SİSTEMLER YÖNETİMİ ÇALIŞTAY ORGANİZASYONU TEKNİK ŞARTNAME ZEYİLNAMESİ-2 Konu: Sistemler Yönetimi Çalıştay Organizasyonu ihalesi kapsamında teknik şartnamenin aşağıda belirtilen maddelerinde değişiklik yapılmıştır. DEĞİŞİKLİK YAPILAN MADDELER Madde 1 KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Belek Mevkiinde 07-12 Kasım 2017 tarihleri arasında planlanan Sistemler Yönetimi Çalıştay organizasyonu koşullarının belirlenmesi. Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Belek Mevkiinde 14-19 Kasım 2017 tarihleri arasında planlanan Sistemler Yönetimi Çalıştay organizasyonu koşullarının belirlenmesi. Madde 3 TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER Sistemler Yönetimi Çalıştayı toplantısı, 07-12 Kasım 2017 tarihleri arasında yapılacak olup, bu toplantıya Türk Kızılayı Genel Müdürlüğü, Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü ve bağlı Bölge Kan Merkezleri ve Kan Bağış Merkezi Personeli katılacaktır. Sistemler Yönetimi Çalıştayı toplantısı, 14-19 Kasım 2017 tarihleri arasında yapılacak olup, bu toplantıya Türk Kızılayı Genel Müdürlüğü, Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü ve bağlı Bölge Kan Merkezleri ve Kan Bağış Merkezi Personeli katılacaktır. Madde 4 TEKNİK ŞARTLAR 4.1.3 Çalıştayın son günü olan 11.11.2017 tarihinde tüm katılımcılar aynı ortamda akşam yemeğini yiyebileceği salon ayarlanacaktır. 4.1.3 Çalıştayın son günü olan 18.11.2017 tarihinde tüm katılımcılar aynı ortamda akşam yemeğini yiyebileceği salon ayarlanacaktır. 4.2 Konaklama hizmetinin sağlanması Sistemler Yönetimi Çalıştayı toplantısında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi ve konaklanacak gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-1 de verilmiştir. Tablo-1 Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Sayfa 1 / 5 Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün/Gece Sayısı 1 1 Single 07 Kasım 2017 12 Kasım 2017 5 2 3 Double 07 Kasım 2017 12 Kasım 2017 5 3 37 Single 08 Kasım 2017 12 Kasım 2017 4 4 130 Double 08 Kasım 2017 12 Kasım 2017 4
4.2 Konaklama hizmetinin sağlanması Sistemler Yönetimi Çalıştayı toplantısında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi ve konaklanacak gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-1 de verilmiştir. Tablo-1 Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün/Gece Sayısı 1 1 Single 14 Kasım 2017 19 Kasım 2017 5 2 3 Double 14 Kasım 2017 19 Kasım 2017 5 3 37 Single 15 Kasım 2017 19 Kasım 2017 4 4 130 Double 15 Kasım 2017 19 Kasım 2017 4 4.4 Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 4.4.1 09.11.2017 tarihinde 09:00-10:00 saatleri arasında tüm katılımcıların bir arada olacağı 1 (bir) adet salon kullanılacaktır. Salon en az 180 kişi oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde olacaktır. 180 sandalye ile iki blok şeklinde düzenlenecektir. Her iki bloğun önünde dörder adet toplam 8 adet protokol sehpası ve koltuğu yer alacaktır. Sahnede 1 adet kürsü ve kürsü mikrofonu bulunacaktır. (bknz madde 4.4.4) 4.4.1 16.11.2017 tarihinde 09:00-10:00 saatleri arasında tüm katılımcıların bir arada olacağı 1 (bir) adet salon kullanılacaktır. Salon en az 180 kişi oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde olacaktır. 180 sandalye ile iki blok şeklinde düzenlenecek tir. Her iki bloğun önünde dörder adet toplam 8 adet protokol sehpası ve koltuğu yer alacaktır. Sahnede 1 adet kürsü ve kürsü mikrofonu bulunacaktır. (bknz madde 4.4.4) 4.4.2 09.11.2017 saat 10:30-11.11.2017 12:00 a kadar 3 adet toplantı salonu sınıf düzeninde 60 ar kişilik, hazırlanacaktır. Türk Kızılayı dilediği takdirde salondaki kişi sayılarında ve salon düzeninde 2 saat öncesinde değişiklik yapabilecektir. 4.4.2 16.11.2017 saat 10:30-18.11.2017 12:00 a kadar 3 adet toplantı salonu sınıf düzeninde 60 ar kişilik, hazırlanacaktır. Türk Kızılayı dilediği takdirde salondaki kişi sayılarında ve salon düzeninde 2 saat öncesinde değişiklik yapabilecektir. 