Hastane Yönetimi Ders-3 Yönetimin Fonksiyonları(Planlama-Örgütleme) Öğr. Gör. Hüseyin ARI 1
Yönetim Yönetim ihtiyacı insanların gruplar halinde çalışmasından doğmuştur. Eski Mısır, Çin, Roma ve Yunan dönemlerinde görülmektedir. Tarım, ticaret, yapılaşma gibi alanlarda kendini göstermektedir. Yönetimin çok eskilere dayansa da bilim olarak ortaya çıkması buharlı makinaların icadını takriben 18.yy da gerçekleştirmiştir. Bu yüzden yönetim sanatların en eskisi, bilimlerin en yenisi olarak tanımlanmaktadır. En basit tanımıyla başkaları aracılığı ile iş görme faaliyetidir. Bu faaliyetin barındırdığı ortak amaçlar; çevre şartlarına uyum, beraber çalışma, organizasyonun amaçlarına ulaştırma, sınırlı kaynakların etkin ve verimli kullanımı. 2
Yönetimin Fonksiyonları Planlama Örgütleme Yürütme (Yöneltme) Koordinasyon (Eşgüdümleme) Kontrol 3
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Planlama Plan, bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Plan bir sonuçtur. Planlama ise bir süreçtir. Önemli olan planlama, yani sürekli bir şekilde bugünden, gelecek hakkında, kısa ve uzun vadeli amaçlar ile bunları gerçekleştirmek üzere izlenecek yollar hakkında düşünmektir. Belirsizlik altından yönetim söz konusu olduğunda, planlama değişebilecek olası çevre şartlarına karşı esnek olmalıdır. Planlama yapmanın nedenleri; Planlama çalışanlara takip edecekleri bir yön sağlar Hızlı değişen koşulların işletme üzerinde etkisini en aza indirger İşletmede kaynak israfını ve fazlalığını engeller Kontrol (denetleme) aşamasında kullanılabilecek standartlar oluşmasını sağlar Planlama; ne, kim ile, ne zaman, nasıl, hangi olanaklarla ve neden sorularına cevap arar. 4
Planlamanın Özellikleri ve Aşamaları Planlamanın Özellikleri; Planlama bilinçli bir seçim ve tercih etme sürecidir. Planlama kapsamlı bir faaliyet ve bir karar sürecidir. Planlama geleceğe dönük bir faaliyettir. Planlama bir kararlar toplamıdır. Planlama belirli bir süreyi kapsar. Planlamanın Aşamaları; Misyon ve vizyonun açıklanması Amaç ve hedeflerin belirlenmesi Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi Alternatiflerin değerlendirilip, en uygununun seçilmesi Yardımcı planların düzenlenmesi Planları sayısal değerlerle bütçelemek 5
Hazırlanma Düzeyi Açısından Planlama Stratejik Planlar; işletmenin misyonu, vizyonu ve uzun vadeli hedeflerini ve bunlara ulaşma yollarını belirleme işidir. Stratejik planlama stratejik yönetim uygulamasının bir koşuludur. Stratejik planlar iki ila beş yıllık bir süreç içinde stratejik hedeflere ulaşmak için üst yönetim tarafından geliştirilen ve yürütülen planlardır. Taktik Planlar; işletmenin orta düzey yöneticileri tarafından şekillendirilen ve stratejik planlardan daha kısa bir süreyi kapsayan planlardır. Stratejik planlara göre şekillenir ve stratejik planların uygulanmasına yol gösterici olan planlardır. Operasyonel Planlar; bu planlarda işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için operasyonel düzeyde planlar hazırlanır. Taktik planların hayata geçebilmesi için faaliyetlere yön veren operasyonel planlar alt düzey yöneticilerin sorumluluğundadır. 6
Kullanılma Seçenekleri Açısından Planlama Politika; bir kararın verileceği alanı sınırlayarak kararların amaçlara uygun ve onlara katkıda bulunacak şekilde alınmalarını sağlar. Satış politikaları, personel politikaları, finansman politikaları, üretim politikası politika çeşitlerine örnektir. Prosedür; belli bir işin tam olarak hangi adımlar ve aşamalarla yapılabileceğini tanımlayan standart bir faaliyet rehberidir. Kural; özel bir faaliyetin yapılmasında uyulması gereken bir hususu açıklar Programlar; bir amacın gerçekleşmesi için gerekli olan aşama ve adımları, her birinden sorumlu olan kişileri ve her bir aşamanın süresini belirleyen bir plandır. Bunu sağlamak için programda politika ve bütçeler bir araya getirilir. Projeler; projeler programların kısımlarıdır. Ancak birbirinden kesin çizgilerle ayrılan kısımlarıdır. Zaman ve bütçe kısıtları vardır. Bütçeler; beklenen ve tahmin edilen sonuçların sayılarla açıklanmasıdır. Bu tahminler nakit akışı, gelir, sermaye gideri veya iş gücü harcaması şeklinde olabilir. 7
