Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin Proje yönetimi ve iş analizi şirketlerin daha stratejik olmasını sağlayan iki farklı disiplindir 1
İçindekiler Önzsöz. 3 Tecrübe Aktarımı 4 İş ve Projeler.. 5 Proje Yönetimi ve İş Analizi: Dinamik İkili.. 6 PMBOK ve BABOK Kılavuzlarının Entegre Edilmesi.. 7 Sonuç 10 2
Önsöz Proje yönetimi ve iş analizi şirketlerin daha stratejik olmasını sağlayan iki farklı disiplindir. Proje yönetimi, projenin kapsam, bütçe ve zaman kısıtları içerisinde ihtiyaçlarını karşılamaya odaklanmıştır. İş analizi ise paydaşların ihtiyaçlarını anlama ve ihtiyaçların giderilmesi için çözümün özelliklerini tanımlanmasına yardımcı olur. Bu iki disiplinin entegrasyonu, hem proje çıktılarının gerçekleştirilmesi hem de iş değeri yaratılması konusunda, kuruluşlar için üstün performans elde edilmesini sağlar. PMBOK ve BABOK üzerinden gidilerek proje yönetimi ve iş analizinin bir döngü içerisinde nasıl entegre edileceği keşfedilmek isteniyor. Son zamanlarda İtalya da bazı şirketler bu iki disiplini entegre etmiş gözüküyor, onlar iş analizi ve proje yönetimi konusunda uzmanlaşmış profesyonelleri Proje İş Yöneticileri olarak isimlendiriyorlar. Ayrıca bazı proje yönetim ofisleri de artık iş analizi konusunda kendilerini geliştirme ihtiyacı hissediyor. 3
Tecrübe Aktarımı Linkedin de Bir Proje Yöneticisinin Tecrübelerinden Alıntı: Birkaç yıl önce yeni bir ürün hattı oluşturulması için bir projeye başlanacaktı, sorumluluk bana verildi. Bu iş organizasyona gücü de zayıflığı da beraberinde getirdi. Projenin onaylanmasından sonra PMBOK kılavuzu prensipleri çerçevesinde Proje Beratı hazırladım ve Proje Yönetim Planı geliştirdim. Bu proje için planlama sürecinin kusursuz olduğunu ve diğer benzer projelere göre planlamanın gerekenden daha az çaba gerektirdiğini fark ettim. Kesinlikle business case hazırlığı bu süreci kolaylaştırdı. Birkaç yıl sonra IIBA ya geçtim ve BABOK u keşfetttim. Bu yönergelerin benim proje yönetim becerilerimi geliştireceğini anlamam çok uzun sürmedi. Bu disiplini keşfetmemle CBAP (İş Analizi Uzmanlık Sertifikası) almaya karar verdim. Profesyonellerin Buluşma Noktası! thebasolutions ve Proje Eğitim Merkezi Linkedin Sayfasına Gitmek İçin Tıklayın. 4
İş ve Projeler PMI ın sloganı; Başarılı İş sonuçları için proje yönetimi kaçınılmazdır. Bu ifade iş ve proje yönetimi arasındaki bağlantıyı vurgular. BABOK kılavuzuna göre her proje bir iş ihtiyacını karşılamak için başlatılır. İş analizi ve gereksinim yönetimi, problemlerin olası çözümlerinin tanımlanması konusunda rehberlik edecektir. (BABOK Guide, Version 2.0, p. 85) İş ihtiyacını tanımlayarak, sistemde ve örgütsel yeteneklerde neden değişiklik yapılması gerektiği ortaya konulmuş olacaktır( BABOK Guide, Version 2.0, p. 81). Bu konsepti özetlemek gerekirse, iş ihtiyacı ile örgütsel değişiklik için bir istek ortaya çıkar ve bu değişiklik iş için yarar arz etmelidir. Organizasyonlar bir projenin öncesinde, uygulanırken ve sonrasında iş değeri sunmak için proje yönetimi ve iş analizi yeteneklerini geliştirmelidirler. İş analizi, proje ihtiyaçlarının anlaşılması ve iş değerinin gerçekleştirilmesini sağlar. Burada bahsetmemiz gereken başka ilginç bir nokta var. Bu iki disiplinin birlikte kullanımı ile (Proje Yönetimi ve İş Analizi) kuruluşlar üstün proje yönetimi yetenekleri elde etme yolunda vize almış olurlar. Yükselmek isteyen firmalar, katılım proje yönetimi konusunda gelişime ihtiyaç duyarlar bu yüzden de iş analizi ve proje yönetimini entegre etmeleri gerekir. 5
