T.C. ATATÜRK ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ İŞLETME ANABİLİM DALI Meryem ÖZTÜRK BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI, ANALİZİ VE BİR UYGULAMA YÜKSEK LİSANS TEZİ TEZ YÖNETİCİSİ Yrd.Doç.Dr.Nuraydın TOPCU ERZURUM 27
I İÇİNDEKİLER Sayfa No ÖZET...VI ABSTRACT... VII TEŞEKKÜR...VIII TABLOLAR LİSTESİ...IX ŞEKİLLER LİSTESİ... XII KISALTMALAR LİSTESİ...XIII GİRİŞ... BİRİNCİ BÖLÜM. BİLGİ SİSTEMİ VE MUHASEBE PAKET PROGRAMLARI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER... 3.. Muhasebe ile İlgili Genel Bilgiler... 3... Muhasebenin tanımı... 3..2. Muhasebenin Türkiye deki gelişimi... 3.2. Bilgisayar ile İlgili Genel Bilgiler... 5.2.. Bilgisayarın tanımı... 5.2.2. Bilgisayarın tarihi gelişimi... 6.2.3. Bilgisayarın işletmedeki rolü... 7.2.4. Bilgisayar kullanmanın işletmeye sağladığı üstünlükler... 9.2.5. İşletmelerin bilgisayar kullanırken dikkat etmesi gereken hususlar....2.6. Bilgisayarın işletmenin muhasebe departmanındaki rolü....3. Sistem Kavramı, Tanımı ve Özellikleri... 4.3.. Bilgi teknolojisi ve bilgi sistemi... 6.3.2. Yönetim bilgi sistemi... 8.3.3. Muhasebe bilgi sistemi... 2.3.3.. Finansal muhasebe bilgi sistemi... 24.3.3.2. Maliyet ve yönetim muhasebesi sistemi... 25.4. Bilgisayarlı Muhasebe Programları... 3
II.4.. Mevcut muhasebe paket programlarından biri tercih edilirken dikkat edilecek hususlar... 33.4... Muhasebe yazılımlarında bulunması gereken zorunlu hususlar... 33.4..2. Muhasebe yazılımlarında bulunması gereken ihtiyari hususlar... 33.4.2. Genel olarak muhasebe yazılımlarında bulunan modüller... 36 İKİNCİ BÖLÜM 2. BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI 2.. ABT Yazılım... 38 2.2. Aymet Yazılım... 38 2.3. BEYSoft... 39 2.4. Datakontrol Bilişim... 39 2.5. Datasoft Bilgisayar Programları... 39 2.5.. Datasoft bilgisayar programları hakkında genel bilgi... 39 2.5.2. Datasoft ürünleri... 4 2.6. Elit Yazılım... 4 2.7. Eta Bilgisayar Programları... 42 2.7.. Eta bilgisayar programları hakkında genel bilgi... 42 2.7.2. Eta bilgisayar programlarının ürünleri... 43 2.8. Finansbase Yazılım... 44 2.9. İlon Yazılım... 45 2.. İz İnternet ve Bilgisayar Teknolojileri... 45 2.. Likom Yazılım... 46 2... Likom yazılım hakkında genel bilgi... 46 2..2. Likom yazılım ürünleri... 46 2..2.. Likom presto yönetim bilgi sistemi... 46 2..2.2. Likom presto muhasebeci ve mali müşavir paketi... 48 2.2. Link Bilgisayar... 48 2.2.. Link bilgisayar hakkında genel bilgi... 48 2.2.2. Link bilgisayar ürün portföyü... 48 2.3. Link Bilişim... 49 2.4. Logo Yazılım... 5
III 2.4.. Logo yazılım hakkında genel bilgi... 5 2.4.2. Logo yazılım ürünleri... 5 2.4.2.. KOBİ çözümleri... 5 2.4.2.2. Logo gold... 53 2.5. Luca Yazılım... 53 2.6. Makro Yazılım... 53 2.6.. Makro yazılım hakkında genel bilgi... 53 2.6.2. Makro yazılım ürünleri... 54 2.7. Mega Yazılım... 54 2.7.. Mega yazılım hakkında genel bilgi... 54 2.7.2. Mega yazılım ürünleri... 55 2.8. Melsoft Yazılım... 55 2.9. Mikom Yazılım... 56 2.2. Mikro Yazılımevi... 56 2.2.. Mikro yazılımevi hakkında genel bilgi... 56 2.2.2. Mikro yazılımevi ürün grupları... 56 2.2. MikroKom Yazılım... 58 2.2.. MikroKom yazılım hakkında genel bilgi... 58 2.2.2. MikroKom yazılım ürünleri... 58 2.22. Motiva Yazılım... 58 2.23. My Yazılım... 59 2.24. Nebim Yazılım... 59 2.24.. Nebim yazılım hakkında genel bilgi... 59 2.24.2. Nebim yazılım ürünleri... 59 2.25. Niva Yazılım... 6 2.26. Odak Yazılım... 6 2.27. Om Yazılım... 62 2.27.. Om yazılım hakkında genel bilgi... 62 2.27.2. Om yazılım ürünleri... 62 2.28. Orka Bilgisayar... 62 2.28.. Orka hakkında genel bilgi... 62 2.28.2. Orka bilgisayar ürünleri... 63
IV 2.29. Öztürksoft... 63 2.29.. Öztürksoft yazılım hakkında genel bilgi... 63 2.29.2. Öztürksoft yazılım ürünleri... 63 2.3. Pbs Yazılım... 65 2.3. Pegasoft... 65 2.32. Portakalofis Yazılım... 66 2.33. Pratik Ofis Yazılım... 66 2.34. Riva Yazılım... 67 2.35. Sentez Yazılım... 67 2.36. Solon Yazılım... 7 2.36.. Solon yazılım paket programları... 7 2.36.2. Solon yazılım sektörel çözümler... 72 2.37. Spark Bilgi İşlem Sistemleri... 72 2.38. Sürek Bilgisayar Sistemleri... 72 2.39. Team Work Yönetim Yazılımı... 72 2.4. Tila Yazılım (Soft)... 73 2.4.. Tila yazılımın windows tabanlı programları... 73 2.4.2. Tila yazılımın DOS tabanlı programları... 75 2.4. Unisec Bilgisayar... 75 2.42. Vega Yazılım... 75 2.42.. Vega yazılım hakkında genel bilgi... 75 2.42.2. Vega yazılım ürünleri... 75 2.43. Yaylasoft... 79 2.44. Zirve Yazılım... 8 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 3. MUHASEBE PAKET PROGRAMLARININ ANALİZİ... 82 3.. Eta Bilgisayar Programları... 82 3.2. Logo Yazılım.... 88 3.3. Mikro Yazılımevi... 3.4. Om Yazılım... 5 3.5. Orka Muhasebe Programları... 9
V DÖRDÜNCÜ BÖLÜM 4. ERZURUM ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİNDE FAALİYET GÖSTEREN İŞLETMELERDE BİR ANKET ÇALIŞMASI... 22 4.. Araştırmanın Amacı... 22 4.2. Araştırmanın Kapsamı ve Sınırlılıkları... 22 4.3. Araştırmanın Metodolojisi... 23 4.3.. Örnekleme süreci... 23 4.3.2. Veri toplama yöntem ve aracı... 23 4.4. Verilerin Analizi... 24 4.4.. Firma özellikleri ile ilgili bulgular... 24 4.4.2. Muhasebe paket programları ve muhasebe paket programında bulunan modüller ile ilgili genel bulgular... 25 4.4.3. Muhasebe programlarında gerçekleştirilen bazı işlevler ile ilgili bulgular... 56 4.4.4. Muhasebe programlarında karşılaşılan sorunlara ait bulgular... 59 SONUÇ... 65 KAYNAKLAR... 69 EKLER... 75 EK.: Anket Formu... 75 ÖZGEÇMİŞ... 79
VI ÖZET YÜKSEK LİSANS TEZİ BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI, ANALİZİ VE BİR UYGULAMA Meryem ÖZTÜRK Danışman: Yrd. Doç. Dr. Nuraydın TOPCU 27, Sayfa: 79 Jüri: Prof. Dr. Reşat KARCIOĞLU Yrd. Doç. Dr. Ömer YILMAZ Yrd. Doç. Dr. Nuraydın TOPCU Günümüzde muhasebe iş ve işlemlerinin bilgisayarsız yürütülmesi neredeyse imkansız hale gelmiştir. İşletmelerin büyümesi, faaliyet alanlarının genişlemesi, üretim hacmindeki artış, varlık ve kaynak yapılarındaki hızlı döngüler, gelir ve giderlerindeki artış v.b. nedenler işletmelerin muhasebe departmanlarının iş yükünü artırmıştır. Bu durum muhasebede bilgisayar kullanmayı adeta bir mecburiyet haline dönüştürmüştür. Bilgisayarlı muhasebe uygulamalarının bu denli yaygınlaşması muhasebe paket programlarının da nitelik ve nicelik olarak artışına neden olmuştur. Kuşkusuz muhasebe paket programlarının en yoğun kullanıldığı yerlerden biri de işletmelerin muhasebe departmanlarıdır. Bu çalışmanın teorik bölümünde, muhasebe bilgi sistemi, piyasada var olan ve ulaşılan muhasebe paket programları, bu programlar içerisinde en çok kullanılanlar analiz edilmiştir. Bu teorik çerçeveden hareketle Erzurum Organize Sanayi Bölgesinde faaliyet gösteren işletmelere, kullandıkları bilgisayarlı muhasebe programları üzerine bir anket çalışması yapılmıştır. Anket sonuçlarına göre, işletmelerin çoğu Logo programını kullanmaktadır. Ayrıca işletmeler sahip oldukları programı çok etkin kullanamamakta ve teknik servisin yetersizliğinden şikayet etmektedirler.
