18- EVRAK, KAYIT YAZIŞMA VE DOSYALAMA İŞLERİ :

18- EVRAK, KAYIT YAZIŞMA VE DOSYALAMA İŞLERİ : 18.01-02.12.2004 gün ve 25658 sayılı R.G. de yayımlanan 2004/8125 karar sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine ve İçişleri Bakanlığının (Mah.İd.Gn.Md) 29.01.2007 gün ve 2565 sayılı yazısında belirtilen hususlara uyulup uyulmadığı, 18.02- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre, yazışmalarda yazının içeriği ve ivedilik durumuna göre yazıların faks ile de gönderilebileceği, faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabileceği, ancak bunların 5 gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılıp, yapılmadığı, Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerinin alınması gerektiği ve elektrik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın güvenliği dikkate alınarak kaydedilip, dosyalanıp ve ilgili yere iletilmesi gerektiği ve gerekli durumlara gelen yazıların kağıda dökülerek de işleme alınıp alınmadığı, 18.03- Yönetmeliğin 10 uncu maddesine göre, resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunlu olduğundan, Standart Dosya planında yer alan konu numaralarının, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılıp yazılmadığı, 18.04- Yönetmeliğin 18 inci maddesine göre, varsa yazının eklerinin yazıda belirtilip, belirtilmediği, 18.05- Yönetmeliğin 19 uncu maddesine göre, dağıtımlı yazıların gereği ve bilgi olarak belirtilmesi gerektiği, 18.06- Yönetmeliğin 20nci maddesine göre, yazının kurum içinde kalan nüshası yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenene en fazla beş görevli tarafından paraf edilmesi gerektiği, hususlarına uyulup uyulmadığı 18.07- Gizli yazıların gizlilik derecesi belgenin alt ve üst ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilmesi gerektiği, İvedi ve günlü yazıların sayfanın sağ üst kısımda büyük harflerle kırmızı renkli olarak yazılması gerektiği hususlarına uyulup, uyulmadığı, 18.08- Günlü ve süreli evraka zamanında cevap verilip verilmediği, bu evraklarla ilgili olarak gecikmeler olup olmadığı, 18.09-5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve Kanunun Uygulamasına Yönelik Yönetmelik ve Tebliğ yayınlanarak yürürlüğe girdiğinden, Anılan Kanun un 2nci maddesiyle 818 sayılı Borçlar Kanunu nun 14 üncü maddesine eklenen fıkra ile elektronik imza ele atılan imza ile aynı ispat gücüne haiz olduğu, ancak kanunların resmi veya özel merasime tabi tuttuğu, işlemler (tapu devrini sağlayan sözleşmeler, vasiyet, mal rejimi sözleşmeleri, araç satışları vb. gibi hukuki işlemler ile, teminat sözleşmeleri) için tek başına elektronik imzanın yeterli görülmediğinden, ayrıca klasik imzanın da bulunup bulunmadığı, Anılan Kanun un 22nci maddesiyle 818 sayılı Borçlar Kanunu nun 14 üncü maddesine eklenen fıkra ile (Bu Kanun 04/02/2011 tarih ve 27836 sayılı Resmi Gazete de

