YENİLENME VE BÜYÜMENİN GÜÇLÜ ARACI PROJE YÖNETİM SİSTEMİ (PYS) MURAT GÜNAYDIN NURGÜL BİÇER

Transkript

1 YENİLENME VE BÜYÜMENİN GÜÇLÜ ARACI PROJE YÖNETİM SİSTEMİ (PYS) MURAT GÜNAYDIN NURGÜL BİÇER 1

2 AJANDA ü Neden Sistem? ü Fayda ve Maliyetler ü Organizasyonel gelişim süreçleri ve PYS ü PYS Proje/Program/PorRolyo ilişkisi ü Mükemmelliğe yolculuk ü Organizasyonel öğrenme ü Proje YöneYm Ofisi (PYO) ü Proje YöneYminde Sistemsel Başarı ü Son söz 2

3 Neden proje? Şirketler açısından projeler bütçeleri tanımlandığında önemli bir harcama kalemi haline gelirler. Sözkonusu projelerin planlanan kapsam, zaman, maliyet, nitelik ve standardında etkin ve verimli bir şekilde tamamlanabilmesi şirket açısından büyük önem taşır. Proje yöneem teknikleri müşteri memnuniyee, organizasyonel öğrenme ve etkin takım çalışmasını gelişerirken proje süresini ve hataların maliyeeni azalfr. 3

4 Neden Proje YöneYm Sistemi? Ø Proje yöneem teknikleri müşteri memnuniyee, organizasyonel öğrenme ve etkin takım çalışmasını gelişerirken proje süresini ve hataların maliyeeni azalfr. Ø Başarısı kanıtlanmış proje yöneem teknikleri başarılı ve başarısız projelerin tecrübelerinden ve zaman içinde gözlenerek analizinden ortaya çıkar. Ø Kişisel seviyede bu tekniklerin öğrenilmesi kişinin çalışma alanında verimliliği arfrır. Bu tekniklerin organizasyon tarajndan öğrenilmesi ise çalışanların kişisel eğiemlerinin ötesinde iyi tanımlı ve organizasyona uyumlu proje yöne4m sistemi ile olur. 4

5 Neden Proje Yöne,m Sistemi? İşletmelerde ve organizasyonlarda yaşanan önemli değişiklikler daha kapsamlı, daha etkili bir proje yöneeminin ateşleyici unsuru olmuştur. Giderek karmaşık hale gelen ürünlerin/hizmetlerin, hedeflenen maliyepe, zamanda ve kalitede gerçekleşerilmesinde proje yöneem teknikleri kullanmak zorunluluk haline gelmişer. Projelerin yürütülmesinde süresi ve maliyee açısından yapılacak en küçük iyileşermeler şirketler açısından önemli katkılar sağlar. Bu projelerden kazanılan deneyimlerin sistemsel hale ge,rilerek tekrarlanabilmesini sağlamak, verimliliği arbrmak için kuruma özgü Proje Yöne4m Sistemi tasarlamak gerekir. 5

6 Proje YöneYm Sisteminin Faydaları Üst yöneemi karar verme sürecinde destekler Tek bir sorumluluk merkezi belirler Net hedefler tanımlar Planlama ve kontrol sürecini güçlendirir Güçlü ileeşim altyapısını destekler Dinamik ve teşvik edici iş ortamı sağlar Takım elemanlarına yetki ve sorumluluk verir Öğrenmek ve ileeşimi arwrmak için imkan yarafr Daha çok işin, daha az zaman ve kaynakla yapılmasını sağlar Karlılığı arwrır Organizasyonu daha etkin ve verimli yapar İç ve dış müşteriler ile daha yakın bir çalışma ortamı sağlar Problemlerin çözümü için yöntemler sağlar Kaliteyi gelişerir Kurumsal kararlar vermek için çalışanlara olanak sağlar Çözümler üreer, iş gelişerir 6

7 Bu faydaların ortaya çıkması proje yöneym kültürünün organizasyonda oturması ve sistemsel olarak yerleşmesi ile mümkündür. Proje YöneEmi Fayda ve MaliyeE PROJE YÖNETİM MALİYETİ PROJE YÖNETİMİ FAYDALARI KAYNAKLI KAR PARASAL MALİYET X ZAMAN 7

