İç Kontrol Eylem Planı

Transkript

1 2012 Fiziki Sosyal Kültürel Ekolojik e-belediyecilik

2 Başkanın Sunuşu Dünyada mali yönetim sistemine ilişkin yaşanan deneyimlerin ve reformların öğretisinde iç kontrol; kamu kaynaklarının amaçlarına, belirlenmiş politikalarına ve mevzuata uygun olarak kullanılması, faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesi, varlık ve kaynakların korunması, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesi, usulsüzlük ve yolsuzlukların önlenmesi konularında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak görülmektedir. Yönetimin hizmet üretme etkinliğini artırmaya ve riskleri azaltmaya yönelik olarak kurgulanan iç kontrol sistemi kurumsal bir yapı içinde birbiriyle bağlantılı beş bileşenden meydana gelir: - Kontrol ortamı - Risk değerlendirme - Kontrol faaliyetleri - Bilgi ve iletişim - İzleme Ülkemizde iç kontrolün sistematik bir şekilde mali yönetim sistemimize girmesi 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile gerçekleşmiştir sayılı kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol; belediyemiz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır. Bu eylem planına tüm harcama birimleri eylemleri öngörülen zamanda tamamlamaları büyük önem taşımaktadır. Harcama birimlerimiz bu eylemleri en güzel bir şekilde gerçekleştireceğine inancımız tamdır. İç Kontrol Standartlarına uyum sağlamak üzere hazırlanan Konya Büyükşehir Belediye nın hazırlanmasına katkısı olan tüm personelimizi kutlarım. Tahir AKYÜREK Büyükşehir Belediye Başkanı

3 İÇİNDEKİLER Sayfa Başkanın Sunuşu 1 Kontrol Ortamı. 1 2 Risk 7 3 Kontrol Faaliyetleri 10 4 Bilgi ve İletişim 15 5 İzleme 20 EKLER 23 Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Plan Rehberi 25 Yazılar 29

4 1. KONTROL ORTAMI 1

5 Sorumlu Birim veya Mevcut Durum Çalışma grubu üyeleri KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol eylem planı internet KOS Üst Yönetim ortamında yayınlanacaktır. tarafından İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve onaylandıktan İç kontrolle ilgili yılda en az bir KOS 1.1 personel tarafından sahiplenilmeli ve KOS sonra eylemler eğitim toplantısı düzenlenecektir. desteklenmelidir. gerçekleştirilecekti İç kontrolle ilgili temel bilgilerin web r. KOS1.1.3 sitesinde yayınlanması sağlanacaktır. Yöneticiler birimleri ile ilgili izleme ve değerlendirme toplantılarına İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin KOS 1.2 KOS katılarak eylem planının uygulanmasında personele örnek olmalıdır. gerçekleşmesinde aktif rol alacaktır. Etik Kurallarını Kamu Görevlileri Etik Davranış içeren sözleşme İlkeleri İle Başvuru Usul ve İnsan Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu KOS 1.3 personele işe KOS Esasları Hakkındaki Yönetmelik Kaynakları ve kurallara uyulmalıdır. girişte tebliğ personele imza karşılığı tebellüğ Eğitim. D.Bşk. edilmektedir. ettirilecek Açık Kapı, BİMER ve dilekçe ile başvurular kanuni Bilgi edinme ile ilgili başvurular Basın Yayın ve süresinde KOS değerlendirilerek süresinde Halkla İlişkiler cevaplanmaktadır. cevaplanmaktadır. D.Bşk. İş süreçleri ve süreleri web'de yayımlanmıştır. Tüm işlerin süreçleri çıkarılarak Hizmet Standartları işin akışı, başvuru belgeleri ve Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap Oluşturulmuştur. KOS 1.4 KOS bilgileri, performans hedefi ve verebilirlik sağlanmalıdır. WEB sayfamızda gerçekleşmeleri kurum web yayımlanmaktadır. sitesinden yayınlanmaktadır. Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Kod No Şartı Eylem Kod No Performans programı Kasım Ayında Bütçeden önce kabul KOS edilmektedir. Faaliyet raporunda yayımlanmaktadır. Öngörülen Eylem veya Eylemler İşbirliği Yapılacak Birim Bilgi İşlem Daire Bşk. İnternet Yayını Tamamlanm a Tarihi Açıklama İnsan Kaynakları, Eğitim programları Yılda en az 1 Mali Hizmetler Bilgi İşlem Daire Bşk. İnternet Yayını Toplantı tutanakları Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi İşe başlamada, mevzuat değiştiğinde Bilgi Edinme Cevap Yazıları İnternet Yayını Sunum, Faaliyet Raporu Gereçekleşen performansları ile ilgili daireler yıl sonunda üst yöneticilere sunum yapılmakta ve yıllık faaliyet raporunda yayınlanmaktadır. 2 Çıktı/ Sonuç

