Bu proje Avrupa B rl ve Türk ye Cumhur yet tarafından f anse ed ekted r. Rehberi Teknik Bilgi Dosyası AB süreci yer r.
İÇİNDEKİLER Teknik Bilgi Dosyası 1. GİRİŞ 3 2. ETKİNLİK YÖNETİMİ 4 A. Etkinlik Formatları 4 i. KONFERANS: 4 ii. SÖYLEV: 6 iii. PANEL: 6 iv. FORUM: 8 v. SEMPOZYUM: 10 vi. ÇALIŞTAY 12 B. Etkinlerde Kullanılacak Görünürlük Malzemeleri 14 i. Etkinliğin Görsel Kimliği 14 ii. Davetiye 15 iii. Karşılama Malzemeleri 17 Karşılama Pankartı: 18 Yönlendirme: 20 Kayıt Masası: 21 Kayıt Formu: 22 Yaka Kartı: 22 iv. Bilgi Dosyası 23 v. Salon Dekoru 24 Kırlangıç Bayrak: 24 Roll- Up: 25 Sahne Arka Panosu: 26 vi. Teknik Destek 27 Otel Kongre Alanlarında Ses, Işık, Görüntü İhtiyacı: 27 Kamu Kurumu Kongre Alanlarında Ses, Işık, Görüntü İhtiyacı: 28 vii. Promosyonlar 28 3. ETKİNLİK DÜZENLERKEN PRATİK ÖNERİLER 29 A. 12 Altın Soru B. Görevler Nedir ve Sorumluları Kimdir? 29 C. Etkinlik Tarihi Ne Zaman Olmalı? 29 D. Etkinlik Yeri Nerede Olmalı? 30 E. Etkinlik İçin Neler Yapılmalı? 30 4. MEDYA İLİŞKİLERİ 33 A. Medya ile paydaş ilişkileri 33 i. Medya Kuruluşu Ziyaretleri 34 ii. Projeksiyon Toplantıları 34 B. Hedef kitle ile iletişimin güçlendirilmesi için geliştirilen ilişkiler. 35 i. Medya ile Kahvaltı Toplantılar Basın Toplantısı 35
a) BASIN DAVETİ FORMATI 36 b) BASIN DAVETİ İÇERİĞİ ÖRNEĞİ 37 iii. Basın Bülteni ve Duyurusu Yayını 38 a) ÖRNEK BASIN DUYURUSU 38 b) ÖRNEK BASIN BÜLTENİ 39 5. ELEKTRONİK İLETİŞİM 43 A. E- Posta Listesi 43 B. Elektronik Kart 43 C. Elektronik Broşür 44 6. SOSYAL MEDYA 45 A. FACEBOOK: 45 i. Facebook Sayfası Yönetimi 45 ii. Facebook da İçerik Planlama 47 iii. Valilik AB Biriminizin Facebook Hesaplarının Oluşturulması 48 iii. Facebook Sayfası Kullanım Alanları 54 B. TWITTER: 57 i. Valilik AB Biriminizin Twitter Hesaplarının Oluşturulması 57 ii. Twitter Kullanımı veterimler 59 7. DIŞ MEKAN REKLAMI ve AFİŞLEME 62 A. AFİŞ YAYINI 63 i. Teknik Özellikler 64 ii. Yayın Mecraları 65 B. BILLBOARD YAYINI 66 i. Teknik Özellikler 66 ii. Yayın Mecraları 67 8. TOPLU TAŞIMA İLAN ALANLARINDA TANITIM MALZEMELERİ 68 i. Teknik Özellikler 68 ii. Yayın Mecraları 69 9. AB PROJELERİNDE GÖRÜNÜRLÜK KURALLARI 69
1. GİRİŞ Bu doküman Yerelde AB Çalışmaları İletişim Rehberi nde özet bir şekilde ifade edilen iletişim faaliyetleri ile ilgili detaylı bilgileri içermektedir. Görünürlük materyalleri ile ilgili boyut ve kâğıt özellikleri gibi teknik bilgiler bu alanda genel kabul görmüş verilerden derlenmiştir. Dokümanda bahsedilen iletişim malzemeleri; Valilik AB Birimlerinin ihtiyaçlarına ve gerçekleştirilecek faaliyetin özelliklerine göre değişiklik gösterebilmektedir. Valilik AB Birimleri gerçekleştirecekleri etkinliğin içeriğine göre dokümandan yararlanabilir. Yerelde AB Çalışmaları İletişim Rehberi, Teknik Bilgi Dosyası" içerisinde bulunan tasarım çalışmaları ve formlar projenin resmi internet sitesinden indirilebilmektedir. Valilik AB Birimleri tarafından gerçekleştirilecek tüm iletişim çalışmaları kapsamındaki için Sorularınız için info@vabpro.org adresine e- posta gönderebilir ya da 0312 221 60 51 numaralı telefondan VABpro teknik destek ekibine ulaşabilirsiniz. VABpro Teknik Destek Ekibi 3
2. ETKİNLİK YÖNETİMİ Valilik AB Birimleri uyguladıkları ya da koordine ettikleri faaliyetlerin konferans, seminer çalıştay, sempozyum ve panel gibi birçok etkinliklerini oluşturmak ve yönetmek durumundadır. Özellikle farkındalığı artırma, bilinçlendirme ve araştırma projelerinde etkinlik organizasyonu önemli bir yere sahiptir. Etkinlik yönetiminde atılması gereken ilk adım organizasyonun formatına karar vermektir. Yani uygulanacak etkinliğin konferans mı, seminer mi ya da panel gibi diğer formatlardan biri mi sorusuna organizasyon çalışmalarına başlamadan önce cevap verilmelidir. Eğer etkinlik bir format ile başlayıp başka bir format ile devam edecekse bu multi- format event diye adlandırılır. Organizasyon yönetiminde bu tür karışık formatlar mecbur kalınmadığı