Dijital Dönüşümde BT Maliyet Yönetimi

Transkript

1 Dijital Dönüşümde BT Maliyet Yönetimi Dijital dönüşümü anlamak

2 İÇERİK Dönüşüm Nedir? Dijital Nedir? Dijital Dönüşüm Nedir? Dijital Dönüşümde BT Maliyetleri BT Maliyetlerinin İzlenmesi ve Şeffaflık PwC Yaklaşımı 2

3 Dönüşüm nedir? Dönüşüm, şirketler istedikleri için değil mecbur kaldıkları için başlar Müşteri deneyiminde önemli bir fark Tüm şirketi etkiler Çoğunlukla BT temelli ya da BT çözümü içerir Büyük ve karmaşık Başlıca nedenleri:değişen müşteri, değişen teknoloji, değişen rekabet Dışarıdan açıkça görünür Dönüşüm İş modelinde radikal bir değişim Kültürel değişiklik Ya dönüş ya terket 3

4 Dijital nedir? İnsanları birbirlerine, cihazlara ya da bilgiye bağlayan her türlü teknoloji 16 Aralık June

5 Dijital nedir? 5

6 Dijital nedir? Dijital in ortak tanımı 6

7 Dijital dönüşüm nedir? CEO lar şirket gelirlerinin %15 ini teknoloji yatırımları için harcıyorlar Dijital Tüketici Müşteri Bağlılığı Büyüme Performans 7

8 Dijital dönüşümde BT maliyetleri Maliyet yönetiminin artan önemi Dış kaynak kullanımına ilişkin iş modelini yönetmek Yapılmayı bekleyen BT projeleri Planlanan zamanda bitirilemeyen projeler Esnekliği sağlayabilmek için sabit maliyetleri indirmek ve yerine göre değişken maliyetler haline getirmek vs Mevcut u idame ettirirken yeni yi uygulamaya sokmak BT maliyet yönetimini zorunlu kılan unsurlar Projelerin faydalarının ölçülmesi Tedarikçilerin yönetimi BT harcamaları ve yarattığı değer İş birimleri ve BT nin uyumu Yüksek derecede entegrasyon ihtiyacı 8

9 Dijital dönüşümde BT maliyetleri BT maliyetlerini etkileyen faktörler BT Harcama Kalemleri Gartner Hedeflenen portföy (Gartner kategorilerine göre) Frontier (Öncü) İş performansını önemli ölçüde değiştiren ve rekabet avatajı sağlayan uygulamalar; çoğunlukla yüksek riskli inisiyatifler Enhancement (İyileştirme) daha iyi performansı (hız, kolaylık, maliyet, kalite, vb.) mümkün kılan uygulamalar Proje Maliyeti (%) 5% 35% Frontier Enhancement 10% 40% Utility (Hizmet sağlayıcı) Farklılaştırmayan ancak elzem uygulamalar; bunlardan bazıları önemli uygulamalar (örn. bordro) olabilir ancak organizasyonel performansa katkıları limitlidir 60% Utility 25% Infrastructure (Altyapı) BT organizasyon ve operasyonlarının temelini oluşturan altyapı yatırımları Infrastructure 25% Mevcut proje portföyü Zaman Hedef proje portföyü 9

10 BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık BT maliyetleri ve yaratılan değer Şeffaflık: para nerede? BT maliyetleri vs. BT nin sağladığı değer 10

11 Introduction BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık Tüm BT maliyet modellerinin ön koşulu: BT hesap planı Tipik bir BT hesap planı Teknoloji - Donanım - Yazılım Personel - Bordrolu - Anlaşmalı Dış kaynak kullanımı Diğer - Seyahat - Şeffaflığa ilk adım: BT maliyetlerini tanımlanmak ve kategorize etmek Sonraki aşama maliyetleri gruplayıp kaynak havuzlarına (maliyet merkezleri, departmanlar) eşlemek Yandaki hesap planı PwC nin kullandığı BT hesap planının sadece iki seviyesini kapsamaktadır OpEx CAPEX Donanı m A M Yazılım Bordrolu personel Anlaşma lı personel Tedarikç iler Ağ Telekom A M A M A M Tesis & diğer SSC Maliyetlerin yansıtılması Kurumsal Dept A= Amortisman M= Masraflar 11

12 BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık BT maliyetlerinin tanımlanması, ölçümlenmesi ve yönetilmesi Maliyet modeli BT maliyetlerini - BT fonksiyonlarına/aktivitelerine - BT servislerine - BT müşterilerine eşlemektir Her servis/aktivite için maliyetleri izlemek - Maliyetlerin yansıtılması - Etkinliğin ölçülmesi - Karşılaştırma imkanı sağlar 12

13 BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık BT maliyet modeli Örnek maliyet modeli Saat Performans Maliyet modeli Servis seviyesi anlaşmaları Servis kullanım istatistikleri BT maliyet modeli her aktivite/servis ya da müşteri için maliyet hesaplamasını içerir Tipik veri kaynakları - Muhasebe sistemleri - Teknik ölçümler (Gigabytes, sunucu sayıları, bandwidth, vs.) - Diğer bilgiler (çalışan sayısı, saat takip sistemleri) Finansal Manüel veri - Kullanıcılar - Süreç sahipleri Maliyetlerin servis seviyesi anlaşmaları esas alınarak yansıtılması Basit excel dosyaları ya da maliyet muhasebesi araçları (SAS ABM, Oracle Hyperion, IBM Cognos, vb.) 13