6 KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Anket yapılmamaktadır. çalışan memnuniyeti anketi İnsan KOS yapılarak sonuçlar üst yöneticilere Kaynakları ve raporlanmaktadır. Eğitim. D.Bşk. Anket raporları hazırlanan idarenin faaliyetlerine ilişkin raporda Üst Faaliyet raporu hazırlanmakta ve Mali Hizmetler yönetici ve Nisan ayındaki meclis KOS D.Bşk. Faaliyet raporu Harcama Yetkilileri toplantısından sonra kamuoyuna Koordinasyon İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve İç kontrol güvence açıklanmaktadır. KOS 1.6 belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. beyanları faaliyet raporunun ekine konmaktadır Tüm belgelerin İdareye giren - çıkan evraklar Yazı İşleri ve elektronik ortamda KOS elektronik ortamda kayıt edilmekte Kararlar Daire Elektronik Arşiv arşive aktarılması ve sorgulanabilmektedir. Bşk. devam etmektedir. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı KOS2 oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu halen yürülükte olan İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, İdarenin misyonu kurumda çalışan stratejik planda Bilgi İşlem KOS 2.1 duyurulmalı ve personel tarafından KOS personele duyurularak İnternet yayını belirlenmiştir. Bu Daire Bşk. benimsenmesi sağlanmalıdır. benimsenmesi sağlanacaktır. ilkeler web sitemizde yayınlanmaktadır. Daire Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak na ait Daire na ait görev ve İnsan üzere idare birimleri ve alt birimlerince Görev ve Çalışma KOS 2.2 görev ve çalışma KOS çalışma yönetmelikleri hazırlanmış Kaynakları ve Değişitikçe yürütülecek görevler yazılı olarak Yönetmelikleri yönetmelikleri olup personele tebliğ edilecektir. Eğitim. D.Bşk. tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. hazırlanmıştır. Kişi görev tanımları tamamlanarak Daire İnsan Kişi görev tanım başkanlıklarına ait KOS hazırladığımız formda üst Kaynakları ve yöneticinin onayı ile personele formları iş süreçleri Eğitim. D.Bşk. duyurulacaktır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve çıkartılmış ve KOS 2.3 bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını internet ortamında kapsayan görev dağılım çizelgesi tüm personele ile oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. vatandaşların iş İş süreçleri hazırlanmış ve KOS süreçlerine personele duyurulmuştur. ulaşmaları sağlanmaktadır. 3 İş süreçleri

7 İdare ve Daire İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı mızın KOS 2.4 ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev KOS Güncellemeler yapılmaktadır. teşkilat şeması dağılımı belirlenmelidir. oluşturulmuştur. nda izin, puantaj hazırlama, faaliyet raporu hazırlama v.s. gibi işlerin iş KOS süreçleri ve formları hazırlanarak İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, standardın oluşturulması temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap KOS 2.5 sağlanacaktır. verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini Birden fazla daire başkanlığının gösterecek şekilde olmalıdır. birlikte yaptığı işlerle ilgili ana KOS süreçler oluşturularak birimlerin bu işlerle ilgili görev sınırları belirlenecektir. B.B. Harekat Yönergesi,İl detay planı,il afet acil durum planı,çadır kurulabilecek yerler,asbuilt haritaları ve yer üstü bölge istasyonlarının cadde-sokak listesi,il afet ve acil yardım planı,milli İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin alarm görevlileri Hassas görevler ile ilgili envanter yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin KOS 2.6 formu, K.B.R.N KOS çıkarılarak bununla ilgili prosedürleri belirlemeli ve personele ekibi, kurtarma ve prosedürler belirlenecektir. duyurmalıdır. yıkıntıları kaldırma grubu, ön hasar tespit ve geçici iskan hizmet grubu,acil kurtarma ve yardım ekipleri(mbc timi), Elektrik-su ve kanalizasyon hizmet grubu başkanlığı, 4 İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk. Teşkilat Şeması İdari İş süreçleri Ana süreç haritaları (İtfaiye, Zabıta, Fen İşleri, Çevre vb) Hassas görevler ve uygulama prosedürleri

