İŞLETMELERDE BİLİŞİM SİSTEMLERİ (EMBA523) Yazar: Prof.Dr. Orhan TORKUL S1
SAKARYA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. "Uzaktan Öğretim" tekniğine uygun olarak hazırlanan bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Copyright 2004 by Sakarya University All rights reserved No part of this course contenet may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or otherwise, without permission in writing from the University. Sürüm 1 Sakarya... 2005 S 1
ZEKİ DÖŞEMEDE YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Bu Haftanın Hedefi: Bu haftaki dersimizde biz ZD nin yönetim bilişim sistemini genel olarak yukarıdan aşağıya ele alacağız. Kullanılan semboller Animasyon Soru Veritabanı Bağlantılı Soru Simülasyon Püf Noktası 1
ZEKİ DÖŞEMEDE YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ BİLGİ AKIŞI Zeki Döşeme de dört fonksiyonel departman; Satış Pazarlama,Finans Muhasebe, Personel ve Üretim şirketin amaçları için bir ünite gibi birlikte çalışır. Her bir departman diğerinden bilgi alabilmek için birbirine bağımlıdır. Bu örnek çalışmada biz ZD nin yönetim bilişim sistemini genel olarak yukarıdan aşağıya ele alacağız. Bunu yaparken dört departman arasındaki temel bilgi akışını gösteren bir diyagramı incelemeye en tepeden başlayacağız. Biz dört departmanın her biri içindeki bilgi akışını detaylandırmadan ele alacak ve aşağı doğru inceleyeceğiz. ZD detaylı ve detaysız bilgi akışlarını göstermede grafiksel örnekler kullanır ve bunlar bilgi akış diyagramı diye adlandırılır. Bir bilişim sisteminin dizaynında sistem analizcilerini ve programcılarını destekleyen birkaç teknik vardır. Sistem analizi Departmanının yöneticisi Mehmet Yılmaz, bilgi akış diyagramlarının ZD için mükemmel olduğunu düşünmektedir. Mehmet demektedir ki, Bilgi Akış Diyagramları bizim amaçlarımızı için çok uygundur. Çünkü biz dizaynı yukarıdan aşağıya doğru yapmakta ve her seviyenin yöneticileri bu akışları anlaşılabilir şekilde düzenlemekte bu da bizi cesaretlendirmektedir. Bilgi Akış Diyagramları bir yönetim bilişim sisteminin düzeylerini genellikle birkaç sembolle görüntülemeyi mümkün kılmaktadır. Bilgi Akış Diyagramları için sadece 4 sembole ihtiyaç vardır; mevcudiyet, üretim, akış hattı, ve bilgi deposu. Bu semboller şekil-1 de özetlendi ve onların kullanımı (çalışması) şekil-2 de örneklendi. Mevcudiyet sembolü üst tarafı ve sol kenarı kabartılmış, bilgi akışını veya serinin gönderildiği kaynaktır.mevcudiyet, bir kişi, bir grup bir departman ve hatta bir kurum olabilir. Her bir prosesin sembolü köşeleri yuvarlanmış, tanımlanan bir fonksiyonu yerine getiren bir dikdörtgenle tanımlanmıştır. Mehmet Yılmaz a göre; Biz proses sembollerini üretim, oluşturma, depolama, hesaplama, doğrulama ve veri girişini göstermede kullanırız. Proses sembolü tanıtım numaraları seviyelere göre atanır. 1. seviyedeki prosesler 1,2,3 diye etiketlendirilir. 2. seviyedeki prosesler 1.1, 1.2, 1.2 gibi etiketlenir. Akış çizelgeleri (hattı, yönü) bilgi veya verinin yönünü ve akışını göstermektedir. Veri depolama sembolü tek tarafı açık dikdörtgen şeklindedir ve verinin depolandığı alanı tanımlamaktadır. Bir depolama alanı, bir dosya, bir raf, bir manyetik disk olabilir. 2
