu Spor Bil. Fak. Yeşilyurt Dem. Çel. MYO 7 88 4 50 7 88 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Ziraat Fakültesi 5 63 Güçlü Yönler Birimlerimizde faaliyet veya mali karar ve işlemlerin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılma aşamaların belirlenmesi Birimlerimizde faaliyet veya mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesinin sağlanması. Geliştirilmesi Gerekli Alanlar Birimlerimizde personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlem alınması. Görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin devirteslim raporunun güncellenerek birimlerin kullanımının sağlanması. 4. BİLGİ VE İLETİŞİM Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve iç kontrole ilişkin sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak uygun bir bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin uygulanmasıyla ilgili birimlere gönderilen İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Soru Formu analizi aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. Birimler 19 Mayıs Samsun Devlet Konservatuvarı Bilgi ve İletişim Puanı Bilgi ve İletişim Puan Ortalaması (%) 8 67 Açıklama 14
Adalet MYO 7 58 Alaçam MYO 5 42 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Ali Fuat Başgil Hukuk Fakültesi 7 58 Bafra MYO 4 33 Bafra Turizm MYO 10 83 Bilgi İşlem DB 8 67 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Çarşamba Ticaret Borsası MYO Diş Hekimliği Fakültesi Eğitim Bilimleri Ens. 12 100 7 58 11 92 Eğitim Fakültesi 11 92 Fen Bilimleri Ens. 11 92 Fen Edebiyat Fak. 12 100 Güzel Sanatlar Ens. Güzel Sanatlar Fak. 11 92 7 58 Genel Sekreterlik 11 92 Hav. ve Uzay Bilimleri Fak. 8 67 15
Havza MYO 6 50 Hukuk Müşavirliği 12 100 İdari ve Mali İ.D.B 10 83 İlahiyat Fakültesi 6 75 İletişim Fakültesi 11 92 İ.İ.B.F 5 42 Kavak MYO 5 42 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Kütüphane Dök. Daire Başk. 12 100 Mimarlık Fak. 7 58 Mühendislik Fakültesi Öğrenci İşleri Daire Başk. Personel Daire Başk. Sağlık Kültür ve Spor D.B. Sağlık Bilimleri Ens. Sağlık Bilimleri Fak. 10 83 11 92 9 75 9 75 11 92 7 58 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler 16
Sağlık Hizmetleri MYO 10 83 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Samsun MYO 8 67 Sivil Havacılık YO 11 92 Strateji Geliş. D.B. 8 67 Sosyal Bilimler Ens. 11 92 Terme MYO 12 100 Tıp Fakültesi 7 58 Turizm Fakültesi 9 75 Veterinerlik Fakültesi 5 42 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Vezirköprü MYO 6 50 Yabancı Diller YO 6 50 çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların Yapı İşleri ve Teknik D:B Yaşar Doğu Spor Bil. Fak. Yeşilyurt Demir Çel. MYO 11 92 10 83 7 58 Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler Ziraat Fakültesi 10 83 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. 17
Güçlü Yönler Personelin görev ve sorumlulukları ile kendisinden neler beklendiğinin yazılı olarak belirlenip personele bildirilmesi Birimin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini kapsayan belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sisteminin oluşturulması Birimlerimizde elektronik ortamdakiler dâhil gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve sınıflandırıldığı kapsamlı ve günceli bir kayıt ve dosyalama sisteminin bulunması 5. İZLEME İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesi gereken dinamik bir süreçtir. Bu nedenle, iç kontrol sisteminin; değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla izlenmesi gerekir. Etkili ve verimli bir izlemenin temelinde idarenin hedefleri ile ilgili, anlamlı, risklere yönelik önemli kontrollerin değerlendirildiği izleme prosedürlerinin tasarlanması ve uygulanması yatar. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin uygulanmasıyla ilgili birimlere gönderilen İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Soru Formu analizi aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. Birimler İzleme Puanı İzleme Puan Yüzdesi (%) Açıklama 19 Mayıs Samsun Devlet Konservatuvarı 8 100 Adalet MYO 1 13 Alaçam MYO 5 63 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği Ali Fuat Başgil Hukuk Fakültesi 2 25 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Bafra MYO 1 13 Bafra Turizm MYO 5 63 Bilgi İşlem DB 3 38 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. 18