8 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin KOS 2.7 sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: Kurumsal performans üst yöneticilerin katıldığı değerlendirme toplantılarıyla izlenmektedir. KOS Bireysel performansın izlenebilmesi için yıllık çalışma programları hazırlanarak dönemsel izlemeleri yapılacaktır. Toplantı tutanakları İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve KOS 3.1 hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Her müdürlükte iş analizleri yapılarak görevler çerçevesinde KOS uygun nitelik ve sayıda kadrolararın tanımlanması yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk. İş analizleri İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk. Yıllık Eğitim planı İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk. İş analizleri İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk. İş Analizi Raporları Personel yönelik yapılacak İnsan anketlerle ve iş analizi sonuçlarına Kaynakları ve göre eğitim ihtiyacı belirlenerek Eğitim. D.Bşk. yıllık planlar yapılacaktır. Personel eğitim kartı Yönetici ve personelin bilgi, İdarenin yönetici ve personeli görevlerini deneyim ve Hizmet İçi eğitim toplantıları KOS 3.2 etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, yeteneğini KOS yapılacaktır. deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. arttıracak hizmet içi eğitimler verilmektedir. Genel kabul görmüş mesleki liyakatler göz önünde İhtiyaca göre kadrolu veya Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her bulundurularak KOS 3.3 KOS sözleşmeli personel istihdam görev için en uygun personel seçilmelidir. personel atamaları edilmektedir. gerçekleştirilmekte dir. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı KOS 3.4 ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Bireysel performansların bilgi, çalışkanlık, güven ve şeffaflık KOS ilkesi doğrultusunda değerlendirilmesi sağlanacaktır. Daire başkanlıklarından gelen istekler ve Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı mevzuat belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim KOS 3.5 değişikliğinin KOS faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektirdiği gerektiğinde güncellenmelidir. yeniliklere göre bir sonraki yılın planı yapılmaktadır. 5

9 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir KOS 3.6 kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler KOS 3.7 alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan KOS 3.8 kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personelin performans ölçütleri birim KOS amirlerince değerlendirilmekte dir. İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk. Performans değerlendirmelerinde ve yapılan anketler sonucunda İnsan yetersiz görülen personel için KOS Kaynakları ve gerekli eğitim programları Eğitim. D.Bşk. düzenlenecektir. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, İnsan özlük hakları gibi insan kaynakları KOS Kaynakları ve yönetimine ilişkin önemli hususlar Eğitim. D.Bşk. standartlara bağlanarak yazılı olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Yazılım Eğitm programı Standartlar KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İmza yetkilileri İnsan İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri İmza yetkilileri yönergesi KOS 4.1 yönergesi KOS Kaynakları ve Süreç Haritaları Güncelleme belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. hazırlanacaktır. hazırlanmıştır. Eğitim. D.Bşk. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen KOS 4.2 yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Daire başkanlıklarında yetki devri İnsan KOS yapılan işlerle ilgili bir envanter Kaynakları ve çıkaracaklardır. Eğitim. D.Bşk. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile KOS 4.3 uyumlu olmalıdır. Yetki devir alanları ile ilgili asgari KOS koşullar belirlenecektir Yetki devredilen personel görevin KOS 4.4 gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devirleriyle ilgili personelin KOS sahip olması gereken asgari şartlar belirlenecektir. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde KOS 4.5 yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devralan kişi kullandığı KOS yetkisi ile ilgili yetkisini devraldığı kişiye rapor vermesi sağlanacaktır 6 İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk., Hukuk Müşavirliği İnsan Kaynakları ve Eğitim. D.Bşk., Hukuk Müşavirliği Yetki devri envanteri Yetki devri envanteri Yetki devri envanteri Yetki devri raporu

10 2. RİSK DEĞERLENDİRME 7

11 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod No Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlan ma Tarihi Açıklama RDS5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik Kurumumuz 2012amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, 2017 yıllarına ait performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek RDS stratejik planı amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanmıştır. hazırlamalıdır. RDS 5.2 RDS 5.3 RDS 5.4 RDS 5.5 RDS 5.6 Kurumumuz yıllarına ait stratejik planı hazırlanmıştır mali yılı İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri 2012 mali yılı performans ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve performans RDS programı göstergelerini içeren performans programı programı hazırlanacaktır hazırlamalıdır. hazırlanmıştır.. ın bütçesi 2012 mali yılı bütçesi performans İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans performans RDS programına programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. programına uygun uygun olarak olarak hazırlanmıştır. hazırlanacaktır. Performans Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan göstergelerinin belirli ve performans programıyla belirlenen amaç ve dönemlerde RDS hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. gerçekleştirmeleri izlenmektedir. Kurumun vizyonuna ulaşılmak için Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin daireler kendi hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve RDS çalışma alanları ile personeline duyurmalıdır. ilgili hedeflerini oluşturmaktadır. Var olan hedeflerimiz İdarenin ve birimlerininhedefleri, spesifik, ölçülebilir, spesifik, ölçülebilir, RDS ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. ulaşılabilir, ilgili ve sürelidir. 8 Stratejik Plan Dönem sonu, seçim sonrası 6. ay Mali Hizmetler Daire Bşk. Performans programı Mali Hizmetler Daire Bşk. Performans esaslı bütçe Performans programı Stratejik Plan Performans Yıllık, 5 Yıllık ölçüm formu

