SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI EĞİTİMİ ANKARA, 2015
Serkan MENTEŞ smentes@basbakanlik.gov.tr Selman SOLHAN selman.solhan@basbakanlik.gov.tr www.devletarsivleri.gov.tr
GÜNDEM T.C. Devlet Teşkilatı Numarası (Oluşumu Kurallar) Standart Dosya Planı ve İlgili Kavramların Tanımı, 2005/7 Sayılı Genelge Standart Dosya Planı Amaçları ve Kazanımları Standart Dosya Planı Kodlarının Oluşumu Kurallar, Uyarılar ve Örnek Uygulamalar Standart Dosya Planına Göre Dosyalama ve Klasörleme
T.C. Devlet Teşkilatı Numarası Kurumlar tarafından kullanılan veya geliştirilen yazılım programlarında (özellikle elektronik belge yönetim sistemleri) kurumların teşkilat bilgisinin elektronik ortamda tanımlanmasında tekil ve değişmez nitelikte numaralara (T.C. Kimlik Numarası benzeri) ihtiyaç duyulmuştur. 14 hane ve 8 kırılıma kadar uzayan hiyerarşik bir yapıya sahip Haberleşme Kodları teknolojiyle birlikte ortaya çıkan bu ihtiyacı karşılayamamıştır. Bu nedenle DTVT de (DETSİS) yer alan tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların alt birimleri için tekil ve değişmez (unique) nitelikte İdari Birim Kimlik Kodları (Devlet Teşkilatı Numarası) tanımlanmasına ihtiyaç duyulmuştur.
T.C. Devlet Teşkilatı Numarasının oluşum Süreci 13.08.1991 tarih ve 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında yazılı iletişimin çağa uygun olarak geliştirilmesi amacıyla otomasyon tekniklerine uygun ortak bir kodlama standardının oluşturulacağı belirtilmiştir. 10.02.2011 tarih ve 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile bir önceki Genelge iptal edilerek Haberleşme kodları ile alakalı yeni hususlar ortaya konmuştur. 2012 yılında İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından yapılan duyuruyla 01.01.2013 tarihi itibariyle Haberleşme Kodlarının yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının (Devlet Teşkilatı Numarası) kullanılacağı söylenmiştir. 02.02.2015 tarihli Resmi Gazete de Yayımlanan Resmi Yazışmalarda uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik
2011/1 Sayılı Başbakanlık Genelgesi 1) Uygulamaya erişim "kamu.basbakanlik.gov.tr" internet adresinden sağlanacaktır. 2) Kurumların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarında yer alan tüm birimlere ait kodların güncellenmesi işlemlerinde kurumların strateji geliştirme birimleri, bu birimlerin bulunmadığı kurumlarda bunlara denk sayılacak birimler sorumlu ve görevli olacaktır. 3) Sorumlu birimlerde düzenli olarak güncelleme işlemlerini yürütecek yeterli sayıda DTVT görevlisi belirlenecektir. 4) Kurumlarda belirlenen DTVT görevlilerine uygulamaya erişim yetkisinin verilmesi için e-devlet şifreleri aldırılarak T.C. kimlik numaraları, e-posta adresleri ve telefon numaraları Başbakanlığa bildirilecektir. 5) Haberleşme Kodları, DTVT Uygulaması üzerinde yer alan "Kodlama Standartlarına" uyularak oluşturulacaktır. 6) DTVT'de yer alan kurum/birim adları ile bunlara ait kodlar incelenerek kaldırılan birimler silinecek, yeni kurulanlar eklenecek, kod veya birim adı alanlarında değişiklik olan kayıtlarda gerekli güncellemeler yapılacaktır. 7) Birimlerin iletişim bilgileri ve uygulama üzerinde istenen diğer alanlar doldurulacaktır. 8) İlk güncelleme işlemlerinin tamamlanmasından sonra kurumun teşkilat yapısında meydana gelecek değişikliklerin görevliler tarafından en geç üç gün içinde DTVT'ye girilmesi gerekmektedir. 9) Girilen kayıtların onaylanarak yayınlanması ile söz konusu uygulama ve veri tabanının işletilmesinden Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı yetkili ve sorumlu olacaktır. 10) Veri Tabanında yer alan kayıtlar "dtvt.basbakanlik.gov.tr" internet adresinden yayımlanacaktır. Haberleşme kodlarına ilave olarak DTVT'de yer alan her birime otomatik olarak "Kurum Kimlik Kodu" verilecektir. Bir kez verilecek olan Kurum kimlik kodu, hiçbir şekilde değiştirilmeyecektir.
