TÜRKİYE KIZILAY DERNEĞİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MALİ İŞLER BÖLÜMÜ YÖNETMELİĞİ 2004, ANKARA
DAĞITIM PLANI SIRA NO DAĞITIM YERİ 1 Teftiş Kurulu Başkanlığı 1 2 Hukuk Müşavirliği 1 3 Savunma Uzmanlığı 1 4 Kurumsal Gelişim ve Finansal Kaynak - Proje Geliştirme Bölümü 1 5 Uluslararası İlişkiler Bölümü 1 6 Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Bölümü 1 7 İnsan Kaynakları Bölümü 1 8 Yönetim Hizmetleri Bölümü 1 9 Kan Hizmetleri Yönetimi Bölümü 1 10 Sağlık Hizmetleri Yönetimi Bölümü 1 11 Sosyal Hizmetler Yönetim Bölümü 1 12 Afet Müdahale ve Yardımlar Yönetimi Bölümü 1 13 Şube Hizmetleri Bölümü 1 14 Eğitim Bölümü 1 15 Gençlik ve Gönüllü Organizasyonu Bölümü 1 16 Haberleşme ve Arşiv Bölümü 1 17 Satın Alma Bölümü 1 18 Gayrimenkul Yönetimi Bölümü 1 19 Yapı ve Teknik Hizmetler Bölümü 1 20 Mali İşler Bölümü 1 21 Bilgi İşlem Bölümü 1 22 İşletmeler ve İştirakler Bölümü 1 MİKTARI 1
İÇİNDEKİLER Sayfa No Madde No 1. BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER 3-4 Bölümün Misyonu 3 1.1 Bölümün Vizyonu 3 1.2 Yasal Dayanaklar 3 1.3 Faaliyetler 3 1.4 Bütçe 3 1.5 İş Programları 3 1.6 Özlük Hakları 4 1.7 Atama, Nakil ve Terfi 4 1.8 Faaliyet Raporları 4 1.9 Çalışma Esasları 4 1.10 Çalışanların Yetki ve Sorumlulukları 4 1.11 İmza Yetkileri 4 1.12 Kontrol ve Teftiş 4 1.13 Diğer Makamların Kontrolleri 4 1.14 2. BÖLÜM MALİ İŞLER BÖLÜMÜNÜN YAPISI 4-8 Mali İşler Bölümünün Organizasyonu ve Norm Kadro Dökümü 4-5 2.1 Birimlerin Görevleri 5-8 2.2 3. BÖLÜM MALİ İŞLER BÖLÜMÜ ÇALIŞANLARININ GÖREV YETKİ SORUMLULUKLARI; POZİSYON PROFİLİ VE YETKİNLİKLERİ 8-17 Unvanların Görevleri, Yetki ve Sorumlulukları 8-13 3.1 Pozisyon Profili ve Pozisyon Yetkinlikleri 13-17 3.2 4. BÖLÜM YÜRÜTME VE YÜRÜRLÜK 17 4.1 Değişiklik 17 4.1. Yürütme 17 4.2. Yürürlük 17 4.3. 2
1.BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER 1.1 MİSYONU Kızılay amaçlarının gerçekleştirilebilmesi için mevzuat dahilinde faaliyet ve sonuçların sağlıklı ve güvenilir bir şekilde yürütülmesi, mevcut kaynakların program dahilinde etkin kullanımının sağlanması, işlemlerin bu doğrultuda muhasebeleştirilerek mali tablolar aracılığı ile sunulan bilgilerin tutarlılık ve mukayese edilebilirlik niteliklerinin korunması görevlerini yerine getirerek, karar alıcılarına; doğru, güvenilir ve net bilgi akışının sağlanmasına yardımcı olmak. 1.2 VİZYONU Mali İşler Bölümünün hizmetlerini çağın ve ihtiyaçların gerektirdiği şekilde dinamik bir yapıya ulaştırarak Kızılay'ın saygınlığının, insani yardım faaliyetlerinin kalitesinin sürekli geliştirmesine destek olmak. 1.3 YASAL DAYANAKLAR Bu Yönetmelik, Türkiye Cumhuriyeti Kanunları ve Türkiye Kızılay Derneği Tüzüğünün ilgili maddeleri esasları dikkate alınarak hazırlanmıştır. 1.4 FAALİYETLER 1.4.1. Muhasebe kayıt ve işlemlerinin yasal mevzuat doğrultusunda tutulmasını sağlayarak parasal nitelik taşıyan işlemlere ve kıymet hareketlerine ilişkin verilerin anlamlı ve güvenilir bilgileri temin edecek şekilde ilgili kaynaklardan toplanması, doğruluklarının saptanması, tasnif edilmesi, raporlar halinde sunulması ve yorumlanması yoluyla ilgili makamlara mali göstergeler vermek. 1.4.2. Alacak, borç ilişkileri, banka işlemleri, hesapların takibi, kaynakların en iyi şekilde değerlendirilmesi, mali tabloların hazırlanarak etkin analizlerinin yapılması ve bu hususlarla ilgili yazışma ve işlemlerin düzenlemek. 1.4.3. Bütçe hazırlamak,uygulamak,faaliyet sonuçlarını raporlanmak ve raporlarla ilgili analizler yapmak. 1.4.4. Derneğin mali işlem ve faaliyetlerine ilişkin tüm gelir-gider, varlık ve yükümlülüklerinin mevzuatlara uygun şekilde gerçekleştirilmesi için harcama öncesi ve sonrası kontrolü yapmak. 1.4.5. Mali mevzuat takibini yapmak ve bu konuda gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak. 1.5 BÜTÇE Her yıl bütçede belirlenecek program bütçe yönetmeliğine göre yürütülür. 1.6 İŞ PROGRAMLARI Mali mevzuatlarla belirlenmiş olan günlük, aylık, üç aylık ve yıllık mali tabloları ilgili makamlara sunmak. 1.7 ÖZLÜK HAKLARI Kızılay ın misyon, vizyon ve stratejilerine ulaşmada vereceği katkı, sorumluluklar ve çalışma koşulları dikkate alınarak her yıl bütçede belirlenecek Türkiye Kızılay Derneği program bütçe yönetmeliğine göre ücret verilir. 3