hallerde önerilmez. Eğer etkinlik birden fazla günde gerçekleştirilecekse format değişikliklerinin günlere bölünerek yapılması tercih edilmelidir. Benzer görünse de her formatın düzeni ve iletişim malzemeleri farklıdır. Aynı gün içerisinde farklı formatların kullanılması insan kaynaklarında ve malzemelerde artışa neden olur. Ayrıca her formatın zamanlama niteliğinde farklılıklar olduğu için etkinliğin zaman planlamasında sorunlar ortaya çıkabilir. Gerçekleştirilecek etkinliklerde programdan, broşüre, sahne dekorundan afişe kadar yayınlanacak ya da sunulacak tüm iletişim malzemelerinin AB Görünürlük Kuralları na göre hazırlanması gerekmektedir. Bu kurallar dokümanın en son bölümünde açıklanmıştır. A. Etkinlik Formatları i. KONFERANS: 4 Hazırlıklı ve plânlı konuşma türlerinden olan Konferans, bilgi verme esasına dayanmaktadır. Konferans düzenlemenin amacı ise belirlenen konu üzerinde konuşmacıların bir araya gelmesini sağlamak ve dinleyicilerin, yani hedef kitlenin konuya ilgisini artırmak, onları merak ve araştırmaya yöneltmektir. Konferansta verilen bilgilerde kesinlik ve inandırıcılık temel öğelerdir. Bu nedenle anlatım anlaşılır ve yalın olmalıdır. Bu formattaki etkinliklerde mutlaka dinleyiciden gelecek sorulara zaman ayrılmalıdır. Konferansı veren kişi ya da kişiler bilgi sahibi olmanın ayrıcalığına!teknik Gereksinimler: Sahne, kürsü, konferans konusuna ve konferans etkinliğinin ev sahibinin kurumsal kimliğine uygun sahne dekoru, kürsü mikrofonu, katılımcılar için protokolün göz önüne alındığı tiyatro düzeninde oturma alanı, basın alanı, yansı araçları.
sığınmadan hedef kitleye birikimlerini monotonluğa düşmeden, çekici ve özgün bir şekilde aktarmalıdır. Örnek Program (Tam Gün) :...(Etkinliğin Adı) KONFERANSI GÜNDEMİ Etkinliğin Yeri ve Tarihi 09.30-10.00 KAYIT 10.00-10.45 AÇILIŞ OTURUMU Açılış Konuşmacısı Etkinliğin uygulayıcısı olan kurumun yetkilisi (süre: 5 dakika) 2. Konuşmacı Etkinliğin uygulayıcısı olan kurumun üst düzey yetkilisi (süre: 10 dakika) 3. Konuşmacı Sosyal ortak ya da paydaşlardan üst yetkili (süre: 10 dakika) 4. Protokol Konuşmacısı İlin üst düzey yetkilisi (süre: 20 dakika) 10.45-11.00 11.00-12.00 12.00-13.00 13.00-14.30 14.30-14.15 14.15-15.15 15.15-15.30 ARA 2. OTURUM 1. Konferans Konuşmacısı Konferans teması ile ilgili uzman konuşmacı (süre: 30 dakika) 2. Konferans Konuşmacısı Konferans teması ile ilgili uzman konuşmacı (süre: 30 dakika) ÖĞLE YEMEĞİ 3. OTURUM 3. Konferans Konuşmacısı Konferans teması ile ilgili uzman konuşmacı (süre: 30 dakika) 4. Konferans Konuşmacısı Konferans teması ile ilgili uzman konuşmacı (süre: 30 dakika) 5. Konferans Konuşmacısı Konferans teması ile ilgili uzman konuşmacı (süre: 30 dakika) ARA 3. OTURUM 1. Konferans Konuşmacısı Konferans teması ile ilgili uzman konuşmacı (süre: 30 dakika) 2. Konferans Konuşmacısı Konferans teması ile ilgili uzman konuşmacı (süre: 30 dakika) KAPANIŞ 5
ii. SÖYLEV: Söylev bir topluluğa düşünce ve duyguların aşılanması amacıyla yapılan konuşmadır. Söylev bir monologdur. Dinleyicinin soru sormasına izin verilmez. Söylev verecek kişilerin ikna kabiliyeti, ses tonu, jest ve mimikleri verdikleri bilgilerin önüne geçebilir. Söylev her konuda verilebilir. Bilimsel ya da akademik bir alt yapıya ihtiyaç duyulmaz. Genellikle konferans adı altında düzenlenen etkinlikler, zaman kısıdı ve hiyerarşik yapı gibi engeller nedeni ile söylev formatında gerçekleşir. Bu sık karşılaşılan durum, konferanslara istenilen katılımın sağlanamamasına sebep verebilmektedir. Örnek Program (Yarım Gün):!Teknik Gereksinimler: Sahne, kürsü, söylev amacına uygun sahne dekoru, kürsü mikrofonu, katılımcılar için protokolün göz önüne alındığı tiyatro düzeninde oturma alanı, basın alanı, söylev verenin daha iyi görünmesini sağlayacak yansı araçları. SAYIN...' NIN... Üyeleri İle Buluşma Etkinliği Gündemi Etkinliğin Yeri ve Tarihi 10.00-10.15 Tanışma 10.15-11.30 Sayın...' nın Değerli...Üyelerine Hitabı 11.30-11.45...İlköğretim Öğrencileri Tarafından Sayın... Onuruna...Gösterilerinin Sunumu 11.45-12.00 Fotoğraf Çekimi 12.00-13.00 Öğle Yemeği iii. PANEL: 6 Panel bir konu ya da sorun üzerinde bir başkan (moderatör) ve birkaç konuşmacının (panelist) görüş alışverişinde bulunmasıdır. Panelist sayısı en az 3 en fazla 6 kişiden oluşmalıdır. 2 kişilik panele sohbet ; 7 ve yediden fazla kişinin