T.C. Devlet Teşkilatı Numarası Kullanımı Haberleşme Kodunda olduğu gibi belli bir hiyerarşik numaralandırmadan söz edilemez. Bunun yerine her birim için T.C. Kimlik Numarası benzeri birer numarayla birimler numaralandırılmıştır. B.02.0.SGB.0.11-842.01-1745 (Başbakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı) 27770603-842.01-1745 (Başbakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı)
T.C. Devlet Teşkilatı Numarası Kullanımı Devlet Teşkilatı Numarası devlet hiyerarşisi içerisinde en üst noktadan başlayarak en alt seviyeye kadar tanımlaması yapılan, tamamen eşsiz ve tekil 8 haneli kodlardır. B.02.0.SGB.0.11-842.01-1745 (Başbakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı) 27770603-842.01-1745 (Başbakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı)
T.C. Devlet Teşkilatı Numarası Kullanımı Oluşturulan belgelerin sayı hanesinde sadece yazının hazırlandığı birimin veya alt birimin kodu kullanılmalıdır. Hiyerarşik sıralamaya göre öncelikle bir üst birimin, sonra ilgili alt birimin Devlet Teşkilatı Numarasının yazılması kesinlikle yanlıştır. Doğru: Yanlış: Sayı: 72131250-542-1234 Sayı: 24301013.72131250-542-1234 İdareyi Gel. Başkanlığı Başbakanlık.İdareyi Gel.Başkanlığı
T.C. Devlet Teşkilatı Numarası Kullanımı İlgi Tutma: a) İdareyi Geliştirme Başkanlığının 20.08.2014 tarihli ve 72131250-542-263 sayılı yazısı. b) İçişleri Bakanlığı (Personel Genel Müdürlüğü) nın 27.08.2014 tarihli ve 25308947-903.01-55 sayılı yazısı. c) 04.09.2014 tarihli ve 89243403-903.06.01-391 sayılı yazımız. d) 09.10.2014 tarihli ve 69471265-494.01-397 sayılı yazınız.
Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi kamu.basbakanlik.gov.tr
Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi http://www.kaysis.gov.tr
Standart Dosya Planı Kurumsal aktivitelerin ve bu aktiviteler sonucunda oluşan belgelerin kurumsal yapıya ve hiyerarşiye uygun olarak konusal açıdan sınıflandırılması için geliştirilmiş belge yönetim aracıdır. Dosya Tasnif Planı olarak da adlandırabileceğimiz SDP, konusal açıdan sınıflandırmanın yanında belgenin tasfiye işlemini de belirlemektedir.
Standart Dosya Planı Standart Dosya Planı belgelerin, konularına göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.
Standart Dosya Planının Amaçları Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturacaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.
Temel Kavramlar Belge Bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş, kurumsal kayıt sistemine tabi delil teşkil edebilecek materyaldir. Dosya Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu ifade eder. Dosya Planı Belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
Temel Kavramlar Saklama Kodu Ana Dosya Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır. Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları ifade eder. Yazışma kodu olarak kullanılmayıp, sadece dosya üzerlerine yazılır.
Standart Dosya Planı Konuları Genel Konular Mevzuat işleri, Olurlar, Faaliyet raporları vs. Ana Hizmet Konuları Danışma Denetim ve Yardımcı Hizmetler Eğitim-Öğretim İşleri, Akademik Per. ve Akademik Kariyer İşleri, Öğr. İşleri, Öğr. Seç. Ve Yerl. İşleri APK, Hukuk İşleri, Personel İşleri vs.
Standart Dosya Planı Tasfiye İşlemleri SÜREKLİ SAKLAMA Belgenin saklama kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gerektiğini ifade eder. DEĞERLENDİRME Belgenin ileri bir tarihte değerlendirmeye tabi tutulacağını ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre alınacağını ifade eder. İMHA Belgenin saklama süresinin bitiminde imha edileceğini gösterir. TRANSFER Belgenin, üretildiği kurumdaki saklama süresinin bitiminde başka bir kuruma transfer edileceğini gösterir.
