Basecamp bir proje yönetim yazılımıdır. Yürüttüğünüz projeyi paydaşlarınızla internet ortamına taşımanızı sağlayan Ücretli ve Türkçe Desteği Olmayan bir internet yazılımıdır. Bu klavuzda basecamp kullanımı hakkında pratik bilgilere yer vereceğiz. Sistemin adresi : www.basecamp.com dur. Sisteme girmek için internet tarayıcınızın (İnternet Explorer, Chrome ya da Firefox ) Adres çubuğuna basecamp.com yazarak ya da google da basecamp yazıp aratarak bulduğunuz ilk adrese girişinizi yapınız. Karşınıza çıkacak ilk sayfa aşağıdaki gibidir. Login düğmesine tıklayarak giriş işlemlerine başlayabilirsiniz. Sisteme giriş için login düğmesini tıkladıktan sonra karşınıza aşağıdaki giriş ekranı çıkacaktır.
1. Sisteme daha önceden bir yönetici tarafından davet edildiyseniz ve bir hesap oluşturduysanız, üst taraftaki boşluğa e-posta adresinizi alt taraftaki boşluğa şifrenizi yazarak, ardından Sign in düğmesini tıklayarak giriş yapabilirsiniz. 2. Önemli Not : Remember me on this computer yazısının başındaki kutucuğa işaret koyarsanız giriş yaptığınız bilgisayar sizi kullanıcı olarak hatırlayacak ve bir daha kullanıcı adı ve şifre istemeden izi direkt içeri alacaktır. Giriş sayfasından sonraki karşılama ekranında adınıza hizmet veren, dahil edildiğiniz proje başlıklarını görebilirsiniz. Yukarıdaki kullanıcı tek bir projeye dahil olmuştur. Yenilik ve Eğitim Teknolojileri başlıklı projenin yönetim sayfasına gitmek için resimde görülen alanı tıklayınız. Artık içeridesiniz.
1 2 3 4 5 1. Discussions : Bu alan tartışma başlatma alanıdır. Örnek pojede 19 adet tartışma başlığı açılmış. Detaylı açıklamada nasıl kullanıldığını göreceğiz. 2. To-dos : Yapılacaklar listesidir. Kişilere ayrı ayrı görev atanabilir. 3. Files : Dosyalar listesidir. İçeriye yüklenmiş tüm dosyalara buradan ulaşabilirsiniz. Bilgisayarınıza indirebilir, siz de dosya ekleyebilirsiniz. 4. Text documents : Bu bölümde yazı dosyaları açıp birlikte doldurabilirsiniz. 5. Dates : bu alanda tarihe dayalı planlamalar yapabilir, tarihler üzerine notlar düşebilirsiniz. Upcoming Events : Sağdaki pencerede yaklaşmakta olan etkinlikleri tarihlerine göre sıralanmış görüyoruz. Invite more people : Bu başlığa tıklayarak e-posta adreslerini girdiğiniz diğer katılımcıları sisteme davet edebilirsiniz. Jump to : İle başlayan arama kutucuğuna girdiğiniz değer ile projedeki bir başlık, dosya, kişi ya da herhangi bir girişe hızlıca ulaşabilirsiniz. Projects : Menüsü ile projelerinizin seçimini yaptığınız ön sayfaya geri dönersiniz. Buradan diğer projelerinize giriş yapabilirsiniz. Calendar : Menüsü ile projenizin ajandasına ulaşır ve gün gün giriş yapabilirsiniz. İsterseniz projenizin altında kendi özel takviminizi de oluşturabilirsiniz. Bunun için Calendar menüsü altında yer alan Add a calendar düğmesini tıklayınız. Takviminize bir isim verin, ilgili kişileri e-posta adreslerinden seçip davet edin. Everything : Menüsü ile projenizle ilgili her şeyi alt başlıklarla görüntüleyebilirsiniz. Tüm text dosyaları, tüm tartışmalar, tüm dosyalar Progress : Menüsü ile projenizde tarih tarih yapılan girişleri görebilirsiniz. Kısacası bu alan projenizin ilerlemesini gösteren alandır. Kim? ne zaman? ne yapmış? Everyone : Menüsü ile tüm kullanıcıları görüntüleyebilir ve projenize yeni kullanıcılar ekleyebilirsiniz. Bunun için ekleyeceğiniz kullanıcıların e-posta adreslerini biliyor olmanız gerekir. Bu menünün altında yer alan Add People düğmesini tıklayarak çoklu kullanıcı ekleyebilirsiniz. Step 1 alanına eklemek istediğiniz kullanıcıların e-