Çarşamba Ticaret Borsası MYO Diş Hekimliği Fakültesi 4 50 5 63 göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği Eğitim Bilimleri Ens. 5 63 Eğitim Fakültesi 4 50 Fen Bilimleri Ens. 5 63 Fen Edebiyat Fak. 3 38 Güzel Sanatlar Ens. 5 63 Güzel Sanatlar Fak. 2 25 Genel Sekreterlik 8 100 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Hav. ve Uzay Bilimleri Fak. 2 25 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Havza MYO 2 25 Hukuk Müşavirliği 8 100 İdari ve Mali İ.D.B 8 100 İlahiyat Fakültesi 2 25 İletişim Fakültesi 2 25 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için 19
İ.İ.B.F 0 0 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Kavak MYO 1 13 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Kütüphane Dök. Daire Başk. 8 100 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı Mimarlık Fak. 1 13 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Mühendislik Fakültesi Öğrenci İşleri Daire Başk. Personel Daire Başk. Sağlık Kültür ve Spor D.B. 8 100 4 50 2 25 5 63 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği Sağlık Bilimleri Ens. 5 63 Sağlık Bilimleri Fak. 1 13 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Sağlık Hizmetleri MYO 0 0 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Samsun MYO 3 38 Sivil Havacılık YO 2 25 Strateji Geliş. D.B. 5 63 Sosyal Bilimler Ens. 5 63 göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği 20
Terme MYO 7 88 Tıp Fakültesi 4 50 Turizm Fakültesi 5 63 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulamasının yerleştiği Uygulamanın biraz daha geliştirilmesi için neler yapılabileceğinin değerlendirilmesi uygun olacaktır. göstergesi. İç kontrol sistemine ilişkin farkındalık ve anlayışın bulunduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanması için çalışmalara başlandığı Ancak çalışmaların artarak devam etmesi ve uygulamaya geçilmesi gereklidir. göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği Veterinerlik Fakültesi 0 0 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Vezirköprü MYO 2 25 Yabancı Diller YO 2 25 idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Yapı İşleri ve Teknik D:B Yaşar Doğu Spor Bil. Fak. Yeşilyurt Demir Çel. MYO 8 100 5 63 1 13 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği idarede uygulanmadığı İç kontrol sisteminin kurulması için Ziraat Fakültesi 6 75 göstergesi. İç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başladığı, ancak geliştirilmesi gerektiği Geliştirilmesi Gerekli Alanlar Birimlerimizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak toplantılar düzenlenmesi Birim yönetici ve çalışanlarıyla İç Denetim Birimi arasında işbirliğinin sağlanması İç Kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemlerin belirlenip uygulanmasının sağlanması 21
III. DİĞER BİLGİLER 1. İç Denetim Sonuçları Eylem planının hazırlanmasında ve iç kontrol değerlendirme soru formu hazırlanması aşamasında, iç denetim raporlarından faydalanılmıştr. 2. Dış Denetim Sonuçları Sayıştay Başkanlığının 2015 yılı Denetim Raporunda İç Kontrol ile ilgili bulgulara yer verilmemiştir. 