Cyber Technology Unit Proje Yönetimi ERP Çözümleri Personel Yönetimi Stok/Depo Yönetimi Satın Alma Prosedürü Evrak ve Envanter Yönetimi 1
CTU NEDİR? Genel Özellikler CTU, ERP çözümleri, personel yönetimi, stok kontrolü, satın alma prosedürü, evrak ve envanter yönetimi gibi bir çok özelliği bir araya getirmiş komplike bir sistemdir. Şantiyeleri olan yada çoklu işletme yapısına sahip firmalar için hazırlanmıştır. CTU tin amacı şirket işleyişinin hızlandırılması ve verilerin sağlıklı bir şekilde ulaşması ile birlikte istenildiği anda her kademeden erişilebilirlik sağlamak ve bütün işleyişin denetimini kontrol etmektir. Sistem hiyerarşisi, aşağıdan yukarıya doğru işleyecek şekilde hazırlanmıştır. Firmaya bağlı şantiyelerden başlayarak en üst kademeye kadar bilgi ve istatistik akışını sağlar. Sistem modüler olarak hazırlanmış ve her firmaya uyarlanabilir halde tasarlanmıştır. Kullanıcı dostu olan sistem, mümkün olduğunca basitleştirilmiş ve kullanan personeli yormayacak şekilde düzenlenmiştir. CTU, iş makinesi ve ekipman ağırlıklı çalışan organizasyonlar için inşaat sektörüne göre tasarlanmış bir iş yönetim yazılımı olmakla birlikte modüler yapısı sayesinde şantiyelere sahip yada çoklu işletme yapısına sahip firmalar için yapılandırılabilir. Yazılım, inşaat sektöründeki tüm iş akışlarını modüler yapısı ile destekleyerek, makine ekipman yönetiminden, satın alma yönetimine, çoklu şantiye yönetiminden proje yönetimi uygulamalarına kadar geniş bir çözüm yelpazesi sunmaktadır. Özellikle, ağır ekipman ve iş makinelerinin sağlıklı ve verimli çalışması, bunlara ait bakım ve yakıt giderlerinin kontrol altında tutulması, yaşanan duruşların sebep olduğu iş kayıplarının minimize edilmesi, etkin malzeme yönetimi ile stok maliyetlerinin düşürülmesi, entegre satın alma yönetimi ile doğru malzemeyi doğru zamanda doğru maliyetle temin ederek satın almaya bağlı kayıpların en aza indirilmesi bu işletmelerin faaliyetlerini ve karlılığını devam ettirmeleri için son derece önemlidir. Örneğin araç yönetiminde sadece aracın plakasını girmek yeterlidir. Marka, model ve diğer özellikleri makine parkından otomatik olarak gelmektedir. Bir diğer örnek verecek olursak personel işlemlerinde sadece kişinin TC kimlik numarasını girmek yeterlidir. Erken uyarı sistemleri ile kasko, sigorta, araç muayenisi gibi durumlar 30 gün önceden uyarı vermek suretiyle kullanıcıyı bilgilendirmektedir. *Kullanıcı yada şantiye sınırlaması yoktur. 2
Modüller/Uygulamalar Makine Parkı ve Araç Yönetimi Personel Yönetimi Evrak Yönetimi Stok/Depo Yönetimi İhale Birimi Taşeron Yönetimi Tedarikçi Yönetimi İş Ortakları ve Hakediş Satın Alma Prosedürü İş Takibi/Görevlendirme Doküman Yönetimi Envanter/Ekipman Takibi Duyuru/Uyarı/Bildirim Uygulamaları Finans Altın Rehber Akıllı Teklif Ayarlar/Tools İleriye Dönük Risk Analizi** Analiz ve Raporlama Abone/Kira Takibi *CTU modüler yapısı sayesinde bütün firmalara hitap edecek şekilde özelleştirilebilir. 1- Araç Yönetimi Araç bazında performans ve istatistikler. 3
