1. AMAÇ Bu dokümanın amacı; XXXXX Grup un strateji ve hedefleri doğrultusunda XXXXX çalışanlarının yurtiçi ve yurtdışı konferans/seminer katılım taleplerinin karşılanması için gerekli politika ve uygulamaları belirlemek ve yönetmektir 2. KAPSAM Bu prosedür, XXXXX çalışanlarının yurtiçi ve yurtdışı konferans/seminer taleplerinin, prosedürlere uygunluğunun sağlanarak, organize edilmesini kapsar. 3. TANIMLAR Bu doküman içinde yer alan tanım ve kısaltmalara XXXXX Sözlük ten ulaşabilirsiniz. 4. KULLANILAN STANDART FORMLAR Form Adı ERP Satınalma Formu - ERP PO (sipariş) Formu Form No 5. REFERE DOKÜMANLAR Doküman Adı Doküman No 6. UYGULAMA 6.1.1.Yurtdışı - Yurtiçi Dış Eğitim / Konferans / Workshop / Seminer Taleplerinin Toplanması ve Değerlendirilmesi Süreci Yurtdışı - Yurtiçi Dış Eğitim / Konferans / Workshop / Seminer Bütçelerinin Hazırlanması Konferans katılım öngörü bütçeleri bölümlerin bütçe sorumluları tarafından hazırlanarak onaya sunulur. Bütçe hazırlama sürecinde Akademi bir önceki yılın gerçekleşen konferans/seminer rakamları ve o yılın katılımları / katılımcıları ile ilgili bilgi verir. Gerçekleşen katılımlar, Akademi tarafından raporlanarak bölüm yöneticilerine bilgi aktarımı yapılır. Hazırlanan bütçeler; ilgili fonksiyon Genel Müdür Yardımcıları tarafından onaylanır. AOP dönemi bütçe rakamları, sisteme bölüm bütçe sorumluları tarafından kaydedilir. 6.1.2.Yurtdışı - Yurtiçi Dış Eğitim / Konferans / Workshop / Seminer Talepleri Talep sahibi tarafından katılmak istenilen konferans / seminere yönelik STF (Satın Alma Talep Fomu) açılır. Bölüm Bütçe Sorumlusu STF yi bütçeye uygunluğu açısından kontrol eder, uygunsa sistemden onaylar, uygun değil ise reddeder. Sayfa : 1/5
LOGO STF çalışanın 1. Yöneticisine, sonra da Bölüm Yöneticisi onayına düşer. Tüm taleplerin en az Bölüm Yöneticisi tarafından onaylanması gerekmektedir. Yönetici / Bölüm Yöneticisi katılım talebini Konferans / Seminer Katılım Kriterleri kapsamında değerlendirir. Uygunsa sistemden onaylar, değilse reddeder. (Değerlendirme kriterleri için Bkz madde 7.1.3.) Ödemelerin zamanında yapılabilmesi ve kayıtlarda sorun yaşanmaması için STF lerin tüm onaylardan geçmiş şekilde, konferans tarihinden en az 10 gün önce Akademi Konferans süreci sorumlusuna düşmesi gerekir. STF si açılmamış ve sistemde gerekli onayları (Bütçe Sorumlusu, Bölüm Yöneticisi) tamamlanmamış katılım talepleri, Akademi tarafından degerlendirmeye alınmaz. Akademi talepleri Konferans / Seminer Katılım Kriterleri kapsamında değerlendirerek uygunsa sistemde onaylar, değilse reddeder. Kriterlerde herhangi bir uygunsuzluk varsa talep sahibine gerekli açıklama ile beraber geri dönüş yapılır. (Değerlendirme kriterleri için Bkz madde 7.1.3.) Akademi, uygun bulunan talepler için PO (Purchase Order) açar. Onay süreci tamamlandıktan sonra Akademi talebi kayda dönüştürür. Onaylanan tüm konferans ve eğitimlerin kayıt işlemleri XXXXX Akademi tarafından planlanır.kayıt İşlemleri 2010 yılının Şubat ayından itibaren tedarilçi bir ajans tarafından ile yürütülmektedir. Akademi tarafından,firmaya katılımcının bilgileri ve konferansın tüm ayrıntıları gönderilir. Bu bilgiler üzerinden, ajans,konferansı düzenleyen firma ile iletişime geçerek, katılımcının kaydını gerçekleştirir ve konferans ücretini öder. Konferansı düzenleyen firma, faturayı ajans adına keser. Sonraki süreçte ise, ajans katılım bedelini XXXXX e faturalar. Ajans, kayıt sürecini tamamladıktan sonra, Akademi ye kayıt işleminin tamamlandığını bilgisini verir ve bundan sonra da, Akademi tarafından