Şekil-1 Bilgi Akışı diyagramı Sembolleri Mevcudiyet (Verinin gönderildiği kaynak) ID Tanımlama İşlem Verinin Veri Deposu Eski ZD sistemleri ( yani yönetim bilişim sistemleri uygulanmadan önce ) bilgi akış diyagramlarının esaslarını iyi örneklerle destekler ve kolay anlaşılabilen diyagramlardı. Örneğin şekil-2 de maaş kontrol işlemleri, maaş sistemi içinde verilmiştir. 1. ve 2. bölümde işçi veri tabanı oluşturulmuş fakat 3. bölümde gerçek maaş bordrosu üretilmiştir. Şeklin alt kısmında 3. bölüm detaylandırılmıştır. 2. seviyedekiler anlatılırken 3.1, 3.2, 3.3 ve 3.4 açıklamaları kullanılmıştır. Eğer 3. seviyeler detaylanırsa 3.1.1, 3.1.2 şeklinde gösterilir. STRATEJİK SEVİYEDE BİLGİ AKIŞI Örneğin Finans/Muhasebe departmanı üretim departmanından, müşteri siparişlerini, satış/pazarlama departmanından, alacak hesap bilgilerini, ve personel departmanından da maaş ve kar bilgilerini alır. Bu döngü içinde finans/muhasebe departmanı üretim departmanına maliyet bilgilerini, satış/pazarlama departmanına kaba satış bilgilerini ve personel departmanına da işgücüne ait bilgileri sağlar. 3
Yetkili Zaman aralığı 1 Verigirişi (Grup) Çalışılmış Saatler 2 Oluşturma ve bakım işçi veri Orijinal personel verisi ve güncellemeler İşçi veri tabanı Personel Verisi İşçi Kayıtları Muhasebe veri tabanı Muhasebe Detayları 3 Üretim maaş bordrosu Maaş Bordrosu Kontrolü İşçi İşçi veri tabanı İşçi Kayıtları 3.1 Üretim maaş bordrolarını 3. Üretim Maaş Bordro Kontrolleri Maaş bordrosu işleminin hatalı olması 3.2 Bordro kayıtlarının doğruluğun k tl Kayıt Maaş bordrosu işleminin onaylanması Personel Departmanı 3.3 3.4 Bordro Kontrolleri İşçi Düzeltme Üretim maaş bordrosu Muhasebe Detayları Muhasebe veri tabanı Şekil-2 : Bilgi Akış Diyagramı Bir maaş bordro sisteminde bilgi akışı açılarak üç aşamada detaysız olarak gösterilmektedir. 4
ZD de 2 içsel varlık (mevcudiyet) vardır. İşçiler ve yöneticiler. Yöneticiler, operasyonel, taktik ve stratejik seviyedeki yöneticileri kapsarlar. ZD de departmanlar etkileşimlidir ve yönetim bilişim sistemleri bütünleşiktir.. Bilişim Sistemleri ve yöneticiler arasındaki etkileşimde raporlar, emirler ve yönetimsel araştırmalar esastır. Örneğin, satış/pazarlama departmanında kesin ürünlerin satış programlarına ilişkin araştırmaları rutin olarak yapar. Sistem bununla beraber potansiyel satışların tahminlerini gerçekleştirir. Bu tahminler sonunda üretim departmanına veri girdisi olurlar. Birçok dışsal mevcudiyet vardır. ZD nin yönetim bilişim sistemi çıktıdan sağlanan bilgileri girdi olarak kullanır. Bu dışsal varlıklar içeriği, hükümet (tüm seviyeleri), tedarikçiler, müşteriler, hissedarlar, finansal kuruluşlar, üniversiteler, ajanslar (iş ve işçi bulama kurumları) ve medyadır. ZD hükümetle az etkileşimdedir, bu etkileşim alanı sadece vergilerdir. Ödemeler malzemeleri sağlayan tedarikçilere yapılır, ZD nin müşterileri aslında perakendeciler ve toptancılardır. Asıl gelir kaynakları da bunlardır. ZD nin hissedarları vardır ve onları kar payları ilgilendirir. ZD nin finanssal kurum servisi şirketin likit ihtiyaçlarını faizler, geri ödemeler, transferler ve yatırılan paralarla karşılanmaktadır. Üniversiteler ve iş/işçi bulma kurumları ZD ^nin insan kaynaklarının öncelikli kaynağıdır. ZD rutin olarak medyayı kullanır. Öncelikle gazeteler, dergiler, radyo ve televizyon onların reklam araçlarıdır. Bununla beraber promosyonlar ve mahalli gazetelerde ZD den kısa haberler yayınlarlar. BÜTÜNLEŞİK VERİ TABANI Bir bütünleşik veri tabanında genel düşünce açıklandığında ZD nin birkaç yıldır bir yedekleme ünitesine ihtiyacı olduğu ve bunun tartışıldığı görülmektedir. 