yer aldığı panele de kısa görüş bildirme etkinliği denilmesi daha doğru olacaktır. Panel formatında en sık rastlanılan hata, panel başkanının sunucu gibi görev yapmasıdır. Panel başkanı tartışılacak konuya kesinlikle hakim olmalıdır. Soruları ve müdahaleleri ile konunun en etkin şekilde tartışılmasını sağlamak panel başkanının en başta gelen görevidir. Panelde amaç bir sorun hakkında karara varmak değil, konuyu çeşitli yönlerden değerlendirmektir. Küçük bir dinleyici kitlesi önünde yapılır. Ele alınan konu konuşmacıların görüşleriyle irdelenir. Soru- cevap kısmı panel formatında uygulanmaz. Ancak panel başkanının tercihi ile katılımcıların da görüşü alınabilir. Panelin sonunda, başkan konuşmacıların görüşlerini özetler ve paneli kapatır. Panel sonunda mutlaka iletilen görüşlerin yer aldığı (deşifre) metnin katılımcılara iletilmesi ve basına verilmesi gerekmektedir. Örnek Program (Tam Gün) :...(Etkinliğin Adı) PANELİ GÜNDEMİ Etkinliğin Yeri ve Tarihi 09.30-10.00 10.00-10.45 10.45-11.00 11.00-12.30 KAYIT Açılış Oturumu Açılış Konuşmacısı Etkinliğin uygulayıcısı olan kurumun yetkilisi (süre: 5 dakika) Protokol Konuşmacısı Etkinliğin uygulayıcısı olan kurumun yetkilisi (süre: 10 dakika) Protokol Konuşmacısı Etkinliğin uygulayıcısı olan kurumun yetkilisi (süre: 15 dakika) Protokol Konuşmacısı Etkinliğin uygulayıcısı olan kurumun üst düzey yetkilisi (süre: 15 dakika) ARA PANEL 1. Oturum - PANELİN 1. KONUSU Panel Başkanı Panel başkanının panel konusu hakkında konuşması, panelistleri tanıtması ve sahneye daveti (süre: 15 dakika) 1. Panelist 2. Panelist 3.Panelist 12.30-13.30 13.30-15.00 15.00-15.15 15.15-16.00 ÖĞLE YEMEĞİ PANEL 1. Oturum - PANELİN 2. KONUSU (1.konunun açılımı) Panel Başkanı Panel başkanının panel konusu hakkında konuşması (süre: 5 dakika) 1. Panelist 2. Panelist 3.Panelist ARA SONUÇ ve KAPANIŞ OTURUMU 7
iv. FORUM: Forum güncel veya gündemdeki bir konunun, daha önce hazırlık yapmamış bir grup tarafından tartışılmasıdır. Forumda dinleyiciler de tartışmaya katılıp soru sorabilirler. Forumun panelden ayrılan en önemli özelliği budur. Eğer panel sonrasında dinleyiciler de tartışmaya katılırsa tartışma forum halini alır. Forumu bir başkan idare eder. Başkan tartışmayı yürütür ve tartışmanın konu dışına çıkmasını önler. Başkan, çıkarımda bulunma, düşünceler arasında bağ kurma, gerektiğinde topluluğu yumuşatma, hoşgörülü olma ve konuya hakim olma özelliklerini taşımalıdır. Forum fikirlerin özgürce tartışıldığı bir platformdur. Bu etkinliğe katılımcılar üzerinde baskı yaratabilecek kişilerin davet edilmemesi gerekmektedir. Katılımcılara daha önceden bildirilmiş olması kaydıyla Forumda iletilen görüşlerin yer aldığı (deşifre) metinin katılımcılara iletilebilir ve basına verilebilir.!teknik Gereksinimler: Sahne, kürsü, forum konusuna ve forum etkinliğinin ev sahibinin kurumsal kimliğine uygun sahne dekoru, kürsü mikrofonu, yeterli sayıda forum mikrofonları, katılımcıların söz aldığında mikrofona ulaşabilmeleri sağlayacak tiyatro düzeninde oturma alanı, ses kayıt düzeni. 8
Örnek Program (Tam Gün) : Teknik Bilgi Dosyası...(Etkinliğin Adı) FORUMU GÜNDEMİ Etkinliğin Yeri ve Tarihi 08.30-09.00 KAYIT 09.00-09.45 AÇILIŞ OTURUMU Açılış Konuşmacısı Forum Yöneticisi (süre: 5 dakika) İçerik Konuşmacısı Form konusu hakkında genel bilgi veren uzman (süre: 20 dakika) İçerik Konuşmacısı Form konusu hakkında akademik bilgi veren uzman (süre: 20 dakika) 10.45-11.00 11.00-12.30 ARA FORUM 1. OTURUM (Ana Konu) Forum Yöneticisi Forum sonunda yöneticisinin oturumun özetini sözlü olarak sunması (süre: 15 dakika) 12.30-13.30 13.30-15.00 ÖĞLE YEMEĞİ FORUM 2. OTURUM (Ana Konu ile Bağıntılı Bir Konu) Forum Yöneticisi Forum sonunda yöneticisinin oturumun özetini sözlü olarak sunması 15.00-15.30 KAPANIŞ Forum Yöneticisi Her iki konunun forum yöneticisinin tarafından özetini özetlenmesi 9