İş Analizi, proje öncesinde (BABOK Guide "Kurumsal Analiz" Bilgi Alanı), sırasında ve proje sonrasında (BABOK Kılavuzu "İhtiyaçlar Analizi" ve "Çözüm Değerlendirme ve Doğrulama" aracılığıyla Bilgi Alanları), iş ihtiyaçlarını anlamayı amaçlamaktadır. Proje Yönetimi ve İş Analizi: Dinamik İkili Bu iki disiplinin önemini tekrar vurgulamak gerekirse: Proje Yönetimi, İş analizi ve bunların entegre uygulamaları projelerin düzgün yürütülmesini ve iş değerinin teslim edilmesini sağlar. İş analizi proje yönetimine iş ihtiyaçlarının ve çözüm bileşenlerinin anlaşılması hususunda netlik sağlar. Bunun yanı sıra paydaşların proje boyunca sürekli olarak katılımını sağlar.(iş analistleri iş ve proje paydaşları arasında köprüdür.) IIBA göre gereksinim toplama sadece bir proje yönetim süreci değildir. Uygun planlama ve gereksinimlerin belirlenmesi yoluyla iş ihtiyacını karşılamak için İş Analizi, Proje Yönetimine değer kazandırıyor. İŞ ve PROJELER- Dinamik İkili Kapsam tanımı, İletişim, Risk Yönetimi gibi ortak konularda bu iki disiplinin entegre uygulaması büyük kolaylık sağlar. Bu konu PMI ve IIBA tarafından yürütülen ortak bir araştırma projesi olarak ele alınmıştır. Elizabeth Larson tarafından yürütülen araştırmanın başlığı "Başarı için Ortaklık: IIBA / PMI Ortak İşbirliği ".Bu araştırmaya IIBA web sitesinden ulaşabilirsiniz.(iiba üyeleri için ücretsiz) 6
Proje yöneticileri takımı yönetir ve işin teslimi ile ilgilenir, iş analistleri ise iş ihtiyacına yönelik çözümü belirler ve hedefleri projeye göre düzenler. Proje başarısı için ikisinin de gerekliliği eşit miktardadır. İş analizi ve proje yönetiminin entegre edilmesi, kurumun özelliklerine ve ihtiyaçlarına uygun olarak geniş bir senaryo şeklinde standartlaştırılmalıdır. Daha öncede belirttiğimiz gibi bu yazı iş analizi ve proje yönetiminin rolünü anlatmak öteye geçip bu iki disiplinin entegrasyonunun, işe nasıl değer katacağına odaklanacaktır. PMBOK ve BABOK Kılavuzlarının Entegre Edilmesi Daha önce de söylediğimiz gibi, Proje Yönetimi ve İş Analizi disiplinlerinin entegrasyonu, proje performanslarını artırabilir ve proje yönetiminde daha yüksek olgunluk seviyesine taşır. 7
İş analizi proje yönetimine nasıl daha yüksek bir olgunluk sağlar? Bu kavramı açıklığa kavuşturmak için BABOK kılavuzundan başlamak uygun olacaktır. Böylece bu standartların, PMBOK Kılavuzu'nda açıklanan süreçleri nasıl pekiştirdiğini göstereceğim. İşte bazı anlayışlar; PMBOK Başlatma, Planlama, İzleme ve Kontrol Süreç Gruplarının BABOK "Sonuç çıkarma" Bilgi Alanı tarafından geliştirilmesi PMBOK Proje Yönetimini şöyle tanımlar "proje ihtiyaçlarını karşılamak için proje faaliyetlerinde bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanması." (PMBOK Kılavuz, Dördüncü Baskı, s. 6) BABOK Kılavuzu proje gereksinimlerinin paydaşların ihtiyaçlarından doğduğunu belirtir. Öncelikli olarak bu ihtiyaçlar anlaşılmalı sonra da gereksinime çevrilmelidir. Paydaş ihtiyacının anlaşılması, bir ortaya çıkarma sürecidir.