Politika Örneği 8
Prosedür Örneği 9
Kural Örneği Tahmini gelir bütçesinin %1 i kadarı hazine payı, SB nin payı için %5, Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Payı için %1 ve genelge doğrultusunda gelirin %10 u Sağlık Müdürlüğü Turizm Giderleri Payı olarak giderleşme yapılmalıdır. SB, SHÇEK ve hazine payları ayrıldıktan sonra kalan tutarın kurumlarda ancak %50 si kuruluşlarda %35 i ek ödeme olarak sağlık personeline verilmektedir. Bağış, faiz gibi personele katkısına dayanmayan hiçbir döner sermaye geliri personele ek ödeme yapılamaz. Eğitim ve Araştırma Hastaneleri için AR-GE çalışmaları için tahmini gelirin %1 ni geçmemek kaydıyla ödenek konmalıdır. 10
Sağlıkta Dönüşüm Programı Planlayıcı ve denetleyici Sağlık Bakanlığı Akılcı ilaç ve malzeme yönetimi Genel Sağlık Sigortası Eğitim ve Bilim Kurumları Yaygın, erişimi kolay ve güler yüzlü Sağlık hizmeti Bilgili ve motive İnsan gücü Kalite ve Akreditasyon Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi e-sağlık (PROJE) Sağlığın geliştirilmesi ve sağlıklı hayat programları Çok yönlü sağlık sorumluluğu Sınır ötesi sağlık hizmetleri 11
Sağlıkta Dönüşüm Programı Kapsamında Sağlık Bilgi Sistemi Sağlık Bilgi Sistemi Elektronik hasta kaydı Elektronik provizyon ve faturalama Merkezi veri tabanı Sosyal güvenlik kuruluşları ile bilgi entegrasyonu e-radyoloji Uzaktan eğitim Sağlık politika belirleyicilerine güvenli veri 12
Altın Kart Projesi Yönetimi Müşteri; Maltepe Sakinleri Fonksiyonel Yöneticisi; Mayday Firması Proje yöneticisi; Maltepe Belediyesi 13
Temel Boyutlarıyla Altın Kart Projesi %98 MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ 3 YILLIK SÜRE 6.000.000 TL BÜTÇE 14
Eylemler PROJENİN GANTT ÇİZELGESİ Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Projenin Gerekçelendirilmesinin Sağlanması Proje için Meclis Kararının Alınması Kamuoyunun Bilgilendirilmesi Fonun Oluşturulması İhale Komisyonun Oluşturulması Teknik Şartnamenin Hazırlanması İhale Sürecinin Yürütülmesi ve Sözleşmenin İmzalanması İhtiyaç Sahiplerinin Tespit Edilmesi Altın Kartların Basılması Altın Kartların İlgililere Ulaştırılması Çalışanlara Oryantasyon Eğitiminin Verilmesi Denetleme Komisyonunun Oluşturulması 15
Bütçe Örneği 16
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Örgütleme Örgütleme işlevini, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir-komuta ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun işletme yapısının oluşturulması olarak tanımlamak mümkündür. Plan ve stratejiler işletmelerde ne yapılması gerektiğini söyler. Örgütleme de bunun nasıl bir yapı ile gerçekleşeceğini açıklar. 17
Örgütlenme Sürecinin Evreleri Görülecek İşlerin Belirlenmesi ve Gruplara Ayrılması Yapılacak işler belirlenip hangi fonksiyonların yürütüleceğine karar verildikten sonra organizasyon bölümleri belirlenmiş olur. Bunu bir örnekle açıklarsak, bir üretim işletmesinde, üretim, pazarlama, muhasebe gibi ana bölümler oluşturulduktan sonra bu ana bölümlerin de bölümleri oluşturulabilir. Personelin Belirlenip Atanması Yapılacak işler belirlendikten sonra, işle ilgili yetki ve sorumlulukların kimlerin üsteleneceğinin belirlenmesidir. İşin gerektirdiği niteliklere sahip kişilerin objektif kriterlere göre seçimi önem kazanmaktadır. İşe alınan kişiler aynı zamanda görevi, yetkilerini ve ast-üst ilişkilerini bilirler. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi Bireyin yaptığı iş, neleri gerektiriyorsa onu sağlamak gerekir. İşin niteliğine uygun, personelin başarısı ve sorumluluklarını yerine getirmesinde yardımcı olacak araç-gereç ve donanımların belirlenmesi bu açıdan önem kazanır. 18