v. SEMPOZYUM: Sempozyum fikirsel ve bilimsel değer taşıyan konuları içermektedir. Sempozyumda en az 3 en fazla 6 konuşmacı olmalıdır. Konuşmacılar sempozyum konusuna hakim ve konuya yeni açılımlar katabilecek nitelikte olmalıdır. Sempozyum hazırlığı için "düzenleyici kurul" ve "bilimsel kurul (içerik kurulu)" oluşturulmalıdır. Sempozyumda incelenecek ve tartışılacak konuların geliştirici niteliğinin sağlanması için "çağrılı konuşmacıların" belirlenmesi gerekmektedir. Sempozyum sonunda sonuç raporunun hazırlanması işlerini "bilimsel kurul" gerçekleştirir. Bilimsel kurul konu ve konular hakkında araştırmalar yapar ve sunulacak bildirileri hazırlar. Sempozyumda bu bildirileri bilimsel kurul üyeleri yapar. Bu bildirimler dışındaki tüm bildirileri "çağrılı!teknik Gereksinimler: konuşmacı"lar yapar. Sempozyum bildirileri her konuşmacı için en fazla 20 dakika ile sınırlandırılmalıdır. Çağrılı konuşmacılara 60 dakikaya kadar süre verilebilir. Sempozyum, en az bir tam gün olarak düzenlenmelidir. Sempozyumda işlenen konunun çözüme ulaştırılması amaçlanır. Bu nedenle belirlenen sürede bir çözüme ulaştırılamayacak konular ile ilgili sempozyum etkinliği düzenlenmemelidir. Sempozyuma basın ve diğer ilgili kurum temsilcileri davet edilebilir. Başkan, Sahne, sempozyum konuşmacısı sayısına uygun delege masası, sempozyumun konusuna ve etkinliğinin ev sahibinin kurumsal kimliğine uygun sahne dekoru, konuşmacı sayısına uygun delege mikrofonu, katılımcılar için protokolün göz önüne alındığı tiyatro düzeninde oturma alanı, basın alanı, ses kayıt sistemi. sempozyumun sonunda görüşleri özetleyerek sempozyuma son verir. Özet sonuç bildirisi daha sonra yayınlanabilir. 10
Örnek Program (Tam Gün) : Teknik Bilgi Dosyası...(Etkinliğin Adı) SEMPOZYUMU GÜNDEMİ Etkinliğin Yeri ve Tarihi 1. Gün: 10:00-10:30 10:30-11:30 11:30-12:30 12:30-13:30 13:30-15:00 KAYIT AÇILIŞ KONUŞMALARI Çağrılı Konuşmacı: Prof. Dr.... Üniversite, kürsü unvanları ÖĞLE YEMEĞİ BİLDİRİ OTURUMLARI (1. Oturum) 2. Gün: 10:00-11:00 11:00-11:15 11:15-12:30 12:30-13:30 13:30-15:00 15:00-15:30 ÇAĞRILI KONUŞMACI: Prof. Dr.... Üniversite, kürsü unvanları ARA BİLDİRİ OTURUMLARI (2. Oturum) ÖĞLE YEMEĞİ BİLDİRİ OTURUMLARI (3. Oturum) KAPANIŞ Oturumlar Oturum Başlıkları 1. Bildiri Oturumu Konu Başlığı Başkan:... 2. Bildiri Oturumu Konu Başlığı Başkan:... Bildiriler/Sunumlar Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi 11
3. Bildiri Oturumu Konu Başlığı Başkan:... Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı Bildiri İsmi Sunanın ismi ve unvanı vi. ÇALIŞTAY Çalıştay, amacı ve konusu iyi tespit edilmiş güncel bir konuda, gelişmelerin, sorunların ve çözüm önerilerinin paylaşılması ve tartışılması için uzmanların bir araya gelerek yaptıkları toplantıdır. Çalıştayın konusu ve ilgili uzmanlar, etkinliği düzenleyen kurumun atadığı bir yönetici tarafından belirlenir. Çalıştay yöneticisi ve belirlenen uzmanlar tarafından çalıştay yürütme kurulu oluşturulur. Çalıştay yöneticisi, çalıştay konusundaki alt temaları Çalıştay Öneri Formu ile konuşmacı uzmanlara dağıtır. Uzmanlar çalıştay gerçekleştirilmeden önce çalıştayda ele alınacak konular hakkında çalışmalarını tamamlamış olmalıdır. Çalıştay sırasında yürütme kurulundaki uzmanlar konuların daha etraflıca tartışılması için başka uzmanlardan oluşan gruplar oluşturabilir. Bu format "grup çalışmaları" olarak adlandırılır. Çalıştayın genel oturumunda grupların çalışmaları sunulur ve tartışılır. Çalıştay yöneticisi çalıştay konusundaki analizler ve değerlendirmeleri içeren SONUÇ RAPORU nu belirtilen takvime göre hazırlar ve çalıştayın yürütme kuruluna sunar. Yürütme kurulunun onayından sonra rapor sadece ilgililere iletilir. 12
