Reservation Reservation : İleriye dönük rezervasyonların girildiği bölümdür.ilk ekran açıldığında Check/In olmamış tüm rezervasyonlar ekranda görünür.name/surname,arrival/departure ve Reservasyon numarası dışında More tıklanarak daha detaylı arama yapılıp istenilen rezervasyon üzerinde Düzeltme/Silme yapılabilir.seçili olan bir ezervasyonda üst kısımdaki LOG tıklanırsa bu Rezervasyonda yapılan tüm kullanıcı işlemleri takip edilebilir.yeni rezervasyon girmek için F2 tuşuna basılır.title (ön isim,unvan) kısmına Mr/Mrs/Dr gibi bilgiler yazılabilir.ad Soyad yazıldıktan sonra bu müşteri daha önceden otelde konaklama yapmışsa açılan pencerede Repeat Guest olması açısından doğru kişinin üzeri tıklanmalıdır.eğer yeni bir müşteriyse New Guest tıklanabilir.ülkesi,geliş/gidiş tarihlerinden sonra Company bölümünde müşterinin bağlı bulunduğu Acenta/Şirket veya Münferit seçilir.bu kısım seçildikten sonra daha önceden Company Code tanımında bu şirketin Defaults Fields değerleri tanımlanmışsa Pansiyon,Kur,Rez.Tipi,Market Grup,Market Detay ve Ödeme Şekli otomatik gelir.kullanıcı isterse o anda değişiklik yapabilir.receive Date rezervasyon Alınış tarihidir.group ID Master ve Detay Grup rezervasyonlarında kullanılabilir.voucher numarası kullanılan işletmelerde aynı Voucher no daha sonradan başka bir rezervasyonda kullanılırsa Sistem otomatik olarak uyarı verir.rezervasyona girilen Depozit, Eğer departman kodları içinde PrePayment (ön ödeme) gibi bir kod açılıysa ve bu kod Hotel Parametre Fixed Fields ta tanımlıysa müşteri Check/In olduğunda otomatik olarak folio suna girilen tutar aktarılmaktadır.ön ödeme Muhasebe ye direkt gönderildiği için Resepsiyon kasasını etkilememesi için Prepayment Departman kodlarından tanımlanırken Payment kısmı None olarak seçilmelidir.deposit Source kısmına depozitin nasıl gönderildiği ile ilgili Açıklama girilebilir.daha sonra Kredi Kart Tipi,Numarası ve Son kullanım tarihi varsa girilir.girilen rezervasyonun Balayı/Hotel misafiri veya Hotel Personeli olup olmadığı seçildikten sonra Konfirme veya Beklemede olduğu belirtilir.rezervasyon içinde 3 adet Açıklama satırı mevcuttur.note;rezervasyon ile ilgili genel açıklama varsa girilir.c/out Message;Buraya girilen mesaj müşteri Check/Out edilirken kullanıcının karşısına otomatik olarak gelir ve bu adımı onaylamadan bir sonraki işleme geçilemez.h/k Message ise H/K raporlarında otomatik olarak çıkmaktadır.üst kısım girişi tamamlandıktan sonra Rezervasyon Room Type ve Check/In Room Type olmak üzere 2 odatipi mevcuttur.genelde 2 odatipi de aynıdır.ancak burada müşteriye STANDART odatipi verilir müşteri Check/In olurken farklı odatipi verilirse Rez.Odatipi sabit kalıp Check/In odatipi otomatik olarak değişir.müşteri içerideyken Periyod Değişikliğine uğrarsa yeni periyod fiyatı Rezervasyon Odatipine göre bulunur.#rooms ; Kaç odalık Rezervasyon olduğu burada seçilir.eğer 1 oda yazılırsa aynı anda Rezervasyon içinde Room kısmına oda numarasıda verilebilir.eğer 1 den fazla ise Sng/Dbl/Trp/Qad/Five/Sixt seçildikten sonra Child kısmına Ücretli çocuk,free kısmına ücretsiz çocuk sayısı girilir.crib Bebek yatağı için kullanılır.child ve Free kısmında istenirse kısmı tıklanarak Çocuk yaşları girilebilir.çocuk yaşlarının Fiyat hesaplamasına bir etkisi yoktur.h/k veya Animasyon için bilgi amaçlı girilebilir.gerekli bilgiler seçildikten sonra Rate Code kısmında tanımlı Anlaşma varsa Fiyat otomatik hesaplanır.eğer bu şirket için Early Booking ve/veya Special Offer (Aksiyon) tanımı varsa otomatik olarak gelir.kullanıcı isterse manuel bu kısımlara müdahale edebilir.rate kısmına manuel fiyat girilirse Anlaşma dışı fiyat olduğundan otomatik olarak Rate Code silinir Fixed Rate (girdiği fiyattan check/out olacak) işaretlenir.add tıklanarak bu bilgiler sağ taraftaki Browsa aktarılır.eğer bu müşterinin farklı odatipi nden 1 den fazla rezervasyonu varsa tekrar yeni Room Type ve diğer bilgiler seçilip ADD tuşuna basılır.en son F4 tuşu ile bu Rezervasyon onaylanır.browse ta 1 den fazla rezervasyon girilmişse onaylama işleminden sonra sistem otomatik olarak bu müşteri için yapılan Rezervasyon sayısı kadar bu rezervasyonu kopyalar.rezervasyon numarası sabit olup Order (Sıra) numarası artar.daha sonradan bu rezervasyona bağlı order larda herhangi bir değişiklik veya Silme yapılmak istenirse otomatik bu rezervasyona bağlı diğer order ları gösteren bir pencere açılır ve yapılan düzeltme/silme işleminin diğerleri içinde uygulanıp/uygulanmayacağı kullanıcı tarafından burada belirtilir.üstte uygun kayıtlar,add yapılarak alta atılacak olanlar ise Değişikliğin yapılacağı kayıtlardır. Ayrıca üst kısımda Rezervasyon için Detaylı bir Açıklama girilebilir.accompany bölümden de rezervasyonu yapılan kişinin Beraberindeki müşteri bilgileri girilebilir. Bir rezervasyonun Grup rezervasyonu olabilmesi için Aynı Rezervasyon Numarasına bağlı Order lar olması veya ilgili rezervasyonlarda Rezervasyon numarası önemli olmadan Group Detail kısmının aynı olması gereklidir.genelde aynı rez.numarasına bağlı order lar kullanılmaktadır.grup Rezervasyonuna ilave yapmak için ilgili Order da Mouse sağına basıp ADD ON tıklanır.evet/hayir/iptal olarak gelen mesajda aynı Rez de en son kalan Order numarasını vermesi için HAYIR 1 / 21
tıklanır.açılan ekranda rezervasyon bilgileri düzeltilip F4 ile kayıt yapılır.grup tan bir rezervasyonu iptal etmek için ilgili order seçilip F6 tuşu ile Rezervasyon silinir. Arama ekranındaki More tıklandıktan sonra Gelen ekranda Only Deleted seçilirse silinen Rezervasyonlar görülebilir.herhangi biri üstünde Mouse Sağına basıp Recall yapılarak Silinen rezervasyon Geri Alınabilir. Reservation Form : Girilen rezervasyonları numaraya,geliş tarihine,alınış tarihine ve Bilgisayara giriş tarihine göre olmak üzere Tarihler arası Print edilmesi sağlanır. Reservation Inventory : İki tarih arası Check/Out-Inhouse-Expected tüm müşterilerin detaylı listesini veren rapordur.res.