(babok Rehberi, Versiyon 2.0, p 53) Paydaş ihtiyaçlarının belirlenmesi iş analizinin en önemli ve hassas parçasıdır. Bu yüzden profesyonel yollarla yapılmalıdır. BABOK (Versiyon 2.0) dört adımda bu işlemi açıklar: İhtiyaç belirlenmesi için hazırlık yapın, Tespit etme faaliyetlerini yürütün, Sonuçları belgeleyin ve son olarak da sonuçları onaylayın. Profesyonel bir destek olmadan iş ihtiyaçlarının iyi bir şekilde belirlenmesi neredeyse imkansız. İyi bir ihtiyaç tespiti işlemi doğrudan PMBOK içerisinde de yer alan Gereksinim toplama, Kapsam tanımlama ve Kalite planı süreçlerini etkiler. Dolaylı olarak da Bütünleşmiş Değişiklik Kontrolü sürecine yarar sağlar. 8
BABOK Kılavuzu, "Şirket Analizi, İhtiyaç Analizi, Çözüm Değerlendirmesi ve Doğrulama" gibi alanlarıyla PMBOK Başlatma Planlama, İzleme ve Süreç Grupları ve Kontrol bilgi alanını geliştirir. PMBOK iş ihtiyaçlarının belirlenmesinin tekrarlanan, yukarıdan aşağıya bir süreç olduğunu gösterir. Proje beratında genellikle yüksek düzey gereksinimler listelenir. Projenin neden başlatıldığını, başarıya ulaşmak için gerekli olan hedefleri ve başarı ölçütü olarak kullanılacak metrikleri açıklar. (BABOK Rehberi, Versiyon 2.0, s. 5) Gereksinimlerin toplamı, paydaş ihtiyaçları üzerine odaklanmıştır. Paydaşların ihtiyaçları ve bu paydaşların çözüm ile nasıl etkileşim içerisinde olacağı belirlenir. Paydaş gereksinimleri, iş ihtiyaçları ve çözüm arasında köprü görevi görür. Kapsam sürecinin belirlenmesinde, çözüm kapsamı proje kapsamına dönüştürülür. İş faydaları üreten projeler elde etmek için "İş - Paydaş - Çözüm - Geçiş" düzeni içerisinde gereksinimler takip edilmelidir; İş sonuçları geliştirilmek isteniyorsa her projenin başlangıç noktası iş ihtiyaçları olmalı. İş ve Paydaş Gereksinimleri için "yüksek seviyeli" bir dil kullanılabilir, ancak Çözüm ve Geçiş Koşulları için dil kesin, titiz ve açık olmalıdır. Belirsiz, tutarsız, eksik çözüm gereksinimleri projede problemler oluşmasına yol açar. BABOK Kılavuzundaki Gereksinim Analizi, Gereksinim Yönetimi ve İletişim" Bilgi Alanları PMBOK Kılavuzunda İletişim bilgi alanını geliştirir. Paydaş ve çözüm gereksinimleri, paydaşlar ve paydaş grupları tarafından kullanılması için gereksinimlerin iletilmesi üzerine modellenmiş ve belirtilmiştir. Gereksinim Analizi, Gereksinim Yönetimi ve İletişim" Bilgi Alanları doğrudan Paydaş Beklenti sürecinin her şeyden önce de Proje İletişim Yönetimi süreçlerini destekler. 9
SONUÇ İyi iş sonuçları elde etmek için proje yönetimi ve iş analizi entegre edilmelidir. BABOK kılavuzunda İş Analizi şöyle anlatılmaktadır; Bir örgütün yapısını, politikalarını ve faaliyetlerini anlamak ve belirlenen hedeflere ulaşmak için organizasyona çözümler önermek için paydaşlar arasında bir irtibat sağlanması amacıyla kullanılır." Bu iki disiplin, Proje Yönetimi ve İş Analizi entegrasyonu sayesinde, kuruluşlar hem proje çıktılarının gerçekleştirilmesi açısından hem de iş değeri yaratma açısından üstün proje performansları elde edebilirler. 10
İş Analizi ve Gereksinim Yönetimi Alanında IIBA (International Institute of Business Analysis) tarafından akredite edilmiş EEP (Endorsed Education Provider) ünvanına sahip TheBASolutions Kasım Ayı Fırsatları İle Sizleri Bekliyor. Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın PDU Yenilemenin Vakti Geldiyse Doğru Adres PEM! Hem Sertifikanız Yenilensin hem de IIBA metodolojisi ile Global İş Analizi Sertifikası Kazanın! Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın 11