1.8 ATAMA, NAKİL ve TERFİ 1.8.1. Mali İşler Bölümü personelinin atama,nakil ve terfilerinde pozisyon profili ve yetkinlikleri dikkate alınarak Türkiye Kızılay Derneği personel yönetmeliğinde tespit olunan esaslar uygulanır. 1.8.2. Kadrolara atamalar için yapılacak sınav, mülakat ve değerlendirmelere Mali İşler Bölümünün Müdürü ve/veya Birim Yöneticisi de katılır. 1.9 FAALİYET RAPORLARI Mali İşler Bölümünün her yıl başında belirleyeceği çalışma programları esasları dahilinde faaliyet raporları düzenlenir ve ilgili makamlara sunulur. 1.10 ÇALIŞMA ESASLARI 1.10.1. Bölüm Müdürünün yokluğunda Müdürün uygun göreceği Birim Yöneticisi Müdürlüğe vekalet eder. 1.10.2. Mali İşler Bölüm Müdürü; birimlerinin iş programını hazırlama, tetkik ve kabulünden sonra birimler arasındaki koordinasyonu ve bu esaslar dahilinde birimlerin işlerini planlamasını ve sonuç olarak rasyonel iş düzeninin düzenlemesini yapar.birimler bu düzen içinde esasları tayin edilmiş işlerini, yetkileri dahilinde yapıp sonuçları sıralı hiyerarşi içinde yöneticilerine ulaştırmak suretiyle otomatik bir kontrolün devamını sağlar. 1.10.3. İş programlarındaki dönem sonu değerlendirmelerinde eksiklerin ve aksaklıkların tespiti yapılır. Geçerli bir gerekçeye dayanmayan eksiklik ve sorunları zamanında yöneticisine bildirmeyen personel hakkında ilgili mevzuatlar dahilinde işlem yapılmak üzere Genel Müdürlüğe arz edilir. 1.10.4. Mali İşler Bölümü; Genel Müdürlük ve taşra teşkilatı bünyesindeki icraatçı bölümlerin faaliyetlerine ilişkin mali kayıtların mevzuatlara uygun olarak tanzim edilmesinden sorumludur.bu faaliyetlerin esas ve usul yönünden mevzuatlara uygunluğu konusunda sorumluluk icracı bölümlere ve karar vericilere aittir. 1.10.5. Genel Müdürlük ve taşra teşkilatı bölümlerinin mali uygulamalarında bu yönetmelik esasları temel teşkil eder. 1.11 İMZA YETKİLERİ Mali İşler Bölümünde imza yetkileri Türkiye Kızılay Derneği İmza Yetkileri Yönetmeliğine göre yürütülür. 1.12 KONTROL VE TEFTİŞ Mali İşler Bölümü Genel Başkanlığın mutat ve mutat dışı teftiş ve denetimine, Genel Müdürlüğün ise kontrolüne tabidir. 1.13 DİĞER MAKAMLARIN KONTROLÜ Mali İşler Bölümü özel mevzuat ile yetki verilen diğer makamlar tarafından bu yönetmelikte yazılı konularda ve esaslar dahilinde teftiş ve kontrol edilir. 2.BÖLÜM MALİ İŞLER BÖLÜMÜNÜN YAPISI 2.1 MALİ İŞLER BÖLÜMÜ ORGANİZASYONU: Kanun, mevzuat, Kızılay Tüzüğü, Genel Müdürlük ve iş bu yönetmelikçe tespit olunan faaliyetler kapsamı ve belirlenmiş esaslarla üstlenilen sorumluluklar dahilindeki işlerin gerçekleştirilebilmesi ve yürütülebilmesi için aşağıda belirtilen organizasyon şeması 4
tanımlanmış olup, Mali İşler Bölümü, organizasyon şemasında belirtilen birim ve kadrolardan oluşmaktadır. (Ek:1 Mali İşler Bölümünün Organizasyonu ve Kadro Dökümü) 2.2. MALİ İŞLER BÖLÜMÜ BİRİMLERİNİN GÖREVLERİ: 2.2.1. Mali İşler Bölümünün Birimleri: 2.2.1.1. Muhasebe Birimi 2.2.1.2. Finans Birimi 2.2.1.3. Bütçe Birimi 2.2.1.4. Koordinasyon ve Takip Birimi 2.2.1.5. Mali Kontrol ve Mevzuat Takip Birimi 2.2.2. Mali İşler Bölümünün Birimlerinin Görevleri: 2.2.2.1. Muhasebe Birimi a. Dernek tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlar ile mali mevzuat ve yönetmelik hükümlerine uygun olarak Derneğe ait muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi, b. Kanunen tutulması zorunlu defterler ile yardımcı defterlerin tutulması, c. Her türlü yasal mali yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesi, d. Derneğin her türlü alacaklarının takibi, e. Mali raporların düzenlenmesi ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde kurulup yürütülmesi. f. Muhasebe İşlemleri Fişler hesap planına ve mevzuata uygun olarak düzenlenir ve süresi içerisinde muhasebeleştirilir. Fişler kasa ve mahsup fişleri olarak ikiye ayrılır. Kasa fişleri yine kendi içinde tahsil ve tediye fişi olarak ikiye ayrılır. Kasa Fişleri Kasa tahsil fişi: Kasaya giren paralar için düzenlenir. Fişlerdeki hesap adı alacaklandırılan hesabı gösterir. Biri asıl olmak üzere iki nüsha düzenlenir. Basımında müteselsil sıra numarası bulunur. Ayrıca her yıl itibari ile sıra numarası verilir. Tahsilde, ilgilinin dışında para yatırılması durumunda yatıranın adı soyadı ve unvanı ile yatırılma nedeni belirtilir. Kasa Tediye Fişi: Kasadan yapılan ödemeler için düzenlenir. Fişteki hesap adı borçlandırılan hesabı gösterir. Biri asıl olmak üzere iki nüsha düzenlenir.basımında müteselsil sıra numarası bulunur. Ayrıca her yıl itibari ile sıra numarası verilir. Ödemenin kime yapıldığı ve gerekçesi açıkça yazılır. İdare dışındaki gerçek kişilere yapılan ödemeler de kimlik ibrazı, tüzel kişilere yapılan ödemelerde ise onaylı yetki belgesi aranır. Asıl ilgili yerine vekiline ödeme yapıldığı taktirde, noterden tasdikli vekaletname örneği alınır. Mahsup (Muhasebe) Fişleri Kasa ile ilgili tahsil ve tediyeleri ilgilendirmeyen işlemlerin ilgili hesaplara borç ve alacak olarak kaydını temin için çift kolonlu olarak düzenlenir. Ayrıca sıra numarası verilir. Kasa tahsil ve tediye fişleri ile mahsup fişlerine işlem sırasına göre her yıl birden başlayarak yevmiye numarası verilir. Fişin ilgili yerlerinde tarih, ana hesap ve 5