posta adreslerini gireceksiniz. Step 2 de davet edeceğiniz projeyi seçeceksiniz. Step 3 deki Send the invitation düğmesi ile kullanıcılara davet postası göndereceksiniz. Me : Menüsü ile kendi profil ve ayarlar sayfanıza ulaşırsınız. Şifre ve fotoğraf gibi bilgilerinizi görüntüleyip, düzenleyebilirsiniz. Bu sayfada yaptığınız tüm paylaşımları ve yorumları, yüklediğiniz tüm dosyaları görebilirsiniz. My Basecamp Settings alt menüsünden e-posta ayarlarınızı yapabilir veya posta adresinizi değiştirebilirsiniz. Update your personel info alt menüsünden de tüm bilgilerinizi görüntüleyip değiştirebilirsiniz. Genel bir tanıtım yaptıktan sonra ayrıntılarıyla tüm gerekli alanları ve kullanımını anlatmaya başlayabiliriz. Discussions : Bu alana tıkladığınızda tüm paylaşımları görüntüleyebilirsiniz. Seçtiğiniz tartışma başlığının üzerine tıklayarak içine girip görüntüleyebilirsiniz. Tartışmanın altında sizin kullanıcı resminizin yanında bir alan belirecektir. Buradaki kutucuğun içinde Add Comment yazan alana tıklayarak klavyeden yorum girebilirsiniz. Yorumunuza bir belge eklemek isterseniz alt tarafta To attach files drag & drop here or select files from your computer mavi alan tıklayarak bilgisayarınızdan seçtiğiniz dosyayı buraya ekleyebilirsiniz. Bu işlemleri tamamladıktan sonra hazır olan yorumunuzu göndermek için Add this comment düğmesine tıklamanız yeterli olacaktır. Your comment will be emailed to: alanında mailinizi alacakların bilgisi yer alır. Change düğmesi ile istediğiniz alıcıları seçebilirsiniz. Yorumunuzu gönderdikten sonra yorumunuzun altında yer alan edit düğmesi ile yorumu düzenleyebilir, delete düğmesi ile silebilirsiniz. Önemli Not : Dosya eklemek için bilgisayarınızdan göz at penceresini kullanabileceğiniz gibi sayfa açıkken dosyanızı sürükleyerek ve bırakarak da sisteme yükleyebilirsiniz. Dosyaların Drop&Drag Sürükle-bırak ile taşınmasına sistem uygundur. Sisteme yeni bir tartışma konusu yüklemek isterseniz Discussions ana menüsüne tıkladığınızda üstte yer alan Post a new message düğmesine tıklayınız.
Type the subject of this message alanı tartışma başlığını yazacağınız alandır. Type your message here alanı ana mesajınızı tartışmanızı yazacağınız alandır. Konu ve mesajın ayrıntısını yazdıktan sonra isterseniz dosyalarınızı da ek olarak bu alana sürükleyebilir ya da bilgisayardan seçip yükleyebilirsiniz. Bu işlemler tamamlandıktan sonra alttaki yuvarlak radio düğmelerinden mesaj alıcıları ile ilgili seçim yapabilirsiniz. En üstte resimde olduğu gibi seçim yapılmışsa mesaj tüm paydaşlara e-posta ile bildirilecektir. İkinci seçenekte alıcıları siz belirlersiniz. Üçüncü seçenekte ise hiç kimseye duyuru mesajı gitmez. Bu ayarı da yaptıktan sonra Post this message düğmesi ile tartışmanızı sisteme eklemiş olursunuz. Eğer seçim olarak herkesi seçtiyseniz girdiğiniz tartışma ile ilgili uyarı mesajı tüm kullanıcılara e- posta olarak gidecek ve onları bilgilendirecektir. Şimdi bu mesajınızın yayınlanmış halini ve düzeltme-silme seçeneklerini görelim. İlgili resmi inceleyiniz.