Çalıştayın herhangi bir yönlendirmeye maruz kalmaması için katılımcıların doğru belirlenmesi gerekir. Çalıştay etkinliklerine sadece konuya katkı sağlayabilecek kişiler davet edilmelidir. Çalıştaylar en az bir tam gün olarak düzenlenmelidir. Yarım günlük organizasyonlar çalıştay için uygun değildir. Grup çalışmalarının olacağı çalıştaylarda tiyatro düzeninin yanı sıra grup sayısına göre yuvarlak masa ya da grup oturma düzenleri sağlanmalıdır. Ancak etkinlik alanı uygunsa çalışma gruplarının ayrı salonlarda toplanmasını sağlamak tercih edilmelidir. Teknik Gereksinimler: Genel oturum için sahne, yürütme kurulu sayısına uygun delege masası ve mikrofonları, sunumlar için yansı araçları, tiyatro düzeni oturma alanı, çalışma grubu masaları, kırtasiye malzemeleri, yazı tahtası ve yansı araçları, ses kayıt düzeni. Örnek Program (Tam Gün) :...(Etkinliğin Adı) ÇALIŞTAYI GÜNDEMİ Etkinliğin Yeri ve Tarihi 09:00-09:30 09:30-10:15 10:15-10:30 10:30-12:30 12:30-13:30 13:30-15:30 KAYIT AÇILIŞ OTURUMU ARA PARALEL OTURUMLAR Çalıştay Oturumu 1 -...Salonu Oturum Başkanı: Konu: Katılımcılar: Çalıştay Oturumu 2 -...Salonu Oturum Başkanı: Konu: Katılımcılar: Çalıştay Oturumu 2 -...Salonu Oturum Başkanı: Konu: Katılımcılar: ÖĞLE YEMEĞİ PARALEL OTURUMLAR!Teknik Gereksinimler: Sahne, sempozyum konuşmacısı sayısına uygun delege masası, sempozyumun konusuna ve etkinliğinin ev sahibinin kurumsal kimliğine uygun sahne dekoru, konuşmacı sayısına uygun delege mikrofonu, katılımcılar için protokolün göz önüne alındığı tiyatro düzeninde oturma alanı, basın alanı, ses kayıt sistemi. Çalıştay Oturumu 3 -...Salonu Oturum Başkanı: Konu: Katılımcılar: 13
15:30-15:45 15:45-16:45 16:45-17:00 Çalıştay Oturumu 4 -...Salonu Oturum Başkanı: Konu: Katılımcılar: Çalıştay Oturumu 5 -...Salonu Oturum Başkanı: Konu: Katılımcılar: ARA DEĞERLENDİRME OTURUMU KAPANIŞ B. Etkinlerde Kullanılacak Görünürlük Malzemeleri Etkinlik düzenlemenin amacı yerel düzeyde AB ile ilgili konularda kapasitenin arttırılması ya da oluşturulmasıdır. Bu amaç doğrultusunda belirlenen konuların katılımcılara en doğru ve etkin bir şekilde aktarılması etkinlik yönetimi çalışmasının en öncelikli hedefidir. Düzenlenen etkinlikler aynı zamanda hedef kitleye iletilmesi hedeflenen mesajların birer mecrasıdır. Bu nedenle hedef kitlenin etkinliğe katılımının arttırılması hususu etkinliğin içeriği kadar önemlidir. Düzenlenecek etkinliklere katılımın artması için yapılacak çalışmaların görünürlük malzemeleri ile desteklenmesi gerekmektedir. Bu malzemelerin hazırlığı ve teknik özellikleri aşağıda belirtilmiştir. Ayrıca malzemelerin hazırlanması kadar bunların hedef kitleye doğru zamanda dağıtımı da çok önemlidir. Malzemelerin açıklamaları içerisinde uygulama ve dağıtım hususları da yer almaktadır. i. Etkinliğin Görsel Kimliği Valilik AB Birimleri Avrupa Birliğine katılım sürecinde birçok faaliyet gerçekleştirmektedir. Her faaliyetin ana teması AB işlerinde aktif rol alacak kurumların sayısını artırmak ve ilin süreçten en iyi şekilde yararlanmasını sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda düzenlenen etkinliklerin hedef kitle tarafından algılanması için görsel çalışmalara önem verilmelidir.! Etkinlik görünürlük çalışmaları ve malzemeleri i. Etkinliğin Görsel Kimliği ii. Davetiye iii. Karşılama Malzemeleri iv. Bilgi Dosyası v. Salon Dekoru vi. Teknik Destek vii. Promosyonlar 14