Yakıt kayıtları. Arıza kayıtları. Hasar kayıtları. Bakım kayıtları. Ekipman kayıtları. Km/Saat kayıtları. Trafik ceza kayıtları. Taşeron araçlar yakıt kayıtları. Kiralık araçlar yakıt kayıtları. Misafir araçlar yakıt kayıtları. Şantiye dışı yakıt kayıtları. Stok dışı yakıt kayıtları. Sabit ise çalışma saati, hareketli ise yaptığı kilometre kayıtları. Ortalama yakıt tüketimi. Araç puantajı. Araç ve iş makinası nakliye durumları. Yukarıdaki tanımlamaları anlık olarak takip edebileceğiniz gibi, istediğiniz tarih aralığını seçerekte kontrol edebilirsiniz. Araç bilgilerinde, markası modelinden sigorta ve kasko poliçelerine kadar bilgiler girilebilmektedir. Aracın kasko,sigorta ve muayene yenilenme tarihinden 30 gün önce uyarı vermektedir. Araç raporları tam olarak tutulur. Bir aracın hangi şantiyede olduğu anlık olarak ya da seçili tarihler arasında hangi şantiyelerde çalıştığı görüntülenebilir. Bir aracın birden fazla şantiye görünme olasılığı kalkar. Aldığı yakıt ve km/saat değerlerine göre ileriki dönemlerde aracın firmaya kar yada zarar değerlendirmeleri yapılabilir. Araçlar için şöför/operatör atanabilir ve güncellenebilir. Yönetim panelinden şantiye bazında yada araç bazında kontroller yapılabilir, raporlar alınabilir. Araçlara ait sigorta/kasko/trafik vs dükümanları eklenebilir. İstenildiği anda online görüntülenebilmekle beraber akıllı telefonlara yada bilgisayarlara indirilebilir. İş makinelerininre bağlı nakliye işlemleri ve mali kayıtları tutulabilir. İstenilirse taşıma firması taşeron olarak kaydedilebilir. Anlık olarak çalışan araçları yada boştaki araçlar listelenebilir. Bakım zamanları belirlenen seçeneklere göre yapılabilir ve zamanı geldiğinde otomatik olarak sizi bilgilendirir. 2- Personel Yönetimi 4
Personel bazında performans ve istatistikler. Personel puantaj ve bordro hazırlama. Avans ve personel harcamaları Personel özlük dosyası Yemek puantajı Personel envanter ve ekipmanları Firmanıza ait çalışanların özlük dosyaları oluşturulabilmekte, kullandığı araçtan yediği trafik cezasına kadar bilgileri girilmektedir. Bunun dışında taşeron işçi kayıtları yapılabilmektedir. Kara liste uygulamasıyla birlikte, kara listeye alınan bir personel hiçbir şantiyede çalışamaz. Sistem girişini engellemektedir. Çalışan personelin hangi şantiyede olduğunu anlık olarak ya da hangi tarihler arasında hangi şantiyelerde çalıştığını görüntüleyebilirsiniz. Personeller için hazırlanmış 450 den fazla iş/görev tanımlamalarını hızlıca ekleyebilir, dilerseniz listeden seçtiğiniz görev tanımlamaları üzerinde firmanıza göre değişiklikler yapabilirsiniz. Şantiyelerin personel uygulamalarında, personel girişi, çıkışı ya da bir diğer şantiyeye geçişi yapabilmektedir. Geçiş verilen personeli diğer şantiye beklenen personeller listesinde görebilmekte ve hangi tarihte çıkış yaptığını ya da hangi tarihte geçiş yaptığını görebilmekte ve böylece kontrolünü sağlayabilmektedir. Şantiyerler personeller için ayrı ayrı puantaj tutmak zorunda kalmaz. Geçiş işlemi yapıldıktan sonra geldiği günden itibaren puantaj işlemine devam edilmesi yeterlidir. Firmaya bünyesinde yada taşeron işçi kayıtlarından hangilerinin çalıştığını yada hangilerinin şuan boşta olduğunu takip edebilir, buna göre görevlendirme yapabilirsiniz. Yönetim panelinden şantiye bazında yada personel bazında kontroller yapılabilir, raporlar alınabilir. Personellerinizin hem tek hem de toplu olarak birkaç saniyede bordrolarını hazırlyabilir, geçmişe dönük sorgulama yapabilirsiniz. 5
