1
İçindekiler KolayOfis e Hoş Geldiniz Teknik Destek Hizmeti KolayOfis İzin Talep Süreci Nasıl Kullanılır İzin Talebi İzin Onayı Matbu Evrakların Sisteme Eklenmesi Matbu Evrakların Onaylanması İzin Talep Sürecinin Raporlanması İletişim 4 5 6 8 9 10 11 11 13 2
3
KolayOfis e Hoş Geldiniz KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile hukuk büronuzda ihtiyaç duyacağınız her türlü işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Dava ve icra takibi gibi temel uygulamaların yanı sıra, muhasebe yönetim sistemi, doküman yönetim sistemi ve detaylı raporlamalar sayesinde, her türlü işleminizi sanal ortamda; sorunsuz, hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirin. Genişletilmiş sözleşme yönetimi, danışmanlık bölümü ve daha birçok eklenti ile tüm ofisinizi yönetin. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi yazılımının web tabanlı yapısı herhangi bir ek kurulum veya herhangi bir ek ücret ödemeden hem ofis içinde hem de ofis dışında tüm işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede ofise bağlı kalmadan da çalışmalarınızı devam ettirebilir, ihtiyaç duyduğunuz bilgilere hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz. Akıllı telefon, tablet ve bilgisayarlarınız ile dilediğiniz zaman, dilediğiniz yerde KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ne erişebilir ve ofis içerisinde yapabildiğiniz her türlü işlemi gerçekleştirebilirsiniz. KolayOfis İzin Talep Süreci Rehberi içerisinde, başlangıç aşamasında hangi aşamaları sırasıyla yapmanı gerektiğini, kullanımınız için önemli olan konu başlıklarını ve sıkça soruların yanıtlarını bulabilirsiniz. KolayOfis İzin Talep Süreci Rehberi, KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi satın alan kullanıcıların ücretsiz olarak, elektronik ortamda, satın alma işleminin tamamlanmasının ardından teslim edilmektedir. 4
Teknik Destek Hizmeti Satış sonrası destek hizmeti kapsamında birçok alanda, siz değerli kullanıcılarımıza hizmet vermekteyiz. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi destek hizmetini farklı yollar ile sunmaktayız. Blog yazıları, broşürler, e-posta bilgilendirmeleri, sıkça sorulan sorular, destek hattı, çevrim içi sohbet, kullanıcı kılavuzları, sistem güncellemeleri, uzaktan bağlantı ile destek, uzaktan bağlantı ile eğitim ve özel eğitim günleri gibi birçok başlık altında KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi destek hizmetini sizlere ulaştırmaktayız. http://www.microdestek.com.tr/hukuk-otomasyon-sistemidestek internet sitesi üzerinden, son dönemde yapılan güncellemeleri, sıkça sorulan sorular ve yanıtlarını, güncelleme ve destek talep formunu doldurarak çevrimiçi destek talebini veya çevrim içi sohbet alanından anlık olarak sorularınızın yanıtlarını alabilirsiniz. Bunun yanı sıra MicroDestek destek hattı 0232 465 14 88 99 numaraları üzerinden anlık destek talebinde bulunabilirsiniz. 5
KolayOfis İzin Talep Süreci Nasıl Kullanılır KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi nin kurulum işlemlerinin tamamlanmasının ardından artık kullanıma geçebilirsiniz. KolayOfis İzin Talep Süreci Rehberi dokümanı içerisinde, başlangıç aşamasında neler yapmanız gerektiğini, hangi adımları atmanız ve dikkat etmenizi bulabilirsiniz. KolayOfis İzin Talep Süreci Rehberi içerisinde; İzin Talebi, İzin Talep Onayı, İzin Talep ile İlgili Matbu Evrakların Hazırlanması, İzin Taleplerinin Raporlanmasına yönelik bilgileri bulabilirsiniz. 6
7