4.4.3 11.11.2017 tarihi 12:00 den sonra tüm katılımcıların bir arada olacağı 180 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde 180 sandalye hazırlanacaktır. Her iki bloğun önünde dörder adet toplam 8 adet protokol sehpası ve koltuğu yer alacaktır. Sahneye delege masası (head table) ve 5 adet sandalye kurulacak olup üzerinde 4 adet delege mikrofonu ve 3 adet el telsizi (mikrofonu) yer alacaktır. (bknz madde 4.4.4) 4.4.3 18.11.2017 tarihi 12:00 den sonra tüm katılımcıların bir arada olacağı 180 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde 180 sandalye hazırlanacaktır. Her iki bloğun önünde dörder adet toplam 8 adet protokol sehpası ve koltuğu yer alacaktır. Sahneye delege masası (head table) ve 5 adet sandalye kurulacak olup üzerinde 4 adet delege mikrofonu ve 3 adet el telsizi (mikrofonu) yer alacaktır. (bknz madde 4.4.4) Sayfa 2 / 5
4.4.6 Kullanılacak olan salonun genel özellikleri; 4.4.7.1 Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olacaktır. 4.4.7.2 Salon yüksekliği en az 6 m olacaktır. 4.4.7.3 Sahne, salonu tam ortalayacak şekilde ve salonun her noktasından görünecek şekilde olacaktır. 4.4.7.4 Toplantıların gerçekleştirileceği salonlarda; yeterli güçte merkezi havalandırma, merkezi ısıtma, merkezi soğutma, aydınlatma sistemine sahip olacaktır. 4.4.7.5 Salonlarda, uygun sıcaklık ve nem koşulları sağlanacaktır. Merkezi havalandırma, ısıtma ve soğutma sistemleri dışında ekstra herhangi bir ekipman (UFO, Jumbo ısıtıcı, portatif klima vb.) kullanılmayacaktır. 4.4.7.6 Salonda toplantı süresince nem, koku gibi olumsuz koşullar oluşmayacaktır. 4.4.7.7 Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunlar olmayacaktır. 4.4.7.8 Salon sahne düzeni, salon zemininden minimum 50 cm yüksek olacaktır. 4.4.7.9 Sahne düzeninde salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesi ve kürsü yer alacaktır. 4.4.7.10 Toplantı süresince katılımcıların kullanımı için, sabah ve öğleden sonra olmak üzere kapalı su ikramı sağlanacaktır.(pet şişe /bardak) 4.4.7.11 Toplantı merkezinde ücretsiz ve kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulacaktır. 4.4.7.12 Toplantı süresince kullanılacak toplantı salonlarının; aydınlatma, ses ve görüntü sistemi ve havalandırma sistemlerini karşılayacak şekilde jeneratör kaynağının sağlanması gerekmektedir. 4.4.6 Kullanılacak olan salonun genel özellikleri; 4.4.6.1 Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olacaktır. 4.4.6.2 Sahne, salonu tam ortalayacak şekilde ve salonun her noktasından görünecek şekilde olacaktır. 4.4.6.3 Toplantıların gerçekleştirileceği salonlarda; yeterli güçte merkezi havalandırma, merkezi ısıtma, merkezi soğutma, aydınlatma sistemine sahip olacaktır. 4.4.6.4 Salonlarda, uygun sıcaklık ve nem koşulları sağlanacaktır. Merkezi havalandırma, ısıtma ve soğutma sistemleri dışında ekstra herhangi bir ekipman (UFO, Jumbo ısıtıcı, portatif klima vb.) kullanılmayacaktır. 4.4.6.5 Salonda toplantı süresince nem, koku gibi olumsuz koşullar oluşmayacaktır. 4.4.6.6 Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunlar olmayacaktır. 4.4.6.7 Salon sahne düzeni, salon zemininden minimum 50 cm yüksek olacaktır. 4.4.6.8 Sahne düzeninde salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesi ve kürsü yer alacaktır. 4.4.6.9 Toplantı süresince katılımcıların kullanımı için, sabah ve öğleden sonra olmak üzere kapalı su ikramı sağlanacaktır.(pet şişe /bardak) 4.4.6.10 Toplantı merkezinde ücretsiz ve kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulacaktır. 4.4.6.11 Toplantı süresince kullanılacak toplantı salonlarının; aydınlatma, ses ve görüntü sistemi ve havalandırma sistemlerini karşılayacak şekilde jeneratör kaynağının sağlanması gerekmektedir. 4.4.8 Toplantının yapıldığı salonlarda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, toplantı süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden Firma sorumlu olacaktır. Firma nın sağlayacağı ses ve sunum sistemleri; 4.4.8.1 Toplantı salonları için birer adet min 3000 ansilumen gücüne sahip projeksiyon (3 adet) 4.4.8.2 Üç adet Office 2013 yüklü laptop salonlara kurulumu yapılacaktır. 4.4.8.3 Üç adet kürsü ve kürsü mikrofonu (Her bir toplantı salonuna kurulacaktır), 4.4.8.4 Salondaki katılımcılar için 3 adet kablosuz el mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 4.4.8.5 Yukarıda belirtilen sisteme uygun mikser ve hoparlör sistemi, Sayfa 3 / 5