12 RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir stratejik planı yapılırken RDS kurum bünyesinde GZFT analizi yapılmıştır. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. RDS 6.2 Yıllık faaliyet raporlarında Daire Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri başkanlıklarına ait RDS yılda en az bir kez analiz edilmelidir. risk analizi yapılmaktadır. RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Risklere karşı alınacak önlemlerle ilgili RDS eylem planları oluşturulmakta dır. 9 GZFT analiz Yıllık, 5 Yıllık raporları Birim risk değerlendir me raporları Performans programı

13 3. KONTROL FAALİYETLERİ 10

14 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Birim İşbirliği Tamamlanm veya Çalışma Yapılacak Çıktı/ Sonuç a Tarihi grubu üyeleri Birim İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Mevcut Durum Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Eylem Kod No Varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kapsayacak kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını muhasebe kapsamalıdır. kayıtları, taşınır ve taşınmaz mal kayıtları ile varlıkların kontrol ve güvenliği sağlanmaktadır. 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İ sunmalıdır. 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Öngörülen Eylem veya Eylemler Yapılna iş süreçlerine göre riskler belirlenecek ve kontrol prosedürleri belirlenecektir. Harcama birimleri faaliyetlerine ilişkin uygulanan kontrol yöntemleri yazılı şekilde tanımlanacak ve ilgili birim personelinin duyurulacaktır Kontrol amaçlı sistematik bir izleme ve sürekli bir iyileştirme sistemi kurulacaktır. Ayrıca sistematik bir raporlama sistemi kurulacaktır. Süreç Haritaları Her Yıl Rapor Her Yıl Rapor Her Yıl Muhasebe Kayıtları, Taşınır Her Yıl ve Taşınmaz Mal Kayıtları Açıklama Belirlenen kontrol yönteminin veya alternatif kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri Fayda -Maliyat yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak Analizleri şekilde uygulanacaktır. dareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine Faaliyetler ve mali kararlara ilişkin iş ve işlemlerin; tam ve doğru yapılmasını sağlamak, faaliyeti gerçekleştiren personelden kaynaklanabilecek hataları ortadan kaldırmak amacıyla Uygulama Prosedür, Talimat ve Rehberleri hazırlanacaktır. 11 Mali Hizmetler Dairesi Prosedür, Talimat ve Rehberler

15 Daire tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar, mali karar ve işlemin veya faaliyetin başlamasından, uygulanmasına ve sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde düzenlenecektir. Daire günceli ve ihtiyacı sağlamak için altyapıyı oluşturacak belirlenen prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanların iş akış şemaları güncellenecektir. 8.2 Prosedürler ve ilgilidokümanlar,faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır Prosedürler ve ilgilidokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir Prosedürler ve İlgili Dokümanlar Prosedürler, İlgili Dokümanlar ve İş Akış Şemaları İş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde görev ayrılığı ilkesi Mali Hizmetler uygulanarak faaliyet ve işlemlerin Dairesi envanternin çıkarılması mevzuat doğrultusunda farklı personel tarafından yapılacaktır. Personel eksikliğidurumund a karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler personel ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı ihtiyacının idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve önceden gerekli önlemleri almalıdır. belirlenmesi, personelin zamanında temini vb gibi gerekli tedbirler alınmaktadır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi 10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır İş ve işlemlerin uygun yürütülüp yürütülmediği yöneticiler tarafından periyodik aralıklarla kontrol edilmesi amacıyla, iş ve işlemler için "paraf", "uygun görüş", "kontrol listesi", "fiziki sayım" gibi kontrol süreçleri tanımlanacaktır. 12 Faaliyet ve İşlemlerin Envanteri, İş Akış Şemaları Personel Performans Raporları, İş Analizi raporları Kontrol Listeleri İç kontrol sisteminin öngördüğü yeterli güvenceyi sağlayan düzenleme veya uygulama bulunmaktadır.