VII ABSTRACT MASTER THESIS COMPUTERIZED ACCOUNTING PROGRAMS, ANALYSIS AND AN APPLICATION Meryem ÖZTÜRK Supervisor: Assist. Prof. Dr. Nuraydın TOPCU 27, Page: 79 Jury: Prof. Dr. Reşat KARCIOĞLU Assist. Prof. Dr. Ömer YILMAZ Assist. Prof. Dr. Nuraydın TOPCU Nowadays, it is nearly impossible to conduct accounting trade and transaction without computer. Reasons such as growth of businesses, extending of activity fields, increasing of revenue and expense etc. have increased the workload of accounting department of businesses. This position has turned the use of computer in accounting into an obligation. The widespread of computerized accounting application has caused the increase of accounting pocket programme in quality and quantity. Admittedly, one of the most usage places of accounting pocket programme is the accounting department of businesses. In the theorical section of this study, accounting information system, existed and reached accounting pocket programmes in the market and the most common used of these programmes are examined. By this theoric view a questionaire was conducted on computerized accounting programmes used by operating businesses in organized industry region of Erzurum. According to the questionare results, most of businesses use the Logo programme. Also, businesses can t use the programmes effectively and they complain about technical services insufficiency.
VIII TEŞEKKÜR Yüksek Lisans tezi olarak sunduğum bu çalışma Yrd.Doç.Dr. Nuraydın TOPCU yöneticiliğinde, Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Muhasebe ve Finansman Bilim Dalında gerçekleştirilmiştir. Öncelikle çalışmalarımda ilgi ve desteğini gördüğüm, bilgi ve tecrübelerinden faydalandığım ve tezin yazımında büyük bir emek ve titizlikle yol gösteren saygı değer danışman hocam Yrd. Doç. Dr. Nuraydın TOPCU ya, tez konusu seçiminde yardımlarını esirgemeyen Prof. Dr. Reşat KARCIOĞLU na, Doç. Dr. Turan ÖNDEŞ e, Yrd.Doç.Dr.Bener GÜNGÖR e ve Muhasebe-Finansman Anabilim Dalı hocalarına teşekkürlerimi sunarım. Çalışmamın uygulama kısmında bilgilerini esirgemeyen Arş. Gör. Leyla GÖDEKMERDAN, Arş. Gör. Arzu DENİZ ve Arş. Gör. Gürkan ÇALMAŞUR a, Çalışmamın her aşamasında gösterdikleri sabır ve anlayıştan dolayı aileme, Arş. Gör. Demet EKİNCİ ye ve Arş. Gör. Tuba ŞAHİNOĞLU na, Anketleri yapmama yardımcı olan ve desteklerini hiç esirgemeyen Nevin ERKUL a ve Arş.Gör.Ali ÖZER e teşekkür ederim. Meryem ÖZTÜRK ERZURUM, 27
IX TABLOLAR LİSTESİ Sayfa No Tablo.. Finansal Muhasebe ve Maliyet (Yönetim) Muhasebesi Arasındaki İlişki... 29 Tablo 4.2. İşletmelerin Faaliyet Gösterdikleri Sektörlere Göre Dağılımları... 25 Tablo 4.3. İşletmelerin Faaliyet Gösterdikleri Diğer Sektörlere Göre Dağılımları... 25 Tablo 4.4. İşletmelerin Faaliyet Gösterdikleri Yıllara Göre Dağılımları... 26 Tablo 4.5. İşletmelerde Çalıştırılan İşçi Sayısının Dağılımı... 26 Tablo 4.6. İşletmelerin Hukuki Yapılarına Göre Dağılımları... 27 Tablo 4.7. İşletmelerin Kullandıkları Muhasebe Paket Programlarına Göre Dağılımları... 27 Tablo 4.8. İşletmelerin Muhasebe Paket Programlarını Kullanma Sürelerine Göre Dağılımları... 28 Tablo 4.9. Kullanılan Programlar ile Programların Kaç Yıldır Kullanıldığı Arasındaki İlişki... 28 Tablo 4.. Kullanılan Programın Tercih Edilmesini Etkileyen Faktörlere İlişkin Dağılım... 29 Tablo 4.. Kullanılan Programın Nasıl Öğrenildiğine İlişkin Dağılım... 3 Tablo 4.2. Sahip Olunan Bilgisayarlı Muhasebe Programında En Çok ve En Az Kullanılan Modüllere İlişkin Dağılım... 3 Tablo 4.3. Sahip Olunan Bilgisayarlı Muhasebe Programında Kasa ile Entegre Kullanılan Modüllere İlişkin Dağılım... 3 Tablo 4.4. Sahip Olunan Bilgisayarlı Muhasebe Programında Banka Modülü ile Entegre Kullanılan Modüllere İlişkin Dağılım... 32 Tablo 4.5. Sahip Olunan Bilgisayarlı Muhasebe Programında Çek / Senet Modülü ile Entegre Kullanılan Modüllere İlişkin Dağılım... 32 Tablo 4.6. Sahip Olunan Bilgisayarlı Muhasebe Programında Stok Modülü ile Entegre Kullanılan Modüllere İlişkin Dağılım... 33 Tablo 4.7. Sahip Olunan Bilgisayarlı Muhasebe Programında Cari Modülü ile Entegre Kullanılan Modüllere İlişkin Dağılım... 33
X Tablo 4.8. Kullanılan Programlar ile Programların İhtiyaçları Karşılama Durumu... 34 Tablo 4.9. Kullanılan Programlar ile Program Maliyetinin Düşük Olması Durumunda Programın Değiştirilip Değiştirilmeyeceği Arasındaki İlişki... 35 Tablo 4.2. Programların İhtiyaçları Karşılama Durumu ile Programların Maliyetinin Düşük Olması Durumunda Programlarını Değiştirip Değiştirmeyecekleri Arasındaki İlişki... 36 Tablo 4.2. Kullanılan Muhasebe Programları ile Bu Programların Yardım ve Eğitim Dokümantasyonunun Yeterli Olup Olmadığı... 38 Tablo 4.22. Kullanılan Muhasebe Programının Diğer Versiyonları Hakkında Bilgilerinin Olup Olmadığına İlişkin Dağılım... 39 Tablo 4.23. Kullanılan Program Üzerinde Yapılan Değişikliklerin Takip Edilip Edilmediğine İlişkin Dağılım... 4 Tablo 4.24. Kullanılan Program ile Programı İnternet Üzerinden Güncelleyip Güncelleme Durumu... 4 Tablo 4.25. Kullanılan Muhasebe Programında Sorunlarla Karşılaşıldığında Çözüm İçin Tercih Edilen Yollara İlişkin Dağılım... 42 Tablo 4.26. Kullanılan Muhasebe Programları ile Programların Kullanımının Kolay Olup Olmadığı Arasındaki İlişki... 43 Tablo 4.27. Kullanılan Program ile Programın Zamandan Tasarruf Sağlayıp Sağlamadığı Arasındaki İlişki... 44 Tablo 4.28. Kullanılan Program ile Programın İşgücünden Tasarruf Sağlayıp Sağlamadığı Arasındaki İlişki... 46 Tablo 4.29. Kullanılan Muhasebe Programları ile Programların Maliyetleri Arasındaki İlişki... 47 Tablo 4.3. Kullanılan Programlar ile Program Satın Alınırken Satıcının Pazar Durumunun Dikkate Alınıp Alınmadığı Arasındaki İlişki... 49 Tablo 4.3. Kullanılan Programlar ile Teknik Destekten Memnuniyet Arasındaki İlişki... 5 Tablo 4.32. Servis Taleplerinin Zamanında Karşılanıp Karşılanmadığına İlişkin Dağılım... 5
XI Tablo 4.33. Kullanılan Programlar ile Programda Karşılaşılan Sorunlarda Servis Hizmetlerinin Yeterli Bulunup Bulunmadığı Arasındaki İlişki... 52 Tablo 4.34. Kullanılan Program ile Teknik Desteğin Maliyeti Arasındaki İlişki... 53 Tablo 4.35. Teknik Destekten Memnuniyet ile Yeterli Teknik Desteğin Sağlanıp Sağlanamadığı Arasındaki İlişki... 55 Tablo 4.36. Muhasebe Programlarında Bulunan Bazı İşlevlerin Gerçekleştirilme Durumuna İlişkin Dağılım... 56 Tablo 4.37. Kullanılan Program ile Program Satın Alındığında Programla İlgili Verilen Eğitimin Yeterli Olup Olmadığı Arasındaki İlişki... 59 Tablo 4.38. Kullanılan Program ile Sistem Kilitlenmesi Arasındaki İlişki... 6 Tablo 4.39. Kullanılan Program ile Programın Karmaşıklığı Arasındaki İlişki... 62 Tablo 4.4. Kullanılan Program ile Program Hızlılığı Arasındaki İlişki... 63