Faaliyet sayısı arttıkça, faaliyetler ile ilgili ayrı ayrı görünürlük çalışmaları yapmak gerekmektedir. Ancak bu durum işgücü ve finansal maliyet konularında artışa neden olabilecektir. Bu nedenle yapılacak görünürlük çalışmalarını ana faaliyetler çerçevesinde hazırlamakta yarar vardır. Örneğin VABpro kapsamındaki Kapasite Geliştirme Faaliyetleri Teklif Çağrısı sonucunda gelen teklifler arasından seçilen faaliyetleri bir ana tema olarak belirlediğimizde, bu tema kapsamında illerde uygulanacak tüm etkinliklerin tek bir görsel kimlik çatısı altında toplanması mümkün olacaktır. Etkinlikler için belirlenen hedef kitle gruplarının birçoğu yerelde hizmet vermektedir. Söz konusu grupların ulusal düzeyde birçok birlik, dernek, federasyon ve oda ile organik bağları bulunmaktadır. Ana temalar kapsamındaki etkinlikleri, ilgili ana temaya uygun tek bir görsel kimlik çatısı altında uygulamak ulusal boyutta görsel bütünlüğü de sağlayacaktır. Kapasite geliştirme faaliyetlerini temsil etmesi için hazırlanmış görsel kimlik çalışması örneği aşağıdaki gibidir. Bu çalışma ile ilgili diğer görsel materyal şablonları http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden indirilmektedir. ii. Davetiye Davetiyeler, düzenlenen etkinliklerin duyurulmasındaki en önemli iletişim malzemelerinden birisidir. Davetiyelerin etkinlik tarihinden en geç 15 gün önce hedef kitleye iletilmiş olması gerekmektedir. Etkinlik davetleri iki formatta yapılmaktadır: Resmi yazı ve davetiye 15
Davetlerin resmi yazının yanı sıra basılı ve elektronik olarak da yapılması, etkinliğin görünürlüğünü destekleyecek ve hedef kitlenin algısını arttıracaktır. Valilik AB Birimleri AB müktesebatına uyum sürecinde birçok etkinlik gerçekleştirmektedir. Her etkinlik için ayrı tasarım yapmak hedef kitle algısında karışıklığa sebep verebilir. Hazırlanacak davetiye aynı zamanda Valilik AB Birimi nin kurumsal bir iletişim malzemesidir. Bu bağlamda davetiyelerin etkinlikten çok Valilik AB Birimi'ni temsil etmesi gerekmektedir. Hedef kitleye ulaştırılan davetiyenin ilk göründüğü anda davetin Valilik AB Birimi'nden geldiğinin anlaşılması gerekmektedir. Bu nedenle davetiyenin tek bir tasarımda olması etkinlikler arasındaki ayrımı sağlamak için sadece zemin renginin değiştirilmesi yeterli olacaktır. Aşağıda Valilik AB Birimleri nin gerçekleştirecekleri faaliyetlerde kullanabileceği davetiye örneği bulunmaktadır. Davetiyelerin zemin rengi iktisadi konularda mavi, çevrecilik konularında yeşil ve toplumsal konularda bordo olarak belirlenmiştir. Davetiyelerin uygulama dosyalarına http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden ulaşılabilinir. Dağıtım: Davetiyelerin standart zarf içerisinde (mümkünse antetli zarf) davet edilenin ismine göre etiketlenmiş olarak hazırlanmasında yarar vardır. Davetiyeler kargo ya da kurye ile iletiliyorsa ortalama 2 günlük teslim süresi göz önünde bulundurulmalıdır. Gönderimde PTT kullanılıyorsa bu süre 7 gündür. Elden teslim yöntemi ile iletilen davetiyelerde, davetiyenin davetlinin şahsına teslim edilmiş olmasına dikkat edilmelidir. Davetiyelerde LCV (lütfen Cevap Veriniz) kısmında kolay ulaşılabilecek bir yetkilinin ismi, telefonu ve e- posta adresinin bulunması dağıtım çalışmalarında önemli bir yere sahiptir. Davetlilerin e- posta adresleri varsa ve etkinlik tarihine 7 gün kala hala geri bildirim yapılmamışsa e- posta yolu ile katılım durumunun teyit edilmesinde yarar vardır. Protokol davetlilerinin katılımları mutlaka telefon edilerek teyit edilmelidir. Davetiyenin e- posta ile iletilmesi de tercih edilen yöntemlerden biridir. Basılı davetiye gönderilecekse; etkinliğin zamanında duyurulabilmesi için önceden elektronik davetiyenin de gönderilmesinde yarar vardır. 16 Teknik Özellikler: Davetiyeler en az 250 gr. kağıda basılmalıdır. Kağıtlar Amerikan bristol, kuşe ya da dokulu ithal kağıt çeşitlerinden seçilebilir. Bu çeşitler arasında en düşük maliyetli olanı kuşe kağıttır. Kuşe kağıda basılan davetiyeler selafon ya da lak ile kaplanabilir. Davetiyelerin kağıt firesini düşürmek için A5 (148 x 210 mm) boyutu en uygun boyuttur. Bu boyuttaki baskılara dijital baskı merkezlerinde uygulamak daha kolaydır. Davetiyelerin baskıya hazırlanması için en iyi format vektöreldir. Bu formatı hazırlamak için gerekli program Adobe Illusrater (ai) ya da Corel Draw (cdi) dur. Bu programlar her matbaa ya da dijital baskı merkezinde bulunur.
