Proje Bütçelendirme Rıfat Ünal Sayman
Bütçe - Tanım Mali kaynakları planlanan hedeflere sistematik olarak bağlamanın aracı. En basit anlamıyla bütçe, belli bir gelecek dönem için beklenen gelir ve giderleri belirleyen yazılı belgedir. Bütçe, öncelikle belli bir dönemde toplanacak gelirler ve yapılacak giderlerin tahmini ve karşılaştırmalı bir cetveli daha sonra yetkili makamlar tarafından bu giderlerin yapılması ve gelirlerin toplanması için verilen izindir.
Bütçe İlkeleri Önceden İzin İlkesi Genellik İlkesi Gayrisafilik İlkesi Adem-i Tahsis İlkesi Yıllık Olma Bütçe Denkliği
Proje Bütçelendirme Gelir Nakdi Ayni Tek donör ortak finansal destekçiler Gider Tek yararlanıcı Ortaklar Harcama Kalemleri (Tutarları ve Miktarları) Denklik Gelir ve Giderlerin Eşit Olması
Proje Bütçelendirme Proje (gider) bütçesi genel olarak yedi ana harcamadan oluşur: A. Personel giderleri B. Seyahat harcırah giderleri C. Doğrudan faaliyet giderleri D. Ekipman/teçhizat satın alımı amortisman giderleri E. Diğer giderler F. Dolaylı giderler (operasyonel/işletme) G. İhtiyaç Akçesi Toplam Proje Bütçesi: A+B+C+D+E+F+G
İnsan Kaynakları Giderleri İnsan Kaynakları giderleri genel olarak üç alt başlıktan oluşur. Proje Personeli (proje yöneticisi, proje uzmanı, proje asistanı, vb.) İdari personel (donöre bağlı olarak değişmektedir) Proje danışmanları / yerel danışmanlar
İnsan Kaynakları Giderleri Personel Ücret Hesaplaması: PROJE UZMANI Tutar A 1.Toplam Maliyet A=(B+C+D) 1.000 EUR B 1.1.Brüt Ücret 800 EUR 1.1.1. Net Ücret 573 EUR 1.1.2. Sosyal Güvenlik İşçi Payı 120 EUR 1.1.3. Gelir Vergisi 102 EUR 1.1.4. Damga Vergisi 5 EUR C 1.2. Sosyal Güvenlik İşveren Payı 172 EUR D 1.3. Diğer Faydalar (Yemek Ödemesi) 28 EUR
İnsan Kaynakları Giderleri Personel için günlük maliyet hesaplanması; Toplam gün sayısı: 365 52 hafta sonu: 104 -------------------------------------------- Kalan: 261 Yıllık tatil: 20 Dini ve resmi bayram tatili: 11 Hastalık/diğer: 10 -------------------------------------- Kalan: 220 Personel Günlük Ücreti = Toplam Yıllık Maliyet / 220
Seyahat ve harcırah giderleri Seyahatin yapılacağı yer, tarih ve seyahat amacı mutlaka bildirilmeli Seyahate gitmesi planlanan kişi sayısı bildirilmeli Harcırah donörün kendi kurallarına göre belirlenir. Harcıraha ne tür masraflar dahildir? Vergiden Muaf Tutar: 33,00 YTL Avrupa Komisyonu Perdiem Tutarları http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/i mplementation/per_diems/index_en.htm
Doğrudan faaliyet giderleri Faaliyetin amacı ve kapsamı çerçevesinde maliyetlerin hesaplanması Örnek 1: Eğitim Semineri Katılımcı Sayısı ( catering ) Mekan kira ücreti Katılımcıların konaklaması Tercüme hizmetleri... Örnek 2: Broşür basımı ve dağıtımı Dizayn Baskı maliyeti Dağıtım maliyeti...
Ekipman/teçhizat satın alımı Satın alınacak ekipman yada teçhizatın tüm detayları verilmeli ve ne amaçla kullanılacağı açıklanmalı Belirli bir miktarın üzerinde olan satın alımlarda donör kuruluşun belirlediği prensipler doğrultusunda hareket edilmeli (>5.000 : en az 5 teklif, >100.000 : kısıtlı ihale, >250.000 : açık ihale, >500.000 : uluslararası açık ihale Bazı projelerde ekipmanın satınalım maliyetinin tamamı karşılanmaktayken, bazı projelerde, ilgili ekipmanın amortisman bedelinin projeye denk düşen yılları karşılanmaktadır. Örneğin, 2 yıllık bir proje için alınan bir ekipmanın senelik amortisman bedeli %20 ise, donör, söz konusu ekipmanın sadece %40 lık kısmını karşılamayı taahüt edebilir.
Diğer Giderler Faaliyetlerle doğrudan ilişkili olmayan, ancak projenin tamamlanması için gerçekleştirilmesi zorunlu çeşitli harcamalar bulunmaktadır. Projenin kuralları doğrultusunda bu diğer harcamaların da proje bütçesine yansıtılması mümkün olmaktadır. Banka Masrafları, Raporlama Giderleri, denetim giderleri...vb.