XII ŞEKİLLER LİSTESİ Sayfa No Şekil.. Finansal Muhasebe ve Maliyet Muhasebesi İlişkisi... 26 Şekil.2. Finansal Muhasebe, Maliyet Muhasebesi ve Yönetim Muhasebesi İlişkisi.. 27
XIII KISALTMALAR a.g.e. : Adı Geçen Eser sd : Serbestlik Derecesi P : Önem Düzeyi MIS : Management Information System-Yönetim Bilgi Sistemi KOBİ : Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler KİT : Kamu İktisadi Teşebbüsleri DPT : Devlet Planlama Teşkilatı SMMM : Serbest Muhasebeci Mali Müşavir IBM : International Business Machines Corporation PC : Personel Computer UNIVAC : UNIVersal Automatic Computer YBS : Yönetim Bilgi Sistemi SQL : Structured Query Language-Yapısal Sorugulama Dili K.K.İç. % si : Kullanım Kolaylığı İçerisindeki Yüzdesi K.P.İç. % si : Kullanılan Program İçerisindeki Yüzdesi P.H.İç. % si : Programın Hızlılığı İçerisindeki Yüzdesi P.İ.G.İç. % si : Programın İnternetten Güncellenme İçersindeki Yüzdesi P.İ.K.İç. % si : Programların ihtiyaçları karşılama durumu içerisindeki yüzdesi P.İ.T.S.D.İç. % si : Programın İşgücü Tasarrufu Sağlama Durumu İçerisindeki Yüzdesi P.K.İç. % si : Programın Karmaşıklığı İçerisindeki Yüzdesi P.K.Y.K.İç. % si : Programın Kaç Yıldır Kullanıldığı İçerisindeki Yüzdesi P.M.İç. % si : Programların maliyetleri içerisindeki yüzdesi P.M.İç. % si : Programların Maliyetleri İçerisindeki Yüzdesi P.Z.T.S.D.İç. % si : Programın Zaman Tasarrufu Sağlama Durumu İçerisindeki Yüzdesi S.H.Y.İç. % si : Servis Hizmetlerinin Yeterliği İçerisindeki Yüzdesi S.K.İç. % si : Sistem Kilitlenmesi İçerisindeki Yüzdesi S.P.D.İç. % si : Satıcının Pazar Durumu İçerisindeki Yüzdesi T.D.M.İç. % si : Teknik Desteğin Maliyeti İçerisindeki Yüzdesi T.D.M. İç. % si : Teknik Destekten Memnuniyet İçerisindeki Yüzdesi
XIV V.E.M.İç. % si : Verilen Eğitimden Memnuniyet İçerisindeki Yüzdesi Y.E.D.M.İç.% si : Yardım ve Eğitim Dokümantasyonundan Memnuniyeti İçerisindeki Yüzdesi Y.T.D.S.D.İç.% si : Yeterli Teknik Desteğin Sağlanma Durumu İçerisindeki Yüzdesi
GİRİŞ Günümüzde teknoloji baş döndürücü bir hızla gelişmektedir. Hızla gelişen bu teknoloji karşısında eskinin küçük işletmeleri, ya bir bir piyasadan silinip yerlerini büyük işletmelere bırakmakta ya da büyüyerek yeni ortama ayak uydurmaya çalışmaktadırlar. İşletmelerde meydana gelen bu büyüme aynı zamanda üretimde de büyük bir artışa sebep olmuştur. Çünkü geçmişte küçük işletmeler ağırlıklı olarak emek yoğun çalışırken, günümüzde durum tamamen değişmiş ve sermaye yoğun çalışmaya başlamışlardır. Üretimdeki bu artış, aynı zamanda işletmelerde işlenecek bilgi hacminin de artmasına sebep olmuştur. İşlenecek bilgiler sadece hacim itibariyle değil aynı zamanda çeşit olarak da arttığından dolayı, insan emeği ile bu bilgileri işlemek adeta imkansız hale gelmiştir. Bu imkansızlığı ortadan kaldırmak, sonuçları süratli, doğru, kolaylıkla erişilebilir ve anlaşılabilir şekilde almak için bazı araçlar geliştirilmiştir. Bu araçlardan birisi belki de en önemlisi bilgisayardır. Değişen ve gelişen koşullar altında yaşamı kolaylaştırmada büyük öneme sahip olan bilgisayarlar gün geçtikçe daha çok vazgeçilmez olmaktadırlar. Bilgisayarlar verinin daha ayrıntılı toplanmasını ve işlenmesini, sonuçların ihtiyaç duyulan zamanda ve kapsamda elde edilmesini mümkün hale getirmiştir. Türkiye deki işletmelerin bilgisayar ile tanışmaları, büyük oranda muhasebe sayesinde gerçekleşmiştir. Bilgisayarlar muhasebenin; belirlenen mali olay veya işlemlerini kaydetme, sınıflandırma, özetleme, raporlama ve analiz etme gibi işlemlerini devralarak muhasebe sürecinin daha kolay, daha hızlı ve daha hatasız gerçekleşmesine önemli katkılar sağlamıştır. Muhasebe verileri bir kez bilgisayara girildikten sonra istenen mali bilgi veya raporlara birkaç saniye içerisinde ulaşılabilmektedir. Elle günlerce süren işlem ve hesaplamaları çok kısa zamanda yapılabilmesi, işlem hatalarını azaltması, veri ve bilgilere ulaşmada kolaylık sağlaması vb. nedenler bilgisayarı yalnızca vazgeçilmez kılmakla kalmamış aynı zamanda muhasebeyi bilgisayarsız düşünme olanağını da ortadan kaldırmıştır. Bilginin güçle özdeş görüldüğü günümüzde, işletmeler gittikçe karmaşık hale gelen ekonomik çevre içinde yaşayabilmek için, bilgisayarlar ve diğer bilgi teknolojisi araçları ile hızlı bir bütünleşme sürecine girmişlerdir. Bu süreç donanım ve yazılım alanında meydana gelen gelişmelerle daha da hızlanmıştır.
2 Bilgisayar, esasında donanım denen çeşitli parça ve devrelerden oluşan elektronik bir araçtır. Bilgisayara asıl işlevini kazandıran unsur ise yazılımdır. Bununla birlikte ne donanım ne de yazılım tek başına anlamlı değildir. Bilgisayarlı muhasebe ise, gerekli donanımın buna uygun yazılımla bir araya getirilmesidir. Muhasebe yazılımları genel ihtiyaca yönelik olarak hazırlanmaktadır. Söz konusu programlar, programlama işine yönelik firmalarca, işletmelerin büyüklüklerine ve yapılarına uygun olarak farklı tiplerde üretilmektedir. İşletmeler de yapılarına uygun olan bu farklı tiplerdeki muhasebe programlarından birini kullanmaktadırlar. Bu çalışmada, Erzurum Organize Sanayi Bölgesinde faaliyet gösteren işletmelerin kullandıkları bilgisayarlı muhasebe programlarının tespit edilmesi, hangisinin en fazla kullanıldığının belirlenmesi ve söz konusu programların analiz edilmesi amaçlanmıştır. Çalışma dört bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde; muhasebenin tanımı, muhasebenin Türkiye deki gelişimi, bilgisayarın tanımı, bilgisayarın tarihi gelişimi, bilgisayarın işletmedeki rolü, bilgisayar kullanmanın işletmeye sağladığı üstünlükler, sistem kavramı, tanımı ve özellikleri, bilgi teknolojisi ve bilgi sistemi, bilgisayarlı muhasebe programları (muhasebe paket programları), mevcut muhasebe paket programlarında bulunması gereken zorunlu ve ihtiyari hususlar hakkında teorik bilgilere yer verilmiştir. İkinci bölümde; piyasada bulunan ve ulaşılabilen bilgisayarlı muhasebe programları ile ilgili genel bilgiler, versiyonları ve bu versiyonlarda bulunan modüller hakkında bilgilere yer verilmiştir. Üçüncü bölümde; yapılan araştırmalar sonucunda en fazla kullanılan beş adet muhasebe paket programı analiz edilmiştir. Çalışmanın uygulama bölümü olan dördüncü bölümde ise; Erzurum Organize Sanayi Bölgesi nde bulunan işletmelere uygulanan anket çalışmasına ve sonuçlarına yer verilmiştir.
