MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS -9O'LI YILLARIN YENİ YÖNETİM SİSTEMİ Brainware Bağdat Cad. 36/23 Kızıltoprak 81030 Istanbul Tel: 348 72 05 Hazırlayan Ümit Süray İstanbul, 24 Ocak 1991
İ Ç İ N D E K İ L E R I. MIS TANIMI, ÖZELLİKLERİ II. NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? III. SİSTEMİN ESASLARI - AS«*-
I- H I S TANIMI. ÖZELLİKLERİ 1) TANIMI MİS yönetimin, zamanında kesin/doğru ve komprime bilgiye sahip olarak Planlama Takip etme ve Kontrol işlevlerini bilgisayara dayalı olarak yapabilmelerini sağlayan bir sistemdir. 2) ÖZELLİKLERİ Bilinen çok bilgiyi değil, kritik olan az/komprime bilgiyi içermesi gerekir. Yönetimin ihtiyaçları yönünde, anlaşılabilir ve bilgiye ulaşımı basit olmalıdır. Sistem yönetime dönük olduğu halde, kullanıcıya da aynı ve hatta daha kapsamlı yarar sağlamalıdır. Yönetimin daha rahat ve sağlıklı karar almasını sağlamalıdır. Planların ve projelerin zamanında ve bütçeyi aşmadan bitirilmesine olanak tanımalıdır. Camia içinde daha iyi iletişim sayesinde motivasyonun artmasına yardımcı olur. Pazar verilerine reaksiyonun hızlanmasını destekler. Pazar dinamiğinin daha iyi anlaşılmasına ön ayak olur. Camianın flexibilitesini arttırır. MİS kısa vadeli bir olay değildir. Onun bir şirkette yerleştirilmesi çeşitli faktörlere bağlı olarak 1 ila 3 sene arasında değişir. MİS standart bir donanım veya yazılım paketi değildir. Just-in-time (JIT) gibi, felsefe niteliğinde bir yönetim aracıdır.
IK NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? M I S projelerinde "Critical Success Factors" olarak adlandırılan "başarı anahtarları" şu şekilde sıralanabilir: 1) Hardware (donanım) teknolojisindeki son gelişmelerin göz önünde bulundurulması 2) Software (yazılım) alanındaki son imkanların tam değerlendirilmesi 3) Bazı başarı anahtarları sayısallaştırılamaz. Bunun bilincinde olup M I S sonuçlarını o açıdan değerlendirme 4) MİS felsefesi yönetim tarafından devamlı destek görmelidir, yoksa gerçekleştirilemez. M I S 1 in bir yönetim felsefesi olduğu, hiçbir zaman yöneticinin yerine geçemeyeceği Dünyada yönetim sistemlerinin esasları zaman geçtikçe pek değişmemekle birlikte, çağın beraberinde getirdiği olanaklar yönünde, o esasların uygulamaları devamlı gelişme göstermiştir. Son 5 senede dünyada ve son 3 senede Türkiye'de, Bilgi İşlem Yönetim açısından çok büyük gelişmeler kaydetmiştir. Bilhassa başarı anahtarlarından donanım ve yazılım alanındaki imkanlar son 3 senede patlarcasına çoğalmıştır. Son zamanlarda donanım teknolojisindeki diğer sektörlerin çok üstünde seyreden gelişmeler 5 sene öncesinde pratik açıdan imkan dahilinde olmayan bir çok çözümü gerçekleştirme olanağı yaratmıştır. Bugün fiatça hesaplı kişisel bilgisayarlar sayesinde hem amaçlara daha hızlı ulaşılmakta hem de sorumluluğun gerektiğinde bir merkezde toplanması değil de, dağıtılmış merkezlerde işlevin oluştuğu yere aktarılması sağlanmaktadır. "Mainframe" (ana çatı) bilgisayarlar ise kapasite bakımından 5 yıl öncesinin 3-5 katı randımanla çalıştıklarından Bilgi İşlem Bölümünün sorumluluğu otomatik olarak muhasebe ağırlığından kurtulup fabrika otomasyonu ve komünikasyon yönüne kaymaktadır. Bugün software (yazılım) branşı bütün dünyada bir patlama yaşamaktadır. Yurdumuzda da yazılım konusundaki imkanlar son 3 seneye göre patlayarak çoğalmıştır. Üretim konusundaki türkçe bazı yazılımlar üretimde toplanan know-how 1 un yönetime aktarılmasını artık mümkün kılmıştır. Üretime bağlı entegre paketler sipariş alımı ve satıştan satın almaya kadar esasen birbirine bağlı olan detaylı bilginin bilgisayarda da birbirine bağlanması olanağını ortaya çıkarmıştır. Bugün, üretim, maliyet hesabı, kalite kontrolü, stok kontrolü, bakım, satış, faturalama, satın alım, sipariş kabulü, personel takibi, muhasebe gibi fonksiyonların bir entegre pakette toplanabilmesi imkanı vardır. Gerekli olan firmaya özgü modifikasyonlar "Software Tools 11 yardımıyla düne göre 2-3 kat hızlı ve o oranda da güvenli/yanlışsız bitirilebilmekte, bu da bilgi işlem proje maliyetlerini en aza indirmektedir. -IfcL
Bu gelişmelerin ışığında yönetimin eline geçebilecek bilgilerin kalitesinin çok arttığı kaydedilmiştir. Bu bilgiler günümüzde yönetim tarafından verimliliği arttırıcı ve rekabeti kuvvetlendirici en etkin faktör olarak görülmektedir. Örneğin: Sipariş bazında/kalem bazında maliyet Satın alım analizi/istatistiği En önemli müşterilerin listesi En karlı ürünler Satış elemanı/bölgesi değerlendirmesi Yeni bir ürünün ciroya etkisi Servis kalitesinin tespiti gibi konular bu sistem sayesinde mümkündür. Bugün ise Bilgi İşlem Sistemleri çoğunlukla yönetimin bilgilendirilmesinden ziyade peryodik aktiviteleri desteklemektedir. Bugün en çok Muhasebe Cari hesaplar Satış muameleri Stok kontrol gibi işlevlerde kullanılan Bilgi İşlem, genelde karar almaya değil rapor çıkartmaya yönelik çalışmaktadır. Kullanılan veriler * geçmişe (masraf, satış v.s.), şu ana (stok) veya istatistiğe (finans) yönelik verilerdir.
III. SİSTEMİN ESASLARI Bir MIS kurulmasında ana prensipler şunlar olmalıdır: 1) Taslak baştan sona adım adım planlanmalıdır. Bilgi İşlem Projelerinin karakteristiği, yapılacakların % 99 f u yapılmış olsa bile % 1 eksikliği yüzünden bütün sistemin çalışmaması veya amaçlanana ulaşamamasıdır. Bu durumda verim % 10'lara düşmektedir. Böyle bir duruma sebebiyet verilmemesi için projenin baştan sona adım adım hazırlandıktan sonra uygulanmasına gidilmesi gerekir, 2) Tüm sistem modüler yapıya sahip olmalıdır. 3) Hiyerarşik bir yapıdaki her modülüp bir alt modülü (sub-module) olmalıdır. 4) Her modülde yapılacak işler zaman süresi başlayış ve bitiş tarihi sorumluluk alacak kişi yapılacak görevin mahiyeti gibi konularda belirli ve ağ gibi birbiriyle bağlantılı olmalıdır. 5) Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılmalı, fakat her şirketler grubunun her şirketine uyarlanabilecek kadar flexibilitesi olmalıdır. 6) Projenin aşamaları bir "Project Management" yazılım paketi ile desteklenmelidir. 163