3. Diğer Bilgi Kaynakları a. Ön Mali Kontrole İlişkin Veriler 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58. maddesi ile 5436 sayılı Kanunun 6. maddesinde ön mali kontrol, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi sırasında yapılan kontroller ile mali hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar şeklinde tanımlanmıştır. Başkanlığımızca Ön Mali Kontrole tabi mali karar ve işlemler; tür, tutar ve konu itibarı ile 04/03/2011 tarihinde üst yönetici (Rektör) tarafından imzalanarak yürürlüğe konulan Ondokuz Mayıs Üniversitesi Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde yürütülmektedir. 2015 Yılı Ön Mali Kontrole İlişkin Veriler İŞLEM ADI UYGUN GÖRÜŞ VERİLEN İŞLEM SAYISI UYGUN GÖRÜŞ VERİLMEYEN İŞLEM SAYISI TOPLAM Tahakkuk Evrakı ve Sözleşme Tasarıları 18 4 22 Sözleşmeli Personel Sayısı ve Sözleşmeleri 212-212 Kadro Dağılım Cetvelleri 2-2 Yan Ödeme ve Özel Hizmet Tazminatı 1-1 22
IV. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ Üniversitemizde iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik çalışmalara 2008 yılında başlanmış olup bugüne kadar ki süreçte belli bir aşama kaydedilmiş olmakla birlikte 02.12.2013 tarihinde BÜMKO Genel Müdürlüğü tarafından Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum genelgesi yayınlanmasıyla Üniversitemiz iç kontrol sisteminin geliştirilmesine yönelik çalışmalara yeniden başlanmıştır. Bu kapsamda öncelikli olarak tüm yönetici ve personelin işi sahiplenmesi amacıyla Üniversitemiz Rektörü tarafından İrade Beyanı yayınlanmıştır. Üniversitemiz Rektörü Başkanlığında üst yönetimin katılımıyla iç kontrol sistemi değerlendirme toplantısı yapılmış olup bu kapsamda Rektör Oluruyla İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ile İç Kontrol Sistemi Çalışma Grubu oluşturulmuştur. Çalışma Grubunun düzenli olarak gerçekleştirdiği toplantılarda Üniversitemizin önceki dönem hazırlanan Eylem Planı gözden geçirilmiş ve İç Denetçilerimizin iç kontrol sistemine ilişkin denetim raporları da dikkate alınarak mevcut durum değerlendirilmesi yapılmıştır. Çalışma Grubu tarafından tüm yönetici ve personelinin iç kontrol sistemi çalışmaları hakkında bilgilendirilmesi amacıyla bir eğitim verilmesine karar alınmış olup buna istinaden Üniversitemizde Sayıştay Denetçileri tarafından İç Kontrol Sistemi ve Kurumsal Risk Yönetimi eğitimi verilerek eğitim alan personele katılım belgesi verilmiştir. Yapılan toplantılarda alınan kararlar ve bu süreçte gelinen noktada iç kontrol sisteminin geliştirilmesi ve buna yönelik yapılacak çalışmaların Kurum düzeyine yayılması, çalışmalara tüm personelin dahil edilebilmesi, yapılacak çalışmaların kağıt üzerinde kalmaması, raporlamanın ve izlemenin üst yönetim tarafından sağlıklı bir şekilde takip edilmesine imkan sağlaması amacıyla bir otomasyon sistemi kurulması kararı alınmış ve Üst Yönetici Oluru ile Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemini (KİOS) de kapsayan bir danışmanlık hizmeti satın alınmıştır. Her birimden ikişer personelden oluşan İç Kontrol Birim Sorumluları belirlenmiştir. 27-30 Mayıs 2014 tarihleri arasında iç kontrol birim sorumlusu personele, danışmanlık hizmeti kapsamında ilgili firma tarafından İç Kontrol Sistemi Oluşturma ve Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemi (KİOS) kullanımı ile iş akış şeması hazırlama eğitimi verilerek eğitim alan kurum personeline katılım belgesi verilmiştir. İç Denetçilerimizin danışmanlığında gerçekleştirilen Çalışma Grubu toplantısında Üniversitemizin ana faaliyetlerine ilişkin ana süreçleri belirlenmiştir. Akademik ve idari birim yöneticilerinin katılımıyla yapılan çalışma ile Üniversitemizin süreç ve alt süreçleri belirlenmiştir. 23