katılımcıya, 1.yöneticisi ve bölüm yöneticisinin de bilgisi dahilinde, içerik ve konferans detaylarını içeren bir duyuru gönderilir. Davetiye gelen konferanslar da gerekli kayıtların gerçekleştirilmesi amacıyla Akademi ile paylaşılır. Davetiye kullanılarak katılınan konferanslar için, bölümlerin kontenjan hakkı konferansın içeriği, hedef kitlesi, bölümlerin rol ve sorumlulukları ve talep sayısına göre ERM in yönlendirmesi alınarak belirlenir. Konferansa katılım için gerekli olan ulaşım ve konaklama işlemleri katılımcının ERP üzerinden talebiyle, bölüm asistanları tarafından organize edilir. Ulaşım ve konaklamaya yönelik olarak yapılan harcamalar Masraf Prosedürü kapsamında masraf olarak gösterilir. Kayıt işlemi tamamlanmış olan Yurtdışı konferanslara gidilememe durumunda, karşı firmanın şartlarına göre; Ödemenin bir kısmı ceza olarak fimaya gönderilir. Mazereti olan katılımcı yerine, bir başka katılımcı konferansa katılabilir. Sayfa : 2/5
Aynı firmanın bir başka organizasyonu için XXXXX katılım hakkı saklı tutulur. Yurtdışı konferans talepleri yapılırken katılımcının gidilecek ülke için yapacağı vize işlemleri süresini dikkate alarak talepte bulunması gerekir. Akademi, aylık olarak o ay olan tüm konferansların kayıt ve katılım statülerini sisteme girer. 6.1.3.Yurtdışı/Yurtiçi- Konferans / Seminer Katılım Kriterleri Yurtdışı konferans katılımcısının en az bir yıl XXXXX deneyimi olması ve geçmiş performans değerlendirmesinin minimum Başarılı olması gerekmektedir. ( Yönetici sorumluluğunda ) Erkek katılımcıların yurtdışı konferansa katılacağı tarih itibariyle askerliklerinin minimum 1 yıl tecilli olması gerekmektedir. ( Yönetici sorumluluğunda ) Yurtiçi Konferans Katılımcısının en az altı ay XXXXX deneyimi olması gerekmektedir. (Yönetici sorumluluğunda ) Aynı yıl içinde bir yönetici maksimum 4 adet, çalışanlar maksimum 3 adet yurtiçi konferans ve seminere katılabilir. ( Akademi sorumluluğunda ) Amerika Birleşik Devletleri nde gerçekleştirilecek eğitim ve konferanslara 1 kişi (eğer konuşmacı ve/veya davetli değilse) üst üste 2 yıl gidemez. ( Akademi sorumluluğuna ) 6.1.4 XXXXX Adına Konferans Vermek / Sunum Yapmak XXXXX den konuşmacı talep edildiğinde; Konuşmacı adayı, konferans konusunu ERM Account Sorumlusu ile paylaşır ve onay alır. Konuşmacı ERM onayı ve detay bilgilerini Akademiye bildirir. ERM - Account sorumlusu tarafından onay verilen konuşmacı ve konferans konusu Kurumsal İletişim Bölümü ile paylaşılır. Kurumsal İletişim Bölümü nün onayı alındıktan sonra, XXXXX Akademi konuşmacıya onaylandığına ilişkin bildirimde bulunur. Konuşmacı olarak belirlenen kişi sunum hazırlar. XXXXX Akademi ve Kurumsal İletişim Bölümü ile paylaşır. Kurumsal İletişim Bölümü, sunumdaki bilgilerin onayı ve stratejik önemi açısından, gerekli gördüğü takdirde, sunumu Yatırımcı İlişkileri Bölümü ile paylaşır. Sayfa : 3/5
XXXXX Akademi ve Kurumsal İletişim Bölümü nün sunumla ilgili son teyidi ile katılım kesinleştirilir. 7. İŞ AKIŞI... 8. REVİZYON NEDENİ Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon İçeriği 20/09/2010 0 Elektronik Sisteme Geçiş 9. GÖZDEN GEÇİRME Bu prosedür, Doküman Yönetim Prosedüründe verilen gözden geçirme süresine uygun olarak ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilir. Dokümandan sorumlu süreç sahibi, uygulama ile prosedür arasındaki uyumun sağlanmasından sorumludur. Bu sorumluluk, ilgili diğer süreçlerle koordinasyonun sağlanması, gerekli dokümantasyon işlemlerini prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesini de kapsar. Sayfa : 4/5