yayımlanan 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanununun 647 inci maddesi ile yürürlükten kaldırılmış, ancak bu Kanunun yürürlük tarihi 01/07/2012 olarak belirlenmiştir.) 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 14 ve 15 inci maddelerinde, elektronik imza ele atılan imza ile aynı ispat gücüne haiz olduğu, ancak kanunların resmi veya özel merasime tabi tuttuğu işlemler (tapu devrini sağlayan sözleşmeler, vasiyet, mal rejimi sözleşmeleri, araç satışları vb. gibi hukuki işlemler ile, teminat sözleşmeleri) için tek başına elektronik imzanın yeterli görülmediğinden, ayrıca klasik imzanın da bulunup bulunmadığı, 18.10- Dosyalama sisteminin, 25.03.2005 gün ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesinde belirtilen ve bu Genelgeye istinaden İçişleri Bakanlığınca uygulamaya konulan Standart Dosya Planı na göre (www.icisleri.gov.tr adresinde mevcuttur) oluşturulup oluşturulmadığı, Bu hususta en son olarak, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18.10.2012 tarihli ve 864 sayılı yazısı gereğince, resmi yazışmalarda İdari Birim Kimlik Kodları ve Standart Dosya Planının kullanılıp kullanılmadığı, 18.11- Günlü ve süreli evraka zamanında cevap verilip verilmediği, bu evraklarla ilgili olarak gecikmeler olup olmadığı, bu bağlamda; başta 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasasının 74. maddesi olmak üzere, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerinin yanı sıra Bakanlığımız APK Kurul Başkanlığının 20.05.2004 gün 2004/91 sayılı Genelgesinin eksiksiz uygulanıp uygulanmadığı, 18.12- Arşiv iş ve işlemlerinin, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak Ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile 16.05.1988 gün ve 19496 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yürütülüp yürütülmediği, 18.13- Bakanlığımız Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 22.04.2008 gün ve 11357 sayılı yazısında belirtildiği üzere; lağv edilen Köy Hizmetleri Genel Müdürlüğü nün taşra teşkilatının elinde bulunan, Türkiye de iskân edilen muhacirlere ait iskân evrakının tamamının (şahıs dosyaları, köy gelişim dosyaları, iskan kayıt defterleri, harita, kroki, pafta vb.) Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilip devredilmediği, 18.14-5302 sayılı Kanunun 10. maddesinin (k) bendi gereğince Meclis tarafından kabul edilen yönetmeliklerin, 3011 sayılı Resmi Gazete de Yayımlanacak Olan Yönetmelikler Hakkında Kanunun 2. maddesi doğrultusunda ilan olunup olunmadığı, 18.15- Kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatın uygulanması sırasında karşılaşılan tereddütlerin giderilmesi amacıyla Bakanlığımızdan yapılacak görüş talepleri sırasında Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan 13.09.2006 tarih 2006/75 sayılı genelge doğrultusunda işlem yapılıp yapılmadığı, Hususları incelenmelidir. 18.16- Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat ve Çalışma Yönetmeliğinin 7 inci maddesinin 3 üncü fıkrasına göre; Mahalli İdarelerin yazışmalarının doğrudan yapılmasının esas olduğu, ancak talimat niteliği taşıyan veya Vali ve Kaymakamlarca bilinmesi gereken yazışmaların Valilik ve Kaymakamlık kanalı ile yapılacağı, hangi evrakın bu nitelikte olduğunun Valilik ve Kaymakamlıkça çıkarılan İmza Yetkileri Yönergesinde