Mevcut iş akış şemalarının güncellenmesi yada iş akış şemaları olmayan alt süreçlerin iş akış şemalarının hazırlaması amacıyla akademik ve idari birimlerden çalışma ekipleri oluşturuldu. Bu ekipler tarafından alt süreçler üzerinde iş akış şemaları hazırlandı. Ekim ayı içerisinde İç Kontrol Birim Sorumluları tarafından birim ve personel görev tanımlamaları yapıldı. 09.12.2014 tarihinde ilgili danışmanlık firması tarafından Üniversitemiz üst yönetiminin de katıldığı İç Kontrol Sistemi Risk Değerlendirmesi eğitimi verildi. 2015 yılı içerisinde Üniversitemiz Birimlerinin katılımıyla İş Akış Süreçleri belirlenmiş ve web sayfamızda yayınlanmıştır. V. SONUÇ VE ÖNERİLER 1. GÜÇLÜ YÖNLER 1. Birimlerde Kamu İç Kontrol Standartlarının bilinmesi 2. Kamu görevlilerine ilişkin etik davranış ilkeleri ve etik davranış ilkelerine uyulmaması durumundaki yaptırımların bilinmesi 3. Birimlerdeki tüm iş ve işlemlerle ilgili çıktılara personelin erişimi 4. Birimlerde personelin ile hizmet alanların öneri ve sorunlarını bildirebilecekleri uygun mekanizmaların bulunması 5. Birimlerin ile birimdeki her düzeydeki yönetici ve çalışanların görev tanımlarının belirlenerek personele bildirilmesi 6. Birimlerin organizasyon şemalarının hesap vermeye uygun raporlama kanallarını göstermesi 7. Birim Yöneticilerinin verilen görevleri izlemesine yönelik uygun mekanizmaların bulunması 8. Birimlerimizde faaliyet veya mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesinin sağlanması. 9. Birimlerimizce iş akış süreçlerini oluşturması ile iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerini belirlemiş olması 10. Üniversitemiz birimlerinde yürütülen faaliyetlerin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle uyumunun sağlanması 11. Birimlerimiz tarafından görev alanları çerçevesinde Üniversitemizin hedeflerine uygun özellikli hedeflerin belirlenmesi 12. Birimlerimizde faaliyet veya mali karar ve işlemlerin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılma aşamaların belirlenmesi 13. Personelin görev ve sorumlulukları ile kendisinden neler beklendiğinin yazılı olarak belirlenip personele bildirilmesi 14. Birimlerimizde elektronik ortamdakiler dâhil gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve sınıflandırıldığı kapsamlı ve günceli bir kayıt ve dosyalama sisteminin bulunması 24
15. Birimin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini kapsayan belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sisteminin oluşturulması 2. İYİLEŞTİRMEYE AÇIK ALANLAR 1. Birimlerimizdeki yönetici ile personele İç Kontrol Sistemi ve İşleyişi ile ilgili farkındalık ve sahiplenilmesine yönelik eğitimlerin verilmesi 2. Birimlerimizde vatandaşa doğrudan sunulan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda Kamu hizmet Standartlarının geliştirilmesi ve web sayfalarında yayınlanması 3. Üniversitemizdeki hassas görevlerin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması 4. Eğitim, ödüllendirme, cezalandırma ve birim çalışanlarının performansı v.b. insan kaynakları yönetimine ilişkin kurumsal düzenlemelerin yapılması 5. Yetki devrine yönelik birimlerdeki farkındalığın artırılmasına yönelik düzenleme ve eğitimlerin yapılması güncellenerek birimlerin kullanımının sağlanması. 6. Kurumumuzda Risk Değerlendirmesi Çalışmalarının tamamlanabilmesi için mevzuat düzenlemeleri beklenmektedir. (İç Kontrol Bileşenlerinden Risk Değerlendirme ile Kamu İç Kontrol Rehberindeki Risk Yönetimi bileşeninin netlik kazanması) 7. Birimlerimizde personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlem alınması. 8. Görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin devir-teslim raporunun güncellenerek birimlerin kullanımının sağlanması. 9. Birimlerimizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak toplantılar düzenlenmesi 10. Birim yönetici ve çalışanlarıyla İç Denetim Birimi arasında işbirliğinin sağlanması 11. İç Kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemlerin belirlenip uygulanmasının sağlanması 3. EYLEM İÇİN ÖNERİLER İç kontrol eğitimlerinin sistematik ve düzenli olarak yapılması Maliye Bakanlığınca İç Kontrol Bileşenlerinden Risk Değerlendirme ile Kamu İç Kontrol Rehberindeki Risk Yönetimi bileşeninden hangisinin uygulanacağı konusunun netlik kazandırılması 25