#summary seçilirse Aynı Rez numarasına bağlı Order ları tek bir rezervasyon gibi gösterir.arrival tıklandığından bir odayı 1 kere,bednight tıklandığında ise Geceleme sayısı kadar gösterir. Company Code : Acenta/Şirket kodlarının tanımladığı bölümdür.yeni Giriş için F2 tuşuna basıldıktan sonra Company Code bölümüne açacağınız acentayı temsil eden 10 haneli (arada boşluk olmadan) kod açılır.company Name girildikten sonra Company Type seçilir.company Type daha sonradan İstatistik raporları alınırken buna göre gruplama yapmak için kullanılır.daha önceden Rate Code tanımlanmışsa bu şirket/acenta için Rate Code bölümüne girilerek anlaşmaya bağlanmış olur.fatura bilgileri Adres,vergi dairesi,no Fatura bilgileri için gereklidir. Trusty : Acenta'nın kredisi olup olmadığı belirtilir."no" ise Rezervasyon ve C/In girerken SELF PAYMENT dışında ödeme kabul etmez. Statistiscs: Bu acentanın istatistiklerde görünüp görünmeyeceği belirlenir. Company Forecast: No yapılırsa Company Forecast alırken bu acenta yı forecast'ta göstermez. Not ve Remarks 'a girilen bilgiler Rezervasyon veya C/IN esnasında görülebilir. Discounts : Inhouse Disc% bölümüne girilen indirim yüzdeleri bu şirketin odaları check/in yaparken otomatik olarak ekrana gelir kullanıcı isterse o anda değiştirebilir.ayrıca Early Booking ve bazı özel indirimler buradan tanımlanır.ayrıca bu bölümde E/B altındaki E/B ve Aksiyon aynı anda olduğu rez lerde sadece E/B mi, Aksiyon mu veya Her ikiside (Both) uygulansın seçilebilir. Defaults: Rezervasyon veya C/IN girerken hangi bilgilerin otomatik geleceği buradan belirlenir.ödeme, Market, Ülke gibi.eğer FIXED RATE işaretlenirse Rez girerkenki ekranda Fixed Rate kısmı otomatik olarak seçili gelir.kullanıcı isterse o anda değiştirebilir. Ekranın Sağ alt köşesindeki Inactive Company List tıklanarak hiç hareket görmeyen Acenta/Şirket ler listelenebilir.istenilen bilginin üzerinde Mouse sağına basıp Silinebilir. 2 / 21
Company Master : Farklı acenta/şirket kodlarını tek bir kod altında görmeyi sağlayan uygulamadır.company Forecast,Performance Report ve Company Master soran daha bir çok raporda tek bir acenta/şirket miş gibi listeler alınabilir.buradan tanımlanan Master Code,daha sonradan Company Code ta istenilen acentalara tek tek girilerek Company Master alanından istenilen master Code a bağlanılabilir. Rate Code : Anlaşmalar buradan girilir.rate Code bölümüne hatırlatıcı olması açısından Acenta Kodu girilebileceği gibi Genel bir Kod 'ta (RATE1,2 vs) verilebilir.burada belirtilen kod daha sonradan istenilen Acenta'ların Rate Code bölümüne bağlanılarak Rezervasyon girerken fiyatların otomatik atması sağlanır.eğer anlaşmalarınız 3-5 kategoride ise her acenta için ayrı Rate code açmak yerine RATE1,RATE2,RATE3 gibi isimler vererek anlaşmalar açıp daha sonradan istediğiniz acentalara bu rate code ları bağlamanız işinizi kolaylaştıracaktır.room Type bölümünde *ALL girilirse bütün oda tipleri için verilen fiyatlar aynı olur.special Offer bölümünde ise Anlaşma dışında verilen Özel İndirimli bilgiler FİYAT,GÜN ve İNDİRİM ORANI olarak üç farklı şekilde girilebilir.rezervasyon fiyatı otomatik alırken önce Special Offer a yoksa Kontrat a bakarak işlem yapar. FİYAT:Receive Start/End bölümüne Rezervasyonun Alınış tarihi, alttaki diğer tarih bölümüne ise fiyatların geçerli olacağı Başlangıç/Bitiş periyodu girilir. GÜN:Anlaşma fiyatlarından belirtilen günlere göre C/IN veya Konaklama bazlı olarak girilebilir.check/in seçilirse Rezervasyonun Arrival Date i Aksiyonun girildiği Başlangıç Bitiş tarihinde olmalı, Accommodation seçilirse Rezervasyonun Arrival ve Departure Date i Aksiyonun girildiği Başlangıç-Bitiş tarihleri arasında ise geçerli olmaktadır.yani Check/In demek girdiği fiyattan Çıkacak anlamında kullanılmamaktadır.girdiği fiyattan çıkacaksa Rezervasyon içindeki Fixed Rate işaretlenmelidir. Min Max Free 7 13 1 14 20 2 İNDİRİM ORANI : Burada belirtilen tarihlerde verilen İndirim oranını Kontrat fiyatlarını kullanarak uygular. 3 / 21
Rate Code Control List : Girilen Anlaşmalar detaylı olarak buradan print edilebilir. Allotment/Dummy : Acenta lara ait Allotment (Kontenjan) veya Dummy (acentaların Otellere gönderdikleri Forecast) ların girildiği bölümdür.tek bir acenta ya girilebildiği gibi Company Master olarak ta işlem yapılabilir.ay ay girilebilir veya Sol alt köşedeki Auto Create/Delete seçeneğinden iki tarih arası otomatik olarakta girilebilir.burada girilen değerler Company Forecast ta Allotment, Allotment tan Satılan ve Kalan olarak (aynı mantık Dummy içinde geçerlidir) takibi yapılabilir. Period Price Change : Check/In kartlarında Rate Code yazılı ve Fixed Rate işaretli olmayan tüm uygun kayıtlar an kayıtlarda Anlaşmalara göre Periyod değişikliğinin olup olmadığı bu programdan takip edilebilir.eğer liste boş ise Periyod değişikliği yok demektir.liste de odalar varsa ve Eski-Yeni Fiyatlar kontrol edildikten sonra Apply Change Prices butonu tıklanırsa periyod değişikliği otomatik olarak ilgili odalarda yapılmış olur.istenirse Hotel Parameter bölümdeki Period Prices Change EOF işaretli olursa her gece Günsonu yapıldıktan sonra Yeni gün için Periyod Değişikliği varsa otomatik uygulanır. Period Price Change List : Periyod değişikliği yapıldıktan sonra buradan listesi alınabilir. Breakdown : Rezervasyon girerken ve Check/In yaparken Oda/Pansiyon fiyatı toplam olarak yazılmakta olup pansiyon ayrılmamaktadır.pansiyon ayırmak isteyen işletmeler bu adımdan istedikleri Acenta/Şirket e göre veya veya Company bölümü ENTER geçilerek Tüm Acenta/Şirket lere aynı oranda FİYAT veya % olarak işlem yaptırabilirler.buraya yazılan rakamlara göre Rapor menüdeki RATE CONTROL Breakdown alınırken otomatik ayrım yapılabilir.rate Control alınırken sistem önce Acenta/Şirket breakdown u varsa onu alır yoksa *ALL tanımlı olan dan fiyatları düzenler. Stop Sales : Burada bir Acenta veya Oda Tipi için, yada Tüm Acentalar ve oda tipleri için Stop Sales tarihleri girildiğinde Rezervasyon girerken sistem uyarı verir ancak kullanıcının giriş yapmasına müsaade eder. Sticker & Mailing : Buradan tanımlanan bilgilere Bayram,Yılbaşı gibi Özel günlerde Etiket basmak için kullanılır.ctrl-e tuşu ile tanımlı olan Etiket ler Excel e aktarılıp kontrolü yapılabilir. Sticker & Mailing Group : Etiket Bilgileri açılırken önce buradan Gruplama yapılırsa daha sonra bu seçeneklere göre ayrı ayrı Etiket listesi alınabilir. Guest Sticker Transfer : Rezervasyon ve Check/In yapılırken girilen Müşteri Bilgileri istenirse Etiket programına bu program sayesinde Otomatik olarak aktarılır. 4 / 21