16 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemelive onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. 11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleriile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin İnsan Kaynakları tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak ve Eğitim Dairesi şekilde eğitim veya bilgilendirme çalışmaları yapılacaktır. Belirli dönemlerde personel görev değişikliği yapılacaktır Başkanlık makamınca yetkin Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel personel görevlendirilmelidir. hiyerarşik yapıya uygun olarak vekil tayin edilmektedir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. 12 Bilgi sistemleri kontrolleri :İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir Yöneticiler periyodik olarak iş akışlarını, dökümanlanm ve performans göstergelerini, dönemsel raporlarla kontrol edecektir. Görevinden ayrılan personel, yürütülmekte olan önemli işlerin listesi, öncelikli olarak İnsan Kaynakları dikkate alınacak kilit riskler, süreli ve zamanlı ve Eğitim Dairesi işler listesi ve benzeri hususları içeren bir rapor hazırlayacak ve görevlendirilen personele verecektir. Dönemsel Raporlama Eğitim notları Vekil İhtiyaç olması Görevlendirme durumunda Tablosu Rapor İhtiyaç olması durumunda Bilgi sistemlerinin kontrollerinin nelerden oluşması gerektiği noktasında doküman oluşturularak bu kontrollerin yapılması sağlanacak, sistem yazılımlarının kontrolleri, Bilgi İşlem Dairesi uygulama yazılımlarının geliştirilmesi, erişim kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülemeyen bir durumun oluşması halinde önemli ve hassas verilerin korunması üzerinde çalışma yapılacaktır. Kontrol Dokümanları Kurum içi bilgi güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri Üst Yöneticiye onaylatılacaktır. Bilgi güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri Kurumumuz bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve Bilgi İşlem Dairesi güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecektir ve uygulanacaktır. Yazılı prosedürler Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. 13 Bilgi İşlem Dairesi

17 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Veri girişi hatalarına karşı programlarda uyarıcı mekanizmalar bulunması sağlanacaktır. Bilgiye erişim konusunda her personelin kendine ait kullanıcı şifresi ile girebileceği ve kayıtların kontrol edileceği bir sistem oluşturulmuştur. İdareler bilişim yönetişimini mekanizmalar geliştirmelidir. Bilgisayar Kayıtları Bilgi İşlem Dairesi Elektronik Ortam, Otomasyon İhtiyaç olması durumunda Bilgi İşlem Dairesi Bilgi sistemleri envanteri Otomasyon sistemi kurulacaktır Daire veri, bilgi girişi ve bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerini Bilgi İşlem Dairesi hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde yapacaklardır Elektronik Ortam, Otomasyon sağlayacak Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için mevcut olan donanım ve yazılım güncellenecektir. Çıkarılacak olan bilgi sistemleri envanteri doğrultusunda Kurumumuzun bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmaların geliştirilmesi için çalışma programı hazırlanacaktır. 14 Bilgi İşlem Dairesi

18 4. BİLGİ VE İLETİŞİM 15

19 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama 13 Bilgi ve iletişim : İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır İdare ve birimlerinde, idare içerisinde eşdeğer birim ve İnsan Kaynakları görevliler arasındaki iletişimi ve ve Eğitim Daire hiyerarşik birimler arasındaki iletişimi kapsayacak bir iletişim akış şemaları çıkarılacaktır Kurumiçi programlar sayesinde tüm personeller verilen yetkiler doğrultusunda toplantı, kurum içi haberleşme, Bilgi İşlem Daire duyuru ve uyarı yönetimi, arşiv uygulamaları, kişisel bilgi incelemeleri, gibi bilgilere erişebilmesi sağlanacaktır Kurumda kağıt ortamında bulunan dokümanlar elektronik belge haline dönüştürülecektir (EBA). Belgelerin tanımlanan işbilgi İşlem Daire EBA akışları ile dolaşımı yönetilerek,, Yazı Program bu belgeleri doküman ambarlarıişleri Ve Kararlar Bilgileri içerisinde güvenli bir şekilde Dairesi saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım oluşturulacaktır Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmasıbilgi İşlem Daire için İdare yazılı ve elektronik, Yazı bilgi kayıt sistemlerini faaliyet İşleri Ve Kararlar alanlarına göre Dairesi güncelleyecektir. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. 16 İletişim Akış Şemaları KBB İnternet Sayfası Yazılı ve Elektronik Bilgi Kayıtları sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek

20 13.4 Performas Programı ve Bütçenin Yöneticiler ve ilgili personel, performans Uygulanması ile programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kaynak kullanımına kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında ilişkin diğer bilgiler erişebilmelidir. kurum internet sayfasında yayınlanmaktadır. Bilgi İşlem Daire 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve Çalışmalar devam analiz yapma imkanı sunacak şekilde etmektedir. tasarlanmalıdır. Bilgi İşlem Daire 13.6 Üst yönetici Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları başkanlığında yapılan çerçevesinde beklentilerini görev ve toplantılarda harcama sorumlulukları kapsamında personele birim yöneticilerine bildirmelidir. aktarılmaktadır. İdarenin stratejik planı ve performans programında yer alan hedef ve faaliyetler ayrıştırılarak yönetici beklentileriyle birlikte alt birim yöneticilerine bildirilmesi için uygun formlar oluşturulacaktır İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Personel değerlendirmelerinde İnsan Kaynakları formlar ve bireysel ve Eğitim Daire performans ölçümleri yapılacaktır. 14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır Kurumun amaçları, hedefi, stratejileri, varlıkları, İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, yükümlülükleri ve yıllık varlıkları, yükümlülükleri ve performans performans programı programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. konusunda web sitesinden bilgilendirilme yapılmaktadır İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır Mali Hizmetler İnternet Dairesi Yayını EBA Program Bilgileri Formlar Anket Çalışmaları Kurum Mali Hizmetler İnternet Dairesi Sistesi Kurum bütçesinin ilk altı aylık Mali Hizmetler uygulama sonuçları ile ikinci altı Dairesi aya ilişkin beklenti ve başkanlığı hedeflerini kamuoyuna internet sayfasında açıklanacaktadır. Kurum İnternet Sistesi sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek 6 ayda bir Üst yöneticiden alınan talimatlar harcama birim yöneticileri tarafından alt birim personeline aktarılmaktadır. sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek

21 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idari Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda faaliyet raporunda gösterilmeli ve gösterilmekte ve duyurulmalıdır. internet sayfasında yayınlanmaktadır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde Daire Başkanları yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak altındaki belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve müdürlüklerden aylık faaliyetleriyle ilgilihazırlanmasıgereken raporlar faaliyet raporları hakkında bilgilendirilmelidir. almaktadır. Mali Hizmetler Dairesi başkanlığı Kurum İnternet Sistesi Faaliyet Raporları sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek Her ay sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlıve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt elektronik ortamda yapılmaktadır. İdarelerce gerekli görülen tüm belge ve dokümanlar elektronik Yazı İşler ve ortama aktarılacak ve Kararlar Dairesi Belgelere yönetici ve yetkili personel tarafından ulaşılabilecektir Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin belgelerinin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri uygulanmaktadır Kurumumuzun evrak ve dosyalama Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartları Standart standartlara uygun olmalıdır Dosya Planına göre yapılmaktadır. Evrak kaydı yapan Tüm Kurum personeli Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, kayıtları dijital ortama standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalıve kayıt etmeleri arşiv sistemine uygun olarak muhafaza sağlanacak ve arşiv edilmelidir. sistemine geçiş çalışmaları yapmaktadır. Yazı İşler ve Kararlar Dairesi Yazı İşler ve Kararlar Dairesi 18 Kurum Dosya Planı, Elektronik Arşiv Kurum Dosya Yazı İşleri ve Planı, Kararlar Elektronik Dairesi Bşk. Arşiv sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek Otomasyon Programı sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek yoktur İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Arşiv, Kayıtları Bilgi İşlem Dairesi Bşk. Standart Dosya Planı

22 Belediyemiz tüm birimlerinde iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, İdarenin iş ve işlemlerininkaydı, sınıflandırılması, korunması ve korunması ve erişiminide kapsayan, belirlenmiş erişimini de standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon kapsayan, belirlenmiş sistemi oluşturulmalıdır. standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmuştur Yazı İşleri ve Aşiv ve Kararlar Dokümantas Dairesi Bşk., yon Sistemi Bilgi İşlem Dairesi Bşk. sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek yoktur 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacak olup bununla ilgili süreç haritası çizilecektir. Süreç Haritası Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları incelemek üzere araştırma komisyonu oluşturulacak ve mevzuat çerçevesinde değerlendirerek Üst Yönetim gerekli işlemleri yaparak mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirileceklerdir. Rapor Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz Üst Yönetim muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır. Kimlik bilgilerinin deşifre olmaması sağlanacaktır 19

23 5. İZLEME 20

24 Standart Kod No İS17 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı İç kontrolün değerlendirilmesi Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Kod No Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikayetler değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları ve birimlerin İS performans sonuçları Değerlendir değerlendirilerek stratejik planda me belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izlenecektir. İS İS 17.2 İS 17.3 Tamamlanma Tarihi :İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İç kontrol sistemine ilişkin tasarım ve işleyişin izlenmesi amacıyla çalışma grubu oluşturulacaktır.iç kontrol İS Değerlendir sisteminin işleyişine ilişkin periyodik me aralıklarla anket çalışması yapılacaktır. İS 17.1 Çıktı/ Sonuç Denetim raporları incelenecektir. Bu doğrultuda bütün veriler dikkate Değerlendir Teftiş Kurulu alınarak genel bir değerlendirme me yapılacaktır. Anket değerlendirme raporları. Faaliyet Raporları, Performans Raporları. Teftiş Kurulu Faaliyet Raporları İhtiyaç durumunda İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata, usulsüzlük ve İS Değerlendir yolsuzluğa ilişkin düzenleyici ve me düzeltici önlemlerin alınması sağlanacak olup bu konuya ilişkin rapor düzenlenecektir ve üst yönetime sunulacaktır. Rapor İç kontrolün değerlendirilmesine birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde daire başkanlıklarının karar verme ve yönetici konumunda olan İS personelinin katılımı bir üst yazıyla Değerlendir sağlanacaktır. Eylem planı hazırlamame grubu sürekli bir şekilde aktif olarak görev yapacaktır. Üst Yazı idarenin 21 Açıklama