http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden ulaşabilen davetiye formatları arasındaki vektörel formatlar (ai ya da pdf) bu basım merkezlerine iletilip istenilen davet yazısı ve iletişim bilgileri yazdırılabilir ve baskıya hazırlanabilir. Eğer böyle bir imkan yoksa aynı davetiye formatları içerisinde bulunun Power Point uygulamasında gerekli bilgiler girilebilir ve uygun bir yazıcıda yazdırılabilir. Ancak bu formatta çözünürlük az olacağı için baskı kalitesi diğer yönteme göre daha düşük olacaktır. Elektronik davetiyeler jpg, gif ve html formatında hazırlanabilir. Jpg ve gif formatları e- postaya eklenerek yollanabilir. Ancak en doğru gönderim şekli html formatıdır. Bu format e- posta adresinin imza bölümüne eklenerek gönderilir. Böylece iletinin spam bölümüne düşmesi engellenir. İktisadi Konular Davetiye Örneği için Toplumsal Konular için Davetiye Örneği 17
Çevrecilik Konuları Davetiye Örneği için iii. Karşılama Malzemeleri Etkinliklerin amacına ulaşabilmesi için başarılı bir içerik planlanmasının yapılmasının yanı sıra etkinliğin düzenli bir şekilde yürütülmesi de çok önemlidir. Hedef kitle etkinliğin başarılı bir şekilde yürütüleceğinin sinyalini karşılama organizasyonunda alır. Karşılamada katılımcının en kısa sürede etkinliğe dahil edilmesi, katılımcılar tarafından etkinlik içeriğinin en iyi şekilde algılanmasını sağlar. Karşılamada kullanılacak temel malzemeler aşağıdaki gibidir. Görünürlük malzemelerinin örneklerine http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx ulaşabilinir. adresinden Karşılama Pankartı ("Hoş geldiniz" Pankartı) Yönlendirme Kayıt Masası Kayıt Formu 18 Karşılama Pankartı: Bazı kongre ve etkinlik merkezlerinde birden fazla bina bulunmaktadır. Etkinlik ise bu binalardan yalnızca birinde gerçekleştirilecektir. Bu nedenle katılımcıların kongre ve etkinlik merkezine geldiklerinde en kısa yoldan oturum salonlarının bulunduğu binaya ulaşmalarının sağlanması gerekmektedir. Bunun için en basit ve etkin yöntem etkinliğin gerçekleştirileceği binanın dış
yüzeyine karşılama pankartının asılmasıdır. Ayrıca bu pankartın üzerine "Hoş geldiniz" mesajının yazılması davetli ile etkinliğin ev sahibi arasındaki iletişimi güçlendirecektir. Pankart belirtilen adresin ana girişinden en kolay şekilde görülecek bir yere asılmalıdır. Pankart mutlaka etkinliğin gerçekleştirileceği binanın girişinde ya da girişe en yakın bölgede bulunmalıdır. Pankartın asılacağı yer belirlendikten sonra uygun yüzeyin ölçüsünün ve pankartı asma izninin organizasyon tarihinden önce ilgili kurumlardan alınması gerekmektedir. Pankart mümkünse etkinlik tarihinden bir gün önce asılmalıdır. Teknik Özellikler: Çoğunlukla açık havadaki bir bölgeye asılacağı için pankart hava şartlarına dayanıklı bir malzemeye basılmalıdır. Bunun için en uygun malzeme "vinil" diye adlandırılmaktadır. Orijinal zemin rengi beyaz olan vinilin üzerine dört renk dijital baskı rahatlıkla uygulanır. Pankartın ölçüsü; 100 x 200 cm olmalıdır. Yüzey müsaitse en uygun ölçü 200 x 350 cm' dir. Bu ölçüdeki bir pankart etkinliğin bulunduğu alana 500 metre mesafeden fark edilecektir. Pankart yatay olarak hazırlandığı gibi dikey olarak da uygulanabilir. Pankartın yüzeye iple gerilmesi en sık kullanılan yöntemdir. Ancak iplerin pankarta bağlanması için "kuş gözü" olarak adlandırılan metal puntolu deliklerin dört köşeye açılmış olmasına dikkat edilmelidir. Aşağıda VABpro Kapasite Geliştirme Faaliyetleri için hazırlanmış örnek karşılama pankartı bulunmaktadır. Bu pankartın uygulanabilir formatına http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden ulaşabilinir. Teknik Bilgi Dosyası 19