Personelinize ait rapoları, sözleşmeleri ya da adli sicil kaydı gibi dosyaları ekleyebilir ve istenildiği anda erişimini sağlayabilirsiniz. Personellere ait yemek puantajlarını görebilir. Şantiyenizin,işletmenizin aylık, haftalık, günlük yemek giderini kontrol edebilirsiniz. Personellerinizin iş avansı veya maaş avanslarını kontrol edebilir, ay sonunda maaş hakedişlerini hesaplayabilirsiniz. 3- Evrak Yönetimi CTU, evrak yönetimi sayesinde mail, depolama, arşivleme, fotokopi gibi eski sistemlerden sizi kurtarır. Gelen ya da giden evrakların kaydı sayesinde günü geçmiş bir evrak ya da postanın gecikmesi halinde oluşabilecek mağduriyetlerden sizi korur. Evrak eklenirken ilgili bölge seçeneği sayesinde merkezden ya da şubeden eklenen evrak A şantiyesini de ilgilendiriyorsa ilgili şantiyede bu evrakı görür ve bilgi sahibi olur. Ya da şantiyeye gelen bir evrak anında sisteme eklenebilir, merkez ve şube anlık olarak görebilir. 4- Stok/Depo Yönetimi Stok ve depo yönetimi sayesinde hangi şantiyede ne kadar ürün yada malzeme olduğu anlık olarak görüntülenir. Stok ekleme işlemleri irsaliye ve fatura bilgileri ile eklendiği için kontrol ve güven sağlanmış olur. Çimento, demir, beton kimyasalları gibi stoklarla birlikte yakıt girişlerini sistem kontrol eder ve araca verilen yakıtları stoktan otomatik olarak düşer. Belirlenecek olan kotaya yaklaştığında kullanıcıya ve merkeze stok uyarıları/bildirimleri gider. Malzemeler kategorilendirilebilir yada tek bir grup altında toplanabilir. Ana depo girişlerinde birim fiyattan toplam fiyata kadar kayıtlar tutulabilir. Aynı zamanda malzeme nakliye kayıtları ve maliyetleri tutulabilir. Ana depo şantiye deposu yada şantiye depoları arasındaki malzeme hareketlerini görüntüleyebilir,raporlayabilirsiniz. HTK (Hasar,Tahrip,Kayıp) deposu ile birlikte uzun ömürlü malzemelerin durumlarına göre ayrımı yapılabilir. 6
5- İhale Birimi İhale bölümü ile, girmeyi planladığınız ihalelerin listesini, bilgilerini hazırlayabilir, ihale tamamlandıktan sonraki kademeleri güncelleyebilir, kesinleşmiş ihale kararlarını girebilirsiniz. 6- Taşeron Yönetimi Altın Rehber Modülünde bulunan yüzlerce firmadan şirketinize yada şantiyenize yakın olanı seçebilir, yada kendi taşeronunuzu ekleyebilirsiniz. Birlikte çalıştığınız taşeron firmalara ait araç ve personelleri takip edebilirsiniz. Bunlara ait çalışma saatlerinden yakıt kayıtlarını anlık olarak takip edebileceğiniz gibi, istediğiniz bir tarih aralığını seçerekte kontrol edebilirsiniz. Birlikte çalıştığınız taşeronların sözleşmelerini ve hakedişlerini sistem üzerinden kontrol edebilirsiniz. Nakliye firması ise sizin için taşıdığı iş makinalarının harketlerini ve maliyetlerini takip edebilirsiniz. Anında ödeme yada ileri tarihli ödeme seçeği kullanabilir. Ödeme zamanı geldiğinde bildirimler alabilirisniz. Taşeronlarıza birden fazla yetkili tanımlayabilirsiniz. 6- Tedarikçi Yönetimi Altın Rehber Modülünde bulunan yüzlerce firmadan şirketinize yada şantiyenize yakın olanı seçebilir, yada kendi tedarikçinizi ekleyebilirsiniz. Birlikte çalıştığınız tedarikçi firmalara ait bilgileri tutabilir, firma hakkında notlar alabilirsiniz. Tedarikçileriniz ile yaptığınız sözleşmelerin kaydını sistem üzerinden kontrol edebilirsiniz. Finans modülü ile birlikte çalışan bu modül sayesinde satın alma işlemlerinizi mali olarakta takip edebilirsiniz. 8- Satın Alma Prosedürü Satın alma prosedürü, şantiyenin malzeme talep etmesiyle başlar, şube yada merkezdeki satın alma görevlisi teklifleri toplar ve girişlerini yapar, teklifler toplanan teklifler bir uyarı şeklinde yetkilinin panelinde belirir, en uygun teklif seçilir ve onaylanır yada reddedilir. Onay almayan teklifler başka bir alana kaydedilir. Daha sonra aynı ihtiyaçtan kaynaklanan yeni teklifler değerlendirilirken geriye dönük kontrol yapılarak ücret hakkında sağlıklı bir değerlendirme yapılabilir. 7