8 ORGANİZASYONEL GELİŞİM SÜREÇLERİ PROJE YÖNETİM SİSTEMİ PY KÜLTÜREL GELİŞİMİ DÖNGÜ SÜREKLİ TEKRAR EDER ŞİRKETE ÖZGÜ PY SİSTEMİ BİLGİLEN ME- EĞİTİM 8

9 PROJE- PROGRAM- PORTFOLYO Projeler organizasyona değişen dünya koşullarında stratejik hedeflere ulaşmada hizmet ederler. Proje: amacı kapsamı süresi belli bir defaya mahsus yapılan işlerdir. Program: birbiriyle ilişkili projeler grubudur.. Bunlar birlikte yürütülür ve koordine edilirler. PorRolyo: bir projeler ve/veya programlar kolleksiyonudur. Projeler/programlar stratejik hedeflere ulaşmada birlikte yöneelirler. Bazı organizasyonların program ve porhöyleri olmayıp sadece projeleri olabilir. 9

10 ORGANİZASYONEL PROJE YÖNETİM OLGUNLUĞU SÜREKLİ GELİŞİM (CONTINIOUS IMPROVEMENT) STANDARDİZE ETME ÖLÇÜMLEME KONTROL 10

11 Proje YöneYm Sisteminin Mükemmelliğe Doğru Gelişmesi BAŞARISIZLIKLAR PROJELER BAŞARILAR OLGUNLAŞMA(2 YIL) MÜKEMMELLİK(5 YIL) ZAMAN Sistemin uygulanması sürecinde karşılaşılacak problemler sistemin potansiyel gelişim Jrsatlarını belirler. 11

12 Organizasyonel Öğrenme Proje yöneem sisteminin kurulması ve olgunlaşması süresi sektörler ve firmalar arasında değişiklik gösterir. Olgunlaşma sürecinin ilk aşamalarındaki başarısızlıklar zamanla yerini proje başarılarına bırakır. Organizasyonel öğrenme ne kadar hızlı olursa, sistemin olgunlaşması da o kadar çabuk olur. Organizasyonel öğrenmenin özünde entelektüel sermayenin organizasyonel sermayeye kazandırılması olarak açıklanabilir. 12

13 Proje YöneYm Ofisi (PYO) ü Proje YöneEm Ofisi nin kurum organizasyonu içinde tanımlanmasıyla kurumsal öğrenme daha kısa sürede ve daha güçlü olur. ü PYO organizasyon içinde aynı zamanda proje yöneem sisteminin de sahibidir. ü PYS nin olgunlaşma sürecine eşlik eden proje yöneem ofisi, sistemin verimini arwrmak için bütün paydaşların katkısını alarak hareket eder. 13

14 Proje YöneYminde Sistemsel Başarı Proje yöneem sisteminde başarıya ulaşıldığı aşağıdaki belireler ile anlaşılabilir: Üst yöneem proje yöneeminin temellerini anlar. Etkin eğiem programları yerleşmişer. Proje yöneem sistemleri ve süreçleri net olarak kurulmuştur. Gruplar arası etkinliklerde koordinasyon artmışfr. Çalışanlarda hedefe odaklanma gelişmişer. Gereksiz ve tekrar eden fonksiyonlar elenmişer. Proje uzmanlığı merkezileşerilip kurumsallaşfrılmışfr. Organizasyon kültüründeki değişiklikler ileeşim kanallarında ve performans ölçüm stratejilerinde değişikliğe yol açmışfr. 14

15 Son Söz Ø Proje YöneEm EnsEtüsü (PMI) tarajndan yapılan bilimsel çalışmalarda proje yöneem sisteminin proje başarı oranını arwrdığı ve hataların maliyeeni düşürdüğü ispat edilmişer. Ø Şirketler yenilenme ve gelişimin güçlü aracı olarak PROJE YÖNETİM SİSTEMİNE güvenle dayanabilirler. 15

16 TEŞEKKÜRLER 16