Sticker & Mailing List : Etiket Bilgileri girildikten sonra buradan listesi alınır.etiket leri basmadan önce programda tanımlı olan dizaynı görmek için 1-2 sayfa print edip,bu dizayna göre Etiket form ları satın alabilirsiniz. Speed Key Folio : İnhouse ta olan müşterilerin Folio ları buradan takip edilir.müşterinin Ödeme Şekli CL (Odası Kredi,Extra kendi öder) ise sadece extraları görünmesi için EXTRA işaretli gelir.kullanıcı isterse ROOM-Sadece Oda fiyatları veya ALL seçerek folionun tümünü görebilir.all Departments tan Hareket gören Tüm Departmanlar veya İstenilen bir Departman seçilerek sadece ilgili kayıtlar görülebilir.all Windows bu odaya girilen tüm işlemleri göster,yada Window1,Windows2,3,4 seçerek aynı odada 4 farklı folio ya kadar takip edilebilir (aynı odada 2 farklı kişinin hesabını tutma gibi).hangi Window da görüneceği Adisyon işlenirken kullanıcı tarafından belirtilmektedir.ayrıca Sol alt köşede Departman İcmal görülebilir V butonuna basarak bu ekran KDV penceresine de dönüştürülebilir.folio altında Borç/Alacak/Bakiye nin dışında Hotel Parametre de Folio Kur ları tanımlı ise Bakiye nin o kur lardaki karşılık tutarlarıda buradan görülebilir.sağ üst kısımda ise LOG tıklanarak bu rezervasyonun yapılışından şu ana kadar ki tüm giriş/düzeltme/silme gibi işlemleri takip edilir.accompany de ise Beraberindeki müşterilere bakılabilir.print butonu ile Folio yazdırılabilir.folio ya yeni bir kayıt girmek için Folio Transaction veya Mouse Sağı tıklanarak Add seçilir ve yeni kayıt işlenir.açılan pencerede Posting,Discount ve Eksi (-) Correction gelir.posting ile Folio ya istenilen departman işlenir.discount ise Hangi departmandan İndirim yapılmak isteniyorsa uygulanır.eksi (-) Correction üstünden gün geçtikten sonra eski kayıtlarda Düzeltme/Silme yapılmasına sistem izin vermediğinden hesabı eşitlemek için kullanılır.aynı gün işlenen kayıtlarda Düzeltme/Silme işlemi yapılabilir.işlem yapılmak istenen kaydın üzerinde Mouse sağına basılarak uygulanır.ayrıca Mouse sağında Split seçeneği ile girilmiş olan bir harcama tutarı ikiye bölünerek Folio Transfer programında başka bir folioya transfer edilebilir.bu işlem geriye dönükte yapılabilir.tarih,departman veya Toplam tutar değişmediğinden geriye dönük balansı etkilemez. Check/In : Rezervasyonlu C/IN için ekrana gelen pencerede eğer o gün gelecek müşteri varsa altta EXPECTED işaretli olur.istenilen Rezervasyon tıklanarak gelen ekranda gerekli kontroller yapılır daha önceden Blokajı yoksa Oda numarası verilerek C/IN işlemi tamamlanır.eğer aynı isimdeki bir müşterinin 1 den fazla rezervasyonu varsa ve hepsi aynı isme kayıtlıysa Check/In e alırken Edit Guest yerine Change Guest tıklanarak o odada kalan müşterinin kimlik bilgileri girilmelidir.aksi taktirde o müşteriye ait tüm rezervasyonların ismi yeni değiştirdiğiniz olur.ayrıca Check/In ekranından Detaylı Remarks-Açıklamalar ve Beraberindekiler-Accompany girilebilir.sağ üst kısımdaki LOG butonu tıklanarak bu rezervasyon ile ilgili kullanıcıların yaptığı tüm işlemler takip edilebilir.eğer girilen Rezervasyon Döviz li ise TL tutar C/In 5 / 21
Cur.Date e göre otomatik hesaplanır.geç girişlerde kur tarihi bir önceki günden aldırılabilir.fixed Charge1/2 de istenilen bir Departman seçilip sağ tarafına TL Tutar yazılırsa Gece işlemlerinde Room Posting yapılırken belirtilen rakamlar Folio ya otomatik basılır. Folio Post kısmında ise seçilen oda ya Tüm Harcama girişleri,sadece Extralar veya Sadece POS tan yapılan satışlar kapatılabilir. POS Card kısmına otelde POS-Harcamaları için Kart lı sistem kullanılıyorsa müşteriye verilen Kart lar üzerindeki numara bu kısma yazılır.discount % kısmında Extralarından, Yiyecek/İçecek ten, Telefon dan, Minibar dan veya Çamaşırhane den belirtilen oran kadar Adisyon işlenirken indirim yapılır. İlgili günde tüm Expected (Gelecek) müşteriler bittikten sonra altta INHOUSE işaretli olur.rezervasyon da olduğu gibi More-Less butonu ile istenilen şekilde Arama lar yapılabilir.inhouse işaretli iken Bugün Check/In olmuş Rezervasyon lu bir müşterinin İptal i Mouse sağına basıp Cancel C/In tıklanarak yapılabilir.böylece bu müşteriyi Expected penceresine göndermiş oluruz.walk/in müşteride bu kısım Delete C/In olarak gelmektedir. Ayrıca Sol alt köşedeki Walk/IN butonu tıklanarak Rezervasyonsuz Check/In yapılabilir.gerektiğinde 1-50 arası Extra Folio ların tanımıda Extra Folio bölümünden yapılabilir. Check/;Out : Oda numarasında F9 veya çift tıklama ile o gün C/O olması gereken odalar ekrana gelir.oda numarası girildikten sonra Ödeme şekli C/L veya FCL ise Krediye kalkması gereken rakamı otomatik basması için kullanıcıya sorar.c/out işleminin tamamlanması için Folio Borç/Alacak tutturulması gerekmektedir.c/out edildikten sonraki gelen ekranda Ödeme Şekline göre Room,Extra Folio ve Fatura işareti gelir.istenilen belgeler işaretlenip işlem tamamlanır.fatura ekranında başka adrese fatura kesilecekse burada değiştirilebilir. 6 / 21
Room Assignment : Check/In olmamış arama kriterlerine göre istenilen rezervasyonlara buradan oda numarası ve isim listesi girilebilir.browse tan hangi rezervasyon seçildiyse DETAILS kısmından o rezervasyonun bilgileri girilir. Available Room List : Girilen tarih ve seçeneklere göre Blokaj atılabilecek müsait oda listesi verir. Group Check/In : İstenilen kriterler seçildikten sonra Check/In ALL butonu ile Oda numarası girili olan tüm odalar tek tuş la Check/In e alınmış olur. Group Check/Out : Check/Out tarihi bugün olan tüm odalar ekrana gelir.istenilen filtreleme yapıldıktan sonra C/L Posting ALL butonu ile krediye kalkması gereken odalara otomatik posting yapar. Print C/L Folios butonu ile Room Folio lar yazıcıdan otomatik alınır. Check/Out ALL butonu tıklandığında ise Bakiyesi 0-Sıfır olan tüm odalar Check/Out edilmiş olur. 7 / 21
Guest Search (Today) : Aynı anda aranılan müşteri Bugün Gelecekmi (Exp), İnhouse tamı (Inh) yada Check/Out (C/O) olmuşmu tek ekrandan bu bilgilere ulaşılabilir.ayrıca seçili olan müşterinin Rezervasyonunda yada Guest Kartındaki açıklamalarda burada görülebilir. Guest Card : Rezervayonu girilen,inhouse ve Check/Out olmuş tüm müşteri Kimlik bilgilerinin tutulduğu programdır.müşteri Kimlik bilgilerinin yanında History bölümü ile o müşterinin daha önceki gelişleri,o an içerideyse bilgileri ve Rezervasyonları tek ekranda görülür,kaç defa gelmiş kaç geceleme yapmış,ne kadar Oda/Extra ve Toplam Hasılat bırakmış buradan takip edilebilir. Room Rack : Rack üzerinde istenilen oda da Mouse sağına basıp C/In,C/O,Folio vs işlemler yapılabilir,sol üst köşedeki Current Status ile otelin Genel durumuna bakılabilir.burada Inhouse/Expected/Today üzeri Mouse ile tıklanarak Detayı görülebilir. 8 / 21