Yönlendirme: Katılımcıların etkinlik binasına girdikten sonra etkinliğin yapılacağı alana en kısa yoldan ulaşmalarını sağlamak çok önemlidir. Bu nedenle kayıt masası, oturum salonları, öğle yemeği gibi ikramların yapılacağı alanlar yönlendirme levhaları ile belirtilmelidir. Yönlendirme levhalarını hazırlamanın en kolay yöntemi tasarımı A4 (210 x 297 mm) boyutundaki kâğıda basmaktır. Böylece yönlendirme levhaları renkli bir yazıcıdan çıktı alarak hazırlanabilir. Levhalar yönlendirme panoları denilen ayaklı ve yatay malzemelere de takılabilir. Aşağıda VABpro Kapasite Geliştirme Faaliyetleri için hazırlanmış örnek yönlendirme levhası bulunmaktadır. Bu levhanın uygulanabilir formatına http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden ulaşılabilinir. 20
Kayıt Masası: Katılımcıların kaydının alınması ve kayıt sonrası bilgi dosyalarının ve yaka kartlarının verilmesi işlemleri kayıt masasında gerçekleştirilir. Kayıt masası en az iki kişinin çalışabileceği ölçüde olmalıdır. Eğer etkinlik bütçesi müsaitse kayıt masasının görsel kimliğe uygun bir şekilde hazırlanması daha uygun olacaktır. Bu çalışma iki şekilde yapılabilir: Kiralama- masa arkasına pano (backdrop) yerleştirilmesi Kayıt masaları ve masa arkası panolar organizasyon teknik destek firmalarından kiralanabilmektedir. Bu masaların ön yüzeyine etkinliğin görünürlük kimliği ile ilgili panolar asılabilmektedir. Masalar genellikle 220 cm eninde ve 120 cm yüksekliğindedir. Kayıt görevlileri ayakta çalışmak zorundadır. Bu durum katılımcının kayıt bilgilerini yazmasında kolaylık sağlar.masa arkasındaki panonun (backdrop) ölçüsü ise 300 x 300 cm dir. Masa sayısı arttıkça arka pano ölçüsünün eni de artar. 21
Sadece bir arka pano önüne normal bir masa konularak da karşılama masası hazırlanabilir. Arka pano yine organizasyon teknik destek firmalarından kiralanabilir. Bunun yanısıra pano, uygun bir duvar üzerine, uygun bir ölçüde hazırlanmış vinilin asılması ise ile de yapılabilir. Bu yöntemde vinilin gergin bir şeklide asılması için duvara vidalanması ya da çivilenmesi gerekebilir. Bunun için etkinliğin yapıldığı bina yönetiminden izin alınmasına dikkat edilmelidir. Bütçe izin vermiyorsa normal bir masa düzeni ile de karşılama yapılabilinir. Bu durumda masanın kolayca görünebilecek bir alanda olmasına dikkat edilmelidir. Bir ayaklı pano ile "Kayıt Masası" yazısı masanın yanına yerleştirilmesi gerekmektedir. Kayıt Formu: Katılımcıların karşılama masasında kayıt olmaları, hem etkinliğin katılımcı bilgilerini elde etmeye hem de katılımcı ile daha sonra iletişime geçilebilmesine yardımcı olacaktır. Karşılama sırasında katılımcının dolduracağı kayıt formu örneğine http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden ulaşabilinir Yaka Kartı: Özellikle katılımcılar ile interaktif iletişim kurulabilecek sempozyum forum ve çalıştaylarda yaka kartı önemli bir işleve sahiptir. Konuşmacıların katılımcılara isimleri ile hitap edebilmesi, katılımcıların birbirleri ile tanışabilmesi ve etkinlik alanında verilen hizmetlerden sadece katılımcıların yararlanabilmesi için yaka kartı kolaylaştırıcı bir görünürlük malzemesidir. Yaka kartlarının en kolay hazırlanması yöntemi; yazıcıdan alınan çıktıların kırtasiyelerde satılan hazır naylon kılıflara yerleştirilmesidir. Yakaya takılan kartlar katılımcıları rahatsız edebilir. Bu nedenle hazır kordon ile boyuna asılması en çok tercih edilen yöntemdir. Aşağıda VABpro Kapasite Geliştirme Faaliyetleri için hazırlanmış örnek yaka kartı formatı bulunmaktadır. Bu yaka kartının uygulanabilir formatına http://www.vabpro.org/tr- tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden ulaşabilirsiniz. Yaka kartları katılımcı isimleri belli değilse boş olarak hazırlanır ve düzgün bir yazı ile katılımcının ismi elle girilir. Ancak tercih edilmesi gereken yöntem, katılıcıların daha önceden belirlenmiş olması ve isimlerine göre kartların daha önceden hazırlanmasıdır. Katılım durumlarını bildirilmemiş olanlar için boş isimsiz yaka kartlarının da hazırda bekletilmesinde yarar vardır. 22