Örgütleme İlkeleri Amaç birliği ilkesi; organizasyonun her bölümünün işletmenin ana hedefini gerçekleştirmek üzere örgütlenmiş olmasını ifade eder. Kumanda birliği ilkesi; her çalışanın tek bir üstten emir almasını ve ona karşı sorumlu olmasını ifade eder. Yeterlilik ilkesi; maliyetleri düşürmek isterken organizasyonun işlevselliğini kaybetmemesi gerektiğini ifade eder. İş bölümü ve uzmanlaşma ilkesi; iş bölümü gerçekleştirerek çalışanların belli bir alanda çalıştırılmasını ve verimlilik sağlanmasını ifade eder. Görevlerin tanıtımı ilkesi; organizasyon içerisindeki çalışanların görevlerinin tam ve açık şekilde bilmesini ifade eder. Basamakları sırası ilkesi; belirli işlerin gerçekleştirilmesi için birbiriyle ilişkilerin sırayla yapılmasını ve bunun çalışanları ast-üst ilişkisinde birbirine bağlamasını ifade eder. 19
Örgütleme İlkeleri Yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi; çalışana verilen sorumluluğun yerine getirilmesini sağlayacak aynı düzeyde yetkinin de verilmesini ifade eder. İş, yetki, sorumluluk ve karşılıkların açık olarak belirlenmesi ilkesi; organizasyonda yer alan yöneticilerin yetki ve sorumlulukların karşısında hangi maddi ve manevi ödüllere sahip olacağını ifade eder. Ayrıklık ilkesi; iş bölümü yapıldıktan sonra ilgili birim çalışanın işinin gerektirdiği kararları serbestçe alabilmesini ifade eder. Yöneltme birliği ilkesi; bir işletmenin misyon ve vizyonunu gerçekleştirmeye dönük plan, program ve işletme politikalarının oluşturulması ve takip edilmesini ifade eder. Değişebilirlik ilkesi; sosyal, teknolojik, biyolojik şartlardaki değişmelerde organizasyonun bu değişen çevre şartlarına uyum sağlayabilecek yapıda olmasını ifade eder. Süreklilik ilkesi; organizasyon kademelerinde yer alan yönetici adaylarının yetiştirilerek işletmenin çevre şartlara uyum ve sürekliliğinin sağlanmasını ifade eder. 20
Örgütleme İlkeleri Önderliğin kolaylaştırılması ilkesi; organizasyon yapısının ve yetki devrinin yöneticinin önderlik yeteneğini arttırmasını ifade eder. Fonksiyonel benzerlik ilkesi; benzer işleri yapan çalışanların bir araya getirilerek bir fonksiyon altında etkin çalışması ifade eder. Yönetim alanı ilkesi; yöneticileri kontrol edebilecekleri kadar astın bağlanmasını ifade eder. Personeli işe yerleştirme ilkesi; kişiye göre işe yerleştirme değil, işe göre kişinin yerleştirilmesini ifade eder. Fonksiyonel büyüme ilkesi; işletmelerin büyümesi ile yeni çalışanların istihdam edilmesini ve bunun da yatay ve dikey olarak yeni yönetim kademelerinin oluşmasını ifade eder. Çapraz ilişkiler ilkesi; aynı kademede yer almakla birlikte fonksiyon olarak farklı iş bölümlerde çalışan yöneticilerin birbiriyle iletişime geçerek daha üst düzeye intikal etmeden işlerin yürütülmesini ifade etmektedir. 21
Örnek Soru «her çalışanın tek bir üstten emir almasını ve ona karşı sorumlu olmasına..denir.» ifadesinde noktalı yere örgütleme ilkelerinden hangisi getirilmelidir? A. Fonksiyonel Büyüme İlkesi B. Önderliğin Kolaylaştırılması İlkesi C. Kumanda Birliği İlkesi D. İş Bölümü ve Uzmanlaşma İlkesi E. Görevlerin Tanıtımı İlkesi 22
Bu sunumdakiler sadece ders notu amaçlı hazırlanmıştır; akademik makalelere kaynak olarak gösterilemez. 23