Dolaylı Giderler ve İhtiyat Akçesi Dolaylı giderler (Indirect Costs) Proje süresi boyunca kurum içinde ortaya çıkabilecek Genel Yönetim Giderleri (Overheads) için ayrılan tutarlardır. (kira, elektrik, su, iletişim, idari personel, vb.) Proje toplam bütçesinin belirli bir oranında dolaylı giderler projeye yansıtılmalı (Donör kuruluşa bağlı olarak bu oranlar değişebilmektedir. Doğrudan Harcamaların %10 veya %7 si gibi) İhtiyat Akçesi (Contingency) Beklenmeyen veya önceden tahmin edilemeyen giderler için ihtiyat akçesi ayrılabilir. (Örneğin Doğrudan Harcamaların %3 ütutarında)
Proje Bütçelendirme AVRO Proje Adı: XXXXX Bütçe Kalemleri 1. İnsan Kaynakları Birim Toplam Miktar Birim Fiyatı Tutar 1.1. Proje Yönetmeni Gün 5 100 500 1.2. Proje Uzmanı Gün 20 50 1000 1.3. Proje Uzmanı Ay 12 1000 12000 2. Seyahat giderleri 2.1. Yerel Seyahat 2.1.1. Konferans Katilimi (Ankara-Brüksel) 3. Faaliyet giderleri (Doğrudan giderler) 4. Makine/ekipman satın alma 5. Diğer Giderler ARA TOPLAM Havayolu Gidis-Donus 2 750 1500 6. Dolaylı giderler (%7) *0,07 7. İhtiyat Akçesi (%3) *0,03 TOPLAM Σ Σ
Kabul Edilmeyen Harcamalar (Ineligible Costs) Farklı projelerde farklı kurallar bulunmakla beraber, genel olarak aşağıdaki harcamalar donörler tarafından uygun gider (eligible costs) olarak kabul edilmezler. Kur farkı giderleri Faiz giderleri Geleceğe yönelik gider tahminleri Bütçeyi aşan harcamalar Ekonomik olmayan harcamalar (Lüks tüketim) Başka kaynaklardan karşılanmış giderler (Double funding)
Ödeme Planı Ödeme Planı önceden öğrenilmeli. Bazı projelerde önce harcamanın yapılması bekleniyor, sonra finansman sağlanıyor. Örnek: Life Projelerinde önce proje bütçesinin %40 ı kadar avans veriliyor, ardından verilen tutarın %150 si kadar harcama yapılmadan ikinci ödeme yapılmıyor.
Vergi Durumu Bütçe Hazırlanırken Vergi Tutarları mutlaka hesaplamalara dahil edilmelidir. Projede ne tür vergi muafiyetleri olduğu belirlenmelidir. Projenin başlamasının ardından vergi muafiyetlerinden faydalanabilmek için resmi kurumlara gerekli başvurular yapılmalıdır. İş kanunundan ve SSK düzenlemelerinden doğan yasal yükümlülükler bilinmelidir.
Proje Bütçelendirme Donörler hangi soruları sorar? Proje maliyetleri, faaliyet başına yapılacak harcamalar ile yansıtılmış mı? Yapılacak harcamalar proje faaliyetleri ile doğrudan ilgili midir? Bütçe, doğru bir finansal perspektif ile hazırlanmış mıdır? (maliyet-etkin) Bütçe, projenin teknik bölümü ile ne kadar uyumludur? Harcamalar, kanıtlanabilir mi? (fatura, vb.)