25 Yapılacak toplantılarla yöneticiler iç kontrol sisteminin işleyişi ile ilgili İS bilgiledirilecek ve görüşleri alınması Değerlendir için yılda en az bir defa toplantı me yapılacaktır. İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Toplantı tutanakları. Kurumun Web sayfasında ve hizmet rehberinde oluşturulan öneri İS Değerlendir ve şikayet kutusuna iletilen talep ve me şikayetlerin değerlendirilecektir. İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte İS değerlendirilecek ve bu değerlendirme sonucu 'de belirtildiği üzere rapor düzenlenecektir. Değerlendir me Rapor İç kontrolle ilgili olarak toplantıları yeni mali İS yılın başında yapılacaktır. Söz Değerlendir konusu önlemler için eylem planı me oluşturulacak ve uygulanacaktır. Rapor İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İS18 İç denetim :İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim faaliyetlerinin standartlara uygun bir şekilde İS hazırlanan plan ve programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülecektir. Değerlendir İç Denetim me İç Denetim raporları İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem planı İS Değerlendir İç Denetim hazırlanacak, uygulanacak ve me sonuçları tarafından takip edilecektir. İç Denetim raporları İS

26 EKLER 23

27 İç Kontrole İlişkin Mevzuat 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu tarih ve sayılı Resmi Gazete İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar tarih ve sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik tarih ve sayılı Resmi Gazete İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik tarih ve sayılı Resmi Gazete Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği tarih ve sayılı Resmi Gazete Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi tarih 24

28 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI REHBERİ Bu Rehber, iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek için yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarında kamu idarelerine rehberlik yapmak amacıyla hazırlanmıştır. I. TEMEL İLKELER İç kontrol sistemlerinin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi sırasında aşağıdaki temel ilkelerin dikkate alınması uygun olacaktır sayılı Kanun yönetim sorumluluğunu esas almaktadır. Bu doğrultuda, etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve işleyişini sağlamak sorumluluğu kamu idarelerinin üst yöneticileri ile diğer yöneticilerine aittir. 2. İç kontrol genel anlamda yönetim kontrolü olup; sadece düzenlemelerden, prosedürlerden, süreç akış şemalarından ve ön mali kontrolden oluşmamaktadır. İç kontrolün, faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim biçimi ve eylemler bütünü olarak ele alınması gerekmektedir. 3. İç kontrol, idarede ayrı bir birim veya görev olmayıp, yönetim işleviyle birlikte mevcut sistemlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir. 4. İç kontrolün kapsamına idarenin bütün birimlerindeki mali ve mali olmayan her türlü faaliyet, karar ve işlem dâhildir. 5. İç kontrol sistemine ilişkin tüm düzenlemeler, yöneticiler ve personel tarafından sistemin kurgusunun ve işleyişinin tam ve doğru anlaşılmasını sağlayacak derecede ayrıntılı açıklamalar içermelidir. 6. İç kontrol sistemine ilişkin yöntem ve süreçlerin belirlenmesinde, risk esaslı bir yaklaşımla, idarelerin yasal ve idari yapıları ile personel ve mali durumları gibi kendine özgü koşulları dikkate alınmalıdır. II. YÖNTEM İç kontrol sistemine ilişkin çalışmaların yürütülmesinde takip edilecek yöntemin belirlenmesi kamu idarelerinin inisiyatifinde olmakla birlikte, aşağıda yapılan açıklamalar doğrultusunda bir yaklaşımın benimsenmesi çalışmalarda etkinliğin sağlanmasına katkı sağlayacaktır. 1. İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmalarının, üst yöneticinin liderliği ve gözetiminde, strateji geliştirme biriminin teknik desteği ve koordinatörlüğünde ve harcama birimlerinin katılımıyla yürütülmesi gerekmektedir. Gerek görülmesi halinde iç denetim biriminin danışmanlık desteğinden yararlanılabilir. 2. İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi sorumluluğu esas olarak üst yöneticilere ait 25