Satınalma modülü stok/depo ve finans modülleri ile entegre çalışır. Sipariş verildiğinde tedarikçilerin cari kartları ve depolara malzeme girişleri otomatik olarak eklenir. Şantiyeler satın alma sürecini takip edebilir. (Bekliyor,Teklifler Toplandı,Onaylandı,Sipariş Verildi,Reddedildi) 9- Ekipman/Envanter Takibi Envanter ve ekipman takibi sayesinde firma bünyesinde bulunan bir kalemden, Merkez ofisteki plazma TV ye kadar bütün materyaller kayıt altına alınır. Araçlarınız yada iş makinalarınızın ekipmanlarını tanımlayabilir ve detaylarına sahip olabilirsiniz. Zimmetleme seçeneği ile hangi ürünü kimin kullandığı takip edilebilir. 10- Duyuru/Uyarı/Bildirim Uygulamaları Kasko/sigorta bildirimleri, stok uyarıları, talep-satın alma bildirimleri, Çek/Senet ödeme bildirimleri, araç bakım uyarıları, yeni giriş yapan personel yada çıkış verilen personeller gibi alanlar bulunmaktadır. Bu uygulamalar sayesinde bütün şantiyelere çok kısa bir sürede bilgilendirme ya da uyarı gönderilebilir. 11- Anlık Mesajlaşma Sistem kullanıcıları kendi aralarında ya da toplu olarak iletişime geçebilir, herhangi bir durum ile alakalı bilgi alışverişi yapabilir. 12- Ayarlar/Tools Etkinlik takvimi Şirket evrakları ve dökümanları Kullanıcı listesi Şantiye listesi Kullanıcı işlem hareketleri Şantiye Aktif/Pasif ayarlama Uyarı ve bildirim uygulamalarını kişiselleştirme Şantiye panellerine ait işlem izinlerini kişiselleştirme 8
Kullanımınıza bağlı olarak sınırsız kullanıcı ya da şantiye ekleyebilirsiniz. 13- İleriye Dönük Risk Analizi İleriye dönük risk analizi sayesinde makine parkındaki bir aracın verilerine göre firmaya fayda yada zarar sağlandığı tespit edilebilir, aynı şekilde personel verimliliği de bu şekilde yapılır. **İleriye dönük risk analizi bir yılın sonunda doğru sonuçlar vermektedir. 14- Doküman Yönetimi Firmanıza ait dökümanlarınızın (vergi levhası, imza sirküleri, sözleşmeler v.s) kaydını yapabilir, ihtiyacınız olduğu her an ve her yerden görüntüyelebilir ve çıktı alabilirsiniz. 15- Altın Rehber Altın rehber sayesinde yüzlerce taşeron ve tedarikçi firmanın bilgilerine ulaşabilirsiniz. Bulunduğunuz şehirde, şantiyenizin bulunduğu şehirde veya türkiye çapında mevcut firmalarla iletişime geçebilir, çözüm ortaklığını sağlayabilirsiniz. Tek bir işlem ile kendi sisteminize dahil edebilir, fatura işlemleriniz için işinizi kolaylaştırmak adına firmaların vergi dairesi ve vergi numarasına kadar ulaşabilirsiniz. Firmalara ait iletişim bilgilerinden yetkili numaralarına kadar bütün bilgiler mevcuttur. Birlikte çalıştığınız tedarikçi firmalara ait bilgileri tutabilir, firma hakkında notlar alabilirsiniz. Tedarikçileriniz ile yaptığınız sözleşmelerin kaydını sistem üzerinden kontrol edebilirsiniz. 16- Akıllı Teklif Akıllı Teklif sayesinde CTU kullanan firmalar kendi aralarında talep- teklif prosedürünü kullanabilir, firmalar ihtiyaçları ile ilgili dışa dönük araştırma yapmak zorunda kalmadan kendi belirleyeceği zaman sürecinde sistem içinden gelen teklifleri değerlendirebilir ve uygun olanı seçebilir. 9