BİRİNCİ BÖLÜM. MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ VE MUHASEBE PAKET PROGRAMLARI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER.. Muhasebe İle İlgili Genel Bilgiler... Muhasebenin tanımı Muhasebe, bir örgütün kaynaklarının oluşumunu, bu kaynakların kullanılma biçimini, örgütün işlemleri sonucunda bu kaynaklarda meydana gelen artış veya azalışları ve örgütün finansal açıdan durumunu açıklayan bilgileri sağlayan, bunları ilgili kişi ve kuruluşlara ileten bir bilgi sistemidir. Başka bir tanıma göre ise muhasebe, işletmeler arası karşılıklı ilişkiler ve işletme içi olaylar sonucunda işletmenin varlıklarında ve kaynaklarında değişme meydana getiren tamamen veya kısmen mali nitelikteki ve para ile ifade edilebilen işlemlere ait bilgileri kaydeden, sınıflandıran ve özetleyen, varılan sonuçları yorumlayan ve böylece işletme ilgililerine, amaçlarına uygun yararlı bilgileri sağlayan birimi olarak ifade edilmektedir 2. Yukarıdaki tanımlara göre muhasebe, işletme olaylarını kayıtlama, sınıflama, özetleme ve raporlama işlevlerini yürütmektedir. Muhasebenin özetleme ve raporlama işlevlerinin amacı ise, işletme yönetime karar almasında yararlı bilgiler sağlamaktır. Bu bilgileri yerine getiren muhasebe sistemi, ham bilgileri finansal bilgilere dönüştüren bir bilgi sistemidir. Bu yüzden söz konusu bilgileri sağlıklı şekilde elde edebilmek için de işletmelerde iyi bir muhasebe bilgi siteminin kurulu olması gerekmektedir...2. Muhasebe nin Türkiye deki gelişimi Muhasebe nin Türkiye deki gelişme seyrinde Cumhuriyetten önceki devirlerde kayda değer bir hareket olmamakla birlikte yine de devlet muhasebesinin varlığından bahsedilebilir. Bu da bugünkü muhasebe kavramının dışında kalmaktadır. Çünkü kayıt usulleri genel olarak basit kayıt çerçevesi içerisinde kalmıştır. Bunun sebebi, vergi sistemleriyle, endüstri ve ticaretin gelişmesine engel olan kapitülasyonlardır 3. Orhan Sevilengül; Genel Muhasebe, 2.Baskı, Gazi Kitabevi, Ankara, 25, s. 9. 2 Yusuf Sürmen; Muhasebe-I, 3.Baskı, İber Matbaacılık, Trabzon, 998, s. 9. 3 Osman Altuğ; Muhasebe Biliminin Tarihsel Gelişimi İçerisinde Sibernetik ile İlişkileri, Marmara Üniversitesi Muhasebe Araştırma ve Uygulama Merkezi Muhasebe Dergisi, Sayı:, Haziran 986, s. 23.
4 Türkiye de muhasebenin bir düzene bağlanması, 85 tarihli Kanunname-i Ticaret ile başlar. Bu kanun, Fransız Ticaret Kanununun tercüme edilerek alındığından muhasebenin gelişmesinde Fransız literatürünün gelişmeleri açık olarak görülmüştür 4. Halen kullandığımız bir çok muhasebe terimi (aktif, pasif, provizyon v.b) dilimize Fransızcadan girmiştir. Bu yıllarda muhasebe orta öğretimde bazı okulların eğitim programına girmiş ve 883 yılında İstanbul Ticaret Mektebi Alisinde (bugünkü Marmara Üniversitesi-İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi) ana derslerden biri olarak okutulmaya başlamıştır 5. 926 yılında yürürlüğe giren 865 sayılı Ticaret Kanunu, Alman Ticaret Kanunu ndan tercüme edilmiş olduğundan bu dönemden sonra muhasebenin gelişmesinde Alman literatürünün etkileri de açık olarak görülmüştür 6. 95 yılında yapılan genel vergi reformu ile yürürlüğe giren 524 sayılı Gelir Vergisi Kanunu ve 5432 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 956 yılında yürürlüğe giren 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile 682 sayılı Gider Kanunu, kayıt düzeni bakımından işletmeleri bir düzene koyarak muhasebe çalışmalarına yardımcı olmuştur 7. Planlı kalkınmaya geçişle birlikte muhasebe alanında yeni atılımlar olmuş, 964 yılında yürürlüğe giren 44 sayılı İktisadi Devlet Teşekkülleri ve İştirakleri Hakkında Kanun, işletme hesapları ve bütçeleri için yeni düzenlemeler getirmiş ve kamu iktisadi teşebbüslerinin muhasebe usul ve esaslarının tekdüzen hale getirilmesini yasal zorunluluk saymıştır. Söz konusu kanun gereğince kurulan İktisadi Devlet Teşekküllerini Yeniden Düzenleme Komisyonu büyük ölçüde Amerikan muhasebe teori ve uygulamasına dayanan, yer yer de Fransız Genel Hesap Planının etkisi görülen Tek Düzen Muhasebe Sistemini önermiştir. Daha sonra kurulan Kamu İktisadi Kuruluşları Reform Komisyonunun alt komisyonu durumunda olan ve 97 de oluşturulan Tek Düzen Muhasebe Sistemi Uygulama Komisyonu tarafından, kamu iktisadi teşebbüslerinin öneri hakkındaki görüşleri de göz önünde tutularak tasarlanan sistemde değişiklikler yapılmış ve Tek Düzen Muhasebe Sistemi 7.7.97 gün ve 7/2767 sayılı Kararname ile 27 kamu iktisadi teşebbüsünde..972 tarihinden itibaren uygulanmaya başlamıştır. Aynı Kararname ile uygulama kapsamı dışında bırakılan bankacılık 4 Sürmen; a.g.e., s. 7. 5 Sevilengül; a.g.e., s. 4. 6 Fahir Bilginoğlu; Muhasebe Organizasyonu, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi Muhasebe Enstitüsü Yayın No:54, İstanbul, 988, s. 5. 7 Sürmen; a.g.e., s. 7.
5 işlemleri ve uygulama alanına giren sınai işletmelerde maliyet muhasebesi ile ilgili esasların saptanması görevi, 972 yılı yıllık programına dayanılarak kurulan DPT Tek Düzen Muhasebe Koordinasyon Devamlı İhtisas Komisyonu na verilmiştir. Adı geçen komisyonun çalışmaları sonucu maliyet muhasebesi esaslarına ilişkin esaslar saptanarak 977 yılı başından itibaren uygulamaya geçirilmiştir. Bankalar Birliği tarafından hazırlatılan Bankalar İçin Tekdüzen Hesap Planı 986 yılı başından itibaren uygulamaya konulmuştur. KİT lerdeki tekdüzen muhasebe uygulamalarının etkileri giderek büyük özel kuruluşlarda da görülmeye başlamış, bunun sonucu olarak da muhasebe uygulamalarında genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri esas alınmıştır. Bu nedenle KİT lerde Tekdüzen Muhasebe Sistemine geçilmesi önemli bir aşamadır 8. Muhasebecilik mesleğinin, 3568 sayılı Serbest Muhasebeci, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu ile 3.6.989 tarihinden itibaren yasal bir yapıya kavuşturulmuş olması, muhasebe uygulamalarının geliştirilmesi açısından çok önemli bir aşama oluşturmuştur 9..2. Bilgisayarla İlgili Genel Bilgiler.2.. Bilgisayarın tanımı Sözlük tanımıyla bilgisayar, çok sayıda aritmetiksel ya da mantıksal işlemlerden oluşan bir işi, önceden verilmiş programa göre yapıp sonuçlandıran elektronik araç veya elektronik beyindir. Bilgisayar, bir başka şekilde, sayısal, sözel ya da bunların karışımı biçimindeki çok sayıdaki bilgiyi saklamak ve değişik amaçlarla kısa sürede işleyerek daha kullanışlı sonuçlar elde etmek için gerekli olan elektronik bir sistem olarak tanımlanabilir. Verilerin bilgisayarda işlenmesi, program olarak bilinen ve belirli komutlar dizisinden oluşan yazılımlarla mümkündür. Bilgisayarlar, bir bilgi işlem aracı olup, bilgi alma, bilgi okuma, bilgi biriktirme, bilgiyi işleyebilme ve bilgiyi dış ortamlara aktarma özelliklerine sahiptir. Önceleri sadece büyük araştırma merkezlerinde ve üniversitelerde bulunan bilgisayarlar, bu 8 Sevilengül; a.g.e., s. 4 5. 9 Sevilengül; a.g.e., s. 5. http://www.tdk.gov.tr/tr/sozbul.aspx?f6ef8892433cffaaf6aa84986b2ef5a79f7545658c ; Erişim: 2.7.27. Alim Işık, Yüksel Bek; Bilgisayara Giriş, Çukurova Üniversitesi Ziraat Fakültesi Yayını, No.4, Adana 994, s. 3.