Saklama Kodları A Devlet Arşivlerine Gönderilir. A1 Örnek Yıllar Gönderilir. A2 Örnek Seçilenler Gönderilir. A3 Özellikli Olanlar Gönderilir. B Kurumda Saklanır. C Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir. D Devlet Arşivlerine Gönderilmez.
Standart Dosya Planı Kullanımının Faydaları İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunmasını sağlar. Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınır. 09/10/2003 tarih ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu ile karşılanması zorunluluk haline gelen vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışının sağlanmasına katkı sağlar.
Standart Dosya Planı Kullanımının Faydaları Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki eder. Dosyalama yönetimi ile kurum ve kuruluşların verimi yükseltilerek, zaman ve iş kaybını engellenmesi sağlanır. Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı sağlanarak zaman ve iş kaybının asgari seviyeye düşürülmesi sağlanır.
Standart Dosya Planı Kullanılmaması İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olamaz. Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere de aynı oranda etki ederek, verimliliği azaltır. Bilgi ve belgelere ulaşılamaması birey ve kurumların hak kaybına uğramasına neden olabilir.
Standart Dosya Planı Kullanılmaması Kurumun ve toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet verir. Arşiv iş ve işlemlerinin, arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır. Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur.
Kurumlar Kendileri Hazırlar STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ 000-099 GENEL KONULAR 100-599 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 600-699 DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ 600-619 ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ 620-639 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 000-099 600-999 640-659 HUKUK İŞLERİ 660-679 TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ 700-970 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ 720-749 DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün Hazırladığı Ortak Alanlar 750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ 770-799 EĞİTİM İŞLERİ 800-819 İDARİ VE SOSYAL İŞLER 820-839 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ 840-869 MALİ İŞLER 870-889 ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ 900-929 PERSONEL İŞLERİ 930-949 SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ 950-969 GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ
000-099 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL KONULAR Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 020 Olurlar, Onaylar Kurumların her biriminde olan ve her birim tarafından kullanılabilen dosya kodlarıdır. 030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller 040 Faaliyet Raporları 041 Brifingler ve Bilgi Notları 042 İstatistikler 044 Anketler 045 Görüşler 050 Kurullar ve Toplantılar 051 Bilimsel ve Kültürel Toplantılar 060 Kalite Yönetim Sistemi
Standart Dosya Planının Uygulanması 600-679 DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ Ortak alan içerisinde yer alır ve her kurum tarafından kullanılabilir. 600-619 620-639 640-659 660-679 ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER HUKUK İŞLERİ TEFTİŞ/ DENETİM İŞLERİ
Standart Dosya Planının Uygulanması 700-969 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Ortak alan içerisinde yer alır ve her kurum tarafından kullanılabilir. 700-719 720-749 750-769 770-799 800-819 820-839 840-869 870-889 900-929 930-949 950-969 Bilgi Sistemleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satın alma ve Satış İşleri Güvenlik, Afet ve Acil Durum Yönetimi ve Topyekun Savunma Sivil Hizmetleri
Standart Dosya Planının Uygulanması Planda, faaliyetin adı altında Ana konular Ana konuyla ilgili tali konular Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. 000 Ana Konu 00 Tali konularla ilgili daha alt konular Birinci, İkinci ve Üçüncü alt konular 00 00 birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.
Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Örnek Uygulama 805 01 Belge Yönetimi 805 01 01 Saklama Süreli Dosya Planı 805 01 02 Kodlama İşlemleri 805 02 Arşiv Yönetimi 805 02 01 Devir-Teslim İşlemleri 805 02 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 805 02 02 01 Ayıklama ve İmha 805 02 02 02 Uygunluk Görüşü 805 02 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 805 02 04 İnceleme ve Denetleme 805 02 05 Arşivlerden Yararlanma 805 99 Diğer
Detaylı bilgi için bkz. http://sdp.basbakanlik.gov.tr http://www.kaysis.gov.tr
Kurumlar, Kendi Kurumlarının Ayrıştırılmış Standart Dosya Planına Sekmesini Tıklayarak Erişebilirler.