belirtileceği hükmü yer aldığından, yazışmalarda belirtilen hususa uygun işlem yapılıp yapılmadığı, 18.17-5302 sayılı İl Özel İdare Kanununun 66 ınci maddesine göre; İl Özel İdarelerinin kamu kurum ve kuruluşlarıyla doğrudan yazışabilecekleri de belirtilmiş olduğundan, bu hususa göre yazışmaların yapılıp yapılmadığı, ancak bu hususta Bakanlığımız Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 21.04.2008 gün ve 2008/32 sayılı Genelgesinin göz önünde bulundurulup bulundurulmadığı, Arşiv İşlemleri: 18.18- Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün 09/05/2003 gün ve 2205 sayılı yazısına göre; 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve 20/10/1998 gün ve 1998/27 sayılı Başbakanlık Genelgesi hükümleri gereğince, en son işlem tarihi üzerinden 15 yılını tamamlamış bulunan, Belediye Meclis Kararları, Belediye Encümen Kararları, Karar Defterleri, Tutanakları ve Ekleri ile bu mahiyetteki evrakın Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne intikal ettirilip ettirilmediği, 18.19- İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü nün 12/10/2005 gün ve 10155/82638 (300-313) sayılı Genelgesinde; a) Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün 20/09/2005 tarihli ve B.02.0.ARV.11-401.02-5271 sayılı yazısı. b)başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün 16/09/2005 tarihli ve B.02.0.ARV.11-401.02-5217 sayılı yazısı. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden alınan; İlgi (a) yazıda; kamu kurum ve kuruluşlarının yardımcı hizmet ve danışma-denetim birimlerinde teşekkül eden belgelerden arşiv malzemesi niteliği taşıyanların sağlıklı bir şekilde tespit ve ayrımına imkan sağlamak, ayıklama-imha komisyonlarına tavsiye niteliğinde rehber kaynak oluşturmak ve arşiv malzemesinin sürekli ve düzenli bir şekilde milli arşive akışına hız kazandırmak amacıyla örnek seçilen kurum ve kuruluşlarda Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması yapılarak, uygulanmak üzere 20/01/1994 tarih ve 8542 sayılı yazı ile mükellef kurum ve kuruluşlara gönderildiği, Belgelerin birim ve kurum arşivlerinde saklama sürelerinin de ilave edilmek suretiyle söz konusu Tespit Formları nın geliştirilmesine yönelik yeni bir çalışmanın sonuçlandırıldığı ve www.devletarsivleri.gov.tr adresinde kurum ve kuruluşların bilgisine sunulduğu, Kamu kurum ve kuruluşlarının zaman içerisinde oluşacak görüş ve önerileri dikkate alınarak, Tespit Formları nda güncelleme yapılabileceği, belirtilmektedir. İl özel idarelerinde Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması ile ilgili hususlar, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün 08/07/2005 tarihli ve 4013 sayılı yazısı üzerine görüş ve öneriler bildirilmek üzere 28/7/2005 tarihli ve 81940 sayılı genelgemizle illere bildirilmişti. Ancak, ilgi (b) yazıda; bu konuda özel idarelerince farklı herhangi bir görüş ve öneri bildirilmediğinden dolayı Tespit Formları nın mevcut hali ile tüm özel idarelerinin saklama ve ayıklama çalışmalarında uygulanmasına karar verildiği, Tespit Formları nın www.devletarsivleri.gov.tr adresinde yayımlanacağı, özel idarelerin zaman içerisinde oluşacak görüş ve önerileri dikkate alınarak, bu formlarda güncelleme yapılacağı, ifade edilmektedir. Denildiğinden bu hususlara uyulup, uyulmadığı, 18.20- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 18.05.1988 gün ve 19816 sayılı R.G. de yayınlanmış, 22/02/2005 tarih ve 25735 sayılı Resmi Gazetede ise

değişikliği yayımlanmıştır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 3/b maddesinde, arşivlik malzemenin; 1-Arşiv malzemesi tarifinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliği kazanmayanlar, 2-Son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, 3-Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası anlaşmalar, 4-Tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, 5-Aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleri kapsadığı, 18.21- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 3/c maddesine göre; Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivin birim arşivini ifade ettiği, 18.22- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 4.maddesine göre Arşiv Mekanlarının; 1-Kendiliğinden tehlike arz eden mahallerden,2-fabrika, yangın ve patlama tehlikesi olabilecek gaz, petrol veya patlayıcı madde depolarından,3-bir harp halinde stratejik maksatlarla kullanılabilecek bölgelerden uzakta,4-ilerdeki muhtemel genişlemelerin dikkate alınması ile,5-arşiv binaları mümkün mertebe üniversite ve resmi kurumlara yakın inşa edilmesi hususuna uyulup uyulmadığı, 18.23- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 11.ve 12. maddelerine göre; Birimlerin her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle,¹işlemi tamamlananlar,²işlemi devam edenler,³işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olanlar, şeklinde bir ayırıma tabi tutacakları,ayırım işleminden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzemenin; a-birimi, b-işlem yılı (Teşekkül ettiği yıl) c-konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d-aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır.ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,esas alınmak suretiyle hazırlanacağı,ilgili birimlerce, bu işlemleri tamamlanmış arşivlik malzemenin uygunluk kontrolünden geçirilip geçirilmediği, 18.24- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 16.ve 18. maddelerine göre;arşiv ve arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekleme süresi, birimlerin ihtiyaçları dikkate alınarak 1-5 yıl süre ile sınırlı tutulacağı, bu süre sonunda Kurum Arşivine aynı düzende teslim edileceği,birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmayacağı, ayıklama ve imha işlemlerinin Kurum Arşivinde yapılacağı,hususuna uyulup uyulmadığı, 18.25- Yönetmeliğin 25.maddesi uyarınca; Mükellefler ellerindeki bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivinde bekletilme ve saklanma süresinin, birim arşivindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasında olacağı hususunun göz önünde tutulup tutulmadığı, 18.26- İmha edilecek malzemenin Yönetmeliğin 31.maddesinde sayıldığı, buna göre ; *Şekli ne olursa olsun her çeşit tekid yazıları,

*Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, *Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç), *Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, *Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları), *Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, *Esasa ilişkin olmayıp, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar, *Bir örneği takip veya saklanılmak üzere,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, *Ünite, daire,kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, *Bir ünite,daire,kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite daire,kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim,genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,aslı ilgili ünite,daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların,diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, *Dış kurum ve kuruluşlardan bilgi için gelen rapor,bülten,sirküler,broşür,kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden,kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar,kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap,broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı *Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, *İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, *Çalışma raporlarının fazla kopyaları, *Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, *Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, *İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, *Bilgi için gönderilmiş yazılar, çeşitli işler kapsamına giden, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, *Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, *İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri. *Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazıları, *Daireler arası çeşitli yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, *Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları *Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri *İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, *Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenlerin imhasına Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca karara bağlanıp bağlanmadığı,

18.27- Yönetmeliğin 33.maddesi uyarınca; kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha İşlemleri İçin; arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile,malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşan 5 veya 4 kişilik bir ayıklama ve imha komisyonu kurulması,yeterli personel olmaması halinde bu komisyonun en az 3 kişiden oluşturulup oluşturulmadığı, 18.28- Yönetmeliğin 37.maddesi uyarınca, imha listesinin düzenlenip,yönetmeliğin değişik 38.maddesine göre (22.05.2005 gün ve 25735 sayılı R.G.), bu listelere kesinlik kazandırılıp kazandırılmadığı, Yönetmeliğin değişik 39.maddesine uygun imha edilip edilmediği, Yönetmeliğin 41.maddesi uyarınca da, imha işlemi sonucunda düzenlenen tutanağın,ayıklama ve imha komisyonu başkan ve üyelerince imzalanıp imzalanmadığı hususlarına uyulup uyulmadığı, 18.29- Yönetmeliğin ek madde 1 hükmü uyarınca "Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." Gerekli işlemlerin yapılıp yapılmadığı, 18.30- Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasıyla ilgili standart dosya planını genelgesi 25.03.2005 gün ve 25766 sayılı resmi gazetede yayımlanmış olup arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde bu genelge hükmüne uyulup uyulmadığı, 18.31- Başbakanlık tarafından yayınlanan Elektronik Belge Standartları konulu 2008/16 sayılı (16/07/2008 gün ve 26938 sayılı R.G.) Genelgede; kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesinin, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevi olduğu, herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline geldiği, elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemlerini oluşturduğu, Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılmasının ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkün olabileceği, elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevinin E-Dönüşüm İcra Kurulu nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne verilerek TSE 13298 no lu standardın yayınlandığı, hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil ettiği, Kamu kurum ve kuruluşlarının oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no lu standarda göre işlem yapacakları, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecekleri, bu amaçla Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilmesinin zorunlu olduğu dikkate

alınarak, 2012 yılı içinde yayınlanan Yönetmelik değişiklikleri ile gerek belediye ve il özel idarelerin ve gerekse bunların dışındaki İlgili idarelerin, öngörülen elektronik ortamda veri paylaşımına ilişkin tedbirleri almak ve bu verileri yetkili idarelerin erişimine açmakla yükümlü oldukları bilenerek, gerekli alt yapı çalışmalarına başlanılması hususuna uyulup uyulmadığı,