6 alandaki hızlı gelişmelere paralel olarak, artık günümüzde hemen hemen akla gelen her alanda kullanılmaktadır. Bilgisayarların yapılarından kaynaklanan bir takım özellikleri bulunmaktadır. Bunlar; - Bilgisayar aracılığı ile işlemler hızlı bir şekilde sonuçlandırılabilir. - Bilgisayar vasıtasıyla çözümü zor olan problemler çözümlenebilir. - Bilgisayarda bilgi saklanabilir ve gerektiğinde tekrar kullanılabilir. - Bilgisayar vasıtasıyla yanlışlar denetlenebilir..2.2. Bilgisayarların tarihi gelişimi 98 li yıllara kadar bilgisayara benzeyen ve bu amaçla kullanılan çeşitli makinelerin gelişmiş olmasına rağmen, Amerikalı istatistikçi Herman Hollerith 89 yılında kartla çalışan bir bilgisayar tasarlamıştır. Dünyada ilk analog bilgisayar ise 93 yılında Vannever Bush tarafından gerçekleştirilirken, ilk genel amaçlı bilgisayar 944 yılında Haved G. Aiken tarafından, Mark I adı ile IBM desteğinde geliştirilmiştir. Aritmetik işlemler dizisini otomatik olarak yapan bu makine, bilgilerin sisteme verilişi ve sonuçların alınışını delikli kartlara yapabildiğinden dolayı Mark I, elektromekanik bir bilgisayar olarak kabul edilmiştir. İlk elektronik bilgisayarlar, 939 yılında Pennsylvania Üniversitesinden Dr. John W. Mouchly ve J. Presper Eckert ortak çalışma ile ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer) adı verilen tamamen elektronik bir bilgisayar üretilmiştir. ENIAC, daha önce yapılmış genel amaçlı hesaplama makinelerinden kez daha hızlı işlem yapabilecek kapasitede olan ilk bilgisayardır. ENIAC ın ilk deneyimi, normal bir insanın yılda çözeceği bir fizik problemini iki hafta içerisinde çözmesiydi 2. İlk depolanmış programlı bilgisayar olan EDSAC (Electronic Delayed Storage Automatic Computer), 949 yılında Cambridge Üniversitesinde M.V. WILKES in yönetiminde yapılmıştır 3. 2 Douglas A. Coulbert ; Computers and Management for Business, New York, Petrocelli Books, 984, s. 5. 3 M.Selçuk Uslu; Bilgisayarların Muhasebede Kullanılması Yararları ve Önemi, Ankara İktisadi ve Ticari İlimler Akademisi Yayınları, Yayın No: 78, Ankara, s. 3.
7 UNIVAC I adı verilen genel amaçlı ticari bilgisayar, 95 yılında J. Presper Eckert ve John Mouchly tarafından geliştirilmiş ve iş hayatında kullanılan ilk bilgisayarı oluşturmuştur. 964 de ilk birleşik devreli (integrated circuits) bilgisayar IBM 36 piyasaya sürülmüş, ilk mikrobilgisayar olan Altair ise 975 yılında üretilmiştir. 98 de ilk kişisel bilgisayar (PC-Personel Computer) IBM PC çıkmış olup, 988 de 32 Bitlik Mikrobilgisayarlar, 989 yılında mikrobilgisayarlarda yüksek hız ve disk, 993 de Pentium teknolojisi ile 64 Bitlik bilgisayarlar Power-PC mikro işlemciler, 994 de 64 Bitlik Mikrobilgisayarlar geliştirilmiş ve piyasaya sürülmüştür 4..2.3.Bilgisayarların işletmelerdeki rolü İşletme, kar edebilmek amacıyla mal ya da hizmet üreten, bu amaçla maddi ve beşeri kaynakları kullanan hukuki ve iktisadi bir birim olarak tanımlanabilir. Öte yandan işletme, teknik gelişmeye bağlı olarak karmaşıklaşan ve boyutları sürekli şekilde gelişip değişen etmenlerin birleşimidir. İktisadi bir birim olan işletmenin temel özelliği ise, doğal kaynaklar, emek, sermaye ve organizasyondan oluşan bu etmenlerin en etkin ve verimli biçimde birleştirilmesidir 5. Günümüzde bilgisayarlar her alanda insanlara yardımcı olmakta, işleri kolaylaştırmakta, önemli ölçüde zaman ve iş tasarrufu sağlamaktadır. Kurumlardan bireylere, yaşlılardan çocuklara kadar herkesin bilgisayarı çeşitli amaçlarla kullandığı bilinmektedir. Kişisel bilgisayarların teknolojik açıdan gelişip, boyutları açısından küçülmesiyle her evde bir ihtiyaç olan bilgisayarlar özellikle her işletmede zorunluluk haline gelmiştir. Çünkü teknoloji çok hızla ve sistematik bir şekilde gelişmekte, buna uyum sağlayan işletmeler büyüyüp güçlenirken uyum sağlayamayan işletmeler ise zamanla yok olmaktadırlar. Büyümeyle gelen üretim artışı ve bunun devamı olan bilgi hacminin artışı, insan emeğini yetersiz kılmıştır. İşte burada devreye giren bilgisayarlar işletmelerin sağlıklı ve süratli bilgi akışını sağlamaktadır. Son yıllarda işletme yöneticilerinin yönetim faaliyetlerinin boyutları genişlemekte, daha etkin kararlar alabilmek için gerekli olan bilgi ihtiyacı ve seçeneklerin sayısı artmaktadır. Bu arada yöneticilerin karıştıkları karmaşık sorunların 4 Douglas A. Coulbert; a.g.e., s. 6. 5 Hayri Ülgen; İşletme Yönetiminde Bilgisayarlar, İstanbul Üniversitesi İ.F. Yayını, No:225, 2.Baskı, İstanbul 99, s. 5.