(Madde numaraları değişmiştir.) 4.4.7 Toplantının yapıldığı salonlarda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, toplantı süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden Firma sorumlu olacaktır. Firma nın sağlayacağı ses ve sunum sistemleri; 4.4.7.1 Toplantı salonları için birer adet min 3000 ansilumen gücüne sahip projeksiyon (3 adet) 4.4.7.2 Üç adet Office 2013 yüklü laptop salonlara kurulumu yapılacaktır. 4.4.7.3 Üç adet kürsü ve kürsü mikrofonu (Her bir toplantı salonuna kurulacaktır), 4.4.7.4 Salondaki katılımcılar için 3 adet kablosuz el mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 4.4.7.5 Yukarıda belirtilen sisteme uygun mikser ve hoparlör sistemi, 4.4.9 Salon dekorasyonu; Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, kırlangıç bayraklar ve Türk Kızılayı tarafından verilecek diğer malzemelerle birlikte en geç 07.11.2017 tarihinde oluşturulmuş olacaktır. 4.4.8 Salon dekorasyonu; Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, kırlangıç bayraklar ve Türk Kızılayı tarafından verilecek diğer malzemelerle birlikte en geç 14.11.2017 tarihinde oluşturulmuş olacaktır. 4.4.10 Eğitim süresince materyallerin muhafazası ve hazırlık aşaması için organizasyon grubu tarafından kullanılmak üzere konferans salonuna yakın en 30 m² alanında kilidi olan bir oda tahsis edilecektir. Odada bir adet yazıcı ve yedek kartuş hazır bulundurulacaktır. (Madde numarası değişmiştir.) 4.4.9 Eğitim süresince materyallerin muhafazası ve hazırlık aşaması için organizasyon grubu tarafından kullanılmak üzere konferans salonuna yakın en 30 m² alanında kilidi olan bir oda tahsis edilecektir. Odada bir adet yazıcı ve yedek kartuş hazır bulundurulacaktır. 4.5 Firma tarafından katılımcıların Otele Giriş ve Çıkış Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.5.4 Transfer hizmeti, 07.11.2017 tarihinde tek sefer, 08.11.2017 ve 12.11.2017 tarihinde günde 6 sefer olarak yapılacaktır. 4.5 Firma tarafından katılımcıların Otele Giriş ve Çıkış Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.5.4 Transfer hizmeti, 14.11.2017 tarihinde tek sefer, 15.11.2017 ve 19.11.2017 tarihinde günde 6 sefer olarak yapılacaktır. 5. MALZEMELERİN TESLİMATI 5.2 Firma, teknik şartnamenin 4.3. maddesinde geçen sahne fonunu toplantının yapılacağı otele 07.11.2017 tarihinde kurulu olarak teslim edecektir. Sahne fonunun muayenesi toplantının yapılacağı otelde gerçekleştirecektir. 5.2 Firma, teknik şartnamenin 4.3. maddesinde geçen sahne fonunu toplantının yapılacağı otele 14.11.2017 tarihinde kurulu olarak teslim edecektir. Sahne fonunun muayenesi toplantının yapılacağı otelde gerçekleştirecektir. Sayfa 4 / 5
8. ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER 8.6 Firma teknik şartnamenin 4.3. maddesindeki, materyallerin ve Kızılay ın vereceği diğer materyallerin 07.11.2017 tarihinde otele ulaştırılmasından ve toplantı sonrası en geç 5 (beş) takvim günü içerisinde Kızılay a geri getirilmesinden sorumludur. 8.6 Firma teknik şartnamenin 4.3. maddesindeki, materyallerin ve Kızılay ın vereceği diğer materyallerin 14.11.2017 tarihinde otele ulaştırılmasından ve toplantı sonrası en geç 5 (beş) takvim günü içerisinde Kızılay a geri getirilmesinden sorumludur. 8.7 Firma Kızılay ın vereceği materyalleri en geç 06.11.2017 tarihinde Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü nden teslim almakla sorumludur. 8.7 Firma Kızılay ın vereceği materyalleri en geç 13.11.2017 tarihinde Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü nden teslim almakla sorumludur. Sayfa 5 / 5