Finansal Analiz Proje Bütçelendirme Proje Kuruma Finansal Yük Getirir mi? Finansal sürdürülebilirlik Gelecekteki maliyetleri karşılayacak yeterli kaynak oluştu mu? Maliyet-etkin Aynı sonuçlara daha az maliyet ile ulaşılabilir miydi? Proje ve faaliyet maliyetleri Faaliyetleri gerçekleştirmek için alternatif araçlar Benzer proje maliyetleri Maliyet-yarar analizi
Grup Çalışması Çalışma 1 Proje Bütçesinin Hazırlanması Hibe Miktarı için alt ve üst sınırlar Eş Finansman Proje Süresi Muafiyetler Uygun Maliyetler Talep edilecek hibe tutarı asgari 30.000 EUR maksimum 100.000 EUR dur. Proje maliyetlerinin minimum %50, - maksimum %75 i donör tarafından karşılanmaktadır. Proje maliyetlerinin minimum %25, - maksimum %50 si başvuru sahibi tarafından karşılanmalıdır. Başvuru sahibi, söz konusu maliyetleri kendi öz kaynaklarından karşılıyabileceği gibi, ortaklarından veya üçüncü şahıslardan da sağlayabilir. Başvuru sahibi, ortakları veya üçüncü şahısların ayni katkıları uygun maliyet ve eş finansman olarak değerlendirilmemektedirler. Projede görevli personelin maliyeti ayni katkı değildir; bu maliyet faydalanıcı veya ortakları tarafından karşılanıyorsa proje bütçesinde eş finansman olarak kabul edilecektir. minimum 12 ay, - maksimum 18 ay Proje toplam bedeli, KDV, ÖTV, Damga ve Gümrük Vergilerinden muaftır. Personel ve danışman giderleri (İdari personelin projede çalıştıkları günler bütçeye dahil edilebilir.) Seyahat Giderleri Ekipman Satınalım Giderleri (Toplam proje bütçesinin maksimum %20 si kadar) Ofis Kirası (Toplam proje bütçesinin maksimum %10 u kadar) Faaliyet Giderleri Proje bedelinin maksimum %10 u kadar dolaylı giderler Proje bedelinin maksimum %5 i kadar ihtiyaç akçesi Denetim maliyeti (Bütçesi 75.000 Euro yu aşan tüm projeler için zorunlu), Uygun Olmayan Maliyetler borçlar ve zarar veya borç karşılıkları, faiz borçları, hâlihazırda başka bir kapsamda finanse edilen kalemler, arazi veya bina alımları, döviz kuru zararları, KDV de dahil olmak üzere vergiler, üçüncü taraflara verilen krediler, otomobil ve taşıt satın alınması. kamu görevlilerinin maaşları, proje hazırlık masrafları; sözleşmenin imzalanmasından önce yapılmış masraflar.
Grup Çalışması Çalışma 2 Projenin Sona Ermesi ve Nakit Akışı Ödeme Planı Proje Bitimi: Ek Bilgiler: 12 aylık Projeler için: Ön Ödeme: Projenin başlangıcında hibe tutarının %75 i avans olarak ödenecektir. Nihai Ödeme: Final Raporun Kabulünün ardından 45 gün içerisinde yapılacaktır. 12 ayı aşan Projeler için: Ön Ödeme: Projenin başlangıcında, birinci yıl hibe tutarının %75 i avans olarak ödenecektir. Ara Ödeme: 1. Yılın ardından verilecek ara raporun kabulünden sonra, 30 gün içerisinde ikinci yıl hibe tutarının %75 i olarak ödenecektir. (Ara ödemenin yapılabilmesi için, 1. yıl proje bütçesinin asgari %80 inin gerçekleşmiş olması gerekmektedir.) Nihai Ödeme: Final Raporun Kabulünün ardından 45 gün içerisinde yapılacaktır. Proje aşağıdaki şekilde tamamlanmıştır: 1- Personel Giderleri bütçelenenin %5 üstünde gerçekleşmiştir. 2- Seyahat giderleri bütçelenenin %20 üstünde gerçekleşmiştir. 3- Faaliyet Giderleri bütçelenenin %10 altında gerçekleşmiştir. Bütçede Değişiklik Yapılması: Raporlama Projenin temel amacını etkilememesi (1); ve yapılan değişikliğin mali etkisinin; aynı ana bütçe kalemi içinde bir transferle ya da ana bütçe kalemleri arasında, ilgili her bir ana bütçe kaleminin asıl miktarının %15 inden fazla olmayan bir transferle sınırlı olması (2) durumunda değişiklik önceden izin alınmadan yapılabilinir. Yapılan değişikliğin bildirilmesi yeterli olmaktadır. Personel bütçesinde ve dolaylı giderlerde önceden izin alınmaksızın bir değişiklik yapılamaz. Ara rapor: 12 ayı aşan projelerde 12 ayın gerçekleşmesinin ardından 30 gün içerisinde verilmelidir. Raporun verilmesininin ardından, donör, 30 gün içerisinde raporun incelenmesini tamamlamalıdır. Final Rapor: Bütün projelerde, en geç projenin tamamlanmasının ardından, 45 gün içerisinde final rapor teslim edilmelidir. Raporun verilmesininin ardından, donör, 45 gün içerisinde raporun incelenmesini tamamlamalıdır.
AB Hibe Projeleri Bütçe (Gider) Formatı
AB Hibe Projeleri Bütçe (Gelir) Formatı Ek B2. Beklenen Finansman Kaynakları Tutar Toplamın EUR yüzdesi % Başvuru sahibinin mali katkısı 0,00 0,00 Bu başvuruda talep edilen Komisyon katkısı 0,00 0,00 Diğer Avrupa Kurumları veya AB Üye Ülkelerinden yapılan katkı(lar) Diğer kurumlarca yapılan katkılar Adı Ortak1 Ortak2... Koşullar TOPLAM KATKI 0,00 0,00 Projeden elde edilen doğrudan gelir GENEL TOPLAM 0,00 100,00
Proje Bütçelendirme Teşekkürler!