8 çözümlenmesinde kullanmak üzere bir takım kantitatif yöntem teknikleri geliştirilerek özellikle planlama ve denetim faaliyetlerinde bunlardan yararlanma yoluna gidilmektedir. Diğer taraftan bir takım istatistiki hesaplamalar, olasılık hesaplamaları, vb. istatistik yöntemlerinden de faydalanılarak, hem yönetim ve karar için gerekli bilgilerin toplanmasında hem de bu bilgilerin işlenerek karmaşık hesaplamaların yapılmasında ve çözüm önerilerinin belirlenmesinde daha etkin bir yol izlenmektedir. Yöneticiler de, bu işlemlerin belirli boyutlara ulaştığı andan itibaren bilgisayardan yararlanmayı gerekli görmüşlerdir 6. Bilgisayar kullanımının girdiği ilk alanlardan biri olan işletmecilik, bilgisayar kullanımının en yoğun olduğu alanı oluşturmaktadır 7. Bu yüzden şüphesiz işletme yönetimi (işletme), bilgisayar kullanımının kolayca gelişebileceği bir alan olmaktadır. Nitekim uzun süreden beri işletmeler, idari, bürokratik sorunlarını çözmek amacıyla bilgisayarlardan yararlanma yollarını aramışlardır. Her şeyden önce bilgisayar işletmenin büro faaliyetlerinin yürütülmesine kolayca uygulanabilmektedir. Bilgisayar kullanımı söz konusu faaliyetleri büyük oranda makineleştirip değiştirmektedir. Örneğin; ücret bordrolarının hazırlanması, fatura düzenlenmesi, borç ve alacakların izlenmesi, müşterilere ve personele ilişkin bilgilerin tutulması, stokların takip edilmesi gibi v.b. 8. İşletme, yönetim faaliyetlerinde de bilgisayardan faydalanabilmektedir. Bu durumda, bilgisayarın üst düzey yönetimin işletmeyi yönetmek için kullandığı bilgileri işlemesi söz konusudur. Satış istatistikleri, maliyet tahminleri ve elde edilen sonuçların çözümlenmesi ile doğrusal programlama, şebeke analizi v.b. nicel (kantitatif) yönetim tekniklerinin uygulanması söz konusudur. Bu aşamada, bilgisayar temeline dayanan bir bilişim sisteminin geliştirilmesinin yönetime büyük yararı olmaktadır. Bilgisayarların bilgi işleme kapasiteleri ve hızı, daha gelişmiş hatta kararların otomatik olarak alınmasına kadar ulaşan yöneylem araştırması yöntemlerinin kullanılmasına imkan sağlamaktadır 9. Bilgisayarın kullanılmaya başlamasıyla kurulan bilişim sistemi işletmenin yönetim düzenini de etkilemektedir. Önceleri merkezkaç bir anlayışla özerk 6 Yaşar Öz; Bilgisayar Kullanılan Muhasebe Sistemlerinde Denetim, Atatürk Üniversitesi SBE, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 999, s. 9. 7 Levent Toker; İşletmelerde ve İşletme Yönetiminde Bilgisayar Kullanımı, Dokuz Eylül Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, Cilt:9, Sayı:, 994, s. 369. 8 Ülgen; a.g.e., s. 5. 9 Öz, a.g.e., s. 2.
9 bölümler tarafından yürütülen bilgi değerleme ve karar alma işlemlerinin, daha merkezcil bir yönetim tarafından gerçekleştirilmesini sağlamaktadır 2. Yani bilgisayarlar işletmede bir muhasebe makinesinden öte, yönetim anlayışını etkileyen bir yönetim aracı olarak görev yapmaktadır. Şüphesiz ki bilgisayarlar yöneticilerin yerine karar alamamakta, hızı, gücü sayesinde yöneticilerin karar almasına yardımcı olacak bilgiler sağlamaktadır..2.4. Bilgisayar kullanımının işletmeye sağladığı üstünlükler Bilgisayar kullanımının, işletmenin yönetsel faaliyetleri üzerinde etkisi olduğu bilinmemektedir. Bilgisayarın işlediği ve sunduğu bilgiler yöneticilerin davranış ve kararlarını kolaylaştırmakta, planlama, karar verme ve üretim yöntemlerini geliştirmekte, yönetimde modernleşme ve modern yönetim tekniklerinin geliştirilmesini sağlamaktadır. Öte yandan, bilgisayardan bir yönetim aracı olarak yararlanan ve etkin bir bilişim sistemi kuran işletmelerin, bir takım üstünlüklerinin olacağı bir gerçektir. Bu üstünlükleri şöyle sıralanabilir 2 : Bilgisayar, işletmenin tüm bilgilerini, düzenli ve kolayca erişilebilir bir biçimde bilgi bankasında sakladığından, yöneticilerin istediği her türlü bilgiyi zamanında ve istediği biçimde sunabilir. Merkezcil bilgi bankası, hızlı hesaplama yeteneği ve bu işi yapabilecek hızlı programlar sayesinde aniden ortaya çıkan bilgi taleplerine zamanında cevap verebilir. Yöneticilere, karar verme sürecinde kullanmak üzere daha etkin bilgiler sağlar ve bu bilgileri daha verimli bir şekilde kullanabilir. Çok sayıda bilgi üzerinde karmaşık ve güç hesaplamaları gerektiren, elle işlenmesi hemen hemen imkansız olan bir takım olasılık hesapları ile kantitatif karar verme tekniklerinden yararlanmayı sağlar. Böylelikle yöneticinin geleceğe ait tahminlerinin ve kısa, orta, uzun vadeli planlarına ilişkin kararlarının duyarlılığını ve doğruluk derecesini artırır. Bilgisayar kullanımı, işletmenin bölümleri arasındaki alışverişi, işbirliği ve koordinasyonunu da arttırarak, daha düzenli bir yönetim anlayışının yerleşmesini sağlar. 2 Ülgen; a.g.e., s. 2. 2 Ülgen; a.g.e., s. 2.
Bilgisayar kullanımı, basit bilişim sistemlerinden yönetim sistemine, hatta bundan da öte karmaşık yönetim sistemine doğru bir gelişmenin öncüsü olabilmektedir. Günümüzde her türlü işletmede bilgisayarlar, satış analizi, ücret bordrolarının düzenlenmesi, stok yönetimi, genel muhasebe, personel bilgilerinin tutulması, üretim planlama, müşteri hesapları, senet hareketlerinin izlenmesi, satın alma işleri gibi alanlarda kullanılmaktadır. Ancak bu alanlar hep aynı biçimde seyreden, belli zaman dönemleri sonunda gerçekleştirilen ve belirli belgeler üzerinde işlemler yapılmasını gerektiren günlük faaliyetlerdir. Bu işlemlerin bilgisayar kullanılarak yapılması ile işlerin maliyet ve sürelerini azalmakta, ayrıca personel tasarrufu sağlanarak da işletmenin daha verimli çalışması sağlanmaktadır 22..2.5. İşletmelerin bilgisayar kullanırken dikkat etmesi gereken hususlar İşletmelerin bilgisayar kullanırken dikkat etmesi gereken bir takım hususlar bulunmaktadır. Bunlar şöyle sıralanabilir 23 ; Bilgisayarın yeteneklerinin ve çalışma yöntemlerinin, işletmenin personeli ve özellikle yöneticileri tarafından yeterince anlaşılmasını sağlanması ve böylece bilişim sisteminde yanlış, anlaşılmayan ve yanıltıcı bilgilerin ortaya çıkmasının ve beklenen görevlerin yerine getirilmemesinin engellenmesi, Personelde sisteme karşı duyulan güvensizliğin ortadan kaldırılması ve böylece sistemin ciddiye alınmasının sağlanması, İşletmede gereksiz bilgi yığılması ve bu yararsız bilgi selinin yöneticiyi bunaltmasının engellenmesi, Bilgisayar kullanımının tam öğrenilmediği işletmelerde, kullanım sırasında yapılacak küçücük bir hata nedeniyle büyük çapta bilgilerin kaybolmasının engellenmesi 24, Çalışanların oyun, chat v.b. iş dışı faaliyetlere yönelmesi sonucu iş kaybının oluşmasını engellenmesi 25, Bilgi güvenliğinin korunamaması sağlanması ve böylece sistemin dış etkilerle zarar görmesinin engellenmesidir (virüs, hacker vb.). 22 Toker; a.g.e., s. 37. 23 Öz; a.g.e., s. 22. 24 Toker; a.g.e., s. 373. 25 Barış Baraz; İşletmelerde Bilgisayar Kullanımı ve Bilgisayar Okuryazarlığı, Anadolu Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, Cilt: 9, Sayı: 2, 23, s. 226.