Room Rack Dated : Üstteki Rack programı ile benzer işlemleri yapmakla birlikte,hangi oda hangi tarihe kadar müsait,dolu odalar,blokeli Odalar,Check/Out edilmesi gerekenler ve Arızalı odalar tek ekrandan görülebilir. Current Status : En hızlı şekilde şu an otelde kaç oda var,kaç oda gelecek,kaç oda gidecek,kaç oda gitmiş ve bu gece tahmini doluluk ne kadar olacak detaylı olarak genel görünümü verir. 9 / 21
Charge Posting : Folio dan yapılan Posting işleminin benzeridir.posting/discount ve Eksi (-) Correction buradan da yapılabilir.fazla sayıda adisyonu hızlı bir şekilde girmek için Folio yerine bu program kullanılabilir.sağ taraftaki Browse ta seçilen odanın sadece o günkü (değiştirilebilecek/silinebilecek) Folio hareketleri görülür. Folio Transfer & Split : Seçilen iki Folio arasında Folio1 den 2 ye veya Folio2 den 1 e transfer işlemi yapılır.transfer edilecek kayıtlar 1 den fazla ise CTRL tuşu ile çoklu seçim yapılıp Mouse sağına basılarak transfer işlemi gerçekleştirilir.aynı zamanda herhangi bir kayıt seçilip Mouse Sağına basılarak Split&Transfer seçeneği ile seçilen Tutar ın istenilen miktarı kadar diğer Folio ya Transferi yapılabilir.split işlemi ile ayrılan Tutar sonradan tekrar birleştirilemez. Room Change : Bir odadan diğer bir odaya oda değişikliği yapılır.room Change yapılan odanın odatipi farklı ise Rezervasyon kartında Rezervasyon Oda Tipi sabit kalıp, sadece Check/In Oda Tipi değişir.room Change te Açıklama girilmesi zorunludur. History Folio : Check/Out olmuş odaların Folio görüntü ve Listeleri buradan alınabilir.istenilen Folio seçilip Sağ üst kısımdaki LOG butonu tıklanırsa bu odada yapılan tüm kullanıcı hareketleri takip edilebilir.yetkisi olan kullanıcı Mouse sağına basarak Check/In kartında veya Folio da değişiklik yapabilir.check/in kartında değşiklik yapılıp Kaydet tikten sonra Do you want to maket he SAME CHANGE to ALL Inhouse Records mesajı gelir.eğer yapılan değişiklik sadece odanın C/Out olduğu gün için geçerli olacaksa bu soruya HAYIR, Giriş/Çıkış Tarihi arasındaki Tüm Gecelemeleri için geçerli olacaksa EVET yanıtı verilir. ReCall Check/Out : Bugün yapılan tüm Check/Out kayıtları ekrana gelir.hangi odanın Check/Out u geri alınmak isteniyorsa ilgili oda seçilip ReCall butonu tıklanır.check/out 2 nedenden geri alınabilir.birinci;müşteri Uzatma verdiyse New Check/Out Date- Yeni C/O tarihi yazılırsa Check/Out geri alır aynı zamanda Uzatma vermiş olur.ikinci;check/out yapılırken müşteri folio suna yanlış tutar basılarak kapatılmışsa Check/Out Posting Auto Delete seçili olur,alttaki Note yazan kısımda C/Out.. kayıtları otomatik olarak silinir. Exchange Daily Exchange Rates : İstenilen tarihteki Check/In ve Döviz bozma kurları buradan girilip Listesi alınabilir.günsonu yapıldıktan sonra Dövizli Check/In yapmadan önce buradan Kur lar girilmiş olmalıdır.transfer From Date butonu ile Dün den bugüne,transfer From TCMB butonu ile de Internet varsa Merkez Bankasından kurlar otomatik olarak aktarılır.tatil günlerinde de Merkez bankasından kur alımında herhangi bir sorun olmamaktadır. Exchange Rates : İstenilen iki tarih arasında girilen C/In ve Döviz Bozma tüm kurların listesini verir. Avarage Exchange Rates : İstenilen iki tarih arasındaki Ortalama Kur Listesini verir. 10 / 21
Currency Conversion : İstenilen tarihte girilen Tutar ın tüm döviz kurlarındaki karşılığı buradan alınabilir. Exchange Update : Bozdurulan Dövizler buradan işlenir.oda numarası zorunlu değildir.kur Kodu ve Döviz Tutarı girdikten sonra TL karşılığı otomatik olarak hesaplanır.eğer Döviz bozma kuru Komisyon düşülmüş halde giriliyorsa ayrıca burada Komisyon girilmez.döviz Bozma kurundan,c/in kurundan veya Oda no girildiyse Giriş Günkü Check/In kurundan işlem yapılabilir.oda fiyatına istinaden Döviz le ödeme yapılırsa Giriş Günkü C/In kurundan döviz bozulabilir.işlem F4 ile kaydedildikten sonra Müşteri ve Resepsiyon için Yazıcı dan 2 kopya Döviz Alım Belgesi print edilir. Exchange Control List : İki tarih arası bozdurulan Dövizlerin Detay ve Toplamı buradan alınabilir. Invoice Invoice List : Müşteri Check/Out edilirken sistemden Fatura kesilebilir veya daha sonradan bu program ile istenilen odalara veya kullanıcının kendi belirleyeceği Açıklama ve Tutar a göre Fatura kesilebilir.tarih yazıldıktan sonra Fatura No zorunlu alandır.eğer bir odanın bilgilerine göre Fatura kesilecekse Rezervasyon no da F9 tuşuna basılarak Check/Out olmuş herhangi bir odanın kayıtları seçilebilir.ekrana tüm Folio geldikten sonra Rez.No altındaki Room/Extra/All seçilerek o odanın hangi harcamaları için Fatura kesileceği belirlenir.gelen kayıtlar üzerinde kullanıcı isterse değişiklik yapabilir.burada yapılan değişiklikler Folio yu etkilemez.rezervasyon no seçilirse Fatura Bilgileri o müşterinin Kimlik kartında geçerli olan bilgilerdir.kullanıcı istersen Company Code tan herhangi bir acenta/şirket e veya Acc.C/L kısmından Muhasebe de tanımlı herhangi bir Cari ye Fatura kesebilir.faturada indirim Discount Ratio kısmına Oran(%) girilerek yapılır daha sonra İndirim açıklaması bir alt satıra yazılır.fatura da TL tutarın Döviz karşılığı gösterilmek istenirse Kur kodu ve Kur Tutarı manuel olarak yazılabilir.sol alt köşedeki VAT,Payment,Statu,Type gerekmedikçe kullanılmaz.fatura Print edildikten sonra Yazıcı dan Çıkar aynı zamanda kaydedilir. Invoice Update : İptal edilmesi gereken Faturalar daha sonra buradan silinebilir. 11 / 21
