KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI (2010 2011) (BİLGİ VE İLETİŞİM)
Standart Kod No veya BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdare ve birimlerinde, idare içerisinde eşdeğer birim ve görevliler arasındaki iletişimi ve hiyerarşik birimler arasındaki iletişimi kapsayacak bir iletişim akış şemaları çıkarılacaktır. BİS 13.1.1 İdare ve birimlerinde, idare içerisinde eşdeğer birim ve görevliler arasındaki iletişimi ve hiyerarşik birimler arasındaki iletişimi kapsayacak bir iletişim akış şemaları çıkarılacaktır. Sistem Geliştirme Şb. İletişim Akış Şemaları BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. içi programlar sayesinde tüm personeller verilen yetkiler doğrultusunda toplantı, kurum içi haberleşme, duyuru ve uyarı yönetimi, arşiv uygulamaları, kişisel bilgi incelemeleri, gibi bilgilere erişebilmeleri sağlanmaktadır. BİS 13.2.1 KBB Sayfası BİS 13.2.3 da kağıt ortamında bulunan dokümanlar elektronik belge haline dönüştürülecektir (EBA). Belgelerin tanımlanan iş akışları ile dolaşımı yönetilerek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım oluşturulacaktır. EBA Program Bilgileri BİLGİ VE İLETİŞİM 2
Standart Kod No veya BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için İdare yazılı ve elektronik bilgi kayıt sistemlerini faaliyet alanlarına göre güncelleyecektir. BİS 13.3.1 Bilgi İşlem Şb. Yazılı ve Elektronik Bilgi Kayıtları BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Performas Programı ve Bütçenin Uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgiler kurum internet sayfasında yayınlanmaktadır. BİS 13.4.1 Bilgi İşlem Şb. Yayını BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. BİS 13.5.1 Coğrafi Bilgi Sistemi projesi geliştirilerek yönetim bilgi sistenine dönüştürülecek. EBA Program Bilgileri BİLGİ VE İLETİŞİM 3
veya BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. BİS 13.6.1 İdarenin stratejik planı ve performans programında yer alan hedef ve faaliyetler ayrıştırılarak yönetici beklentileriyle birlikte alt birim yöneticilerine bildirilmesi için uygun formlar oluşturulacaktır. İnsan Kaynakları Şb., Sistem Geliştirme Şb., Bilgi İşlem Şb. Formlar 31.12.2011 BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Personel değerlendirmelerinde formlar ve bireysel performans ölçümleri yapılmaktadır. Öneri ve sorunların iletilmesi için süreç yönetimi programında kullanılmaktadır. BİS 13.7.1 BİS 13.7.2 İnsan Kaynakları Şb. Sistem Geliştirme Şb. Anket ları Süreç Programı BİLGİ VE İLETİŞİM 4
veya BİS14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. un amaçları, hedefi, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve yıllık performans programı konusunda her mali yılın ilk ayı içinde komuoyunu bilgilendirmektedir. BİS 14.1.1 Strateji Geliştirme başkanlığı Yerel Gazete, Sistesi BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. BİS 14.2.1 bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ile ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedeflerini kamuoyuna internet sayfasında açıklanacaktadır. Mali Hizmetler başkanlığı Sistesi BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idari faaliyet raporunda gösterilmekte ve internet sayfasında yayınlanmaktadır. BİS 14.3.1 Strateji Geliştirme başkanlığı Sistesi BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Daire Başkanları altındaki müdürlüklerden altı aylık faaliyet raporları almaktadır. BİS 14.4.1 Faaliyet Raporları BİLGİ VE İLETİŞİM 5
veya BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. BİS 15.1.1 İdarelerce gerekli görülen tüm belge ve dokümanlar elektronik ortama aktarılacak ve Belgelere yönetici ve yetkili personel tarafından ulaşılabilecektir. Yazı İşler ve Kararlar Başkanlığı Dosya Planı, Elektronik Arşiv BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi şekilde elektronik ortamda yapılmaktadır. BİS 15.2.1 Dosya Planı, Elektronik Arşiv BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri uygulanmaktadır. BİS 15.3.1 Memur Personel İşlemleri Şb., İşçi Personel İşlemleri Şb. Arşiv Kayıtları BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. umuzun evrak ve dosyalama standartları Standart Dosya Planına göre yapılmaktadır. BİS 15.4.1 Yazı İşler ve Kararlar Başkanlığı Standart Dosya Planı BİLGİ VE İLETİŞİM 6
veya BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Evrak kaydı yapan personeli kayıtları dijital ortama kayıt etmeleri sağlanacak ve arşiv sistemine geçiş çalışmaları yapmaktadır. BİS 15.5.1 Sistem Geliştirme Şb. SAYSİS Program Kayıtları BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Belediyemiz tüm birimlerinde iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmuştur. BİS 15.6.1 Aşiv ve Dokümantasyon Sistemi BİLGİ VE İLETİŞİM 7
veya BİS16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. BİS 16.1.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacak olup bununla ilgili süreç haritası çizilecektir. Süreç Haritası BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. BİS 16.2.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları incelemek üzere araştırma komisyonu oluşturulacak ve mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yaparak mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirileceklerdir. Üst Yönetim Rapor BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. BİS 16.3.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır. Kimlik bilgilerinin deşifre olmaması sağlanacaktır. BİLGİ VE İLETİŞİM 8