yardımcı hesap kodları ile adları belirtilir. Fiş üzerinde yardımcı hesap ve yevmiye fişi genel açıklamaları ile ekli belgelerin sayısı ve içeriği yazılır. Gerekli ekleri ile birlikte yukarıdaki açıklamalara göre hazırlanan ve bilgisayar ortamında düzenlenen fişler, hazırlayan ve fişi giren operatör tarafından paraflandıktan sonra, yetkililerin incelemesine ve imzasına sunulur.bilgisayar ortamında düzenlenen tahsil ve tediye dekontları üzerine üçüncü şahıslardan alınan imzalar muhasebe fişi üzerine atılmış olarak kabul edilir. Fişler üzerinde, en az biri birinci dereceden olmak üzere iki imza ve diğerlerinin paraflarının bulunması gerekir. Fişlerin, mizanların, defterlerin, ve ilgili evrakın düzenli bir şekilde dosyalanarak saklanması zorunludur. g. Avans Ödemeleri Avans ödemeleri, ita amiri onaylı belge karşılığı yapılır. Harcırah avansı görev bitiş tarihini, iş avansları işin bittiği tarihi izleyen 10 gün içinde kapatılır. Süresi içerisinde avans kapatılmadığı taktirde kapatılmayan avanslar ilgilinin maaş ve diğer alacaklarından yasal faiziyle mahsup edilir. h. Yasal Ödemeler Her türlü süreli ödemelerin, sigorta keseneklerinin, vergi ve diğer ödemelerin zamanında yatırılması sağlanır. Ceza,faiz,gecikme zammı v.b. kanunen kabul edilmeyen giderlerin müsebbibinden tahsil edilmesi esastır.ancak kişisel hatadan kaynaklanmadan ve/veya zaruri nedenlerden bu tip giderlerin oluşması durumunda Genel Müdürlük oluru ile bu tip giderler Dernek bütçesinden karşılanabilir. i. Kasa Anahtarları Kasa sayımı ve müşterek muhafaza sayımları yapılıp tutanağa bağlandıktan sonra kasa anahtarının bir tanesi Mali İşler Bölüm Müdürü (yada Mali İşler Bölüm Müdürünün uygun göreceği bir birim yöneticisi), diğeri veznedar da kalır. Kasanın yedek anahtarları muhafaza için Genel Müdürlük Makamına tutanak karşılığı teslim edilir. Kullanılan anahtarlar kaybolursa yedeklerle kasa açılır. Bu işlem tutanakla tespit edilir. Kasada Saklanması Gereken Belgeler ve Özellikleri Para, döviz, çek,damga pulu ve kıymetli evrak (sözleşme, imza sirküleri, yetki belgeleri, teminatlar, vb) Mali İşler Bölümü kasasında saklanmak zorundadır. Bu belgelerden gerekli olanlar ayniyat makbuzu ile teslim alınır. Ayniyat makbuzları müteselsil sıra ile takip ettirilir. Bu belgeler nazım hesaplarda iz bedeli ile takip edilir. Kasa işlemlerinde Derneğimiz Kasa Yönetmeliği hükümleri uygulanır. j. Demirbaş İşlemleri Satın alma, bağış veya diğer şekillerde Genel Müdürlüğe girişi yapılan demirbaş nitelikli malzemelerin demirbaş ve muhasebe kayıtları yapılarak dönem sonlarında demirbaş sayım listeleri ile muhasebe kayıtları kontrol edilir ve uyumsuzluklar düzeltilir. Farklılık varsa gerekçeleri bir tutanakla tespit edilir ve gereği yapılır. Demirbaş işlemlerinde Demirbaş Yönetmeliği hükümleri uygulanır. k. Defterler Muhasebe fişlerinin kaydına mahsus defterler; Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Günlük Kasa Defteri ve Envanter Defteri, Demirbaş Defteri Bütçe Takip Defteri ve Yardımcı Defterlerdir. Yevmiye Defteri : Fişlere kayıt edilen işlemlerin tarih sırasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Müteselsil sıra numaralıdır. Defter-i Kebir : Yevmiye defterine kaydedilmiş işlemleri düzenli olarak ilgili hesaplara dağıtan ve bu hesaplarda toplayan defterdir. 6
Kasa Defteri : Kasa işlemlerin günlük olarak izlendiği defterdir. Defterin bir tarafında önceki günden devreden kasa mevcudu ve gün içerisinde yapılan tahsilat, diğer taraftan da o gün içerisinde yapılan ödemeler ayrı ayrı ve açık biçimde yazılır. Devreden kasa mevcudu ile o gün içinde tahsil edilen paralar toplanır, o gün içinde yapılan ödemeler toplamı düşüldükten sonra bakiye kasa mevcudu bir sonraki güne devredilir. Günlük kasa sayımı neticesi ile defter kayıtları,ilgili birim yöneticisi, sorumlu uzman ve veznedarca kontrol edilerek imzalanır.bilgisayar ortamından alınan günlük kasa balansları aynı imzaların ikmal edilmesi sonrasında kasa defteri olarak kabul edilir. Envanter Defteri : Bilanço ve envanter cetvellerinin kaydedildiği defterdir. Müteselsil sıra numarası takip eder. Demirbaş Defteri : İdarenin demirbaş niteliğindeki malzemelerinin kaydedildiği ve izlendiği defterdir. Bütçe Takip Defteri: Bütçe ile belirlenen ödeneklerin ve bu ödeneklerin gerçekleşmelerinin takip edildiği defterdir. Yardımcı Defterler;Tali Hesapların kayıt edildiği defterlerdir. İhtiyaca göre tutulur. Yukarıda belirtilen defterler bilgisayar ortamında tutulabilmekle birlikte bu defterlerin mali mevzuat dahilinde basılı hale getirilmesi ve gerekli yasal işlemlerinin yapılması zorunludur. 