.2.6. Bilgisayarların işletmenin muhasebe departmanındaki rolü Bilgisayarların ilk kez Amerika Birleşik Devletlerinde 956 yıllarda ekonomik hayatta kullanılmaya başlamasından beri, muhasebe ilk uygulama alanları arasında yer almıştır 26. Muhasebe kavramının ortaya atıldığı ilk yıllardan beri değişmeyen bir unsur söz konusudur. Bu, kişinin yaptığı işlemler sonucu, ne durumda olduğunu saptayabilmesidir. İlkel çağlarda bu saptama, borçların ve alacakların bir köşeye yazılması yoluyla kolayca izlenebilmekteydi. Ancak ekonominin gelişmesi ile birlikte durum saptama işi de güç ve karmaşık bir şekil almaya başlamıştır. Bugünün ekonomik koşulları içerisinde durum saptama için kullanılan eski muhasebe yöntemleri, artık işletmeleri tatmin etmemeye başlamıştır. Bunun nedeni klasik muhasebe yöntemlerinin; - Yöneticiye arzuladığı bilgileri sağlayabilecek, tam bir geri bildirime (feed-back) sahip olmaması, - Kullanıcıya dönük olmamasıdır. Yani, belirli verilerden ancak belirli raporlar düzenlenip kullanıcıya sunulabilmektedir. Kullanıcının arzuladığı raporları düzenleyebilmek için, gerekli olan verileri sağlamak ya çok zordur ya da olanaksızdır. İşletmenin devamı yöneticinin vereceği kararlara bağlıdır ve bu kararların birçoğu da muhasebenin toplayacağı, sıralayacağı ve özetleyeceği bilgilere bağlıdır 27. Bu nedenle işletmeler bu bilgileri daha hızlı ve daha doğru sağlayabilmek için yeni yöntem ve araçlar kullanmaya başlamışlardır. Bu araçlardan biri de bilgisayarlardır. Bilgisayarlar, sağladıkları hız ve doğruluk nedeniyle muhasebe uygulamalarında büyük önem kazanmıştır. Türkiye de de bilgisayarların en çok kullanıldığı yerler muhasebe büroları ve işletmelerin muhasebe birimleridir 28. Bilgisayarlardan muhasebe işlemlerinin her safhasında yararlanmak mümkün olmakla birlikte, en yaygın olarak bordroların düzenlenmesi, stoklar, borçlar, alacaklar ile ilgili hesapların izlenmesi, faturaların düzenlenmesi gibi alışılmış ve yinelenen işlerle ilgili yoğun muhasebe verilerinin işlenmesinde kullanılmaktadır 29. 26 Uslu; a.g.e., s. 6. 27 Edmund C. Berkeley; The Uses of Automatic Computers in Financial and Accounting Operations, Journal of Accountancy, s. 37. 28 Mahmut Vural; Vergi Hukukumuzda Bilgisayar Ortamında Muhasebe, Vergi Dünyası, Sayı:44, Ağustos 993, s. 27. 29 Reşat Karcıoğlu; Bilgisayarların Muhasebecilerin Görevlerine Etkisi ve Erzurum daki Muhasebe Bürolarında Bilgisayar Kullanımı, Atatürk Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, Cilt:, Sayı: 2, Yıl:993, s. 269.
2 İşletmecilik alanındaki gelişmeler ve bu gelişmelere ilişkin işletme yönetimince kullanılan bilgiler ancak işletmenin muhasebe departmanından gelecek teknik bilgilerle yoğrulduğu zaman bir anlam ifade etmekte ve işletmeyi başarıya götürmektedir. Bu nedenle işletme yönetimindeki başarının ilk şartı hızlı, etkin ve doğru bilgi akışını sağlayan, işletme ve işletme yönetimiyle ilgili her türlü bilgiyi bünyesinde barındıran ve bilgileri otomatik olarak işleme tabi tutabilen bir bilgi işleme sisteminin kurulmasıdır 3. Özellikle de günlük işlem sayısı binlerce olan büyük işletmelerde bilgilerin toplanması, işlenmesi ve yararlı hale dönüştürülmesi oldukça zor bir işlemdir. Örneğin; bir süpermarkette bir günde binlerce birim mal satılabilmektedir. İşletme açısından azalan stokların bilinmesi ve günlük işlemlerin sonuçlarının tespiti gerekmektedir. İşte bu ve benzeri kuruluşlarda yönetime yardımcı olacak bilgileri elle toplamak, sıralamak, özetlemek ve raporlar halinde yönetime sunmak hemen hemen imkansızdır. Bu durumda işletmeler için elektronik bilgi işlem sistemlerini kullanmak zorunlu hale gelmektedir 3. Muhasebe kayıtlarının elektronik bilgisayarlar yardımı ile izlenmesi, eskiye oranla daha çok defter-i kebir hesabı açılmasına imkan verdiğinden işlemlerin daha detaylı olarak kaydedilmesi ve takibi sağlanabilmektedir. Ayrıca tutulan defter-i kebir hesaplarının da her işlemden sonra veya gün sonunda toplamları alınıp, yeni kalıntılarla ertesi güne devredilmesini sağladığından, her an ilgili mali tablolar ve mizanlar kolayca düzenlenebilmektedir. Kar-zarar cetvelleri de daha detaylı düzenlenerek maliyetleri, giderleri, gelirleri kaynakları ile gösterilebilmektedir 32. Ayrıca muhasebe programları kullanılarak satışları; ürüne, müşteriye veya satıcıya göre amaçlanan şekilde ve işin niteliğine göre sınıflamak da mümkün olmaktadır. Böylece, işletme, satışlarının ve kar- zarar durumunun daha detaylı olarak görebilmekte ve alınması gereken tedbirleri saptayarak düzeltme yoluna gidebilmektedir 33. 3 Mevlüt Özer; Vergisel ve Teknik Boyutuyla Muhasebe, I. Baskı, Ankara, 998, s. 3. 3 Özer; a.g.e., s. 26. 32 Özer; a.g.e., s. 26. 33 Reşat Karcıoğlu; Tekdüzen Hesap Planına Uygun Bilgisayarlı Muhasebe, Atatürk Üniversitesi İ.İ.B.F. Z.F. Fındıkoğlu Araştırma Merkezi, Yayın No:83, Erzurum, 994, s. 56 57.
3 Bilgisayar kullanmanın muhasebe departmanına yukarıda sayılan olumlu birçok etkisi yanında, bazı olumlu etkileri de aşağıdaki gibi sıralanabilir 34 ; İşlemlerin izlenmesi, bilgisayar vasıtasıyla daha hızlı ve yalın bir şekilde gerçekleşmektedir. Eskiden olduğu gibi bir takım belgeler, defterler ve hesaplamalarla uğraşılmamaktadır. Çünkü bilgisayar bunları çok basit bir şekilde yapmaktadır. Sadece muhasebe fişinin doğru girilmesi sonucu, sonuca doğru ve basit bir şekilde gitmeyi sağlamaktadır. Yevmiye defteri, büyük defter ve muavin deftere sadece birkaç tuş vuruşuyla ulaşılmaktadır. Fiş girildikten sonra ayrıca defterlere bu değerleri geçirmek gibi muhasebeciye bir yük gelmemektedir. Raporların düzenlenmesi de bilgisayarın yardımı ile daha kolaylaşmaktadır. Önceleri muhasebe departmanının düzenlediği raporlar, yılda bir kez, bilanço ve karzarar tablosu ve 3 4 ayda bir mizan çıkarmaktan ibaretti. Bunlardan daha fazlasının yapılmasına ne zaman ne de güç yeterliydi. Bu nedenle, aksaklıklar varsa ancak aylar sonra görülebiliyor ve gecikmiş tedbirlerle iş geçiştiriliyordu. Halbuki bilgisayar kullanıldığı anda bu raporları elde etmek saniyelerle ifade edilen kısa zaman içerisinde olmaktadır. Anlık mizan modunda aylık, iki tarih arası, genel mizanlar anında alınabilmektedir. Yine bilanço, gelir tablosu, satışların maliyeti tablosu gibi raporlar birkaç kayıt ve tanımlamalarla yine saniyelerle ifade edilen zaman aralığında alınabilmektedir. Sonuçları anlamlandırma da bilgisayardan etkilenmektedir. Günlük rutin işlerin bilgisayar vasıtasıyla yapılması muhasebecinin başka işlere ayıracağı zamanı artırmaktadır. Bu nedenle muhasebeci, önüne gelen veriler üzerinde düşünüp, çalışıp verilerden çeşitli anlamlar çıkarmaya daha çok zaman ayırabilmektedir. Bilgisayarın hızlı işlem yapıp, sonuçları anında ve istenilen detayda verebiliyor olması, muhasebe departmanına karar desteği ve denetim gibi birçok açıdan yönetime daha fazla yardımcı olabilmektedir. Asgari stok seviyesi, emniyet stoku gibi üretimde son derece önemli unsurlar, bilgisayar tarafından sürekli hesaplanıp ilgililer uyarıldığı için hem üretim aksamamakta hem de atıl stoklarla çalışılmamaktadır. 34 Mustafa Uçar, Süleyman Ertürk; Uygulamalı Bilgisayarlı Muhasebe, Beta Yayınları, İstanbul 999, s. 42.