İzin Talebi İzne ayrılmak isteyen kullanıcının izin talebinde bulunması için Güvenlik > Parola-Kullanıcı Güncelle alt menüsüne giriş yapması gerekmektedir. Girişin ardından kendi kullanıcısını seçmelidir. Kullanıcı seçimi ardından ekran üzerinde yer alan izin talebi butonu tıklanır. İzin butonunun tıklanmasının ardından, açılan ekran üzerinden sırası ile izin türü, süresi, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve talep tarihi alanları doldurularak ekle butonu tıklanır. Ekle butonunun tıklanmasının ardından izin süreci başlatılmış olur. Not: İzin talep sürecinin başlatılabilmesi için, talepte bulunacak olan kullanıcının TC Kimlik numarasının sistemde tanımlı olması gerekmektedir. Aksi halde izin talep süreci başlatılamaz. Bunun yanı sıra izin talep sürecinin başlatılabilmesi için ilgili kullanıcının Güvenlik > Parola- Kullanıcı Güncelle alt menüsüne giriş yetkisi olması gereklidir. 8
İzin Onayı İzin talep sürecinin başlatılmasının ardından yönetici durumunda yer alan kullanıcı veya kullanıcılara otomatik olarak bilgilendirme e-postası gönderilecektir. Gelen e-posta üzerinden kullanıcıların onayda bekleyen bir durum olduğu konusunda bilgi sahibi olabilir. İzin sürecine yönelik bekleyen onay, ana menü üzerinde yer alan Gönder butonuna tıklanarak görüntülenebilir. Onay verilecek veya red edilecek olan işlemin seçimi yapılır. İşlemin seçiminin ardından gelen talebe yönelik detaylı bilgilerin yer aldığı ekran açılacaktır. Açılan ekran üzerinden personelin özlük dosyaları görüntülenebilir. Personel özlük dosyası alanında, personelin hak etmiş olduğu izin günü sayısı görüntülebilir. Böylelikle izin onay durumu doğru şekilde yapılır. Yapılan incelemelerin ardından, onay veya reddet 9
seçilerek, kaydet butonu tıklanır ve işlem tamamlanır. Kaydet butonu öncesinde eğer duruma ilişkin bir açıklama mevcut ise detaylı açıklamaların girişi Açıklama Notlar bölümüne yazılabilir. Açıklama veya notlar bölümüne yazılan ek bilgiler, sürecin onayı veya reddi sonrasında bilgilendirme e-postası olarak ilgili kullanıcıya yönlendirilir. Matbu Evrakların Sisteme Eklenmesi İzin talebinin onaylanmasının ardından, izne ilişkin matbu evrakların hazırlanması sürecine geçiş yapılır. Bu aşamada izin talebinde bulunan kişiye onay sonrasında bilgilendirme e- postası yönlendirilir. Kullanıcı sisteme giriş yaptıktan sonra, bekleyen görevlerinden matbu evrakları hazırlayabileceği alana geçiş yapar. Bu alan üzerinde İzin Talep Dilekçesi butonu tıklanır. 10
Hazır matbu evraka ulaşılır. Hazır matbu evrakın doldurularak sisteme eklenmesinin ardından (sisteme eklenmesi personel özlük bilgileri alanında ki doküman ekleme işleminden gerçekleştirilir) onaylama veya ret işlemi yapılır. Böylelikle matbu evrak ile ilgili çalışma tamamlanarak süreç son adıma geçiş yapmış olur. Matbu Evrakların Onaylanması Matbu evrakların sisteme eklenmesinin ardından son aşamada süreç, muhasebe ekibinin onayına sunulur. Muhasebe ekibi gerekli evrakların incelemesinin ardından süreci onaylar veya ret eder. Onaylanması sonucunda süreç başarıyla sonuçlanmış olur. Eğer bu aşamada ret işlemi gerçekleştirilir ise matbu evrakların tekrar hazırlanması için 3. aşamadaki adıma geri dönüş yapılır. İzin Talep Sürecinin Raporlanması İzin talep sürecine yönelik yapılan bütün işlemler İş Planı / Süreçler > İzin Onay Süreci Takibi alt menüsü üzerinden raporlanır. Raporlama aşamasında devam eden, tamamlanan veya tamamen ret edilen süreçler ayrı ayrı raporlanabilir veya tümü tek bir raporda hazırlanabilir. Filtreleme seçenekleri sayesinde, sadece belirli kullanıcıların veya belirli tarih aralıklarına göre veya ekran üzerinde yer alanlar bilgiler 11
doğrultulusunda rapor hazırlanabilir. KolayOfis üzerinden raporun hazırlanmasının ardından.doc,.xls veya.pdf formatlarında rapor çıktısı alınabilir. 12
Yönetim Adresi İzmir Teknoloji Geliştirme Bölgesi, İzmir Yüksek Teknoloji Üniversitesi Kampüsü A.3 Binası No:13 Gülbahçe - Urla İzmir İletişim Numaraları 0232 465 14 88-0232 465 14 99 E-Posta Adresi info@microdestek.com İnternet Adresi www.microdestek.com.tr Önemli Not Bu doküman Haziran, 2016 tarihinde düzenlenmiştir. Bu tarihten itibaren yapılan yenilikler ve değişiklikler, doküman içerisinde yer alan bilgilerin değişmesine sebep olabilir. Yapılacak olan değişimlerin tamamını MicroDestek saklı tutar. 13
14