2.2.2.2. Finans Birimi Genel Müdürlükçe takip edilmekte olan Dernek nakdi kıymetleri ile Dernek kaynaklarının en optimal şekilde değerlendirilmesi, bu kıymetlerin yüksek oranda gelir getirecek şekilde yönetilmesinin sağlanması, TL ve yabancı para kaynaklarının gelir gider dengelemesinin sağlanarak fonlandırılması, tahvil, hisse senedi, altın, gibi menkul kıymetlerin etkin şekilde takibi ve değerlendirilmesi için gerekli işlemlerin yapılması. 2.2.2.3. Bütçe Birimi a. Genel Müdürlük merkez ve taşra bölümlerinin bütçe tekliflerinin Mali İşler Bölümü Bütçe biriminde birleştirilerek, bütçe taslağının hazırlanması, b. Hazırlanan taslağın Tüzük ve her yıl hazırlanan Program Bütçe Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda üst yönetime sunulması; c. Bütçede yıl içerisinde değişiklikler yapılması durumunda, ilgili Bölümler tarafından gösterilecek gerekçelerle Genel Müdürlüğe sunulması; d. İlgili bölümlerin bütçelerinin yıl içinde gerçekleşmelerini kontrol ederek bütçe dışında ve tebliğ olunan tahsisat üzerinde harcama yapılması durumunda ilgili makamlara bilgi verilmesi, e. Taşra Bölümlerinden gelen mizan, bilanço, gelir gider formlarının tetkik edilerek birleştirilmesi, konsolide raporlamalar yapılması, hazırlanan bilanço ve gelir tablolarının ilgili makamlara sunulması; f. Şube bütçelerinin hazırlanma kriterlerinin belirlenmesi 2.2.2.4. Koordinasyon Ve Takip Birimi a. Dernek iştiraklerinin mali durumlarının takip ve kontrollerinin yapılması, b. Bu konuda üst yönetime rapor sunulması, c. Şubelerin mali tablolarının konsolidasyonunun yapılması, d. Şube bütçelerinin takibi, kıymetli evrakların takip ve kontrolünün yapılması, 2.2.2.5. Mali Kontrol Ve Mevzuat Takip Birimi a. Derneğin mali işlem ve faaliyetlerine ilişkin tüm gider, varlık ve yükümlülüklerinin mevzuatlara uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için harcama öncesi ve sonrası usul yönünden kontrolünün yapılması; (Yapı ve Teknik Hizmetler Bölümünce hazırlanan ve 7
onaylanan hak edişlerin kontrolü Kontrol Mühendislerince yapılmasına müteakip mali kontrolünün yapılması ve tediyesi Mali İşler Bölümünce gerçekleştirilir.) b. Mali mevzuat takibinin yapılması ve bu konuda gerekli tedbirlerin alınmasının sağlanması; c. Hazırlanmış olan Şube bütçelerinin şube bütçe kriterlerine uygunluğunun kontrolü d. Şube bütçelerinin hazırlanma kriterlerinin belirlenmesi ve şube bütçelerinin kriterlere uygunluğunun kontrolü işlemlerinin yapılması aşamalarında Bütçe Birimi, Koordinasyon ve Takip Birimi ile Mali Kontrol ve Mevzuat Takip Birimi müşterek ve eşgüdüm içerisinde çalışırlar. e. Genel Müdürlükte, Mali Kontrol Yetkilisinin vizesinden geçmeyen hiçbir mali işlem gerçekleştirilemez ve muhasebeleştirilemez. (avans v.b. ödemeler hariç) 3.BÖLÜM MALİ İŞLER BÖLÜMÜ ÇALIŞANLARININ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI, POZİSYON PROFİLİ VE POZİSYON YETKİNLİKLERİ 3.1 MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞANLARININ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI 3.1.1. Mali İşler Müdürü 3.1.1.1 Görevleri a. Kanun, tüzük, yönetmelik, kararlar ve mevzuatlar çerçevesinde bölüm görevlerini planlamak, organize etmek, yönetmek, koordine ve kontrol etmek, izlemek, değerlendirmek ve geliştirmek. b. Bölümün yıllık faaliyet raporu ile çalışma programı ve bütçe önerilerini hazırlamak, bu alanlarla ilgili periyodik bilgileri ilgili birimlere vermek, c. Bölümde terfi, izin, sicil ve disiplin işlerini Personel Yönetmeliği hükümlerine göre yerine getirmek, personelin devamını izlemek ve diğer talimatlara uyulmasını sağlamak, d. Derneğe ait kırtasiye, büro malzemeleri ile her çeşit araç ve gereç kullanımında azami özeni göstermek, demirbaş eşyanın, Bölüme ait evrak, dosya ve benzeri belgelerin iyi bir şekilde muhafaza ve bakımı için gerekli önlemleri almak. e. Bölüme alınacak personelin istenilen niteliklerde olması için öneride bulunmak, f. Genel Merkez ve Genel Merkez Yönetim Kurulu tarafından alınan kararlardan görev alanına girenlerin, mevzuat çerçevesinde uygulanmasını sağlamak, g. Bölümden çıkan yazıları imzalamak yada parafe etmek, gelen evrakı ilgililere havale etmek ve gecikmeden sonuçlanmasını sağlamak, h. Genelgeleri zamanında personele duyurmak, uygulamaya yönelik takibini yapmak, i. Bilanço, gelir gider hesaplarının incelenerek değerlendirilmesi, j. Kızılay ın işbirliği içinde çalıştığı paydaş kurum ve kuruluşlarla alanıyla ilgili ortak çalışmalar yapmak, k. Bölüm görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesini temin için personel arasında iş dağılımı yapmak, çalışmaları izlemek, yönetmek, koordine ve kontrol etmek, l. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, m. Genel Müdürlükçe verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. 3.1.1.2 Yetkileri a. Koordinasyon ve yürütmeye ilişkin karar almak, b. Uygulamayı yönetmek, koordine ve kontrol etmek, denetlemek, c. Önerilerde bulunmak, 8