4 Verileri bir kere kaydettikten sonra onlardan defalarca ve değişik şekillerde yararlanabilme imkanı diyebileceğimiz, veri tabanı; geçmişte yapılanlar, şimdiki durum ve gelecek hakkındaki bilgileri içermektedir. Bu bilgiler planlamaya ve değişik fikirlerin oluşmasına yardımcı olmaktadır..3. Sistem Kavramı, Tanımı ve Özellikleri Sistem, kısaca bir amaca ulaşmak için girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili olan parçaların bir grubu olarak tanımlanabilir 35. Bunun yanında sistem, belirli parçalardan oluşan, bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan ve bu parçaların dış çevreyle de ilişkisi olan bir bütündür. Bir başka açıdan sistem, bilgi işlemede ve bilgisayar teknolojisinde kullanılan, ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbirleriyle ilişkili bileşenlerden oluşan bir süreç olarak tanımlanabilir 36. Yani, sistem, belli girdileri alarak, bunlar üzerinde çeşitli işlemler yaparak, belli çıktılara dönüştürmektedir. İşletmelerin kurumsal kültürü, genel yönetimi, finansman ve muhasebe, insan kaynakları, alt yapı, üretim ve operasyon, pazarlama gibi parçaları, işletmenin iç çevresini oluşturmakta ve işletmelerin bir bütün olarak faaliyetinin etkili ve verimli olmasını sağlamaktadır 37. Yukarıda yapılan tanımlardan da anlaşılacağı üzere sistem, aşağıda yer alan üç özelliğe sahiptir 38. Sistem, derli toplu bir dizi olmalıdır. Yani öğeler aynı çatı altında olmalıdır. Birbiriyle bağımlı olması nedeniyle öğeler arasında iletişim olmalıdır. Sistem bir amaca yönelik olduğundan öğeler arası bağımlılık, söz konusu amaca varacak şekilde sağlanmalıdır. 35 Semra Karacaer, Nurettin İbrahimoğlu; İşletme Yönetiminde Muhasebe Bilgi Sistemi, İç Kontrol, Verimlilik İlişkisi ve Önemi, Hacettepe Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, Cilt:2, Sayı, 23, s. 2. 36 Melih Erdoğan; Bir Bilgi Sistemi Olarak Muhasebe, Anadolu Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, Cilt:4, Sayı:2, 988, s. 7. 37 Murat Koçyiğit; İşletmeler Sistem ve Süreç Yönüne Ne Ölçüde Stratejik Yaklaşmaktadırlar? Eskişehir KOBİ lerinde Sistem ve Süreçlerin Kullanılmasına Yönelik Bir Değerlendirme, Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, İİBF Dergisi, Ekim 26, (2), s. 49. 38 Fevzi SÜRMELİ; Sistem Yaklaşımı Açısından Finansal Bilgi Sistemi ve Maliyet Muhasebesi Alt Sistemi Uygulaması, Eskişehir İktisadi ve Ticari İlimler Akademisi Basımevi, Eskişehir 978,s..
5 Modern işletmeler çok karmaşık bir yapıya sahiptirler ve bu işletmelerin üretim, mühendislik, satış ve yönetim gibi birçok alanda binlerce istihdam edilmiş çalışanı bulunmaktadır. Bu işletmelerin planlama, koordinasyon ve kontrol faaliyetlerinin sağlanmasında, bilgi sunan ve sunduğu bilgilerinden yararlanılan temel sistemler bulunmaktadır. Sistem yaklaşımı, belirtilen faaliyetlerin yerine getirilmesinde önemli bir rol üstlenmektedir. Sistem yaklaşımı bu karmaşa içinde yöneticilere olaylara bir bütün, yani sistem açısından bakma olanağı sağlayarak belirtilen faaliyetlerin yerine getirilmesinde önemli bir rol üstlenmektedir 39. Sistem yaklaşımının muhasebe konularında uygulanmasının yeni olmasına karşın, sistem anlayışının oldukça eskilere gittiği söylenebilir. Örneğin Aristo nun bütün, parçaların toplamından daha fazladır sözü, sistem görüş açısını ifade etmektedir. Sistem kavramının bu kadar eski olmasına rağmen, bir bilimsel disiplin olarak ortaya çıkışı ise 93 lara rastlamaktadır 4. Sistemler, çevreleriyle etkileşen açık sistemler ve çevreleriyle etkileşmeyen kapalı sistemler olarak başlıca iki sınıfa ayrılmaktadır. Çevresinde enerji, hammadde v.b. girdileri alarak bunları dönüşüm sürecinden geçiren ve çıktı olarak sunan ve unsurları değişime uğrayan sistemlere açık sistemler, kendini besleyen, kendisiyle yetinen, çevresiyle etkileşimde bulunmayan sistemlere de kapalı sistemler denir 4. Açık sistemler çevreleriyle sürekli olarak etkileşim halinde olmasına karşın kapalı sistemler çevresel değişime daha az duyarlıdırlar. Devamlı olarak çevreden girdiler alan ve bunları çıktı olarak değişime uğratan açık sistemler bu çıktılarını çevrelerine ihraç etmektedirler. Söz konusu sistemler, durağan olmayıp değişim, gelişim ve büyümeye açık olarak devamlı bir biçimde hayatta kalmak üzere düzenlenmişlerdir. Kapalı sistemler, kendi içinde uyumlu olmasına karşın, açık sistemler çevreyle uyumu seçmektedirler. Bunu sağlamak için pazarlama ve araştırma-geliştirme çalışmalarına özen göstermektedirler 42. 39 Ahmet Doğan, Ahmet Tanç ve Şükran Güngör Tanç; Felaketten Kurtulma Planı ve Muhasebe Bilgi Sistemi: Kayseri deki Büyük Ölçekli Sanayi İşletmeleri Üzerine Bir Uygulama, 3. Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi, Osmangazi Üniversitesi İİBF Dergisi, s. 298. 4 Ülgen; a.g.e., s. 28. 4 Haluk Soyuer; İşletmelerde Bilgisayar Destekli Bilgi Sistemi Uygulamaları ve Üretim/İşlemler Yönetiminde Bilgisayara Dayalı Sistemler, Ankara, 2, s. 8. 42 Mustafa Yalçınkaya; Açık Sistem Teorisi ve Okula Uygulanması, Gazi Üniversitesi Gazi Eğitim Fakültesi Dergisi, Cilt 22, Sayı 2, Yıl 22, s. 5.
6 Bir açık sistemin; girdi (input) dönüşüm süreci (process), çıktı (output), kontrol, geri besleme (feedback) ve çevre olmak üzere beş unsuru bulunmaktadır 43. Bu beş temel unsurdan yola çıkarak açık sistemin işleyişi; girdilerin çevreden alınması, onların işlenerek çıktıya dönüştürülmesi ve çıktıların çevreye sunulması şeklinde özetlenebilir..3.. Bilgi teknolojisi ve bilgi sistemi Bilginin toplanmasında, işlenmesinde, depolanmasında, ağlar aracılığı ile bir yerden bir yere iletilmesinde ve kullanıcıların hizmetine sunulmasında yararlanılan, iletişim ve bilgisayar teknolojilerini de kapsayan tüm teknolojiler bilgi ve iletişim teknolojileri olarak adlandırılır 44. Bilgi teknolojileri kavram olarak verilerin kaydedilmesi, saklanması, belirli bir işlem sürecinden geçirmek suretiyle bilgiler üretilmesi, üretilen bu bilgilere erişilmesi, saklanması ve nakledilmesi gibi işlemlerin etkili ve verimli yapılmasına olanak tanıyan teknolojileri tanımlamada kullanılan bir terimdir. Bilgi teknolojilerinin (bilgi ve iletişim teknolojileri) en çarpıcı özelliği, teknolojik yeteneklerin sürekli artması ve maliyetlerinin de sürekli düşmesidir. Gerçekten de önceleri ağırlıkları tonla ölçülen ve çok sınırlı işlemler yapabilen bilgisayarlar günümüzde cepte taşınabilmekte ve saniyede milyonlarca işlem yapabilmektedir 45. Bilgi teknolojileri konusunda son yıllardaki gelişmeler, işletmeleri, bütün faaliyetlerin birbirine bağlı olduğu ve genel durumu her an göz önüne serme yeteneği olan bütünleşmiş sistemler haline getirmiştir. Bu da yönetime, karar verme ve kontrol faaliyetlerinde eşzamanlılık, anında duruma hakim olma ve strateji belirleme gibi çok önemli araçlar sağlamaktadır. Koordinasyon fonksiyonu, bilgi teknolojileri sayesinde, insanın yaptığı bir iş olmaktan çıkmakta ve süreklilik arz eden, hatasız bir elektronik süreç haline gelmektedir 46. 43 Reşat Karcıoğlu; Stratejik Maliyet Yönetimi, Maliyet ve Yönetim Muhasebesinde Yeni Yaklaşımlar, Aktif Yayınevi, Erzurum 2, s. 6. 44 Bilişim Teknolojileri ve Politikaları Özel İhtisas Komisyonu Raporu, DPT, http://ekutup.dpt. gov.tr /bilisim/oik576.pdf, Erişim: 24.5.27. 45 M. Ali Göksel, Hüseyin Çakır; Temel Bilgisayar Teknolojisi Kullanımı, 5.Baskı, Atlas Yayın Dağıtım, İstanbul, 22, s. 6. 46 A. Zeynep Düren; 2 li Yıllarda Yönetim, Alfa Basım Yayım Dağıtım, Yönetim Dizisi, No:3, İstanbul, 2, s. 62.