Sayı Numarası Verilmesi Örnek Uygulama Atılım Üniversitesi İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü Personel Özlük İşleri Hizmet Değerlendirmesi ile ilgili sayı numarası Sayı: 30619218 903.03.02.01 254 A B C D E F A:Devlet Teşkilatı Numarası B:Ana Dosya Kodu (Per. Özlük İşl) C:Birinci Alt Konu Kodu (Terfi ve İntibak) D:İkinci Alt Konu Kodu(İntibak İşleri) E:Üçüncü Alt Konu Kodu (Hizmet Değerlendirmesi) F: Kayıt Numarası
Kurallar Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu dosyaların birbirinden ayrılması ve farklı konulardaki belgelerin bir arada tutulmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod ; (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.
Kurallar Aynı Konulu Dosyaların Birbirinden Ayrılması 903 903[C-286] 903[C-235] Selman SOLHAN ın Personel Sicil Dosyası Serkan MENTEŞ in Personel Sicil Dosyası
Kurallar Sayı: 11119382 604. 02. 03 / 06 [TBAG-719] Kurum Kodu Ana Dosya Kodu Birinci Alt Konu Kodu İkinci Alt Konu Kodu Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no lu TÜBİTAK Projesi İl/Ülke Kodu Proje Kodu Örnek Uygulama
Uyarılar 020 020 yazışma kodu olmayıp, yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır. Olurlar Onaylar Örneğin satın alma sürecinde alınması gereken bir olur için 020 Olurlar, Onaylar kodu kullanılamaz. Böyle bir durumda satın alma sürecinin ayrılmaz parçası dosyadan koparılmış olur.
Uyarılar Olur kodunun kullanımı
Uyarılar 99 99 Diğer Kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanır. Diğer Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda 99 Diğer adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilir.
Uyarılar Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli, bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır.
Standart Dosya Planına Göre Dosyalama Dosya Açılması Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili, 1-Az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılması ve belgelerin bu dosyada toplanmasını, 2- Faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir.
Standart Dosya Planına Göre Dosyalama Dosya Açılması Her faaliyet grubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde Personel işleri ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda 900 Personel İşleri kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. 900 Personel İşleri adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir.
Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu altında (Tek Klasörde) Toplanması 755.01... Etüd... 755.02... İhale... 755.03... Uygulama 755.04... Tetkik... 755.05... Ödeme... 755.06... Kabul... 755 İnşaat İşleri 755 İnşaat İşleri 755.01 Etüt-Proje ve Keşif İşleri 755.02 İhale İşleri 755.03 İnşaat Uygulama ve kontrol İşleri 755.04 Tetkik İşleri 755.05 Hak edişler ve Ödemeler 755.06 Geçici ve Kesin Kabuller
Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu altında (Tek Klasörde) Toplanması 935 Demirbaş Alımları 936 Gayrimenkul Alımları 937 Sarf Malz. Alımları 937.06 Giyecek 622.03... 938...... Hizmet Alımı Yoğunluğu az olan farklı dosyalar da bir klasörde toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır. 935-938 935 Demirbaş Alımları 936 Gayrimenkul Alımları 937 Sarf Malzemesi Alımları 937.06 Giyecek Alımları 938 Hizmet Alımları
Coğrafik, Alfabetik, Kronolojik Ayrıma Göre Dosya Açılması 755 755 755 755 755.0 1 755.0 2 755.0 3 Andırın İş.Şef. Akifiye İş.Şef. Kaleboynu İş.Şef. Yeşilova İş.Şef Andırın Andırın Andırın İş.Şef. Etüd İş.Şef. İhale İş.Şef. Kontrol Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar açılabilecektir. 755 İnşaat İşleri 755.01 Etüt-Proje ve Keşif İşleri 755.02 İhale İşleri 755.03 İnşaat Uygulama ve kontrol İşleri 755.04 Tetkik İşleri 755.05 Hak edişler ve Ödemeler 755.06 Geçici ve Kesin Kabuller
Klasör Sırt Etiketinin Verilmesi Kurum Adı Devlet Teşkilat Numarası Dosya No Konu Adı Özel Kod Alanı Dosyanın Yılı
Elektronik Ortamda Dosya Açılması Elektronik ortamda, EBYS tasarlanırken, klasör bilgileri ve saklama planları sistem üzerinde tanımlanır. Sistem otomatik olarak her kod için belirli zaman periyotlarında yeni klasör açar.
www.devletarsivleri.gov.tr