29 bulunmaktadır. Bu nedenle, iç kontrol sistemine yönelik çalışmaların üst yönetici onayıyla başlatılması, üst düzey sahiplenmeyi, yetkilendirmeyi ve izlemeyi sağlamasının yanında, üst yöneticinin olumlu iradesini göstermesi açısından büyük önem arz etmektedir. Bu çerçevede, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmalarının üst yönetici onayıyla başlatılması uygun olacaktır. 3. Üst yönetici onayında veya onaya eklenecek dokümanda; çalışmanın amacı ve kapsamı, harcama birimleri, strateji geliştirme birimi ve oluşturulacak kurul ve gruplar ile bu kurul ve gruplarda görev alacak personelin bu çalışmadaki görev ve sorumlulukları, çalışmaların üst yönetici tarafından periyodik olarak izlenmesine ilişkin yöntem ve gerek duyulan diğer hususların açıklanması çalışmalarda etkinliği artıracaktır. 4. Söz konusu onayda ayrıca, bir üst yönetici yardımcısı veya harcama yetkilisinin başkanlığında, harcama yetkilileri veya görevlendirecekleri yardımcılarından oluşan bir İç Kontrol Yönlendirme Kurulu ile harcama birimlerinden yönetici veya hiyerarşik olarak harcama yetkilisine en yakın düzeydeki temsilcilerden oluşan bir Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun oluşturulması yerinde olacaktır. Kurul ve Grubun çalışmalarının koordinasyonu ile sekretarya hizmetleri strateji geliştirme birimi tarafından yürütülecektir. 5. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından öncelikle idaredeki mevcut durum ile 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan bir rapor hazırlanması ve bu rapora, idarede Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı eklenmesi gerekmektedir. 6. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında ekli tablo kullanılarak en az aşağıdaki bilgilere yer verilmesi uygun olacaktır. - Kamu İç Kontrol Standardı Bileşeni - Kamu İç Kontrol Standardı Kod Numarası - Kamu İç Kontrol Standardı - Kamu İç Kontrol Standardının genel şartı - Mevcut Durum - Eylem Kod Numarası - Yapılması öngörülen eylem veya eylemler - Eylemlerin gerçekleştirilmesinden sorumlu birimler/harcama birimlerinden konusunda uzman personelin katılımıyla oluşturulacak çalışma grupları - Sorumlu birim/çalışma grupları ile işbirliği yapacak birim/çalışma grupları 26

30 - Eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç (kanun veya yönetmelik taslağı, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım, kontrol listeleri, ve benzeri ) - Eylemin tamamlanması için öngörülen tarih - Açıklama 7. Kamu İç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara ilişkin genel şartlardan bir kısmını karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut düzenleme veya uygulamaların bulunması halinde, bunlara Eylem Planının mevcut durum bölümünde, bu düzenleme veya uygulamaların makul güvence sağladığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı hususuna da açıklama bölümünde yer verilmesi gerekmektedir. Öte yandan, Kamu İç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara ilişkin genel şartlardan bir kısmını karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut bir düzenleme veya uygulama bulunmadığı halde, çeşitli nedenlerle bu alanlara ilişkin çalışmaların plan döneminden sonraki bir tarihe bırakılması halinde de bu duruma nedenleriyle birlikte açıklama bölümünde yer verilmesi gerekmektedir. 8. Bu çerçevede hazırlanan Rapor ve eki Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı, İç Kontrol Yönlendirme Kurulu tarafından görüşülür. Kurul, Eylem Planı Taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya Taslakta bulunmayan bir eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı Hazırlama Grubuna gönderebilecektir. 9. İç Kontrol Yönlendirme Kurulu tarafından uygun bulunan rapor ve Eylem Planı üst yöneticinin onayına sunulur. Eylem Planında önerilen çalışmalar üst yönetici tarafından değerlendirilir, varsa gerekli görülen değişiklikler bu aşamada yapılır. Bu suretle son şekli verilen Eylem Planı üst yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe konulur. Eylem Planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla Eylem Planı her zaman revize edilebilecektir. 10. Üst yönetici tarafından onaylanan Eylem Planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birim veya çalışma grupları tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun uygun görüşüyle İç Kontrol Yönlendirme Kurulunun değerlendirilmesine sunulur. İç Kontrol Yönlendirme Kurulunun değerlendirmeleriyle son şekli verilen taslak düzenlemeler üst yöneticinin onayına sunulur. 11. Bu çerçevede hazırlanan taslak düzenlemelerden üst yönetici tarafından uygun bulunanlar onaylanarak yürürlüğe konulur ve uygulanır. 12. Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, idarelerin strateji geliştirme birimleri 27

31 tarafından en az altı ayda bir olmak üzere düzenli olarak izlenir, değerlendirilir ve eylem planı formatında üst yöneticiye raporlanır. 13. İç kontrol sistemine ilişkin yürürlüğe konulan düzenlemelerin, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 27 nci maddesi uyarınca, üst yöneticinin onayını izleyen on işgünü içinde Bakanlığımıza (Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) gönderilmesi gerekmektedir. Kamu idareleri, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık ve uygulama çalışmalarını, bu Rehberde belirtilen ilke ve yöntemler çerçevesinde organizasyon yapıları, idari kapasiteleri, çalışma yöntemleri ve benzeri özelliklerini dikkate alarak yürüteceklerdir. 28

32 Konya`yı geçmişi kadar görkemli bir geleceğe hazırlıyoruz. Tahir AKYÜREK