Invoice Control : Tarihler arası kesilen faturaların kontrol listesidir.aynı zamanda seçilen Fatura üzerinde Mouse sağına basıp Invoice Print ile aynı fatura üzerinde değişiklik yapılıp tekrar Print edilebilir. POS MODPOS: Departmanlarda kullanılmak üzere hazırlanmış,istenirse Dokunmatik ekranda da kullanılabilecek POS programıdır.gelen ekrandan Kullanıcı ve şifre girildikten sonra ilgili Departman seçilir.çek (Adisyon) numarası otomatik kullanılıyorsa bu alanın yanındaki Yeni butonuna tıklayarak numaranın otomatik verilmesi sağlanır aksi taktirde Adisyon numarası manuel girilir.veya daha önceden kapatılmamış Açık Adisyon varsa numarası girilerek o Adisyonun bilgilerine ulaşılabilir.masa,garson ve Kişi sayısı girildikten sonra Sol taraftan istenilen bir Grup seçilip o gruba bağlı Ürünler den seçim yapılabilir veya Sol üst köşedeki Search butonu tıklanarak istenilen ürün daha hızlı bir şekilde bulunabilir.pos ekranında Back ile bir önceki ekrana Logout ile ilk ekrana dönülür.exchange Rate e girilip istenilen tarihin kurlarına bakılabileceği gibi çapraz kur sayesinde girilen tutarın diğer kurlar daki karşılıklarına bakılabilir. Qty : Browser da seçili olan üründe Adet değişimi yapar. Transfer Item : Aktif olan adisyon dan yazdırılmamış istenilen ürünleri başka bir adisyona aktarmak için kullanılır. Delete Item : Seçili olan ürünü silmek için kullanılır.ilgili ürün yazdırılmamış ise direkt silinir, yazdırılmış ise eksi ( ) olarak kayıt oluşturur. Cancel Order : Açık adisyonu İptal etmek için kullanılır.bu adisyon hiç açılmamış gibi olur. Hold : Başka bir adisyona işlem yapabilmek için Açık adisyonu Bekletmeye alır. Print : Açık Adisyonda yazdırılmamış ürünleri print etmek için kullanılır. Print (+) : Açık Adisyonda yazdırılmamış ürünleri print edip ayrıca Çek Toplam alır.burada İndirim yapılmak isteniyorsa % veya Tutar olarak girilebilir. PayNow : Ödeme ekranında sırasıyla,indirim,nakit,kredi Kartı,Oda Kredi,Dış Kredi,Ödenmez veya İkram olarak adisyon toplamı birkaç ödeme şekliyle aynı anda kapatılabilir.nakit seçilip açılan ekranda Adisyon toplamından fazla tutar girilirse,müşteriye geri ödenecek rakam da ekranda görünür.oda Kredi kapatılan adisyon anında Müşteri Folio suna geçer onun dışında kapanan adisyonlar sadece POS Kasiyer ve Satış raporunda görünür Önbüro ya aktarılmaz.kasiyer çalışma süresi bittiğinde Önbüro ya Nakit/Kredi Kartı ve Raporunu teslim eder.önkasa aldığı tutar kadar 0001-Cash Folio ya tek kalemde gelir basar. Open Check : Kapatılmamış beklemede olan o departmandaki veya Tüm Departmanlardaki Açık adisyonlar görülüp,istenilen bir adisyon seçilerek o adisyona işlem yapılabilir. Closed Check : Kapatılmış bir adisyon tekrar yazdırılabilir veya Kasiyer in yetkisi varsa ilgili adisyonu silebilir.buradan yapılan Silme işlemi ile Adisyon Oda Kredi ise sadece Kasiyer ve Satış Raporlarından silinir,güvenlik nedeniyle Müşteri folio sundan silinmez.kasiyer Önkasa ya bilgi verir ve Önkasa adisyonu müşteri folio sundan siler. Check Detail : İki tarih arası istenilen Departman daki kapatılmış olan Adisyon ların Detayı buradan takip edilir. POS Cashier : Kasiyer Raporu, Kapatılan tüm adisyonlar Yiyecek/İçecek Oda Kredi/Kasa gibi detaylı olarak görülür.önkasa ile mutabakat bu raporla yapılır. POS Sales : Departman Satış Raporu Hangi üründen kaç adet satılıp ne kadar gelir elde edildiğini verir.ayrıca bu raporda bir Garson un yaptığı tüm satışlar alınabilir.check Type ta Officer/Ent tıklanıp ilgili ödenmez kodu seçilerek o kişinin yapmış olduğu harcamalar da buradan takip edilebilir. POS Couver : Kuver raporu, Adisyon adisyon bir departmandaki Yiyecek/İçecek/Diğer Satış toplamları ile birlikte Kuver-Kişi sayıları buradan alınabilir. 12 / 21
Room Inquiry : Oda,Ödenmez ve Kartno ya sorgulama yapar.all Inhouse butonu ile o anda içeride olan tüm müşterilerin listesini verir.gelen ekrandan Oda noya,adı ve Soyadına göre arama yapılabilir. Guest Folio : Seçilen oda veya kart a ait ilgili departmana yapılan harcamaları gösterir. Department Report : Önbüro Departman raporudur.pos tan kapatılan Oda Kredi adisyonları Departman raporu ile karşılaştırılır. POS Card : Müşteri Harcamaları için Kart lı Sistem kullanılıyorsa Check/In kartlarındaki POS Card bölümüne misafirlere verilen Kart numaraları yazılabilir.eğer 2 den fazla kart verilirse İlave kartlar buradan girilir.ayrıca Ödenmez/İkram kartları da burada tanımlanır. POS Card List : Tanımlı olan tüm kart lar,sadece Oda kartları veya Oda no olup Kart numarası verilmemiş kayıtlar buradan print edilebilir. POS Card List : Tanımlı olan tüm kart lar,sadece Oda kartları veya Oda no olup Kart numarası verilmemiş kayıtlar Check Detail Report : İki tarih arası istenilen Departman daki kapatılmış olan Adisyon ların Detayı buradan takip edilir. POS Cashier Report : Kasiyer Raporu, Kapatılan tüm adisyonlar Yiyecek/İçecek Oda Kredi/Kasa gibi detaylı olarak görülür.önkasa ile mutabakat bu raporla yapılır. POS Sales Report : Departman Satış Raporu Hangi üründen kaç adet satılıp ne kadar gelir elde edildiğini verir.ayrıca bu raporda bir Garson un yaptığı tüm satışlar alınabilir.check Type ta Officer/Ent tıklanıp ilgili ödenmez kodu seçilerek o kişinin yapmış olduğu harcamalar da buradan takip edilebilir. POS Couver Report : Kuver raporu, Adisyon adisyon bir departmandaki Yiyecek/İçecek/Diğer Satış toplamları ile birlikte Kuver-Kişi sayıları buradan alınabilir. 13 / 21
POS Parameter Parameters : POS programının kullanımı ile ilgili gerekli parametrelerin yer aldığı programdır.pos Yazıcı nın Rulo mu Adisyon mu olduğu,adisyonu kapatırken Odano mu Kartlı Sistem mi kullanıldığı,adisyon yazdırılırken üst ten kaç satır boşluk vereceği,maksimum bir adisyonda kaç satır girilebileceği,adisyon da alt tan kaç satır boşluk bırakılacağı,pos Sisteminin hangi kur dan takip edileceği,reçete fiyatlarının hangi Stok/Cost şirketiyle bağlantılı çalışacağı,adisyon açılırken adisyon numarasının kullanıcının manuel mi, Sistemin otomatik vermesi mi gibi seçenekler buradan tanımlanır. Departments : POS ta kullanılacak departmanlar burada tanımlanır.pos numarası,adı,adisyon ların print durumu,önbüro Soft Departmana önbüro daki % 8 Departman kodu karşılığı,hard Departman koduna ise % 18 Departman kodu karşılığı girilmelidir.cost Departman ise bu POS ta yapılacak olan satışlar hangi departmanın Stok undan düşecek belirtilemelidir.service % desi genelde Room service için yazılır.buraya yazılan % kadar adisyon toplamına + tutar ilave olur.% Oran yazıldıktan sonra sağ tarafındaki Açıklama Adisyon Print te Service % yerine ne yazılması gerektiği belirtilir.default Service % yazar.discount % girilen oran ise Adisyon da Toplam Tutar üzerinden yapılacak indirim yüzdesini belirtir.happy Hour saatlerinde buraya indirim yazılıp daha sonra silinebilir. Desing : POS Ekranı dizayn programıdır.sol taraftaki buton lar Grup Kodları dır.