d. Parafe ve imza etmek, e. İzin verme ve göreve göndermek, f. Yeni personelin yeterliğini onaylamak, g. Bölüm personelinin performans değerlendirmesini yapmak, h. Benzer kadrolardaki personelinin iş alanını değiştirebilmek, i. Genel Müdürlük tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak. 3.1.1.3 Sorumlulukları Görevlerini yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerin gereği gibi kullanılmasından dolayı Genel Müdürlüğe karşı sorumludur. 3.1.2 Birim Yöneticisi 3.1.2.1 Görevleri a. İlgili Yönetmelik ve mevzuatların(derneği ilgilendiren yasal değişiklikler ve düzenlemelerin takibi, vergi kanunları, iş kanunu, diğer mevzuat ile tüzük, yönetmelik v.b.) takip edilmesi ve uygulamadaki aksaklıkların giderilmesi, gerektiğinde ilgili konularda tamim yapılmasını sağlamak, b. Bölüm Yönetmeliği nde belirtilen birim görevlerini planlamak, organize etmek, yönetmek, koordine ve kontrol etmek, izlemek, değerlendirmek ve geliştirmek. c. Birimlerindeki personelin koordineli olarak çalışmasını ve kendilerine bağlı personele verilecek talimatların yerine getirilmesini sağlamak. d. Birimleri tarafından hazırlanan planları ve iş programlarını kontrol etmek, bölüme sunmak ve eksiksiz-zamanında uygulanmasını sağlamak. e. Birimlerinin kadro tekliflerini, çalışma esaslarını hazırlamak, tetkik etmek ve bölüme sunmak. f. Birimlerinin faaliyet raporlarını, istatistiklerini ve mali tablolarını kontrol etmek, geliştirmek ve bölüme sunmak. g. Her yıl birimlerinin bütçelerini hazırlatmak, kontrol ve takip etmek. h. Personelinin disiplinini sağlamak. Disiplinsiz davranışlar gösteren personeli, disiplin kuruluna sevk etmek üzere bölüme sunmak. i. Müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilecek diğer görevleri yerine getirmek, 3.1.2.2 Yetkileri a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, c. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, d. Birim çalışanlarının performans değerlendirmesini yapmak ve müdüre rapor etmek e. Birim personelinin çalışmalarını planlamak, yönetmek, koordine ve kontrol etmek, f. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, 9
3.1.2.3 Sorumlulukları Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından dolayı Bölüm Müdürüne karşı sorumludur. 3.1.3 Mali Kontrol Yetkilisi 3.1.3.1 Görevleri a. Genel Merkezde yapılacak ödemeler için ödeme öncesi ve sonrası mali kontrol yapmak, b. Gerekli durumlarda Genel Merkez taşra bölümlerinde yapılan görevlendirmeler dahilinde kontroller yapmak, c. Şube bütçelerinin şube bütçe kriterlerine göre uygunluğunun kontrollerini yapmak, d. Mevzuat takibini yaparak araştırmalarda bulunmak, e. Mali İşler Bölüm Müdürünün, ve bağlı olduğu Birim Yöneticisinin mevzuata uygun olarak vereceği diğer görevleri yapmak, 3.1.3.2 Yetkileri a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, c. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, d. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, e. Bulunan hata ve yanlışların düzeltilmesi için talimat veya rapor yazmak, gerektiğinde resen düzeltmek. f. Mali kontrol yetkilisi bölüm müdürünün onayı dahilinde tüm bölüm ve birimlerden kontrol konusu ile ilgili elektronik ortamdakiler dahil her türlü bilgi, belge ve dokümanlar ile nakit, kıymetli evrak ve diğer varlıkların ibrazını ve gösterilmesini talep etmeye, incelemeye ve tüm bölüm/birim çalışanlarından, kontrol faaliyetlerinin gereği olarak yardım almaya, yazılı ve sözlü bilgi istemeye yetkilidir. 3.1.3.3 Sorumlulukları Görevlerinin yerine getirilmesinden sorumludur. dolayı ilgili Birim Yöneticisi ve Müdüre karşı 3.1.4 Mali İşler Uzmanı 3.1.4.1 Görevleri a. Demirbaş Yönetmeliği esaslarına göre Genel Müdürlük merkez ve taşra bölümlerinin demirbaşlarının takibi, terkinleri, yeni alınan demirbaşların tesellümü, kayıtlarının tutulması, envanteri, amortismanlarının takibi v.b işlerin takibini yapmak, b. Para piyasaları ve bankacılık ile ilgili değişimleri takip ederek önerilerde bulunmak, c. Fon fazlalarının en iyi şekilde değerlendirilmesini sağlamak, d. Finansal tablolar ve finansal faaliyet raporlarını hazırlamak, 10