Yukarıda yayınladığınız mesajınız görüntüleniyor. İsterseniz Add comment bölümüne tıklayarak mesaja yeni yorumlar ekleyebilirsiniz. Sağdaki Edit düğmesi ile mesajınızı tekrar düzenleyebilirsiniz. Delete düğmesi ile tartışmanızı sistemden silebilirsiniz. Move seçeneği ile mesajınızı diğer projenize taşıyabilirsiniz. To-dos : To-dos başlığına tıklayarak sitemde ana başlıklar altında listelenmiş yapılacak işlemleri görüntüleyebilirsiniz. Bu listede hangi işi kimin yapacağını da görüntülersiniz. Sağdaki Show to-dos assigned to alanından kişiye göre yapılacaklar listelenebilirken Show to-dos that are due alanından ise zamana göre yapılacakları listeleyebilirsiniz. Yeni yapılacaklar listesi oluşturmak istiyorsanız üstteki Add a to-do list başlığına tıklayınız. Give the list a title alanına yapılacaklar kategorisi için genel bir isim yazıyor ve alttaki Save and start adding to-dos düğmesine tıklıyoruz. Başlık olarak Keşan MEM Paylaşım Platformu yazalım. Sonra da kaydedelim. Add a new to-do alanına konu ile ilgili yapılacak ilk işi yazalım. Örnek olarak yöneticilerle toplantı diyelim. Sonra da Add this to-do düğmesine tıklayalım.
Gördüğünüz gibi yapılacak iş üst başlığın altında yer aldı. İş tamamlandıktan sonra başındaki kutucuğu işaretleyip üstü çizili hale getirerek sisteme işin bittiğini kaydedersiniz. Sağdaki Unassigned düğmesine tıkladığınızda Unasigged alanından bu işi kimin yapacağını açılan listeden seçebilirsiniz. İş ile ilgili tarih vermek için ise Set the due date alanında bir tarih seçebilirsiniz. No due date seçeneğini seçerseniz belli bir tarih konulmayacaktır. Sistem otomatik olarak ilgili tarihte ilgili kişiyi iş ile ilgili olarak bilgilendirecektir. Yöneticilerle toplantı yazısının üzerine geldiğinizde yapılacak işin sol tarafında edit yazısı ve bir çöp tenekesi simgesi belirecektir. Edit e tıklayarak düzenleyebilir çöp simgesine tıklayarak işi silebilirsiniz. Başlığın üzerine geldiğinizde yine çöp sembolü çıkacaktır. Buradan başlığı da silebilirsiniz. Ya da aşağıdaki Add this to-do düğmesi ile bu başlığa yeni işler ekleyebilirsiniz. Files : Files kısmı dosya yükleme indirme alanıdır. Bu alana dosyalarınızı yükleyip paydaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Onlar tarafından yüklenmiş dosyaları tıklayarak bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Upload Files düğmesine tıklayarak yükleme işlemini ister sürükle bırak yaparak, ister bilgisayardan seçerek gerçekleştirebilirsiniz. İlk yükleme denememizi yapalım.