üstünde 2 defa Mouse tıklayıp POS ta görünmesi istenen Grup Adı yazılabilir.daha sonra bu gruba bağlı ürünler istenilen buton üzeri 2 defa tıklanarak seçilebilir.buton üzerinde Mouse sağına basılıp Delete-Silme işlemi yapılabilir.tüm dizayn işlemi bir departman da tamamlandıktan sonra ilk ekrandaki Design Copy butonu ile bu departman için yapılan dizayn diğer departmanlara kopyalanabilir. Housekeeping Housekeeping Rack : Odaların H/K Statüslerinin dışında kişi ve isimlerininde görülebildiği,oda okeyleme ve Pax sayılarının girilebildiği programdır.tek tek girilebileceği gibi Sol alt kısımdaki Quick Room Ok programı ile çoklu oda okeyleme yapılabilir.pax sayılarının girilmesi ile Discrepancy Report (Önbüro-H/K Fark Raporu) alınabilir.oda Statüslerinde bir yanlışlık olduğunu düşünüyorsanız Room Status Re-Create programını çalıştırabilirsiniz. Santraliniz uygunsa ilave bir yazılımla Odadan Otomatik olarak H/K tarafından Okeyleme yapılabilir.aynı zamanda bu sistem Minibar ve Arıza takip içinde kullanılabilmektedir. Housekeeping Rack List : Odaların H/K Statüsleri ile Oda ve yatak tipi nin alınabildiği Expected Arrival (Gelecek) ve Expected Departure ların (Gidecek) aynı anda görülebildiği listedir. 14 / 21
Housekeeping Report : H/K Rack List e göre daha detaylı rapordur. Room Request Code : Odaların Resepsiyon veya H/K dan yaptıkları istek kodları buradan açılabilir.gazete,terlik,havlu vs kodlar buradan tanımlanır. Room Request Update : İstek kodlarına göre hangi oda istekte bulunursa buraya o istek girilir,daha sonradan odanın isteği teslim edildiğinde Resolve kısmından Çözümlendi bilgileri girilir.buna göre odaların istatistikleri tutulmuş olur. Room Request List : Odalar için girilen isteklerin print edildiği kısımdır.iki tarih arası alınan bu raporlar hangi odalar istekte bulunmuş hangi odaların istekleri çözümlenmiş/çözümlenmemiş bu rapordan takip edilebilir. Maintenance Code : Teknik Servis Arıza kodlarının tanımlandığı bölümdür. Maintenance Update : İşletmedeki oda veya Departman tüm arızalar, arıza kodlarına göre buradan sisteme girilir. Maintenance List : Girilen Arızalarınn print edildiği kısımdır.iki tarih arası alınan bu raporla hangi Arızalar girilmiş, hangileri çözümlenmiş/çözümlenmemiş bu rapordan takip edilebilir. Lost & Found : Odalarda veya işletmede Kaybolan/Bulunan Eşya lar buradan sisteme girilir. Lost & Found List : Kaybolan/Bulunan eşyaların listesidir. Communication Phone Guide : Telefon rehberi programıdır.ad Soyad,Telefon numarası ve Grup koduna göre arama yapılabilir.telefon numaraları girilirken arada boşluk olmadan ( 05323147580 ) kayıt yapılırsa daha sonra Telefon görüşmeleri listesinde bu numara arandığında Açıklama kısmında otomatik olarak Rehber deki isim yazılır gelir. Phone Group : Telefon rehberi nde kullanılmak üzere buradan Gruplama (Oteller,Acentalar,Resmi Kurumlar ) yapılabilir. Internal Phone : İşletmede kullanılan Dahili telefonlar buradan tanımlanır.daha sonradan Phone Communication List alınırken Dahili Telefonun yanında Personel Adı/Soyadı görünür. Phone Communication Control : Otomatik PBX Interface programı sayesinde Tüm telefon görüşmeleri buradan takip edilebilir.resepsiyon dan görüşme yapan bir oda müşterisi nin kaydı üzerinde Mouse sağına basıp Transfer to Room tıklanarak direkt oda folio suna aktarma yapılabilir.ayrıca Remarks tıklanarak herhangi bir görüşme için İş/Özel gibi açıklamalar yazılabilir. 15 / 21
Phone Communication List : Telefon görüşmelerin daha detaylı alınabildiği rapordur.yapılan seçime göre Dahili/Oda telefon numarasına göre görüşme listeleri alınır. PAYTV Interface Report : Odalarda PAYTV kullanıp MOD programı ile bağlantılı çalışan sistemlerde Interface raporunun alındığı bölümdür. Night Audit Room Posting : Room Posting yapılmadan önce Rapor menüdeki Rate Control den Oda Fiyatları kontrol edilmelidir.room Posting ekranında en üstteki Browse ta Kontratlara göre Periyod değişikliği varsa burada görülür.eğer yeni fiyatlarla Room Posting yapılması isteniyorsa Room Posting den önce Apply Change Prices butonu ile fiyat değişiklikleri C/In kartlarına işletilmelidir.diğer Browse larda ise Expected Arrival-Gelmesi beklenen,expected Departure-Gitmesi beklenen müşteri kalmışmı buradan takip edilir,gerekli işlemler yapılır.tüm Check/In ler tamamlandıktan sonra C/In kartlarına girilen Local Rate ler Posting işlemi ile Folio lara otomatik olarak basılmış olur.room Posting yaptıktan sonra yeni bir c/in daha yapılırsa tekrar Room Posting programına girilir.daha önceden Room Posting yapıldığı Silmek isteyip istemediğiniz sorulur.bu soruya EVET dedikten sonra Room Posting Geri Alınmış olur,hemen ardından Room Posting i tekrar yapıp yapmak istemediğiniz sorulur.tekrar Yeni c/in ile birlikte Room Posting yapılması isteniyorsa EVET seçilir.check/in yapılırken Local Rate i boş bırakılan fiyat girilmeyen odalar için sistem burada mesaj verir.ancak bu odalara herhangi bir fiyat basılmadan sistem işleme devam eder.eğer gerçekten fiyat basılması unutulmuşsa C/In kartından fiyatı girilip/düzeltilip tekrar Room Posting yapılır.room Posting işlemi aynı zamanda C/In kartlarına Fixed Charge girilmişse bunlarıda otomatik olarak belirtilen Fixed Dep e göre Folio ya basar. End Of Day : Room Posting işleminde olduğu gibi önce Expected Arrival ve Expected Departure kontrolü yapılır.expected Arrival varsa Hotel Parametre deki duruma göre (İşlemi durdursun/arrival ı yarın olarak değiştirsin/sil sin) işlem yapacak olup, Expected Departure da görünenleri kullanıcın kendisinin Check/Out etmesi veya Uzatma vererek çözmesi gerekmektedir.burada gerekli işlemler Mouse sağına basılarak yapılır.gerekli kontroller yapıldıktan sonra Gün Sonu işlemi yapılır.raporlar Gün sonu işleminden sonra bir önceki günün tarihi verilerek alınır. AKBS/KBS : Check/In yapılan müşterilerin Kimlik Bilgilerine göre Polis/Jandarma bilgisayar sistemine girilen bilgilerin gönderilmesi için Dosya hazırlanmasını sağlayan programdır. Do not show invalid records işaretli ise Hatalı kayıtlar ekranda görünmez.bu işareti kaldırıp Hatalı kayıtları görerek gerekli düzeltmeler yapılabilir. Use Default Values işaretlenirse Hatalı kayıtlar için sistem default değerler atayarak uygun kayıt haline getirir.program hangi bilgisayarda çalıştırılırsa Dosya o bilgisayarın ( c:\modtemp\xml\...) klasöründe oluştur.hangi klasörde oluştuğu Raporun üst kısmında belirtilmektedir. 16 / 21 Gece İşlemleri Özet 1-) Tüm POS Departmanları gelirlerini Önbüroya teslim ettiklerinde Speed Key,POS Menüden,POS Cashier Report ile Report menüdeki Department Report karşılaştırılır. 2-) 0001 nolu Cash folio ya Departmanlardan Gelen Nakit ve Kredi Kart gelirleri tek kalemde bu folioya Borç/Alacak olarak işlenir. Örneğin; Restaurant %8 (Yiy + Alkolsüz 30.00 YTL ) DEBIT (BORÇ) Restaurant %18 (Alkollü 20.00 YTL ) DEBIT (BORÇ)