17- Finans Tedarikçiler, Stok/Depo ve Satınalma modülü ile entegre çalışan finans bölümünde ayrıca borç yada alacak kayıtları yapabilir, mali kontrolü sağlayabilirsiniz. Banka hesaplarına ait avans yada harcamalar, ödemeler gibi işlemler kayıt altına alınır. Sistem ödeme zamanı gelen çek,senet,nakit veya havale işlemlerini size otomatik olarak hatırlatır. 18- İş Ortakları ve Hakediş İş ortakları ve Hakediş modülü sayesinde birlikte çalıştığınız ve iş yaptığınız firmaların bir listesini tutabilir, sözleşmelerinizi hazırlayabilir ve yapılan iş üzerinden hakedişlerinizi hazırlayabilirsiniz. * Firmalara göre değişiklik gösterdiğinden iş koluna göre hazırlanır. 19- Analiz ve Raporlama Analiz ve raporlama alanında firmanızın mali durumunu yada sistem üzerindeki her hangi alanı bir bakışta kontrol edebilirsiniz. İsterseniz belirli tarih aralığında günlük, haftalık, aylık olarak görebileceğiniz gibi sistem üzerinden bütün modüller üzerinden tek tek yada tümüyle detaylı bir rapor oluşturabilirsiniz. 20- Abone/Kira Takip Firmanıza ait elektirk, su, internet, doğalgaz gibi gider kalemlerini takip edebilir, uyarı sistemleri sayesinde gecikmiş faturalardan kurtulabilirsiniz. Aynı şekilde firmanıza ait mülklerin tanımlamaları yapım kira gelirleri yada vergi ödemelerini yapabilir, kiraladığınız mülklerin kira takibini kullanarak ofis, şantiye giderlerini kontrol edebilir, takibini ise CTU ya bırakabilirsiniz. 10
CTU İLE SAĞLANAN AVANTAJLAR CTU ile inşaat projelerinize ait tüm bilgiler tek bir sistem üzerinde yönetilebilir olmaktadır. WEB TABANLI CTU, tümüyle web tabanlıdır. Kuruluşlar aralarındaki bilgi transferini, coğrafi sınırlardan bağımsız, yetkilendirme ve güvenlik altyapısı güçlü bir ortamdan kolaylıklar yaparlar. REVİZYON TAKİP VE ONAY SİSTEMİ CTU, revizyon, onay ve yetki takiplerinin sağlıklı bir şekilde yapılabileceği bir dosya paylaşım altyapısı sunmaktadır. GELİŞMİŞ TEKNİK ALTYAPI CTU gelişmiş teknik özelliklere sahiptir: Periyodik Yedekleme Güvenlik Kontrolleri Upload/Download İzleme Revizyon Kontrolleri Doküman Ön İzleme Otomatik Güncelleme Uyarıları Dosyalar Üzerinde İç İletişim Notları KONTROLLÜ DOKÜMAN PAYLAŞIMI CTU, proje tarafları arasındaki dosya paylaşımında e-posta limitlerine ve dağınıklığına takılmadan kontrollü doküman dağıtımı sağlamanın temel aracıdır. HIZ VE GÜVENLİK CTU klasik FTP paylaşım yöntemlerinin çok ötesinde hızlı, güvenli, kesintisiz ve tek seferde birden fazla noktadan erişime olanak sağlar. TEKNOLOJİ CTU ana kurgusu açık kaynak kodlu platformlar üzerinde geliştirilmiş olup, yüksek güvenlik standardına sahip üçüncü taraf veri merkezlerinde barındırılmaktadır. Çok uluslu firmalar tarafından da tercih edilen dünya çapında bir teknolojidir. PLATFORMDAN BAĞIMSIZ CTU, kullandığınız donanım ve yazılımlardan bütünüyle bağımsızdır. Hangi işletim sistemi ile çalışıyorsanız çalışın (Windows, Linux, Macintosh gibi masaüstü işletim sistemleri veya ios, Android gibi mobil işletim sistemleri) herhangi bir uyum sorunu yaşanmaz. Ayrıca herhangi bir donanım yatırımı gerektirmez. İnternet bağlantısı sağlanabilen herhangi bir ortam yeterlidir. ***Sistem en iyi "Google Chrome" tarayıcısına uygun hazırlanmıştır. Lütfen sistemi bu tarayıcıyı kullanarak açınız.*** 11
Tanıtım Linkleri; http://www.yetsis.net http://ctu.yetsis.net Tanıtım Videoları; https://www.youtube.com/watch?v=dod7thuswrq&list=plqtx5nowky6ryyueefhc gqpsetblg4jlw Sistemle ilgilenmeniz halinde 15 gün ücretsiz deneme talep edebilirsiniz. Tanıtım Dosyası Güncelleme Tarihi: 29/09/2017 12