e. Gelir arttırıcı planlar yapmak ve gelir bütçesini oluşturulmasında önerilerde bulunmak, f. İşletme ihtiyacı stoklar ile satışı yapılacak malzemelerin muhasebe kayıtlarını tutmak, yıl sonu işlemleri, dönemsel ödemeler ve vergilerin takibini yapmak, g. Derneğe ait her türlü resmi alındı belgesi, ayniyat makbuzu, şefkat ve gençlik pulları ile diğer kıymetli evrakın her türlü takibini yapmak, h. Müşterek muhafaza ve depodaki menkul kıymetlerin takibi, zimmeti ile nazım hesaplarda takip edilen tüm kayıtları yapmak ve envanterini hazırlamak, i. Genel Müdürlük merkez ve taşra bölümlerinin yıllık plan ve bütçelerini hazırlamak, j. Bütçelerin hazırlanması için metot ve prosedürler geliştirmek, k. Bütçe politikaları ile ilgili önerilerde bulunmak, l. Bütçenin,program bütçe sistemine uygun olarak yıllık programa dayalı ve planlı bir şekilde hazırlanması ve yürütülmesi için gerekli çalışmaları yapmak, m. Bütçe ödeneklerinin takibi, taleplerin bütçeye uygunluğu harcamaların bütçede ki karşılığının tespiti, ödeneksiz harcama yapılmaması hususlarında ilgili bölümleri bilgilendirmek, n. Bütçe ve ödenekler konusunda gerekli öğretici, uygulayıcı bilgileri vermek, o. Bütçenin uygulanmasında karşılaşılabilecek aksaklıkları ortadan kaldırmaya yönelik gerekli tespitleri yapmak, p. Dernek bünyesine bağlı bulunan, iştiraklerin, sermaye gelirlerinin Dernek yararına kullanımı, kazançların arttırılması ve Dernek payına düşen gelirlerin ödenip, ödenmediğinin kontrol edilmesi ve takibi işlerini yapmak, q. Yeni yatırım alanlarının araştırılması gerekli yatırım faaliyetlerine ilişkin raporlama işlemlerinin yürütülmesini sağlamak, r. Genel Müdürlük merkez ve taşra bölümlerinden gelen aylık gelir gider durumları için alınan formları ve mizanları değerlendirmek, s. Aylık gelir giderleri çıkartmak, t. Bütçe gerçekleşmesinin takibini yapmak, u. Aylık gelir gider tabloları çıkartmak ve bunların bütçe ile değerlendirmelerini yapmak, v. Bütçe ile Muhasebe hesapları arasında birlik sağlayıcı çalışmalarda bulunmak, w. Mali İşler Bölüm Müdürünün, ve bağlı olduğu Birim Yöneticisinin mevzuata uygun olarak vereceği diğer görevleri yapmak. 3.1.4.2 Yetkileri a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, c. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, d. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, 11
3.1.4.3 Sorumlulukları Kanuni Mevzuat ve çalışma esasları içerisinde görevlerinin yerine getirilmesinden dolayı bağlı olduğu üstlerine ve müdüre karşı sorumludur. 3.1.5 Veznedar 3.1.5.1 Görevleri a. Kendisine teslim edilen para, kıymetli evrak ve emtiayı muhafaza etmek,bunları mevzuata uygun olarak istihkak sahiplerine vermek, b. İlgili işlemleri yapmak ve ilgili defterleri tutmak, c. Müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak. 3.1.5.2 Yetkileri a. Kasa Tahsil ve tediye fişlerini tahsil edildi, ödendi kaydı ile imzalamak. b. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, 3.1.5.3 Sorumlulukları Kanuni Mevzuat ve çalışma esasları içerisinde görevlerinin yerine getirilmesinden dolayı bağlı olduğu üstlerine ve müdüre karşı sorumludur. 3.1.6 Mutemet 3.1.6.1 Görevleri a. Kendisine teslim edilen para, kıymetli evrak ve emtiayı muhafaza etmek, mevzuata uygun olarak işlemlerini yapmak, b. Mutemetlik alanına giren tüm hizmetleri eksiksiz yerine getirmek, c. Müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak. 3.1.6.2 Yetkileri a. İşlem bazında verilecek imza yetkisini kullanmak b. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, 3.1.6.3 Sorumlulukları Kanuni Mevzuat ve çalışma esasları içerisinde görevlerinin yerine getirilmesinden dolayı bağlı olduğu üstlerine ve müdüre karşı sorumludur. 3.1.7 Asistan 3.1.7.1 Görevleri a. Gelen ve giden evrak kayıtlarını tutmak, ilgili yerlere en kısa zamanda ulaştırmak, b. Bölümün arşiv ve dosyalama sistemini kurmak, bu doğrultuda tüm dosyalama işlemlerini yapmak, c. Bölümün kırtasiye, araç-gereç, malzeme stoklarını takip etmek, d. Bölümün bakıma veya tamirat ihtiyacı olan malzemelerini takibini yaparak ilgili bölüme bildirilmesini sağlamak, e. Alınan kırtasiye malzemelerinin kontrolünü yaparak, imza karşılığında teslim almak ve muhafaza edilmesini sağlamak, f. Birim Yöneticisine ve Uzmanına görevlerinde yardımcı olmak. 12
g. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, h. Müdür ve Birim Yöneticisi tarafından mevzuata uygun olarak verilecek diğer görevleri yapmak. 3.1.7.2 Yetkileri a. İşlem Bazında verilecek imza yetkisini kullanmak. 3.1.7.3Sorumlulukları Kanuni Mevzuat ve çalışma esasları içerisinde görevlerinin yerine getirilmesinden dolayı bağlı olduğu üstlerine ve müdüre karşı sorumludur. 3.2 POZİSYON PROFİLİ VE POZİSYON YETKİNLİKLERİ: 3.2.1 Mali işler Müdürü 3.2.1.1 Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu: Üniversitelerin İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler, Hukuk fakültelerinden mezun olmak b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: - d. Yabancı Dil ve seviyesi: İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) orta derecede bilmek, e. Bilgisayar Bilgisi: MS Office (Word, Excel,Power Point) f. Sürücü Belgesi:- g. Sağlık Durumu: Görevini Yapmaya sağlık açısından engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgileri: PC, tüm büro araçlarını kullanabilmek i. Deneyimi : Dernek dışında en az 6 yıl aynı görevde veya benzeri bir görevde çalışmış olmak. Dernek içinde ise Müfettişlikte ve/veya Birim Yöneticiliğinde ve/veya Mali Kontrol Yetkilisi olarak ve/veya Uzmanlığında en az 4 yıl fiili görev yapmış olmak (Bölümde Birim Yöneticiliğinde ve/veya Mali Kontrol Yetkilisi ve/veya Uzmanlığında çalışmış olmak öncelikli tercih sebebidir). j. Uzmanlık Konuları: Muhasebe, İktisat, İşletme, Maliye k. Seyahat Durumu: Engel durumu olmamak l. Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerliğini yapmış olmak 3.2.1.2 Pozisyon Yetkinlikleri: a. Ketum b. Kişiler arası iletişimde başarılı, c. Temsil yeteneği yüksek, d. Çözümsel ve yönetim becerileri yüksek, e. Aktif, f. İkna kabiliyeti yüksek, g. Planlamacı, h. Araştırmacı, i. Zamanı etkin kullanabilen, j. Yenilikleri takip eden, k. Yetki ve sorumlulukları delege edebilen, l. Liderlik yetisi olan, m. Takım çalışmasına yatkın, 13
n. Hızlı karar alabilen, o. Analitik düşünebilen, 3.2.2 Birim Yöneticisi 3.2.2.1 Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu: Üniversitelerin İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler, Hukuk fakültelerinden mezun olmak b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: - d. Yabancı Dil ve seviyesi: İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) orta derecede bilmek, e. Bilgisayar Bilgisi: Muhasebe Programları, MS Office (Word, Excel, Power Point) f. Sürücü Belgesi:- g. Sağlık Durumu: Görevini Yapmaya sağlık açısından engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgileri: PC, tüm büro araçlarını kullanabilmek i. Deneyimi : Dernek dışında en az 4 yıl aynı görevde veya benzeri bir görevde çalışmış olmak. Dernek içinde ise Müfettiş ve/veya Mali Kontrol Yetkilisi ve/veya Uzman olarak en az 2 yıl fiili görev yapmış olmak (Bölümde Mali Kontrol Yetkilisi ve/veya Uzman olarak çalışmış olmak öncelikli tercih sebebidir). j. Uzmanlık Konuları: Muhasebe, İktisat, İşletme, Maliye k. Seyahat Durumu: Engel durumu olmamak l. Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerliğini yapmış olmak 3.2.2.2 Pozisyon Yetkinlikleri: a. Ketum b. Kişiler arası iletişimde başarılı, c. Temsil yeteneği yüksek, d. Çözümsel ve yönetim becerileri yüksek, e. Aktif, f. İkna kabiliyeti yüksek, g. Planlamacı, h. Araştırmacı, i. Zamanı etkin kullanabilen, j. Yenilikleri takip eden, k. Yetki ve sorumlulukları delege edebilen, l. Liderlik yetisi olan, m. Takım çalışmasına yatkın, n. Hızlı karar alabilen, o. Analitik düşünebilen, 3.2.3 Mali Kontrol Yetkilisi 3.2.3.1 Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu: Üniversitelerin İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler, Hukuk fakültelerinden mezun olmak b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: - d. Yabancı Dil ve seviyesi: İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) orta derecede bilmek, 14
e. Bilgisayar Bilgisi: Muhasebe Programları, MS Office (Word, Excel, Power Point) f. Sürücü Belgesi:- g. Sağlık Durumu: Görevini Yapmaya sağlık açısından engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgileri: PC, tüm büro araçlarını kullanabilmek i. Deneyimi : Dernek dışında en az 4 yıl aynı veya benzeri bir görevde çalışmış olmak. Dernek içinde ise Mali İşler Uzmanı olarak en az 2 yıl fiili görev yapmış olmak, j. Uzmanlık Konuları: Muhasebe, İktisat, İşletme, Maliye k. Seyahat Durumu: Engel durumu olmamak l. Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerliğini yapmış olmak 3.2.3.2 Pozisyon Yetkinlikleri: a. Ketum b. Kişiler arası iletişimde başarılı, c. Temsil yeteneği yüksek, d. Çözümsel ve yönetim becerileri yüksek, e. Aktif, f. İkna kabiliyeti yüksek, g. Planlamacı, h. Araştırmacı, i. Zamanı etkin kullanabilen, j. Takım çalışmasına yatkın, k. Hızlı karar alabilen, l. Analitik düşünebilen, 3.2.4 Mali İşler Uzmanı 3.2.4.1 Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu: Üniversitelerin İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler, Hukuk fakültelerinden mezun olmak b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: - d. Yabancı Dil ve seviyesi: İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) orta derecede bilmek, e. Bilgisayar Bilgisi: Muhasebe Programları, MS Office (Word, Excel, Power Point) f. Sürücü Belgesi:- g. Sağlık Durumu: Görevini Yapmaya sağlık açısından engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgileri: PC, tüm büro araçlarını kullanabilmek i. Deneyimi : Dernek dışından atanacaklar için en az 3 yıl aynı görevde veya benzeri bir görevde çalışmış olmak. j. Uzmanlık Konuları: Muhasebe, İktisat, İşletme, Maliye k. Seyahat Durumu: Engel durumu olmamak l. Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerliğini yapmış olmak 3.2.4.2 Pozisyon Yetkinlikleri: a. Kişiler arası iletişimde başarılı, b. Temsil yeteneği yüksek, c. Çözümsel ve yönetim becerileri yüksek, d. Aktif, 15
e. İkna kabiliyeti yüksek, f. Planlamacı, g. Araştırmacı, h. Zamanı etkin kullanabilen, i. Takım çalışmasına yatkın, j. Hızlı karar alabilen, k. Analitik düşünebilen, 3.2.5 Veznedar 3.2.5.1 Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu: En az iki yıllık yüksek okul mezunu olmak. b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: - d. Yabancı Dil ve seviyesi: - e. Bilgisayar Bilgisi: Muhasebe Programları, MS Office (Word, Excel, Power Point) f. Sürücü Belgesi:- g. Sağlık Durumu: Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgileri: PC, tüm büro araçları, yazı ve hesap makineleri ile para sayma makinesi kullanabilmek i. Deneyimi : - j. Uzmanlık Konuları: - k. Seyahat Durumu: Engel durumu olmamak l. Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerliğini yapmış olmak 3.2.5.2 Pozisyon Yetkinlikleri: a. Görev ve sorumluluk bilincine sahip, b. Dikkatli, c. Titiz, d. Hesap işlerine yatkın, e. Güvenilir olmak, f. Hızlı karar alabilen, g. Analitik düşünebilen, 3.2.6 Mutemet 3.2.6.1 Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu: En az iki yıllık yüksek okul mezunu olmak. b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: - d. Yabancı Dil ve seviyesi: - e. Bilgisayar Bilgisi: Muhasebe Programları, MS Office (Word, Excel, Power Point) f. Sürücü Belgesi:- g. Sağlık Durumu: Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgileri: PC, tüm büro araçlarını kullanabilmek i. Deneyimi : - j. Uzmanlık Konuları: - k. Seyahat Durumu: Engel durumu olmamak l. Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerliğini yapmış olmak 16
3.2.6.2 Pozisyon Yetkinlikleri: a. Görev ve sorumluluk bilincine sahip, b. Dikkatli, c. Titiz, d. Hesap işlerine yatkın, e. Güvenilir olmak, f. Hızlı karar alabilen, g. Analitik düşünebilen, h. İş takibi yapmaya yatkın olmak. 3.2.7 Asistan 3.2.7.1 Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu: En az iki yıllık yüksek okul mezunu olmak. b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: - d. Yabancı Dil ve seviyesi: - e. Bilgisayar Bilgisi: Muhasebe Programları, MS Office (Word, Excel, Power Point) f. Sürücü Belgesi:- g. Sağlık Durumu: Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgileri: PC, tüm büro araçlarını kullanabilmek i. Deneyimi : - j. Uzmanlık Konuları: - k. Seyahat Durumu: Engel durumu olmamak l. Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerliğini yapmış olmak 3.1.7.2 Pozisyon Yetkinlikleri: a. Görev ve sorumluluk bilincine sahip, b. Dikkatli, c. Titiz, d. Hesap işlerine yatkın, e. Güvenilir olmak, f. Hızlı karar alabilen, g. Analitik düşünebilen, 4. BÖLÜM YÜRÜTME VE YÜRÜRLÜK 4.1 DEĞİŞİKLİK Yönetmelikle ilgili değişiklikler her yıl Ekim ve Kasım aylarında Genel Müdürlüğe sunulur. 4.2 YÜRÜTME Bu yönetmeliğin uygulaması Mali İşler Bölümünce yapılır ve yürütme yetkisi Genel Müdürlüğe verilmiştir. 4.3 YÜRÜRLÜK Bu yönetmelik Genel Merkez Kurulu nun kabul tarihinden itibaren yürürlüğe girer. 17
EK-1 MALİ İŞLER Müdür Muhasebe Bütçe Finans Koordinasyon ve Takip Mali Kontrol ve Mevzuat Takip - Birim Yöneticisi (1) -Uzman (2) -Asistan (2) -Mutemet (1) - Birim Yöneticisi (1) - Uzman (2) -Asistan (4) - Birim Yöneticisi (1) - Uzman (2) -Asistan (2) -Birim Yöneticisi (1) -Uzman (2) - Asistan (3) -Birim Yöneticisi (1) -Mali Kontrol Yetkilisi(6) -Veznedar (1) NORM KADRO Müdür 1 Birim Yöneticisi 5 Mali Kontrol Yet.6 Uzman 8 Asistan 11 Mutemet 1 Veznedar 1 TOPLAM 33