Outlet Cash 50.00 YTL CREDIT (ALACAK) Daha sonra 0001 nolu Cash folio Balansı SIFIR (0) olarak Check/Out edilip Folio su Muhasebe için Print edilir. 3-) Expected Arrival ve Expected Departure olup olmadığı Report menüdeki Arrival/Departure List ten kontrol edilir. Expected Arrival varsa Rapor üzerinde ilgili Rezervasyonda Mouse sağına basıp Check/In yapılır veya Müşteri gelmeyecekse İptal edilir. Expected Departure varsa tekrar liste üzerinde Mouse sağına basıp Check/Out edilir veya Uzatma verilir. 4-) Report Menüdeki Rate Control den Oda fiyatları kontrol edilir.hatalı fiyat varsa Liste üzerinden Mouse sağına basıp ilgili odanın fiyatı düzeltilebilir. 5-) Tüm bu işlemler tamamlandıktan sonra Night Audit menüden Room Posting işlemi yapılarak Check/In kartına girilen YTL oda fiyatları Folio lara işlenmiş olur.report menüdeki Rate Control den Room posting ile ilgili bir sorun olup olmadığını kontrol için Difference verip vermediğine bakılır.genelde burada Room Posting ten sonra Difference vermez.room Posting ten sonra Günsonun dan önce eğer başka Check/In işlemleri yapılırsa o durumda Difference verebilir.bunu düzeltmek için Tekrar Room Posting işlemi yapmanız gerekmektedir.room Posting geri alınmak veya tekrar yapılmak istenirse Room posting programına girip OK tıklayınız.daha önce Room osting yapıldığı ve bu işlemin Silinmesini isteyen soru gelecektir.buraya Evet(Yes) geçip sonra Tekrar Room Posting yapılsınmı sorusuna Hayır (No) denilecektir.eğer Tekrar Room Posting yapılsın isteniyorsa bu soru Evet (Yes) olarak cevaplanacaktır. 6-) Night Audit menüden End Of Day programı çalıştırılarak Yeni güne geçilmiş olur. 7-) Yeni güne geçtikten sonra Night Audit menüden AKBS/KBS programı ile bir gün önceki Müşteri Kimlik Bildirme sistemi ile ilgili dosya oluşturulur.bu dosya Günsonundan öncede oluşturulup gönderilebilir. Bilgisayara girilen Kişi sayısı ne olursa olsun gönderilecek olan dosyada kaç kişinin Kimlik bilgisi doğru girildiyse Liste o kadar kişi ile oluşturulmuş olur.oluşturulmuş Dosyayı göndermek için Polis/Jandarmaya ait olan AKBS / KBS programını açarak Gözat tıkladıktan sonra örnek olarak; C:\modtemp\xml\20080101.xml dosyası eklenerek gönderme işlemi yapılır. 8-) Speed Key den Exchange menüye girilerek Daily Exchange Rate ten Yeni güne ait günlük kurlar manuel olarak girilebilir veya Dünkü kurlar bugüne transfer edilebileceği gibi TCMB den otomatik olarakta alınabilir. Kurlar girilmeden Dövizli bir müşteri Check/In i yapılamaz. 9-) Report menüden ilgili Departmanlara ihtiyaç durumuna göre raporlar alınır.ayrıca Speed Key Exchange menüden en alttaki Exchange List, Housekeeping Menüdeki Housekeeping Report ve Communication menüdeki Phone Communication List te rapor olarak ayrıca alınabilir. Örnek Rapor Düzeni Raporlar G.M MUHASEBE ÖNBÜRO H/K REST/MUTFAK ANİMASYON Arrival/Departure X X Inhouse List Rate Control X X Room Change X X Folio Transfer X X C/Out Date Chg X X Meal Pax List 17 / 21 X X
Inhouse Child/Free Ages Correction/Discount X Active Folio X X Department Report Front Cash Report X X Cashier Report X X City Ledger List X Daily Guest Official X Hotel Forecast X X Company Forecast X X Manager Report X X X Performance Report X X Exchange List X Housekeeping Report Communication List X X X Reports Arrival / Departure : Expected Arrival (Gelmesi beklenen), Expected Departure (Gitmesi beklenen), Realized Arrival (Gelen), Realized Departure (Giden) müşterileri verir. Inhouse List : Check/Out olmamış o anda içeride olan müşterilerin listesidir.oda numarasının önündeki Yeşil renk müşterinin bugün C/In olduğu,pembe renk ise bugün C/Out olacağını belirtir. Rate Control : Inhouse taki tüm odaların Oda fiyatlarının kontrol edileceği programdır.oda veya Acenta sırasına göre alınabilir.acenta sırasına göre alınırsa Acenta dan sonra fiyat kontrolünün kolay yapılabilmesi için Pax a göre gruplama yapar.bu raporda Kontrat Fiyatı,Foreing Rate (döviz cinsinden),local Rate (TL cinsinden) ve Posted Rate (room posting ten sonra basılan) aynı anda kontrol edilebilir.ayrıca Only Date Arrival seçeneği ile sadece bugün girişi yapılan odalarında kontrolü yapılabilir. Room Change List : Oda değişikli raporudur.bir müşterinin hangi odaya room change olduğu bulunmak isteniyorsa Rezervasyon numarası değişmediğinden buna göre arama yapılabilir. Folio Transfer List : Yapılan Folio Transfer işlemlerini gösterir. Check/Out Date Change List : Check/Out olmuş ve Inhouse ta olup Check/Out tarihi değiştirilmiş odaların listesini verir.raporun en sağında Inh.-C/O olduğu belirtilir. 18 / 21
Registration Form : Müşterilere Check/In esnasında doldurtulan Hotel Logo lu Register kartı dır.matbu bir form kullanmadan müşteri C/in olacağında veya bugün giriş yapacak (Expected) müşterilerin kartları önceden hazırlanıp müşteriden Repeat Guest ler için sadece imza alınması yeterlidir. Empty Boş bir Register kartı, Guest Ad/Soyad a göre daha önceden konaklama yapmış bir müşterinin kartını, Expected ise verilen tarihte C/In olacak müşterilerin Register kartlarını print eder.ayrıca Accompany ile Beraberindekiler içinde,reservation Info Oda/Acenta/Pax gibi bilgileri Rate seçeneği ile de Fiyat bilgilerinin gösterilmesi sağlanabilir. Meal Pax List : İki tarih arası hangi ülke den kaç Büyük/Çocuk/Free Kahvaltı-Öğle-Akşam yemeği alacak bunun bilgisini Rapor ve Grafik olarak verir.mutfak ve Restaurant için gereklidir. Company/Market/Nationality : Inhouse ta olan Acenta/Ülke/Market koduna göre Oda/Kişi ve Gelir raporudur. Inhouse Safe/Towel List : Inhouse ta o anda olan müşterilerin seçime göre Havlu/Safe Box alımlarını gösterir.safe Box ücretli ise Safe Box tutarının Folio suna basılıp basılmadığıda buradan takip edilir. Inhouse Child/Free Ages : Inhouse ta o anda olan müşterilerin Check/In kartlarında girilen Çocuk/Free yaşlarına göre Animasyon veya Mutfak