Select files from your computer bağlantısını tıklayarak açılan pencereden bilgisayarımda yüklü olan basecamp isimli word dosyasını seçip sisteme yüklenmesini bekledim. Dosya sembolünün başındaki x işaretini tıklayarak yüklediğim dosyayı silebilirim. Sağında bulunan Label düğmesini tıklayarak bir etiket ekleyebilirim. Etiket eklemek ne işe yarar derseniz ; bir konuya ait dosyaları etiketi sayesinde özel listeleyebilirsiniz. Bu adımı atlayalım. Aşağıdaki onay kutucuklarını tıklayarak kimlerin haberdar edilmesi gerektiğini seçebilirsiniz. Select all ile herkesi seçmeniz de mümkün. Ya da select none ile tüm seçimleri iptal edebilirsiniz. Dosyanızın yüklenmesini tamamlamak için aşağıdaki yeşil renkli Upload düğmesine tıklayabilirsiniz. Sisteme Dosya adlı bir JPG dosyası yüklediğimi varsayalım. Download ile dosyayı bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Dosya hakkında düzenleme ve silme işlemi yapmak isterseniz Go to image and discussions yazısına tıklayınız.
Açılan bu yeni sayfada Move ile dosyayı diğer projelerinize taşıyabilir ya da Delete ile dosyayı silebilirsiniz. Text Documents : Bu bölümde yazı dosyaları oluşturabilir ya da oluşturulan yazı dosyalarına tıklayıp içine girerek eklemeler yapabilirsiniz. Create a text document bağlantısını tıklayarak yeni bir text dosyası düzenleyelim. Untitled alanına text dosyanıza başlık yazabilirsiniz. Aşağıdaki alana ise yazınızın içeriğini girebilirsiniz. Bold düğmesi seçtiğiniz yazıyı kalın Italic düğmesi yatık yapar. Bullet ve Number ile sembol ve sayılarla listeleme oluşturabilirsiniz. Quote ise yazınıza başka yerlerden alıntı yapmanızı sağlar. Sağdaki delete düğmesi ile yazıyı silebilir. Move düğmesi ile taşıyabilirsiniz. Delete düğmesine baştığınızda kırmızı renkle Delete this document yazısını tıklayarak dosyayı silebiliriz. Dosyayı kaydetmemize gerek yoktur. Dosyalar otomatik olarak kaydedilir. Kayıt olup olmadığını sağ üstteki uyarı yazısından görebiliriz. Örnekte Saved 11 seconds ago yazısından 11 saniye önce dosyamızın otomatik olarak kaydedildiğini görmekteyiz. Text Document in en değerli özelliği aynı yazı dosyasını tüm paydaşların birlikte düzenleyebilmesidir. Dates : Date özelliği projenize ait tüm girişleri bir tarih ile eşleştirmenizi sağlar. Dates başlığını tıkladığımızda aşağıdaki resimde görüldüğü gibi tarih atanmış iş ve işlemler listelenmektedir. Add a new event ile belli bir tarihe ait bir etkinlik tasarlayabilir ve bunu paydaşlarımızla paylaşabiliriz. İkinci resimde etkinlik ile ilgili düzenlemeleri nereye ve nasıl yaptığımızı inceleyelim. New event yazan alana etkinliğimizin başlığını giriyoruz. At what time kısmına etkinlik saatini giriyoruz. Örnek: 09:00. Add an optional note kısmına etkinlik ile ilgili açıklayıcı bilgiyi giriyoruz. Starts ve Ends alanından etkinliğin başlangıç ve bitiş tarihlerini seçebiliriz. Repeat kısmından eğer etkinliğimiz belirli zamanlarda tekrarlanacaksa bunu seçebilir ve belirtebiliriz. Mesela Every Week (Her hafta) pazartesi günü gibi. Son olarak kimlerin haberdar olacağını seçip, Add this event düğmesi ile etkinliği yayınlıyoruz.
Etkinliğin üzerine tıklayarak (yayınlandıktan sonra) delete ile silebilir, edit ile düzenleyebilirsiniz. Ya da alttaki Add a comment alanına etkinlik ile ilgili yorum ekleyebilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür ederim. Umarım yararlı olmuştur. Ertan BADEM ebadem@meb.gov.tr 0541 421 20 25