1980 öncesinde ZD nin birkaç düzine dosyası vardı. Her biri özel bir kullanıcı grubunun ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla tasarlanmıştı. Bir dosya tasarlandığında ve oluşturulduğunda ZD nin bir bütün gibi düşünülmesinin faydaları göz ardı edilmişti. Bunun sonucunda birçok benzer türde fakat farklı dosyalar oluşturuldu. Örneğin temel müşteri verilerine bakıldığında bu ayrı dosyalar merkez satış ofisleri, dağıtım departmanı, muhasebe departmanı ve müşteri servisi departmanı dosyaları olarak toplandı. Müşteri verileri değiştirildiğinde (örneğin satın alınan firmanın adı gibi) her bir dosya ayrı ayrı güncellenmesi gerekmekteydi ve buda veriye gerekenden fazla maliyet getirmekteydi. Mehmet Yılmaz ZD ye katıldığında veri için gerekenden fazla maliyetin, bir bütünleşik veri tabanında ZD nin bir bütün olarak çalıştığında en aza indirgenebileceğini bahsederek, Veri tabanı yönetim sistemine ihtiyaç duyulduğunu söylemiştir. 5
Hükümet Tedarikçiler Müşteriler Hissedarlar Finans Kurumları İstihdam Raporları Yetkili Kanunlar Vergiler ve Raporlar Ödeme Fatura Fatura Ödeme Hissedarlar / Raporlar Geri Çekilmeler / Transferler Mevduatlar / Ödemeler İşgücü Gereksinimleri İnsanlar Ödeme 1 Finans ve Muhasebe 2 İşçiler Geribeslemesi Personel Raporları ve Soruşturmaları İşgücü Gereksinimleri Yöneticiler Satınalma Siparişi Alındıları Bütünleşik Veritabanı Alacak Hesapları Satışlar Bütünleşik Veritabanı İşgücü Gereksinimleri İşgücü Gereksinimleri Raporları ve Soruşturmaları Geribeslemesi Sipariş Durum Bilgisi 3 Operasyonlar 4 Satış ve Pazarlama Malzemeler Satınalma Siparişi Ürünler Talep Tahminleri / Yeni Ürün Fikirleri Siparişler Tedarikçiler Müşteriler Geribeslemesi Eğitim Sonuçları Eğitim ve Faydaları Halkla İlişkiler Yayınları Reklam Materyalleri Yöneticiler Çalışanlar Basın Raporları ve Soruşturmaları Geribeslemesi 6
ZD ilk defa Veri Tabanı Sistemi(DBMS9 sistemi 1981 de yükledi ve birkaç kez güncelledi. ZD nin bütünleşik veri tabanında veri imalat, envanter, müşteri/satış, personel ve genel hesaplar olarak 4 kategoride incelenmektedir. Teknik destek departmanı veri tabanının bakımından sorumludur. ZD çalışmalarına veri tabanının tümü veya bir kısmına erişebilmeleri için izin verildi. ZD nin bütünleşik veri tabanı yöneticilere rapor tipleri için çok büyük bir esneklik sağlanmaktadır. Çevrimiçi bilgi alışverişi ve rapor oluşturmaya izin vermektedir. TARTIŞMA SORULARI 1)ZD nin bütünleşik veri tabanında bulunan 4 kategori arasında bağlantılar oluşturan veri elemanlarını inceleyiniz. 2) Hükümet, tedarikçiler ve müşterilerle ZD firması arasında gerçekleşen veri akışlarını inceleyiniz. 3)ZD firmasında iskelet bir bilişim servisleri departmanı kurmak için 10 kişilik bir ekip ve bu ekibe tüm bilgisayar ihtiyaçları için yazılım-donanım desteği sağlandığında bu departmanın kurulması için yeterlimidir? Tartışınız. 7