için ihtiyaç olabilecek Ülke kodlarına göre Yaş dağılımı verir. Correction / Discount List : İki tarih arasında yapılan Correction ve Discount raporudur. Cancel / Receive Reservation : Receive Verilen tarihler arasında alınan rezervasyonları,cancel ise İptal edilenleri gösterir.ayrıca Print alındığında Acenta ya göre İcmal liste de verir. Active Folio : Inhouse ta olan müşterilerin Ödenmemiş Oda / Extra ve Toplam rakamlarını verir.bu raporun toplamı kadar içerideki müşterilerde Alacak var demektir.bu toplam ile Front Cash Report taki Today Balance Eşit olmalıdır. Department Report : İstenilen tarihler arasında tüm veya Seçilen Departmanlardaki hareketleri verir. Front Cash Report : Departman Raporunun icmal raporudur. Front Cash Detail Report : Kullanıcı Kasa sını yaparken hangi odalara kasayı etkileyen hangi işlemler yapıldığını gösteren rapordur. [Kasa/Kredi Kartı/Depozit/Paid Out/Guest Refund (Depozit iade)] Cashier Report : Kullanıcının çalışma süresi dolduğunda bir sonraki görevli ye devretmek üzere Kasa sını hazırlamak için aldığı rapordur.sol taraf Kasa ya Giren ler, Sağ taraf ise Kasa dan Çıkan ları belirtir.en alttaki Front Cash Total Kasa tutarını verir.account ise Kasa Avansı düşüldükten sonra Muhasebe ye teslim edilecek tutarı belirtir.döviz bozma varsa Exchange List işaretli olur Döviz bozma listesi verir.istenirse Cashier Detail Raporu da alınabilir. City Ledger List : Check/Out edilirken Krediye kaldırılan ( C/L Room,C/L Extra ) folioların listesini verir. Proforma Invoice : Arrival Verilen tarihe eşit olan C/In kayıtlarına Proforma verir. Departure ise benzer koşullarla Check/Out tarihine eşit olanlara işlem yapar. Accomodation ise Start Date=C/IN date e End Date=C/Out Date e eşit olan kayıtları getirir.buradaki hesaplamalar folio kayıtlarından alınmayıp Kontratlara göre hesaplama yapar. Daily Guest List (Official): Resmi müşteri Liste sidir.noter onaylı kağıda basılmalıdır. Guest Address Book : Seçilen kriterlere göre Tüm Guest kayıtlarının bilgilerini verir. Special Days & Mail List : Doğum günü/evlenme günü/mail Listesi/Black List gibi bir çok seçeneğin tek raporda 19 / 21
alınabildiği programdır. User LOG Report : İstenilen bir kullanıcının veya Tüm kullanıcıların programda yaptıkları tüm giriş/düzeltme/silme gibi işlemlerin takip edilebildiği rapodur. Forecast & Statistics Hotel Forecast : Verilen tarihler arasında Otel doluluk durumunu gösterir.dummy Room işaretli olursa Oda tanımlarında extra dan açılan Odalar varsa ve bunlara C/In yapıldıysa o odalarıda Forecast ta gösterir.occupancy ye Comp/House Use ların ilave edilip edilmeyeceği,pax hesaplamalarında Çocuk ve Free yi 1 tam veya,5 sayıp saymayacağı kullanıcı tarafından belirlenebilir.forecast ta herhangi bir gün üzerinde 2 defa tıklanırsa o tarihteki Müşteri İsim Listesi ekrana gelir.print alırken Pansiyon (BB/HB/FB...) Forecast, Grafik ve Satırlarda koyu renk olup olmayacağı ayrıca belirtilebilir. Hotel Forecast Comparative : Bugün itibariyle verilen tarihler arasında Bu Yıl ki durum, Geçen Yıl bugünkü durum ve Geçen Yıl Gerçekleşen durum olarak genel bir Forecast verir. Company Forecast : İki tarih arası Acenta Oda/Kişi doluluk raporudur.ayrıca bu rapordan Allotmen(Kontenjan) ve Dummy Rezervasyon takipleride yapılabilir. Room Type Forecast : Rezervasyon ve Check/In Oda tipine göre iki ayrı ekranda OdaTipi Forecast ı verir. Yearly Forecast : Aylara göre Gün gün Oda/Kişi doluluk raporu verir. Expected Revenue : Verilen tarihler arasında Company seçilirse Acenta ya,rate Fiyata,Dated Tarihe,Months ise aylara göre Oda/Kişi/Gelir raporu verir.kur seçilirse ve Conversion işaretlenirse seçilen kur a göre tüm döviz tipleri bugünden önceki Rezervasyonlar için ilgili tarihteki kur u,bugünden sonraki rezervasyonlar için bugünkü Kuru uygulayarak işlem yapar.seçilen Kur a çevirir.conversion işaretli olmazsa sadece seçili kur a eşit rezervasyonlar gelir. Company Revenue Report : Seçilen Yıl itibariyle Acentaların Departure / Inhouse / Expected olmak üzere 3 sütun halinde Oda/Kişi/Gelir istatistiklerini verir.böylece Departure sütununda Faturası kesilenler,inhouse ve Expected sütununda ise Fatura kesilecek Tutarlar takip edilebilir. 20 / 21
Manager Report : Geriye dönük Bugün/Dün/BuAy/BuYıl, GeçenYıl Bugün/BuAy/BuYıl karşılaştırmalı olarak Oda/ Kişi/ Gelir/ Pansiyon/Market/Ülke vs detaylı İstatistik raporudur. Performance Report : Geriye dönük Company/ Market/ Ülke/ Room Type gibi tek veya 1 den fazla gruplama yapılarak alınan Acenta istatistik raporudur.gelir bazında En büyükten küçüğe sıralama yapar. Performance Report Kartex : Geriye bir acenta/market veya Ülke kodunun gün gün doluluk durumunu gösterir. Tourism Ministry Report : Turizm Bakanlığı istatistik raporudur.gelen/geceleyen olarak ülke istatistiği verir. GENEL NOTLAR ; ALT F1 den ALT-F12 tuşuna kadar 12 adet Kısayol tuşları programın herhangi bir yerindeyken kullanılabilir. Ana menü de yer alan butonlar sayesinde kısayol dan programlara giriş yapılabilir.örneğin Uçak simgesi tıklanarak Gerçek Zamanlı Türkiyedeki Tüm Havaalanlarındaki Geliş/Gidiş Uçak saatleri takip edilebilir.link ler butonu ndan Sık olarak ziyaret ettiğiniz Web Sayfalarını tanımlayıp,ana menü sağ alt köşedeki < simge tıklanarak bu bilgilere anında ulaşılabilir.ayrıca bu bölümde Hatırlatıcı Mesaj,Ajanda,Hesap Makinası,Word,Excel,Outlook,Explorer butonları mevcuttur. Ana menüde Sol alt köşedeki MOD Logosu tıklanarak üstteki menülerde yer alan programlar yan menü olarak kullanılabilir. Ana menüdeki arka plan resmin üzeri, Mouse sağı ile 2 defa tıklanarak bir sonraki resim değiştirilebilir,mouse solu ile 2 defa tıklanarak bir önceki resime geri dönülebilir.sağ alt köşedeki MOD Logosu tıklanarak default ilk resime dönüş olur.100 e yakın resim sistemde kayıtlıdır. Ana menü Sağ alt köşedeki Zarf simgesi tıklanarak Online Firmamıza program ile ilgili istek ve sorunlarınızı iletebilirsiniz. Kilit işareti şifrenizi değiştirmek için kullanılır. Printer işareti tıklandığında Rapor ve Fatura kısımlarında nokta seçilirse,herhangi bir raporu Print ederken kullanıcıya istediği printeri seçme imkanı sunan Yazdırma penceresi açılır.genelde bu şekilde seçili olmalıdır.eğer burada Yazıcı seçilirse rapor alırken kullanıcıya Yazdırma penceresi gelmeden direkt olarak print edilir. 21 / 21