14 BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık BT hizmetleri için aktiviteler gerçekleşir; aktiviteler kaynak tüketirler Kaynak esaslı Aktivite esaslı Kaynak Aktivite Hizmetler Maliyetlerim? Bir aktivite tarafından tüketilen kaynak miktarı Hizmetler için hangi aktiviteler gerekli ve maliyetleri ne? Aktiviteyi kullanan her hizmet için, aktiviteyi kullanım miktarı Hangi hizmetlerin maliyetini takip etmek istyorum? 14

15 BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık BT maliyet modeli Kaynak Aktivite Hizmetler Maaş Donanım Yazılım Sigorta Tesis/bina Danışmanlık Zaman Çalışan sayısı M 2 Unix sunucularının bakımı Yeni sistem geliştirmek Yardım masası aramaları Sunucu sayısı Gigabytes MIPS Arama sayısı Veri tabanı Finans sistemi Desktop Print SharePoint Mailbox Windows back-up alınması BT Departmanları 15

16 BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık Aktiviteler kaynak tüketirler Maaş 5,000 Toplam zaman: 1,000 Aktivit için harcanan zaman: 100 Donanım 500 Maliyet ( ) SAN ekipman maliyeti: 500 SAN bakımı Tesis/bina 1,000 Toplam M 2 :100 SAN M 2 : 8 SAN bakımı için Maaş maliyeti (100/1.000) x 5, SAN bakımı için Donanım maliyeti 500 SAN bakımı için Donanım maliyeti (8/100) x 1, Toplam maliyet 1,080 16

17 BT maliyetlerinin izlenmesi ve şeffaflık BT hizmetleri için aktiviteler gerçekleşir Tüketim: 20 GB Mailbox SAN bakımı 1,080 Toplam kapasite: 100 Gigabyte Tüketim: 50 GB ERP Tüketim: 30 GB SharePoint Mailbox için SAN bakımı (20/100) x 1, ERP için SAN bakımı (50/100) x 1, SharePoint için SAN bakımı (30/100) x 1, Toplam maliyet 1,080 17

18 PwC yaklaşımı BT maliyetlerinin yönetimi 1 Verilerin toplanması 2 Verilerin konsolide edilmesi 3 Verilerin analiz edilmesi ve doğrulanması 4 5 BT maliyet Bulguların değerlendiri yönetimi yol haritası lmesi 1 Hafta 2 Hafta 2 Hafta 1-2 Hafta 1-2 Hafta Temel aktiviteler BT insan kaynağı, BT varlıkları ve BT iş yükü bilgilerini içeren veri kaynaklarının incelenmesi GL A/P BT de kullanılan uygulama ve araçlar Satınalma dosyaları, sistemleri Mali ve teknik veriler ile BT varlıklarına ilişkin verilerin farklı kaynaklardan tek veri setinde konsolide edilmesi Verilerin anlamlandırılması (veri yapısı, entegrasyon, veri temizliği, vb.) Verilerin farklı eksenlerde muhtemel tasarruf fırsatlarına yönelik incelenmesi İnsan kaynağı BT hizmetleri BT varlıkları Projeler Tedarikçiler BT maliyet yönetimine ve tasarruf fırsatlarına ilişkin bulgu ve önerilerin değerlendirilmesi Fırsat ve önerilerin önceliklendirilmesi ve bir yol haritası hazırlanması 18

19 PwC Yaklaşımı 1. Verilerin toplanması G/L: Makro seviyede ve maliyet merkezi bazında mali veri (Opex & Capex) Time Tracking Projeler ve destek faaliyetleri için detaylı saat takip sistemlerinin olması durumda: Projeler, geliştirmeler ve bakım aktiviteleri ile ilgili detaylı veri Proje Listeleri Yardım masası sistemleri Bakım/destek aktiviteleri ve performansa ilişkin veri Proje listeleri portföydeki proje türleri hakkında önemli veriler: ihtiyari ya da mecburi yapılan projeler ile bakım projeleri BT organizasyonuna ilişkin veri İK / Bordro G/L Satınalma sistemleri Kontratlar (tedarikçiler, bakım faaliyetleri, satın alınan ürün ve maliyetleri, vb.) Kontratların ve varlıkların etkin kullanılıp kullanılmadığına ilişkin veri 19

20 PwC Yaklaşımı 2. Verilerin konsolide edilmesi Konsolide BT maliyetleri Kaynaklar Time Tracking Planning Systems/ Records Capital Systems G/L Ticket Systems Procurem ent System Konsolide veri listeleri Maliyet kalemleri Project Listing HR / Payroll 20

21 PwC Yaklaşımı 3.Verilerin analiz edilmesi ve doğrulanması Maliyet analizi BT personeli ve servislerine ilişkin Mükerrerlik ve konsolidasyon fırsatları Benchmark Mevcut servis ve aktivite kategorileri BT varlıklarına ilişkin önemli konular Birden fazla tedarikçi kontratı Pazarlık fırsatları Kullanım oranları: varlıklar/lisanslar %100 kullanılıyor mu? 21

22 PwC Yaklaşımı 4. Bulguların değerlendirilmesi Maliyet Ödenen Planlanan Fırsat Kullanılan Talep edilen Capacity 22

23 PwC Yaklaşımı 5. BT maliyet yönetimi yol haritası Muhtemel tasarruflara ilişkin risklerin ve olası sorunların belirlenmesi Her inisiyatif için ön-fizibilite yapılması Efor tahmini Önceliklendirme matrisi Yol haritası 23

24 Sorularınız? Seda Demircioğlu Foppen PwC Türkiye Kıdemli Müdür Risk, Süreç ve Teknoloji Hizmetleri +90 (212)